martes, 8 de mayo de 2018

¿Cómo ocultar los botones que aparecen bajo los metadatos?



                 Mejoras en la interfaz de producto: Disponible nuevo botón para ocultar los botones de                                                               gestión de los metadatos.


Como sabéis, bajo los campos de los metadatos en Athento aparecen distintos botones. Estos botones permiten múltiples funciones:

  • Editar la configuración del metadato.
  • Extraer información del texto del documento.
  • Editar la visualización del metadato.
Estos botones permiten a los usuarios configurar los metadatos de forma autónoma y sin intervención del equipo de Athento.

Sabemos que las personas trabajamos mejor cuando tenemos menos elementos distractores, por lo que, para no sacrificar la autonomía de los usuarios y no limitar sus capacidades de configuración, hemos creado un nuevo botón que permite mostrar y ocultar a demanda los botones de control de estos metadatos.
Este botón está presente en la cabecera del panel Metadata (Metadatos).



Por defecto este nuevo botón hace que no se muestren los botones de los metadatos. Para poder ver los botones, es necesario hacer clic sobre el.


A continuación, podéis ver en este vídeo la forma en la que funciona el botón:


New Call-to-action

jueves, 3 de mayo de 2018

Medir el éxito de la implementación de un Gestor Documental


Cualquier inversión en software debe perseguir el objetivo de obtener mejoras en la productividad de los equipos. La implementación de un Sistema de Gestión Documental no es diferente. En este artículo veremos cómo medir el éxito de la implementación de un gestor documental.
Cuando se implementa un Gestor Documental, debemos evaluar si realmente el nuevo software está teniendo el éxito esperado o no. Algunos expertos sugieren que se debe realizar seguimiento a indicadores KPI que comparen la utilización del nuevo sistema con respecto al anterior software o método de trabajo, en el caso de procesos inicialmente manuales. Aunque medir el nivel de adopción es importante, estos KPI de utilización, no terminan de mostrarnos si se está cumpliendo con el objetivo propuesto.

¿Cuál es la razón para implementar un nuevo sistema?

Normalmente, un nuevo sistema se implementa para automatizar algún proceso que hasta el momento se ha realizado manualmente, o para sustituir un sistema automatizado que por alguna razón ya no está haciendo su trabajo de manera eficiente. Pero, ¿cómo podemos saber si un sistema realmente cumple con su objetivo?
La respuesta a esta pregunta podemos resumirla en una sola palabra: “Productividad”.

Medir el éxito de la implementación del Gestor Documental

Para medir el impacto de la implantación de un Gestor Documental en la productividad, será necesario determinar indicadores concretos a medir. Dependiendo del proceso con el que esté relacionada la implantación, podrías hacerte preguntas concretas como:
  • ¿Cuántos incidentes procesa exitosamente un analista del help-desk?
  • ¿Cuál es el tiempo que se necesita para hacer el onboarding digital del cliente?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en dar de alta al nuevo empleado?
  • ¿Cuánto tiempo tarda la aprobación de una solicitud de compra o adquisición de bienes o servicios?
Lo importante es encontrar la manera de saber cómo medir la productividad en el/los procesos afectados, ya que de esta manera es posible encontrar los medios adecuados para mejorarlos.

¿Qué pasa cuando el objetivo es mejorar la seguridad de la información o el cumplimiento de normas?

Cuando se implementa un Gestor Documental para mejorar la gobernanza de la información, resulta un poco más complicado medir el impacto de la implantación. Sin embargo, sigue siendo posible definir indicadores claros:
  • Nivel de cumplimiento de normas y regulaciones específicas.
  • Reducción del número de penalizaciones o reclamaciones.
  • Tiempos de recuperación de la información.
En cualquier caso, cuando se tienen objetivos de este tipo, sigue siendo importante, medir el impacto en la productividad. No debería sacrificarse ésta en aras de la gobernanza de la información o de la seguridad.

Heredar problemas viejos en sistemas nuevos

Se deben identificar de manera correcta los problemas existentes y la causa de los mismos antes de implementar un nuevo sistema. En algunas oportunidades se reemplaza un software por otro y los problemas continúan, demostrando que no se trataba de un problema técnico.

Los procesos afectados deben ser analizados minuciosamente para identificar la raíz de los problemas actuales y cómo se pueden resolver con el fin de mejorar la métrica que importa: la productividad.

En Athento contamos con un Software de Gestión Inteligente con el cual puedes incrementar los niveles de productividad en tu organización, puedes probarlo gratuitamente por 30 días.


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martes, 24 de abril de 2018

¿Cuál es la diferencia entre IaaS, PaaS y SaaS y cómo afecta a mi Gestión Documental Cloud?


En este artículo conocerás la diferencia entre IaaS, PaaS y SaaS o modelos de arquitectura ofrecidos por los proveedores de gestión documental cloud o gestión documemntal en la nube
Cuando hablamos de “Cloud Computing” o la “Nube”, nos encontramos con términos y acrónimos un poco crípticos para aquellos que no están familiarizados con la materia, por ejemplo, IaaS, PaaS y SaaS. Estos acrónimos hacen referencia a los tres modelos de arquitectura de servicios que se pueden ofrecer en la nube, en el caso de la gestión documental, los 3 tipos de arquitecturas cloud que podrían albergar el software de gestión documental de vuestra empresa.

Significado de IaaS, PaaS y SaaS

El significado en español de las siglas de las que hablamos es el siguiente:
  • IaaS: Infraestructura Como Servicio.
  • PaaS: Plataforma Como Servicio.
  • SaaS: Software Como Servicio.
Probablemente estés preguntándote, ¿cuál es la diferencia entre IaaS, PaaS y SaaS? ¿Qué modelo debo escoger como organización? ¿Qué necesito para aprovechar las ventajas que ofrecen estos servicios en la nube? Sigue leyendo y encontrarás la respuesta a estas preguntas.

Diferencia entre IaaS, PaaS y Saas

Ahora que ya conoces el significado de estos particulares acrónimos, te vamos a explicar, en qué consiste cada uno de ellos, para que puedas apreciar la diferencia entre IaaS, PaaS y SaaS.

IaaS

Se trata del modelo más complejo de administrar de cara al cliente, pero también en el cual éste posee mayor control.
En el modelo de IaaS, un proveedor ofrece una infraestructura de TI dimensionada según las necesidades y las expectativas de crecimiento del cliente. Una infraestructura de este tipo puede estar compuesta por elementos de almacenamiento, redes y servidores sobre los cuales, las organizaciones estarán desplegando toda la plataforma de servicios que necesitan para operar de manera adecuada.
En este tipo de servicios, el control y la administración de las aplicaciones, datos, y la gestión de la infraestructura, se encuentra en las manos del cliente.
Ejemplos de IaaS son servicios ofrecidos por Amazon Web Services, Microsoft Azure, entre otros proveedores, quienes ofrecen instancias virtualizadas de servidores, redes y almacenamiento sobre las cuales podemos desplegar todo lo necesario para la operación informática de nuestra empresa.
Athento ofrece este modelo a algunos de sus clientes. En este caso, el cliente será responsable de que la infraestructura que alberga Athento tenga las características adecuadas para el funcionamiento del software. En cierto sentido, es como tener una instalación on premise, pero los servidores son de un proveedor de cloud computing y no están ubicados en las instalaciones de nuestra empresa.

PaaS

Este tipo de arquitectura está orientada a desarrolladores de software, ya que ofrecen un entorno previamente configurado por el cliente, sobre el cual los programadores pueden dedicarse a construir sus aplicaciones, sin preocuparse por recursos de infraestructura.
En este tipo de servicios, el cliente no tiene control sobre aspectos propios de la Infraestructura utilizada como almacenamiento, redes, o poder de cómputo. Un ejemplo de PaaS puede ser Google App Engine, herramienta que ofrece la posibilidad de desarrollar aplicaciones sobre lenguajes de programación como Phyton o Java, para luego ser desplegadas en la infraestructura provista por Google.
Como vemos, este tipo de modelo cloud, está más orientado a ofrecer servicio a los desarrolladores de software y menos a clientes finales. En el caso de Athento, esta modalidad no está disponible.

SaaS

En este tipo de arquitectura, el cliente no tiene control sobre la infraestructura ofrecida. Al utilizar SaaS, el cliente simplemente paga por utilizar una aplicación alojada en Internet para un uso específico.
Este tipo de arquitectura tiene muchas ventajas para los clientes que quieren tener su gestión documental en la nube. Por ejemplo, hace que no sea un problema el no contar con personal especializado en TI o en la aplicación de gestión documental.
También son el modelo más rápido: Los servicios de SaaS hacen que el cliente no tenga que realizar ninguna tarea para comenzar a utilizar sus servicios. Es decir, se contrata la gestión documental con unas determinadas características y se empieza a usar.
Asimismo, los servicios de SaaS suelen ser bastante confiables y rápidamente escalables, ya que el proveedor, a través de su personal especializado, se encargará de actualizaciones de versiones y correcciones correspondientes. El cliente se despreocupa totalmente de los aspectos de mantenimiento de la infraestructura o del propio software.
Una ventaja más, es que en este modelo, el soporte viene incluido como parte de la cuota mensual que se paga por el uso del producto. Es decir, además de poder usar el software, tenemos derecho a ser atendidos si nos encontramos con cualquier problema.

Athento

Ahora que ya conoces la diferencia entre IaaS, PaaS y SaaS, te invitamos a probar nuestro potente gestor documental, que puede ser utilizado como servicio desde la nube (Athento Cloud ECM). Prueba nuestro gestor documental inteligente por 30 días.


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miércoles, 18 de abril de 2018

Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

A través de este ebook podrás descubrir como una buena Gestión Documental puede reducir el riesgo operacional en los procesos de negocio de las empresas de agua
Cuando hablamos de empresas de agua, nos referimos a un grupo de organizaciones que de una u otra manera se dedican a la explotación de este recurso natural.
Es frecuente encontrar en este tipo de empresas, que hay un desconocimiento del beneficio que un gestor documental puede ofrecer a sus distintos procesos, particularmente en lo referente a los workflows para controlar el flujo de la información y la propia ejecución de los procesos de negocio.
Los workflows o flujos de trabajo, son útiles para estructurar tareas, responsabilidades, tiempos y recursos necesarios en los distintos procesos de la organización. Además, pueden automatizar tareas cotidianas y permitir evaluar el estado parcial de cada una de ellas.

Gestión documental en empresas de agua para combatir el riesgo operacional

La ausencia de mecanismos de control automatizados que les permitan seguir los procesos en tiempo real, así como la imposibilidad de localizar información de forma rápida y certera, son dos problemas comunes en las empresas de agua.
Sin mecanismos de control automatizados se abre la posibilidad de que existan errores humanos. Así mismo, la posibilidad de localizar información en el futuro dependerá en gran medida de que en el presente se haga un esfuerzo automático, semiautomático o manual para alimentar la información necesaria en una plataforma de gestión documental.

¿Qué debemos hacer?

Planteadas estas problemáticas comunes a la mayoría de las empresas de agua, estamos con capacidad de suponer que necesitamos de un buen gestor documental que nos ayude a resolver estas dificultades. La elección de un proceso de negocio para incorporar el gestor documental dependerá de muchos factores como, por ejemplo, regulaciones, presupuesto económico disponible y la cantidad de recursos consumidos y el impacto de los procesos de nuestra organización, entre otros aspectos.
Es recomendable que se pueda hacer una lista de aquellos departamentos de la organización cuyos procedimientos sean críticos para la empresa, así como también se deben identificar y clasificar cada uno de los procesos inherentes a los departamentos seleccionados, clasificándolos por el impacto que sus ineficiencias tienen en la operación de la empresa.

Athento en empresas de agua

Athento es un potente gestor documental de experiencia comprobada en empresas de agua, que puede ayudar a tu organización a resolver problemas como los planteados en este artículo, así como en la automatización de procedimientos, almacenamiento de información o implementación de flujos de trabajo.
Puedes probar nuestra solución inteligente de Athento por 30 días.


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miércoles, 28 de febrero de 2018

Estrategias para prevenir fugas de datos


La fuga de datos se ha convertido en una de las principales preocupaciones de CTOs y otros directivos en las empresas. Aunque no hay mecanismos de seguridad infalibles, existen buenas prácticas que permiten reducir el riesgo de fugas de información.

Prevenir fugas de datos en las organizaciones se ha convertido en uno de los principales objetivos de los directivos de empresas en la actualidad. Esta preocupación es razonable si tomamos en cuenta que el gasto mundial en productos y servicios de seguridad de la información estuvo alrededor de 86,4 mil millones de dólares en el año 2017, y se espera que para el año 2018 esta cifra supere los 93 mil millones, según estadísticas de Gartner.

Ejemplos de Fugas de datos ocurridos en 2017

En el año 2017, importantes empresas fueron víctimas de ataques que consiguieron extraer información confidencial de sus bases de datos. Tenemos el ejemplo del ataque a Equifax, uno de los más grandes buró de crédito, a quienes los cibercriminales robaron información personal de más de 145 millones de personas.
También se habló mucho, a mediados del 2017, de la brecha de seguridad descubierta en la nube de Amazon (AWS), por expertos en seguridad informática, la cual permitía el acceso a la información de casi 200 millones de electores de los Estados Unidos.

¿Ayudará la GDPR a prevenir fugas de datos?

La nueva legislación conocida como GDPR, entrará en vigencia en mayo de 2018, y contempla fuertes sanciones para las empresas que realicen un tratamiento de datos personales de manera inadecuada, razón por la cual, las organizaciones tienen un motivo adicional para reforzarse en la protección de los datos personales de sus clientes y usuarios, y prevenir fugas de datos.

¿Cómo prevenir fugas de datos?

La seguridad de la información es una tarea que debe evolucionar tan rápido como lo hacen los métodos de ataques de los cibercriminales, es por ello, que no resulta sencilla, pero aquí mencionamos algunas buenas prácticas que pueden dificultar el acceso indebido a información corporativa:
  • Implementar procesos estandarizados para impedir el acceso físico o electrónico de ex empleados de la organización, inmediatamente después que dejan su cargo vacante.
  • Contar con un manual de seguridad interno que sea difundido y socializado de forma regular con los empleados.
  • Documentar los privilegios y niveles de acceso a datos confidenciales otorgados al personal de la empresa, y mantener un registro o bitácora de los accesos realizados.
  • Implementar procedimientos que garanticen que el usuario utiliza contraseñas robustas, y que las mismas sean cambiadas regularmente, así mismo evitar que sean compartidas con otros usuarios tanto internos como externos a la empresa. Esto es lo que se conoce como una Política de Contraseñas.
  • Invertir esfuerzos en la búsqueda constante de fallas o brechas de seguridad en los sistemas de la organización, que permitan que las mismas sean halladas antes que un potencial atacante lo haga.
  • Controlar el acceso a documentación mediante una política de autenticación y permisos.
  • Ofrecer a los usuarios mecanismos controlados para enviar o recibir documentación.
  • Invertir en soluciones de seguridad que evalúen de forma automatizada nuestras aplicaciones, de modo que de forma proactiva podamos detectar riesgos. En Athento por ejemplo, utilizamos Detectify entre otras.
  • Asegurarnos de que la infraestructura que soporta nuestras aplicaciones tiene protección DDoS.
  • Implementar métodos de encriptación/desencriptación seguros de la información confidencial, así como de métodos de respaldo y restauración de la misma. En el caso de Athento, el repositorio puede ser encriptado.
  • Capacitar a los empleados para reconocer posibles ataques de phishing, malwares e ingeniería social, reforzando de esta manera la seguridad implementada por medios automáticos y reduciendo la posibilidad del error de seguridad humano.
  • Evaluar de forma periódica la seguridad de nuestros proveedores cloud mediante pruebas programadas de hacking.

El papel del gestor documental en la seguridad de los datos

Recordemos que la información valiosa de la compañía no sólo se encuentra en bases de datos de aplicaciones de negocio, sino también en nuestros documentos. Toda compañía debería tener niveles de garantía con respecto a la seguridad de sus documentos, y no sólo aquellas que almacenan datos sensibles como información sanitaria. Esto es así porque con casi toda probabilidad, en nuestros documentos estamos almacenando algún tipo de información de carácter personal, ya sea de clientes o de empleados.

Es importante pues, contar con un gestor documental capacitado para intervenir de manera activa en la estrategia de prevención de fugas de datos implementada por la organización. Una solución de gestión documental eficiente, apoyada en buenas prácticas de control de acceso y gestión de permisos, mecanismos que ayudan al cumplimiento de la GDPR, y estrategias técnicas como encriptación del repositorio de datos,ayudarán a prevenir fugas de datos, garantizando así que la información de los clientes y usuarios permanezca segura.

También es importante considerar las capacidades de los gestores documentales en cuanto a la trazabilidad de todas las acciones acometidas por los usuarios en el sistema. Es importante no sólo que el acceso a la información sea controlado, sino que además sea registrado.

Un apartado extenso de seguridad, debería dedicarse también a la forma en la que nuestros empleados comparten o solicitan información a nuestros clientes. Muchos de los documentos que circulan en correos o en papel, contienen información sensible que debemos controlar. No se trata de limitar las posibilidades de los usuarios, sino de ofrecerles opciones cómodas que no pongan en peligro la seguridad de los datos.

En Athento contamos con soluciones de gestión documental que pueden ayudar a las organizaciones a conservar de manera segura los datos personales de sus clientes y cualquier tipo de información clasificada. Puedes probar nuestra solución desde la web de Athento por 30 días.


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lunes, 12 de febrero de 2018

¿Cómo entender tu problema de gestión de documentos?

¿Qué deben tener en cuenta las empresas al momento de seleccionar e implementar una solución de gestión de documentos? Te lo explicamos.
En la actualidad, muchas empresas invierten en una solución de gestión documental sin tener un objetivo claro, lo que en ocasiones causa que encuentren problemas al momento de implementar una solución de gestión de documentos en lugar de resolver los problemas actuales que enfrenta la compañía.

¿Por dónde comenzar cuando se quiere implementar software de gestión documental?

Cuando se trata de resolver problemas relacionados con la gestión de documentos, es necesario entender que cada organización tiene sus propios requerimientos, y la solución a aplicar dependerá de factores como:
  • Necesidades de los distintos departamentos
  • Identificación de los problemas resolver
  • Disposición para adoptar una nueva tecnología.
  • Limitaciones del entorno tecnológico
  • Costes
Una buena práctica a seguir, es enumerar todos los departamentos de la organización y los posibles procesos dentro de los mismos que pueden necesitar gestión documental. Dentro de un mismo departamento se pueden tener varios procesos, por ejemplo, dentro un departamento de finanzas se llevan a cabo funciones como: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de nóminas, informes financieros, auditoria financiera, entre otras.

Una vez que se tiene esa lista de departamentos y procesos, es necesario, priorizarlos por impacto. ¿Implantando gestión documental en qué proceso voy a tener un impacto más grande en eficiencia?

La respuesta a esta pregunta, viene generalmente dada por ubicar los procesos más dolorosos para la empresa: aquellos en los que hay más personas involucradas haciendo trabajos manuales, aquellos que generan quejas constantes de clientes, aquellos que toman demasiado tiempo, aquellos que generan costes en multas o procesos judiciales, etc.

Aunque queramos implementar gestión documental en toda la organización, ya sea por regulaciones o por que queremos convertirnos en una empresa Paperless, nuestra recomendación es siempre empezar por un proceso concreto donde podamos ver beneficios y aprender de los posibles problemas que nos encontremos, para después, extender la solución al resto de la organización.

Una vez identificado el reto de gestión documental ¿qué hacemos?

Una vez identificados todos los departamentos de la empresa y los posibles procesos que se pueden optimizar mediante gestión documental, será necesario evaluar los problemas que cada uno de ellos poseen en relación con la gestión de documentos.

Se debe entrevistar no solo a los jefes de departamentos, sino también a los operadores o trabajadores de la línea de negocio. De esta manera se obtendrá un panorama amplio y más claro de los problemas de documentación reales que enfrentan los departamentos en sus operaciones diarias.

Se debe tomar nota de la cantidad de personas que conforman cada departamento y de aquellas que interactúan con documentos, ya que esto permitirá dimensionar de forma correcta cualquier solución a implementar.

En Athento, cuando hacemos recogida de requisitos de Gestión Documental, lo que hacemos es tratar de identificar al menos los siguientes elementos:
  • Usuarios: Quienes van a ser los usuarios del software
  • Funcionalidad específica requerida: Es la funcionalidad que la implementación de un proceso requiere. Aquí es importante que no listemos funcionalidad genérica de gestión documental, sino realmente lo que es crucial para que nuestro proceso pueda correr en digital.
  • Formularios o tipos documentales: Son los datos que queremos almacenar en el gestor documental. Por ejemplo, si queremos almacenar pólizas, tendríamos que definir el formulario póliza.
  • Estructura de carpetas: En caso de que quiera organizar sus documentos por carpetas ¿cómo lo haría? por departamento, por función, por cliente o por cualquier otra unidad que considere funcional para su compañía.
  • Flujos de trabajo: Es el diseño del proceso en sí. ¿Cómo queda el proceso en digital?
  • Integraciones: Es necesario listar todos los sistemas informáticos utilizados por cada proceso y si es preciso que el software de gestión documental interactúe con ellos. Dentro de esta lista pueden estar incluidos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERPs), sistemas de contabilidad, sistemas de Recursos Humanos, CRMs (Salesforce, por ejemplo), sistemas legales, sistemas de ingeniería y cualquier otro sistema usado dentro de los departamentos.

Problemas comunes que presentan las organizaciones

Regularmente, dentro de un departamento se puede tener problemas para compartir documentos a nivel interno o inclusive con otros áreas de la organización, esto puede suceder debido a que existen restricciones para compartir ficheros a través de la red, asignación incorrecta de permisos sobre un documento o carpeta, imposibilidad de encontrar los ficheros de documentos en la ubicación indicada o intercambio desordenado de documentos a través de correo electrónico.

El intercambio de documentos entre las organizaciones y proveedores externos, consultores, entes gubernamentales, y otros grupos, normalmente se realiza a través de ficheros adjuntos en correos electrónicos, servidores FTP, o herramientas en la nube tales como Dropbox, Google Drive, entre otros.Estos métodos pueden traer problemas para identificar las versiones correctas de cada documento así como riesgos de seguridad asociados, ya que dependen de tráfico de información adicional que involucra a terceros al momento de compartir información.

Cuando se envía este tipo de información a través de correo electrónico, usualmente el correo original puede ocupar menos de 1 megabyte (dependiendo del tamaño del documento enviado), sin embargo cuando ocurre la retransmisión del mismo a otros destinatarios, el tamaño del correo puede crecer rápidamente hasta ocupar varias veces su tamaño original, lo cual crea problemas de almacenamiento en los buzones de los usuarios y lo más grave aún, problemas para identificar las versiones del documento o dificultades para encontrar el propio documento cuando ha pasado el tiempo y no lo tenemos bien localizado.

¿Qué más se debe tener en cuenta?

Es recomendable que se tengan claros los procesos en los cuales los documentos siguen un flujo de aprobación, comentarios o cualquier otra acción relevante, que implique una actualización de datos. Un ejemplo de esto sería el proceso que se lleva a cabo cuando se genera una orden de compra y la misma debe ser aprobada por una o varias personas antes de finalmente ser emitida al proveedor correspondiente.
Otros puntos a tener en cuenta que podremos resolver con software de gestión de documentos:
  • El cumplimiento de las regulaciones.
  • La eliminación de documentos según un programa de retención.
  • La capacidad de eliminar el almacenamiento de papel al escanear y digitalizar documentos.
  • El acceso a documentos por trabajadores remotos.
  • La seguridad aplicada a los ficheros de documentos.
Una vez que se tenga esta información a la mano, ya se cuenta con lo necesario para comenzar a buscar una solución que apoye a la empresa en resolver problemas de gestión de documentos. Se debe establecer una organización basada en la necesidad de cada departamento, y priorizar los problemas que representan un mayor retorno de inversión para la organización o las ventajas que se obtendrán al invertir en soluciones que apoyen la gestión de documentos.

En Athento queremos compartirte una de nuestras plantillas de recogida de requisitos de un proyecto de gestión documental para que te sea más fácil acometer tu proyecto de gestión documental.

Si te encuentras en la construcción de un RFP de Gestión documental, te recomendamos consultes el artículo: Cómo hacer un buen RFP de Gestión Documental


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lunes, 15 de enero de 2018

Cómo controlar que un expediente está completo en Athento

Manejar, gestionar, conservar y archivar adecuadamente expedientes es vital para el correcto funcionamiento de la gestión documental de una empresa. El software de gestión documental de Athento te permite controlar toda la documentación y realizar un adecuado procesamiento de la información durante el ciclo de vida del expediente.

¿Qué son los expedientes?

Cuando hablamos de un expediente nos referimos a un conjunto de documentos relacionados entre sí por asuntos o temas comunes y, normalmente, asociados a un trámites o solicitud.

La mayoría de las empresas, sobre todo las dedicadas a los sectores financiero, seguros, educativo o gubernamental, utilizan un gran volumen de documentación para procesar los trámites de sus clientes. Esta documentación debe estar perfectamente ordenada y clasificada. Así, por ejemplo, quienes quieran obtener un crédito deberán aportar la documentación exigida por la institución bancaria, con la que se creará un expediente. Una vez revisado por los analistas de crédito, si se cumplen los requisitos, se concede el préstamo. De ahí la importancia de tener correctamente archivados y clasificados todos los documentos. Para el analista que estudia el expediente, es necesario tener toda la documentación requerida, saber si debe solicitar otros documentos al cliente o si el expediente está completo.

¿Cómo puede ayudarme Athento a en la gestión de esos expedientes?

Cuando validamos manualmente los documentos requeridos en un procedimiento corremos el riesgo de omitir o extraviar alguno de ellos; sin olvidarnos de la dificultad añadida de manejar todo el expediente por completo.

Athento, permite automatizar la función de validación de un expediente o la verificación de los documentos que lo integran. Podremos saber si la solicitud del cliente está o no completa.
Esto es así porque podemos configurar Athento para que identifique de forma automática los documentos que vienen en el expediente. Athento puede reconocer que uno de los documentos de expediente es un DNI, o la propia solicitud, por ejemplo. De esa manera, puede también evaluar si el expediente está completo.

En la anterior captura de pantalla, vemos cómo el estado del expediente (State) es ExpedienteIncompleto. Tanto la clasificación como la evaluación de la completitud del expediente se puede realizar de forma automática. Puede que en algunos casos, Athento se equivoque y se requiera alguna corrección manual, pero si trabajamos con grandes volúmenes de expedientes, nos quitamos buena parte del trabajo de validación del expediente. En el caso de que necesitemos ajustar la clasificación de los documentos que ha hecho Athento, podremos hacerlo:

Desde los documentos relacionados, podremos hacer clic sobre el documento que no se clasificó bien y asignar el nuevo tipo documental.


En la anterior captura de pantalla, se muestra cómo podemos reasignar el tipo documental a un documento. Después de realizadas las correcciones, podremos volver a decirle a Athento que compruebe si el expediente está completo o no.


Adicionalmente, Athento tiene funcionalidad que permite solicitar la documentación faltante a usuarios externos, pero eso lo veremos en otra entrada :)

Recuerda que Athento es una solución inteligente que puede ayudar a tu empresa a tener controlados sus expedientes. Nuestra herramienta de gestión documental mejora la organización y la eficiencia de tu negocio. Para comprobar su eficacia, puedes probar Athento durante 30 días.


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lunes, 8 de enero de 2018

¿Es tu sistema de gestión documental compatible con la GDPR​?

La nueva GDPR va a tener un impacto considerable en buena parte del mundo empresarial. Cualquier empresa que almacene o procese información personal se verá afectada. Por ejemplo, si tenemos documentación de clientes con datos personales, nos veremos afectados. ¿Es tu sistema de gestión documental compatible con la GDPR?
La nueva ley de protección de datos de la Unión Europea, conocida como GDPR, entrará en vigencia el 25 de Mayo de 2018, y uno de los puntos más relevantes de la misma, tiene que ver con las fuertes sanciones económicas que acarrea su incumplimiento, razón por la cual, las empresas han comenzado a tomar en serio las medidas necesarias para evitar ser sancionadas.

Las soluciones de gestión documental, desempeñan un papel esencial en el rastreo, almacenamiento y procesamiento de los datos personales de usuarios, por ejemplo cuando almacenamos o tratamos datos de clientes. Por lo tanto, es muy importante que tu solución de gestión documental cuente con las capacidades necesarias para apoyar a tu compañía en el cumplimiento de la GDPR.

¿Qué son los datos personales?

El término “datos personales” se refiere a cualquier tipo de información mediante la cual una persona sea identificable. Los nombres, apellidos, identificadores de red como direcciones IP, así como aspectos específicos de la identidad física, mental, genética, económica del usuario, son considerados datos personales. También podemos incluir en esta categoría cualquier comportamiento o hábito que identifique al usuario, por ejemplo, compras en línea, destinos de viajes, entre otras señales.

Un expediente de cliente, un expediente médico, expedientes de estudiantes, expedientes de siniestros, pólizas, solicitudes de crédito y otros documentos contienen información considerada de carácter personal.

¿A quién afectará la GDPR?

El alcance de la GDPR abarca a cualquier organización que almacene o procese datos personales de individuos que residan en la Unión Europea, sin importar si la empresa tiene o no establecimiento físico en algún país miembro de la Unión Europea.

En otras palabras, si tienes en tu gestor documental información que pueda considerarse de carácter personal y ésta información pertenece a ciudadanos europeos, vuestra empresa se va a ver sujeta al cumplimiento de esta nueva legislación. Deberás preguntarte en este caso si tienes un sistema de gestión documental compatible con la GDPR.

¿Quién es responsable del cumplimiento de la GDPR?

Independientemente de que utilicéis proveedores para almacenar, procesar o tratar información personal, debéis tener claro que es la propia organización la responsable de cumplir con esta ley.
Según lo establecido en la GDPR, se considera como “controlador de datos” al ente que determine los propósitos y los medios de procesamiento de los datos personales, es decir, tu organización, al recopilar datos de clientes u otros usuarios, se convierte en el controlador de datos y, en consecuencia, en responsable del cumplimiento de la GDPR.

¿Tienes un sistema de gestión documental compatible con la GDPR?

La GDPR establece ciertas reglas de juego que las organizaciones deben estar preparadas para ejecutar en lapsos limitados de tiempo. A continuación veremos algunas de ellas y el papel que debe jugar en su cumplimiento el gestor documental.
  • Los usuarios pueden exigir en cualquier momento que sus datos personales sean corregidos o inclusive eliminados en cualquier momento y las organizaciones tendrán un tiempo no mayor de 30 días para dar respuesta a este tipo de solicitudes. En este sentido, tu sistema de gestión documental debe estar preparado para localizar la documentación relacionada con las peticiones de los usuarios. Para ello, la inclusión de metadatos que permitan una recuperación rápida de la documentación y capacidades de búsqueda avanzadas van a ser primordiales. Así mismo, va a ser de gran ayuda para cumplir con los tiempos exigidos por la ley, que implementemos flujos de trabajo específicos que aseguren la aplicación de un procedimiento específico cada que entre una nueva solicitud.
  • Los usuarios están en potestad de solicitar la descarga de sus datos personales en un formato común y legible, por ejemplo, un fichero .csv, y es obligación de la empresa u organización, entregar esta información al usuario sin costo alguno. Una vez localizada la información en el gestor documental, este debería permitir la exportación de dicha información de manera que pueda ser entregada al solicitante.
  • Todos los datos personales deben ser etiquetados de manera tal que los usuarios sean identificables de manera inequívoca. La utilización de metadatos permitirá una recuperación inequivoca de la documentación.
  • Ofrecer la posibilidad de recopilar los datos personales desde distintas ubicaciones y a través de distintos formatos de datos, agrupándolos en un producto final en formato común y legible, como por ejemplo un fichero .csv. Un sistema de gestión documental compatible con la GDPR debe permitir recuperar toda la información almacenada sobre el usuario aunque esta se encuentre en espacios diferentes. Para ello, las capacidades de búsqueda deben permitirnos explorar toda la documentación sin penalizaciones de rendimiento.
  • Es importante que tu sistema de gestión documental te permita registrar metadatos relacionados con la GDPR que faciliten la identificación de la documentación y del usuario propietario.
  • Los consentimientos otorgados por los usuarios para el almacenamiento y/o procesamiento de sus datos personales deberían poder ser almacenados y recuperados desde el gestor documental.
  • Tu sistema de gestión documental debería permitirte generar de manera automática o manual, metadatos que permitan clasificar e identificar la sensibilidad de la información de los usuarios.
  • La generación de informes sencillos también será de gran ayuda para el seguimiento y control del cumplimiento de la normativa, ya que estos darán la posibilidad de demostrar el correcto cumplimiento de la GDPR en auditorías y frente a los entes reguladores correspondientes.
  • Los flujos de trabajo van a ser claves para gestionar operaciones regulares de la GDPR como, por ejemplo, captura de consentimientos, atención de las solicitudes de entrega datos, modificación o eliminación de los mismos, respetando los lapsos de tiempo establecidos por la GDPR. Un sistema de gestión documental compatible con la GDPR deberá permitirte la implementación de dichos flujos de trabajo.
Como véis, estas nuevas reglas de juego, empujan a las organizaciones a contar con sistemas automatizados que les permitan atender de manera rápida y oportuna con las solicitudes realizadas por los usuarios. El sistema de gestión documental no debe ser la excepción, sino todo lo contrario, una herramienta imprescindible en la estrategia corporativa para cumplir con la legislación.

En Athento podemos ayudarte a contar con un sistema de gestión documental compatible con la GDPR. Puedes probar nuestro software inteligente de gestión documental por 30 días.


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