lunes, 26 de octubre de 2009

Presentación Documadrid 2009



Como comentamos hace poco en este blog, inauguramos Documadrid 2009.
Al evento asistieron importantes empresas del sector de la gestión documental y el ECM, como Oracle, HP, Adobe etc.

Nuestra presentación (y nuestra empresa) fue bastante diferente a mi juicio en cuanto a la innovación, frescura, uso de open source etc.
Expusimos nuestro crecimiento, de más de un 115% en 2008, y la reciente incorporación como clientes (empresas que confían en nosotros) de multinacionales como BNP Paribas, empresas de USA como Sodetech (Atlanta) y organizaciones como la Diputación de Málaga.. con alrededor de 2.000 usuarios potenciales de la aplicación y más de 6 millones de ficheros. Descarga este white paper gratuito y aprende sobre gestión documental en la nube

lunes, 12 de octubre de 2009

El intrusismo del correo electrónico

Ok. El correo electrónico se ha convertido por fin en una de las herramientas tecnológicas más utilizadas en el mundo de las empresas de hoy. Aunque hay empresas que aún no se han enterado y siguen utilizando ese artilugio incómodo y anacrónico que es el fax.
Ok. Y ahora que el correo electrónico se ha instaurado como esa herramienta indispensable y de utilidad innegable, creo que ha llegado el momento de dejar claro para qué sirve el correo electrónico ;-)
El correo electrónico es una herramienta de comunicación. Punto.
Es la única utilidad que tiene el correo electrónico y, a la vez, este cumple su función de forma eficaz e inigualable, gracias en parte a esa característica casi única en el mundo de la comunicación bidireccional actual: la asincronía, es decir, yo te escribo, y tú me respondes (o lo lees) cuando quieras/puedas.
Pero vuelvo al principio: el correo electrónico es una herramienta de comunicación. Y nada más. Hoy en día se utiliza el correo electrónico para muchas otras actividades, ocasionando por esto, una mala gestión de estas actividades, y por tanto, una falta de efectividad y eficiencia de estas empresas. Os pongo algunos ejemplos de estas actividades, ordenadas para mi gusto por orden de gravedad:
  • Utilización del correo electrónico como Gestor Documental (ECM): Quién no ha recibido o enviado un correo electrónico con un archivo adjunto para que nos lo validen o revisen? Este tipo de inocentes acciones tiene considerables efectos negativos en el global de la gestión documental. Por un lado, el correo se sobrecarga de copias de dicho documento: la que se envía, la que se recibe, las copias a todos los CC'ados, y los correspondientes Forward. Por otro lado se hace imposible saber en ciertos casos cuál es la última y correcta versión del documento, ya que cada cual tiene su copia en casa. Pero uno de los inconvenientes mayores que tiene hacer este tipo de cosas es que finalmente y sin que podamos hacer nada para remediarlo, el documento se pierde. No hay manera de buscarlo. Los asuntos de los correos electrónicos no suelen ayudar mucho en la búsqueda, y se pierden horas y horas al mes en la horrible tarea de encontrar un documento que tenía que revisar o enviar a mi asesor/auditor/proveedor/... Ejemplos de herramientas de gestión documental son Nuxeo, Alfresco o KnowledgeTree. Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de un Gestor Documental. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
  • Utilización del correo electrónico como Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM): Muchas son las empresas cuyos trabajadores mantienen sus listas de contactos en la libreta de direcciones de su cliente de correo electrónico favorito. El primer inconveniente de esto es que cada trabajador de la empresa tiene su propia base de datos de clientes. Quién no ha escuchado (¡¡ o enviado un correo electrónico !!) preguntando al compañero ¿Tienes el correo electrónico de fulanito?. En fin. Para más inri, hay quien utiliza el histórico del correo electrónico para saber cuándo fue la última vez que contactó con su cliente, cuándo le envió el último presupuesto o cuánto tiene que volver a llamar a cierta persona. Ejemplos de herramientas de Gestión de Relaciones con el Cliente especializadas son Hipergate o SugarCRM. Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de un Gestor de las Relaciones con los Clientes o CRM. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
  • Utilización del correo electrónico como Herramienta para estar al tanto de los avances en la compañía: Hay veces en que el correo electrónico en algunas compañías se convierte en una herramienta muy parecida a un cuadro de mando o a un cuaderno de bitácora, en el que se pretende llevar cuenta del ritmo resolutivo de la empresa. Quién no ha recibido/enviado un correo electrónico para preguntar ¿Qué tal fue el evento talycual? o ¿Cómo va el proyecto nosecual? Para todas estas cosas existen herramientas colaborativas. Esas cosas tan chulas que están tan de moda y que a todo el mundo le gusta etiquetar como herramientas 2.0 ? La empresa 2.0 está en boca de todos y es extraordinariamente útil hacer uso de sus herramientas para estas cuestiones. Estamos hablando del correo electrónico ? Obviamente no. Estamos hablando de Twitter, estamos hablando de Blogs (internos y/o externos), estamos hablando de Lectores de feeds (como feedburner, google reader, etcétera).
    Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de las herramientas colaborativas. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
  • Utilización del correo electrónico como Agenda: hay quien utiliza el correo electrónico para enviarse recordatorios de determinados eventos, o para saber a qué hora era la reunión de dirección o de departamento. Es bastante habitual recibir correos electrónicos con el asunto "Reunión de departamento", cuyo objetivo es avisar a todo el mundo de la hora fecha y lugar del evento. Esto está muy bien. Pero el correo se pierde de nuevo, entre las mareas de spam y de otros correos que recibimos diariamente. De nuevo, el correo es una herramienta de comunicación. Si recibimos alertas de este tipo, automáticamente hay que trasladarla a otra aplicación de gestión de citas o eventos o similar, preferiblemente compartida, de forma que se pueda actuar de forma colaborativa, permitiendo acciones como invitar a otras personas de la organización directamente desde la herramienta. Ejemplos de esto son aplicaciones como Google calendar o Mozilla sunbird. Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de las agendas colaborativas. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
No me voy a extender más, aunque he visto otros ejemplos aún más estrambóticos del uso del correo electrónico. Me encanta el correo electrónico, pero las estadísticas nos dicen que se reciben una media de 18MB de correos por usuario y día, unos 133 emails recibidos/enviados por usuario y día. Multipliquen por los días del año y por el número de trabajadores de su empresa, y verán como no es factible seguir utilizando el correo electrónico de cualquier forma.

Quieren consejos y buenas prácticas para la gestión del correo electrónico y de sus documentos asociados ? No dejen de contactar con nosotros ;-) Descarga este caso de estudio y descubre cómo Athento puede ayudar a universidades como la tuya

viernes, 9 de octubre de 2009

Ampliado el plazo de matriculación del CUSL

Tras el éxito cosechado en la primera edición del I Concurso Universitario de Software Libre, el consejo de estudiantes de la Escuela Técnica Superior de Ingeniería Informática de la Universidad de Málaga con la colaboración y patrocinio de Yerbabuena Software, está preparando ya la segunda.

En este sentido se ha ampliado el plazo de de inscripción para el IV Concurso Universitario de Software Libre y por consiguiente el Concurso Malagueño. Los alumnos universitarios que no hayan podido apuntarse o hayan permanecido dubitativos hasta el momento tendrán una nueva oportunidad de llevar a cabo sus ideas con un proyecto en el concurso.

El periodo de inscripción finalizará, el día 7 de Noviembre de 2009, cubriendo así las sugerencias del alumnado universitario y facilitando la incorporación de nuevos premios locales.

La inscripción se llevará a cabo mediante el formulario de inscripción habilitado a tal efecto.

No olvidéis consultar las bases de esta segunda edición.

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miércoles, 7 de octubre de 2009

Un gestor documental que encaja a la perfección

Hay varias razones por las que Nuxeo es una de las herramientas más transparentes y de las que mejor encajan en cualquier sistema de información de una organización o departamento. He aquí algunas de ellas:

  • La más importante, es opensource, totalmente opensource, como ninguna otra aplicación ECM en el mercado.
  • Participa activamente en la definición del estándar de interoperabilidad entre sistemas de gestión documental CMIS. Es la principal encargada de la implementación de Apache Chemistry, la implementación Java de este estándar, avalado por los principales fabricantes de ECM del mercado. Esto posibilita que toda herramienta que siga el estándar CMIS podrá hablar con otra herramienta de gestión documental de otro fabricante. Así, Nuxeo podría comunicarse sin grandes esfuerzos con herramientas como Alfresco, Documentum, Sharepoint, etcétera... y viceversa ;-)
    Content Management Interoperability Services
    Apache Chemistry
    Members of the CMIS Technical Committee
  • Dispone de un amplio abanico de APIs que se adaptan a cualquier entorno de terceros con el que queramos integrar: Java APIs, Restlets, Web Services,...
    APIs in Nuxeo
  • La arquitectura está basada en estándares y tecnologías ampliamente aceptadas: Jackrabbit/JSR170 para gestión del repositorio (hay además otras opciones disponibles para la gestión de los repositorios), JSR-168 para portlets, WebDAV, EJB3, JSeam...

  • La arquitectura plantea un modelo de componentes y extensión que facilita en gran medida el desarrollo de nuevas funcionalidades o la modificación de las presentes. Concretamente utiliza el modelo OSGi, que está siendo utilizado por aplicaciones que han demostrado ser altamente extensibles, como Eclipse o Adobe.
    OSGI
    Eclipse Equinox


Ya no hay excusas para no elegir Nuxeo la plataforma sobre la que desplegar las necesidades de gestión documental de una organización o un departamento, incluso aunque otros departamentos u organizaciones hayan elegido ya otras opciones...

... así podreis enseñarles el camino correcto ;-)
El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

viernes, 2 de octubre de 2009

Demo de NTI disponible

Yerbabuena ha subido a su servidor de demos la última versión de NTI (versión de la tercera iteración) con las siguientes mejoras aplicadas:

  1. Nuevo interfaz flex con la posibilidad de ver las relaciones en modo lista.

  2. Mejora de la detección de organizaciones y CIF en la lectura de contratos.

  3. Se ha implementado la funcionalidad que permite con LiveEdit la detección de Organizaciones y CIF's.

  4. Posibilidad de actualización de anotaciones mediante un popup que sólo nos devolverá las entidades del correspondiente dominio/rango de la propiedad anotada.

  5. Detección de la relación Organización-CIF de manera que si en un nuevo documento detecta un CIF ya almacenado no tendrá en cuenta el nombre de la nueva organización y anotará el ya almacenado

  6. Validación de CIF a la hora de anotar manualmente con la relación HasCIF (Validación tanto del formato, como de que el CIF ya pertenezca a otra empresa o que la empresa tenga un CIF diferente al que se pretende insertar).

  7. Mensajes traducidos en español e inglés para Relaciones, Pestañas, etc...

  8. El botón de razonar desaparece cuando razona y aparece un spinner y el texto “razonando”, después aparece deshabilitado hasta que haya nueva información que razonar.

  9. Ventana de confirmación al eliminar una anotación

  10. En el interfaz flex, una vez que filtramos por alguna relación se desmarca automaticamente la opcion All Relations

El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

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