domingo, 23 de enero de 2011

Glosario de Gestión Documental: Una Nueva Herramienta Para Entender La Gestión Documental

Seguramente, todo este tema de la gestión documental le resulte un poco confuso y complicado. No se desanime si al buscar respuestas acerca de cómo gestionar el flujo de información de su empresa termina un poco aturdido con un sinnúmero de siglas y conceptos nuevos para usted que se le antojan un poco a chino. Usted no es el único, a todos nos ha pasado.
¿ECR, DMS, CRM, CMS? -Pero qué esto esto?- podrá decirse usted mismo para sus adentros. No se preocupe, vamos a ayudarlo. No sólo lo haremos porque en Yerbabuena Software nos va eso de “compartir el conocimiento”, sino porque para nuestro negocio, ofrecerle un completo DMS -no se asuste, en breve le explicaremos lo que es- llamado Athento, es de vital importancia que usted entienda los conceptos y las posibilidades de la gestión de contenidos empresariales para que visualice todo lo que nuestros servicios pueden hacer por su empresa.
Por estas razones, hemos decido trabajar en un Glosario sobre gestión documental y vamos a necesitar su ayuda para seguirlo construyendo. Si existe algún término sobre el que necesite aclaración, escribanos a yerbabuena@yerbabuena.es y nosotros lo incluiremos en nuestro glosario de gestión documental.
Mes a mes, le entregaremos más conceptos para que la próxima vez que alguien le hable sobre gestión documental no quede hecho un lío.
Esperamos, en unos meses y con la ayuda de nuestros lectores, poder tener un completo glosario que pueda servirnos a todos de referencia.

GLOSARIO
Aquí va nuestra primera entrega que incluye los términos en la letra A.

A.
Aggregation:
La Gestión de Contenido Empresarial (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas usados para la captura, gestión, almacenamiento, preservación y la distribución de documentos relativos a procesos organizacionales. Dentro la parte concerniente a la captura en el ciclo de vida de un documento, que se refiere obtener y recopilar los documentos en una estructura que permita su gestión, enocntramos la “Aggregation” en español “agregación” o “unión”, que no es otra cosa que combinar documentos provenientes de distintas aplicaciones para unificar los datos y transmitirlos a sistemas de almacenamiento y procesamiento en una estructura uniforme y con igual formato.
Vea también ECM

Alfresco
Alfresco es un sistema de administración de contenidos libre, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros. Se distribuye en dos variantes diferentes: Alfresco Community Edition es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos. Alfresco Enterprise Edition se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares abiertos con soporte comercial y propietario a escala empresarial.

API (Application Programming Interface o Interfaz de Programación de Aplicaciones):
En palabras técnicas, conjunto de funciones y procedimientos (o métodos, en la programación orientada a objetos) que ofrece cierta biblioteca para ser utilizado por otro software como una capa de abstracción. Son usados generalmente en las bibliotecas.
En castizo, las APIs permiten integrar aplicaciones dentro de aplicaciones para compartir contenido y una nueva aplicación pueda aprovechar la funcionalidad y la información de la que dispone otra. Así, por ejemplo, si utilizamos en nuestra web la API de Youtube podemos disponer de funcionalidades como una galería de vídeos personalizada que tome los datos de Youtube y no tener que construir nuestro propio sistema de gestión de vídeos (almacenarlos, programar el código para mostrarlo, para clasificarlos, buscarlos, etc.) Otro ejemplo, es el Módulo de Geolocalización de Athento que utiliza la API de Google Maps para mostrarnos en un mapa a través de nuestro móvil los documentos que se encuentran en el gestor y que han sido capturados en una localización (una latitud y longitud determinadas) cercana a la que se encuentra el usuario (por ejemplo comerciales que trabajan de ciudad en ciudad) para ahorrarle el trabajo de tener que buscarlos.
vea también esta definición en wikipedia

Archivo (Record):
Conjunto de documentos, reunidos por las personas juridicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

ARM (Archives and Records Management ):
Permite a una empresa definir un ciclo de vida específico a una pieza específica de información o record. En este punto, debido a que no existe un término en castellano equivalente a “record”, hay mucha confusión. Un documento se puede entender como record en cuanto la información que contiene tenga verdadera importancia para los procesos de la empresa. La palabra “archives” se ha añadido para ampliar el concepto de la clase de información que maneja el Records Managemente. En conclusión, la ARM nos ayuda a gestionar el proceso de un documento con valor para la empresa desde que se crea o se recibe hasta que se destruye, pasando por su mantenimiento.
Vea también en ARM en la wikipedia

Athento:
Plataforma de gestión documental desarrollada a partir del gestor documental Nuxeo. Athento otorga nuevas funcionalidades a Nuxeo, permitiendo funcionalidades tales como indexación de documentos a través de OCR, identificación del tipo de documento recibido en el gestor (por ejemplo, distinguir si el archivo es una factura o un contrato), insertar etiquetas en los documentos para su clasificación y acceso más eficientes, elaboración de flujo de trabajos a partir de los distintos tipos de documentos (por ejemplo, describir el camino que debe seguir un contrato de trabajo en cuanto se sube al gestor, pasar por el departamento de RRHH, Finanzas, etc.), uso de herramientas que permitan un mejor acceso a los documentos por parte de personas con discapacidad, gestor documental accesible vía móvil, recepción de documentos vía email, auto-almacenamiento inteligente de los documentos, etc. Athento es software libre y es una excelente solución que permite una total adaptación a diferentes tipos de organizaciones. La versión que se distribuye de Athento es la más completa, ya que no existen distintas versiones tipo Enterprise y Comunity.



ASCII (American Standard Code for Information Interchange):
Es un código de caracteres basado en el alfabeto latino y usado por muchas lenguas occidentales. Recordemos que los ordenadores no leen letras como los humanos, sólo entienden de bits que es un dígito utilizado para representar un estado bajo el sistema binario de numeración. ASCII codifica los caracteres en números que puedan más tarde ser entendidos por la máquina. Esto es fácil de ilustrar con el Módulo OCR de Athento. El gestor documental recibe una imagen digitalizada (entiéndase un archivo PDF, jpg, TIFF) en el que nosotros – los humanos - vemos caracteres, pero la máquina sólo entiende que es un mapa de bits (una imagen rasterizada); entonces, para poder obtener caracteres con los que se pueda trabajar (ya sea para editarlo, o para obtener determinada información, por ejemplo el nombre de un cliente en una factura en formato PDF), el módulo OCR analiza las zonas oscuras y claras hasta identificar números y letras presentes en la imagen y la traduce a código ASCII, permitiendo a la máquina que ya pueda entender el documento como un conjunto de caracteres y no como una imagen.
Vea también Módulo de OCR y ACSII en la wikipedia.

Atom:
Es una alternativa a los RSS. Se desarrolló a partir del XML. Permite la distribución de contenidos y noticias de sitios web. Un documento Atom puede contener información más compleja y consistente que un documento RSS. El Módulo de Colabolarión de la plataforma Athento permite suscripciones a ATOM, pero también a RSS

Autenticacion SSO:
Single sign-on (SSO) es un procedimiento de autenticación que habilita al usuario para acceder a varios sistemas con una sola instancia de identificación. La plataforma de gestión documental Athento, permite el uso de componentes como Ja-sig y Open SSO.


Autotaging o Etiquetado Automático:
Módulo de la plataforma Athento que permite la anotación automática de cualquier tipo de documento en el momento de su creación, esto implica la agrupación de documentos por etiquetas (TAGs) sin intervención del usuario, dando como valor añadido un enlace directo a la wikipedia de los TAGs obtenidos. Este módulo es perfecto para la clasificación y digitalización de Archivos Documentales, Bibliotecas, Archivos Históricos, Diarios y Periódicos, etc.


INDICE DE NAVEGACIÓN
Letra A. Glosario de Gestión Documental
Letra B. Glosario de Gestión Documental
Letra C. Glosario de Gestión Documental
Letra D. Glosario de Gestión Documental
Letra E. Glosario de Gestión Documental
Letra F. Glosario de Gestión Documental


Aquí tienes un Listado de Recursos como WhitepapersComparativas etc. que puedes descargar de forma gratuita y sobre Gestión DocumentalAdemás, y por tiempo limitado, disponibles sin cumplimentar formularios, con un link directo al PDF.

  • Caso de ÉxitoLa Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
  • Caso de ÉxitoZady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
    El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
    La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
  • WhitepaperGestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
    Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, o sea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
  • ComparativaComparativa Soluciones De Captura de Documentos
    Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
  • Whitepaper6 pasos para la Digitalización
    Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
  • Informe¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
    Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
  • Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
  • Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
  • Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.
  • Prueba 30 días gratis Athento

domingo, 16 de enero de 2011

Porque hay otra manera de hacer las cosas...

Protección del medio ambiente y Responsabilidad Social Empresarial.


Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones

jueves, 13 de enero de 2011

Entrevista a nuestro CEO

Ayer se publicó una entrevista en Revista Gestión Documental a nuestro compañero y Director General de Yerbabuena, Jose Luis de la Rosa.

Un breve extracto:

Yerbabuena Software fue creada en 2005 a través de un programa de creación de empresas Spin-Off de la Universidad de Málaga por estudiantes en último año de carrera. El mercado laboral no estaba demasiado bien entonces (y no digamos ahora), así que pensamos en crear una empresa desde cero, en crear empleo de calidad y en exportar tecnología, cosa que estamos consiguiente desde hace poco tiempo con nuestra nueva sede en Estados Unidos e importantes clientes en América Latina

Podéis ver la entrevista completa aquí.



Descarga el caso de éxito de CRISA

lunes, 10 de enero de 2011

CMIS el siguiente paso de la Gestión Documental

7 razones por las que 2011 será el año de #CMIS

Apunte 1: En mayo de 2010, la primera versión del estándar CMIS fue liberado por OASIS.

Apunte 2: En los últimos meses me han preguntado varios clientes de Yerbabuena cual es nuestra opinión acerca de como #CMIS va afectar al mercado del ECM en sus empresas y a nivel Global.

Apunte 3: Lo de "#" en la palabra #CMIS es porque sí ;)

Buscando y buscando encontré un artículo de Stefan Waldhauser que explica muy a las claras porque #CMIS mola :), yo os traduzco y adapto un poco las notas que él nos explica en el post.

1 - CMIS es el SQL de Gestión de Contenidos.

No son pocos los que piensan que CMIS tendrá un efecto similar en el mercado de la gestión documental similar al que tuvo SQL hizo en el mercado de base de datos hace 30 años. Algunas personas critican hoy en día SQL todavía no es un estándar perfecto. Aún estando de acuerdo, no podemos negar que la normalización de SQL fue suficiente para asegurar un negocio saludable para miles de de empresas que tratan con datos estructurados en sus aplicaciones. Así que en vista de esto, no creemos que #CMIS sea 100% perfecto como una norma, pero con que solo sea un marco de referencia, bastaría para crear un gran impacto en las empresas que trabajan con gran cantidad de datos no estructurados.

2 - CMIS no es un estándar.

Hace un año hubo algunas preguntas planteadas en relación con la adopción de #CMIS en los productos estándar de varios de los proveedores por las multinacionales. Algunos críticos señalaron que los gigantes del software no estarían por la labor de hacer que sus productos fueran más amigables para la competencia. Estoy de acuerdo en que los proveedores no ven atractivos que los clientes se vayan con la competencia, pero por otro lado tener un ESTANDAR #CMIS-back-end nos permitirá centrarnos en darle valor a los sistemas de Gestión de Contenidos como por ejemplo lo hacemos en Yerbabuena con athento.

Sin embargo, los grandes tienen que aceptar (y lo hacen) que el punto de no retorno ha pasado, con el lanzamiento de la versión 1.0 de #CMIS. Después de 6 meses desde el lanzamiento de la versión inicial de esta norma, Los líderes del mercado  IBM, Microsoft, Open Text, Nuxeo, Yerbabuena, Alfresco, entre otros ya han lanzado las versiones de sus sistemas que soportan CMIS 



3 - #CMIS mola a los clientes ;)

Hace un año se realizó una encuesta entre un grupo de los miembros de la AIIM com los siguintes resultados:


  • El 15% de ellos reconoció que CMIS sería un factor importante para la elección de su ECM en el futuro.
  • 12 meses más tarde en una encuesta reciente realizada por Generis (www.generiscorp.com), el 77% de los participantes conocian  CMIS
  • El 42% de los participantes reconoció que esta norma sería un factor clave para la elección de su Proyecto de ECM en el 2011.
Si bien esta encuesta no es probablemente una encuesta representativa, estas cifras son muy prometedores y nos hace mirar el futuro de forma muy optimista sobre la adopción de #CMIS entre las empresas.



4 - No estar "casado" con tu proveedor de ECM 

Casi todos los clientes aspiran a la visión de CMIS, aún sin conocerlo, CMIS nos ayuda a separar el repositorio documental de la capa de negocio. Esto hace sólo un año se trataba simplemente de una visión, pero hoy gracias a CMIS esa visión ya se está materializando en los proyectos. Hace unas semanas, firmamos un importante contrato con una compañía de referencia. Ellos estaban buscando una solución de ECM para la gestión de varios procesos críticos, evaluaban un sistema propietario desarrollado por un proveedor líder (no diré quien e$), pero finalmente se decanto por nuestra solución los motivos que hicieron decantarse fueron los siguientes:


  1. Aplicación desarrollada de código abierto
  2. Cercanía del proveedor
  3. Y que soportaba CMIS. 


Espero que esta tendencia sea la tónica en los proyectos del 2011, para los proyectos de Gestión Documental en Yerbabuena ;)


5 - Con #CMIS la infraestructura ECM se convertirá en una mercancía.

Gracias a que CMIS resolvera el back-end de las aplicaciones de ECM los proveedores de  ECM,  se podrán centrar en desarrollar mas y mejor las capas de valor añadido de la empresa esto es lo que venimos haciendo en Yerbabuena desde hace más de 2 años, "olvidarnos" del backend de las aplicaciones y pensar en que genera valor a nuestros clientes, esto es lo que nos ha permitido lanzar aplicaciones tan interesantes como el primer cliente móvil basado en #CMIS, sistemas de Gestión planos o desarrollar el primer OCR inteligente del mercado.

6 - Las Aplicaciones basadas en CMIS se convertirá en el elemento diferenciador.

2010 ha sido el año en que las grandes marcas de ECM han agregado CMIS a sus productos. Esperamos que durante el 2011, las empresas demanden a los proveedores de Sistemas de Gestión Documental que los sistemas soporten CMIS.

7 - CMIS 1.0 es sólo el comienzo.

Los críticos de la actual versión de #CMIS hablan de las limitaciones que tiene actualmente y aunque están en lo cierto CMIS v1.0, es solo el comienzo...
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lunes, 3 de enero de 2011

Kindle, el producto de Amazon más vendido

Me hago eco de la noticia de hoy en Barrapunto sobre el Kindle, no sólo por lo sorprendente que es que un relativamente novedoso gadget se haya impuesto a varios años de venta de libros, en cientos de idiomas (y de otros productos ya que Amazon ha ido devorando el mercado completo del e-commerce), sino por lo relativo a la digitalización del papel, a la gestión de documentos electrónicos (en este caso libros mayoritariamente).


La aparición de Kindle, iPad, Nook etc. no es realmente relevante para mí por la competición entre e-ink, pantallas retroalimentadas o tecnologías muy propietarias (como la propia de Amazon) vs tecnologías más abiertas.
Además también ahora HP ha sacado su tablet, y Samsung está comercializando tablets con Android (para mí del tablet al ebook hay un gap muy pequeñito, osea que son productos que compiten por un mismo mercado... aunque haya geeks que tengan 3 lectores y 2 tablets..).

Lo realmente importante es la capacidad de aprendizaje que estos dispositivos (altamente innovadores en interfaz y en prestaciones como el tamaño o la tinta electrónica) están dando al mercado global, o mejor dicho, la madurez del mercado global para acoger estos dispositivos.

De la misma forma, estamos asistiendo a una acogida realmente fuerte por parte de la sociedad de otro elemento tecnológicamente no tan innovador pero que sí ha calado con fuerza: las redes sociales.
Además no podemos hablar de un dominio aplastante de Facebook, hay hueco para redes verticales (linkedin, etc.) o para redes en distintos segmentos de población (tuenti etc.).

Estas dos novedosas tecnologías, plenamente acogidas por usuarios que desean divertirse, comunicarse y también trabajar, suponen un paso realmente fuerte hacia la desaparición del papel, el establecimiento de la gestión documental electrónica como un estándar de facto en la comunicación y del software de gestión documental basado en interfaces web de un entorno colaborativo para el trabajo en las empresas de gran valor.. y que a diferencia de hace unos años ya no va a costar trabajo enseñar ----> Utilizar un sistema software de gestión documental viene siendo lo mismo que decenas de operaciones que realizamos a diario:

-Subir una imagen a Facebook (subir un fichero al gestor documental para compartirlo con el resto de la empresa)
-Taggear una imagen (etiquetar un documento, un contrato, un presupuesto)
-Realizar una transferencia online (firmar digitalmente un contrato en el gestor documental)
-Hacer una foto desde el móvil y subirla a Twitter (hacer una foto a un contrato, realizarle OCR y luego subirla desde el móvil a nuestro gestor documental a través de un cliente de gestión documental móvil).



La apuesta por interfaces web vs interfaces de escritorio en la gestión documental era una apuesta con cierto riesgo hace no mucho tiempo  no estaba tan clara (hablamos de unos 5 años, que para la tecnología viene a ser una eternidad) pero ha resultado ampliamente satisfactoria. Incluso más de lo que yo mismo podría esperar, ya que tanto tablets como social networks tiene un boom impresionante.

Llega la hora de la colaboración web en la empresa, la hora de la gestión documental colaborativa. Descarga el caso de éxito de CRISA

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