miércoles, 30 de noviembre de 2011

¿Cómo crear un expediente en Athento e-Administración?

“Hoy aprenderemos a usar la funcionalidad Registro de Entrada de Athento e-Administración, la plataforma de gestión documental para organismos públicos”

Lo primero que vemos cuando nos logeamos en Athento es el “Panel de Control”, en el encontraremos todas las tareas relativas a expedientes que se encuentran en trámite y que nos han sido asignadas por otros usuarios. También tendremos a golpe de clic nuestro “Buzón de mensajes” en el que otros usuarios de la plataforma podrán dejarnos notificaciones.



Cuando un ciudadano solicita un trámite determinado, se crea un expediente. Para dar entrada y curso a la solicitud del ciudadano usamos el “Registro de Entrada”. El Registro de Entrada es una pestaña que tendréis a mano derecha en una barra de operaciones situada justo debajo de la información del usuario. Pinchemos pues es “Registro de Entrada”. Al hacer clic en esta pestaña se desplegarán dos opciones: “Nuevo expediente” y “Buscar expediente”. Vamos a “Nuevo Expediente”.

Si previamente el usuario ha llevado a cabo otros trámites , ya contaremos con los datos del usuario (y también con documentos que ya había aportado), por tanto, con sólo escribir datos como el DNI y pulsar en la lupa la plataforma encontrará al solicitante. Si por el contrario el solicitante es nuevo, deberemos crearlo, para ello pincharemos en “Nuevo Solicitante”. Athento nos preguntará si deseamos crear un nuevo solicitante, hacemos clic en “Sí”.

A continuación encontraremos un formulario de creación que incluye los principales datos sobre el solicitante e indicaremos si este prefiere que toda la información relativa a su expediente se notifique de manera telemática u por correo ordinario.
Una vez creado el nuevo solicitante, procedemos a indicar el trámite que este solicita. Para ello, disponemos de una barra de búsqueda a mano derecha. Si sabemos el nombre del trámite, podemos irlo escribiendo, Athento lo completará y nos ahorrará el trabajo de buscarlo, aunque siempre podremos pinchar sobre la lupa para que se desplieguen todos los procedimientos existentes.



Una seleccionado el trámite, se nos desplegará un menú en el que podremos adjuntar toda la documentación que requiere el trámite. Este formulario puede variar un poco con cada trámite, pero normalmente, siempre aparecen dos aparados: “Documentos del Trámite” y “Documentos Aportados”. Los documentos del trámite son todos aquellos modelos, formas, formularios, etc. que la Administración Pública proporciona al ciudadano para complementar. Los documentos aportados son aquellos documentos que debe aportar el ciudadano, por ejemplo, una fotocopia del DNI.


Para aportar un documento, hacemos clic en “Añadir archivo” o en “Digitalizar” en caso de que la plataforma se encuentre conectada con un escáner. Si pinchamos en añadir archivo, tendremos que buscar el documento en nuestro PC y hacer clic en “Subir documento” para que la operación se complete.



Una vez aportada toda la documentación sólo nos resta hacer clic en
“Guardar Expediente” y voilà! Un nuevo expediente ha sido creado.

¿Aún no has probado Athento e-Administración? ¡Házlo ahora!


Descarga el caso de gestión documental en el metro de málaga


Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

lunes, 28 de noviembre de 2011

Top 5 del Ahorro Implementando Gestión Documental Inteligente


1.Dinero

Tal como lo hemos demostrado en posts anteriores, el uso de un sistema documental basado en papel cuesta dinero y mucho. En una empresa que maneje sólo 100 documentos diarios estos costes al año no bajarán de los 15.000 euros. Con un sistema de las características de Athento, este coste del sistema documental se reduciría a sólo el 1,85% de esta cifra.


2.Tiempo

Los costes más importantes que genera el papel están relacionados con el tiempo que los empleados dedican a archivar, buscar o procesar información de documentos. Un sistema digital de gestión documental reduce considerablemente el tiempo que nos tardamos por ejemplo en guardar un documento en su correcta ubicación. Pero un sistema de gestión documental inteligente dobla este beneficio ¿por qué? Porque evita que muchas de las tareas que puede hacer el sistema por si mismo las haga una persona. Por ejemplo, un sistema de gestión documental nos evita tener que introducir nosotros mismos datos importantes sobre el documento en el sistema, o nos ayuda a encontrar en menos de la mitad del tiempo lo que estamos buscando mediante el uso de etiquetas.



3.Dolores de Cabeza

La pérdida de documentos no es como para tomársela a la ligera. Se habla de que volver a generar un sólo documento perdido cuesta 220 dólares, y perder un documento en papel no es nada complicado. Pero manejar documentos en papel no sólo nos hace más susceptibles a perder documentos, sino que también nos dificulta garantizar la confidencialidad de documentación crítica y garantizar la preservación e integridad de toda la información de nuestra empresa.


4.Clientes, Proveedores y terceros insatisfechos

Cuando automatizamos tareas mediante un sistema de gestión documental inteligente lo que hacemos en realidad es reducir el tiempo que necesitan los procesos para completarse. Es decir, automatizando conseguimos procesos de facturación, atención de incidencias y quejas, pedidos, etc. más rápidos, lo que a su vez se traduce en respuestas más rápidas a clientes y otros. Un buen ejemplo de esto es la Administración Pública, ¿cuantas veces tenemos que presentar el mismo documento al mismo organismo simplemente porque es un trámite distinto? Un sistema de gestión documental inteligente hace que ese documento esté accesible y el funcionario no tenga que solicitarlo una vez más al ciudadano.




5.Recursos de la empresa y recursos de la humanidad

Además de tiempo, los documentos en papel requieren espacio dónde almacenarse, así como mobiliario donde guardarse. Hablar de papel significa también hablar de imprimir, e imprimir significa hablar de consumo de tinta, lo cual a su vez significa 4 litros de petróleo por tóner producido. Y por último lo más obvio, el consumo de papel mundial que sigue incrementándose, significa también una necesidad creciente de la industria papelera de más madera.




Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
Descarga el white paper 6 pasos para liberar a tu empresa del papel

domingo, 27 de noviembre de 2011

Implantar gestión documental


En respuesta a un comentario de Fran, en mi último post Reeducar en gestión documental, quiero hacer un ejercicio con vosotros sobre qué hay que hacer cuando alguien se enfrenta a la problemática de implantar un sistema de gestión documental. Mi primera respuesta es clara: Párate y piensa primero en cómo quieres mejorar tu negocio. La primera pregunta es si realmente necesitas un sistema de gestión documental. Si no lo sabes, consulta a los expertos. En ese proceso vas a encontrar seguramente más necesidades de las que creías tener porque todo lo que sea información en tu organización es objetivo de estos sistemas: un vídeo, una factura, un pdf, un informe en papel, un expediente de empleado, una carpeta de cliente, un correo electrónico, un fax,... El universo es amplio, debes acotarlo. El objetivo es hacerte con ese gráfico en forma de queso que reune a todos los actores: fabricantes de software, desarrolladores, usuarios de tu organización, presupuesto, necesidades,... Generalmente los proveedores te suelen dar información de lo que hacen y solicitarte una cita para mostrarte productos que pueden ser de tu interés. Si no es así, puede que ésta sea una primera forma de descartar posibles candidatos a posibles compañeros de aventura. Procura tener siempre al menos dos visiones diferentes sobre cómo solucionar tu problema aparte de la tuya propia.

Una vez tengas claro lo que quieres, tal vez llegue la hora de organizar eso que quieres (requisitos) para conseguir lo que necesitas (ayuda). El proceso de toma de requisitos y delimitación del alcance es fundamental para implantar cualquier tecnología con éxito, pero más importante aún es hacer un ejercicio de colectivo de lo que la organización necesita. La forma de ahorrar costes de una manera efectiva con gestión documental es pensar en perspectiva, pensar como organización y no como un departamento o unidad. Necesitas a alguien que conozca tu organización si tú no la conoces. También es de gran ayuda para cualquier integrador o proveedor de software que un cliente asuma sus limitaciones y actúe no como ejecutor sino como cliente, acompañando y facilitando la implantación, vigilando que la solución resuelve sus necesidades. Una relación de confianza merecida es más que imprescindible. En mi opinión la forma más inmediata de lograr esto -tanto por el que tiene la necesidad como por el que puede ayudarle- es mediante metodologías de gestión y desarrollo ágiles (Scrum y Kanban sobre todo) pero ante todo mediante una comunicación transparente y sincera. No sirve de nada abstraerse y alejarse de la arena, tampoco sirve ser fieles a una planificación mesiánica. Es necesario trabajar, equivocarse lo menos posible y de hacerlo aprender de los errores en común. Todo ello pivota alrededor de un reparto de roles real y honesto.

En el caso de un gestor documental necesitamos realizar algunos pasos previos antes de meternos en cualquier berenjenal técnico. De acuerdo a mi experiencia personal se puede realizar una implantación de producto exitosa que luego, en la realidad, sea un completo fracaso en cuanto a uso y aprovechamiento. Para mí -y aunque haya cubierto y cumplido cada hito del proyecto y las expectativas que firmé con mi cliente- esto también es un fracaso. Por eso soy realmente pesado cuando comienza un proyecto e intento mantener una relación estrecha y cercana mis clientes. Algunos hasta me han llegado a querer ;) Para un cliente es tan malo no tener claro lo que se necesita como tener demasiado claro lo que se necesita. Debe existir un margen relativamente flexible para la innovación y la improvisación dentro del proyecto. Porque tal vez necesites otra cosa diferente a la que crees o tal vez podamos aprender de experiencias mutuas entre todos. Ningún proveedor hará referencia a esto en sus ofertas pero ten claro que el guión de la película nunca se interpreta tal y como en un principio se ha escrito. Nunca.


Si hablamos de una empresa pequeña, la realidad diaria del negocio suele generar unas expectativas concretas de producto desde la perspectiva de "lo que yo necesito ahora" y no desde el prisma de cómo un sistema puede mejorar mi organización. Es importante tener en cuenta de que el conocimiento previo a la implantación del nuevo sistema incluye una determinada forma de hacer las cosas que podemos y debemos revisar a la hora de pensar en una solución a nuestros problemas. En las páginas de cortesía de un trabajo que realicé hace poco sobre inteligencia social, recordaba una frase de Albert Einstein que decía "Es insano hacer las mismas cosas una y otra vez esperando resultados diferentes". Creo que esa es la clave para acometer nuevos retos, e implantar un gestor documental es uno de ellos. Si eres o perteneces a una empresa pequeña y el corazón de tu negocio (aquello que te da dinero) no es tecnológico, mi recomendación es que te dejes asesorar por los expertos. Por lo general los consultores somos una acumulación de vidas anteriores que puede ser de ayuda para delimitar el alcance de lo que quieres. A la hora de evaluar qué productos se adecúan a tus necesidades como pequeña empresa, en este caso lo mejor casi siempre (por relación de coste, escala, magnitud y funcionalidad) es el software libre. Creo que sobre el modelo de software libre y su aplicación contrastada al mundo empresarial ya se ha hablado en este mismo blog.

Si hablamos de una mediana empresa, seguramente ésta ya incorpore un departamento informático y puede que posiblemente exista además -o integrado en éste- un departamento con una visión mucho más amplia orientada no solo a la microinformática, a la resolución de incidencias o a la renovación del parque tecnológico, un departamento -pongamos por caso- de sistema de información que realice el papel interno de consultor de sistemas y que atienda las necesidades de cada unidad de negocio de forma centralizada. Si existe un departamento así, sería bueno que contases con él para ser el interlocutor obligado de tus necesidades. Puede actuar como acompañante de esas personas que venimos de fuera a echarte una mano, como supervisor del proyecto o adoptando ambos roles. En todo caso será de gran ayuda porque tiene una visión de la casa que no tenemos a priori los que jugamos como visitantes :) Cuando tengas que evaluar qué debes implantar piensa siempre en soluciones, no en productos. Cuando definitivamente tengas que elegir un producto, estudia todas las posibilidades del mercado y solicita información a diferentes proveedores especializados en gestión documental. Desconfía de los iluminados, relativiza su discurso, confía en aquellos que demuestren una experiencia y conocimiento medianamente objetivos y sobre todo en aquellos que te digan que consultes también a otros ;) Si dispones de un presupuesto por encima de 15.000 EUR consulta a proveedores de software libre y privativo. Que las cifras no te engañen. Una solución más cara no te garantiza un mejor servicio. Todo, absolutamente todo, depende de la calidad del equipo de proyecto y de la potencialidad de la solución. En el circuito de la tecnología todos podemos ser Ferrari, lo importante es cuándo y si tú realmente necesitas un Ferrari. Hay un ejercicio de ruido continuo alrededor de las soluciones de gestión documental en forma de conferencias, folletos, simposios, publicidad en general. Abstraete de todo ello y analiza las opciones desde fuera.

Si hablamos de una gran empresa la forma de implantar un sistema de gestión documental es a menudo mucho más compleja. Lo es no solo por el mayor volúmen de información a analizar sino porque a menudo es necesario establecer una estrategia unificada sobre varios ejes de actuación que incluye una gran cantidad de interlocutores dentro de la casa. En el caso de una compañía grande los tiempos de proyecto deben dilatarse casi de forma automática. Parece lógico tardar más en pulsar las necesidades de 10.000 personas que las de 10. Por ello debes rechazar aquellos proyectos que te prometan tiempos récord de ejecución o que recorten la base del proyecto: tecnología, personas y esfuerzo dedicado. En gestión documental no existen los milagros sin trabajo. Pero cuando se trabaja, al final del túnel siempre está la luz. Y la luz es un usuario que accede a un entorno en producción y tarda diez veces menos en recuperar un documento o que recupera diez veces más información pertinente de la que recuperaba antes pudiendo trabajar de una forma más eficiente, segura o dinámica. Si eres una gran empresa, mis consejos son claros: evita al máximo que la burocracia de tu organización afecte a las personas que trabajan en el proyecto (genera un clima de trabajo efectivo), promueve la delegación de responsabilidades (confía a priori) y no pierdas el contacto con tus usuarios finales (no salgas de la arena). De la metodología de trabajo seguramente no tengas que preocuparte porque la propia organización ya tendrá una. Ejecútala sin idealizarla y sin que suponga una traba para el cumplimiento de tus objetivos. Y algo que no paro de repetir por mi experiencia: por favor, implanta un sistema de gestión documental desde arriba siempre que te dejen. Y si no te dejan, insiste. El ahorro de costes en gestión documental para grandes compañías es inmenso y viene derivado de nuevo por pensar de forma transversal y no por silos de conocimiento. Este último modelo es extremadamente caro a largo plazo pero mucho más sencillo de ejecutar a corto plazo. Decide qué te interesa más: ahorrar costes o tener un sistema sencillo. A menudo es una solución intermedia. En todo caso si implantas a bajo nivel muchas soluciones diferentes y no una unificada, piensa que será mucho más complicado y costoso en el futuro tener una visión y un control o de tus procesos.

La problemática a la que te vas a enfrentar con independencia del tamaño de tu organización te obligará a tomar decisiones respecto a los siguientes dilemas: documentación en soportes y formatos diferentes, integración con sistemas de información, ausencia de mapas de información, inexistencia de un cuadro de clasificación (unidad y series documentales), información invisible, servidores en local VS cloud, calendarios de retención, políticas de seguridad, elección de un proveedor, elección de un producto... Una forma exitosa de abordar estos dilemas es realizar una auditoría de información o en su defecto un estudio previo del estado de la gestión de la información. Una vez tengas la foto de tu organización tus objetivos de proyecto deben cubrir todos los elementos de la siguiente ecuación por este orden:


  • Mejora de los procesos y sistemas (Tarea: pensar en tres líneas de influencia: organización+relaciones+productividad)
  • Mejora de la experiencia de usuario (Tarea: definir las pautas de accesibilidad, usabilidad ,...)
  • Cumplimiento razonable de tiempo y coste acordado (Tarea: definir qué es razonable para todos)
  • Previsión de margen de error y confianza (Tarea: definir el espacio de entropía del proyecto)
  • Cumplimiento del tiempo y coste asumible del margen de error y confianza (Tarea: acotar las posibles desviaciones de proyecto)

Créeme: Aunque el proyecto avance y haya muchas -muchísimas- personas que cada día se vean obligadas a hacerte creer lo contrario, piensa con mentalidad de servicio para lograr cubrir tus objetivos como gestor de proyecto. Si lo haces al revés probablemente te supere alguna de las piezas del gráfico inicial que comentábamos. Piensa siempre esto: Lo más importante de la anterior ecuación son los dos primeros elementos. Tú haces un nuevo sistema de acuerdo a unos determinados principios y no lo haces para cumplir una fecha o cubrir un coste, lo haces para mejorar aquello que ya tienes. Recuerda que el resto de cosas son herramientas para conseguir ese fin, pero el fin es ese.

David Criado es consultor independiente y fundador de la iniciativa vorpalina Acompaña y orienta a organizaciones y personas en materia de estrategia, talento, tecnología, gestión de la información y cultura red.



Prueba 30 días gratis Athento

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

martes, 22 de noviembre de 2011

¿Podemos fiarnos de la nube?

La semana pasada hablamos acerca de las ventajas que podría aportar la nube a la gestión documental en pequeñas y medianas empresas. En nuestro grupo de LinkedIn, “Gestión Documental Inteligente” comentamos el tema con algunos contertulios.

La sorpresa fue que lejos de hablar de la alta rentabilidad que presentaba un proyecto de este tipo, terminamos hablando de si existían en Cloud Computing las garantías necesarias para que las empresas se decidieran por ella a la hora de llevar a la nube su gestión documental. Trataré de trasladar aquí algunas de las dudas de nuestros amigos de LinkedIn.



¿Es la nube un lugar seguro para los datos de mi empresa?



El problema con Cloud Computing para la mayoría de personas es que no saben exactamente dónde se encuentran sus datos. ¿Eso los hace más vulnerables que los datos dentro de su propia empresa, dónde en la mayoría de los casos los servidores no están sujetos a ningún tipo de seguridad más que la de la cerradura de la oficina en la que se encuentran?

Los proveedores de Cloud utilizan no sólo estrictos protocolos de seguridad, sino que cuentan además con una infraestructura de seguridad de primera, con la que una empresa promedio no podría contar nunca por razones de rentabilidad. Además de los redundant back up a múltiples niveles, la mayoría de proveedores ofrecen mantenimiento de back ups en distintas ubicaciones geográficas, encriptación de datos y alta tendencia a utilizar procesos automatizados (que reducen el numero de humanos implicados).

Ningún sistema es totalmente a prueba de fallos, la pregunta que deben hacerse las empresas cuando piensen en seguridad es si ellas mismas pueden ofrecer a sus datos mejores condiciones que las que ofrecen proveedores de Cloud Computing.

De cualquier manera, antes de escoger un proveedor, es bueno preguntar por: Políticas de seguridad y de responsabilidad del proveedor, además de si cumplen o no con la normativa actual del país en materia de seguridad de datos.


¿Qué nivel de contingencia tendré?



No hay sistemas perfectos, por ello los planes de contingencia son necesarios y una responsabilidad de cada empresa. A pesar de que opciones como contratar una arquitectura Cloud redundante nos protegen en un alto porcentaje, cada empresa que decida poner sus datos en la nube debería tener un plan de contingencia; pero también cada empresa que tenga en sus servidores en sus instalaciones. 

Cosas como incendios, fallos de hardware, robos y otro tipo de contingencias pueden poner en peligro nuestros sistemas aunque se encuentren “protegidos” en la seguridad del seno de nuestras instalaciones. 
Los proveedores de Cloud Computing, por supuesto, también tienen un plan de contingencia y unas SLAs (Service Level Agreements), pero estos difícilmente podrán adaptarse a las necesidades particulares de cada cliente que comparte la nube; por ello, es vital desarrollar nuestro propio plan.



¿Tendré Ancho de banda suficiente?



Facebook utiliza el servicio Amazon EC2 y S3 para alojar juegos que son usados por 50 millones de jugadores mensuales. Seguro que un proveedor como Amazon no tendrá problemas en ofrecer ancho de banda suficiente para empresas más pequeñas.



Finalmente, os voy a dejar con un ejemplo de lo que dice la US-CERT (United States Computer Emargency Readiness Team) en su ISIMC Guidelines for the Secure Use of Cloud Computing V0.10 :




Ventajas del Cloud Computing:

  • Eficiencia,

  • Ahorros en costes

  • Cloud es green computing



El US-CERT admite también que hay riesgos, estos son:


  • Criminales organizados que buscan dinero

  • Ciber piratas

  • Contaminación de internet.



Pero anima a las diferentes organizaciones que componen el gobierno americano a que se sumen al uso del Cloud Computing siguiendo unos lineamientos que les permitan adoptar esta posibilidad de manera segura. US-CERT recomienda a las Agencias americanas a tener en cuenta y controlados puntos claves como:



  • Marcos de arquitectura de cloud bien definidos.

  • Planes de contingencia propios.

  • Uso de servicios que provean encriptación de datos.

  • Uso de mecanismos fuertes de autenticación.

  • Preferir proveedores que sigan estándares.

 
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

lunes, 14 de noviembre de 2011

¿Es La Nube Una Buena Opción Para La Gestión Documental De Mi Empresa?

"Muchas empresas de tamaño pequeño y mediano están buscando un gestor documental que les ayude a resolver toda la problemática del manejo de sus documentos. ¿Qué hacer? ¿SaaS u Onpremise? Esa es la cuestión.”


Licencia de la imagen | Citrix Online

Según Gartner podemos esperar que para 2013 el mercado de Cloud Computing crezca hasta los 150 billones de dólares. ¿Cuál es la razón para este crecimiento? Una buena parte de la explicación de este crecimiento es SaaS, Software As a Service; ya que pagar por el software como si fuera un servicio más tiene muchas ventajas para empresas de determinadas características. Estudiemos si tu empresa podría ser una de ellas.

1. No queremos hacer una gran inversión inicial
Supongamos que la empresa se debate entre implantar un paquete básico de Athento iDM en un servidor propio (Onpremise) o en la nube (en modalidad SAAS).

Athento iDM (paquete básico)
  • Gestor documental
  • OCR
  • Gestión de correo electrónico (Popmail Input)
  • 1 Carpeta monitorizada

Si decidimos adquirir el software en la modalidad Onpremise la empresa tendrá que hacer una inversión inicial de:


COSTES DE ADQUISICIÓN AÑO 1


Athento iDM 6.400,00 €
Servidor 2.000,00 €




COSTES ONGOING


Soporte 3.800,00 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes) 98,73 €
Consumo energético servidor 307,41 €
TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS
TOTAL COSTES ONPREMISE AÑO 1 12.606,14 €


  • Para el adecuado funcionamiento de un servidor normalmente se realiza un mantenimiento mensual de 2 horas. Para calcular este coste se toma como referencia el coste para la empresa de un trabajador con salario mínimo. Ver ejemplo de este cálculo.
  • La contratación de un soporte anual no es obligatorio, pero si muy recomendable.
  • Un servidor consume como media 250 watts por hora y en España el kilovatio de energía tiene un precio de 0,142319 . El servidor funciona 24/7.

Con Athento en modalidad Saas no se requeriría tal inversión, el primer año disfrutaríamos del software pagando sólo la tercera parte de lo que pagaríamos en la modalidad Onpremise. Se pagarían 12 cuotas mensuales de 390 euros en la que se incluye el uso del software y un soporte que garantiza la buena marcha del gestor.


COSTES SAAS AÑO 1


Athento iDM 4.680,00 €
Soporte 0,00 €


TOTAL COSTES SAAS 4.680,00 €

2. El precio es un gran determinante en nuestra decisión

Para la empresa del ejemplo, el precio es un factor decisivo y quienes toman la decisión tratarán de gastar lo menos que puedan, por lo que el precio tendrá prioridad sobre otros factores.

COSTES ONPREMISE

COSTES DE ADQUISICIÓN AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5







Athento iDM 6.400,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 6.400,00 €
Servidor 2.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 2.000,00 €







TOTAL COSTE DE ADQUISICIÓN A 5 AÑOS




8.400,00 €














COSTES ONGOING












Soporte 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 19.000,00 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes) 98,73 € 98,73 € 98,73 € 98,73 € 98,73 € 493,65 €
Consumo energético servidor 307,41 € 307,41 € 307,41 € 307,41 € 307,41 € 1.537,05 €
TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS




21.030,69 €







TOTAL COSTES ONPREMISE 12.606,14 € 4.206,14 € 4.206,14 € 4.206,14 € 4.206,14 € 29.430,69 €


COSTES SAAS

COSTES SAAS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5







Athento iDM 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 23.400,00 €
Soporte 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €







TOTAL COSTES SAAS 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 23.400,00 €

Como se puede observar en el ejemplo, implantar Athento iDM en modo SAAS permitiría a la empresa ahorrarse 6.030 euros en un término de 5 años frente a una implantación Onpremise.

3. No tenemos un departamento muy grande de IT

Empresas medianas y pequeñas, como la del ejemplo, suelen tener no mucho más de una persona encargada de el funcionamiento y mantenimiento de todos los equipos de la empresa. Su interés por tanto, es no tener que preocuparse en la medida de lo posible por garantizar los aspectos técnicos del funcionamiento del nuevo gestor o no dar al técnico actual más trabajo del que ya tiene. Con la modalidad SAAS, la empresa obtiene todos los beneficios del gestor a cambio de una cuota mensual, como si de la electricidad o el agua se tratase.

4. No tenemos ningún interés en llevar a cabo desarrollos a medida

Las empresas pequeñas y medianas, al igual que la de nuestro ejemplo, no suelen requerir un sistema de gestión documental complejo. Están buscando simplemente una herramienta que les ayude a mantener su documentación segura, accesible, organizada y a hacer más rápidos y sencillos sus procesos. Un producto software que se ofrece en la nube suele ser un producto en el que no se piensa hacer demasiadas modificaciones, en especial, aquellas que impliquen adaptaciones del producto a problemáticas particulares de cada empresa. La compensación frente a esta mermada flexibilidad, es que contar con el nuevo software funcionando es casi inmediato: Pagar y empezar a utilizarlo.


Contratar el uso de un producto software en la nube (en modalidad SAAS) puede ser una buena solución para empresas cuyo sistema documental no tiene complejos requerimientos ya que frente a una implantación Onpremise ofrece mayor rapidez a la hora de empezar a usarlo, es más barato, y en general, requiere muchas menos complicaciones. Sin embargo, para empresas grandes, con una variada tipología de documentos y estructuras, el software que se ofrece en esta modalidad puede quedarse pequeño a la hora de responder a necesidades particulares o frente a futuros planes de crecimiento en funcionalidades.
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

miércoles, 9 de noviembre de 2011

El ROI De Mi Proyecto De Digitalización: Paso 3

"Ahora que ya sabes cuánto cuesta a tu empresa el sistema actual y los posibles beneficios del nuevo sistema, estamos listos para calcular el ROI"

Paso 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión





Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalización; pero antes, por supuesto, necesitamos saber cuál es la inversión que vamos a llevar a cabo.



INVERSION


PAQUETE ATHENTO IDM 20.000,00 €
SOFTWARE
IMPLANTACIÓN
FORMACIÓN
SOPORTE PRIMER AÑO


HARDWARE 3.197,90 €
ESCANER FUJITSU fi6130 1.197,90 €
SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS 2.000,00 €


INVERSIÓN PRIMER AÑO* 23.197,90 €


*No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los años siguientes al de la inversión. Estos precios son aproximados y podrán variar según componentes añadidos o requerimientos de desarrollos específicos.

Una vez sepamos la cuantía de la inversión, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversión. Vamos a hacerlo con un límite temporal de 5 años.




ROI Año: 1 2 3 4 5 Total
Ref Descripción













1 Ahorros generados por el proyecto













1,1 REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL 7.918,93 € 9.050,20 € 9.050,20 € 9.050,20 € 9.050,20 € 44.119,73 €
1,2 REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO 280,90 € 321,03 € 321,03 € 321,03 € 321,03 € 1.565,02 €
1,3 REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS 4.682,56 € 5.351,50 € 5.351,50 € 5.351,50 € 5.351,50 € 26.088,56 €









Total Ahorros generados por el proyecto 12.882,39 € 14.722,73 € 14.722,73 € 14.722,73 € 14.722,73 € 71.773,31 €
















2 Costes del proyecto













2.1 PAQUETE ATHENTO IDM 20.000,00 €



20.000,00 €
2.2 ESCANER FUJITSU fi6130 1.197,90 €



1.197,90 €
2.3 SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS 2.000,00 €



2.000,00 €
2.4 SOPORTE 0,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 15.200,00 €









Total costes generados por el proyecto 23.197,90 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 38.397,90 €

















Flujo de Caja -10.315,51 € 607,22 € 11.529,95 € 22.452,68 € 33.375,41 € 66.750,82 €



Para estos cálculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento en pleno rendimiento, por lo tanto, durante el primer año sólo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partir del 2 año la inversión se ha recuperado al completo.



Resultados








Total Ahorros generados por el proyecto


71773
Total costes generados por el proyecto


-38398










ROI (Retorno de la Inversión – A 5 años)


86,9%





Año de retorno de la inversión (Payback)


Año 2



Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversión, no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendo beneficios


La Solución Que Escoja Si Afecta Mi ROI

Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismos resultados. Son múltiples los factores que afectarán los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, las decisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnológicas. Pero no tanto como porque distintas soluciones software o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas las herramientas son igual de eficientes.

Por ejemplo, si hubiésemos elegido un gestor documental como Nuxeo junto con una aplicación de captura como Captiva, buscando un documento del que no sabemos sus datos exactos, nos tardaríamos 45 segundos más y el proceso de autoclasificación tiene una tasa de eficiencia del 75%. Si consideramos que todos los demás factores se mantienen constantes (costes del sistema anterior, precio, tiempo de implantación, etc.), los beneficios se verían reducidos. Vamos a verlo.



COSTOS DERIVADOS DEL TRABAJO


PRECIO SEGUNDO DE TRABAJO 0,00116666666666667


NUMERO DE DOCUMENTOS DIARIOS GESTIONADOS 100
TIEMPO QUE SE TARDA UNA PERSONA EN COLOCAR DOCUMENTOS EN EL ESCANER* (SEG) 0,375
TIEMPO DIARIO UTILIZADO ESCANEANDO DOCUMENTOS (SEG) 37,5
COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS 0,04 €


TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA EXTRAYENDO DATOS 98,00%
DOCUMENTOS CUYOS DATOS EXTRAIDOS TENDRÁN QUE SER REVISADOS POR UNA PERSONA (2%) 2
TIEMPO EMPLEADO PARA REINGRESAR DATOS DE DOCUMENTO (MIN) 1,5
TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN REINGRESAR DATOS (SEG) 180
COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS 0,21 €


TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA CLASIFICANDO DOCUMENTOS 75,00%
DOCUMENTOS QUE TENDRÁN QUE SER CLASIFICADOS POR UNA PERSONA (15%) 15
TIEMPO EMPLEADO CLASIFICANDO UN DOCUMENTO DE MANERA MANUAL (SEG) 25
TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN CLASIFICAR DOCUMENTOS 375
COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS 0,44 €


COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS (220 DIAS POR AÑO) 9,63 €
COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS 46,20 €
COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS 96,25 €
TOTAL COSTES DERIVADOS DEL TRABAJO CON EL NUEVO SISTEMA 152,08 €


COSTOS DERIVADOS DEL BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS


NUMERO DE PERSONAS QUE TIENEN QUE BUSCAR DOCUMENTOS AL DIA 5
NUMERO DE DOCUMENTOS EN PROMEDIO BUSCADOS POR DIA 10
TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO (SEG) 60
TIEMPO TOTAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS AL DIA (SEG) 3000


PROMEDIO DE DOCUMENTOS PERDIDOS AL MES 0
TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO PERDIDO (MIN) 10
TIEMPO MENSUAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS PERDIDOS 0




COSTO DEL SEGUNDO DE TRABAJO 0,00116666666666667
COSTE DIARIO DE BUSCAR DOCUMENTOS 3,50 €
COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS (220 DIAS DE TRABAJO AL AÑO) 770,00 €
COSTE MENSUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS 0,00 €
COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS 0,00 €


COSTE TOTAL DERIVADO DE BUSQUEDAS DE DOCUMENTOS 770,00 €





ROI Año: 1 2 3 4 5 Total
Ref Descripción













1 Ahorros generados por el proyecto













1,1 REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL 7.785,86 € 8.898,13 € 9.050,20 € 9.050,20 € 9.050,20 € 43.834,59 €
1,2 REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO 280,90 € 321,03 321,03 321,03 321,03 1.565,02 €
1,3 REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS 4.177,25 € $4.774 5544 5544 5544 25.583,25 €









Total Ahorros generados por el proyecto 12.244,01 € 13.993,16 € 14.915,23 € 14.915,23 € 14.915,23 € 70.982,86 €
















2 Costes del proyecto













2.1 PAQUETE ATHENTO IDM 20.000,00 €



20.000,00 €
2.2 ESCANER FUJITSU fi6130 1.197,90 €



1.197,90 €
2.3 SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS 2.000,00 €



2.000,00 €
2.4 SOPORTE 0,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 15.200,00 €









Total costes generados por el proyecto 23.197,90 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 38.397,90 €

















Flujo de Caja -10.953,89 € -760,73 € 10.354,50 € 21.469,73 € 32.584,96 € 65.169,91 €



Resultados








Total Ahorros generados por el proyecto


70983
Total costes generados por el proyecto


-38398










ROI (Retorno de la Inversión – A 5 años)


84,9%





Año de retorno de la inversión (Payback)


Año 3


Descarga este white paper sobre digitalización inteligente
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

AddThis