Caso de Éxito

martes, 21 de mayo de 2013

¿Cómo buscamos y encontramos documentos en gestores documentales?

Personalmente pienso que todo lo relativo a la recuperación de documentos está, francamente, menospreciado.
Los usuarios no se dan cuenta  de lo importante que es la eficiencia de los gestores documentales a la hora de resolver búsquedas hasta que éstas se vuelven insoportables. Tuvimos un cliente, por ejemplo, que nos buscó precisamente porque a veces su sistema llegaba a tardar hasta 10 minutos en resolver una búsqueda!!!

En la mayoría de sistemas, cuando un usuario realiza una búsqueda, para que dicha búsqueda devuelva documentos se deben realizar consultas a una base de datos. Cuantos más documentos tengamos, más importante que el sistema pueda resolver con eficiencia dichas consultas.

Por estas razones es importante entender cómo los usuarios realizan sus búsquedas y cómo piensan que estas podrían hacerse más fáciles. Para contribuir a ello, nos hemos planteado hacer una investigación que dará como resultado una fantástica infografía para compartir con todos vosotros. Pero para ello necesitamos primero los datos.

Os pedimos a tod@s que colaboréis pues con esta encuesta de 5 preguntas de selección múltiple que nos dará la información necesaria para regalaros la infografía.  Muchas gracias!!!!



 









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lunes, 20 de mayo de 2013

Athento - Captura Móvil

Desde ahora, es posible utilizar toda la potencia de Athento Capture desde aplicaciones móviles. Tecnocom, partner de Yerbabuena Software, ha desarrollado una aplicación para dispositivos Android que permite usar Athento Capture desde tablets o móviles con dicho sistema operativo.

Athento Capture y TecnoOCR permiten:

  • Captura de documentos desde la cámara del dispositivo.
  • Definición de plantillas de documentos para la extracción de datos.
  • Extracción automática de datos.
  • Envío de datos a sistemas ERP o ECM.
  • Procesado masivo o documento por documento. 

La captura móvil abre un abanico de posibilidades para aquellos que tienen que trabajar fuera de la oficina, por ejemplo, imaginaros un comercial que tiene que enviar los datos de un billete de tren a su empresa para que sea incorporado a los gastos de la compañía. ¡Ya no tendría que guardar ningún billete o ticket nunca más!
Vamos a ver la integración en funcionamiento:


Mobile Capture from Athento on Vimeo.




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viernes, 17 de mayo de 2013

Glosario de Gestión Documental Letra J

Glosario de Gestión Documental

GLOSARIO
J.

JEE

JEE son las siglas de Java Enterprise Edition o Java Platform, Enterprise Edition, antes conocida como Java 2 Enterprise Edition o J2EE. Es una plataforma de desarrollo de aplicaciones software en lenguaje Java.

Java

Java es un lenguaje de programación de propósito general desarrollado en los años 90 por James Gosling, de Sun Microsistems. Gosling se basó en los lenguajes C y C++, que se habían extendido mucho desde su invención y desarrollo en los años 80.

La ventaja de Java frente a otros lenguajes es que fue concebido con la idea de que tuviera las menores dependencias de implementación posibles, o dicho de otra forma, que los desarrolladores escribieran el programa una vez, y lo pudieran ejecutar en cualquier dispositivo. Esto ha facilitado que el uso de este lenguaje y de las aplicaciones desarrolladas con él se haya expandido hasta convertirse en uno de los principales y más versátiles.

  http://www.athento.com/marketing/descarga-externa/athento-capture-product-sheet?origen=

JPEG

JPEG son las siglas del Joint Photografic Expert Group, el Grupo de Expertos en Fotografía que creó el estándar de compresión y codificación de imágenes digitales, denominado con las mismas siglas.
Los archivos de imagen que han sido comprimidos y codificados con este estándar se dice que están en formato JPEG, y su extensión puede ser .jpeg o .jpg.

JPEG e Internet están muy ligados, tanto por la época de creación de ambos, como por la necesidad mutua. JPEG se ha extendido sobre todo gracias a Internet, pero Internet también se ha valido de JPEG para crear páginas más agradables visualmente sin perjudicar seriamente el tiempo de carga de dichas páginas, puesto que las imágenes en JPEG, al estar comprimidas, ocupan menos que otros formatos de imagen.

El desarrollo de las cámaras digitales y de los móviles inteligentes o smartphones con cámara ha terminado de asentar la posición hegemónica de este estándar y su formato asociado.

En gestión documental, JPEG es usado, entre otros formatos, para la Digitalización de Documentos o Document Imaging. El módulo Capture, de Athento permite el procesado de documentos digitalizados en diversos formatos, como JPEG, TIFF, JPG o PDF.

 

Joomla

Joomla es un CMS o Content Management System libre y de código abierto para la publicación de contenido en internet.
Este CMS tiene una gran divulgación gracias a su amplia comunidad de usuarios, que lo usan para la publicación de páginas personales, profesionales, blogs, etcétera.


ÍNDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental
Letra B. Glosario de Gestión Documental
Letra C. Glosario de Gestión Documental
Letra D. Glosario de Gestión Documental
Letra E. Glosario de Gestión Documental
Letra F. Glosario de Gestión Documental
Letra G. Glosario de Gestión Documental
Letra I. Glosario de Gestión Documental


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miércoles, 15 de mayo de 2013

La Gestión Documental Inteligente de Athento llega a Argentina

Yerbabuena Software y Lakaut S.A anuncian la firma de un acuerdo de colaboración comercial que permitirá la distribución de Athento en Argentina. 

Lakaut S.A se convierte así en el primer distribuidor oficial de Athento en Argentina, y se suma a una extensa red de partners mundial. El objeto que persigue el acuerdo es conseguir una mayor cercanía con las compañías argentinas que requieren software ECM y software de captura de documentos, de manera que cuenten con la atención directa de un representante comercial en el país suramericano y que, además, puedan disfrutar de un respaldo técnico en su propio entorno. 

Nuestro CEO, José Luis de la Rosa, piensa que  - “Aunque ya contamos con una sede en América, nuestros partners son la manera que tenemos de mantener una relación más cercana y estrecha con nuestros clientes”–. Athento ya cuenta con clientes en otros países de la región como Colombia, México, Perú o Chile, pero -“El mercado argentino es un mercado bastante grande que requiere de un colaborador más cercano para cubrir sus necesidades, y Lakaut es una empresa con la experiencia y liderazgo que se requiere para llevar la gestión documental inteligente de Athento a este mercado” – , asegura José Luis. 


Lakaut es una empresa argentina de servicios de gestión documental. Ha sido la primera empresa en este país en obtener la certificación como Empresa Prestadora de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) ante la AFIP. Con un sólido conjunto de más de 1.800 clientes, Lakaut genera más de 10 millones de imágenes digitales inteligentes por mes. Lakaut cuenta además con la certificación de ISO 9001:2008. 




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martes, 14 de mayo de 2013

Infografía: Athento e-Administración y su módulo ENI

Hoy queremos contaros un poco más sobre nuestro producto Athento e-Administración. En particular sobre su módulo ENI, que permite a las Administraciones Públicas adecuarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad español. En la siguiente  infografía vais a encontrar de manera muy sintética qué es el módulo ENI y las principales funcionalidades que ofrece.






Descubre cómo Athento permite a la DGT adecuarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad.descarga este contenido


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lunes, 13 de mayo de 2013

Glosario de Gestión Documental, Letra I

Glosario de Gestión Documental

GLOSARIO
I.

Image Processing Image Processing o Procesamiento de Imagen
Es cualquier forma de procesado de señal en la que la entrada es una imagen o un vídeo y la salida es otra imagen, vídeo o una serie de datos extraidos de la entrada. En la actualidad el Procesado de Imagen se hace digitalmente, aunque puede haber aplicaciones concretas en las que se haga de manera analógica, mediante óptica.

El Procesamiento de Imagen es un procesado bidimensional, en el que la imagen es representada informáticamente por una matriz en la que las celdas son píxeles. Cuando la entrada de información es un vídeo, cada cuadro o fotograma del vídeo es procesado como una imagen individual, es decir, como una matriz, y entre matrices hay una relación temporal.

El Procesamiento de Imagen es útil en multitud de campos, como la identificación automática de tipos documentales, el tratamiento de imágenes radiológicas para la obtención de información, compresión de imágenes (JPEG) y vídeos (MPEG), etc.

En Gestión Documental, el Procesamiento de Imagen puede ser utilizado en la Digitalización de Documentos o Document Imaging.


[Document] Imaging Document Imaging
Es una categoría de la tecnología de la información que usa el Procesamiento de Imagen para replicar, procesar y representar documentos.
Las fotocopiadoras, las impresoras multifunción o los escáneres son sistemas  de Digitalización de Imagen.

Imaging, o Document Imaging se refiere a software que se utiliza dentro de la fase de captura del ciclo del Enterprise Content Management, y que consiste en la captura y procesado de documentos digitalizados, de los que además se obtiene información útil, como metadatos.

El Gestor Documental Ingeligente Athento, utiliza mecanismos y técnicas dentro de la captura de documentos que le permiten hacer cosas como  reconocer el inicio y el fin de los documentos, identificar y clasificar documentos, además de extraer de ellos datos importantes como metadatos o términos relevantes.


Indexar o Indización electrónica
En Gestión Documental, la Indexación es utilizada para la creación de un Índice de términos que describa cada documento del sistema de forma que en el futuro puedan ser localizados. Para ello los sistemas electrónicos recorren el contenido de un documento y extraen una representación resumida del significado del documento (full-text) e incluyen en el índice metadatos como título del documento o autor.  La indexación busca la reducción de los tiempos de búsqueda, y la facilidad de consulta.

Índice En Gestión Documental, un índice es una lista ordenada de términos o palabras que pertenecen a un documento. Cuando se indexa un documento, lo que se intenta es describir su contenido mediante una lista de términos.


Inventario documental
Un inventario documental es una relación de documentos de una compañía o institución a una fecha determinada. Sirve para llevar cuenta de todos los documentos almacenados por dicha entidad, y gestionar el proceso en el que se encuentra cada documento, para por ejemplo, suprimir los que ya estén al final del ciclo de vida documental.


INDICE DE NAVEGACIÓN


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jueves, 9 de mayo de 2013

¿Es el software propietario mejor y más seguro que el software Open Source?

El pasado abril se publicó en CMSWire un artículo tremendamente interesante que hoy me gustaría compartir con vosotros. Como sabéis Yerbabuena Software tiene una fuerte vinculación con las comunidades de código abierto, así que, probablemente, nosotros también tengamos algo que decir en este debate.

El artículo tiene su origen en las declaraciones de Gary Tyreman, el CEO de una compañía dedicada al Big Data. Para Tyreman a la larga el software open source a la larga es costoso porque:

  • En momentos críticos no existe a quién recurrir para solucionar un problema 
  • El software de código abierto por su naturaleza siempre está en desarrollo, lo que lo hace inestable.

Tyreman sin embargo reconoce que él mismo sólo usa este tipo de aplicaciones pero sólo para uso personal o en procesos de sus empresa que no son críticos para el negocio. Tyreman apoya su tesis en un estudio realizado por una empresa de software propietario que dice que las empresas que trabajan con software open source sufren de problemas de escalabilidad, usabilidad, bugs y caídas de la aplicación.

A las palabras de Tyreman responden algunos evangelistas del código abierto:

Matt Asay (Vicepresidente de estrategia de MongoDB)
En 2008 un estudio de Gartner mostraba que el 85% de las empresas estaban usando de alguna manera software de código abierto. Para Asay, las empresas lo usan no porque sea gratis sino porque añade innovación a áreas de importancia para las empresas.

Jeff Potts ( Chief Community Officer de Alfresco) 
Las ventajas de este tipo de software son mayor flexibilidad, costos de soporte más reducidos, la innovación va más de prisa en ellos gracias a la contribución de la comunidad, independencia sobre un fabricante.

David Richards (CEO de WANdisco) 
El software Open Source está siendo utilizado en banca, en proyectos espaciales y en otro tipo de empresas que requieren alto rendimiento.

José Luis de La Rosa (CEO Yerbabuena Software) 
Suministrar el código fuente de una aplicación otorga un valor añadido para los departamento técnicos de grandes empresas e instituciones, ya que permite que estas mismas puedan escalar sus aplicaciones a medida y mantengan el control sobre el crecimiento de la misma. Los productos de software propietario por el contrario, hacen que todo ese control de crecimiento necesariamente tenga que pasar por ellos lo que para las empresas significa incurrir en costes muy altos de desarrollo y soporte. Por otro lado, en el caso de nuesAthento, incorporar herramientas abiertas en nuestro propio producto permite que éste pueda ir adelante siempre en nueva funcionalidad en todos los aspectos, lo que sería imposible si tuviéramos que especializarnos en desarrollar desde 0 cada componente de nuestro producto.
tro producto




Descubre cómo Athento gestiona 18 millones de documentos en el BBVA.descarga este contenido



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martes, 7 de mayo de 2013

Flujos de trabajo gráficos con Athento

Tener flujos de trabajo complejos -no los que vienen por defecto en cualquier DMS o plataforma ECM- es cuestión de código. Es decir, se necesita codificar esas fases y tareas de un work flow para que el sistema empiece a trabajar con ellas. Esta codificación es tediosa y no está al alcance de todo el mundo. Es por eso que surgen herramientas que permiten el modelado de flujos de trabajo de una forma más visual y olvidarse del trabajo pesado de la codificación que la hace la propia aplicación mientras los usuarios arrastran y sueltan las tareas, eventos, actividades, etc. de sus procesos de negocio.

El tema es que después de diseñar un work flow hay que ponerlo en funcionamiento en un sistema de gestión documental o ECM

Nuestro compañero Manuel Rueda nos presentó esta semana la funcionalidad de Athento que permite el diseño de flujos de trabajo en la herramienta Open Source de JBoss, Drools. Concretamente, Manuel nos hablaba de cómo es posible diseñar un flujo de trabajo de forma gráfica en Guvnor para ser usado en Athento.

Guvnor es un Business Rules Manager, es decir, o lo que es lo mismo, la parte de Drools que nos puede ayudar con nuestros flujos BPM (Business Process Management). A continuación vais a ver una captura de pantalla de Guvnor. 



Lo que veis en esa pantalla es el editor visual de flujos de Guvnor y un ejemplo de flujo de trabajo modelado con la herramienta. Ese flujo de trabajo es en realidad un fichero XML como veis en la siguiente captura.



Athento es capaz de interpretar ese fichero XML (con sus start events, end events, gateways, activities, adHoc subprocess, tasks, service tasks, connecting objects, sequence flows) en tiempo de ejecución -es decir, sin tener que reiniciar el sistema para que tome el nuevo flujo de trabajo- y ponerlo en funcionamiento.
 Esto ahorra mucho tiempo a los desarrolladores y analistas de negocio.

Una vez cargado el fichero con el flujo de trabajo, los usuarios del sistema ya pueden empezar a usarlo. En la siguiente captura podéis ver una solicitud dentro de un proceso de solicitud de subvenciones. El flujo por el que atraviesa el documento ha sido creado cargando un fichero XML generado en Drools.







Descubre cómo Athento ha ayudado a esta empresa de la industria aeroespacial.descarga este contenido


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