lunes, 12 de febrero de 2018

¿Cómo entender tu problema de gestión de documentos?

¿Qué deben tener en cuenta las empresas al momento de seleccionar e implementar una solución de gestión de documentos? Te lo explicamos.
En la actualidad, muchas empresas invierten en una solución de gestión documental sin tener un objetivo claro, lo que en ocasiones causa que encuentren problemas al momento de implementar una solución de gestión de documentos en lugar de resolver los problemas actuales que enfrenta la compañía.

¿Por dónde comenzar cuando se quiere implementar software de gestión documental?

Cuando se trata de resolver problemas relacionados con la gestión de documentos, es necesario entender que cada organización tiene sus propios requerimientos, y la solución a aplicar dependerá de factores como:
  • Necesidades de los distintos departamentos
  • Identificación de los problemas resolver
  • Disposición para adoptar una nueva tecnología.
  • Limitaciones del entorno tecnológico
  • Costes
Una buena práctica a seguir, es enumerar todos los departamentos de la organización y los posibles procesos dentro de los mismos que pueden necesitar gestión documental. Dentro de un mismo departamento se pueden tener varios procesos, por ejemplo, dentro un departamento de finanzas se llevan a cabo funciones como: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de nóminas, informes financieros, auditoria financiera, entre otras.

Una vez que se tiene esa lista de departamentos y procesos, es necesario, priorizarlos por impacto. ¿Implantando gestión documental en qué proceso voy a tener un impacto más grande en eficiencia?

La respuesta a esta pregunta, viene generalmente dada por ubicar los procesos más dolorosos para la empresa: aquellos en los que hay más personas involucradas haciendo trabajos manuales, aquellos que generan quejas constantes de clientes, aquellos que toman demasiado tiempo, aquellos que generan costes en multas o procesos judiciales, etc.

Aunque queramos implementar gestión documental en toda la organización, ya sea por regulaciones o por que queremos convertirnos en una empresa Paperless, nuestra recomendación es siempre empezar por un proceso concreto donde podamos ver beneficios y aprender de los posibles problemas que nos encontremos, para después, extender la solución al resto de la organización.

Una vez identificado el reto de gestión documental ¿qué hacemos?

Una vez identificados todos los departamentos de la empresa y los posibles procesos que se pueden optimizar mediante gestión documental, será necesario evaluar los problemas que cada uno de ellos poseen en relación con la gestión de documentos.

Se debe entrevistar no solo a los jefes de departamentos, sino también a los operadores o trabajadores de la línea de negocio. De esta manera se obtendrá un panorama amplio y más claro de los problemas de documentación reales que enfrentan los departamentos en sus operaciones diarias.

Se debe tomar nota de la cantidad de personas que conforman cada departamento y de aquellas que interactúan con documentos, ya que esto permitirá dimensionar de forma correcta cualquier solución a implementar.

En Athento, cuando hacemos recogida de requisitos de Gestión Documental, lo que hacemos es tratar de identificar al menos los siguientes elementos:
  • Usuarios: Quienes van a ser los usuarios del software
  • Funcionalidad específica requerida: Es la funcionalidad que la implementación de un proceso requiere. Aquí es importante que no listemos funcionalidad genérica de gestión documental, sino realmente lo que es crucial para que nuestro proceso pueda correr en digital.
  • Formularios o tipos documentales: Son los datos que queremos almacenar en el gestor documental. Por ejemplo, si queremos almacenar pólizas, tendríamos que definir el formulario póliza.
  • Estructura de carpetas: En caso de que quiera organizar sus documentos por carpetas ¿cómo lo haría? por departamento, por función, por cliente o por cualquier otra unidad que considere funcional para su compañía.
  • Flujos de trabajo: Es el diseño del proceso en sí. ¿Cómo queda el proceso en digital?
  • Integraciones: Es necesario listar todos los sistemas informáticos utilizados por cada proceso y si es preciso que el software de gestión documental interactúe con ellos. Dentro de esta lista pueden estar incluidos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERPs), sistemas de contabilidad, sistemas de Recursos Humanos, CRMs (Salesforce, por ejemplo), sistemas legales, sistemas de ingeniería y cualquier otro sistema usado dentro de los departamentos.

Problemas comunes que presentan las organizaciones

Regularmente, dentro de un departamento se puede tener problemas para compartir documentos a nivel interno o inclusive con otros áreas de la organización, esto puede suceder debido a que existen restricciones para compartir ficheros a través de la red, asignación incorrecta de permisos sobre un documento o carpeta, imposibilidad de encontrar los ficheros de documentos en la ubicación indicada o intercambio desordenado de documentos a través de correo electrónico.

El intercambio de documentos entre las organizaciones y proveedores externos, consultores, entes gubernamentales, y otros grupos, normalmente se realiza a través de ficheros adjuntos en correos electrónicos, servidores FTP, o herramientas en la nube tales como Dropbox, Google Drive, entre otros.Estos métodos pueden traer problemas para identificar las versiones correctas de cada documento así como riesgos de seguridad asociados, ya que dependen de tráfico de información adicional que involucra a terceros al momento de compartir información.

Cuando se envía este tipo de información a través de correo electrónico, usualmente el correo original puede ocupar menos de 1 megabyte (dependiendo del tamaño del documento enviado), sin embargo cuando ocurre la retransmisión del mismo a otros destinatarios, el tamaño del correo puede crecer rápidamente hasta ocupar varias veces su tamaño original, lo cual crea problemas de almacenamiento en los buzones de los usuarios y lo más grave aún, problemas para identificar las versiones del documento o dificultades para encontrar el propio documento cuando ha pasado el tiempo y no lo tenemos bien localizado.

¿Qué más se debe tener en cuenta?

Es recomendable que se tengan claros los procesos en los cuales los documentos siguen un flujo de aprobación, comentarios o cualquier otra acción relevante, que implique una actualización de datos. Un ejemplo de esto sería el proceso que se lleva a cabo cuando se genera una orden de compra y la misma debe ser aprobada por una o varias personas antes de finalmente ser emitida al proveedor correspondiente.
Otros puntos a tener en cuenta que podremos resolver con software de gestión de documentos:
  • El cumplimiento de las regulaciones.
  • La eliminación de documentos según un programa de retención.
  • La capacidad de eliminar el almacenamiento de papel al escanear y digitalizar documentos.
  • El acceso a documentos por trabajadores remotos.
  • La seguridad aplicada a los ficheros de documentos.
Una vez que se tenga esta información a la mano, ya se cuenta con lo necesario para comenzar a buscar una solución que apoye a la empresa en resolver problemas de gestión de documentos. Se debe establecer una organización basada en la necesidad de cada departamento, y priorizar los problemas que representan un mayor retorno de inversión para la organización o las ventajas que se obtendrán al invertir en soluciones que apoyen la gestión de documentos.

En Athento queremos compartirte una de nuestras plantillas de recogida de requisitos de un proyecto de gestión documental para que te sea más fácil acometer tu proyecto de gestión documental.

Si te encuentras en la construcción de un RFP de Gestión documental, te recomendamos consultes el artículo: Cómo hacer un buen RFP de Gestión Documental


Descarga nuestra plantilla: Recogida de Requisitos de Proyecto de Gestión Documental

lunes, 15 de enero de 2018

Cómo controlar que un expediente está completo en Athento

Manejar, gestionar, conservar y archivar adecuadamente expedientes es vital para el correcto funcionamiento de la gestión documental de una empresa. El software de gestión documental de Athento te permite controlar toda la documentación y realizar un adecuado procesamiento de la información durante el ciclo de vida del expediente.

¿Qué son los expedientes?

Cuando hablamos de un expediente nos referimos a un conjunto de documentos relacionados entre sí por asuntos o temas comunes y, normalmente, asociados a un trámites o solicitud.

La mayoría de las empresas, sobre todo las dedicadas a los sectores financiero, seguros, educativo o gubernamental, utilizan un gran volumen de documentación para procesar los trámites de sus clientes. Esta documentación debe estar perfectamente ordenada y clasificada. Así, por ejemplo, quienes quieran obtener un crédito deberán aportar la documentación exigida por la institución bancaria, con la que se creará un expediente. Una vez revisado por los analistas de crédito, si se cumplen los requisitos, se concede el préstamo. De ahí la importancia de tener correctamente archivados y clasificados todos los documentos. Para el analista que estudia el expediente, es necesario tener toda la documentación requerida, saber si debe solicitar otros documentos al cliente o si el expediente está completo.

¿Cómo puede ayudarme Athento a en la gestión de esos expedientes?

Cuando validamos manualmente los documentos requeridos en un procedimiento corremos el riesgo de omitir o extraviar alguno de ellos; sin olvidarnos de la dificultad añadida de manejar todo el expediente por completo.

Athento, permite automatizar la función de validación de un expediente o la verificación de los documentos que lo integran. Podremos saber si la solicitud del cliente está o no completa.
Esto es así porque podemos configurar Athento para que identifique de forma automática los documentos que vienen en el expediente. Athento puede reconocer que uno de los documentos de expediente es un DNI, o la propia solicitud, por ejemplo. De esa manera, puede también evaluar si el expediente está completo.

En la anterior captura de pantalla, vemos cómo el estado del expediente (State) es ExpedienteIncompleto. Tanto la clasificación como la evaluación de la completitud del expediente se puede realizar de forma automática. Puede que en algunos casos, Athento se equivoque y se requiera alguna corrección manual, pero si trabajamos con grandes volúmenes de expedientes, nos quitamos buena parte del trabajo de validación del expediente. En el caso de que necesitemos ajustar la clasificación de los documentos que ha hecho Athento, podremos hacerlo:

Desde los documentos relacionados, podremos hacer clic sobre el documento que no se clasificó bien y asignar el nuevo tipo documental.


En la anterior captura de pantalla, se muestra cómo podemos reasignar el tipo documental a un documento. Después de realizadas las correcciones, podremos volver a decirle a Athento que compruebe si el expediente está completo o no.


Adicionalmente, Athento tiene funcionalidad que permite solicitar la documentación faltante a usuarios externos, pero eso lo veremos en otra entrada :)

Recuerda que Athento es una solución inteligente que puede ayudar a tu empresa a tener controlados sus expedientes. Nuestra herramienta de gestión documental mejora la organización y la eficiencia de tu negocio. Para comprobar su eficacia, puedes probar Athento durante 30 días.


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lunes, 8 de enero de 2018

¿Es tu sistema de gestión documental compatible con la GDPR​?

La nueva GDPR va a tener un impacto considerable en buena parte del mundo empresarial. Cualquier empresa que almacene o procese información personal se verá afectada. Por ejemplo, si tenemos documentación de clientes con datos personales, nos veremos afectados. ¿Es tu sistema de gestión documental compatible con la GDPR?
La nueva ley de protección de datos de la Unión Europea, conocida como GDPR, entrará en vigencia el 25 de Mayo de 2018, y uno de los puntos más relevantes de la misma, tiene que ver con las fuertes sanciones económicas que acarrea su incumplimiento, razón por la cual, las empresas han comenzado a tomar en serio las medidas necesarias para evitar ser sancionadas.

Las soluciones de gestión documental, desempeñan un papel esencial en el rastreo, almacenamiento y procesamiento de los datos personales de usuarios, por ejemplo cuando almacenamos o tratamos datos de clientes. Por lo tanto, es muy importante que tu solución de gestión documental cuente con las capacidades necesarias para apoyar a tu compañía en el cumplimiento de la GDPR.

¿Qué son los datos personales?

El término “datos personales” se refiere a cualquier tipo de información mediante la cual una persona sea identificable. Los nombres, apellidos, identificadores de red como direcciones IP, así como aspectos específicos de la identidad física, mental, genética, económica del usuario, son considerados datos personales. También podemos incluir en esta categoría cualquier comportamiento o hábito que identifique al usuario, por ejemplo, compras en línea, destinos de viajes, entre otras señales.

Un expediente de cliente, un expediente médico, expedientes de estudiantes, expedientes de siniestros, pólizas, solicitudes de crédito y otros documentos contienen información considerada de carácter personal.

¿A quién afectará la GDPR?

El alcance de la GDPR abarca a cualquier organización que almacene o procese datos personales de individuos que residan en la Unión Europea, sin importar si la empresa tiene o no establecimiento físico en algún país miembro de la Unión Europea.

En otras palabras, si tienes en tu gestor documental información que pueda considerarse de carácter personal y ésta información pertenece a ciudadanos europeos, vuestra empresa se va a ver sujeta al cumplimiento de esta nueva legislación. Deberás preguntarte en este caso si tienes un sistema de gestión documental compatible con la GDPR.

¿Quién es responsable del cumplimiento de la GDPR?

Independientemente de que utilicéis proveedores para almacenar, procesar o tratar información personal, debéis tener claro que es la propia organización la responsable de cumplir con esta ley.
Según lo establecido en la GDPR, se considera como “controlador de datos” al ente que determine los propósitos y los medios de procesamiento de los datos personales, es decir, tu organización, al recopilar datos de clientes u otros usuarios, se convierte en el controlador de datos y, en consecuencia, en responsable del cumplimiento de la GDPR.

¿Tienes un sistema de gestión documental compatible con la GDPR?

La GDPR establece ciertas reglas de juego que las organizaciones deben estar preparadas para ejecutar en lapsos limitados de tiempo. A continuación veremos algunas de ellas y el papel que debe jugar en su cumplimiento el gestor documental.
  • Los usuarios pueden exigir en cualquier momento que sus datos personales sean corregidos o inclusive eliminados en cualquier momento y las organizaciones tendrán un tiempo no mayor de 30 días para dar respuesta a este tipo de solicitudes. En este sentido, tu sistema de gestión documental debe estar preparado para localizar la documentación relacionada con las peticiones de los usuarios. Para ello, la inclusión de metadatos que permitan una recuperación rápida de la documentación y capacidades de búsqueda avanzadas van a ser primordiales. Así mismo, va a ser de gran ayuda para cumplir con los tiempos exigidos por la ley, que implementemos flujos de trabajo específicos que aseguren la aplicación de un procedimiento específico cada que entre una nueva solicitud.
  • Los usuarios están en potestad de solicitar la descarga de sus datos personales en un formato común y legible, por ejemplo, un fichero .csv, y es obligación de la empresa u organización, entregar esta información al usuario sin costo alguno. Una vez localizada la información en el gestor documental, este debería permitir la exportación de dicha información de manera que pueda ser entregada al solicitante.
  • Todos los datos personales deben ser etiquetados de manera tal que los usuarios sean identificables de manera inequívoca. La utilización de metadatos permitirá una recuperación inequivoca de la documentación.
  • Ofrecer la posibilidad de recopilar los datos personales desde distintas ubicaciones y a través de distintos formatos de datos, agrupándolos en un producto final en formato común y legible, como por ejemplo un fichero .csv. Un sistema de gestión documental compatible con la GDPR debe permitir recuperar toda la información almacenada sobre el usuario aunque esta se encuentre en espacios diferentes. Para ello, las capacidades de búsqueda deben permitirnos explorar toda la documentación sin penalizaciones de rendimiento.
  • Es importante que tu sistema de gestión documental te permita registrar metadatos relacionados con la GDPR que faciliten la identificación de la documentación y del usuario propietario.
  • Los consentimientos otorgados por los usuarios para el almacenamiento y/o procesamiento de sus datos personales deberían poder ser almacenados y recuperados desde el gestor documental.
  • Tu sistema de gestión documental debería permitirte generar de manera automática o manual, metadatos que permitan clasificar e identificar la sensibilidad de la información de los usuarios.
  • La generación de informes sencillos también será de gran ayuda para el seguimiento y control del cumplimiento de la normativa, ya que estos darán la posibilidad de demostrar el correcto cumplimiento de la GDPR en auditorías y frente a los entes reguladores correspondientes.
  • Los flujos de trabajo van a ser claves para gestionar operaciones regulares de la GDPR como, por ejemplo, captura de consentimientos, atención de las solicitudes de entrega datos, modificación o eliminación de los mismos, respetando los lapsos de tiempo establecidos por la GDPR. Un sistema de gestión documental compatible con la GDPR deberá permitirte la implementación de dichos flujos de trabajo.
Como véis, estas nuevas reglas de juego, empujan a las organizaciones a contar con sistemas automatizados que les permitan atender de manera rápida y oportuna con las solicitudes realizadas por los usuarios. El sistema de gestión documental no debe ser la excepción, sino todo lo contrario, una herramienta imprescindible en la estrategia corporativa para cumplir con la legislación.

En Athento podemos ayudarte a contar con un sistema de gestión documental compatible con la GDPR. Puedes probar nuestro software inteligente de gestión documental por 30 días.


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martes, 26 de diciembre de 2017

​¿Cómo las tecnologías RPA van a cambiar el mercado?​


El uso de la Inteligencia artificial presenta un horizonte venturoso para la automatización de procesos en las industrias.
Las tecnologías RPA (por sus siglas en inglés, Robot Process Automation) son una forma de automatización de procesos basada en inteligencia artificial. Una aplicación o "robot" de software realiza una tarea que habitualmente requeriría la interacción de un operador humano, interactuando con la interfaz de usuario de la misma manera que lo haría una persona.
RPA es una evolución natural de otras tecnologías tales como:
  • Screen scraping. Consiste en obtener datos de una información presentada en pantalla. La variante más conocida es web scraping, donde se recorre una página web para extraer datos específicos que sean generados de manera dinámica en la misma (el precio de un producto, una temperatura, etc.). Es una técnica limitada por la diversidad de aplicaciones y sistemas que impiden la generación de una técnica uniforme.
  • Automatización de herramientas de gestión. Un ejemplo de uso es cuando un software asiste en el procesamiento de órdenes de pedido, capturando ciertos campos de utilidad (información de contacto, monto total de la orden, etc) para luego cargarlos en una base de datos. Este tipo de programas evita los errores comunes generados en la carga manual.
  • Inteligencia artificial. Hace referencia a la capacidad de un software para realizar tareas que habitualmente requieren intervención humana, en dependencia de su capacidad de juicio y toma de decisiones. Esta técnica provee beneficios tales como mayor precisión en las tareas y la sustitución de trabajo tedioso.
El impacto de RPA es resultado de la combinación de los aspectos más valiosos de estas tecnologías.
Un ejemplo clásico de las tareas que pueden realizar de forma automatizada este tipo de tecnologías es la entrada de datos. Estos robots pueden completar datos en un formulario desde la interfaz de una aplicación software como lo haría un usuario.

¿Cómo funcionan las tecnologías RPA?

Las tecnologías RPA utilizan screen scraping y automatización de tareas de gestión, pero de una manera más provechosa. Permiten definir automatizaciones y realizar actividades, de manera puramente visual e independiente del código de la aplicación empleada. A diferencia de la gran mayoría de las técnicas de scraping, las tecnologías RPA utilizan técnicas avanzadas de reconocimiento de caracteres (OCR por sus siglas en inglés -optical character recognition-) para adaptarse a los cambios en las interfaces sin necesidad de intervención humana.

Las tecnologías RPA también se sirven de la inteligencia artificial, ya que el "robot" puede razonar, recopilar y extraer conocimiento, reconocer patrones y adaptarse a nuevas situaciones o entornos. Utilizando IA junto con funcionalidades puras de automatización, se obtienen muchos beneficios, ya que mediante Inteligencia Artificial el software puede manejar excepciones por sí mismo, y reaccionar ante situaciones para las cuales no ha sido programado en primera instancia.

Presente y futuro de las tecnologías RPA

Según un reporte reciente de la consultora McKinsey and Company sobre tecnologías emergentes y disruptivas, las tecnologías de automatización (entre las cuales están incluidas las RPA) tendrán un impacto económico potencial de casi 6.7 billones de dólares hacia 2025. Se considera que el próximo gran impacto en la industria, luego del advenimiento de los teléfonos inteligentes y dispositivos móviles, se presentará entre las tecnologías de automatización (que incluye a otros "monstruos" tales como impresión 3D, cloud y vehículos autónomos).

El desarrollo de las tecnologías RPA ha recorrido un largo camino y continúa transformando la cantidad de empresas que abordan sus actividades comerciales, especialmente cuando se trata de escalar y agilizar sus procesos. A pesar de su rápida evolución, se espera que lo siga haciendo, y en niveles más disruptivos aún.
Los analistas de la industria esperan que la integración de tecnologías aún más "inteligentes" a RPA tengan una mayor adopción por parte las industrias. Machine Learning y Cognitive Computing son dos ejemplos de tecnologías que implican aprendizaje por parte de un software más allá de su programación inicial, tal como lo haría un humano. Estas tecnologías permiten lidiar con excepciones y errores imprevistos en un proceso comercial, adaptándose y aprendiendo en base a acciones y experiencias previas. A diferencia de la automatización tradicional, pueden realizar juicios y añadir creatividad en las actividades para las que han sido diseñadas.

Desde un enfoque más actual, estas tecnologías están en un estado que ya permiten resolver algunos problemas clásicos de las industrias, por ejemplo, el de las integraciones. En industrias como la banca, dadas las tradicionales restricciones de seguridad que utilizan sus sistemas de información, muchas veces ocurre que aunque se automatizan tareas como la extracción de datos de documentos, no es posible eliminar de forma total la intervención de usuarios porque los bancos no permiten integraciones del software de extracción de datos con sus aplicaciones. Dadas estas restricciones, una vez obtenidos los datos, personas deben digitarlos o introducirlos en el software de los bancos. Esta última fase puede solucionarse mediante la utilización de robots que a partir de una fuente de datos rellenan de forma automatizada los datos en las interfaces de usuario de las aplicaciones bancarias.


Por supuesto, la ventaja última de la introducción de estas tecnologías es la reducción de tiempos y costes. Por ejemplo, utilizar personas para la entrada manual de datos es más costoso que utilizar un robot, menos escalable y más lento. Las personas además, podrían dedicarse a actividades menos repetitivas.

De acuerdo con las predicciones de los especialistas, las tecnologías RPA aumentarán en un futuro cercano la velocidad de incorporación de aprendizaje automático y automatización de procesos. Los robots informáticos ya disponen de la capacidad para automatizar procesos simples y repetitivos y pronto podrán mejorar su propio rendimiento y tomar decisiones complejas con poca intervención o programación. Esto permitirá que las empresas sean más ágiles, lo cual es crucial en mercados tan complejos como los actuales.

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martes, 19 de diciembre de 2017

Integración de Athento con Sharepoint Online

Ya tienes disponible en Athento una integración que te permitirá subir documentos a tu Sharepoint Online de forma automática.
Hoy vamos a contaros sobre la nueva integración de Athento con Sharepoint Online. Athento y Sharepoint Server ya podían trabajar de forma integrada mediante CMIS, pero hoy queremos contaros sobre la versión cloud de Sharepoint, ya que ahora es posible enviar los documentos desde Athento a Sharepoint en Office 365.

Empecemos por lo básico, para los que vienen del mundo de Microsoft, les sonará Sharepoint, para aquellos que no, una breve introducción.

¿Qué es Sharepoint Online?

SharePoint Online es un servicio basado en la nube de Microsoft, diseñado para que los usuarios puedan colaborar y compartir recursos con otros compañeros de organización, clientes y socios de negocio.

¿Qué puedo hacer con Sharepoint Online?

Con Sharepoint Online podemos hacer un sinfín de actividades de productividad en apoyo a nuestras labores diarias dentro de la empresa, entre las cuales podemos resaltar:
  • Crear de manera rápida y sencilla sitios de intranet, así como páginas web públicas.
  • Desplegar bibliotecas de documentos y listas aplicando permisos de usuario de una forma simple e intuitiva
  • Crear contenido web personalizable y fácil de compartir.
  • Automatizar procesos rutinarios a través del uso de flujos de trabajo.
  • Acceder a nuestros documentos desde cualquier conexión a internet.
  • Compartir y editar documentos en línea de manera simultánea con otros usuarios.
  • Publicar anuncios, actualizaciones de estado, y recibir alertas por correo electrónico cuando hayan modificaciones o actualizaciones del contenido.
  • Seguir sitios, usuarios, documentos, calendarios de proyectos y cualquier elemento web de nuestro interés.

Básicamente, Sharepoint es una plataforma colaborativa, que muchas empresas utilizan como portal corporativo.

¿Qué es Athento?

Athento es una plataforma inteligente de gestión de documentos, la cual nos ayudará a automatizar tareas relacionadas con documentos y, por supuesto, que ofrece toda la robustez y seguridad a la hora de almacenar, resguardar y recuperar nuestros documentos. Por ejemplo, nos va a permitir hacer cosas como extraer información de los documentos, que posteriormente podemos utilizar en otros procesos, también nos permitirá hacer cargas masivas o envíos masivos de documentación. Dividir lotes de documentos, renombrarlos, etiquetarlos o encontrarlos de forma más rápida, son otras de las tareas que podríamos automatizar con Athento.

Integración de Athento con Sharepoint Online

Una vez que se ha configurado la integración de Athento con Sharepoint Online, que funciona como una operación y que está disponible desde la configuración de las series de Athento, podemos disfrutar de la posibilidad de que los documentos procesados por Athento puedan ser subidos de manera automática a una lista o biblioteca de Sharepoint Online. Es decir, la publicación de los documentos en Sharepoint Online se convierte en un paso más dentro del proceso automático de Athento.

Para las empresas que almacenan o publican documentos en Sharepoint pero que desean por ejemplo extraer información de documentos u otra operación de captura de documentos, esta es una manera de solucionarlo.

Usos prácticos de la Integración entre Athento y Sharepoint Online

  • Athento puede reconocer documentos, procesarlos y enviarlos a una ubicación específica dentro de Sharepoint Online.
  • Los metadatos extraídos de los documentos, a través de Athento, pueden ser utilizados directamente por Sharepoint.
  • Athento agiliza las búsquedas de documentos dentro de Sharepoint ya que implementa su tecnología de indexamiento en los documentos subidos a Sharepoint Online.
  • Athento también permite el control de correos electrónicos y faxes al convertirlos en documentos y almacenándolos automáticamente en Sharepoint Online, apoyando de esta manera, el proceso de captura y digitalización automática de altos volúmenes de documentos.
Recuerda que puedes probar Athento desde la web de Athento por 30 días. La integración de Athento con Sharepoint Online está disponible desde la versión de prueba.



Integracion de Athento con Sharepoint Online from Athento on Vimeo.


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martes, 14 de noviembre de 2017

¿Por qué implementar procesos de negocio en un gestor documental?

¿Cuál es el valor de las empresas a la hora de implementar procesos de negocio en un gestor documental? Los procesos de negocio giran en torno a documentos y contenidos, un flujo de trabajo permite adquirir el control sobre los procesos y los documentos que los conforman.

Relación entre documentos y procesos de negocio

Si nos detenemos a pensar en los procesos de negocio, nos daríamos cuenta de que casi todos ellos giran en torno a documentos, expedientes u otras formas de contenido.

Por ejemplo, si somos una aseguradora, nuestro proceso de gestión de siniestros empieza con una reclamación de un cliente (documento) que da origen a un expediente de siniestro (expediente) y que deberá resolverse con una resolución del expediente (documento).

Si somos un banco que vende tarjetas de crédito, nuestro proceso empieza con una solicitud de tarjeta de crédito que nos hace un cliente (documento), que da lugar a un expediente de análisis de riesgo crediticio (expediente) y que se resolverá con una respuesta a un cliente (documento) y una tarjeta de crédito.
Desde el inicio al final del proceso, lo que estamos haciendo es: gestionando documentos.

Para garantizar que esa gestión sea homogénea, estandarizada y que cumpla con unos plazos, podemos utilizar flujos documentales, circuitos de aprobación, flujos de trabajo o como quiera que queramos llamarlos.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo documental, es un sistema utilizado para producir, rastrear, editar, almacenar y administrar documentos asociados con un proceso de negocio. Este sistema facilita el manejo del proceso en sí, así como de los documentos generados en cada etapa de un proceso de negocio, evitando demoras y también, ayudando a detectar los cuellos de botella que afectan la productividad.

Un software de gestión documental permite la creación de flujos de trabajo que ayudan a optimizar este proceso. El proceso se divide en actividades, con responsables claros y cuyo cumplimiento se registra en el gestor documental con sus plazos y cumplimientos.

Llevar un proceso en digital permite un procesamiento más eficiente. Los documentos en papel se reducen a un mínimo o se eliminan, lo que mejora la fiabilidad del proceso y disminuye las ineficacias asociadas al uso de este medio, con su consiguiente ahorro en tiempo y dinero. No olvidemos que, mediante un software de gestión documental se puede editar, aprobar, archivar y transmitir un documento por medios puramente digitales. Los usuarios pueden ver los documentos que están en cola para su revisión, o seguir la ruta de un documento que los involucre. Es fácil ver el estado de un documento o expediente, y en qué etapa se encuentra.

Los usuarios también pueden saber cuánto trabajo les resta por hacer y la dirección puede realizar un seguimiento de los pasos dentro del flujo de trabajo. Se pueden definir alertas para que un usuario sepa que debe realizar un trabajo, o para que un responsable sea notificado si se completó algún paso específico del flujo de trabajo (o mejor aún, si ese paso se está demorando, de tal manera que se pueda asistir para una solución).

Un software de gestión documental permite generar mecanismos de control y alertas muy elaborados, por lo que el nivel de detalle en el control del flujo de trabajo puede ser muy simple, o tan complejo como sea necesario.



Los mayores beneficios asociados a la implementación de un flujo de trabajo documental son:
  • Seguimiento y control del proceso desde el momento 0
  • Capacidad de generar reportes sobre el estado de los expedientes o documentos
  • Eliminar los retrasos asociados a la circulación del papel
  • Permiten establecer plazos concretos de las actividades y seguir su cumplimiento
  • Normalización del proceso y reglas de juego claras
  • Un repositorio central donde se almacenan todos los documentos importantes.
  • Un sistema seguro, donde solo las personas autorizadas pueden acceder a sus documentos relacionados.
  • Flexibilidad para acomodarse a distintos tipos de negocios.
  • Acceso fácil a elementos que los empleados necesitan para realizar su tarea de una forma eficiente.

¿Por qué implementar procesos de negocio en un gestor documental ?

A medida que las organizaciones optimizan sus procesos internos para transformar su negocio, crece la necesidad de controlar los flujos de trabajo documental que respaldan las operaciones de la empresa. Las aplicaciones basadas en la nube y los dispositivos móviles han ampliado los medios en que los interesados en acceder a la información de la empresa pretenden hacerlo. Los formatos y los canales electrónicos se diversifican cada vez más y las organizaciones deben saber administrar el contenido que llega a través de todos estos canales.

El papel sigue jugando un rol importante en los flujos de trabajo documental y no parece que vaya a desaparecer en los próximos años. Pero sabemos que la búsqueda de información en documentos impresos demanda mucho tiempo y esfuerzo. La integración de esta información a un sistema en nuestra empresa habitualmente requiere una acción manual.

La confiabilidad y seguridad del documento también se ve afectada. En estudios recientes más de un tercio de los líderes empresariales consultados indicaron que tiene problemas con contratos a los que les faltan datos o tienen firmas equivocadas. Casi la mitad (46%) no están seguros de tener copias de sus contratos. Más de la mitad (51%) menciona tener problemas con documentos que están traspapelados o perdidos.

Este escenario señala la ventaja de implementar procesos de negocio en un gestor documental. Esto no solo trae aparejados ahorros asociados a la impresión en papel. También permite la reducción del tiempo empleado en las transacciones entre los distintos estados del flujo de trabajo o la reducción de penalidades pagadas por retraso o incumplimiento. Colabora en el aumento de la productividad de los empleados, disminuyendo los errores. Los flujos de trabajo son más fáciles de rastrear, lo que facilita tareas de auditoría. Todo esto se suma a la ventaja competitiva de una organización.

Pero más allá de todo esto, es importante volver a señalar que la razón más importante para implementar procesos de negocio en un gestor documental, es porque los documentos son el insumo más importante de los procesos, y constituyen también en la mayoría de los casos, parte del resultado de los éstos.

¿Cómo implementar procesos de negocio en un gestor documental?

  1. Debemos utilizar la evaluación previa para identificar casos de uso donde el impacto negativo sea mayor (en costos, tiempo, eficiencia), para solucionar en una primera instancia. Es decir, los procesos en los que estamos perdiendo dinero y que necesitamos mejorar.
  2. Se debe evaluar el proceso existente para obtener una buena compresión del mismo, identificando los cuellos de botella y las excepciones al flujo regular.
  3. Debemos desarrollar una estrategia para atacar el (los) caso(s) identificado(s). Se puede arrancar con una prueba piloto en algún punto específico del flujo de trabajo, para demostrar y evaluar los beneficios potenciales.
Todo este proceso de transformación debe ir acompañado de una capacitación a las partes interesadas y de los dirigentes. Es importante que este plan se presente en un contexto más amplio que simplemente "convertir papel en medios digitales". Se deben considerar los beneficios en función de las nuevas tecnologías existentes que permiten impulsar modelos comerciales completamente nuevos. Reemplazar tecnología sin cambiar procesos no es una verdadera transformación.


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martes, 7 de noviembre de 2017

Apache Chemistry cmislib 0.6.0

Nueva versión de la librería CMIS de Apache Chemistry para Python
CMIS (Content Management Interoperability Services) es un estándar que define un conjunto de modelos para interactuar con repositorios y sistemas de gestión documental y ECM. CMIS funciona en una capa independiente a los sistemas ECM y sus APIs (interfaces de programación). El estándar no establece reglas respecto a cómo se deben implementar las funcionalidades del sistema de gestión de contenidos empresariales ni obliga a que las mismas estén disponibles a través de su interface. Más bien pretende definir un conjunto de capacidades genéricas y un conjunto de servicios disponibles para poder aprovecharlos.

CMIS provee una interface de programación neutral e independiente del lenguaje y plataformas utilizados y es lo suficientemente flexible como para interactuar con distintos tipos de repositorios. Su importancia para el ECM y los ContentServices es equivalente a lo que SQL representó para las bases de datos relacionales.
Entre las características principales de CMIS, podemos mencionar:
  • Basado en el contenido e independiente del repositorio empleado.
  • Acceso a contenido distribuido. La mayoría de las empresas tiene su contenido almacenado en múltiples repositorios distribuidos. CMIS posibilita el desarrollo de aplicaciones que puedan aprovechar el acceso a esta mezcla heterogénea de repositorios.
  • Capacidad para mejorar los servicios de consulta online. Disponemos de mucha información personal en linea (servicios, banca electrónica, etc), y cada una con su propia interface de acceso y sistema de validación. Si toda esa información estuviera disponible como repositorio compatible con CMIS, se podría disponer de un mecanismo de autenticación unificado, de tal manera que se podría acceder a todos los servicios con una sola validación.
Por su parte,Apache Chemistry es un conjunto de librerías de código abierto desarrollada por la Apache Software Foundation, que implementan la especificación del estándar CMIS. Apache Chemistry incluye un framework basado en Java (OpenCMIS), librerías para implementar programas cliente en varios lenguajes (java, python, php, etc) y algunas herramientas adicionales para desarrollar aplicaciones.

Apache Chemistry cmislib es la librería de Python útil para desarrollar programas cliente que utilicen este estándar. Proporciona una API que permite interactuar con repositorios que cumplen con las recomendaciones CMIS, tal es el caso del software de gestión documental de Athento.
La librería tiene ciertas características que le proveen gran flexibilidad:
  • Los desarrolladores que utilizan la librería pueden trabajar con objetos de dominio CMIS sin tener que preocuparse por como está implementado el servidor.
  • La librería utiliza ReSTful AtomPub binding, mecanismo basado en AtomPub para trabajar con uno o más repositorios de contenido. También utiliza Browser binding.
  • La librería cumple de manera bastante precisa con el estandar CMIS.
Recientemente se ha liberado una nueva versión de la librería, concretamente, la 0.6.0. La principal novedad de la librería es el soporte para el binding con el navegador. Esto básicamente significa que podemos utilizar aplicaciones JavaScript desde el navegador de los usuarios para acceder a los datos almacenados en un repositorio CMIS. Esto hace posible por ejemplo que podamos crear documentos en un repositorio CMIS desde un formulario HTML.

Hasta esta versión, cmislib utilizaba Atom Pub binding, que sigue estando disponible, pero que podrá ser reemplazada por el browser binding por aquellos que buscan un rendimiento superior, ya que formularios HTML y JSON aportan mayor performance normalmente que la implementación basada en XML de Atom Pub.

La nueva release también ofrece un gran número de corrección de bugs que los usuarios de la misma encontrarán de utilidad.

Para cerrar esta entrada, nos gustaría destacar que el uso de estándares de código abierto es clave para disponer de una mayor flexibilidad entre las herramientas que utilizamos en nuestra organización. El software de gestión documental de Athento es un ejemplo de ello.


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lunes, 30 de octubre de 2017

Cuenta atrás para el GDPR


Pronto entrará en vigor el nuevo reglamento europeo de protección de datos. ¿Estamos listos para afrontarlo?
Es inminente la entrada en vigor de GDPR en Europa. La fecha de entrada en vigencia es el 25 de mayo de 2018 y para ese día las empresas deberán estar listas para cumplir la nueva normativa. Las consecuencias del incumplimiento pueden oscilar entre el 4% de los ingresos de la compañía o 20 millones de euros en concepto de multas.

Sin embargo, muchas organizaciones aún no han implementado los procesos y tecnologías adecuadas y necesarias para amoldarse a esta nueva regulación sobre la privacidad de la información personal. Los casos de ransomware o leakware han aumentado en estos dos últimos años, con graves consecuencias para la economía y el prestigio de sus víctimas. ¿Estamos preparados para disminuir el impacto de este tipo de ataques a nuestras empresas, y para cumplir la GDPR?

GDPR es la normativa sobre protección de datos más estricta del mundo. Ha sido diseñada para que el individuo tenga el mayor control posible sobre sus datos personales: como se procesan, utilizan y almacenan. Esto tiene especial impacto no solo en organizaciones multinacionales con acceso a información personal de los ciudadanos europeos, sino también en las empresas. Un 90% de los documentos corporativos contienen algún tipo de información de carácter personal, ya sea de clientes, empleados o terceros.


Por este motivo, el software de gestión documental utilizado en un empresa es clave para cumplir con la normativa de protección de datos personales y privacidad. El software que usemos para almacenar nuestros documentos debe garantizar la protección de los datos personales de los individuos y ayudarnos en la gestión de los derechos de los individuos y nuestras obligaciones como tenedores de datos.

Las funcionalidades disponibles en el software de gestión documental deben incluir las solicitudes de los usuarios, como el "derecho al olvido", así como la capacidad de calificar la información de acuerdo a los niveles de privacidad y confidencialidad. También debe darnos las herramientas para asegurarnos de que podamos notificar cualquier incidente a la autoridad competente dentro de las primeras 72 horas de producido el hecho.

Es importante considerar el realizar un análisis del estado de situación para determinar si nuestra empresa y nuestro software de gestión documental están preparados para cumplimentar la norma GDPR. Este análisis debería incluir los siguientes pasos:
  • Analizar a fondo la situación actual de gestión de los datos personales. Es importante definir los datos entrantes y salientes de la empresa: qué información está almacenada, como se procesa, quién accede a ella, etc. Esto incluye los intercambios con proveedores, socios y agencias gubernamentales, que también deberían cumplir con la GDPR.
  • Definir qué datos son innecesarios. No acumule datos porque si. Cada dato almacenado debe tener su razón de ser ahora y no debería ser almacenado por un potencial uso futuro. Esto reducirá la responsabilidad y la carga de trabajo sobre los mismos.
  • Identifique aquellas interacciones con el cliente que requieran su permiso, o que debieran ser notificadas. Se debe trabajar en unos términos que cumplan con los requisitos de la norma y a la vez no sean complicados de entender. Esos documentos deben estar fácilmente disponibles para el cliente.
  • Identificar otros actores implicados. El cumplimiento de la norma se extingue si algún eslabón en nuestra cadena de acceso a la información no la está cumpliendo. Las reglas de eliminación de datos personales se aplica a toda la cadena. Como parte del cumplimiento, debemos notificar a terceros que acceden a nuestros datos, para la correspondiente eliminación de su lado.
  • Definir correctamente el "derecho al acceso". Este es un aspecto que incluye varias facetas. Nuestros clientes no solo deben saber que tienen derecho a obtener una copia de sus datos, sino que se debe establecer el mecanismo mediante el cual el cliente podrá hacerlo. Esta es una tarea en conjunto para el área de tecnología y el área de legales. El gestor documental va a ser clave en este aspecto.
  • Desarrollar un proceso de notificación de violación. GDPR requiere que notifiquemos al organismo de protección de datos correspondiente cuando existe la posibilidad de que datos de usuarios hayan sido accedidos de manera no autorizada. La regulación especifica una ventana de 72 horas. Se deberán definir los procesos y mecanismos para realizar esta notificación, y los textos y mensajes que serán enviados. Un flujo de trabajo específico para la gestión de estas incidencias es una herramienta tecnológica que puede servir.
  • Contrate especialistas adicionales si es necesario. O bien asigne la tarea a alguien de la empresa. Pero la transición debe tener un responsable. La norma contempla la figura del "Oficial de protección de datos" (DPO).
Queda poco margen en términos de tiempo para adecuarse a la normativa, pero con las herramientas adecuadas, se puede conseguir una transición rápida. El análisis de situación debe ser encarado por etapas manejables para llegar a buen puerto, de tal manera que la transición sea lo menos traumática posible.


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