miércoles, 28 de diciembre de 2011

¿Cómo gestionar 7.000.000 de documentos? Athento en Clúster

¿Cómo permitir la integración de diversas aplicaciones de manera que puedan trabajar sobre 7.000.000 de documentos sin duplicarlos?¿cómo tener un sistema lo suficientemente potente como para responder a las constantes consultas o solicitudes de tantas aplicaciones?
Durante 2011 hemos estado trabajando con un importante cliente del sector financiero a nivel mundial. Su problema era básicamente que tenían una gran cantidad de documentos que gestionar y aplicaciones software distintas que trabajaban con los mismos documentos, cada una con su propio repositorio documental. Por supuesto, tener los mismos documentos en distintos repositorios genera dificultades a la hora de mantener el sistema e inconsistencias en la documentación, además de que, por supuesto, dificulta el aprovechamiento de la información contenida en los documentos e incluso da lugar a que estos se extravíen o se pierda trabajo realizado sobre ellos.
Asesoramos a nuestro cliente para que se decantara por una solución que les permitiera no sólo conectar todas las aplicaciones, sino que además, no les hiciera dependientes de un DMS (Document Mangement System) en particular. La alta capacidad de integración y escalabilidad de Athento iDM en este punto fue crucial, puesto que podría funcionar con cualquier gestor documental que cumpliera con los estándares si en un futuro se decidía migrar a otro repositorio y, al mismo tiempo, mediante Web Services permitiría la comunicación y transferencia de datos con las actuales aplicaciones y con futuras. Haciendo uso de la interfaz web de Athento, un Sistema de Gestión Documental Inteligente (IDMS), las aplicaciones y sus casi 200 usuarios podrían crear , consultar y modificar documentos que se guardarían en Nuxeo DM 5.4.2., el DMS elegido.
Al mismo tiempo, Athento posibilitaría la conexión entre las distintas aplicaciones y el repositorio documental.


El rendimiento del sistema era otro de los puntos claves, por eso se optó por implementar Athento en clúster. Dos instancias de Nuxeo (en máquinas virtuales Linux de 64 bits) corriendo sobre un mismo equipo físico permitirían una gestión rápida de un único repositorio documental que almacenaría todos los documentos, pero además, se utilizaría un Balanceador cuya función sería determinar cual de las dos instancias del gestor documental (Nuxeo) tenía menor carga de trabajo para enviarle las peticiones y consultas de las aplicaciones del sistema global, de manera que nunca una de las instancias colapsara por exceso solicitudes.
De esta manera nuestro cliente consiguió contar con un sistema estable con casi 600.000 accesos que les permite mantener en todo momento la información actualizada y consistente y, también, acceder a ella a una velocidad media de 4 segundos desde cualquiera de las aplicaciones o desde la interfaz de Athento.



Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones


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viernes, 23 de diciembre de 2011

Yerbabuena Software y Athento os desean una Feliz Navidad y un Prospero Año Nuevo!



Antes que nada, ahora que se acaba el año queremos darlos la gracias por la confianza. Empezamos el año con 2000 visitantes únicos y lo hemos finalizado siendo el blog de referencia de gestión documental en el mundo de habla hispana.
Hemos sido los primeros en hablar de semántica y hoy ya reconocéis a Athento como al primer Gestor Documental Inteligente (IDMS).
Nos visitáis desde 64 países distintos en todo el mundo y eso nos hace sentirnos llenos de orgullo y felicidad, y hace a nuestros técnicos levantarse todos los días y desarrollar funcionalidades que ayudan a hacer tu trabajo diario mejor.
Por todas estas razones, gracias, porque vosotros sois el motor que impulsa a esta empresa Malagueña y que la ha llevado desde el mediterráneo hasta el océano Pacífico en el Valle del Silicio.
Gracias a todos por hacernos mejores y sólo nos resta desearos una Navidad llena de regalos, de ilusión, de amor y un 2012 plagado de éxitos, de salud, de amor y de dinero.
De regalo os dejamos nuestro Christmas y esperamos que los reyes os traigan un Athento este Enero, eso si que sería comenzar el año bien!

Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.


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miércoles, 21 de diciembre de 2011

5 Mitos sobre la Automatización de Documentos

Todas las organizaciones producen documentos, algunas incluso cientos o miles por día. La información contenida en estos documentos es a menudo vital para la empresa - de la producción de presupuestos de ventas, políticas y procedimientos a contratos de trabajo o de ámbito comercial. Mientras que algunos contenidos en estos documentos cambia, otros aspectos, tales como su estructura y la forma en que se le da formato, no puede. En otras palabras, muchos documentos contienen contenido repetitivo que cambia poco de un documento al siguiente y el contenido variable debe ser personalizado con precisión.  La automatización de documentos puede simplificar la creación del documento empresarial más simple o complejo, pero muchas empresas están confundidos en cómo hacerlo. A continuación se presentan cinco  mitos que las organizaciones tienen que pensar a la hora de considerar cómo manejan la creación de documentos.

Mito # 1: la automatización de documentos es sólo Word Merge (combinar con Word).

Realidad: Microsoft ® Word mail merge (combinación de correo) es una aplicación de escritorio que permite a los usuarios crear grandes volúmenes de documentos llenando de "merge fields" (campos de fusión) las plantillas de extracción de datos de fuentes externas, tales como hojas de cálculo Microsoft Excel, bases de datos Microsoft Access o de otro tipo de recursos estándares como OLE DB / ODBC. Como no es una aplicación de servidor (aplicación web) de combinación de correspondencia, se procesa en el escritorio del usuario final y los documentos resultantes se guardan en el escritorio, en un sistema de archivo o se imprimen directamente por el usuario final. El rendimiento de la aplicación también está limitado por la máquina del usuario y puede "petar" su equipo durante largos períodos de tiempo. Más importante aún, no se puede lograr escalabilidad. La funcionalidad de combinación de correspondencia sólo puede ser mejorada mediante el uso de scripts VB (Visual Basic) a medida para cada aplicación / plantilla  de mail merge. Esto puede aumentar los costes de creación y mantenimiento de plantillas, así como que las propias plantilla sean más complejas. Además de esto, si las plantillas están sujetas a un flujo de trabajo, una aplicación adicional se deben implementar para gestionar las necesidades de edición, auditoría y aprobación. Microsoft Word no es por lo tanto ideal para la producción de documentos de alto volumen automático debido a las limitaciones en las capacidades de escalabilidad y producción de documentos no tripulados.

En general, Microsoft Word mail merge satisface las necesidades de producción de documentos de un individuo o pequeña empresa / departamento, de la misma manera que Microsoft Word como editor de texto permite una personalización completa de los documentos. Sin embargo, su implementación como una solución corporativa para la creación de documentos es cuestionable como la edición manual de documentos y la personalización mediante el uso de campos complejos en las plantillas es propenso a errores, algo que no es aceptable cuando los documentos se crean de cara al cliente.

Mito # 2: Mi contratos / presupuestos son perfectos.

Realidad: Lo que sucede como normal en los sistemas de gestión documental corporativos es a menudo una "barra libre" de procedimientos rotos, bypass de controles y números inexactos. Los documentos creados a través de todos estos procesos, tan comunes como los contratos por ejemplo, a menudo dejan a las empresas abiertas a penalizaciones y responsabilidad legal. La causa no es la negligencia, sino la tecnología inadecuada.

La mayoría de las empresas tienen reglas de negocio en torno a la preparación de documentos para minimizar su exposición al riesgo. Muy pocas tienen un sistema cohesionado para la aplicación de normas cuando los documentos son creados en realidad en los escritorios de los empleados. Las reglas y procedimientos están bien, pero cuando no hay manera de expresarlas a través de los sistemas de tecnología utilizados para crear documentos, son fáciles de eludir - deliberada o accidentalmente. Al final, la mayoría de las empresas tienen un control más eficaz sobre sus procesos para la compra de suministros de oficina que para la creación de documentos jurídicamente vinculantes.

Esta falta de control en el front-end (zona frontal, comienzo) del proceso de gestión de documentos - la creación del documento actual - deja a las empresas abiertas al riesgo. Como cualquier persona involucrada en la creación de documentos sabe, una frase equivocada puede costar millones a la empresa. Una automatización de documentos insuficiente o inexistente aumenta las probabilidades de que la frase equivocada termine en el contrato. Las empresas responden al riesgo de dos maneras. Quienes son serios sobre la reducción de su exposición al riesgo buscan productos que mejoren su front-end de preparación de documentos. Quienes no, tratan de reducir su exposición emitiendo más notas y  más procedimientos para tener una negación plausible si algo sale mal, algo que ocurre a menudo.

Mito # 3: Está bien si mi comercial pasa cuatro horas con la creación de un presupuesto (cotización).

Realidad:  De acuerdo con Gartner Group, los documentos consumen hasta el 60 por ciento del tiempo de oficina de los trabajadores y representan hasta el 45 por ciento de costos de mano de obra - demasiado tiempo centrado en tareas mundanas y rutinarias frente a centrarse en el núcleo y en proporcionar ingresos. Para conocer el tiempo malgastado en su propia organización considere estas preguntas: ¿Cómo son los documentos creados en su negocio? Copiar y pegar? Construídos desde cero cada vez? O, construídos a partir de plantillas de usuario poco amigables donde se introduce toda la información a mano (incluso si ya la tienes en otro sistema) y no puede ser validado o repetido (por lo que si el nombre de un cliente aparece dos veces, tienes que ponerlo dos veces) o tienes reglas de negocio y lógica aplicada? Ninguno de estos métodos es eficaz y preciso. Consumen mucho tiempo, son propensos a errores, y casi garantizan crear más problemas en el futuro. Los costes de las entradas se incrementan, y sufre la productividad. Al automatizar el proceso se logra tener una creación de documentos más eficiente y precisa. Los enfoques de copiar y pegar, y construir desde cero son eliminados.


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lunes, 19 de diciembre de 2011

Analizador de Texto de Athento Vs Motor Semántico Stanbol


“Ponemos a prueba la precisión de el analizador de texto semántico de Athento frente al motor semántico Apache Stanbol usado por proveedores de sistemas de gestión documental como Nuxeo


Durante los últimos meses el concepto de la semántica asociada a la gestión documental ha cobrado fuerza. La importancia de dicho concepto aplicado a la gestión documental se encuentra en la capacidad de construir relaciones entre documentos que faciliten el camino hacia la construcción de conocimiento. Es decir, transformar datos desestructurados en información comprensible sobre un sistema, la empresa, un proyecto, procesos, etc. En Yerbabuena ya venimos hablando de semántica y tecnologías inteligentes desde hace dos años, y hoy en día otros proveedores de sistemas DMS comienzan a darle a estás tecnologías una importancia creciente. Nuxeo es una de aquellas compañías que ya ha dado un paso importante con su paquete “Semantic Entities” que utiliza el motor semántico Apache Stanbol para encontrar nombres de personas, lugares y organizaciones que luego asocia con sus respectivas entradas en la DBpedia. Este pluging de Nuxeo visualiza la entidad encontrada mediante una imagen (que puede ser por ejemplo una foto del nombre de la persona hallado o una bandera) y nos permite mediante un enlace acceder a todos los documentos en los que se menciona dicha entidad.



Athento tiene un módulo semántico similar, aunque más avanzado que encuentra cualquier término que resulte de importancia dentro del contenido del texto del documento y los convierte en etiquetas que nos permiten relacionar documentos que comparten temática, u información común. Ver un ejemplo de Autotagging en la gestión de curriculums vitaes.
Quisimos poner a prueba la tasa de precisión del analizador de texto que Athento utiliza frente al motor semántico Stanbol en la gestión de documentos; para ello, subimos a un Nuxeo + Stanbol y a un Nuxeo+Athento el mismo documento PDF. El documento, se denomina “Seis Pasos Para Liberar A Mi Empresa Del Papel” y es un documento cuyo contenido muchos de vosotros ya habéis leído y que se encuentra como un post en este blog. El documento habla sobre digitalización. Para una persona los términos más relevantes dentro de este texto giran en torno a las siguientes:



Gestión Documental Proyecto Costes
Digitalización Inversión Empresa
Papel Gastos ICR
Documentos Captura Beneficios
Software Hardware OCR
Escáner Información Digital
Distribuida Documentación Extraer

Queríamos ver cuál era la eficacia tanto de Athento como de Stanbol a la hora de extraer estas palabras del texto y la verdad, los resultados nos sorprendieron bastante.
Palabras encontradas por Stanbol: 'como' y 'espaa'.
Asumimos que la primera la encuentra por la cantidad de veces que se repite en el texto y la segunda debe ser 'España', y por algún problema de codificación sólo extrajo 'espaa'.
Palabras encontradas por Athento: 77
Palabra Clave ¿Encontrada por Stanbol? ¿Encontrada por Athento?
Gestión Documental no si
Digitalización no si
Papel no no
Documentos no si
Software no no
Escáner no si
Distribuida no si
Proyecto no si
Inversión no no
Gastos no no
Captura no si
Hardware no no
Información no si
Documentación no si
Costes no no
Empresa no si
ICR no no
Beneficios no si
OCR no no
Digital no si
Extraer no si


Porcentaje de acierto de Athento: 61,90%




Porcentaje de acierto de Stanbol: 0%





Podéis comprobarlo por vosotros mismos con nuestra demo gratuita con vuestros propios documentos .



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viernes, 16 de diciembre de 2011

Yerbabuena Solidaria: Primera Carrera San Silvestre Palma-Palmilla


El próximo 31 de diciembre a las 12 del medio día Málaga correrá y lo hará por un barrio tan malagueño como cualquier otro, La Palmilla. Lo especial de la carrera no es que al inscribirnos colaboramos a programas que previenen el abandono escolar en esta barrida, o a la reinserción de ex drogadictos; lo importante de la carrera es que los mismos malagueños vamos a contribuir un poquito a erradicar la estigmatización que pesa sobre La Palmilla.

Os animamos a todos para que pongáis vuestro granito de arena, nosotros ya lo hemos hecho, nuestro CEO, José Luis De La Rosa, y nuestro Director Comercial , Rubén Lirio se suman a la carrera y han contribuido fuertemente a la difusión de la carrera mediante el blog “San Silvestre Palma-Palmilla.”


Por sólo 5 euros podéis hacer mejor la vida de alguien, pasar un buen día y perder un par de kilos.


Datos de la carrera

Día: 31 de Diciembre

Hora: 12 del medio día

Punto de salida: estadio de la Rosaleda.

Extensión: 8 kms.


Y no te olvides de que La Palmilla también es tu barrio!





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miércoles, 14 de diciembre de 2011

4 Formas De Optimizar La Seguridad Y El Acceso A Mis Documentos Con Athento


Athento te ofrece integración con un abanico de posibilidades tecnológicas que potencian al máximo la comodidad y la seguridad del acceso a tus documentos. Single Sign On, LDAP y HTTPS, son algunas de ellas.”

LDAP
Los empleados de una empresa rara vez utilizan una sola aplicación, y por cada una de esas aplicaciones hay que gestionar usuarios, contraseñas y otros aspectos. LDAP es un “Directorio de Usuarios” que nos ayuda a solventar este problema. Tener un único usuario y una única contraseña para todas las aplicaciones que usemos ahorra tiempo y problemas a empleados y a departamentos de sistemas. Con Athento, podemos hacer uso de esta ventaja de LDAP en dos sentidos, no sólo permitiendo que el empleado tenga los mismos datos de acceso al gestor que para el resto de aplicaciones, sino que además, podemos a través de Athento generar nuevos usuarios que se escriban en el directorio LDAP. Nuestro DMS puede trabajar con implementaciones de este protocolo tales como OpenLDAP, ActiveDirectory de Microsoft, Oracle LDAP entre otros.


HTTPS
Cuando navegamos en internet se transmite mucha información, como contraseñas u otros datos personales, que no nos interesa que puedan ser interceptados y leídos. Https usa certificados de seguridad SSL que encriptan la información que se transmite haciendo que sea casi imposible que se descifre sin una clave distintiva que proveen dichos certificados. El acceso a Athento podemos hacerlo utilizando este protocolo seguro, para proteger los datos de nuestros usuarios y, por supuesto, en última instancia nuestros documentos.

Single Sign On (SSO, Inicio de Sesión Único)
Con LDAP solucionamos el problema de tener múltiples usuarios y contraseñas, pero aún tenemos que logearnos varias veces al día cada vez que queremos acceder a una aplicación distinta. SSO nos permite mediante una sola acción de autenticación tener acceso a múltiples aplicaciones y sistemas a los que estamos autorizados a acceder. Con Athento, podemos hacer uso de sistemas SSO como OpenAM, NTLM, Shibboleth entre otros.

Time-Outs
¿Cuántas veces hemos dejado nuestras secciones abiertas? Un error como este significa poner a disposición de cualquiera toda la información a la que tenemos acceso. Los time-outs evitan este tipo de problema, ya que podemos decirle al sistema que después de cierto periodo de inactividad nos expulse del sistema. La mayoría de sistemas y aplicaciones modernas permiten configurar time-outs, y Athento no podía ser menos.

En definitiva, muchas opciones para conseguir con todas ellas una alta seguridad en la gestión documental de las empresas.
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lunes, 12 de diciembre de 2011

Athento da un paso más para ayudar a las empresas con acciones de e-learning y teleformación

"Muy pronto, Yerbabuena Software liberará el código de la integración entre Nuxeo 5.4.2 y Moodle 2.1, veamos algunos de beneficios y funcionalidades"



El problema de las empresas dedicadas al e-learning o de los departamentos que planifican acciones formativas es que se genera una gran cantidad de material didáctico que se actualiza con frecuencia y que debe ser compartido con alumnos o con otros docentes. Garantizar la no pérdida de material, encontrar un texto concreto entre muchos otros de manera rápida, poder versionar el material y facilitar el acceso a este de miembros del equipo o alumnos no es otra cosa que gestión documental en el ámbito de la formación.
Nuestros ingenieros han dado un paso importante hacía facilitar este tipo de tareas mediante la integración de Nuxeo 5.4.2 y Moodle 2.1 (también la versión 1.9 pero esta posibilita menos prestaciones) usando el estándar CMIS.
Moodle es quizás una de las plataformas educativas web based más importantes del momento. Esta herramienta Open Source cuenta actualmente con más de 72.000 sitios registrados. Entre sus usuarios tenemos a la Universidad Europea De Madrid, La Consejería de Educación, Formación Y Empleo de Murcia, entre otros. Moodle permite crear cursos, matricular alumnos, compartir material, uso de foros y todo tipo de herramientas colaborativas útiles en la educación.

Beneficios de la integración:

  • Rapidez y eficiencia a la hora de crear cursos: Normalmente un curso cuenta con unos materiales formativos o recursos básicos. Con la integración, podemos crear plantillas de cursos en Nuxeo (Templates) que se utilizarán posteriormente desde Moodle para crear las distintas versiones de los cursos de manera rápida. Además, esto nos facilita que los cursos siempre cuenten con el material actualizado, pues sólo tenemos que actualizar los documentos de la plantilla para que todos los cursos que se creen a través de ella cuenten con recursos actualizados.

  • Evitar la pérdida de material formativo: Todo el material de la institución o de las acciones formativas puede ser almacenado en Nuxeo. Una vez que queramos agregar material a algún curso en Moodle, nuestra integración brinda la oportunidad de navegar desde Moodle por el árbol de directorio de Nuxeo y añadir al curso cualquier documento que se encuentre en el gestor. De esta manera garantizamos que los documentos se mantengan siempre en la misma ubicación y bajo las medidas de seguridad que brinda el gestor.

  • Un mayor control sobre la actividad de los alumnos: Por cada actividad que se crea en el curso en Moodle, Nuxeo crea una carpeta con el nombre de la actividad. Dentro de la carpeta se generarán otros subdirectorios de manera automática con los nombres de los alumnos que realicen la actividad. Esta carpeta contendrá los documentos que el alumno adjunte. Con esto conseguimos mantener una única estructura para la documentación generada por los alumnos y , por supuesto, su preservación a largo plazo.

  • Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.

Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.
Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.

Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.


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miércoles, 7 de diciembre de 2011

Las Asesorías, Consultorías y Gestorías se mudan a la nube

“Estudios recientes esperan que en 2012 el 5% de las asesorías del país trasladen sus sistemas de gestión a la nube. Según Asesores Wolters Kluwer en su 'Barómetro Tecnológico del Asesor ' el 47% de estos despachos profesionales confirman su apuesta por el modelo Cloud Computing




Las asesorías administrativas son empresas de procesos intensivos en papel. Sin embargo, la mayoría de ellas no cuenta con un sistema adecuado de gestión de su documentación. El problema: son empresas pequeñas que por su tamaño no se plantean la adopción de una inversión tecnológica.
Los beneficios económicos de la gestión documental inteligente y la rentabilidad de tenerla alojada en la nube son temas que ya hemos discutido en posts anteriores, pero existen además, otro sinnúmero de ventajas que encuadran perfectamente en el modelo de negocio de este tipo de despachos. Vamos a ver algunos:
  • Compartir documentación con clientes: Un cliente necesita acceso a las nóminas de sus trabajadores todos los meses ¿por qué no permitirle acceder a ellas desde la comodidad de su casa? Si nos puede enviar un correo electrónico con una fotocopia del DNI y la tarjeta de la SS de un nuevo trabajador para darlo de alta ¿por qué hacer ir al cliente hasta nuestra oficina?
  • Acceder a documentos desde cualquier lugar: Los documentos ya no se tienen que quedar en la oficina nunca más, porque a través de cualquier conexión a internet pueden estar disponibles sin limitaciones geográficas o de tiempo.
  • Seguridad: El acceso que damos a clientes o al personal de la empresa a la documentación estará siempre bajo nuestro control, ofreciendo mecanismos seguros de autenticación y uso de firmas y certificados digitales a la hora de garantizar la veracidad de documentos.
  • Terminar con la gestión manual y el almacenamiento físico de documentos: Hoy en día con el gran impulso que las Administraciones Públicas están dando al trámite digital es momento de plantearse el abandono del papel y su complicada gestión.
La parte que la nube aporta:
  • Simplicidad: No tener un informático que se ocupe de equipos y programas o no tener ni los equipos necesarios ni los programas ya no es una excusa. No son necesarios, cada mes cuando se paga la factura del servicio de gestión documental se obtiene soporte, mantenimiento, actualizaciones, software y el equipo físico que lo soporta.
  • Inmediatez: Pagar la factura, acceder vía on-line y contar al instante con toda una infraestructura y seguridad que difícilmente podría obtenerse si se emprende el proyecto de implantación de gestión documental en la propia empresa.

4680 euros al año es lo que un cliente tiene que pagar para disponer de todos los beneficios de Athento iDM en la nube y 14.915,23 € lo que se gasta trabajando en papel (* datos para una empresa que maneje 100 documentos al día). Más de 10.000 euros ahorrados por año. No es raro con estas cifras que las asesorías y gestorías se decanten cada vez más por la nube.
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viernes, 2 de diciembre de 2011

Yerbabuena Pisa Fuerte En El Ámbito De La Salud



El pasado 30 de noviembre, Yerbabuena Software y FeSalud han firmado un acuerdo de colaboración con el que los usuarios y clientes tanto de la fundación como de Yerbabuena conseguirán beneficiarse de una oferta más amplia de soluciones tecnológicas punteras en materia de gestión documental para el sector sanitario.
Yerbabuena, que ya cuenta con grandes clientes en el sector como el Hospital Virgen de La Victoria de Málaga o el Hospital Virgen de Los Pedroches de Pozoblanco (Córdoba), busca mediante el acuerdo que soluciones como e-Consentimiento Informado o Farmacia Hospitalaria Sin Papel (Athento eSanidad) lleguen a todos los rincones de la geografía latinoamericana.
FeSalud o Fundación para la e-Salud cumple un objetivo fundamental no sólo en nuestra comunidad, fomentando la implantación de tecnologías de la información y comunicaciones como mecanismos de mejora y evolución de los sistemas sanitarios.

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miércoles, 30 de noviembre de 2011

¿Cómo crear un expediente en Athento e-Administración?

“Hoy aprenderemos a usar la funcionalidad Registro de Entrada de Athento e-Administración, la plataforma de gestión documental para organismos públicos”

Lo primero que vemos cuando nos logeamos en Athento es el “Panel de Control”, en el encontraremos todas las tareas relativas a expedientes que se encuentran en trámite y que nos han sido asignadas por otros usuarios. También tendremos a golpe de clic nuestro “Buzón de mensajes” en el que otros usuarios de la plataforma podrán dejarnos notificaciones.



Cuando un ciudadano solicita un trámite determinado, se crea un expediente. Para dar entrada y curso a la solicitud del ciudadano usamos el “Registro de Entrada”. El Registro de Entrada es una pestaña que tendréis a mano derecha en una barra de operaciones situada justo debajo de la información del usuario. Pinchemos pues es “Registro de Entrada”. Al hacer clic en esta pestaña se desplegarán dos opciones: “Nuevo expediente” y “Buscar expediente”. Vamos a “Nuevo Expediente”.

Si previamente el usuario ha llevado a cabo otros trámites , ya contaremos con los datos del usuario (y también con documentos que ya había aportado), por tanto, con sólo escribir datos como el DNI y pulsar en la lupa la plataforma encontrará al solicitante. Si por el contrario el solicitante es nuevo, deberemos crearlo, para ello pincharemos en “Nuevo Solicitante”. Athento nos preguntará si deseamos crear un nuevo solicitante, hacemos clic en “Sí”.

A continuación encontraremos un formulario de creación que incluye los principales datos sobre el solicitante e indicaremos si este prefiere que toda la información relativa a su expediente se notifique de manera telemática u por correo ordinario.
Una vez creado el nuevo solicitante, procedemos a indicar el trámite que este solicita. Para ello, disponemos de una barra de búsqueda a mano derecha. Si sabemos el nombre del trámite, podemos irlo escribiendo, Athento lo completará y nos ahorrará el trabajo de buscarlo, aunque siempre podremos pinchar sobre la lupa para que se desplieguen todos los procedimientos existentes.



Una seleccionado el trámite, se nos desplegará un menú en el que podremos adjuntar toda la documentación que requiere el trámite. Este formulario puede variar un poco con cada trámite, pero normalmente, siempre aparecen dos aparados: “Documentos del Trámite” y “Documentos Aportados”. Los documentos del trámite son todos aquellos modelos, formas, formularios, etc. que la Administración Pública proporciona al ciudadano para complementar. Los documentos aportados son aquellos documentos que debe aportar el ciudadano, por ejemplo, una fotocopia del DNI.


Para aportar un documento, hacemos clic en “Añadir archivo” o en “Digitalizar” en caso de que la plataforma se encuentre conectada con un escáner. Si pinchamos en añadir archivo, tendremos que buscar el documento en nuestro PC y hacer clic en “Subir documento” para que la operación se complete.



Una vez aportada toda la documentación sólo nos resta hacer clic en
“Guardar Expediente” y voilà! Un nuevo expediente ha sido creado.

¿Aún no has probado Athento e-Administración? ¡Házlo ahora!


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lunes, 28 de noviembre de 2011

Top 5 del Ahorro Implementando Gestión Documental Inteligente


1.Dinero

Tal como lo hemos demostrado en posts anteriores, el uso de un sistema documental basado en papel cuesta dinero y mucho. En una empresa que maneje sólo 100 documentos diarios estos costes al año no bajarán de los 15.000 euros. Con un sistema de las características de Athento, este coste del sistema documental se reduciría a sólo el 1,85% de esta cifra.


2.Tiempo

Los costes más importantes que genera el papel están relacionados con el tiempo que los empleados dedican a archivar, buscar o procesar información de documentos. Un sistema digital de gestión documental reduce considerablemente el tiempo que nos tardamos por ejemplo en guardar un documento en su correcta ubicación. Pero un sistema de gestión documental inteligente dobla este beneficio ¿por qué? Porque evita que muchas de las tareas que puede hacer el sistema por si mismo las haga una persona. Por ejemplo, un sistema de gestión documental nos evita tener que introducir nosotros mismos datos importantes sobre el documento en el sistema, o nos ayuda a encontrar en menos de la mitad del tiempo lo que estamos buscando mediante el uso de etiquetas.



3.Dolores de Cabeza

La pérdida de documentos no es como para tomársela a la ligera. Se habla de que volver a generar un sólo documento perdido cuesta 220 dólares, y perder un documento en papel no es nada complicado. Pero manejar documentos en papel no sólo nos hace más susceptibles a perder documentos, sino que también nos dificulta garantizar la confidencialidad de documentación crítica y garantizar la preservación e integridad de toda la información de nuestra empresa.


4.Clientes, Proveedores y terceros insatisfechos

Cuando automatizamos tareas mediante un sistema de gestión documental inteligente lo que hacemos en realidad es reducir el tiempo que necesitan los procesos para completarse. Es decir, automatizando conseguimos procesos de facturación, atención de incidencias y quejas, pedidos, etc. más rápidos, lo que a su vez se traduce en respuestas más rápidas a clientes y otros. Un buen ejemplo de esto es la Administración Pública, ¿cuantas veces tenemos que presentar el mismo documento al mismo organismo simplemente porque es un trámite distinto? Un sistema de gestión documental inteligente hace que ese documento esté accesible y el funcionario no tenga que solicitarlo una vez más al ciudadano.




5.Recursos de la empresa y recursos de la humanidad

Además de tiempo, los documentos en papel requieren espacio dónde almacenarse, así como mobiliario donde guardarse. Hablar de papel significa también hablar de imprimir, e imprimir significa hablar de consumo de tinta, lo cual a su vez significa 4 litros de petróleo por tóner producido. Y por último lo más obvio, el consumo de papel mundial que sigue incrementándose, significa también una necesidad creciente de la industria papelera de más madera.




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domingo, 27 de noviembre de 2011

Implantar gestión documental


En respuesta a un comentario de Fran, en mi último post Reeducar en gestión documental, quiero hacer un ejercicio con vosotros sobre qué hay que hacer cuando alguien se enfrenta a la problemática de implantar un sistema de gestión documental. Mi primera respuesta es clara: Párate y piensa primero en cómo quieres mejorar tu negocio. La primera pregunta es si realmente necesitas un sistema de gestión documental. Si no lo sabes, consulta a los expertos. En ese proceso vas a encontrar seguramente más necesidades de las que creías tener porque todo lo que sea información en tu organización es objetivo de estos sistemas: un vídeo, una factura, un pdf, un informe en papel, un expediente de empleado, una carpeta de cliente, un correo electrónico, un fax,... El universo es amplio, debes acotarlo. El objetivo es hacerte con ese gráfico en forma de queso que reune a todos los actores: fabricantes de software, desarrolladores, usuarios de tu organización, presupuesto, necesidades,... Generalmente los proveedores te suelen dar información de lo que hacen y solicitarte una cita para mostrarte productos que pueden ser de tu interés. Si no es así, puede que ésta sea una primera forma de descartar posibles candidatos a posibles compañeros de aventura. Procura tener siempre al menos dos visiones diferentes sobre cómo solucionar tu problema aparte de la tuya propia.

Una vez tengas claro lo que quieres, tal vez llegue la hora de organizar eso que quieres (requisitos) para conseguir lo que necesitas (ayuda). El proceso de toma de requisitos y delimitación del alcance es fundamental para implantar cualquier tecnología con éxito, pero más importante aún es hacer un ejercicio de colectivo de lo que la organización necesita. La forma de ahorrar costes de una manera efectiva con gestión documental es pensar en perspectiva, pensar como organización y no como un departamento o unidad. Necesitas a alguien que conozca tu organización si tú no la conoces. También es de gran ayuda para cualquier integrador o proveedor de software que un cliente asuma sus limitaciones y actúe no como ejecutor sino como cliente, acompañando y facilitando la implantación, vigilando que la solución resuelve sus necesidades. Una relación de confianza merecida es más que imprescindible. En mi opinión la forma más inmediata de lograr esto -tanto por el que tiene la necesidad como por el que puede ayudarle- es mediante metodologías de gestión y desarrollo ágiles (Scrum y Kanban sobre todo) pero ante todo mediante una comunicación transparente y sincera. No sirve de nada abstraerse y alejarse de la arena, tampoco sirve ser fieles a una planificación mesiánica. Es necesario trabajar, equivocarse lo menos posible y de hacerlo aprender de los errores en común. Todo ello pivota alrededor de un reparto de roles real y honesto.

En el caso de un gestor documental necesitamos realizar algunos pasos previos antes de meternos en cualquier berenjenal técnico. De acuerdo a mi experiencia personal se puede realizar una implantación de producto exitosa que luego, en la realidad, sea un completo fracaso en cuanto a uso y aprovechamiento. Para mí -y aunque haya cubierto y cumplido cada hito del proyecto y las expectativas que firmé con mi cliente- esto también es un fracaso. Por eso soy realmente pesado cuando comienza un proyecto e intento mantener una relación estrecha y cercana mis clientes. Algunos hasta me han llegado a querer ;) Para un cliente es tan malo no tener claro lo que se necesita como tener demasiado claro lo que se necesita. Debe existir un margen relativamente flexible para la innovación y la improvisación dentro del proyecto. Porque tal vez necesites otra cosa diferente a la que crees o tal vez podamos aprender de experiencias mutuas entre todos. Ningún proveedor hará referencia a esto en sus ofertas pero ten claro que el guión de la película nunca se interpreta tal y como en un principio se ha escrito. Nunca.


Si hablamos de una empresa pequeña, la realidad diaria del negocio suele generar unas expectativas concretas de producto desde la perspectiva de "lo que yo necesito ahora" y no desde el prisma de cómo un sistema puede mejorar mi organización. Es importante tener en cuenta de que el conocimiento previo a la implantación del nuevo sistema incluye una determinada forma de hacer las cosas que podemos y debemos revisar a la hora de pensar en una solución a nuestros problemas. En las páginas de cortesía de un trabajo que realicé hace poco sobre inteligencia social, recordaba una frase de Albert Einstein que decía "Es insano hacer las mismas cosas una y otra vez esperando resultados diferentes". Creo que esa es la clave para acometer nuevos retos, e implantar un gestor documental es uno de ellos. Si eres o perteneces a una empresa pequeña y el corazón de tu negocio (aquello que te da dinero) no es tecnológico, mi recomendación es que te dejes asesorar por los expertos. Por lo general los consultores somos una acumulación de vidas anteriores que puede ser de ayuda para delimitar el alcance de lo que quieres. A la hora de evaluar qué productos se adecúan a tus necesidades como pequeña empresa, en este caso lo mejor casi siempre (por relación de coste, escala, magnitud y funcionalidad) es el software libre. Creo que sobre el modelo de software libre y su aplicación contrastada al mundo empresarial ya se ha hablado en este mismo blog.

Si hablamos de una mediana empresa, seguramente ésta ya incorpore un departamento informático y puede que posiblemente exista además -o integrado en éste- un departamento con una visión mucho más amplia orientada no solo a la microinformática, a la resolución de incidencias o a la renovación del parque tecnológico, un departamento -pongamos por caso- de sistema de información que realice el papel interno de consultor de sistemas y que atienda las necesidades de cada unidad de negocio de forma centralizada. Si existe un departamento así, sería bueno que contases con él para ser el interlocutor obligado de tus necesidades. Puede actuar como acompañante de esas personas que venimos de fuera a echarte una mano, como supervisor del proyecto o adoptando ambos roles. En todo caso será de gran ayuda porque tiene una visión de la casa que no tenemos a priori los que jugamos como visitantes :) Cuando tengas que evaluar qué debes implantar piensa siempre en soluciones, no en productos. Cuando definitivamente tengas que elegir un producto, estudia todas las posibilidades del mercado y solicita información a diferentes proveedores especializados en gestión documental. Desconfía de los iluminados, relativiza su discurso, confía en aquellos que demuestren una experiencia y conocimiento medianamente objetivos y sobre todo en aquellos que te digan que consultes también a otros ;) Si dispones de un presupuesto por encima de 15.000 EUR consulta a proveedores de software libre y privativo. Que las cifras no te engañen. Una solución más cara no te garantiza un mejor servicio. Todo, absolutamente todo, depende de la calidad del equipo de proyecto y de la potencialidad de la solución. En el circuito de la tecnología todos podemos ser Ferrari, lo importante es cuándo y si tú realmente necesitas un Ferrari. Hay un ejercicio de ruido continuo alrededor de las soluciones de gestión documental en forma de conferencias, folletos, simposios, publicidad en general. Abstraete de todo ello y analiza las opciones desde fuera.

Si hablamos de una gran empresa la forma de implantar un sistema de gestión documental es a menudo mucho más compleja. Lo es no solo por el mayor volúmen de información a analizar sino porque a menudo es necesario establecer una estrategia unificada sobre varios ejes de actuación que incluye una gran cantidad de interlocutores dentro de la casa. En el caso de una compañía grande los tiempos de proyecto deben dilatarse casi de forma automática. Parece lógico tardar más en pulsar las necesidades de 10.000 personas que las de 10. Por ello debes rechazar aquellos proyectos que te prometan tiempos récord de ejecución o que recorten la base del proyecto: tecnología, personas y esfuerzo dedicado. En gestión documental no existen los milagros sin trabajo. Pero cuando se trabaja, al final del túnel siempre está la luz. Y la luz es un usuario que accede a un entorno en producción y tarda diez veces menos en recuperar un documento o que recupera diez veces más información pertinente de la que recuperaba antes pudiendo trabajar de una forma más eficiente, segura o dinámica. Si eres una gran empresa, mis consejos son claros: evita al máximo que la burocracia de tu organización afecte a las personas que trabajan en el proyecto (genera un clima de trabajo efectivo), promueve la delegación de responsabilidades (confía a priori) y no pierdas el contacto con tus usuarios finales (no salgas de la arena). De la metodología de trabajo seguramente no tengas que preocuparte porque la propia organización ya tendrá una. Ejecútala sin idealizarla y sin que suponga una traba para el cumplimiento de tus objetivos. Y algo que no paro de repetir por mi experiencia: por favor, implanta un sistema de gestión documental desde arriba siempre que te dejen. Y si no te dejan, insiste. El ahorro de costes en gestión documental para grandes compañías es inmenso y viene derivado de nuevo por pensar de forma transversal y no por silos de conocimiento. Este último modelo es extremadamente caro a largo plazo pero mucho más sencillo de ejecutar a corto plazo. Decide qué te interesa más: ahorrar costes o tener un sistema sencillo. A menudo es una solución intermedia. En todo caso si implantas a bajo nivel muchas soluciones diferentes y no una unificada, piensa que será mucho más complicado y costoso en el futuro tener una visión y un control o de tus procesos.

La problemática a la que te vas a enfrentar con independencia del tamaño de tu organización te obligará a tomar decisiones respecto a los siguientes dilemas: documentación en soportes y formatos diferentes, integración con sistemas de información, ausencia de mapas de información, inexistencia de un cuadro de clasificación (unidad y series documentales), información invisible, servidores en local VS cloud, calendarios de retención, políticas de seguridad, elección de un proveedor, elección de un producto... Una forma exitosa de abordar estos dilemas es realizar una auditoría de información o en su defecto un estudio previo del estado de la gestión de la información. Una vez tengas la foto de tu organización tus objetivos de proyecto deben cubrir todos los elementos de la siguiente ecuación por este orden:


  • Mejora de los procesos y sistemas (Tarea: pensar en tres líneas de influencia: organización+relaciones+productividad)
  • Mejora de la experiencia de usuario (Tarea: definir las pautas de accesibilidad, usabilidad ,...)
  • Cumplimiento razonable de tiempo y coste acordado (Tarea: definir qué es razonable para todos)
  • Previsión de margen de error y confianza (Tarea: definir el espacio de entropía del proyecto)
  • Cumplimiento del tiempo y coste asumible del margen de error y confianza (Tarea: acotar las posibles desviaciones de proyecto)

Créeme: Aunque el proyecto avance y haya muchas -muchísimas- personas que cada día se vean obligadas a hacerte creer lo contrario, piensa con mentalidad de servicio para lograr cubrir tus objetivos como gestor de proyecto. Si lo haces al revés probablemente te supere alguna de las piezas del gráfico inicial que comentábamos. Piensa siempre esto: Lo más importante de la anterior ecuación son los dos primeros elementos. Tú haces un nuevo sistema de acuerdo a unos determinados principios y no lo haces para cumplir una fecha o cubrir un coste, lo haces para mejorar aquello que ya tienes. Recuerda que el resto de cosas son herramientas para conseguir ese fin, pero el fin es ese.

David Criado es consultor independiente y fundador de la iniciativa vorpalina Acompaña y orienta a organizaciones y personas en materia de estrategia, talento, tecnología, gestión de la información y cultura red.



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martes, 22 de noviembre de 2011

¿Podemos fiarnos de la nube?

La semana pasada hablamos acerca de las ventajas que podría aportar la nube a la gestión documental en pequeñas y medianas empresas. En nuestro grupo de LinkedIn, “Gestión Documental Inteligente” comentamos el tema con algunos contertulios.

La sorpresa fue que lejos de hablar de la alta rentabilidad que presentaba un proyecto de este tipo, terminamos hablando de si existían en Cloud Computing las garantías necesarias para que las empresas se decidieran por ella a la hora de llevar a la nube su gestión documental. Trataré de trasladar aquí algunas de las dudas de nuestros amigos de LinkedIn.



¿Es la nube un lugar seguro para los datos de mi empresa?



El problema con Cloud Computing para la mayoría de personas es que no saben exactamente dónde se encuentran sus datos. ¿Eso los hace más vulnerables que los datos dentro de su propia empresa, dónde en la mayoría de los casos los servidores no están sujetos a ningún tipo de seguridad más que la de la cerradura de la oficina en la que se encuentran?

Los proveedores de Cloud utilizan no sólo estrictos protocolos de seguridad, sino que cuentan además con una infraestructura de seguridad de primera, con la que una empresa promedio no podría contar nunca por razones de rentabilidad. Además de los redundant back up a múltiples niveles, la mayoría de proveedores ofrecen mantenimiento de back ups en distintas ubicaciones geográficas, encriptación de datos y alta tendencia a utilizar procesos automatizados (que reducen el numero de humanos implicados).

Ningún sistema es totalmente a prueba de fallos, la pregunta que deben hacerse las empresas cuando piensen en seguridad es si ellas mismas pueden ofrecer a sus datos mejores condiciones que las que ofrecen proveedores de Cloud Computing.

De cualquier manera, antes de escoger un proveedor, es bueno preguntar por: Políticas de seguridad y de responsabilidad del proveedor, además de si cumplen o no con la normativa actual del país en materia de seguridad de datos.


¿Qué nivel de contingencia tendré?



No hay sistemas perfectos, por ello los planes de contingencia son necesarios y una responsabilidad de cada empresa. A pesar de que opciones como contratar una arquitectura Cloud redundante nos protegen en un alto porcentaje, cada empresa que decida poner sus datos en la nube debería tener un plan de contingencia; pero también cada empresa que tenga en sus servidores en sus instalaciones. 

Cosas como incendios, fallos de hardware, robos y otro tipo de contingencias pueden poner en peligro nuestros sistemas aunque se encuentren “protegidos” en la seguridad del seno de nuestras instalaciones. 
Los proveedores de Cloud Computing, por supuesto, también tienen un plan de contingencia y unas SLAs (Service Level Agreements), pero estos difícilmente podrán adaptarse a las necesidades particulares de cada cliente que comparte la nube; por ello, es vital desarrollar nuestro propio plan.



¿Tendré Ancho de banda suficiente?



Facebook utiliza el servicio Amazon EC2 y S3 para alojar juegos que son usados por 50 millones de jugadores mensuales. Seguro que un proveedor como Amazon no tendrá problemas en ofrecer ancho de banda suficiente para empresas más pequeñas.



Finalmente, os voy a dejar con un ejemplo de lo que dice la US-CERT (United States Computer Emargency Readiness Team) en su ISIMC Guidelines for the Secure Use of Cloud Computing V0.10 :




Ventajas del Cloud Computing:

  • Eficiencia,

  • Ahorros en costes

  • Cloud es green computing



El US-CERT admite también que hay riesgos, estos son:


  • Criminales organizados que buscan dinero

  • Ciber piratas

  • Contaminación de internet.



Pero anima a las diferentes organizaciones que componen el gobierno americano a que se sumen al uso del Cloud Computing siguiendo unos lineamientos que les permitan adoptar esta posibilidad de manera segura. US-CERT recomienda a las Agencias americanas a tener en cuenta y controlados puntos claves como:



  • Marcos de arquitectura de cloud bien definidos.

  • Planes de contingencia propios.

  • Uso de servicios que provean encriptación de datos.

  • Uso de mecanismos fuertes de autenticación.

  • Preferir proveedores que sigan estándares.

 
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