martes, 1 de noviembre de 2011

6 Pasos Para Liberar a su Empresa de Papel

“En los siguientes párrafos encontrarás una guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proceso de digitalización exitoso que verdaderamente permita a su empresa prescindir del papel”


1. COMPRENDA LOS VERDADEROS BENEFICIOS Y COMPARTALOS

Encontrar la justificación de un proyecto en el que habrá que invertir dinero, se trata precisamente de demostrar que es una “inversión” no un “gasto” . Convierta en cifras esa falta de eficiencia que usted puede adivinar cuando ve a sus empleados perdidos entre montañas de papeles.

Paso 1:
Determine los costos actuales de trabajar con papel y cómo digitalizar la documentación de la empresa podría reducirlos.



2. HAGA QUE OTROS DEJEN SUS MIEDOS

Tratando de convencer a la directiva de su empresa sobre la necesidad de adoptar un sistema de digitalización se va a encontrar con muchísimos peros. ¿Qué peros me puedo esperar? Sobretodo los de tipo “un documento digital no tiene la misma validez que uno en papel”, “aún si digitalizamos un documento no podremos destruir el original por un buen número de años”. Tendrá que probar con datos y leyes que estos miedos son infundados.


Paso 2:
Disipe los miedos de la directiva. Utilice datos y leyes como argumentos



3. DEFINA UNAS REGLAS DE JUEGO CLARAS

Es preciso que se defina primero una base de conocimiento o información sobre la cuál el sistema trabajará. Se requiere pues que defina cosas como : volúmenes de documentación, velocidad a la que trabajará el sistema, dónde se van a guardar los documentos escaneados, qué vamos a hacer con esos documentos una vez digitalizados (¿flujos de trabajo?), quiénes van a escanear los documentos y desde dónde, configuración y número de escáneres, información que se quiere extraer de los documentos, en qué formato será guardada la documentación, con qué tipos de documentos va a trabajar y cómo son ese tipo de documentos, etc.


Paso 3:
Defina los límites y características del proyecto



4. ESTUDIE SU SISTEMA EN CONJUNTO: DIGITALIZAR NO ES SIMPLEMENTE USAR UN ESCÁNER

Si ya cuenta con un software de gestión documental, asegúrese de que el sistema va a ser capaz de albergar la cantidad de documentos que va a digitalizar y a la velocidad en la que lo va a hacer.
Trate también de garantizar que los documentos originales tienen un mínimo de calidad, pues esto va a evitarle muchos problemas si decide emplear software de reconocimiento de textos.

¿Captura distribuida o centralizada? Con sistemas de captura centralizada tendremos que trasladar los documentos desde todas las sedes de la empresa hasta dónde se va a llevar a cabo la captura. La digitalización o captura distribuida es sin duda la mejor opción, cada sede escanea su propio material pero al final toda la documentación va a parar a un único repositorio (o repositorios compartidos).


Paso 4:
Tenga en cuenta los siguientes factores antes de tomar una decisión sobre hardware y software a adquirir.
  • Velocidad de escáneres
  • Sistema de almacenamiento a utilizar
  • Calidad de los documentos originales
  • Captura centralizada vrs Captura distribuida



5. ESCOJA UNA SOLUCIÓN DE CAPTURA ADECUADA

El software de captura es quien realmente hace la diferencia entre la información inaccesible en papel y la información contenida en sus documentos completamente accesible para ser utilizada; ya que permite extraer la información de documentos escaneados (imágenes en general).

Debemos pensar además, según la clase de documentos que manejemos (documentos manuscritos, documentos impresos por computadores, documentos con marcas de textos), qué características técnicas del software nos permitirá extraer la información (OCR, ICR o OMR).

En cuanto a OCR, debemos considerar no sólo que nos estén ofreciendo un motor de OCR con una tasa alta de precisión sino que al mismo tiempo es preciso que sepamos qué tipo de OCR necesitamos y esto va a depender de nuevo de las características de los documentos con los que trabajamos. Si solemos trabajar con documentos bien estructurados un OCR zonal es la mejor opción. La mala noticia es que no siempre nuestra documentación será estructurada y nos vamos a encontrar con documentos en los que no sepamos dónde podemos encontrar lo que necesitamos. Este tipo de documentos suelen requerir que el OCR se aplique al documento al completo.

Por último, es importante considerar que el software ofrezca reconocimiento y clasificación de documentos pues va a ahorrarle muchos costes a su empresa. Es este caso deberá tener en cuenta el grado de precisión que la herramienta tiene en el proceso de autoclasificación.

Una cosa más, si va a trabajar con un volumen masivo de documentación, necesitará que la herramienta de captura trabaje recibiendo lotes de documentos escaneados y que pueda dividir esos lotes en documentos individuales.

Para mayor información sobre herramientas de captura vea “Comparativa de Soluciones de Captura”


Paso 5:
Estudie cuidadosamente los siguientes aspectos antes de elegir una solución de Captura
  • Documentos a digitalizar y si son estructurados o no estructurados
  • Qué elementos puede encontrar en sus documentos (letra manuscrita, check boxes, etc.)
  • ¿Va a escanear documentos individuales o lotes de ellos?
  • ¿Qué parte de el proceso de digitalización puede automatizar?



6. INTEGRE SU PERSONAL EN EL PROCESO

La cantidad de personas implicadas directamente dependerá de las reglas de juego que haya definido y también de la potencia del software de captura (a más potencia de la herramienta de captura menos trabajo humano requerido). Sea cual sea el número de personas implicadas, es importante que se preocupe por la facilidad de uso de todas las herramientas del sistema y por enseñarles cómo usarlas, al tiempo que les convence de sus beneficios. Por otro lado, es preferible tener a varias personas que se ocupen de escanear y no sólo a una persona dedicada a esta labor tremendamente tediosa.


Paso 6:
Consiga implicar al personal en el nuevo proyecto y distribuya la carga de tareas monótonas relacionadas con el proceso de digitalización.

Esperamos haber sido de ayuda en estas líneas; pero recuerde que siempre estaremos encantados de ayudarle personalmente.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
Descarga el white paper 6 pasos para liberar a tu empresa del papel

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