martes, 27 de marzo de 2012

Caso de Éxito: Zady Gestores Se Convierte En La Primera Gestoría Inteligente De España

“Athento ha significado para Zady Gestores tiempo y organización. Nos ayuda a localizar día a día nuestros documentos y ha automatizado nuestros procesos”
Jesús Javier Díaz Rodríguez
Socio Fundador y Director Comercial




El Reto
Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.

Zady es una gestoría administrativa sevillana que cuenta con más de 16 años de experiencia y 10 empleados a su servicio. El grueso de su negocio es la gestión de trámites administrativos de vehículos nuevos y de ocasión.

Gestionar trámites de tráfico, significaba para dos de los empleados de Zady una gran cantidad de trabajo manual a realizar con documentos como DNIs, permisos de circulación, permisos de conducir, impuestos de circulación y otros documentos usados en 9 trámites distintos.

Hasta hace año y medio, toda esta documentación se enviaba y recibía en papel o mediante correos electrónicos. A pesar de tener un archivo organizado, encontrar documentos en papel llevaba tiempo y en cuanto a los documentos digitales, el Explorador de Windows ofrecía demasiadas limitaciones a la hora de buscar documentos. Compartir documentos tampoco era eficiente, pues medios como el e-mail o pen drives duplican la documentación y no permiten distinguir versiones de documentos.

Otro aspecto que Zady Gestores quería mejorar era el servicio. La gestoría quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de consultar sus documentos, adjuntar nuevos y recibir avisos cuando se sube una nómina, un trámite está gestionado o hay que preparar las declaraciones trimestrales del IVA. Esto no podía conseguirse sin digitalizar los procesos de la gestoría.

La Solución
Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.

Con un escáner sin especiales características, en Zady comenzaron a digitalizar los expedientes. Al tratarse de más de 100 documentos día, era importante que pudieran escanearse por lotes. Ésta fue una de las razones por las que escogieron Athento, capaz de identificar el inicio y el final de un expediente cuando recibe desde el escáner un lote de ellos. Para el caso concreto de los expedientes de tráfico, Athento sabe que un expediente empieza con una hoja de resumen; así que una vez identificado este tipo de documento, Athento separa el expediente del lote, lo nombra, extrae la información más relevante y lo almacena. Además, Athento les permitía extraer de los documentos la matricula del vehículo, que era el distintivo de cada expediente. Si el número de matrícula ya estaba asociado a un expediente se adjuntaba la nueva documentación al expediente antiguo. De esta manera, Athento garantiza que no se dupliquen los expedientes y que no haya que pedirle a los clientes la misma documentación una y otra vez.

Zady ofrece a sus clientes el uso de una Oficina Virtual, que se sirve de los datos proporcionados por Athento, de manera que la información se mantiene siempre actualizada y disponible para aquellas personas y organismos que así lo requieran. Además, los clientes pueden enviar documentación vía e-mail que el gestor recibe directamente y la almacena.


El Resultado
2 de los empleados de Zady se han liberado de las tareas de archivado, ahora se dedican a lo importante: Atender a los clientes y gestionar sus trámites.

Se calcula que el archivado de un documento tiene un coste de 0.41 euros. 3000 expedientes digitalizados actualmente, de en promedio 6.5 documentos cada uno, nos genera un coste de archivado de 7995 euros. Sólo con los ahorros generados en la gestión de estos 3000 documentos Zady ha recuperado el 82% de la inversión en el proyecto. Otro de los aspectos clave, ha sido la reducción de tiempo de búsqueda de documentos. Buscar un documento cuesta a una empresa 0.42 euros. Cada día en Zady se buscan al menos 20 documentos por persona. El tiempo que dedicaban los dos empleados de Zady a la búsqueda de expedientes VN y VO costaba a la empresa 336 euros al mes. Athento lleva ya trabajando en Zady 18 meses, en los que sólo en búsquedas de documentos Zady ya se ha ahorrado 6048 euros. Con estos ahorros, sabemos que en un poco menos de 13 meses Zady ha recuperado su inversión total.


Pero para Zady, los resultados más importantes del proyecto han sido los que no se pueden cuantificar, pero que se muestran en la actitud de sus clientes y empleados. Liberar a sus trabajadores de las labores de archivo y agilizar la recuperación de documentos ha permitido a Zady que sus empleados se centren en lo importante: atender y gestionar los expedientes de los clientes.
Sí quieres tener el Caso de Éxito completo, descárgatelo ahora!

caso de exito zady gestores


Recuerda que ahora, Athento también está disponible en la nube, para que tú no tengas que preocuparte de otra cosa que no sea tu verdadero trabajo!


Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa. El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

jueves, 22 de marzo de 2012

De Armarios Archivadores a Cajas Virtuales en los últimos 5 años

Pensábamos los apasionados de la gestión documental hace unos 5 años que en el futuro se entendería mejor la importancia de la disciplina y que todas las empresas abrazarían la idea de abandonar los grandes archivos físicos porque su ineficiencia estaría totalmente probada en una época con herramientas tecnológicas suficientes para dar ese paso.

A lo mejor trasmitimos la idea incorrecta: que el enemigo era única y exclusivamente el papel. Impulsada esta idea por los gurúes de los sistemas de información empresariales y quizás también por la facilidad que tienen los contenidos electrónicos para reproducirse, los documentos digitales pronto se convirtieron en la panacea a la problemática de la gestión documental.

Entonces nos entró la prisa por digitalizar y escaneamos todo lo que pudimos, y nos pasamos al mundo digital y fue allí donde empezaron a nacer los equivalentes a los grandes cuartos de archivo en los que guardábamos todos nuestros documentos: primero nuestros propios ordenadores, pero se nos quedaron pequeños y entonces vinieron empresas inteligentes que vieron una oportunidad de negocio en liberarnos de tener que almacenar nosotros mismos nuestros documentos. Allí aparecieron estos grandes almacenes virtuales de nuestra documentación que hoy conocemos como Dropbox, Box.net, SugarSync, etc. La falta de políticas claras de gestión documental facilita en las empresas que los empleados usen herramientas como estas para compartir y almacenar documentos.

Pero si estás herramientas facilitan compartir y almacenar documentos, ¿por qué no considerarlas gestión documental?

El ciclo del ECM tiene 5 fases: Captura, Gestión, Almacenamiento, Conservación y Distribución (Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver).

ECM 101- AIIM


Captura
En cuanto a digitalización no hay mucho que decir con respecto a estas herramientas, pues no ofrecen ninguna funcionalidad al respecto. Nada de OCR, ICR ni reconocimiento de marcas. No hay indexación, y la integración con aplicaciones de terceros es nula. Esto se traduce para los usuarios en dificultad para encontrar documentos y mucho trabajo manual a la hora de extraer información de los documentos.

Gestión
Aquí la única funcionalidad que nos ofrecen es la de permitirnos organizar en estructuras de ficheros; pero de historial de todos los sucesos asociados a un documento, nada. Gestión de versiones, tampoco es una funcionalidad disponible. Los problemas para el usuario y para el sistema: escaso control sobre información importante, pérdida de trabajo realizado al no poder por ejemplo volver a una versión de un documento cuando se necesite.
En la gestión es quizás en dónde más funcionalidad ofrecen este tipo de herramientas, sobretodo en el aspecto de la colaboración, pues han facilitado y simplificado la manera en que compartimos documentos, aunque a costa del control. Un gestor documental ofrece a los equipos de trabajo la posibilidad de trabajar coordinadamente mediante flujos de trabajo manteniendo un control estricto sobre cambios en la documentación.

Almacenamiento
Esta es la función que da origen a las cajas virtuales, permitiendo a los usuarios liberarse de tener que ocupar espacio en sus propios discos duros. Pero, por supuesto, estos sistemas no están hechos para almacenar un número elevado de documentos, y una vez sobrepasado cierto nivel, la recuperación de un documento determinado se puede convertir en una pesadilla.

Conservación
Términos como “largo plazo” y backups cobran gran importancia aquí. Aquí no entraremos en lo que ofrece cada proveedor, desde luego, para cumplir ciertos requerimientos de calidad y legales que afectan a algunos tipos de documentos, estas cajas virtuales no parece un buena opción.

Distribución
Se trata de llevar documentos desde nuestro sistema documental o otros sistemas externos o externos a la empresa. Integración con intranets, extranets, u otras aplicaciones. DropBox tiene una REST API que permite a desarrolladores que puedan desarrollar integraciones. En el caso particular de Dropbox existen diversas integraciones hechas por terceros, aunque Dropbox no da soporte a ellas por si mismo. Los gestores documentales en este punto tienen una trayectoria más larga, con integraciones oficiales orientadas al mundo empresarial.

A nuestro juicio, la moraleja del asunto:

Para las empresas: Gestionar documentación de la empresa con una de estas herramientas es un gran sacrificio en términos de control, de rapidez a la hora de encontrar y recuperar documentos, a la hora de trabajar en equipo sin correr el riesgo de perder esfuerzos.

Para los desarrolladores de ECM: Si este tipo de soluciones se convierten en populares dentro de entornos profesionales, algo debe de estar pasando con el software tradicional de gestión documental. Simplicidad y sencillez las claves que estas herramientas han sabido potenciar al máximo. En Athento nos hemos dado cuenta de ello, y estamos trabajando para mostraros muy pronto que un gestor documental no tiene que ser algo complicado.

Descarga el white paper 6 pasos para liberar a tu empresa del papel

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

jueves, 15 de marzo de 2012

Cloud Content Management


"Cloud Content Management, la gestión de contenidos en la nube ya tiene nombre"

Hoy he encontrado un artículo muy interesante en uno de los Community Blogs de la AIIM que me gustaría compartir con vosotros, el artículo fue escrito por Shadrach White, fundador de CloudPWR.

"Cloud Content Management(CCM) es una disciplina tan nueva, que a día de hoy que escribo este post, no existe una entrada para CCM en la Wikipedia.
La primera vez que escuché el término fue a Larry Hawes de Dow Brook Advisory Service. Larry había sido contratado por Box.net mientras trabajaba para Gilbane Group.
Box.net estaba luchando por conseguir diferenciar el término CCM, de otros conceptos como el ECM tradicional, Compartición de Archivos (FileSharing) o Colaboración en la nube (Collaboration in the Cloud).

A medida que la fuerza de trabajo continua moviéndose del Baby Boom a las generaciones X e Y
y más allá de la movilidad del conocimiento moderno, los trabajadores demandan poder acceder a sus activos digitales (documentos, imágenes, vídeos, archivos de audio, etc.) desde sus propios dispositivos. Estos nuevos usuarios son eficientes y maestros de la multitarea (es decir, que pueden dedicarse a varias tareas al mismo tiempo). Además, estos nuevos trabajadores usan herramientas de las cuales sus jefes nunca han escuchado y esperan que las aplicaciones que usan para su trabajo sean tan fáciles y cómodas como las que usan a diario en sus vidas personales.

Yo creo que la distinción entre ECM y CCM continuará afianzándose en cuanto significan dos modelos y modos de trabajar diferentes.
En el software de Gestión de Contenidos (ECM) tradicional se pagan licencias por usuario, estaciones de trabajo o número de usuarios concurrentes, además de el soporte asociado. Estas soluciones son robustas, altamente escalables, pero también caras, complicadas y suelen ser software privativo. Algunas personas pueden no estar de acuerdo con el termino 'privativo', ya que estas aplicaciones permiten usar diferentes sistemas operativos, visores INSO, o proveen APIs para integrarse con aplicaciones de terceros. Pero vamos a ser realistas, si no es Open Source es software privativo.
Otro asunto clave al que los usuarios de este tipo de plataformas deben enfrentarse es la migración o conversión de su contenido de una plataforma a otra distinta o incluso, el pago por actualizar el software a una versión superior.
Yo predigo que esto se va a convertir en un reto interesante para los proveedores de CCM cuando los usuarios decidan cambiarse de uno a otro. El ECM tradicional ha funcionado muy bien y ha solucionado problemas reales de empresas alrededor del mundo, simplemente CCM es diferente.

El modelo Cloud Computing por su naturaleza es móvil, accesible y de rápida integración. CCM está centrado actualmente en movilidad, colaboración y facilidad de uso. Si se mira alrededor, muchas empresas han estado ofreciendo ASP o soluciones alojadas desde hace varios años. Pero este tipo de soluciones sólo tienen una fachada 'Cloud' y en el fondo son más parecidos a sus antecesores que ofrecian soluciones on premise. También existen compañías que ofrecen verdaderas soluciones basadas en Cloud y que son altamente seguras. Las nuevas compañías, que no provienen de la herencia tradicional se han centrado en casos de uso más abiertos y simples. Con esto no estoy diciendo que estos servicios no sean seguros, escalables e integrables. De hecho, en muchos casos, son más fáciles de integrar debido a su arquitectura basada en Web Services. Del mismo modo, aplicaciones para móviles ofrecen encriptación del contenido en sus ediciones enterprise.

Las soluciones Cloud son más fáciles de usar que las plataformas tradicionales ECM, que son siempre complicadas y requieren formación especializada. Por otro lado, las soluciones Cloud no son tan ricas en funcionalidad y no son tan exhaustivas a la hora de ofrecer conformidad o cumplimiento de certificaciones o legislaciones que pueden ser necesarias en ciertos entornos muy regulados. Pero es ahí mismo en donde estas soluciones tienen una ventaja. A la gente le gusta usar soluciones Cloud porque ellas lucen y funcionan como plataformas sociales. Yo me atrevería a predecir que en el futuro, a medida que veamos madurar estos productos, estos espacios van a ir siendo llenados por fabricantes, partners y ecosistemas de proveedores Cloud."

El artículo me ha llamado especialmente la atención porque resume el espíritu de lo que nosotros tratamos de que sea Athento en modo SaaS: rapidez, facilidad de uso y colaboración.
Sin embargo, preferimos ir más allá: No queremos que por ser Cloud, los usuarios de Athento tengan que privarse de funcionalidad avanzada. Nuestra tarea, en la que no descansamos jamás, es conseguir ese matrimonio entre simplicidad y funcionalidad avanzada.



Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
Prueba 30 días gratis Athento

viernes, 9 de marzo de 2012

La oficina sin papeles, ¿sueño o realidad?



Después de asistir al webinar organizado para presentar un estudio de la AIIM (comunidad global de profesionales de la información), podemos responder que nos acercamos paulatinamente a la realización del sueño. La oficina sin papeles empieza a ser un hecho a nivel global, especialmente en grandes organizaciones.

Según lo expuesto, de media las empresas dedican un 15% de su espacio a almacenar papel, llegando a ser este porcentaje incluso mayor (>35% del espacio) en un número bastante significativo de ellas. ¿Qué nos impide el paso a una verdadera oficina sin papeles? En esta investigación de AIIM han afrontado varios de los puntos del ECM en los que se podría mejorar y, como consecuencia, ahorrar significativamente en papel.

Captura de imágenes
A la vista de los resultados de la encuesta es un proceso aún muy verde, acometido frecuentemente para archivar imágenes y, en escasas ocasiones, para extraer datos y usarlos con otros propósitos y en otros procesos. ¿A qué se debe esto último? ¿Falta de herramientas o de hábito? Es curioso, pero para el 32% de las organizaciones, de media el 30.6% de las facturas llegan en formato pdf y en general el 77% de ellas son imprimidas. Con un gestor documental capaz de reconocer e identificar símbolos o caracteres a partir de una imagen y almacenarla en forma de datos, esto no sería necesario. Podemos buscar contenido, clasificar esa factura, etc…

Correo entrante
El 20% de las organizaciones escanean la mitad o más de los correos entrantes, fundamentalmente para archivarlos y usarlos en otros procesos. Sin embargo, las empresas empiezan a ser conscientes de la pérdida de productividad que esto supone y piensan que si de alguna forma se pudiera automatizar, el 61% de dichas entidades creen que incrementarían en un 25% su rendimiento.

Externalización
Por otro lado, en cuanto a la externalización de servicios ECM, a nivel global más del 50% de organizaciones piensan que no les reporta ningún beneficio adicional con respecto a la implementación in-house. Sólo el 15% dicen que ahorran. Sin embargo, a nivel de Europa sí que se observa un incremento significativo en cuanto a la planificación futura de outsourcing.

Dispositivos móviles
Fundamentalmente comerciales, ejecutivos en tránsito, transportistas y personal de logística son los mayores usuarios móviles de ECM. El 38% de los empleados aseguran usar sus dispositivos portátiles para capturar imágenes. De ellos, sólo el 6% emplean sus smart-phones, con un porcentaje muy reducido - 4%- integrando el software OCR. Y es que el reconocimiento de imágenes y la auto clasificación de ellas es señalada en otro apartado del estudio como una de las estrategias a mejorar a corto plazo.

Dentro de este apartado, cuanto menos significativo, es que más del 30% de los encuestados afirman todavía realizar la firma de documentos de forma física mientras que el 21% ya sí firman de forma digital.

Entre los problemas que se han encontrado los usuarios de dispositivos portátiles están fundamentalmente aspectos de seguridad, pérdida física de dispositivos y cobertura. Mientras que los mayores beneficios están relacionados con proyectos de captura móvil, accesibilidad a datos, mayor precisión y supresión de la necesidad de papel de por medio.

Cloud ECM
La concepción de la nube es un concepto aún poco entendible por las empresas y sólo el 12% de ellas muestra un compromiso a incorporarla en sus estrategias para el medio plazo. En este sentido, las grandes organizaciones, de más de 5000 empleados, van a la cabeza.

La oficina sin papeles, ¿sueño o realidad? En todo caso, a punto de despertar.


Descarga el white paper 6 pasos para liberar a tu empresa del papel
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

miércoles, 7 de marzo de 2012

El Ejército del Aire americano cambia 18Kg de papel por iPads 2

Nos encontramos esta noticia realmente relacionada con la reducción de papel y la gestión documental electrónica:

Una unidad de las Fuerzas Aéreas de Estados Unidos ha firmado un contrato valorado en 9,3 millones de dólares para sustituir sus tradicionales manuales de vuelo en papel por una versión electrónica en las tabletas iPad 2, según 'Information Week'.

La división de Mobility Command de esa rama del Ejército de Estados Unidos se comprometió a adquirir un máximo de 18.000 de esos dispositivos fabricados por Apple para ponerlos a disposición de los pilotos en las cabinas de los aviones militares.



La parte en la que hablan de como venían haciendo las cosas:

La unidad de Mobility Command requiere la actualización de las cartas de navegación cada 28 días, lo que supone que mensualmente tienen que revisarse los documentos al servicio de los pilotos cuyo peso puede llegar hasta los 18 kilogramos por aeronave.
Esta noticia supone otro pequeño paso hacia adelante en cuanto a la reducción del uso del papel, por la mayor eficiencia (menor peso, mayor velocidad de procesamiento de datos, capacidad de edición de información etc...) de la gestión de documentos electrónicos en dispositivos.
De una forma similar y en el entorno sanitario (entre otros), nuestra empresa viene reemplazando papel por dispositivos 'tablets' (iPads o dispositivos con Android) para realizar sin papel procesos como los Consentimientos Informados.

Desde El Mundo nos hacemos eco de esta noticia de que las Fuerzas Aéreas de EEUU cambian sus manuales de vuelo por el iPad 2.
La noticia completa y original en inglés aparece en InformationWeek.

Posts relacionados:
La utilidad del iPad en la práctica médica se está extendiendo de tal forma que los fabricantes de accesorios para este dispositivo dan un paso más y comienzan a vislumbrar problemas prácticos de un nivel más avanzado.  Ver más: La "ipadización" de la Medicina.
Hemos titulado esta sección así en paralelismo al título del mencionado post, preguntándonos si la generalización de Android en el entorno sanitario también es un hecho. Sin embargo, las estadísticas de las que disponemos lo contradicen. Así, según Bulletin Healthcare, Apple dominaba con creces el mercado de los dispositivos móviles entre los profesionales sanitarios estadounidenses. Ver más: No sólo de Apple vive la eSalud

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa. Descarga el caso de éxito de CRISA

lunes, 5 de marzo de 2012

Yerbabuena y FUCODA se alían para llevar a más clientes los beneficios de la gestión documental inteligente

Yerbabuena Software y FUCODA firman un acuerdo de colaboración que permitirá acercar la gestión documental inteligente, presente en la tecnología de Athento, a más clientes a nivel nacional
 
Yerbabuena Software ha firmado un acuerdo de colaboración con Fundosa Control de Datos y Servicios, S.A. (FUCODA), grupo empresarial de la Fundación ONCE, que ofrece servicios de gestión documental; destinado a implementar soluciones de Gestión Documental Inteligente que mejoren los procesos documentales de clientes en España.

El objetivo principal del acuerdo es la modernización y mejora de los procesos de gestión documental de clientes a nivel nacional, mediante la implementación del software de Gestión Documental Inteligente Athento.


Athento permite la automatización de tareas propias de la gestión documental como clasificación y almacenamiento de documentos, al tiempo que mejora la recuperación de documentación mediante la aplicación de tecnologías semánticas.

Dicho acuerdo se presenta como una alianza estratégica para ambas firmas. FUCODA con presencia en Madrid, Sevilla y Barcelona, y más de 20 años de experiencia dentro del mercado del Software de Gestión de la Información para empresas, contará a partir de ahora con Athento como uno de sus productos en cartera. Mientras que Yerbabuena Software, con sedes en España y Silicon Valley, aportará al proyecto una de las tecnologías más avanzadas y eficientes dentro de la Gestión Documental Inteligente, la tecnología del producto Athento.

La noticia en diversos medios:



Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
Descarga el caso de gestión documental en el metro de málaga

AddThis