lunes, 22 de agosto de 2016

Interoperabilidad con los flujos de trabajo desde sistemas externos



Cada vez  más, la interoperabilidad, o capacidad del sistema de gestión documental de comunicarse con otras aplicaciones, es una de las principales preocupaciones de las compañías y entidades a la hora de elegir su sistema de gestión documental. Esto es aún más relevante cuando se quiere usar el gestor documental como hub de información.  Es decir, conseguir que el gestor documental o herramienta ECM centralice toda la documentación de la compañía y que las aplicaciones de negocio se conecten a él para consultar documentos o crear nuevos documentos. 

Cuando estamos tramitando expedientes, solicitudes de clientes, etc., es típico que necesitemos información de aplicaciones de negocio para poder continuar la aprobación, tramitación o gestión de un documento. Por ello, puede ser necesario que desde flujos de trabajo se haga llamadas a sistemas externos para obtener información.


Athento ECM ofrece de forma nativa llamadas REST para interactuar con los flujos de trabajo. Estas llamadas permiten entre otras cosas:

  • Comenzar workflows
  • Consultar el estado
  • Modificar variables del workflow
  • Completar tareas
  • Reiniciar el flujo completo, etc.
Vamos a ver un ejemplo de llamada en Java para comenzar el Workflow:

OkHttpClient client = new OkHttpClient();
MediaType mediaType = MediaType.parse("application/json");
RequestBody body = RequestBody.create(mediaType, "{\"input\":\"902a31d1-194d-4449-9bd2-b97eb087757c\",\"context\":{}, \"params\" : {\"id\" : \"ParallelWorkflow\", \"start\" : \"true\", \"variables\" : {\"assignee\" : \"User1\" } }\n    \n}");
Request request = new Request.Builder()
.url("https://www.ejemplo.com/nuxeo/site/automation/Context.StartWorkflow")
  .post(body)
  .addHeader("authorization", "Basic RRRaW5pc3RyYXRvcjpjbTFtcTEwMGcu")
  .addHeader("content-type", "application/json")
  .addHeader("accept", "application/json+nxentity, */*")
  .addHeader("cache-control", "no-cache")
  .build();
Response response = client.newCall(request).execute();


Recordad que Athento dispone de una potente API. En la siguiente página encontraréis algunos servicios web básicos de Athento que podéis probar desde nuestro trial online gratuito de Athento.


Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

martes, 16 de agosto de 2016

Firma Digital en Athento ECM

Firma Digital en Athento EMC

La firma digital es una necesidad recurrente dentro de la gestión documental.

Athento ECM tiene dos vías para darle solución a esta necesidad:
  • Usar servicios de firma ondemand. El cliente paga por el número de firmas que utilice.
  • Con el plugin de firma básico del gestor documental.
Es de el segundo caso del que os quiero hablar hoy.

Plugin de Firma Digital Básica de Athento ECM 

En Athento ECM, la funcionalidad de firma está disponible como un addon, al que pueden acceder nuestros clientes cloud u onpremise (ver precios de los plugins en el cloud de Athento).

Dentro del gestor documental, el plugin de firma digital básica se utiliza dentro del contexto de la necesidad de garantizar que documentos dentro del gestor documental, una vez firmados no han sido alterados o modificados. En concreto, el plugin nos permite la firma digital de archivos PDF que se encuentren almacenados en el gestor documental.

¿Cómo Funciona el plugin de Firma Digital Básica?

La Firma Digital Básica de Athento permite a una empresa usar un certificado emitido por una entidad certificadora -CA-, para a partir de ese certificado generar certificados para los usuarios de Athento y que puedan firmar documentos.

Firma Digital en Athento EMC
Firma digital en Athento

Una vez que este plugin está instalado y funcionando, los documentos que incluyan un archivo PDF disponen de una pestaña llamada Firma o Signature. Dentro de esa pestaña, los usuarios deben aportar la contraseña de su certificado y hacer clic en el botón "firmar" para que el documento quede firmado. Por supuesto, también se almacenan ahí los datos de la firma.

En el siguiente enlace podéis encontrar la documentación técnica sobre cómo funciona el plugin de firma digital básica de Athento.

Prueba ahora Athento ECM gratis durante 30 días y accede a tres aplicaciones prar gestionar todos tus documentos y archivos: Gestión Documental, Captura de Documentos y Records Management y Archivo.

Imagen tomada de www.pixabay.com

Descarga el caso de éxito de ICOGAM y descubre cómo digitalizar de forma inteligente

viernes, 12 de agosto de 2016

Experiencia móvil en Athento


En el post de hoy, os vamos a contar cómo acceder a los documentos y otros contenidos que tenemos en el gestor documental Athento desde dispositivos móviles. Y las acciones que podemos llevar a cabo desde cualquier teléfono móvil inteligente o tableta.

El diseño responsivo de la plataforma permite a los usuarios una experiencia móvil en Athento desde cualquier lugar en cualquier momento siempre que dispongan de conexión a Internet. No es necesario que los usuarios se descarguen una aplicación, ya que la propia interfaz de Athento está optimizada para web.


Acceso a través del navegador web de un dispositivo móvil

¿Cómo acceder a Athento?

La interfaz de usuario está optimizada para el acceso desde dispositivos móviles de modo que es posible acceder a Athento desde el propio navegador del móvil o tablet directamente.

Experiencia móvil en AthentoExperiencia móvil en Athento

Trabajar con los documentos

Una vez dentro de la plataforma, los usuarios pueden previsualizar los documentos desde el navegador web de su dispositivo o descargarlos

Además, los usuarios pueden hacer comentarios en los documentos y también compartirlos a través de email

Experiencia móvil en AthentoExperiencia móvil en Athento

Hacer búsquedas de documentos

También es posible hacer búsquedas de documentos desde la propia interfaz móvil de Athento: 

Experiencia móvil en Athento

Acceso al perfil de usuario

Además, los usuarios pueden consultar la información de su perfil como usuario en la plataforma ECM Athento

Experiencia móvil en Athento

Recomendamos acceder a los documentos desde la interfaz web para trabajar siempre con la última versión de la tecnología ya que la plataforma se actualiza de forma constante.



Imagen tomada de www.pexels.com

Prueba 30 días gratis Athento

martes, 9 de agosto de 2016

Customización del gestor documental sin programación



Athento Rhombus

En esta entrada quiero abordar cómo hoy es posible customizar el gestor documental sin programación.

Hace ya muchos meses que venimos hablando de los cambios que deben ocurrir en el mercado del ECM y la gestión documental. Nuestro CEO, José Luis de la Rosa ha tratado en profundidad problemas o retos claros del mercado ECM como por ejemplo:

  • la dependencia que tienen los clientes de empresas integradoras y desarrolladores de software.
  • la lentitud de los proyectos de gestión documental debido a la gran necesidad de programación y la complejidad del software actual.
  • el elevado coste de los proyectos de gestión documental
  • la falta de orientación a automatización de procesos del software ECM.
  • el carácter excesivamente técnico de las distintas herramientas del espectro ECM.

Nuestra misión como fabricantes de software, es incorporar esta visión a Athento. En ello hemos estado trabajando. Hoy quiero mostraros los pasos que hemos ido dando en este sentido. No todos nuestros clientes están familiarizados con Athento Rhombus. Athento Rhombus es una interfaz gráfica que permite la customización del gestor documental sin necesidad de programación. Es una forma de confeccionar el Athento con el que quieres trabajar en tu día a día.

Las personas que han trabajado dentro del sector tecnológico de la gestión documental, saben que, por ejemplo, una funcionalidad tan básica como la creación de tipos documentales o formularios requiere la creación de ficheros XML, ficheros de configuración, etc. para poder funcionar. Esto hace que si los clientes de las aplicaciones de gestión documental quieren un nuevo tipo documental, tengan que recurrir a un técnico propio o externo.

Pues bien, esas son precisamente las cosas que queríamos cambiar.



Por supuesto, no somos los únicos que hemos emprendido este camino, pero sí que queríamos emprenderlo con una visión distinta. Queríamos un producto menos orientado a perfiles técnicos que Nuxeo Studio y con una curva de aprendizaje más rápida que Aikau de Alfresco. A nivel comercial, tampoco queríamos que fuera más de lo mismo, por eso Rhombus es un producto a disposición de cualquier cliente de Athento.

La creación de un tipo documental era la primera funcionalidad que debíamos poner a disposición de los clientes: Crea tu proyecto e incluye cuantos tipos documentales vayas a utilizar. Un tipo documental sencillo, como por ejemplo una factura, debería poder hacerse en menos de 5 minutos.

Con esa visión hicimos posible esta funcionalidad: un botón para crear nuevo tipo documental e ir añadiendo campos de forma fácil. Luego de crear el tipo documental, lo podemos exportar en formato ZIP e instalarlo.





My first document type in Rhombus from Athento on Vimeo.

Athento ECM está basado en Nuxeo EP y aún tenemos mucha herencia de nuestra industria en la que hemos de trabajar para hacer mejor el producto. Por ejemplo, para que el nuevo plugin (ya sea un tipo documental u otra funcionalidad) esté operativo, el core de Athento ECM y Nuxeo obliga a reiniciar la aplicación. Es decir, los plugins no los toma la aplicación en caliente.

En futuras versiones, atacaremos esta problemática, lo importante es que, hoy por hoy, un usuario sin conocimientos de programación puede crearse en 5 minutos sus formularios o tipos documentales. Podemos pues realizar la customización del gestor documental sin programación.

Esto claro, era sólo el comienzo. Teníamos que permitir el trabajo colaborativo en la customización del gestor documental, por lo que hicimos que las aplicaciones en Rhombus se puedan compartir.

Así mismo, hemos ido añadiendo a Rhombus funcionalidad que nos permitía ir más rápido en nuestros propios proyectos, por ejemplo, permitiéndonos crear y gestionar vocabularios (listas de valores que pueden tomar los metadatos) desde Rhombus.




También era vital que empezáramos a atacar uno de los problemas graves del software de gestión documental actual: la necesidad de reinicios para que la herramienta tome los cambios. Cuando se está en la fase de desarrollo, esto no pasa de ser una característica “molesta” del software, pero cuando se trabaja en ambientes empresariales en producción, el tener que reiniciar implica una serie de procedimientos y logística que no es buena ni para el cliente ni para nosotros o nuestros integradores. Por eso, ahora en Athento ECM, usando Rhombus, es posible que los parámetros de configuración se coloquen y modifiquen desde la interfaz de usuario de Athento ECM. Con Rhombus definimos que parámetros han de estar disponibles desde la interfaz.

Creo que en general, con Rhombus estamos empoderando a la figura de usuarios administradores. Pero no dándoles más trabajo, sino asegurándoles menos dependencia de equipos técnicos y haciendo que la configuración del producto sea fácil para ellos. También facilitamos que los usuarios de negocio se puedan implicar mucho más en el set up de la herramienta al simplificar tanto la configuración. Con suerte, algún día nuestros clientes no nos van a necesitar en absoluto para customizar Athento y podremos decir que es posible customizar el gestor documental al 100% sin programación.

Nos queda mucho trabajo, por ejemplo, uno de los próximos pasos será que los usuarios puedan configurarse sus propios formularios de búsqueda, utilizando los criterios que les son relevantes. Vamos también a seguir atacando el problema de los reinicios y despliegues. Queremos que desde el propio Rhombus sea posible:

  • vincular el gestor documental para despliegue directo de los proyectos.
  • que se puedan descargar los addons de Athento desde github, etc.

Nos queda muchísimo trabajo por hacer para empoderar a nuestros clientes, pero ya hemos empezado y con cada versión nuestros clientes van a ir disfrutando de mayor autonomía y flexibilidad.

Imagen tomada de www.pexels.com

Prueba 30 días gratis Athento

miércoles, 3 de agosto de 2016

Cómo dividir lotes de documentos con Athento SE

Cómo dividir lotes de documentos con Athento SE

Como vimos en el artículo Métodos de separación de lotes de documentos escaneados, hoy en día los escáneres permiten digitalizar grandes cantidades de documentos en poco tiempo. 

Sin embargo, se trate de documentos en papel escaneados o de documentos creados de forma digital, cuando creamos lotes de documentos, lo normal es querer almacenarlos como documentos independientes a los que poder acceder, consultar o extraer datos de forma individual. 

Un ejemplo muy frecuente de esta necesidad de dividir lotes de documentos o fragmentar PDFs lo tienen empresas u organismos públicos que trabajan con expedientes, de forma que cada expediente contiene diferentes tipos de documentos y una vez que se digitaliza el expediente, necesitan poder acceder a cada uno de esos documentos en lugar de a un único fichero.

Otros ejemplos frecuentes:

  • dividir paquetes de facturas
  • dividir paquetes de notas de entrega
  • dividir paquetes de currícua (CVs)
  • división de expedientes de trámites de vehículos
  • división de expedientes de personal

Para esto, el software de captura de documentos resulta clave. Hoy vamos a contaros cómo dividir lotes de documentos con Athento SE. 

Dividir lotes de documentos con Athento SE paso a paso

Athento SE permite dividir paquetes de documentos o lotes almacenados en un único archivo PDF de forma que se pueden separar como documentos distintos. 

El archivo PDF puede contener bien muchos documentos de un mismo tipo (facturas de un mismo proveedor, contratos de clientes de un mismo producto, etc. ) o bien, muchos documentos de diferentes tipos (facturas de distintos proveedores mezcladas con albaranes y notas de entrega, contratos de clientes de diferentes productos, etc.). 

Athento SE divide los documentos haciendo uso de su funcionalidad de clasificación de documentos ya que es capaz de clasificar documentos completos y también por páginas. Para este caso concreto que vemos hoy de división de lotes, usará la funcionalidad de clasificación por página como vamos a ver más adelante. 

Los pasos para dividir los lotes de documentos con Athento SE son los siguientes: 

1. Crear los tipos documentales en los que vamos a dividir el archivo PDF

El primer paso que debemos llevar a cabo es crear los tipos documentales que hay incluidos en el archivo PDF. Esto quiere decir que si en el archivo PDF tenemos un único tipo de documento (facturas de un mismo proveedor, por ejemplo), crearemos un único tipo documental. Y si, por ejemplo, tenemos varios tipos de documentos (facturas de distintos proveedores o notas de entrega o contratos, etc.), crearemos todos esos tipos documentales o al menos los tipos documentales para los documentos que queremos que se separen de forma automática en archivos individuales.

La clasificación por página permite que se entrene el software Athento SE para que sea capaz de reconocer la primera página de cada tipo documental, de modo que en el caso de la división de archivos PDF, cada vez que Athento SE reconozca un tipo documental en una página, dividirá el archivo PDF en esa posición hasta que encuentre y reconozca un nuevo tipo documental.

Por ejemplo, Athento SE identifica la primera página del contrato con un cliente y sabe que se trata de ese tipo de documento, pues sigue leyendo el documento hasta que encuentra otra primera página de contrato con clientes y es entonces cuando divide el archivo PDF. 

Si aún no sabes cómo crear un tipo documental, te será de ayuda el tutorial cerca de Cómo clasificar un documento de forma automática


2. Indicar que esos tipos documentales que hemos creado se utilizarán en la clasificación por página

Desde el back-end de la plataforma, debemos indicar que los tipos documentales que hemos creado se utilizarán para la clasificación por página de un archivo/documento. Sigue la siguiente ruta: Doctypes -> Document types como en la siguiente imagen:

clasificación de documentos por página Athento SE
Athento SE: Document types

En Document types buscamos los tipos documentales que queremos utilizar. Debemos activar la opción "Forpages" en aquellos tipos documentales para los que vayamos a utilizar la clasificación por página y hacer click en "Save".

clasificación de documentos por página Athento SE
Athento SE: Select Forpages

3. Activar en Athento SE la operación de clasificación por página

El siguiente paso, será activar la operación que permite la clasificación por página en la plataforma. Para ello, desde las "Settings" de la serie, iremos a "Document Operations" y activaremos la operación "Pages Classifier by Fuzzy Text Similarity" como en la siguiente imagen, asegurándonos de que el parámetro "Pages" tiene como valor "1".

clasificación de documentos por página Athento SE
Athento SE: Pages-classifier

4. Probar a clasificar las páginas de un PDF

Si ejecutamos la operación de clasificación desde la vista del documento (con "Complete Analysis" o mediante el botón propio de la operación), veremos algo como en la siguiente imagen, donde a la derecha, podemos ver como Athento SE ha hecho la clasificación página a página del documento:

clasificación de documentos por página Athento SE
Athento SE: Clasificación por página
Es importante que una vez que ya tenemos la clasificación funcionando borremos el documento con el que hayamos estado trabajando puesto que necesitamos que las páginas se vuelvan a clasificar para su división.

5. Configurar la división por tipo documental

El siguiente paso es activar la operación que realizará la división. Desde las "Settings" de la Serie, activaremos la operación "Split per pages" o "División de documentos por tipo documental de páginas clasificadas". Esta operación, de forma automática, generará una Serie llamada "Splits" a la que serán enviados los nuevos archivos PDF producto de la división.

clasificación de documentos por página Athento SE
Athento SE: Splits per pages

6. Probar la división de lotes de documentos

El último paso será comprobar que la división por lotes funciona. Para ello, subiremos un nuevo documento y lo procesaremos a través del botón "Complete Analysis". Una vez que se procese el archivo, desde la lista de documentos deberemos de ver algo como la siguiente imagen:

clasificación de documentos por página Athento SE
Athento SE: División por lotes satisfactoria :)
El resultado de la división de lotes de documentos será tantos archivos extras como páginas haya clasificado Athento SE dentro del archivo PDF. Estos nuevos archivos generados, indicarán en su nombre, por un lado, el nombre del fichero original y, por otro, las páginas de ese fichero que lo componen.

Prueba ahora Athento SE de forma gratuita y comienza a clasificar tus documentos de forma inteligente, fácil e intuitiva.


Prueba 30 días gratis Athento

martes, 2 de agosto de 2016

Nota de Prensa: Athento y SHS Consultores adjudicatarios del ECM Corporativo de Aljarafesa

Aljarafesa apuesta por la oficina sin papel y una mejora de sus servicios y productividad implementando una plataforma ECM
SHS Consultores junto con el fabricante de software de ECM Athento, han sido adjudicatarios del servicio de Suministro, Implantación y Despliegue del ECM Corporativo en Aljarafesa.

Aljarafesa - Empresa Pública de los Ayuntamientos del Aljarafe (Sevilla) - abastece del suministro de agua desde hace más de 40 años en la zona del Aljarafe prestando el servicio a 29 pequeños y medianos municipios y más de 250.000 ciudadanos. 

El principal objetivo de Aljarafesa es ofrecer un mejor servicio y siempre de calidad a una comarca que se encuentra en pleno crecimiento a nivel demográfico. 

El proyecto de implementación de un ECM Corporativo se enmarca en la estrategia de Aljarafesa hacia la oficina sin papel, hacia el incremento de la productividad interna, la eficacia en el trato con sus abonados y en su avance hacia la integración de los contenidos digitales y empresariales. 

La alianza de SHS Consultores con Athento responde a la estrategia de ambas compañías por aportar valor en el mundo de la gestión de contenidos y de la gestión documental inteligente con una solución netamente andaluza y proyección y experiencia en el mercado nacional e internacional. 

El proyecto tiene previsto una duración de 36 meses a lo largo de los cuáles se ejecutará la implementación y puesta en producción de una plataforma ECM que permita el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital). 

Athento es una firma española con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de software ECM y de captura de documentos. Actualmente, cuenta con representación comercial en América y Europa. Su producto Athento, es el encargado de gestionar la documentación de empresas como Barclaycard, LeroyMerlin, BNP Paribas, la Dirección General de Tráfico de España y Páginas Amarillas, entre otras importantes multinacionales. 

SHS Consultores es una firma española con más de 25 años de experiencia en consultoría y desarrollo de soluciones de software, electrónica y sistemas. Actualmente, cuenta con representación comercial en Europa y América y cuenta entre sus clientes a importantes firmas como Telefónica, Capgemini, Ayesa, Endesa o Accenture.

Descarga este white paper sobre digitalización inteligente

martes, 19 de julio de 2016

LEAP el sucesor de Documentum


Recientemente, Rohit Ghai - presidente de la División de Contenidos Empresariales (ECD) en EMC - afirmó acerca de Documentum que "nadie nos está pidiendo más características o funcionalidades". Es decir, que por decirlo de alguna forma, EMC Documentum ya ha evolucionado lo que tenía que evolucionar. Y hay informes que hablan de la intención de EMC de vender Documentum. 

Aún así, la mayoría de la gente asocia la División de Contenidos Empresariales (ECD) de EMC con Documentum, una de las plataformas de ECM más utilizadas en el mundo y muy arraigada en muchas arquitecturas empresariales. De modo que, es poco probable que las empresas quieran dejar de trabajar con Documentum porque sí. Es incluso probable que haya empresas que aún se decidan por comprarlo. 

El futuro de Documentum

¿Qué va a pasar ahora? Mientras a nivel de producto, Documentum parece que ya está "completo", EMC plantea seguir mejorándolo a través de actualizaciones que hagan que la plataforma de ECM sea más productiva pero también más barata. 

Para ello, aprovecharán tecnologías de código abierto y menos costosas con las que estiman que el coste total de trabajar con Documentum se traduzca en una reducción del 30-40% en costes de infraestructura, un 60-70% en el coste de la base de datos y un 30-40% en el coste de actualización de la plataforma. 

De modo que, por un lado, para aquellas empresas que ya trabajan con Documentum es poco probable que estén pensando en buscar otras alternativas de ECM debido a la profunda interrelación de la plataforma con sus aplicaciones de negocio. Y, por otro, un mejor precio de implementación y mantenimiento de la plataforma, puede ser otro motivo para seguir trabajando con ella. 

Además, la propuesta de EMC de que Documentum y LEAP (el nuevo nombre del anterior Project Horizon) trabajan mejor juntos puede hacer que esta plataforma tenga aún un largo recorrido. 

El lanzamiento de LEAP

Para incentivar a los clientes actuales de Documentum con licencias de mantenimiento, EMC está ofreciendo LEAP - su nueva plataforma de gestión de contenidos empresariales- de forma gratuita dentro de un programa "Saltemos juntos". Este paso podría ser clave para reconquistar los corazones de los usuarios finales de Documentum que se resisten al cambio si la experiencia de usuario con LEAP es tan buena como EMC o los analistas sugieren. 

Según Ghai, "LEAP es un conjunto de aplicaciones desarrolladas específicamente para las empresas en la era digital. Con el contenido en la nube y el propósito de dar respuesta a las necesidades cotidianas de los usuarios finales". 

Así, mientras que las soluciones tradicionales de EMC como Documentum se diseñaron para uso interno de las empresas por usuarios altamente cualificados, LEAP se ha diseñado para que pueda usarlo cualquier trabajador en su día a día, incluidos colaboradores externos que trabajan fuera de la empresa. 

Ese conjunto de aplicaciones engloba una aplicación para el intercambio seguro y estructurado de contenido (LEAP Courier); una aplicación para la captura y clasificación de documentos (LEAP Snap) basada en la funcionalidad de EMC Captiva; una aplicación para editar documentos de forma colaborativa (LEAP Concert) con la novedad de que permite crear flujos de trabajo para editar o aprobar sólo secciones individuales asignadas a individuos y de esta forma proteger el contenido; y varias aplicaciones para navegar, acceder o aprobar contenidos de forma fácil, desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier lugar (LEAP Express y LEAP Focus).

Además, Ghai anunció que van a invitar a los mejores desarrolladores de aplicaciones para que creen otras aplicaciones LEAP y llenen los vacíos. Y han iniciado un programa para resellers, al que esperan que se apunten los actuales partners de Documentum. 

La analista de Forrester Cheryl McKinnon considera que el nuevo producto "cubre la brecha existente entre la gestión colaborativa de contenidos y las necesidades de los usuarios" y que "está diseñado para solucionar los puntos débiles específicos a los que se enfrentan los trabajadores de la información en el día a día". 

McKinnon espera que los clientes actuales de Documentum sean los primeros en adoptar LEAP, tanto porque es gratis como por ofrecer la experiencia moderna y digital que los usuarios de Documentum han estado esperando durante años. 

Cuál es la estrategia de la División de Contenidos Empresariales de EMC

Por un lado, Documentum es una plataforma confiable por su seguridad. cumplimiento de normas y robustez, y es esta la plataforma que sustenta el nuevo producto, LEAP, que aporta la innovación que las empresas necesitan para afrontar los nuevos retos digitales. 

De modo que, en palabras de John Newton - co-fundador de Documentum, co-fundador y CTO de Alfresco-: "No hay innovación sin interrupción, pero no hay progreso sin estabilidad". Y esto parece ser justo lo que EMC pretende llevar a cabo.

 El giro del mercado de la gestión documental


Este artículo nos muestra el claro cambio de eje que está teniendo el mundo de la gestión documental, desde un punto de vista centrado en grandes infraestructuras empresariales, a un punto de vista centrado en los usuarios. Ya hemos analizado estas cuestiones en artículos como el de nuestro CEO, Mi visión personal sobre el ECM.

Por otro lado, es el cloud computing uno de los mayores motores del cambio en la gestión documental. Los usuarios esperan que las aplicaciones puedan usarse igual que usan sus aplicaciones de usuario del día a día (Google, Gmail, redes sociales, Dropbox, etc.)

Nosotros venimos incorporando estos cambios en el producto desde hace más de un año ya. Seguro que pronto tendremos la ocasión de comprobar el performance de Athento SE frente al de LEAP Snap. Recordad que Athento incorpora funcionalidad de captura de documentos bajo la misma licencia del gestor documental desde hace ya tiempo a diferencia de la mayoría de proveedores.


lunes, 4 de julio de 2016

Comparar documentos y versiones de documentos de forma automática en Athento

Athento ECM cuenta con un plugin llamado Diff. El plugin Diff permite comparar dos documentos o dos versiones de un mismo documento para ver sus diferencias.

Esta funcionalidad suele ser de mucha utilidad por ejemplo para departamentos jurídicos o departamentos de compras que necesitan tener la garantía de que un contrato no ha cambiado en el proceso de negociación o, al menos, tener controladas las distintas modificaciones del contrato. 

Cuando se comparan dos documentos o versiones de un documento con el plugin Diff, los elementos que se tienen en cuenta son:

  • los metadatos (título , la cobertura , la fecha de modificación , etc. )
  • el contenido (fichero principal)
  • los archivos adjuntos

    Para que la plataforma pueda llevar a cabo comparaciones de documentos, sus ficheros principales y adjuntos deben poder convertirse a TXT o HTML (por ejemplo PDF indexable y archivos ofimáticos), mediante los conversores por defecto de la plataforma.

    Los campos que se muestran en la captura son aquellos en los que hay diferencias. En este caso, se están comparando dos versiones del mismo documento.





    También es posible ver los cambios realizados en el contenido de una manera mucho más detallada, como se muestra en la siguiente imagen. El texto resaltado en rojo es exto borrado y el texto en verde es el texto añadido.




    La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

    AddThis