lunes, 20 de febrero de 2017

Búsquedas Inteligentes en Athento SE

La búsqueda y recuperación de documentos es una parte fundamental en cualquier producto de captura de documentos

En soluciones como Athento SE que extraen datos de forma automática del texto de los documentos, los usuarios deben poder acceder a esos documentos utilizando los valores y combinaciones de esos valores o metadatos para poder recuperar de forma rápida sus documentos.

Hemos querido darle mucha más potencia al buscador de Athento SE, incorporando Visual Search, una herramienta de búsqueda dirigida por facetas. 

En la siguiente imagen podéis ver el buscador de la versión anterior del producto (Este buscador básico aún se encuentra disponible en la plataforma): 


Consiste en una caja de búsqueda clásica en la que el usuario puede introducir palabras clave que distintos campos y propiedades de los documentos pueden contener. En este caso, las keywords introducidas son utilizadas para buscar de forma indiscriminada en cualquiera de estos campos. Como consecuencia, normalmente obtenemos una lista de resultados de amplia cobertura, es decir, los documentos que buscamos aparecerán con toda seguridad dentro de la lista de resultados. Pero en instancias con una gran cantidad de documentos, este tipo de búsquedas sufren un problema de relevancia, devolviendo una gran cantidad de resultados que el usuario tiene que comprobar manualmente.

La nueva funcionalidad de búsqueda de Athento SE basada en Visual Search, busca mitigar este problema ofreciendo una herramienta más inteligente y completa que combina la búsqueda facetada con funciones de autocompletado. A continuación, podéis ver el nuevo buscador con Visual Search, incorporado en la versión 5.7 FT.



Ahora bien, ¿qué es lo novedoso acerca de este nuevo buscador?

Este buscador, te permite combinar criterios y filtrar documentos en tiempo real. Por ejemplo, podemos indicar sobre qué tipo de documento queremos buscar:



Y podemos indicar un valor de un metadato o combinaciones de valores como se ve en la siguiente imagen:


Cada nuevo filtro aplicado a la búsqueda, el número de resultados se reduce hasta dar únicamente con el o los documentos deseados por el usuario. Además, es posible definir qué campos son indexables (se pueden utilizar para búsqueda) y cuales no desde el backend o administración de la plataforma. 
Para consultar cómo funciona la búsqueda en detalle, podéis consultar la página Cómo buscar documentos en Athento SE.

Podéis también ver el funcionamiento de la búsqueda desde el siguiente enlace http://recordit.co/tLG7cZNk1g





Descarga nuestro whitepaper: División de Lotes de Documentos

jueves, 16 de febrero de 2017

Mejoras de EasyShare de Athento para compartir documentos


Como sabéis, Athento ECM cuenta con un plugin que permite compartir documentos con usuarios externos a la plataforma. Esta funcionalidad para compartir documentos es llamada EasyShare. Los usuarios pueden enviar uno o varios documentos a otros usuarios que no tienen usuario y contraseña de la plataforma mediante una URL.  Los usuarios externos con dicha URL se pueden descargar los documentos y el usuario que hizo el envío es notificado en cuanto se producen la descarga. Además, la URL cuenta con una caducidad definida por el propio usuario. Esta funcionalidad es la que prestan otros servicios como Higthtail o Dropbox, pero con la ventaja de que los documentos se encuentran de forma permanente en el gestor documental, con sus metadatos, bajo control de versiones, etc.

Hemos desarrollado algunas mejoras en temas de usabilidad para este plugin, además, hemos incorporado peticiones de nuestros usuarios para hacer esta funcionalidad mucho más útil. Ahora las carpetas EasyShare tienen dos botones nuevos que a continuación explicamos.



Copiado de la URL

Ahora, los usuarios disponen de un botón para copiar la URL de descarga, sin necesidad de tener que recurrir al botón derecho de su ratón. Esta funcionalidad va a ser de utilidad cuando tengáis que compartir la URL por herramientas de mensajería como Skype, Slack, Whatsapp, etc.


Envío por email

Si lo que queréis es enviar directamente el enlace de descarga de los documentos vía email, el botón Send by Email os va a ser de utilidad. Esta era una pequeña mejora que muchos clientes nos estaban pidiendo y que ahora ya pueden disfrutar. Haciendo clic en este botón, podréis escribir una dirección de email para enviar el enlace.


El usuario propietario del correo indicado en el paso anterior, recibirá un correo como el que se muestra a continuación.



Esperamos que disfrutéis de esta nueva versión del plugin EasyShare.


Descarga nuestro whitepaper: División de Lotes de Documentos

miércoles, 8 de febrero de 2017

Alarmas automatizadas y control de caducidades de documentos

Contar con alertas que avisen a los usuarios sobre acciones que deben realizar sobre documentos, es una necesidad recurrente en materia de Gestión Documental.

Por ejemplo, un caso típico, es querer ser avisado de cuando un documento deja de ser válido o caduca. Esta situación puede darse por razones de negocio (un contrato que vence en una determinada fecha) o por razones de políticas de gestión documental (se cumple el plazo de conservación de un documento que sólo estábamos obligados a guardar 5 años).

Las alertas en Athento son llamadas notificaciones y son correos electrónicos que se envían a los usuarios de la plataforma.



Diversas funcionalidades del gestor documental se apoyan en las notificaciones, por ejemplo, los calendarios de conservación, que sirven para implementar políticas de conservación y archivo o los flujos de trabajo. 

En su caso, los flujos de trabajo cuentan por defecto con notificaciones automáticas que se generan en el momento de asociar los usuarios al flujo o porque se ha definido que los usuarios deben recibir una notificación determinada cuando suceda algo. Las notificaciones forman parte de las acciones que pueden definirse durante el diseño del flujo de trabajo. Por ejemplo, en el caso del flujo paralelo con permisos permanentes, el usuario que inicia el flujo define una fecha en la que quiere que los usuarios reciban un recordatorio de que se va a vencer la tarea que tienen asignada.



jueves, 2 de febrero de 2017

Athento Entre Los 20 Proveedores De ECM Más Prometedores de 2016



Athento ha sido seleccionado dentro de los 20 Proveedores de ECM Más Prometedores en 2016 por CIOReview. El nombramiento constituye un reconocimiento a la inversión en producto que la compañía viene realizando en los últimos dos años.

Nuestra compañía ha sido seleccionado entre más de 300 empresas que ofrecen soluciones para Enterprise Content Management por ser una empresa a la vanguardia a la hora de abordar los desafíos actuales del ECM.


Además del nombramiento, en el especial de Enterprise Content Management que este medio publica de forma anual en versión impresa y digital y en el que aparecen líderes del sector como Mark Barrenechea (CEO de OpenText), Tomas Phelps IV (VP of Corporate Strategy & CIO de Laserfiche) o Scott Craig (VP of Product Marketing en Lexmark), podéis consultar la entrevista a nuestro CEO sobre la visión y la evolucion del producto: Simplifying Document Management


Evolución de la funcionalidad inteligente de captura

De acuerdo con CIOReview, Athento ayuda a los líderes empresariales a responder a las tecnologías emergentes, impulsar la innovación y alcanzar objetivos de negocio estratégicos en la era de la digitalización.

Uno de los factores claves para este nombramiento ha sido la apuesta de Athento por  funcionalidad inteligente como la clasificación automática de documentos y la extracción de datos. Athento ayuda a compañías internacionales como Reed Elsevier o Inditex a realizar procesos automáticos de clasificación y extracción de información. 

Potencia y Velocidad


Durante el último año, con la rápida evolución de Rhombus, la herramienta de customización de Athento, se ha conseguido empoderar a los usuarios y obtener proyectos de gestión documental más cortos y eficientes. La potencia y facilidad de uso de Rhombus permiten implementar procesos complejos en el gestor documental en tiempos reducidos. Es el caso de clientes como Barclaycard, que ha reducido su proceso de Customer Onboarding de 14 a 4 días o de Páginas Amarillas que redujo en un 95% las incidencias relacionadas con Gestión Documental.




Descarga nuestro whitepaper: División de Lotes de Documentos

jueves, 26 de enero de 2017

Nuevo whitepaper gratuito: División de Lotes de Documentos con Athento

Hoy os traemos un caso de uso para el que podéis usar Athento: División de Lotes de Documentos. Algunos clientes como Inditex, Renault, Hormigón (Panamá), PRD (España) y otros, utilizan Athento para entre otras cosas, dividir lotes de documentos.

Escaneando documentos en lotes, normalmente, se persigue agilizar el proceso de digitalización o de incorporación de la documentación a un repositorio o a un Sistema de Gestión Documental con el que se trabaja. Sin embargo, a nivel práctico, es bastante frecuente que se requiera poder almacenar los documentos de forma independiente para poder acceder, consultar o extraer la información que contienen.

En este whitepaper, veremos cómo Athento con su módulo de captura de documentos (Athento SE) es capaz de clasificar las páginas de un lote de documentos y dividir o fragmentar el lote en PDFs independientes.

En este whitepaper veremos:
  • Cómo funciona la división de lotes
  • Usos prácticos
  • Cómo se configura
  • Posibilidades extra

¡No te lo pierdas!



Descarga nuestro whitepaper: División de Lotes de Documentos

martes, 24 de enero de 2017

Personaliza el aspecto de tu ECM desde Athento Rhombus


En otras entradas hemos visto cómo es posible personalizar la apariencia de Athento.
Como veis en ese artículo, es posible cambiar los colores del gestor documental y poner el logo de nuestra compañía. Estos cambios de apariencia requerían de intervención de nuestro equipo técnico. Sin embargo, esto ha cambiado con Rhombus. Ahora es posible que, sin ningún tipo de conocimiento técnico, personalices el aspecto de tu ECM desde Athento Rhombus.

Desde Rhombus, puedes personalizar la apariencia del gestor documental desde el menú configuración.


Desde la opción Skin es posible configurar esto. Athento Rhombus nos va a pedir el logo que queremos usar en la plataforma.



A partir del logo, el propio Rhombus extraerá los colores corporativos para usar en los diferentes elementos de la pantalla.


Si no nos gustan estos colores, podemos cambiarlos y guardar.

En el siguiente GIF se muestra lo fácil que es configurar el skin: http://g.recordit.co/sc7Umxnl1B.gif




miércoles, 18 de enero de 2017

Cómo hacer un buen RFP de Gestión Documental


Muchas compañías se enfrentan a tener que hacer un RFP de Gestión Documental. Algunas tienen plantillas de RFPs (Request For Proposal) que reutilizan, otras empiezan de cero.

De una u otra forma, sacar un RFP implica mucho trabajo:

  • Previo a la elaboración del RFP
  • En la elaboración del RFP
  • Durante la selección del adjudicatario

Ya que los equipos técnicos o de negocio tienen que enfrentarse a tanto trabajo, como mínimo habría que esperar que dicho trabajo diera su fruto: Escoger la herramienta que mejor satisfaga las necesidades que nos llevan a querer afrontar un RFP de Gestión Documental.

Sin embargo, la realidad es que muchas empresas fracasan tratando de encontrar ese proveedor que les brinde el mayor beneficio posible dentro de una inversión asumible. ¿Por qué? Bajo mi punto de vista, porque no consiguen transmitir a los proveedores las verdaderas necesidades del negocio.

Muchas empresas fracasan tratando de encontrar ese proveedor que les brinde el mayor beneficio posible dentro de una inversión asumible. ¿Por qué? Bajo mi punto de vista, porque no consiguen transmitir a los proveedores las verdaderas necesidades del negocio.

Investigando sobre este tema, me he encontrado con artículos interesantes, por ejemplo, el de Carrie Hane, que habla de 5 razones que hacen que los RFPs den pena:


  1. No se enfocan en el problema(s) que hay que resolver
  2. Es una lista de requerimientos
  3. Se publica sin haber investigado antes
  4. Piden cosas que no se pueden comprar con el presupuesto disponible
  5. Piden cosas ideas innovadoras, valores añadidos, etc.


Leyendo esta lista, tuve la sensación de que Hane se dedica a las ventas y ha tenido que responder a unos cuantos RFPs. Para mí, especialmente las 3 primeras son las que determinan el fracaso de un concurso.

Ya que quiero escribir este artículo en positivo, voy a describir de acuerdo con mi experiencia, las 3 cosas que debe hacer cualquier equipo de trabajo que hacer un buen RFP de Gestión Documental, en lugar de deciros que no hacer.


1. Averigua y pon por escrito por qué necesitas un gestor documental

Uno no compra –o no debería- comprar/alquilar un gestor documental porque toda empresa necesita tener una gestión documental y punto.

Un proyecto basado en un criterio como ese está destinado a ser relegado cada que salga una necesidad más imperiosa en la empresa.

Se adquiere un software de gestión documental porque se tiene una necesidad concreta:


  • Legal, auditorias, calidad. (compliance)
  • Un proceso en el que se pierde dinero o donde hay margen claro de optimización y ahorro de costes.
  • Tenemos ya un gestor documental que en cualquier momento colapsa.
  • La seguridad de la información está en riesgo.


Esa necesidad tiene que estar bien definida y justificada. Pero no ya sólo de cara a la defensa interna del proyecto, sino porque si esto no está claro y no conseguimos transmitirlo a aquellos a los que invitemos a participar en el RFP, estos proveedores no van a poder ayudarnos a resolver nuestro problema.

Si la necesidad que nos lleva a elaborar el RFP no está clara y no conseguimos transmitirla a aquellos a los que invitemos a participar en el RFP, estos proveedores no van a poder ayudarnos a resolver nuestro problema.

La mayoría de equipos se centran en la búsqueda de funcionalidad concreta, mi recomendación, centraros en ver cómo una herramienta puede resolver vuestro problema.


2. Conviértete en un Comprador Informado

Hay decisiones que se pueden tomar de acuerdo con sensaciones: compro una Coca-Cola porque tengo sed y ganas de Coca-Cola. Una Coca-Cola, como mucho nos va a costar 3 euros (en un aeropuerto), así que el no detenernos a pensar si comprar una Coca-Cola es o no una buena decisión es un riesgo asumible.

Sin embargo, cuando sacamos un RFP de Gestión Documental, normalmente estamos hablando de presupuestos superiores a 50.000 euros. 17.000 Coca-colas. Merece la pena, antes de sacar un RFP, enterarnos de qué queremos comprar y qué hay en el mercado.

Algunas cosas que se pueden hacer:


  • Buscar comparativas de productos
  • Mirar pricing públicos
  • Pedir presupuestos
  • Leer artículos de expertos en Gestión Documental
  • Preguntar a empresas de nuestro sector u otro que ya hayan pasado por un proceso de selección de gestión documental.
  • Probar demos de productos o pedir demostraciones.


La idea es que antes de sacar el RFP sepamos:


  • En qué rango de precio nos movemos
  • A quienes queremos invitar o qué productos nos gustan o encajan.


3. En lugar de lista de requisitos, haz una lista de casos de uso

Un 80% de las funcionalidades que se piden en un RFP no son críticas para los usuarios.
Un 80% de las funcionalidades que se piden en un RFP no son críticas para los usuarios. Además, tienen el problema de que la funcionalidad se define en una línea y cada cual interpreta dicha línea como buenamente puede o quiere. Esto pasa especialmente cuando la lista de requisitos viene en un Excel. En este caso, ni siquiera nosotros como proveedores, tenemos el espacio suficiente para explicar nuestra interpretación de dicha funcionalidad, así que ni cliente ni proveedor pueden tener la certeza de haber llegado a entenderse.

Mi recomendación es explicar casos concretos de uso: “Necesitamos recopilar documentación e información de Prevención de Blanqueo de Capitales de nuestros posibles compradores. Necesitamos saber en cada momento, qué nos falta recibir para que la documentación esté completa. Recibimos los documentos por correo electrónico”.

Este es un caso de uso –muy resumido, por supuesto- pero que va a dar una idea clara al proveedor de cuál es la necesidad. Es su trabajo explicarte cómo su herramienta puede ayudarte a solucionar ese reto tecnológico que tienes.


4. Pídele al proveedor que te ayude a ver cómo otros clientes suyos han solucionado problemas como el tuyo

Creo que uno de los retos más importantes al que se enfrentan las personas que realizan un RFP, es que no tienen claro cómo pueden solucionar con una herramienta problemas concretos que tienen.

Uno de los retos más importantes al que se enfrentan las personas que realizan un RFP, es que no tienen claro cómo pueden solucionar con una herramienta problemas concretos que tienen.

No saben qué puede hacer la herramienta o si lo que están planteando es factible.

Ante estos casos, lo mejor que se puede hacer, es explicarle al proveedor el problema y preguntarle: ¿Tienes un cliente al que le hayáis ayudado a resolver un problema como el nuestro?

Las referencias normalmente se piden para evaluar la seriedad y fiabilidad del proveedor. Yo os invito a pedir referencias para comprender cómo una herramienta puede solucionar un problema concreto.

Espero que este artículo os haya resultado de interés y fácil lectura.

Hasta la próxima. 









Instalación automática de tu proyecto personalizado desde Athento Rhombus



Rhombus es la interfaz gráfica desde la cual es posible personalizar Athento ECM: Añadir tipos documentales, flujos de trabajo, añadir metadatos, construir listas de valores predefinidos para metadatos, modificar la apariencia del gestor documental, definir traducciones, etc.

Hasta la pasada versión, Rhombus era capaz de generar un fichero ZIP con las personalizaciones de Athento ECM que los usuarios podían subir de forma manual a la plataforma para su instalación.

En esta nueva versión, Rhombus incorpora conexión directa con el gestor documental. Sólo hace falta definir la URL de Athento y credenciales de acceso con permisos de Administración. Con esta nueva funcionalidad, desde el botón “Instalar”, los usuarios pueden desplegar la nueva funcionalidad en el gestor documental, que además, se instala con su propia versión de plugin.

En el siguiente vídeo se puede ver en acción la nueva funcionalidad del producto: http://recordit.co/aAJYEj9foz

Esta funcionalidad nos permite además, como se ve en el vídeo testear de forma rápida la nueva funcionalidad añadida a la plataforma.


AddThis