jueves, 22 de septiembre de 2016

OpenText adquiere la División de Contenidos Empresariales de Dell EMC

A principio de este mes, estuvimos analizando La Visión tras el desarrollo de LEAP y el giro del mercado de la gestión documental . En estos artículos veíamos cómo, la industria del ECM está apostando por ofrecer aplicaciones basadas en la nube, con el foco puesto en la usabilidad para los usuarios, en que cada vez puedan ser más autónomos, y en que las empresas puedan obtener valor de la información que contienen sus documentos y contenidos empresariales para mejorar sus procesos clave de negocio.

Hace tan sólo unos días, tuvimos un terremoto en nuestra industria -que se veía venir- pero que sin duda sacude un poco este mercado. OpenText ha llegado a un acuerdo definitivo para adquirir la División de Contenidos Empresariales de Dell EMC, incluyendo Documentum. 

En palabras del CEO y CTO de OpenText -Mark J. Barrenechea-: "...la adquisición refuerza aún más a OpenText como líder en la gestión de la información empresarial, haciendo posible que nuestros clientes transformen sus negocios en empresas basadas en la información...".

Si echamos la vista atrás, no hace ni un año que Dell inició el proceso para adquirir EMC en lo que se esperaba una macro operación para que el gigante tecnológico entrase en el negocio del Enterprise Content Management con una propuesta de potencia en la analítica y en la gestión de la información. Pero parece que las cosas han cambiado. Muchos analistas ya habían previsto que el negocio del ECM tendría poco encaje dentro del negocio global de Dell. Por otro lado, Documentum lleva bastante tiempo como un juguete abandonado de EMC que no siguió desarrollando e introduciendo innovaciones en el producto.

La escasez de sinergias entre Dell y la División de Contenidos Empresariales (EDC) de EMC ha acabado con este división en las manos de OpenText, abriéndose una nueva etapa de incertidumbre. 

¿Qué va a ocurrir ahora con Documentum?

Los expertos debaten acerca de si la adquisición de Documentum por OpenText supone una nueva vida o una muerte segura para el producto. 

Pelz-Sharpe - analista en Digital Clarity Group- es optimista afirmando que "por primera vez en una década, van a estar en un lugar que entiende lo que hace y aprecia tanto la tecnología como la fuerza de la marca Documentum. Con suerte, Documentum continuará siendo semi-autónoma dentro de OpenText y recibirá el apoyo necesario para volver a un fuerte crecimiento". 

La mayoría de analistas sin embargo son bastante pesimistas con respecto al futuro de Documentum.  Tony Byrne -fundador de Olney, Md.- dijo a CMSWire que la adquisición "confirma como nunca antes la estrategia de OpenText de convertirse en un centro de convalecencia para viejas tecnologías". Muchos analistas apuntan a que OpenText explotará por un periodo de tiempo las renovaciones de soporte de Documentum, pero no invertirá en la plataforma.

¿Y con los clientes de Documentum?

Rohit Ghai - presidente de la División de Contenidos Empresariales de Dell EMC- ha tratado de frenar la ola de pánico afirmando que en el transcurso de la transacción van a seguir proporcionando la habitual atención al cliente y que OpenText y Dell EMC tienen la intención de seguir una estrategia comercial conjunta para ampliar las oferta a los clientes y servir mejor a las necesidades de los clientes. 

Esto contrasta con una encuesta informal de CMSWire, en la que el 60% de los encuestados opina que OpenText sólo está interesado en el beneficio por producto y que no van a invertir en nuevos desarrollos. 

Technology Services Group, empresa que desarrolla software empresarial para Documentum, Alfresco o Hadoop, también ha especulado con el futuro de Documentum, afirmando que OpenText tiene una confusa mezcla de productos ECM y recomendando a los clientes de Documentum (en el artículo Documentum Sale - What Now?) que: 

"Dada la erosión de la marca de Documentum en los últimos 10 años, cualquier empresa que la adquiera va a encontrar dificultades en el restablecimiento de Documentum como una empresa de crecimiento, siendo más probable que se continúe tratando como una división que aporta efectivo y sobre la que se va a realizar mantenimiento en el futuro previsible. Estamos recomendando a los clientes de Documentum que tengan una actitud de "esperar y observar" pero a su vez busquen alternativas y tengan identificada una estrategia si están preocupados por el potencial del comprador (OpenText)". 

De acuerdo con Mike Aslup, el modelo que ha seguido OpenText con las numerosas adquisiciones que ha realizado en los últimos años es tratar de migrar a los clientes de éstas a sus plataformas primarias, Content Server y Archive Server. Aslup también opina que tratar de migrar a los usuarios de Documentum a Content Server abre la puerta a la revisar las opciones disponibles y migrar a una plataforma ECM alternativa, al fin y al cabo, van a tener que cambiar lo que están usando, puede ser un buen momento para revisar cuál es la alternativa que mejor se adapta a las necesidades de cada empresa. 

John Newton -CTO en Alfresco y fundador de Documentum 25 años atrás- también cree que OpenText no va a invertir en Documentum y que tratará de migrar a los clientes de Documentum a OpenText en su artículo "OpenText swallows the Documentum pill"

Parece que hay muchas posibilidades para el fin de Documentum, sin embargo, como dijo nuestro CEO en Mi visión personal sobre el ECMNext, no hay que subestimar a la industria del ECM tradicional, porque tienen al menos 25 años de experiencia haciendo software ECM. Veremos lo que acontece...


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lunes, 19 de septiembre de 2016

¿Por qué implantar Gestión Documental toma tanto tiempo?


En otros artículos os hemos contado "¿Por dónde comenzar tu proyecto de Gestión Documental?" o cuáles son las "Estrategias ECM de las compañías", hoy hablaremos un poco sobre tiempos para poner en marcha un proyecto de Gestión Documental.

Hace unos días encontré un artículo de Joe Shepley -consultor de estrategia, Vicepresidente y Practice Leader en Doculabs-, llamado Why does ECM take so long? en el que contaba como estando en una reunión, una ejecutiva le preguntó precisamente eso, ¿por qué el ECM toma tanto tiempo? Y le ponía de ejemplo, que había conseguido desplegar SAP a nivel global en una compañía del sector energético con una facturación de 30 billones de dólares en seis meses.

En su artículo, Shepley, plantea algunas posibles respuestas acerca de por qué implantar Gestión Documental toma tanto tiempo haciendo una comparativa con una aplicación para gestión del negocio como SAP. 

Razones por las que implantar Gestión Documental toma tanto tiempo


1. No se dedican muchos recursos a los proyectos de gestión documental

Shepley menciona que, normalmente, las aplicaciones de negocio cuentan con más recursos que los proyectos ECM. Por ejemplo, para una implementación a nivel global de una herramienta como SAP se movilizan decenas - a veces, cientos- de consultores, analistas y programadores que ocupan plantas enteras de edificios -lo que se traduce en una gran dedicación de esfuerzo y tiempo- y tienen acceso a todos los recursos que pueden necesitar para sacar adelante la implementación del software, contando con el apoyo de altos directivos que se involucran en el proceso.

Lo anterior contrasta con el esfuerzo que normalmente se hace en un proyecto ECM: por lo general, no se contrata nuevos empleados para el proyecto, no suele estar entre los proyectos prioritarios y la formación -incluso para los usuarios finales- suele hacerse online y sin tutorizarse.

En este sentido, NO estamos de acuerdo con Shepley. Es un tema de software. El software de gestión documental debería ser tan sencillo de usar que no se necesite meter una gran cantidad de analistas al proyecto, y los usuarios deberían poder aprender por sí mismos sobre la marcha a usar el software.

2. No se involucran directamente a procesos de negocio 

Shepley expone que herramientas como SAP tienen que ver con la automatización de procesos de negocio como gestionar cobros y pagos y, al fin y al cabo, que haya cash es lo que mantiene el negocio adelante. Las implicaciones de que esos procesos funcionen de forma óptima o no -y cuanto antes-, pueden tener una repercusión de miles de euros.

Según Shepley, lo anterior contrasta con el impacto directo de un proyecto ECM para que el negocio siga adelante y, por lo general, la continuidad, viabilidad o rentabilidad del negocio no se ve afectada directamente por la gestión de documentos.

En este punto, tenemos que tener en cuenta que los sistemas de gestión documental son cada vez más críticos en las empresas por un motivo que no puede pasar desapercibido: la información es un elemento vital para las organizaciones y usar el ECM como un centro de información soluciona muchos de los actuales problemas que tienen las organizaciones para poder explotar sus datos de forma fiable, sincronizada y en tiempo real y transformar esa información en una ventaja competitiva.

De modo que, aquellas organizaciones que den prioridad a gestionar sus datos de negocio críticos, también lo darán a sus proyectos ECM, Páginas Amarillas, Reanault o Aktua ya han integrado sus aplicaciones de gestión de negocio con el gestor documental Athento.

En este punto, tampoco podemos estar de acuerdo con Shepley. En otros artículos hemos contado como una de las estrategias de uso del ECM puede ser precisamente la automatización de un proceso de negocio. Es más, hemos resaltado que "lo positivo de usar el gestor documental en procesos de negocios concretos es que los cambios y eficiencias suelen ser muy notorios en cuanto a:
  • Duración del proceso
  • Costes del proceso
  • Explotación de la información"
Algunos de nuestros clientes han conseguido reducir de a 2 días procesos que en papel tardaban 20.

Otro factor clave que resalta Shepley a la hora de acelerar la implementación de un proyecto es que compañías como SAP ya tienen muy trillado el camino de la implementación: además de ser un único proveedor, cuenta con casos de uso muy bien definidos (gestión de cobros, gestión de pagos, gestión de la cadena de suministro, etc.) y cuentan con muchos integradores de sistemas con mucha experiencia.

Sin embargo, el ECM se compone de una serie de proveedores con un conjunto vagamente definido de casos de uso: la gestión de documentos, trabajo colaborativo, etc. Sólo recientemente en el mundo del ECM se comenzó a desplegar verticalmente con respecto a casos de uso o aplicaciones de negocio en lugar de horizontalmente como una plataforma genérica. Según Shepley, este cambio puede significar un despliegue más rápido, pero por ahora, las plataformas ECM por lo general se despliegan como una plataforma general para la empresa en lugar de una aplicación de negocio específica.

Es cierto que el software de gestión documental suele verse más como una solución horizontal a todos los procesos y no vertical a procesos específicos, pero no porque el software no lo permita. Por otro lado, hemos de resaltar también que la conexión de el software de negocio a la plataforma de gestión documental suele dar beneficios importantes a las compañías.

Para finalizar, coincido con Shepley en que una implementación de Gestión Documental tarda mucho tiempo en el caso de muchas empresas. Este ha sido el modelo tradicional de esta industria, con proyectos que nacen con la preconcepción de que deben durar 12 meses, 36 o más.

Sin embargo, este es uno de los virajes que está dando la industria, en especial con la predominancia de las aplicaciones cloud, que exigen un despliegue rápido y una adopción rápida del sofware.

Las razones a nuestro juicio por las que los proyectos de implantación de gestión documental tardan tanto

  • Dificultades en los accesos que tienen los equipos de implantación en instalaciones onpremise: Las trabas al acceso a la infraestructura y el exceso de celo por parte de las compañías a veces es tan poco operativo que frena la velocidad de instalación de las aplicaciones, que en realidad no tarda más de dos horas. El cloud está solucionando este aspecto.
  • La customización de las herramientas de gestión documental requiere de intervención técnica casi siempre: Esto es precisamente lo que ocasiona que deba involucrarse tantos perfiles en un proyecto de gestión documental (consultores, analistas, jefes de proyecto, programadores), ya que el cliente no puede adaptar la plataforma sin ayuda de técnicos que modifiquen el código del software, implementen nuevos XMLs, etc.  Esto se soluciona, permitiendo que los administradores de la plataforma puedan customizar el software, crear uevos tipos documentales, programar nuevos flujos de trabajo, etc, todo desde la interfaz de la herramienta. Sólo así logramos un setup veloz.
  • La adopción es un reto de la implantación: Si en el punto anterior hablabamos de configuración fácil y rápida desempeñada por los administradores, aquí hablamos de uso diario simple y compresible para los usuarios finales. Esto reduce el proceso de adopción y permite que las entradas en producción no se dilaten en el tiempo. 
Como veis, la mayor parte de los limitantes a una implantación rápida pasan por los defectos de diseño del propio software de gestión documental que ha sido una constante en este mercado por años. 

Imagen tomada de www.unplash.com

Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

martes, 6 de septiembre de 2016

La visión tras el desarrollo de LEAP


En el artículo "LEAP el sucesor de Documentum", os contamos estas tres cosas: 
  • EMC no va a seguir incorporando nuevas funcionalidades a Documentum sino que van a tratar de hacer más asequible su mantenimiento y mejorar el rendimiento de lo que ya tienen. 
  • La nueva plataforma de gestión de contenidos empresariales que EMC está impulsando es LEAP, específicamente desarrollado para la era digital y con el foco puesto en la usabilidad a nivel de usuario.
  • La propuesta de EMC es que Documentum y LEAP trabajan mejor juntos, de forma que Documentum es la plataforma que sustenta la innovación que aporta LEAP. 

Hoy vamos a profundizar en la visión que hay detrás del desarrollo de LEAP. 

Por un lado, desde EMC se habla de que LEAP es una forma totalmente nueva de acercarse a la gestión de contenidos empresariales y que lo han desarrollado desde cero. Algo disruptivo frente a lo que hasta ahora se estaba haciendo. Y, por otro lado, el mensaje de EMC es que los actuales usuarios de Documentum no tienen que deshacerse de sus actuales inversiones ya que Documentum y LEAP trabajan mejor juntos.

Esto es un poco natural, considerando el gran reto que tenía EMC por delante, con todos aquellos usuarios de un software con tanto tiempo en el mercado. No pueden decirle a sus usuarios, que hay que tirar Documentum a la basura y hacerse con una nueva plataforma.

Seguramente, también te preguntas, ¿no estaban partiendo de cero? Su punto de vista es que conocen el mercado y, a partir de ahí, están innovando. Para entenderlo mejor, el desarrollo de LEAP se basa en lo siguiente: 
  • Consiste en dos componentes: Aplicaciones y una plataforma sobre las que estas funcionan. 
  • Es una plataforma basada en la nube. En este artículo te contamos "Por qué el futuro de la gestión documental está en el Cloud". 
  • Aporta innovación (respecto a lo que antes hacían que era Documentum) de forma que la información está disponible en cualquier lugar y momento; es una plataforma flexible que pueden usar cualquier tipo de organización pública y privada y en entornos de aplicación híbrida; es interoperable, permite a los usuarios aplicar las aplicaciones en los entornos de negocio que necesiten; y es creciente con las necesidades de los usuarios ya que habrá un ecosistema de aplicaciones y desarrolladores que desarrollen nuevas aplicaciones que llenen los vacíos. 
  • No está diseñado como un repositorio de archivos o un lugar para conservar el contenido en la nube. 
  • Es híbrido. 
  • Está centrado en el contenido y la forma en que las organizaciones pueden obtener valor de la información que contiene sus documentos y contenidos empresariales. 
  • Está centrado en el usuario, al contrario que Documentum, al menos en un principio diseñado para ser usado por perfiles técnicos. Ahora la experiencia del usuario es lo primero
  • Las aplicaciones son verticales y están diseñadas para que sean fáciles de configurar
En definitiva, la propuesta de EMC con LEAP es software SaaS (as a service) en la nube, fácil de usar para los usuarios finales, donde cada organización pueda configurar su propia solución añadiendo aplicaciones, integrable con otras aplicaciones de negocio y con el foco en obtener valor de los contenidos empresariales que ayuden a gestionar de forma más eficiente procesos de negocio clave.

Este camino tomado por ECM es bastante similar al que en su momento abordó  con SAP Fiori y SAP HANA. Por ejemplo, SAP Fiori vino a poner a la disposición de SAP (aunque no de todos) un conjunto de aplicaciones centradas en la experiencia de usuario y que resuelven casos de uso muy específicos al tiempo que aportan mobilidad a los usuarios de la plataforma tradicional. Era una manera de acer SAP más usable y más atractivo. El otro salto, quizás el de más embergadura histórica en SAP, es el vuelco de SAP hacia la nube.

¿Es esto tan distinto de lo que ya hacemos en Athento?

Esta nueva visión que ha tratado de plasmar EMC en LEAP va en el mismo sentido que la visión que tiene Athento del software de gestión documental. Sin embargo, en la implementación de esta visión, tenemos algunas diferencias:

  • Plataforma vs Aplicaciones: Creemos que no podemos llenar a los usuarios de aplicaciones. Necesitamos una plataforma sencilla que se pueda acceder desde móviles y tablets, pero que proporcione cobertura a las necesidades de los usuarios.
  • Empoderar al usuario: Nuestra visión del producto es que como en cualquier aplicación cloud, los  usuarios entren, toquen y prueben todo lo que puedan antes de comprar el producto. LEAP de momento no tiene ese nivel de apertura.
  • Herramientas colaborativas como LEAP Concert: Esta es una guerra en la que Athento no quiere entrar porque ya hay aplicaciones -como Google Drive- que cubren muy bien el tema de la edición colaborativa de documentos. Nosotros queremos centrarnos de forma pura en lo que es la gestión documental y la captura de documentos. 
También por supuesto hay puntos en los que coincidimos, por ejemplo, el comenzar a acercar las soluciones de captura automática de datos a los usuarios, que es el objeto de LEAP Snap que es algo que nosotros venimos haciendo ya desde hace varios años con Athento SE.

Conoce todo lo que Athento puede hacer por ti en este Resumen de Funcionalidades de Athento ECM o pruébalo tu mismo durante 30 días :)
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miércoles, 31 de agosto de 2016

Informes Avanzados de Negocio en Athento ECM


Si bien los metadatos siempre se relacionan con búsquedas y con encontrar documentos, en el gestor documental, éstos tienen otra función clave para cualquier empresa: obtener datos del negocio.

En Athento ECM, cualquier metadato perteneciente a un esquema dentro de un tipo documental, o lo que es lo mismo, cualquiera de los campos que vemos y editamos cuando creamos o modificamos un documento, es susceptibles de ser usados para obtener información agregada del negocio que pueden aportar los documentos. 

Un ejemplo claro, sería el caso del tipo documental "Expediente". Este tipo documental tiene un metadato o campo llamado “Estado”. Dicho campo, puede tomar los valores: Abierto, En trámite, Resuelto de forma favorable, Denegado. El expediente también cuenta con un campo para el año de apertura del expediente. Teniendo estos campos, ya tenemos la posibilidad de preguntarle al gestor documental cuántos expedientes han sido resueltos favorablemente en lo que va de 2016 y cuántos han sido denegados. 
Athento ECM: Metadatos tipo documental Expediente

En realidad, las posibilidades son infinitas en cuanto nuestros tipos documentales cuenten con los metadatos que son relevantes para el negocio, y que éstos sean rellenados de forma manual o de forma automática.

Otro ejemplo recurrente para las empresas es querer averiguar la carga de trabajo de un determinado profesional. Esto lo podríamos hacer si en nuestro tipo documental Solicitud de Cliente, tuvieras un campo llamado Responsable de Solicitud. Podríamos pues preguntarle a Athento cuántas solicitudes tiene cada uno de los responsables para ver quién tiene la mayor carga de trabajo.

Los informes de negocio son manejados por Athento desde el menú Búsqueda y funcionan como búsquedas predefinidas, que cuentan con formularios con los campos disponibles en uno o varios tipos documentales y que nos permiten construir preguntas complejas basadas sobre metadatos al gestor documental.


Athento ECM: Ejemplo de Informe Avanzado de Negocio

En la captura de pantalla puede verse, por ejemplo, cómo se listan las facturas del Proveedor Vodafone que tienen como Estado “Pagado” y como Tipo “Recibidas”.

La funcionalidad de informes permite además:
  • Exportar los resultados en un fichero Excel.
  • Editar metadatos de varios documentos al mismo tiempo.
  • Escoger las columnas o metadatos que queremos que sean visibles.

Si buscamos aún más potencia en los informes, Athento cuenta con una integración con Jasper Reports.

Conoce todas las funcionalidades de Athento ECM o contacta con nuestro equipo que cuenta con más de 10 años de experiencia ayudando a organizaciones como Renault, Páginas Amarillas o Leroy Merlin. 


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lunes, 22 de agosto de 2016

Interoperabilidad con los flujos de trabajo desde sistemas externos



Cada vez  más, la interoperabilidad, o capacidad del sistema de gestión documental de comunicarse con otras aplicaciones, es una de las principales preocupaciones de las compañías y entidades a la hora de elegir su sistema de gestión documental. Esto es aún más relevante cuando se quiere usar el gestor documental como hub de información.  Es decir, conseguir que el gestor documental o herramienta ECM centralice toda la documentación de la compañía y que las aplicaciones de negocio se conecten a él para consultar documentos o crear nuevos documentos. 

Cuando estamos tramitando expedientes, solicitudes de clientes, etc., es típico que necesitemos información de aplicaciones de negocio para poder continuar la aprobación, tramitación o gestión de un documento. Por ello, puede ser necesario que desde flujos de trabajo se haga llamadas a sistemas externos para obtener información.


Athento ECM ofrece de forma nativa llamadas REST para interactuar con los flujos de trabajo. Estas llamadas permiten entre otras cosas:

  • Comenzar workflows
  • Consultar el estado
  • Modificar variables del workflow
  • Completar tareas
  • Reiniciar el flujo completo, etc.
Vamos a ver un ejemplo de llamada en Java para comenzar el Workflow:

OkHttpClient client = new OkHttpClient();
MediaType mediaType = MediaType.parse("application/json");
RequestBody body = RequestBody.create(mediaType, "{\"input\":\"902a31d1-194d-4449-9bd2-b97eb087757c\",\"context\":{}, \"params\" : {\"id\" : \"ParallelWorkflow\", \"start\" : \"true\", \"variables\" : {\"assignee\" : \"User1\" } }\n    \n}");
Request request = new Request.Builder()
.url("https://www.ejemplo.com/nuxeo/site/automation/Context.StartWorkflow")
  .post(body)
  .addHeader("authorization", "Basic RRRaW5pc3RyYXRvcjpjbTFtcTEwMGcu")
  .addHeader("content-type", "application/json")
  .addHeader("accept", "application/json+nxentity, */*")
  .addHeader("cache-control", "no-cache")
  .build();
Response response = client.newCall(request).execute();


Recordad que Athento dispone de una potente API. En la siguiente página encontraréis algunos servicios web básicos de Athento que podéis probar desde nuestro trial online gratuito de Athento.


Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

martes, 16 de agosto de 2016

Firma Digital en Athento ECM

Firma Digital en Athento EMC

La firma digital es una necesidad recurrente dentro de la gestión documental.

Athento ECM tiene dos vías para darle solución a esta necesidad:
  • Usar servicios de firma ondemand. El cliente paga por el número de firmas que utilice.
  • Con el plugin de firma básico del gestor documental.
Es de el segundo caso del que os quiero hablar hoy.

Plugin de Firma Digital Básica de Athento ECM 

En Athento ECM, la funcionalidad de firma está disponible como un addon, al que pueden acceder nuestros clientes cloud u onpremise (ver precios de los plugins en el cloud de Athento).

Dentro del gestor documental, el plugin de firma digital básica se utiliza dentro del contexto de la necesidad de garantizar que documentos dentro del gestor documental, una vez firmados no han sido alterados o modificados. En concreto, el plugin nos permite la firma digital de archivos PDF que se encuentren almacenados en el gestor documental.

¿Cómo Funciona el plugin de Firma Digital Básica?

La Firma Digital Básica de Athento permite a una empresa usar un certificado emitido por una entidad certificadora -CA-, para a partir de ese certificado generar certificados para los usuarios de Athento y que puedan firmar documentos.

Firma Digital en Athento EMC
Firma digital en Athento

Una vez que este plugin está instalado y funcionando, los documentos que incluyan un archivo PDF disponen de una pestaña llamada Firma o Signature. Dentro de esa pestaña, los usuarios deben aportar la contraseña de su certificado y hacer clic en el botón "firmar" para que el documento quede firmado. Por supuesto, también se almacenan ahí los datos de la firma.

En el siguiente enlace podéis encontrar la documentación técnica sobre cómo funciona el plugin de firma digital básica de Athento.

Prueba ahora Athento ECM gratis durante 30 días y accede a tres aplicaciones prar gestionar todos tus documentos y archivos: Gestión Documental, Captura de Documentos y Records Management y Archivo.

Imagen tomada de www.pixabay.com

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viernes, 12 de agosto de 2016

Experiencia móvil en Athento


En el post de hoy, os vamos a contar cómo acceder a los documentos y otros contenidos que tenemos en el gestor documental Athento desde dispositivos móviles. Y las acciones que podemos llevar a cabo desde cualquier teléfono móvil inteligente o tableta.

El diseño responsivo de la plataforma permite a los usuarios una experiencia móvil en Athento desde cualquier lugar en cualquier momento siempre que dispongan de conexión a Internet. No es necesario que los usuarios se descarguen una aplicación, ya que la propia interfaz de Athento está optimizada para web.


Acceso a través del navegador web de un dispositivo móvil

¿Cómo acceder a Athento?

La interfaz de usuario está optimizada para el acceso desde dispositivos móviles de modo que es posible acceder a Athento desde el propio navegador del móvil o tablet directamente.

Experiencia móvil en AthentoExperiencia móvil en Athento

Trabajar con los documentos

Una vez dentro de la plataforma, los usuarios pueden previsualizar los documentos desde el navegador web de su dispositivo o descargarlos

Además, los usuarios pueden hacer comentarios en los documentos y también compartirlos a través de email

Experiencia móvil en AthentoExperiencia móvil en Athento

Hacer búsquedas de documentos

También es posible hacer búsquedas de documentos desde la propia interfaz móvil de Athento: 

Experiencia móvil en Athento

Acceso al perfil de usuario

Además, los usuarios pueden consultar la información de su perfil como usuario en la plataforma ECM Athento

Experiencia móvil en Athento

Recomendamos acceder a los documentos desde la interfaz web para trabajar siempre con la última versión de la tecnología ya que la plataforma se actualiza de forma constante.



Imagen tomada de www.pexels.com

Prueba 30 días gratis Athento

martes, 9 de agosto de 2016

Customización del gestor documental sin programación



Athento Rhombus

En esta entrada quiero abordar cómo hoy es posible customizar el gestor documental sin programación.

Hace ya muchos meses que venimos hablando de los cambios que deben ocurrir en el mercado del ECM y la gestión documental. Nuestro CEO, José Luis de la Rosa ha tratado en profundidad problemas o retos claros del mercado ECM como por ejemplo:

  • la dependencia que tienen los clientes de empresas integradoras y desarrolladores de software.
  • la lentitud de los proyectos de gestión documental debido a la gran necesidad de programación y la complejidad del software actual.
  • el elevado coste de los proyectos de gestión documental
  • la falta de orientación a automatización de procesos del software ECM.
  • el carácter excesivamente técnico de las distintas herramientas del espectro ECM.

Nuestra misión como fabricantes de software, es incorporar esta visión a Athento. En ello hemos estado trabajando. Hoy quiero mostraros los pasos que hemos ido dando en este sentido. No todos nuestros clientes están familiarizados con Athento Rhombus. Athento Rhombus es una interfaz gráfica que permite la customización del gestor documental sin necesidad de programación. Es una forma de confeccionar el Athento con el que quieres trabajar en tu día a día.

Las personas que han trabajado dentro del sector tecnológico de la gestión documental, saben que, por ejemplo, una funcionalidad tan básica como la creación de tipos documentales o formularios requiere la creación de ficheros XML, ficheros de configuración, etc. para poder funcionar. Esto hace que si los clientes de las aplicaciones de gestión documental quieren un nuevo tipo documental, tengan que recurrir a un técnico propio o externo.

Pues bien, esas son precisamente las cosas que queríamos cambiar.



Por supuesto, no somos los únicos que hemos emprendido este camino, pero sí que queríamos emprenderlo con una visión distinta. Queríamos un producto menos orientado a perfiles técnicos que Nuxeo Studio y con una curva de aprendizaje más rápida que Aikau de Alfresco. A nivel comercial, tampoco queríamos que fuera más de lo mismo, por eso Rhombus es un producto a disposición de cualquier cliente de Athento.

La creación de un tipo documental era la primera funcionalidad que debíamos poner a disposición de los clientes: Crea tu proyecto e incluye cuantos tipos documentales vayas a utilizar. Un tipo documental sencillo, como por ejemplo una factura, debería poder hacerse en menos de 5 minutos.

Con esa visión hicimos posible esta funcionalidad: un botón para crear nuevo tipo documental e ir añadiendo campos de forma fácil. Luego de crear el tipo documental, lo podemos exportar en formato ZIP e instalarlo.





My first document type in Rhombus from Athento on Vimeo.

Athento ECM está basado en Nuxeo EP y aún tenemos mucha herencia de nuestra industria en la que hemos de trabajar para hacer mejor el producto. Por ejemplo, para que el nuevo plugin (ya sea un tipo documental u otra funcionalidad) esté operativo, el core de Athento ECM y Nuxeo obliga a reiniciar la aplicación. Es decir, los plugins no los toma la aplicación en caliente.

En futuras versiones, atacaremos esta problemática, lo importante es que, hoy por hoy, un usuario sin conocimientos de programación puede crearse en 5 minutos sus formularios o tipos documentales. Podemos pues realizar la customización del gestor documental sin programación.

Esto claro, era sólo el comienzo. Teníamos que permitir el trabajo colaborativo en la customización del gestor documental, por lo que hicimos que las aplicaciones en Rhombus se puedan compartir.

Así mismo, hemos ido añadiendo a Rhombus funcionalidad que nos permitía ir más rápido en nuestros propios proyectos, por ejemplo, permitiéndonos crear y gestionar vocabularios (listas de valores que pueden tomar los metadatos) desde Rhombus.




También era vital que empezáramos a atacar uno de los problemas graves del software de gestión documental actual: la necesidad de reinicios para que la herramienta tome los cambios. Cuando se está en la fase de desarrollo, esto no pasa de ser una característica “molesta” del software, pero cuando se trabaja en ambientes empresariales en producción, el tener que reiniciar implica una serie de procedimientos y logística que no es buena ni para el cliente ni para nosotros o nuestros integradores. Por eso, ahora en Athento ECM, usando Rhombus, es posible que los parámetros de configuración se coloquen y modifiquen desde la interfaz de usuario de Athento ECM. Con Rhombus definimos que parámetros han de estar disponibles desde la interfaz.

Creo que en general, con Rhombus estamos empoderando a la figura de usuarios administradores. Pero no dándoles más trabajo, sino asegurándoles menos dependencia de equipos técnicos y haciendo que la configuración del producto sea fácil para ellos. También facilitamos que los usuarios de negocio se puedan implicar mucho más en el set up de la herramienta al simplificar tanto la configuración. Con suerte, algún día nuestros clientes no nos van a necesitar en absoluto para customizar Athento y podremos decir que es posible customizar el gestor documental al 100% sin programación.

Nos queda mucho trabajo, por ejemplo, uno de los próximos pasos será que los usuarios puedan configurarse sus propios formularios de búsqueda, utilizando los criterios que les son relevantes. Vamos también a seguir atacando el problema de los reinicios y despliegues. Queremos que desde el propio Rhombus sea posible:

  • vincular el gestor documental para despliegue directo de los proyectos.
  • que se puedan descargar los addons de Athento desde github, etc.

Nos queda muchísimo trabajo por hacer para empoderar a nuestros clientes, pero ya hemos empezado y con cada versión nuestros clientes van a ir disfrutando de mayor autonomía y flexibilidad.

Imagen tomada de www.pexels.com

Prueba 30 días gratis Athento

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