martes, 11 de abril de 2017

Lanzar Circuitos de Revisión de Documentos en bloque


Tradicionalmente lanzamos los flujos de trabajo para la aprobación de documentos de forma individual. Es decir, por cada documento que necesitamos revisar y aprobar, desencadenamos un flujo de trabajo.

Sin embargo, hay ocasiones en las que necesitamos enviar varios documentos en un mismo flujo de revisión, ya que van a seguir el mismo circuito de aprobación de documentos y queremos enviarlos todos en un único paso.

Esta es la nueva funcionalidad que hemos desarrollado en Athento ECM para que podáis lanzar circuitos de revisión de documentos en bloque.



Sólo basta con marcar los documentos que queremos incluir en el flujo y hacer clic en el botón que inicia la revisión. ¡Así de fácil!


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miércoles, 5 de abril de 2017

Importación en bloque de documentos con metadatos

En Athento ECM es posible importar un conjunto de documentos en bloque que comparten los mismos metadatos. Para ello está disponible el botón IMPORTAR.


Haciendo clic en este botón es posible arrastrar y soltar un grupo de documentos que se quieren subir al gestor documental con los mismos metadatos.


En la captura del ejemplo, los metadatos fecha, provincia, categoría temas, subtemas y etiquetas, serán completados para todos los documentos del bloque.


Es posible tener disponible desde el botón importar los metadatos de nuestros propios tipos documentales creados con Rhombus.


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lunes, 20 de marzo de 2017

Gestionando Contenidos Digitales

Un software de Gestión de Activos Digitales, DAM por sus siglas en inglés (Digital Assets Management), es una aplicación informática cuyo objetivo es ordenar, clasificar, archivar y buscar contenidos digitales

Por contenidos digitales entendemos vídeos, imágenes, archivos editables de diseño, audios, brutos de cámara, pruebas de imprenta, etc.  
Tener un DAM, nos permite:

  • Conocer qué activos digitales están disponibles.
  • Saber dónde están nuestros contenidos digitales y dónde podemos buscarlos.
  • Controlar sus versiones y compartir los resultados con los clientes. 
Athento ECM cuenta con su propio módulo DAM. Este módulo le permite soportar este tipo de formatos. En este enlace puedes consultar los diferentes formatos de archivo soportados por Athento.



Otro concepto muy cercano que se puede cubrir con un DAM es el Brand Management, o Gestión de la Marca, que busca lo mismo que el DAM, pero enfocado a los activos digitales que están directamente relacionados con la marca de una compañía.

Planear la Gestión de Activos Digitales nos asegurará que nuestro sistema tenga la organización adecuada. 

Una política adecuada de Gestión de Activos satisfactoria tiene que ser capaz de comprender las necesidades y las expectativas de la compañía en materia de Activos Digitales. Dichas políticas se trasladarán posteriormente a un software para asegurar la correcta gestión de los contenidos digitales. 

El software es esencial para una eficiente Gestión de Activos Digitales, pero es imprescindible conocer qué es lo que una empresa necesita de este sistema para llevar a cabo una adecuada elección del software y consecuentemente lograr una organización adecuada.



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viernes, 10 de marzo de 2017

Integración de Athento ECM y Google Drive


Es muy frecuente hoy en día que los trabajadores de la información utilicen aplicaciones como Google Docs o Google Sheets para trabajar de forma colaborativa con sus colegas de trabajo en la edición de documentos. 

Para los departamentos de seguridad, informática o documentación, el uso de estas aplicaciones es una preocupación por encontrarse fuera del gestor documental. 
Por ello, Athento ECM ofrece integración con aplicaciones como Google Drive y Box.

Vamos a ver hoy en concreto la integración de Athento ECM con Google Drive. Es posible que pongamos dentro del gestor documental los documentos que ya tenemos en Google Drive y con los que estamos trabajando.

Para ellos, creamos un documento igual que siempre, desde el botón New.



Se nos abrirá una ventana desde la que podemos importar el documento.



Haciendo clic en el botón Google Drive podremos explorar nuestro Drive y encontrar el documento que queremos añadir.




Una vez seleccionado, hacemos clic en Crear.



Los documentos creados serán:


  • Indexados por el gestor y, por tanto, podremos buscarlos desde el gestor.
  • Podrán ser previsualizados
  • Podremos generar una versión PDF que estará siempre actualizada, ya que la generación del PDF consulta el documento en Google Drive antes de generarlo.


El documento que hemos creado, sigue estando almacenado en Google Drive y, por tanto, podemos seguir trabajando en él desde la plataforma, pero ahora está agregado a nuestro repositorio corporativo y puede ser encontrado desde él.



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martes, 28 de febrero de 2017

3 Razones Por Las Que La Captura de Documentos Importa Hoy Más Que Nunca


El software de captura de documentos lleva casi 3 décadas en el mercado. Su adopción, aunque creciente, no llega a ser tan acuciada como la adopción de otras tecnologías genéricas ECM o de Gestión Documental. Sin embargo, algunos factores y eventos que están teniendo lugar en la actualidad, hacen que estas tecnologías cobren más auge que nunca.

1. Competitividad

Cada vez es más difícil para las empresas competir en costes relacionados con la mano de obra. Las economías emergentes en las que no hay marcos legales fuertes que protejan a los trabajadores, hacen que sus costes de mano de obra sean irrisorios en comparación con los costes en países de Europa.

Las tecnologías que permiten automatizar las tareas llevadas a cabo por personas cobran vital importancia en este escenario, sobre todo cuando muchas de esas tareas manuales no aportan valor real al negocio (por ejemplo, la entrada de datos de facturas o el archivado manual de documentos).


Software de captura de datos como Athento SE, nos permite automatizar tareas como:
2. Procesos Backend Que Necesitan Ser Más Eficientes

Sólo en los departamentos de finanzas, casi un 40% de los documentos aún se gestionan en papel, incluyendo proceso como:

  • Cuentas por cobrar = 38%
  • Proceso de cierre financiero = 40%
  • Cuentas por pagar = 39%
  • Compras = 32%
  • Gestión de proveedores = 32%
En sectores como la banca, los procesos de backend cobran mayores volumetrías, obligando a este tipo de empresas a externalizar buena parte de sus procesos intensivos en mano de obra.

El onboarding de nuevos clientes y el procesamiento de solicitudes de todo tipo, son otro de los procesos en los que claramente se ven márgenes de mejoría, ya que su gestión manual en papel les hace entre un 70 y un 80% más lentos.

Los procesos de PBC (Prevención de Blanqueo de Capitales) es otro ejemplo más de los procesos en los que tienen cabida estas tecnologías.

Dado que la eliminación del total del papel de los procesos de negocio es compleja, las empresas tienen al menos que automatizar esta gestión en papel.

3. Tecnologías

Avances en tecnologías como Procesamiento del Lenguaje Natural o el Procesamiento de Imágenes está facilitando a los ordenadores cada vez más tomar decisiones sobre la información contenida en documentos. Por ejemplo, Athento SE es capaz de decidir si un documento es relevante para un juicio o no.

Esta capacidad de decisión de la que estamos dotando a los ordenadores, está incrementando nuestra capacidad de automatizar tareas. Estos avances van a ser cruciales para procesos de prevención y detección del fraude, por ejemplo.

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lunes, 20 de febrero de 2017

Búsquedas Inteligentes en Athento SE

La búsqueda y recuperación de documentos es una parte fundamental en cualquier producto de captura de documentos

En soluciones como Athento SE que extraen datos de forma automática del texto de los documentos, los usuarios deben poder acceder a esos documentos utilizando los valores y combinaciones de esos valores o metadatos para poder recuperar de forma rápida sus documentos.

Hemos querido darle mucha más potencia al buscador de Athento SE, incorporando Visual Search, una herramienta de búsqueda dirigida por facetas. 

En la siguiente imagen podéis ver el buscador de la versión anterior del producto (Este buscador básico aún se encuentra disponible en la plataforma): 


Consiste en una caja de búsqueda clásica en la que el usuario puede introducir palabras clave que distintos campos y propiedades de los documentos pueden contener. En este caso, las keywords introducidas son utilizadas para buscar de forma indiscriminada en cualquiera de estos campos. Como consecuencia, normalmente obtenemos una lista de resultados de amplia cobertura, es decir, los documentos que buscamos aparecerán con toda seguridad dentro de la lista de resultados. Pero en instancias con una gran cantidad de documentos, este tipo de búsquedas sufren un problema de relevancia, devolviendo una gran cantidad de resultados que el usuario tiene que comprobar manualmente.

La nueva funcionalidad de búsqueda de Athento SE basada en Visual Search, busca mitigar este problema ofreciendo una herramienta más inteligente y completa que combina la búsqueda facetada con funciones de autocompletado. A continuación, podéis ver el nuevo buscador con Visual Search, incorporado en la versión 5.7 FT.



Ahora bien, ¿qué es lo novedoso acerca de este nuevo buscador?

Este buscador, te permite combinar criterios y filtrar documentos en tiempo real. Por ejemplo, podemos indicar sobre qué tipo de documento queremos buscar:



Y podemos indicar un valor de un metadato o combinaciones de valores como se ve en la siguiente imagen:


Cada nuevo filtro aplicado a la búsqueda, el número de resultados se reduce hasta dar únicamente con el o los documentos deseados por el usuario. Además, es posible definir qué campos son indexables (se pueden utilizar para búsqueda) y cuales no desde el backend o administración de la plataforma. 
Para consultar cómo funciona la búsqueda en detalle, podéis consultar la página Cómo buscar documentos en Athento SE.

Podéis también ver el funcionamiento de la búsqueda desde el siguiente enlace http://recordit.co/tLG7cZNk1g





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jueves, 16 de febrero de 2017

Mejoras de EasyShare de Athento para compartir documentos


Como sabéis, Athento ECM cuenta con un plugin que permite compartir documentos con usuarios externos a la plataforma. Esta funcionalidad para compartir documentos es llamada EasyShare. Los usuarios pueden enviar uno o varios documentos a otros usuarios que no tienen usuario y contraseña de la plataforma mediante una URL.  Los usuarios externos con dicha URL se pueden descargar los documentos y el usuario que hizo el envío es notificado en cuanto se producen la descarga. Además, la URL cuenta con una caducidad definida por el propio usuario. Esta funcionalidad es la que prestan otros servicios como Higthtail o Dropbox, pero con la ventaja de que los documentos se encuentran de forma permanente en el gestor documental, con sus metadatos, bajo control de versiones, etc.

Hemos desarrollado algunas mejoras en temas de usabilidad para este plugin, además, hemos incorporado peticiones de nuestros usuarios para hacer esta funcionalidad mucho más útil. Ahora las carpetas EasyShare tienen dos botones nuevos que a continuación explicamos.



Copiado de la URL

Ahora, los usuarios disponen de un botón para copiar la URL de descarga, sin necesidad de tener que recurrir al botón derecho de su ratón. Esta funcionalidad va a ser de utilidad cuando tengáis que compartir la URL por herramientas de mensajería como Skype, Slack, Whatsapp, etc.


Envío por email

Si lo que queréis es enviar directamente el enlace de descarga de los documentos vía email, el botón Send by Email os va a ser de utilidad. Esta era una pequeña mejora que muchos clientes nos estaban pidiendo y que ahora ya pueden disfrutar. Haciendo clic en este botón, podréis escribir una dirección de email para enviar el enlace.


El usuario propietario del correo indicado en el paso anterior, recibirá un correo como el que se muestra a continuación.



Esperamos que disfrutéis de esta nueva versión del plugin EasyShare.


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miércoles, 8 de febrero de 2017

Alarmas automatizadas y control de caducidades de documentos

Contar con alertas que avisen a los usuarios sobre acciones que deben realizar sobre documentos, es una necesidad recurrente en materia de Gestión Documental.

Por ejemplo, un caso típico, es querer ser avisado de cuando un documento deja de ser válido o caduca. Esta situación puede darse por razones de negocio (un contrato que vence en una determinada fecha) o por razones de políticas de gestión documental (se cumple el plazo de conservación de un documento que sólo estábamos obligados a guardar 5 años).

Las alertas en Athento son llamadas notificaciones y son correos electrónicos que se envían a los usuarios de la plataforma.



Diversas funcionalidades del gestor documental se apoyan en las notificaciones, por ejemplo, los calendarios de conservación, que sirven para implementar políticas de conservación y archivo o los flujos de trabajo. 

En su caso, los flujos de trabajo cuentan por defecto con notificaciones automáticas que se generan en el momento de asociar los usuarios al flujo o porque se ha definido que los usuarios deben recibir una notificación determinada cuando suceda algo. Las notificaciones forman parte de las acciones que pueden definirse durante el diseño del flujo de trabajo. Por ejemplo, en el caso del flujo paralelo con permisos permanentes, el usuario que inicia el flujo define una fecha en la que quiere que los usuarios reciban un recordatorio de que se va a vencer la tarea que tienen asignada.



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