martes, 19 de julio de 2016

LEAP el sucesor de Documentum


Recientemente, Rohit Ghai - presidente de la División de Contenidos Empresariales (ECD) en EMC - afirmó acerca de Documentum que "nadie nos está pidiendo más características o funcionalidades". Es decir, que por decirlo de alguna forma, EMC Documentum ya ha evolucionado lo que tenía que evolucionar. Y hay informes que hablan de la intención de EMC de vender Documentum. 

Aún así, la mayoría de la gente asocia la División de Contenidos Empresariales (ECD) de EMC con Documentum, una de las plataformas de ECM más utilizadas en el mundo y muy arraigada en muchas arquitecturas empresariales. De modo que, es poco probable que las empresas quieran dejar de trabajar con Documentum porque sí. Es incluso probable que haya empresas que aún se decidan por comprarlo. 

El futuro de Documentum

¿Qué va a pasar ahora? Mientras a nivel de producto, Documentum parece que ya está "completo", EMC plantea seguir mejorándolo a través de actualizaciones que hagan que la plataforma de ECM sea más productiva pero también más barata. 

Para ello, aprovecharán tecnologías de código abierto y menos costosas con las que estiman que el coste total de trabajar con Documentum se traduzca en una reducción del 30-40% en costes de infraestructura, un 60-70% en el coste de la base de datos y un 30-40% en el coste de actualización de la plataforma. 

De modo que, por un lado, para aquellas empresas que ya trabajan con Documentum es poco probable que estén pensando en buscar otras alternativas de ECM debido a la profunda interrelación de la plataforma con sus aplicaciones de negocio. Y, por otro, un mejor precio de implementación y mantenimiento de la plataforma, puede ser otro motivo para seguir trabajando con ella. 

Además, la propuesta de EMC de que Documentum y LEAP (el nuevo nombre del anterior Project Horizon) trabajan mejor juntos puede hacer que esta plataforma tenga aún un largo recorrido. 

El lanzamiento de LEAP

Para incentivar a los clientes actuales de Documentum con licencias de mantenimiento, EMC está ofreciendo LEAP - su nueva plataforma de gestión de contenidos empresariales- de forma gratuita dentro de un programa "Saltemos juntos". Este paso podría ser clave para reconquistar los corazones de los usuarios finales de Documentum que se resisten al cambio si la experiencia de usuario con LEAP es tan buena como EMC o los analistas sugieren. 

Según Ghai, "LEAP es un conjunto de aplicaciones desarrolladas específicamente para las empresas en la era digital. Con el contenido en la nube y el propósito de dar respuesta a las necesidades cotidianas de los usuarios finales". 

Así, mientras que las soluciones tradicionales de EMC como Documentum se diseñaron para uso interno de las empresas por usuarios altamente cualificados, LEAP se ha diseñado para que pueda usarlo cualquier trabajador en su día a día, incluidos colaboradores externos que trabajan fuera de la empresa. 

Ese conjunto de aplicaciones engloba una aplicación para el intercambio seguro y estructurado de contenido (LEAP Courier); una aplicación para la captura y clasificación de documentos (LEAP Snap) basada en la funcionalidad de EMC Captiva; una aplicación para editar documentos de forma colaborativa (LEAP Concert) con la novedad de que permite crear flujos de trabajo para editar o aprobar sólo secciones individuales asignadas a individuos y de esta forma proteger el contenido; y varias aplicaciones para navegar, acceder o aprobar contenidos de forma fácil, desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier lugar (LEAP Express y LEAP Focus).

Además, Ghai anunció que van a invitar a los mejores desarrolladores de aplicaciones para que creen otras aplicaciones LEAP y llenen los vacíos. Y han iniciado un programa para resellers, al que esperan que se apunten los actuales partners de Documentum. 

La analista de Forrester Cheryl McKinnon considera que el nuevo producto "cubre la brecha existente entre la gestión colaborativa de contenidos y las necesidades de los usuarios" y que "está diseñado para solucionar los puntos débiles específicos a los que se enfrentan los trabajadores de la información en el día a día". 

McKinnon espera que los clientes actuales de Documentum sean los primeros en adoptar LEAP, tanto porque es gratis como por ofrecer la experiencia moderna y digital que los usuarios de Documentum han estado esperando durante años. 

Cuál es la estrategia de la División de Contenidos Empresariales de EMC

Por un lado, Documentum es una plataforma confiable por su seguridad. cumplimiento de normas y robustez, y es esta la plataforma que sustenta el nuevo producto, LEAP, que aporta la innovación que las empresas necesitan para afrontar los nuevos retos digitales. 

De modo que, en palabras de John Newton - co-fundador de Documentum, co-fundador y CTO de Alfresco-: "No hay innovación sin interrupción, pero no hay progreso sin estabilidad". Y esto parece ser justo lo que EMC pretende llevar a cabo.

 El giro del mercado de la gestión documental


Este artículo nos muestra el claro cambio de eje que está teniendo el mundo de la gestión documental, desde un punto de vista centrado en grandes infraestructuras empresariales, a un punto de vista centrado en los usuarios. Ya hemos analizado estas cuestiones en artículos como el de nuestro CEO, Mi visión personal sobre el ECM.

Por otro lado, es el cloud computing uno de los mayores motores del cambio en la gestión documental. Los usuarios esperan que las aplicaciones puedan usarse igual que usan sus aplicaciones de usuario del día a día (Google, Gmail, redes sociales, Dropbox, etc.)

Nosotros venimos incorporando estos cambios en el producto desde hace más de un año ya. Seguro que pronto tendremos la ocasión de comprobar el performance de Athento SE frente al de LEAP Snap. Recordad que Athento incorpora funcionalidad de captura de documentos bajo la misma licencia del gestor documental desde hace ya tiempo a diferencia de la mayoría de proveedores.


lunes, 4 de julio de 2016

Comparar documentos y versiones de documentos de forma automática en Athento

Athento ECM cuenta con un plugin llamado Diff. El plugin Diff permite comparar dos documentos o dos versiones de un mismo documento para ver sus diferencias.

Esta funcionalidad suele ser de mucha utilidad por ejemplo para departamentos jurídicos o departamentos de compras que necesitan tener la garantía de que un contrato no ha cambiado en el proceso de negociación o, al menos, tener controladas las distintas modificaciones del contrato. 

Cuando se comparan dos documentos o versiones de un documento con el plugin Diff, los elementos que se tienen en cuenta son:

  • los metadatos (título , la cobertura , la fecha de modificación , etc. )
  • el contenido (fichero principal)
  • los archivos adjuntos

    Para que la plataforma pueda llevar a cabo comparaciones de documentos, sus ficheros principales y adjuntos deben poder convertirse a TXT o HTML (por ejemplo PDF indexable y archivos ofimáticos), mediante los conversores por defecto de la plataforma.

    Los campos que se muestran en la captura son aquellos en los que hay diferencias. En este caso, se están comparando dos versiones del mismo documento.





    También es posible ver los cambios realizados en el contenido de una manera mucho más detallada, como se muestra en la siguiente imagen. El texto resaltado en rojo es exto borrado y el texto en verde es el texto añadido.




    La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

    jueves, 30 de junio de 2016

    El éxito del ECM pasa por mejorar la experiencia de los usuarios


    Es difícil negar que la nube, los dispositivos móviles y otras tendencias tecnológicas del sector están teniendo un impacto revolucionario en la gestión documental (ECM). Así mismo, la transición del software ECM como repositorio de documentos a convertirse en un centro de información está cambiando la relación entre los sistemas front-office y back-office obligando a los proveedores de plataformas ECM a hacer posible una mayor integración entre los dos entornos y a centrarse en la experiencia de gestión de procesos de negocio por encima del mero almacenamiento o tratamiento de datos. 

    Estos cambios, a lo largo de los últimos 10 años han obligado a la industria del software a mejorar la experiencia digital de sus clientes y ahora ha llegado la hora de tener el mismo pensamiento de diseño de experiencias y llevarlo al nivel de los empleados/usuarios que trabajan con la información en las empresas. Es decir, introducir el concepto de "customer journey" en el diseño de los sistemas ECM. 

    El software ECM y su uso por parte de los usuarios, tradicionalmente, ha sido una fuente de dolor de cabeza para las unidades de negocio que lideraban el cambio en la organización. Por ello, mejorar la experiencia de los usuarios siguiendo los preceptos que han llevado a optimizar la experiencia digital de los clientes, puede crear experiencias de usuario con menos fricción y cambiar la forma en que se utiliza el software ECM y permitir mejorar los procesos de trabajo.

    Algunas de las lagunas o defectos del software de gestión documental actual en materia de experiencia de usuario son:

    •  Los sistemas dejan al usuario la realización de demasiado trabajo manual: subir documentos, digitar datos sobre el documento, iniciar flujos de forma manual, etc.
    • Las interfaces de usuario aún muestran una herencia fuerte de las aplicaciones de Escritorio. Son poco limpias, sobrecargadas y con tanta funcionalidad que agobian al usuario.
    • Aunque el acceso móvil para consulta está resuelto, lo que no está bien resuelto aún es la gestión móvil. Funcionalidad como el aprobar documentos desde móviles o en muchos casos incluso el crear documentos no está resuelto.

    Además de incorporar el concepto de experiencia de usuario en el diseño del propio software ECM,  también hemos de considerar estrategias de despliegue o implantación que faciliten el día a día de los usuarios. En el artículo Estrategias ECM en las compañías, analizamos como trabajar con un sistema ECM como respaldo del sistema de información de la compañía o centro de información. Tener un sistema de gestión de documentos centralizado e interoperando con el sistema de información completo y sus aplicaciones de negocio, permite a los usuarios:

    • No tener que buscar información crítica de negocio almacenada en diferentes localizaciones. 
    • Trabajar con información accesible y actualizada en tiempo real en el entorno del proceso de negocio en el que están trabajando.
    • Reducir los errores derivados de comprobar o incluir datos de una plataforma a otra. 

    Contáctanos y te ayudaremos a mejorar la gestión de los procesos de negocio de tu compañía. 

    Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

    jueves, 23 de junio de 2016

    El ECM como un centro de información


    El papel de la gestión de contenidos empresariales (ECM) como un repositorio de documentos centralizado está ya afianzado, pues las organizaciones obtienen rápidamente los beneficios de disponer de sus documentos en el contexto de sus aplicaciones de negocio. Sin embargo, el valor que aporta la tecnología ECM a las organizaciones se ve exponencialmente incrementado cuando se usa como un centro de información entre las aplicaciones de negocio facilitando los procesos clave, conservando y sincronizando la información y los documentos y haciendo posible maximizar la inversión realizada en las aplicaciones de negocio existentes. 

    La información es un elemento vital para las organizaciones, sin embargo, la mayoría de las empresas todavía tienen dificultades para encontrar sus datos dispersos en distintos sistemas desconectados. El reto de gestionar la información a través de sistemas independientes se ha complicado aún más hoy en día debido al creciente ritmo del volumen de información corporativa. 

    Un nuevo estudio de IDG Research Services, ha arrojado que las organizaciones cuentan con una media de 48 aplicaciones de negocio que contienen información crítica sobre el negocio. mientras un cuarto de las compañías analizadas hacen malabares para gestionar hasta 100 aplicaciones.

    Las organizaciones gestionan su información crítica de negocio en casi 50 sistemas o aplicaciones distintas que no están conectados lo que les dificulta encontrar sus datos y aprovecharlos para tomar decisiones de negocio

    Aquellas organizaciones que aún no han dado el salto de integrar la gestión documental con sus aplicaciones de negocio se enfrentan a un reto aún mayor para hacer efectivo y eficiente el uso de sus datos críticos de negocio. Estas empresas, que tienen una alta dependencia de la gestión manual y que se encuentran con grandes dificultades para gestionar sus procesos, continúan siendo muchas en número: el estudio de IDG muestra un alarmante 69% de encuestados que aún dependía de servidores de archivos en red para compartir y gestionar sus documentos mientras casi la mitad, un 47%, depende de Microsoft Office Sharepoint para almacenar y acceder a los documentos relacionados con los datos comprendidos en sus aplicaciones de negocio. 

    Las principales funciones de la gestión documental, ya arraigadas en muchos negocios, están ayudando a muchas compañías a avanzar con el problema de consolidar y centralizar su información crítica. El estudio de IDG muestra como un 66% de las organizaciones analizadas utilizan sistemas de gestión documental dentro de las cuáles un 68% ya integra su sistema ECM con sus aplicaciones de negocio. En el caso de aquellos encuestados que ya están integrando sus sistemas ECM con sus aplicaciones de negocio, la mayoría simplemente están proporcionando un acceso a los documentos que almacenan en el repositorio usando un script o una URL.

    Athento cuenta con clientes como Páginas Amarillas, BarclayCard y otras grandes compañías que han integrado sus aplicaciones de gestión con el gestor documental mediante la utilización de servicios web. Este mecanismo es eficiente porque, a diferencia de procesos batch, sólo se utilizan los recursos y llamadas que se necesitan en el momento en el que las necesitan. Además, utilizar los servicios web de la API REST de Athento para crear o consultar documentos es bastante simple. En el siguiente enlace se pueden ver ejemplos básicos de la utilización de la API del módulo Athento ECM: Servicios Web de Athento

    En estradas anteriores, también hemos visto que el módulo de captura de documentos de Athento, -Athento SE- ahora dispone de un playground con Swagger en el que es posible probar los servicios de análisis de documentos.

    Volviendo a nuestro análisis de la integración entre gestión documetal y aplicaciones de negocio, uno de los retos básicos debe ser que el sistema ECM y las aplicaciones de negocio trabajen juntos como parte de un proceso de negocio global. Esto es así porque la clave de un proceso de negocio en particular - como dar servicio a la petición de un cliente o gestionar una reclamación, por ejemplo- no depende únicamente de una aplicación de negocio o del sistema ECM y los datos necesario no están siempre fácilmente accesibles, y aún menos en tiempo real. Además, almacenar la información en repositorios o aplicaciones desconectadas no es compatible con ninguna forma de integración de datos y lleva a la intervención de personas para comunicar y compartir datos.

    Como resultado de no trabajar con una verdadera integración entre los sistemas del negocio y el sistema ECM, la información contenida a través de múltiples sistemas puede suponer un verdadero dolor de cabeza para los usuarios de las aplicaciones y de los procesos. Más de la mitad de los encuestados en el estudio de IDG - un 53%- informaron de que la información alojada en distintos sistemas suele no estar sincronizada, provocando retrasos en el procesamiento de datos que se van actualizando a través de distintos sistemas. Sobre la mitad de los encuestados afirmaron que dedican demasiado tiempo buscando documentos con información crítica ubicados en diferentes localizaciones y otro tanto afirmó una excesiva dependencia del papel traduciéndolo en un impedimento para aumentar su productividad, como un freno de los procesos de negocio y como un agravante de las ineficiencias de sus procesos.

    Este vacío en la conexión entre los sistemas de negocio que contienen la información de negocio también afecta al día a día de los empleados y a su productividad, incrementando el tiempo dedicado a tareas que no aportan valor a los procesos de negocio como pueden ser la comprobación de datos o la búsqueda de datos en otros sistemas.

    Además, cuando los usuarios que trabajan con los datos se ven obligados a confiar en datos externalizados o incompletos, se incrementa el riesgo de que se produzcan errores que pueden trasladarse en un segundo plano a la toma de decisiones o incluso, en última instancia, afectar a la competitividad de una firma.

    Las actuales soluciones aún se quedan cortas

    Muchas organizaciones ya están experimentando con diferentes soluciones para resolver el problema asociado a la fragmentación de datos y la desconexión de sus sistemas, sin embargo, más de la mitad de las empresas encuestadas (51%) afirman que están compartiendo y actualizando datos a través de aplicaciones de negocio que contienen información relacionada y admiten que no les está resultado muy fácil. 

    Casi la mitad de los participantes de la encuesta (48%) que venimos mencionando, están consiguiendo cierto nivel de integración de sus datos vía programación personalizada bien sea trabajando directamente con APIs bien sea creando sus propias interfaces de integración. A pesar de que, dos terceras partes de las compañías usando los anteriores métodos han formalizado el proceso de creación y mantenimiento de código a lo largo del tiempo, éstos admiten que la complejidad de crear su propio código es problemática y que sus esfuerzos no siempre tienen éxito

    Escribir código propio requiere de una gran inversión constante de tiempo, recursos y un equipo con la suficiente experiencia y esto se consigue bien a través de la dedicación de parte de los recursos técnicos o bien externalizándolo. 

    Además, las soluciones de código personalizado tienden a depender del anterior nódulo de comunicación, de forma que fácilmente puede haber interrupciones en caso de una caída de red o un fallo de una aplicación. Cuando esto ocurre, los datos que se están transmitiendo de un sistema a otro se pierden permanente e irremediablemente. 

    Una inmersión más en profundidad en la investigación de IDG Research Services muestra que la mitad de los encuestados dedica más de un 20% de su presupuesto en IT a las integraciones personalizadas, bien en el mantenimiento diario o bien en actualizaciones más complejas. Dentro de aquellos encuestados que se encuentran inmersos en proyectos de customización de código, casi la mitad afirma que conlleva dos o más días laborables testear y validar el código cuando se produce una actualización, tiempo que podría mucho mejor aprovechado en la búsqueda de proyectos tecnológicos que aporten una innovación o que proporcionen un valor añadido al negocio. 

    La integración con código personalizado puede complicarse aún más cuando ésta abarca múltiples aplicaciones, Cuanto mayor sea el esfuerzo realizado en la personalización del código, mayor será el tiempo que el departamento de IT tendrá que dedicar a crear y probar actualizaciones, por no hablar del soporte necesario que hay que prestar a los usuarios. 

    Aparte de la personalización del código, otra de las principales alternativas a la hora de integrar datos sigue siendo la integración a través de la entrada manual de datos - mencionada por un 41% de los encuestados - o el intercambio de archivos -mencionado por un 46% de los encuestados -. La entrada manual de datos es un proceso intensivo en recursos, propenso a la aparición de errores y no sostenible para un intercambio de datos eficiente en el largo plazo y mucho menos para disponer de los datos en tiempo real. Por su parte, el intercambio de archivos, es un método relativamente fácil de implementar y barato, si bien tampoco ofrece un intercambio de datos en tiempo real, lo que significa que los datos son estáticos y no existen garantías de que las distintas fuentes de información permanezcan sincronizadas. 

    La mayoría (90%) de los encuestados en el estudio de IDG que aún no han logrado una comunicación sincronizada entre sus sistema ECM y sus aplicaciones de negocio sienten que conseguir una integración de datos confiable y en tiempo real es importante y un 56% lo consideran crítico. A pesar de sus esfuerzos y mejores intenciones, las organizaciones aún se enfrentan a determinados obstáculos para lograr una adecuada integración de sus datos, entre ellos: 
    - un 46% lo asocia a la falta de presupuesto. 
    - un 43% lo asocia a la falta de recursos técnicos. 

    Claramente, el mercado está preparado para una solución más efectiva que de verdad aporte una integración fiable y en tiempo real de los datos. 

    ECM: la ruta hacia un camino mejor

    Una solución ECM capaz de proveer de una integración de datos segura y en tiempo real puede jugar un papel clave en la transición de datos que necesitan las organizaciones para hacer más eficiente el uso de sus datos de negocio, pasando de ser el repositorio de documentos a funcionar como un centro de información.

    A nivel de garantías de que la información realmente se comparte entre las aplicaciones, un centro de información provisto por un software ECM como Athento, garantiza la entrega de datos aún cuando se producen errores en la conectividad de red o un servidor se sobrecarga. Las soluciones ECM emiten notificaciones de entrega de datos de forma automatizada, evitando tener que hacer una doble comprobación y actualizando la información en diferentes aplicaciones a la par que asegura que no se produzcan paradas del servicio o retrasos que pueden darse cuando hay que reiniciar los servidores o llevar a cabo una integración de datos de forma manual. Además de acelerar los procesos, que la integración de los datos entre las diferentes aplicaciones sea efectiva y confiable resulta fundamental para evitar errores en la toma de decisiones, clave para aquellas organizaciones que persiguen maximizar el uso y valor de sus activos de datos.

    El valor de la integración de datos que garantiza un software ECM tiene aún mayor valor comparado con las integraciones a medida o mediante el intercambio de archivos, ya que se asegura el intercambio de datos aún cuando una de las aplicaciones esté fuera de servicio por un lapso de tiempo (debido a algún fallo o porque se esté realizando un mantenimiento) ya que se guardará una copia de los cambios en caché y se actualizarán los datos cuando la aplicación vuelva a estar operativa.

    Desplegar una solución ECM como un centro de información tiene otras ventajas:

    - Una plataforma ECM como centro de información puede organizar automáticamente los procesos de negocio sincronizando la información gestionada por el sistema en tiempo real con tareas y actividades iniciadas por otros sistemas críticos para los procesos de negocio. De esta forma, los usuarios pueden trabajar directamente en los sistemas de negocio con los que están más familiarizados mientras acceden a documentos críticos y otra información relevante sin tener que estar abriendo y cerrando ventanas o clicando de una pantalla a otra. Y, además, estarán accediendo a los documentos e información en el contexto de un proceso de negocio determinado, lo que permite simplificar los flujos de trabajo.

    - A diferencia de las integraciones a medida, que requieren un conjunto de recursos y experiencia muy específicos, una solución ECM que funcione como centro de información debe crear un entorno más intuitivo para crear fácilmente integraciones. En concreto, la solución ECM debe apoyar un entorno donde los usuarios o personal técnico puedan de forma intuitiva desde una interfaz de usuario crear conexiones entre la plataforma ECM y las aplicaciones de negocio sin necesidad de programación. Esta es la visión que tenemos con Athento SE. Os adelanto que desde el Upgrade Center estarán disponibles integraciones de las que los usuarios podrán disfrutar out-of-the-box.

    - Aprovechar el sistema ECM como centro de información, permite a las empresas combinar información precisa y actualizada en el contexto de un proceso de negocio determinado lo que aumenta la productividad de los usuarios a la vez que crea una senda más natural y segura para una toma de decisiones efectiva.

    - Desde la perspectiva de la infraestructura, el departamento de IT no está vinculado a costosos y laboriosos mantenimientos de código o el soporte y solución de problemas derivados de integraciones a medida.

    Puedes leer el artículo completo donde IDG expone los resultados de su estudio en: Charting ECM's Course from Document Management to Enterprise Information Hub.

    El equipo de Athento podemos ayudarte a gestionar de forma efectiva la información, documentos y datos de tu organización. ¿Hablamos?

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    lunes, 20 de junio de 2016

    Qué tan críticos son los sistemas de gestión documental para las empresas en la actualidad

    La AIIM junto con algunos proveedores de software de gestión de contenidos empresariales han elaborado el estudio ECM Decisions - Strategic options for managing, accesing and preserveing content en el que han preguntado a miembros de esta asociación de profesionales de la información acerca de qué tan críticos son los sistemas de gestión documental para las empresas en la actualidad. 

    Cuando se acuñó el término ECM (Enterprise Content Management) hace unos 15 años, se pretendía alinear la importancia para el negocio de la gestión de contenidos no estructurados junto a los pesos pesados de las organizaciones: sistemas de Finanzas, ERP'S y CRM's.

    Una forma de medir si los sistemas ECM están a la altura de otros sistemas de negocio, es medir la dependencia que la empresa tiene de tales sistemas. 

    Por tanto, la primera pregunta obligada del estudio de la AIIM, era saber qué operaciones o sistemas de gestión documental consideraban críticos para el negocio. Y esto es lo que han contestado: 


    Fuente: AIIM's Industry Watch: ECM Decisions-Strategic options for managing, accesing and preserving content
    El primer dato importante de este estudio es que un porcentaje muy bajo, por debajo del 10%, considera que los sistemas ECM no son críticos para su negocio. De modo que para el resto, para unas u otras operaciones, gestionar de forma eficiente sus contenidos empresariales, resulta clave

    Además, vemos como un 67% de los profesionales de la información encuestados considera crítico para sus negocios poder trabajar de forma colaborativa con trabajos en curso, un 54% considera crítico para su negocio la Gestión de Activos Digitales y un 50% considera vital el ECM como para acceso al conocimiento corporativo o para acceder a contenido de referencia. 

    Muy de cerca entre las necesidades de negocio que llevan a las empresas a contar con sistemas ECM, está el uso de la funcionalidad ECM para capturar y gestionar grandes volúmenes de documentos. En el artículo Estrategias ECM en las compañías os contamos distintos enfoques con los que las empresas implementan ECM y algunas recomendaciones que os pueden resultar de utilidad. 

    Por otro lado, lo cierto es que decir "crítico para el negocio" es un término un tanto difuso de lo que se puede considerar crítico o no. Así, la segunda pregunta del estudio de AIIM fue preguntar después de cuánto tiempo de una caída (inactividad) o mal funcionamiento del sistema ECM podrían producirse graves pertubaciones en la actividad del negocio y esto fue lo que contestaron los encuestados: 

    Fuente: AIIM's Industry Watch: ECM Decisions-Strategic options for managing, accesing and preserving content

    Un 33% de los encuestados dijo que en una hora o menos y más de la mitad de los encuestados afirmó que encontraría serias dificultades para su negocio si su sistema de gestión de contenidos empresariales estuviera fuera de acción durante más de medio día

    Por tanto, a la luz de los resultados de este estudio, creo que podemos considerar que el ECM es a día de hoy uno de los pilares críticos a nivel de sistemas de gestión de información corporativa de las empresas de las que depende el negocio

    Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión de los contenidos empresariales de tu empresa.


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    jueves, 16 de junio de 2016

    Athento SE libera su API REST de Análisis de Documentos

    Hoy en dia las APIs juegan un papel fundamental en el ecosistema de la información, permitiendo a las aplicaciones acceder a una infinidad de servicios de una forma nunca vista antes. Athento SE acaba de liberar su API REST de Análisis de Documentos, de modo que ahora cualquier aplicación puede hacer uso del mejor servicio de análisis de documentos.

    La API REST de Athento SE cuenta con Swagger, un modelo simple de representación para APIs basadas en REST. Esta representación permite tanto a las personas como a las máquinas el uso de la API de una forma sencilla.
    AthentoSE API
    Una de las mayores ventajas es su documentación interactiva: con ella es posible que un usuario experimente el uso de la API utilizando solamente su navegador web favorito.

    Pero no solo llega ahí, gracias a su modelo estandarizado es posible generar código para usar la API desde prácticamente cualquier aplicación.

    Autenticación

    Para usar la API es necesaria la autenticación del usuario, y ésta se realiza mediante Apikeys, un token único asociado a cada usuario.
    La Apikey es un método que facilita el uso y aumenta la seguridad ya que no es necesario el intercambio de credenciales del tipo usuario/contraseña.

    Obtén tu apikey
    Lo primero que haremos es conseguir nuestra Apikey. Para esto tenemos disponible un enlace "get your apikey"
    Autenticación mediante apikey
    Una vez copiada nuestra Apikey, la podemos pegar en cuadro "Apikey". ¡Ya estamos listos para usar la API!


    Jugando con la API

    Vamos a probar la API, consultando los metadatos de un documento.
    Probando los servicios de AthentoSE
    Pulsamos en "documents" y se despliega la vista con todas sus operaciones. En "metadata_list" encontramos una interfaz sencilla en la que rellenamos los parametros necesarios. En este ejemplo buscaremos los metadatos del primer documento.

    Respuesta del servicio
    Una vez pulsado "Try it out!", si todo fue bien, nos mostrará la respuesta: un JSON con la lista de metadatos del documento 1.
    Hay muchas más operaciones disponibles en la API de AthentoSE, que son tan útiles como fáciles de usar y al alcance de un click.

    Otros clientes REST

    Además, podemos usar la API con Postman, nuestro cliente REST preferido, con el que podremos hacer un uso aun mas especifico de la API, y disfrutar de las demás ventajas que nos ofrece.
    Descargar documentación
    Para empezar, necesitaremos descargar la documentación. Pulsaremos en el enlace "download API docs" y veremos el código de la documentación que debemos copiar (En la mayoría de navegadores podemos pulsar Ctrl+A para seleccionar todo, y Ctrl+C para copiar). Este código es el que necesitamos para importar la API.
    Importar en Postman
    Y una vez copiado, en el asistente de importación pegamos el texto con la opción "Paste Raw Text" y pulsamos "Import". Con esto ya tendremos la API de AthentoSE en Postman.

    Crea tu cuenta freemium de captura de documentos

    jueves, 9 de junio de 2016

    Funcionalidad de Gestión de Activos Digitales en Athento ECM


    Athento ECM incluye un plugin para la Gestión de Activos Digitales o Digital Assets Management. (DAM). Este plugin incorpora la siguiente funcionalidad:

    Captura de Activos por lotes

    La captura de activos digitales es manejada por carga simple o lote de activos multimedia. El sistema lleva cabo la extracción y aplicación de metadatos estándares IPTC y EXIF​. Es posible utilizar un etiquetado masivo y de igual manera una asignación en grupo de metadatos.

    1.png

    Storyboard vídeo

    Cuando se importa un vídeo en el sistema, de forma automática se crean guiones gráficos de vídeo, o lo que es lo mismo, una serie de miniaturas para segmentar el contenido de un archivo de vídeo. Los capítulos se pueden ver de forma individual, y el vídeo por streaming ofrece acceso a una visualización instantánea.
    2.png
    Derechos De Acceso

    Es posible controlar el acceso a los activos con listas de control de acceso (ACL), autenticación, orígenes de usuarios y grupos de usuarios. Es posible proteger el uso de activos de medios externos con controles de acceso granular, e identificar contenido con licencias. También es posible monitorear y registrar el uso de activos con el historial de auditoría.


    Anotaciones

    El plugin DAM permite realizar anotaciones sobre imágenes y fotografías directamente desde el navegador, permitiendo la colaboración en línea. Además, desde la previsualización del documento es posible acercar y alejar elementos gráficos para comentar vistas detalladas.

    3.png

    Navegación, Buscar, Ver

    Los usuarios pueden navegar por las listas de activos, a través de las categorías de metadatos, aplicar filtros de categorías. Filtrado dinámico en múltiples facetas o metadatos están disponibles. El contenido puede ser visto en el modo miniatura con acercar / alejar la imagen. Las búsquedas incluyen los textos de las anotaciones y leyendas.


    Conversiones

    El sistema es capaz de generar una serie de resoluciones, tamaños, y formatos en forma coherente y conectada. Cada versión tiene su propia URL única para la distribución y revisión de una forma simple y precisa.

    4.png

    Formatos compatibles

    La Plataforma Nuxeo es compatible con una amplia gama de formatos multimedia para imágenes, audio y archivos de vídeo. Los formatos más populares tendrán disponibles las opciones de extracción de metadatos y la de conversión. El marco de la extracción de metadatos y la conversión es altamente extensible por lo que es muy fácil agregar un nuevo conversor configurable del contenido.

    Puedes conocer todas las funcionalidades que incluye Athento ECM: Funcionalidades de Athento ECM.

    Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión de documentos y activos digitales de tu empresa. 

    Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

    martes, 7 de junio de 2016

    Separación Multitenant y Administradores locales en Athento ECM

    El gestor documental permite tener dominios independientes unos de otros, con sus propios usuarios, valores de vocabulario, etc. Para ello, debe activarse el Aislamiento de Dominios.

    Un dominio es el nivel superior que puede contener documentos. De ellos, se desprende toda la estructura documental. Sigue el siguiente enlace para saber dónde crear tus contenidos en Athento


    domains.PNG

    Es posible tener varios dominios en el gestor documental sin activar el aislamiento de tenants, pero todos comparten la definición, los usuarios y los mismos vocabularios. Esto significa, por ejemplo, que cuando los usuarios quieran configurar el acceso a un espacio de trabajo, en la búsqueda de los usuarios van a ver todos los usuarios de la aplicación.
    multi.png

    El aislamiento de tenants modifica este comportamiento y permite que los dominios puedan ser completamente aislados los unos de los otros, incluyendo sus usuarios y valores de vocabularios.

    Una vez que el aislamiento de tenants está activado, los siguientes elementos son aislados y sólo se pueden ver desde su dominio:
    • Usuarios.
    • Grupos.
    • Vocabularios.
    • Formularios de búsqueda.
    • Documentos.
    Los dominios permiten, además, tener administradores locales que sobre el dominio tienen privilegios de Administrador, pero que no llegan a tener el mismo poder que un usuario Administrador de la plataforma. Los administradores globales de la plataforma son administradores técnicos responsables de la configuración de toda la aplicación a través de la pestaña "Admin".Por ejemplo, pueden instalar actualizaciones y nuevos módulos de la plataforma, reiniciar el servidor, configurar la plataforma para que pueda ser accesible desde otras aplicaciones, etc. Puedes saber más en Usuarios, roles y permisos

    El administrador de tenant es un administrador funcional que tiene acceso a una versión "light " de la pestaña "Admin". Son super usuarios pero sólo a nivel de dominio. Pueden crear y editar usuarios y grupos, gestionar permisos o modificar vocabularios. Sus cambios aplican sólo a su dominio, en lugar de a toda la aplicación. Estos usuarios pueden ser usados para, por ejemplo, la delegación de la administración a super usuarios departamentales.

    Conoce todas las funcionalidades a tu alcance en Athento ECM a través de nuestro documento Resumen de Funcionalidades de Athento ECM


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