domingo, 30 de octubre de 2011

La información invisible

Mis colegas están cansados de oirme repetir que me encanta el roadmap de AIIM para la gestión de contenidos empresariales. Siempre que quiero pensar hacia donde irá el mercado o qué necesidades puede tener uno de mis clientes, le echo un vistazo a este gran poster del ECM. En la parte superior derecha del roadmap veis una rotonda que distribuye una pequeña parte del negocio (necesidades VS soluciones) y cuyo nombre es Enterprise Search. Pues bien, esta pequeña rotonda ya está ampliándose enormemente y cada vez los profesionales de información buscamos herramientas de recuperación de información más ágiles y dinámicas. Como comentaba en Reeducar en gestión documental y en My mainstream ECM. Posicionamiento la captura y el almacenamiento robusto de la información son claves para un buen sistema de gestión de la información. Son dos de las patas clave a la que debemos añadir una tercera: el acceso distribuido y seguro a los contenidos de nuestro ámbito de trabajo. Y para ello debemos establecer nuestro foco en recuperar de forma ágil e inteligente la información, en construir un concepto de lupa lo suficientemente grande como para poder analizar y extraer el valor-conocimiento de nuestra empresa. Una vez hemos realizado el arduo trabajo de unificar la información disponible en la organización, la pregunta es ¿cómo podemos generar valor a partir de esa información?. La respuesta estratégica es clara: a través de una política corporativa de gestión del conocimiento, y la respuesta tecnológica pasa -entre otras- por un buscador potente que nos ayude a recuperar todos los contenidos generados (documentos ofimáticos, multimedia, formatos web,...).

Después de evangelizar a los usuarios en la fe de compartir y crear, nos llega la hora a los profesionales de garantizar que esos mismos usuarios puedan tener un acceso sencillo y limpio a la información. Esta función técnica es una tarea de back-end ya que el proceso y la ingeniería son transparentes para el usuario. No ocurre lo mismo con la función estratégica que debe ser consensuada funcional y orgánicamente con los miembros de la organización, conocedores reales del negocio. En este último punto una recomendación: no reinventemos la rueda, existen cientos de experiencias exitosas con las que un consultor puede acompañar a una organización en la creación de un nuevo modelo de conocimiento.

Últimamente me he dedicado a explorar el mercado de los buscadores para actualizar visión y compartir el futuro del sector ante ciertas voces catastrofistas en la web que manifiestan la muerte del SEO o de la propia web en favor de las aplicaciones. Mis colegas de Yerbabuena conocen de buena mano la problemática de los buscadores web y organizan eventos encaminados a la difusión y reflexión de la importancia de nuestra famosa "rotonda" Enterprise Search. Ellos como yo saben que el comportamiento del motor de búsqueda es clave a la hora de decantarse por una u otra tecnología. Hace ya dos años que este mismo blog recogía una comparativa Alfresco VS Nuxeo y hacían un comentario hace más de 4 años en La accesibilidad y la RSC sobre una reflexión de Andy Hagans en materia de Enterprise Search, SEO y accesibilidad. Como veis todos los profesionales tenemos presente desde hace mucho la importancia de la recuperación de la información. Es sin embargo ahora, cuando el discurso de compartir ha cuajado desde hace años y los empleados han estado generando información en los sistemas de información de las empresas sin descanso, cuando la ingente cantidad de datos satura a las organizaciones. De hecho esta obsesión por recuperar la información nos ha atareado a los profesionales de la información desde hace milenios. Durante años me he formado y aprendido de las experiencias de archiveros y bibliotecarios que categorizaban y organizaban su información de forma extremadamente rigurosa. Pues bien, ahora tan solo tenemos que hacer exactamente eso en digital.

Muy en la línea de recuperar la información, se encuentra una corriente de trabajo relacionada con la visualización de la información que fue iniciada por Robert McKim (1973) y su Visual Thinking y fue continuada por Rolf Faste (1980) mediante su famoso Design Thinking. Una explicación muy sencilla de esta teoría es la siguiente: a menudo no es tan importante lo que generamos sino la sencillez que consigamos a la hora de recuperar, interpretar e interactuar con esa información. Ese es y será el verdadero valor de nuestra empresa: el conocimiento, la forma en la que hacemos que la información invisible sea visible y de resultados. Empresas como Xplane, liderada por David Gray, se dedican a implantar este tipo de pensamiento en las organizaciones. Esta forma de entender la realidad, basada en el protagonismo de lo visual, en la agilidad derivada de la combinación de items diferentes, tiene mucho que ver con lo que se está cociendo en los hornos de la semántica actual. Hace unos días tuve la ocasión de conocer al Doctor Sinuhe Arroyo, un joven emprendedor español que ha fundado Playence a partir de su investigación y experiencia en el mercado de los buscadores semánticos. Sinuhe es una referencia internacional en semántica, ha colaborado en la elaboración de WSMO, una ontología para describir aspectos de los servicios web semánticos, algo así como un intento por normalizar la recuperación de información favoreciendo el intercambio y la comunicación a través de ontologías. Ambos estuvimos hablando del enorme potencial de las ontologías y las interfaces visuales de combinación de resultados que ofrecía su producto. Ha sido consultor UOC y ha tutorizado un trabajo muy bueno sobre semántica de Ricardo García que a los dos días pude encontrar en la red. Curiosamente la evolución de Playence como empresa ha sido similar a la de Yerbabuena. Ambas nacieron del trabajo de investigación en universidades españolas y ambas exploran en la actualidad el mercado de posibilidades de Sillicon Valley y latinoamerica.

Por mi trabajo, me veo obligado a ver casuísticas muy diferentes dentro de las organizaciones pero hay un hilo conductor en todas ellas: todas quieren un Google :-) La razón más inmediata de esta necesidad se encuentra en lo que comentábamos: sencillez, potencia de búsqueda en gran cantidad de fuentes (back-end muy trabajado), y un acceso único a la información. El concepto de Ventanilla Única ha sido muy explotado durante los últimos años en España debido que poseemos un marco legal muy riguroso de administración electrónica (la Ley 11/2007) que exige el acceso abierto de los ciudadanos a los datos y trámites que les afecten o sean de su interés. La Ventanilla Única también tiene mucho que ver con la forma en la que recuperamos la información y la presentamos al usuario, y con la googlelización de la estrategia de búsqueda del usuario. La idea es simplificar el acceso para facilitar el ejercicio demócratico de los derechos del ciudadano. Esta idea curiosamente se está extendiendo y trasciende desde hace dos años el ámbito de la administración pública para entrar a formar parte de los planes operativos de las direcciones de sistemas de muchas compañías privadas. El buscador único corporativo se perfila como la nueva panacea de las empresas y amigos como Playence y otros comienzan a hacerse hueco en el mercado. En materia de administración y gestión electrónica en España son las empresas las que están aprendiendo del sector público a raíz del alto grado de desarrollo de estos sistemas en proyectos como el DNI electrónico, la modernización del sistema tributario o la automatización de los procesos judiciales, en algunos de cuyos proyectos he participado en algún momento de mi vida anterior ;-)

Otro último punto a considerar en el aprovechamiento de la información es la forma en la que el cerebro humano procesa dicha información. Aquí destaco dos teorías contrapuestas personalizadas en las figuras de Nicholas Carr (¿Google nos está volviendo estúpidos?) y de Steven Johnson que aboga por la influencia positiva del hipertexto en nuestra vida diaria. El debate está genialmente explicado por Sergio Parra en Divulgación 2.0: Ventajas y desventajas de la ciencia en internet en la revista Mètode. Personalmente estoy devorando los libros y artículos de Johnson y Carr en la red y en papel y compruebo que ambos tienen razón porque sus argumentos son más que válidos. Sin duda el campo de la recuperación de información está pendiente de este y otros debates actuales porque no solo se trata ya de hacer visible lo invisible ( y desaprovechado) dentro de las organizaciones, sino de que entendamos realmente nuestra forma de aprender y relacionarnos con la información.

David Criado es consultor independiente y fundador de la iniciativa vorpalina Acompaña y orienta a organizaciones y personas en materia de estrategia, talento, tecnología, gestión de la información y cultura red..

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miércoles, 19 de octubre de 2011

Athento Es Ahora Un 98% Efectivo Clasificando Documentos


La semana pasada, nuestros ingenieros han logrado aumentar nuestra tasa de acierto en clasificación de documentos del 96 al 98%. Athento aventaja a soluciones como ECM Captiva, Kofax Capture o con este nuevo logro en materia de precisión de identificación y autoclasificación de documentos.

Para nosotros un 98% es una cifra, pero para nuestros clientes, estos dos punto de aumento, significan más ahorro.

Vamos a verlo con un ejemplo muy simple considerando un volumen de documentación pequeño y los costes mínimos de su gestión:


Documentos recibidos a diario 200 documentos/día
Tiempo que consume a un empleado promedio
clasificar y almacenar correctamente un documento
5 minutos/documento
16,67 horas de trabajo diario
Precio de la mano de obra 4,68 euros/hora (SMI España)

Coste gestión en papel Coste con una tasa de acierto del 96% Coste con una tasa de acierto del 98% Diferencia Anual entre ambas tasas (en euros)
18723,8 euros/año 749 euros/año 374,5 euros/año 374,5 euros/año

Con nuestra nueva tasa de acierto (98%), un cliente (con estas características) que deje de trabajar con papel y se pase a Athento, ahorrará en total 18349,3 al año.

Descubre en qué consiste una Captura de documentos rápida, eficiente y sencilla.
Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.


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lunes, 17 de octubre de 2011

ECM Mobile Advanced: Llevando La Gestión de Contenidos Móviles A Otro Nivel

ECM Mobile Advanced es un cliente móvil desarrollado para Athento. Geolocalización de documentos, publicación de documentos mediante Twitter, códigos QR y búsquedas de documentos por voz son algunas de sus características”

Conscientes de la importancia que adquiere cada vez la movilidad dentro de la gestión de contenidos, nuestros técnicos se encuentran trabajando en un nuevo cliente para Smartphones. Además de ECM Mobile (aplicación nativa para Android) y ECM Mobile WebApp (cliente Web-based), nuestros ingenieros han desarrollado ECM Mobile Advanced un cliente móvil que va dos pasos más allá de las actuales prestaciones de aplicaciones en materia de ECM para dispositivos móviles.

A continuación, describimos algunas de sus características.

  • Captura documentos mediante la cámara de tu Smartphone: Rápido y simple. Tomas una foto con tu teléfono y la subes al repositorio. Ideal para el trabajo de fuerzas de ventas y representantes, que tienen que moverse de un lado a otro y que necesitan una manera rápida de subir documentación al gestor.




  • Geolocaliza tus documentos: Mediante el GPS interno de tu Smartphone, ECM Mobile Advanced es capaz de añadir al documento las coordenadas exactas de dónde este ha sido creado. La próxima vez que quieras buscar un documento podrás hacerlo mediante un mapa de Google maps, o pinchando en la pestaña de “Documentos Cercanos”, que te mostrará según tu ubicación, aquellos documentos que fueron creados en un radio indicado.




  • Comparte documentos: ¿Quieres compartir con un colega de trabajo un documento? Envíale un enlace al documento vía Twitter! ¿No tienes cuenta de Twitter? Envíale a tu compañero de trabajo el fichero vía correo electrónico. ¿Quieres más? ECM Mobile Advanced puede convertir la ubicación de un documento en un código QR que tú sólo tendrás que enviar a quién quieras y que su receptor podrá, mediante el escáner de su móvil, convertir en una URL desde la cual visualizar aquel documento.




  • Encuentra tus documentos usando tu voz: Si eres de los que no les hace mucha gracia ir pinchando de carpeta en carpeta, utiliza el micrófono de tu móvil y encuentra el documento que buscas pronunciando su nombre.

Cómo veis, un cliente totalmente volcado a ofrecer rapidez y facilidades a los usuarios de Smartphones que necesitan llevar en el bolsillo y a todos lados el acceso a su repositorio. Pronto tendremos disponible nuestro ECM Mobile Advanced desde el Android Market.
Compatible con Nuxeo 5.3.2 y superiores. También compatible con Alfresco, Sharepoint, Documentum o FileNet mediante el estándar CMIS.



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domingo, 9 de octubre de 2011

Athento Te Ayuda A Gestionar La Información Crítica En Tus Correos Electrónicos

“En las siguientes líneas te contamos la importancia de gestionar el contenido de tus correos electrónicos y de cómo Athento puede ayudarte a ello”



Cada día es más frecuente que las empresas empiecen a preocuparse por la gestión de la información contenida en correos electrónicos. Según la AIIM en su informe “Estado de la Industria ECM 2010”, junto con la implementación de un sistema de Records Management y la integración con múltiples repositorios, la gestión de los correos electrónicos (como records) es una de las principales prioridades en materia de ECM en la actualidad. El mismo informe nos dice que de 65.000 empresas entrevistadas, el 56% muestra serías dudas acerca de la capacidad que tienen sus empresas de registrar y recuperar la información contenida en correos electrónicos.

Los correos electrónicos son un tipo especial de contenidos, que tienen la particularidad de records en el sentido en que una vez enviados y/o recibidos no deben ser modificados. Por otro lado, al ser cada vez más usados por los empleados de las empresas en su trabajo diario, la información contenida en ellos comienza a ser en muchos casos de carácter crítico. Según Radicati Group, el usuario corporativo promedio envía y recibe al día cerca de 110 correos electrónicos. Sin duda, con estos datos, no suena raro que hoy en día comience a considerarse a los e-mails en diversos países como documentos probatorios. Las regulaciones en este sentido, al menos en España no se encuentran muy avanzadas y no existe una descripción de los requisitos exigibles a un correo electrónico; pero ya son admitidos en juicios.

¿Cómo puede Athento iDM ayudarte en la gestión de la información contenida en tus e-mails?

Athento iDM y en general todos los productos de la familia Athento incluyen una funcionalidad llamada PopMail Input. PopMail Input es básicamente un componente de Athento que nos ayuda en la gestión de correos electrónicos de dos formas:

Subiendo al gestor documentos adjuntos mediante su envío a una cuenta de correo electrónico. La plataforma recibe el documento adjunto y lo almacena llevando a cabo su indexación.
Documentando nuestros correos electrónicos: PopMail Input puede convertir un correo electrónico recibido en un documento PDF, incluyendo toda la información contenida en él (remitente, hora, fecha, asunto, cuerpo, etc.) identificarlo con un código único y almacenarlo en el gestor no permitiendo su posterior modificación.

¿Podéis darme ejemplos de su utilidad?

  • Ejemplo de uso para gestión de alertas farmacológicas en una Farmacia Hospitalaria: Las Farmacias de los hospitales suelen recibir alertas Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios en las que se informa de carácter urgente defectos o riesgos potenciales para la salud que pueden ser producidos por medicamentos. El problema con este tipo de documentos es que suelen llegar por varias vías al personal de farmacia y como resultado, la información se duplica. Con PopMail Input, se centraliza la recepción de alertas en una única cuenta y la plataforma evalúa que alertas ya se encuentran en el sistema para no volver a ser creadas.

  • Ejemplo de uso en procesos de incidencias, negociaciones con clientes: Imagine que alguien del Departamento Comercial de su empresa llega a un acuerdo de precio y condiciones con determinado cliente mediante correo electrónico. Por alguna razón, el comercial que llegó al acuerdo con el cliente se marcha de la empresa y dicho cliente es asignado a un nuevo comercial. Este comercial no tiene acceso a los correos del anterior comercial, o simplemente, entre tantos correos es realmente difícil dar con el correo en el que se cerraron las condiciones de venta y servicio. Por fortuna, el comercial anterior era un tío listo que envió el correo al cliente con copia a una cuenta de correo que permite a PopMail documentar cualquier correo electrónico. El nuevo comercial sólo tendrá que buscar en el repositorio en el que ya existe una carpeta con el nombre del cliente y todas las ofertas comerciales que se le han hecho llegar y las respuestas del cliente a su vez. La recuperación de un documento en un repositorio es casi inmediata.

Esperamos haber clarificado un poco más esta funcionalidad de nuestro Athento. No obstante, seguimos disponibles para cualquier duda o consulta.




Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.


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Reeducar en gestión documental


"Los proyectos de gestión de la información y gestión documental requieren de una visión integral de la organización y una re-educación de los usuarios en la cultura de compartir, colaborar y trabajar en común para lograr sus objetivos. En el artículo señalamos algunas lecciones aprendidas que nos ayudarán a trabajar en esta línea"

Me incorporo a este blog de gestión documental inteligente con la humildad de quién se acerca a un equipo de profesionales admirables para colaborar en la divulgación de las ventajas de implantar este tipo de políticas de información en una organización.

Lo primero que quiero hacer es reconocer que soy una persona falible, humana y que frecuentemente me equivoco. No, no estoy loco, realmente creo que reconocer esto y superarlo cada día es algo básico para cumplir con mi trabajo. Por desgracia, en consultoría no es frecuente encontrar casos de analistas, consultores o jefes de proyecto que reconozcan que alguno de los proyectos en los que han participado ha salido mal o que lo que hacen haya resultado una equivocación. Parapetados en sus barricadas corporativas, defienden una marca por encima de la humanidad que la conforma. Tengo la suerte de no encontrarme en ese tipo de organizaciones. De hecho en mi opinión debería ser obligatorio que cada vez que un consultor demuestre a un cliente sus fortalezas y casos de éxito, también demuestre al mismo tiempo sus fracasos y lecciones aprendidas. No existe mayor motor de crecimiento que la mejora continua y ésta solo llega cuando se interiorizan las lecciones aprendidas. En un modelo de consultoría basado en la perfección y la experiencia, ocultar los "casos de fracaso" supone dar la espalda a un valor intrínseco derivado del propio ejercicio de consultoría: los errores. La filosofía de consultoría que intento aplicar diariamente se basa en la transparencia y la sinceridad. No se trata de un discurso vacío ni de un mantra lleno de palabras huecas. Las metodologías ágiles nos han enseñado que la cooperación y la colaboración, la superación de los roles cliente-proveedor y la formación de equipos de trabajo con seguimientos iterativos son claves para la consecución de resultados. Por eso hoy comparto con vosotros mis fracasos para poner en valor ese ansiado éxito.

Durante esta última década he colaborado en proyectos de gestión documental, gestión de contenidos y gestión del conocimiento a lo largo y ancho de España. Lo he hecho adoptando roles de cliente, integrador y consultor independiente en grandes y medianas cuentas, en el sector público y privado y a menudo acometiendo los proyectos de formas bastante diferentes entre sí. Sin embargao en todas ellas la problemática era similar: grandes volúmenes de información dificilmente asumibles mediante métodos manuales y un afán común de aumentar la productividad. La gestión de la información pivota sobre el principio de aprovechar al máximo los recursos disponibles para explotar de forma adecuada y pertinente la información. Algo así como comprimir y estrujar el valor implícito de nuestras organizaciones hasta que se le saque todo el jugo como en la imagen que acompaña a este mismo artículo y que nos recuerda a un famoso descompresor de archivos. Hacemos eso: comprimir y descomprimir información, explotarla y sacar su beneficio. Cuando más y mejor lo hagamos, mejores resultados obtendremos.

Pero ante todo no debemos olvidarnos que los proyectos de este tipo son exactamente iguales que los proyectos de cualquier otro: pretenden ahorrar costes
. Más allá de esto hay una gran literatura profesional que todos hemos devorado, pero el objetivo por es tan sencillo como gastar menos manteniendo o aumentando el beneficio de la gestión de la información. En el apartado de gestión documental, el ahorro de costes viene dado en gran medida por la implantación de políticas documentales que prescindan progresivamente del papel y que fomenten el uso controlado, seguro y distribuido de los documentos electrónicos. Una vez superada la época en que los comerciales soñaban con la Oficina Sin Papeles, el campo de batalla actual se encuentra en la gestión eficiente y probatoria de los documentos derivados del ejercicio de una actividad.

La factura electrónica y la digitalización certificada (con una legislación puntera en países como España o Méjico por ejemplo) pretende ser el punto de partida hacia una fórmula de responsabilidad distribuida de comprender la gestión de documentos. El segundo de los ahorro clave se encuentra en el ámbito de la gestión documental semántica y las enormes posibilidades de explotación relacional de documentos multimedia de texto, voz e imagen. Las técnicas de reconocimiento óptico mejoran y la inteligencia semántica es ya un hecho como demuestran a diario mis colegas de Yerbabuena y como yo mismo compruebo en alguno de los enormes proyectos de recuperación de información en los que ando metido. Porque eso que conocíamos como Sociedad de la información ahora es cada vez más Sociedad del conocimiento en un mundo conectado que está superando los estándares y contenedores laborales que habíamos creado. Sigue importando mucho la manera en la que fabricamos información pero también la forma en la que esa información es aprovechada de forma ágil, dinámica e inteligente. Esto sirve para universidades, juzgados, empresas energéticas, de telecomunicaciones y medianas organizaciones que día a día van perdiendo el control sobre la información que generan. Este en parte es mi primer fracaso confesado: no he logrado en algunos proyectos evangelizar en la importancia de recuperar de una forma fiable y sencilla la información generada por el catálogo de sistemas que esporádicamente la organización ha ido implantando. Como primer fracaso -a menudo compartido, exigido y heredado- es desde hace mucho el primero de mis retos en todos los proyectos que acometo.

Mi receta del éxito en la implantación de estos proyectos es similar a la de otros, tampoco en esto soy original: una definición clara de la necesidad inicial, un diseño lo más sencillo posible que limite el alcance de forma más o menos permeable, un buen equipo formado y motivado, una relación de confianza con el cliente, una tutela estrecha y sincera en la implantación de soluciones y un acompañamiento de recursos en tiempo y dinero que sea coherente. Pues bien, he de reconocer que en ningún proyecto en el que he participado estaban presentes todos y cada uno de los elementos de la anterior ecuación. Más bien con frecuencia he tratado de aceptar la realidad, adaptarme a los recursos de los que disponía y multiplicar el valor de cada uno de estos elementos para compensar la falta de los otros. El segundo fracaso que confieso es que ninguno de los proyectos en los que he participado ha sido perfecto. Cuando no ha faltado dinero, ha faltado disponibilidad de perfiles adecuados; cuando se lograba disponer de dinero, a menudo no he tenido tiempo y cuando todo estaba de mi lado en ocasiones me he encontrado organizaciones cliente con jerarquías, actitudes y burocracia realmente infranqueables que he debido superar. A los habituales retos de cualquier proyecto, se une el hecho de que la gestión documental -hablando ya más en concreto de lo que nos ocupa- lleva implícita una cultura de compartir y un espíritu de colaboración que no se encuentra en la cadena genética de nuestras organizaciones. Me he visto algunas veces dando cursos de formación en diferentes organizaciones sobre la propia herramienta tecnológica y no sobre la cultura de gestión documental de la que es mera facilitadora. He combatido esto mientras me ha quedado aliento y margen de maniobra porque creo que es muy necesario educar al usuario, acompañar -como he dicho- y no abandonar.

Los expertos en gestión de información solemos hablar de herramientas tecnológicas, de software, de estudios contrastados de mercado que recomiendan tal o cual solución. Nos han educado para implantar aplicaciones, de hecho los proyectos surgen frecuentemente con un ánimo tecnológico que me sorprende. No se plantea una u otra necesidad, sino que se oferta un concurso para construir un sistema concreto con unos requisitos muy determinados en una tecnología enormemente restrictiva. Se hace todo esto tras un ardúo proceso de reuniones comerciales en las que el propio cliente decide qué hacer con su necesidad. En este proceso la relación de la organización que tiene la necesidad con el exterior se limita a tantear mercado, estudiar opciones y demandar por último un equipo que ejecute su propia decisión en marcos de trabajo acotados. Sinceramente creo que este no es el camino y es parte del tercer fracaso que hoy confieso: Me ha resultado muy complicado establecer un asesoramiento fiable y realmente productivo en aquellos proyectos en los que todo estaba definido salvo el software. Y lo peor es que aunque he logrado implantar proyectos de software que funcionan y con los que el cliente estaba satisfecho, me ha quedado un amargo sabor a derrota por no poder trabajar en lo que importa: una política de gestión documental unificada e integradora que evite los silos de información.

La gestión documental debe ser algo pensado en perspectiva, no una solución concreta a un problema de un negocio concreto; se debe tratar desde la base con duros trabajos de análisis y toma de requisitos, muy pegado a la arena y siempre con apoyo y respaldo directivo. He acometido proyectos que no han sido comprendidos por la alta dirección y aunque se han logrado implantar, no estoy seguro de que su aprovechamiento final haya sido el adecuado. Mi última recomendación de hoy es mirar siempre hacia arriba sin perder la vista en tu realidad más inmediata ;-)

David Criado es consultor independiente y fundador de la iniciativa vorpalina Acompaña y orienta a organizaciones y personas en materia de estrategia, talento, tecnología, gestión de la información y cultura red.

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domingo, 2 de octubre de 2011

¿Hacía Dónde Se Mueve La Gestión De Contenidos Empresariales (ECM)?

“En el siguiente post hacemos una breve revisión de características actuales del mercado ECM y las tendencias que veremos afianzarse en los próximos años”




Podemos decir que nos encontramos ya en un mercado maduro. Si bien esta madurez tiene sus grados directamente proporcionales al grado de madurez de las economías nacionales, podemos hablar en general de un mercado consolidado y con unas características bien definidas.
Vamos a echar un vistazo.

Características Del Mercado


El mercado ECM es un mercado...

Grande: Se espera que para 2014 este mercado alcance los $5.7 billones de dólares.

Con grandes peces: El mar ECM es también un mar de grandes peces. En términos más formales, podemos decir que el mercado ECM es un mercado oligárquico, en el que las 3 grandes marcas más importantes se llevan más del 50% de la tarta.

De ventas difíciles: El mercado ECM no es un mercado del calzado. Las empresas no piensan en cambiar de un repositorio o en comprarse un repositorio una vez por mes; porque en la gran mayoría de los casos, cambiar de un sistema de gestión a otro implica grandes costes no sólo monetarios. Mudarse de gestor, o comenzar a trabajar con un gestor por primera vez implica un cambio en la manera en que los empleados hacen su trabajo día a día.

Con soluciones muy parecidas y tendiendo a la fragmentación: Las soluciones ofrecidas en materia de ECM suelen ser muy similares. Esto, sumado al pequeño número de proveedores que dominan el mercado, ha llevado al resto de las empresas ha centrarse en partes más pequeñas y mejor definidas de los procesos ECM. Por ejemplo, en cuanto a captura, esta tendencia es evidente. Existe gran número de soluciones enfocadas sólo en este aspecto del ECM.

El resultado de estas características


Con estas condiciones, tenemos a las empresas del mercado en una carrera de fondo tratando de conseguir:
  1. Diferenciarse con respecto a otros proveedores.
  2. Facilitar a los clientes la adopción de un sistema de gestión de contenidos.
  3. Hacer sus sistemas capaces de integrarse con otros para ofrecer soluciones más completas.
  4. Nuevas salidas paralelas o transversales a las bien afianzadas ramas del ECM como gestión documental, gestión de contenidos web, etc.

En qué se han materializado estos objetivos: las tendencias en ECM


Ahora sí que llegamos a la parte de las tendencias. En la búsqueda de lograr esos objetivos anteriormente citados que garanticen la supervivencia en los mercados, podemos ver como se van consolidando tendencias en el mercado. Describimos a continuación las más importantes:

Añadiendo más contenidos a la palabra “Contenido”: Esta es una clara nueva salida del mercado ECM, que podemos considerar dentro del objetivo número 1. Las empresas del mercado están buscando como manejar o gestionar tipos de contenidos emergentes que han adquirido relevancia como información en el quehacer diario de las empresas, por ejemplo, contenidos publicados en redes sociales, o correos electrónicos. En este último caso, aunque no podamos considerar el uso de e-mails en las empresas como algo nuevo, sí que podemos hablar de un interés creciente en su control y gestión al manejar en muchos casos información crítica empresarial.

SaaS, disminuyendo los requerimientos para implantar plataformas ECM: Podemos enmarcar esta tendencia dentro del grupo de los objetivos número 2. Los proveedores ECM dan ahora la oportunidad a sus clientes de arrojar desde la nube todo el peso del mantenimiento del sistema. Software As a Service da la oportunidad al cliente de contar con un sistema de gestión de contenidos sin tener que hacer una inversión tecnológica muy grande. En SaaS se paga por el uso de la plataforma ECM no por la plataforma como tal. El proveedor mantendrá la plataforma de gestión ECM en sus servidores y el proveedor sólo se encargará de pagar la factura por su uso, tal como lo hace con la luz o el agua. En 2010, según la AIIM, la tasa de uso de esta modalidad se incrementó del 2 al 6% y se espera que siga creciendo.

CMIS, haciendo compatible el uso de diferentes repositorios: Muchas empresas, por distintas razones, usan varios repositorios. Hasta hace poco más de un año, esto significaba tener que acceder a la información a través de varios puntos de acceso, y además, al problema de la no centralización se sumaba el de la información duplicada en muchos casos. También era frecuente que las empresas encontraran problemas a la hora de conectar la información proveniente de otros sistemas con la plataforma de contenidos. Estas razones hacían más difícil tomar la decisión de adquirir un nuevo sistema ECM incluso si se encontraba uno que ofreciese mejores prestaciones que el actual. CMIS está rompiendo esa relación monógama entre repositorios y empresas y obligando a los proveedores a ofrecer mejoras en sus sistemas. Podemos decir que CMIS es una respuesta a los objetivos 2 y 3, pero al mismo tiempo está haciendo que las empresas que desarrollan gestores ECM se esfuercen mucho más por diferenciarse mediante la innovación en los productos, pues cuanto más fácil sea migrar a otros repositorios, más difícil será conservar a los clientes sin ofrecerles nada nuevo.

Alianzas entre proveedores que abarcan diferentes procesos dentro de ECM: Está claro que las condiciones del mercado ECM están obligando a los proveedores a ofrecer más alternativas y comodidades a sus clientes. Una de los inconvenientes a salvar ( que ha sido fruto de la misma dinámica del mercado) es precisamente el tener que integrar diferentes soluciones para la problemática ECM y que sean los propios clientes quienes tengan que cargar con el trabajo de dicha integración. Los proveedores se han dado cuenta de que además es mucho más eficiente hacer lo que mejor saben hacer y aliarse con otros para solventar aquellos aspectos en los que son menos fuertes. En este punto, podemos citar el ejemplo de la integración entre repositorios tradicionales y otras soluciones de captura (Nuxeo+Ephesoft), diseño de flujos de trabajo (Alfresco+Activity), etc.

Innovación para sobrevivir: Las empresas proveedoras de software ECM saben que sus soluciones tienen que ir al ritmo del mundo globalizado y frenético en el que se desenvuelven sus clientes. Ya no vale resolver sólo el problema del exceso del papel o en “Caos del Contenido”, hace falta que los clientes perciban un valor superior y productos que se ajusten a sus necesidades. Un ejemplo de la constante innovación que está ocurriendo en el sector son los avances en materia de reconocimiento y análisis de documentos que garantizan enormes ahorros es tareas manuales a los clientes. Por otro lado, la creciente demanda de movilidad ha obligado a los productores de ECM al desarrollo de clientes móviles que permitan el acceso desde lugares remotos y la disponibilidad de la información sin barreras temporales o espaciales.

Hasta aquí este breve análisis del mercado ECM, pero seguro que en un futuro no muy lejano, tendremos que volver a revisar este documento, observar como ya se han consolidado estas tendencias por completo y obligarnos a mirar hacía ramas emergentes (como por ejemplo eDiscovery ) que vendrán a cambiar un poco más la cara a este mercado tan interesante.

En cuanto a Athento, (no podíamos terminar el post sin hablar de nuestra plataforma!) contaros que tratamos de que se mantenga siempre al ritmo del mercado, e incluso, como lo venimos haciendo hasta ahora, adelantándonos a lo que ya se está haciendo.

  • Athento permite su uso en modalidad SAaS u OnPremise
  • Athento implementa el estándar CMIS y lo complementa con otras tecnologías que lo hacen más interoperable.
  • Athento posee un cliente móvil que permite el acceso a diferentes repositorios desde nuestro Smartphone (iPhone o Android).
  • Athento puede gestionar e-mails mediante su módulo PopMail, convirtiendo el contenido de un correos electrónicos en contenidos gestionables que podremos clasificar automáticamente.
  • Athento es la primera plataforma de gestión documental que ha incorporado tecnología semántica dentro los procesos de captura y recuperación de contenidos.
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