jueves, 27 de julio de 2017

Ebook Gratuito Para Aprender Sobre La Gestión De Los Archivos Multimedia Corporativos


Empresas con grandes departamentos de comunicación o que se dedican al sector de la comunicación, el diseño o la televisión, requieren de una forma eficiente para gestionar sus activos digitales.

Un sistema de Gestión de Activos Digitales, DAM por sus siglas en inglés (Digital Assets Management), es un software cuyo objetivo es ordenar, clasificar, archivar y buscar contenidos digitales. Por contenidos digitales entendemos vídeos, imágenes, archivos editables de diseño, audios, brutos de cámara, pruebas de imprenta, etc. Tener un DAM, nos permite conocer qué activos digitales están disponibles, dónde están o dónde puedo buscarlos, controlar sus versiones y compartir los resultados con los clientes. 

Otro concepto muy cercano que se puede cubrir con un DAM es el Brand Management, o Gestión de la Marca, que busca lo mismo que el DAM, pero enfocado a los activos digitales que están directamente relacionados con la marca de una compañía.

Implementar un software como este, requiere de una estrategia. Es imprescindible conocer qué es lo que una empresa necesita en un DAM para llevar a cabo una adecuada elección del software y consecuentemente lograr una organización adecuada. 

En el ebook "Empezando con la Gestión de Activos Digitales" te explicamos cómo elegir el software que necesitas para que la Gestión de Activos Digitales satisfaga las necesidades de los distintos equipos de trabajo de tu compañía. 


Descarga nuestro ebook: Empezando con Digital Assets Management

martes, 18 de julio de 2017

Solicitud y Entrega de Documentos a Clientes

Es frecuente que nuestros equipos comerciales tengan que compartir documentación con clientes:

  • Contratos
  • Presupuestos
  • Condiciones Legales
  • Acuerdos, etc.

Así mismo, es frecuente que durante el proceso de incorporación de clientes necesitemos solicitar a nuestros clientes documentación:

  • Documentación relacionada con prevención de blanqueo de capitales
  • Documentos actualizados de los que sólo contamos con versiones expiradas
  • Documentos identificativos
  • Documentación extra, etc.


Si queremos que toda esta información se mantenga dentro del expediente del cliente en el gestor documental, necesitamos poder hacer estas solicitudes y envíos desde el propio gestor documental.

Esta es la nueva funcionalidad que aporta Athento:

Solicitud de Documentos




Entrega de Documentos



En ambos casos, funciona de forma similar. Athento envía un email al cliente con un enlace para acceder a los documentos o al formulario de carga de los mismos.

Es posible también, hacer que el acceso a estas URLs sea mediante mecanismos de seguridad como OTP (one-time password).


Prueba 30 días gratis Athento

jueves, 15 de junio de 2017

Circuitos de Recepción y Distribución de Documentación

Las empresas siguen recibiendo un importante volumen de documentación en papel. Es lo que se conoce como Documentación Entrante en papel.

La recepción de la correspondencia coincide con buena parte de esa documentación entrante. 

Empresas como las del sector financiero reciben entre 20.000 y 150.000 comunicaciones al mes (cartas, burofaxes, etc.). Estos documentos incluyen adjuntos o son de múltiples páginas.

Por supuesto, estos documentos tienen que ser identificados, clasificados, tratados y repartidos al interior de la organización.

Estas labores suelen realizarse de forma manual con las siguientes desventajas:

  • Intensivas en mano de obra: Hacen falta más de dos personas para gestionar los volúmenes mencionados arriba.
  • No aportan verdadero valor: No son procesos claves de negocio, por lo que por lo general terminan siendo externalizados como backoffice.
  • Opacidad y poca transparencia: Es complejo seguir la circulación de los documentos en papel a través de la empresa. ¿Quién lo recibió? ¿Realmente lo recibió alguien? ¿Cuándo?
  • Proceso lento: La circulación de documentación en papel es lenta, ya que implica cierta logística.
  • Riesgos de pérdida: Mover papel siempre significa correr el riesgo de que los documentos se puedan traspapelar.



La solución a la gestión de documentación entrante

La buena noticia es que es posible definir circuitos de recepción, registro y reparto de la documentación en digital. Con Athento SE y Athento ECM es posible hacer circular esos documentos mediante automatismos y flujos de trabajo.


Básicamente, es posible seguir el siguiente proceso:

  1. Transformación digital: Por supuesto, para poder trabajar en papel, es preciso convertir los documentos a un formato digital. Athento puede recibir documentación desde uno o varios folders monitorizados en los que los escáneres dejan la documentación recien escaneada.
  2. Entrada y procesamiento automático: Una vez en Athento SE, el sistema asigna un número que identifica de forma unívoca el documento recibido. A continuación, el sistema intentará automatismos como la clasificación del documento, la extracción de datos, división de lotes, etc. Una vez realizados los automatismos, el documento y sus adjuntos se envían al gestor documental Athento ECM.
  3. Distribución en digital: En Athento es posible definir reglas de negocio para enrutar los documentos hacía el lugar al que deben ir. Por ejemplo, vamos a imaginar que en el paso 2 Athento SE identificó un documento como factura. Configuramos Athento ECM para que siempre que reciba una factura desencadene un flujo de trabajo de aprobación de forma automática que pasa por distintos usuarios del departamento financiero. Si la definición de reglas resulta compleja, también es posible manualmente definir a qué usuario concreto debe dirigirse el documento o utilizar un metadato departamento que podamos marcar de forma manual y que indique hacia dónde debe ir el documento.


Todo esto, por supuesto, sin correr con riesgo de pérdida de información y   manteniendo una pista de auditoría de todo lo que ha pasado con el documento.


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jueves, 25 de mayo de 2017

Gestionando Políticas de Retención de Documentos en Athento

Las empresas necesitan poder definir políticas de retención para cumplir con normativas o, simplemente, por temas de costes o de optimización.

Cuando hablamos de políticas de retención, nos referimos a poder definir qué hacer con un documento una vez que ya no requiramos que esté accesible para los usuarios. Las facturas en España, por ejemplo, han de guardarse por 5 años; ¿qué debemos hacer con las facturas a partir de ese momento?

Athento, con su motor inteligente –Athento SE-, que permite automatizar procesos, es posible configurar procesos automáticos para que una vez que se cumpla un determinado tiempo, se haga algo con los documentos.

Athento SE gestiona estas políticas de retención en Athento ECM o en Nuxeo.

¿Cómo funcionan las Políticas de Retención en Athento SE?


Se gestionan a través de Colas (Queues). Una cola es un conjunto de documentos que cumplen con una determinada condición.

Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo, podríamos configurar una cola que agrupe a los documentos cuyo tipo documental es Factura y cuya fecha de creación es superior a 5 años.


La potencia de las colas está en que podemos explotar cualquier dato asociado a los documentos para agruparlos. En realidad, las colas no son más que consultas que se configuran desde la interfaz de administración de Athento SE.

Operaciones Automáticas Aplicables a Colas

Athento SE permite la aplicación de operaciones automáticas a una cola. Es decir, nos permite ejecutar una tarea masiva sobre un grupo de documentos. Siguiendo con el caso de las facturas, podríamos decirle a Athento que borre todas las facturas de la cola “Facturas con más de 5 años de antigüedad”.




Existen operaciones preconfiguradas en la herramienta, pero también es posible definir nuestras propias operaciones.
Las operaciones disponibles son:
  • Download to SFTP: Descargar una cola de documentos a una ubicación vía SFTP
  • Archive: Mover los documentos a la papelera de reciclaje de Athento ECM o Nuxeo
  • Remove permanently: Borrar el documento del Filesystem 
  • Move to archive (instance): Mover a otra instancia de Athento/Nuxeo en un servidor diferente o en el mismo.
  • Move to archive (domain): Mover a un dominio destinado a archivo
  • Move to archive (folder): Mover a una carpeta específica destinada a archivo
  • Remove permanently and securely: Borrado seguro que impide la recuperación del documento.

Determinar con qué frecuencia aplicar las operaciones automatizadas

Es posible decirle a Athento con qué regularidad queremos que las operaciones asociadas a las colas se ejecuten. Es decir, para el caso de las facturas, ¿cada cuánto queremos comprobar que no haya facturas con más de 5 años de antigüedad para borrarlas?
Es posible definir la frecuencia con la que han de ejecutarse estas tareas: diaria, mensualmente, quincenalmente, etc.


Es decir, es posible decirle a Athento que borre cada 30 días las facturas antiguas.


Como veis, las políticas de retención en Athento:

  • Son fáciles de entender
  • Configurables desde interfaz
  • Potentes

Esperamos que os haya gustado.





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jueves, 18 de mayo de 2017

Cómo evitar que nuestros documentos corporativos sean secuestrados por software como WannaCry


Seguro que habréis escuchado del ataque que hace unos pocos días afectó a Telefónica. El ataque informático envió a sus casas a un gran número de empleados de la compañía tanto en la Ronda de Comunicación así como en Gran Vía. La recompensa exigida por el virus rondaba los 600.000 euros (con la amenaza de que sin pronto pago, la recompensa exigida se doblaría). 

Como sabéis, lo que hace WannaCry es encriptar todo el contenido del equipo infectado, lo que hace que ya no podamos acceder a nuestros archivos. En este caso, a archivos en equipos de compañías como Fedex o Telefónica. El virus se adquiere vía email y viene como un adjunto que debe ser descargado y ejecutado. Una vez infectado el equipo, el gusano intenta propagarse en la red a través del protocolo Server Message Block que Windows usa para comunicarse con sistemas de ficheros a través de una red. Microsoft había alertado hace unas pocas semanas de la vulnerabilidad. De acuerdo con CNN, 300.000 ordenadores fueron secuestrados en 150 países afectados.

¿Qué nos hace vulnerables al secuestro de documentos?

A pesar de que las políticas de gestión documental están cada vez más extendidas, así como el software de gestión de documentos, la realidad es que las personas en las oficinas siguen teniendo los documentos corporativos en PCs de escritorio, portátiles, discos duros extraíbles, pen drives, etc. Las personas no pensamos en nuestro día a día en el valor de esos documentos, pero los hackers ya les han puesto precio. Un precio que seguramente es incluso menor que el valor real que tienen para nuestra compañía. Este es uno de los primeros problemas que nos hacen vulnerables ante un posible ataque.

En segundo lugar, las empresas están usando software antiguo que ya no es soportado y que no se actualiza de forma automática. Muchas compañías todavía trabajan en sus equipos por ejemplo con Windows XP. Esto hace que los parches de seguridad que se van liberando no lleguen a ser instalados en estos equipos.

¿Cómo protegernos contra el secuestro de documentos?

Lo primero es tomarnos en serio que los documentos corporativos tienen que estar en un sistema de Gestión Documental, no en equipos de trabajo. Estos documentos pertenecen a la compañía y no a las personas, por lo tanto, deben estar bajo la custodia de un software de esta naturaleza.

Si se secuestran los equipos personales, sabemos que seguimos teniendo la información en nuestro gestor documental y, por lo menos, no para nuestra operativa, aunque por supuesto, requerirá de un plan de contingencia que indique a los empleados desde qué equipos pueden continuar su labor.

Os voy a poner un ejemplo un poco simplista pero clarificador. Supongamos que tenemos 5 usuarios trabajando desde ordenadores que se infectan con WannaCry. El virus nos va a pedir al comienzo 5 x 300€ (Esta cifra se va a doblar en 2 días). Eso son 1.500€, o 3.000€ si no pagamos en los primeros dos días. Nuestro Servicio de Gestión Documental Cloud cuesta al mes para 5 usuarios 79€. Eso al año son 948€, por lo que sólo pensando en materia de seguridad, la inversión está justificada.

¿Son los servidores de mi Servicio de Gestión Documental Cloud inmunes al virus? En nuestro caso, los servidores tienen sistemas operativos Linux, que no se ven afectados por WannaCry. Tampoco usamos aplicaciones como Wine (para emular la funcionalidad de Windows), por lo que no existe riesgo.

Los que trabajáis con sistemas como Athento y utilizáis la funcionalidad de sincronización de Escritorio, os podéis preguntar. ¿Los documentos sincronizados en local se van a encriptar? La respuesta es sí, pero nuevamente, al tener un sistema de gestión documental estáis protegidos, porque podéis proceder a des-sincronizar vuestras carpetas y recuperar la última versión de los documentos, que no se encuentra encriptada.

A parte de esto, tenéis la tranquilidad de estar trabajando sobre infraestructura certificada en ISO-27001, PCI DSS y SOC I y II. Además, Athento tiene publicadas sus medidas de seguridad en el registro CSA STAR para transparencia y tranquilidad de sus clientes.

En lo que a los equipos locales respecta, la recomendación es invertir menos en software legacy y más en tratar de mantener los equipos informáticos corporativos actualizados.




Prueba Gratis Athento

miércoles, 17 de mayo de 2017

Athento en el registro STAR de la Cloud Security Alliance por su Servicio de Gestión Documental Cloud

La Certificación STAR(Security, Trust & Assurance Registry) nace como una iniciativa que busca aumentar la transparencia en la ejecución de prácticas de seguridad de proveedores cloud.

CSA START propone una matriz de controles cloud para evaluar servicios cloud en correspondencia con buenas prácticas, estándares y normativas internacionales del tipo ISO27001, PCI DSS, COBIT, HIPPA, NIST SP800-53, BITS, Fed RAMP, GAPP entre otras. La matriz evalúa el cumplimiento de estas normativas y recomendaciones en distintas áreas de la seguridad: compliance, seguridad de las instalaciones, seguridad de los datos, gestión de riesgos o arquitectura de seguridad.


Athento ha iniciado su camino en esta certificación, empezando por el Nivel 1 (Self-assesment) que permite realizar una auto evaluación mediante cuestionarios que evalúan el grado de cumplimiento en las áreas arriba descritas. El self-assesmet es una herramienta para documentar los controles de seguridad que sigue la compañía. Athento harealizado la auto evaluación y ha publicado sus respuestas en elregistro de las CSA START. Con la publicación de nuestra matriz de control, ponemos a disposición de nuestros clientes e interesados el detalle de las medidas de seguridad que realizamos para garantizar la seguridad de sus documentos.


Athento ofrece su servicio de gestión documental cloud desde 2011 y no cesa en su esfuerzo de ofrecer a sus clientes un servicio de gestión documental cómodo y seguro, avalado por las mejores prácticas en materia de seguridad.




Prueba Gratis Athento

martes, 9 de mayo de 2017

Nota de Prensa: Athento consolida su presencia en Colombia

La compañía española estrena filial en Colombia para dar mayor cobertura al mercado de la región.

Gracias a la excelente acogida de su producto de Gestión Documental Inteligente, Athento abre las puertas de una nueva sede de la compañía en el país latinoamericano. 


Madrid, a 8 de mayo de 2017

Athento cuenta desde hace varios años con clientes y presencia en América Latina gracias a su red de partners. Concretamente en Colombia, Athento es utilizado por entidades de gobierno y empresas privadas de los sectores educativo, financiero y de servicios.

Gracias a la creciente demanda de su gestor documental y a la consolidación de nuevo negocio en la región, Athento inaugura su filial Athento Colombia SAS, que abre sus puertas como una nueva base de operaciones para proyectos nacionales y de la parte sur del continente americano. 

Con esta nueva filial, Athento España espera aportar cercanía a sus clientes locales y facilitar la contratación del producto a las empresas de la región cuyo interés en el producto ha sido continuado durante los últimos 5 años.  Colombia es el 5to mercado más grande de la región, con un tamaño de más de 250 millones de euros. De acuerdo con el ICEX, el sector TIC en Colombia mueve más de 2.000 millones de euros cada año en ventas y para 2018 se espera que esta cifra aumente hasta los 6.666 millones de euros.  

Athento es una firma española con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de software ECM y de captura de documentos. Actualmente, cuenta con representación comercial en América y Europa. Su producto Athento, es el encargado de gestionar la documentación de empresas como Barclaycard, LeroyMerlin, Renault, Páginas Amarillas, la Dirección General de Tráfico de España y Páginas Amarillas, entre otras importantes multinacionales.





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martes, 2 de mayo de 2017

Preguntas y Respuestas sobre Semántica y Athento


La Gestión Semántica de Contenidos es un concepto íntimamente ligado a Athento desde sus inicios. El propio concepto en sí es bastante amplio ya que en realidad estamos hablando, desde un punto de vista genérico, de la aplicación de Tecnologías Semánticas (técnicas y metodologías procedentes de lo que dio en llamarse la Web Semántica) al mundo de la Gestión Documental. En este contexto, surgen multitud de casos de uso y posibilidades que nos llevan a una pregunta esencial:

¿En qué consisten las capacidades semánticas de Athento?

Athento utiliza las Tecnologías Semánticas con un objetivo principal: intentar comprender los documentos que gestiona. Para la mayoría de los Gestores Documentales del mercado, los documentos son cajas negras de texto a los que se le asocia una serie de metadatos. Sin embargo, los documentos de cualquier organización encierran un conocimiento de negocio esencial, conocimiento que, en la era del Big Data, puede ser analizado e interpretado con facilidad, pero para ello debe ser procesable por máquinas. Las capacidades semánticas de Athento van precisamente en la línea de estructurar el contenido de los documentos y convertirlo en un formato estructurado y susceptible de ser analizado por procesos automáticos.

Para ello, cuenta con dos funcionalidades esenciales, en las que hace uso de distintas tecnologías semánticas:

  • Es capaz de identificar entidades o conceptos de una Base de Conocimiento instanciada a partir de cualquier modelo ontológico dentro del contenido textual de los documentos. Es decir, identifica menciones a entidades de una ontología, anotando los documentos mediante una relación semántica entre la entidad y el propio documento. Posteriormente, puede usar esta relación y las relaciones entre esas entidades y otras en la ontología para inferir más conocimiento sobre los documentos.
  • Tanto estas anotaciones semánticas como el resto de metadatos clásicos gestionados por Athento, pueden ser expresados mediante triples RDF (Sujeto-Predicado-Objeto) y almacenados en los llamados Triple Stores, permitiendo consultas posteriores con SPARQL, el lenguaje de consultas para bases de datos semánticas. En este sentido, si estamos usando una Base de Conocimiento almacenada en un Triple Store para identificar entidades, las relaciones entre los documentos y estas entidades también formarían parte del mismo Triple Store, quedando el repositorio contextualizado y permitiendo realizar consultas SPARQL que involucren a documentos y entidades.  


Con respecto a estas funcionalidades, hace unos días, un lead de nuestra web nos hizo algunas preguntas bastante interesantes que nos permiten además entrar en más detalles técnicos:

1. ¿Cómo se cargan ontologías en Athento?

El producto cuenta con un editor sencillo de vocabularios semánticos que permite a los usuarios de forma muy intuitiva crear una jerarquía de conceptos (típicamente un Thesauro) y asignarle a cada uno de ellos una serie de etiquetas y propiedades que pueden usarse posteriormente para distintos casos de uso, como por ejemplo, el nombrado etiquetado semántico o reconocimiento de entidades. Esta herramienta de edición de vocabularios maneja internamente los conceptos o entidades en nuestro propio sistema.

Athento también puede trabajar con Bases de Conocimiento externas o ya existentes de dos formas distintas.
  • Pueden indexarse en un BackEnd especializado para etiquetado semántico. En este caso, la ontología puede usarse para reconocimiento de entidades en texto y los conceptos/entidades pueden consultarse a partir de una API REST, pero no a través de un Endpoint SPARQL.
  • Pueden cargarse en un TripleStore externo, ofreciendo las funcionalidades típicas de estas bases de datos, principalmente consultas SPARQL, de forma totalmente integrada en Athento.

2. ¿Se pueden administrar ontologías de forma nativa en Athento?

Si se hace uso de la herramienta de edición de Athento, sí. Si hablamos de una ontología externa ya existente, la administración debe hacerse en el Triple Store seleccionado para la carga. 

3. Una vez incorporadas las ontologías en Athento, ¿Se puede de forma nativa establecer patrones sobre tales ontologías?

El uso de inducciones y razonamiento debe hacerse en el Triple Store.

4. ¿Soporta Athento ontologías en esquema OWL y RDF? 

Ambos formatos son soportados

5.  ¿La “nube de tags” de Athento está compuesta por elementos ontológicos precargados?

Los tags pueden ser de varios tipos, tanto semánticos, consistentes en nubes de entidades de una ontología que se detectan en los textos de los documentos, como léxicos, consistiendo en términos o palabras en los textos de gran relevancia y/o frecuencia.

7. Una vez la ontología cargada, ¿puedo hacer consultas semánticas tipo SPARQL? 

Athento no es un Triple Store y por tanto directamente no soporta SPARQL. Sin embargo, se integra con cualquier Triple Store al que puede delegar la consultas. De hecho, todo el conocimiento que se extrae de los documentos en forma de metadatos pueden volcarse en formato RDF en el Triple Store incluyendo las relaciones con entidades, quedando el repositorio totalmente contextualizado a nivel semántico.


8. ¿Athento ofrece algún mecanismo que permita enriquecer la ontología cargada (poblar la ontología de forma automática en lo que se refiere a valores, en el contexto del esquema entidad-atributo-valor de RDF)?

Athento puede volcar de forma sencilla su conocimiento en RDF y almacenarlo en una base de datos semántica o Triple Store. Por conocimiento entendemos todas las entidades que se manejan internamente en el sistema, principalmente Usuarios + Documentos + Metadatos



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