Knowledgetree: Análisis de la solución ECM

Sin duda, una de las más interesantes y frescas en la actualidad del mundo de la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM en inglés). Una solución con bastante personalidad y cuya personalidad impregna todo lo que hacen. Para mi un componente clave se esa personalidad es la sencillez y simpleza que utilizan tanto en sus mensajes como en la propia plataforma. 

El año pasado sacaron su nueva plataforma en HTML5 que es la usada hoy en la actualidad en su producto cloud. Vamos a hacer una breve revisión de la aplicación:

Los pros 

Su principal baza: una interfaz. clara, sencilla y usable. Es un producto bastante flexible que puede contribuir al trabajo colaborativo con documentos por parte de equipos pequeños. Como solución, Knowledgetree debe ser una de las opciones a considerar cuando no se requiera funcionalidad compleja o para equipos de trabajo en los que los usuarios no técnicos. 

Los contras 

Por supuesto, lo que es su ventaja en ciertos aspectos, también puede convertirse en su mayor debilidad: Sacrifica funcionalidad en pro de la sencillez y usabilidad. Otro de los aspectos mejorables de Knowledgetree es su sistema de previsualización on-line que suele dar problemas después de la edición on-line con Zoho. El lenguaje es otro problema, actualmente, sólo se encuentra disponible en inglés.  

Vamos a ver con más detalle algunas de sus características:

Funciones Avanzadas de gestión documental

OCR
Autotagging
Subir documentos vía e-mail al gestor
Acceso vía móviles	✔
Firma Digital	Enterprise Version
Autoclasificación de documentos
Personalización	Enterprise Version
Workflows	Básicos
Lectura de barcodes
Integración con google docs	Integrado con Zoho(otro editor on-line)
Integración con redes sociales

Funcionalidad Básica de Gestión Documental

Gestión de grupos, usuarios	Versión Company
Integración con Microsoft Office	✔
Autenticación de Usuarios	✔
Drag and Drop	✔
Compartir Documentos	✔
Versionado de Documentos	✔
Historial de acciones de usuarios	✔
Navegación virtual por los contenidos	✔
Previsualización Online de documentos	✔
Creación de tipos de documentos
Búsquedas de documentos por tipos y contenidos
Cuadro de mando (Dashboard sobre el estado del sistema)
Revisión de documentos	✔
Publicación de documentos	✔
Sistema de notificaciones de usuarios	✔
Anotaciones sobre documentos	✔
Exportación de documentos en formatos ZIP, XML, PDF.	✔
Multidioma
Interfaz web	✔
Sindicación de Contenidos
Gestión de plantillas de documentos

Precios y soporte

Precio por número de	Usuarios y capacidad
Disposición inmediata del producto	No
Soporte	e-mail
Capacidad básica	50GB
Precio por usuario al mes	14 dólares/mes mínimo 5 usuarios

Podéis comparar por vosotros mismos las posibilidades que ofrece Athento y otros sistemas ECM en una de nuestras anteriores comparativas.

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Aprender sobre seguridad en la nube

Durante los próximos días tendrá lugar en Córdoba y Antequera un seminario en el que se explicarán conceptos claves de seguridad en entornos Cloud. Cibercrimen, Pishing y qué tan seguro es tener nuestros documentos alojados en la nube, serán algunos de los aspectos a tratar.

En este seminario, organizado por nuestros amigos de Aconsa, tendrémos además demostraciones en vivo de:

• Robo de credenciales
• Ataques en entornos Web
• Evasión de cortafuegos
• Y por supuesto, una breve demostración de Athento Cloud

El objetivo de estas demostraciones es enseñarnos cómo podemos detectar, prevenir y protegernos de este tipo de acciones. En cuanto a la demo de Athento, os contaremos porque cuenta con todas las medidas de seguridad posibles.

Os invitamos pues a asistir a este evento en el que seguro aprenderéis muchas cosas. Podéis descargar el folleto del evento desde aquí y registraros mediante el siguiente formulario.

Inscríbete en el evento

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ECM Software: Los nuevos retos de la gestión de contenidos

Por estos días, la mayoría de proveedores de software para Gestión de Contenidos Empresariales(ECM) se encuentran bastante preocupados y volcados en dar solución a dos actores que han tomado un papel vital en el escenario ECM: el contenido social y la movilidad.

Para entendernos mejor, integración con redes sociales y acceso vía dispositivos móviles.

Sin embargo, existen otros retos que comienzan a dibujarse en el horizonte y que van a determinar la supervivencia de muchos de estos sistemas de gestión. Vamos a repasarlos.

El crecimiento imparable de los datos del sistema

Parece que no podemos parar -ni queremos- la proliferación de documentos digitales en el mundo empresarial. Según el estudio “Digital Universe” de IDM (patrocinado por EMC) se calculaba que en 2011 ya habíamos alcanzado 1.8 Zettabytes de información. Es decir, un trillón de GB.

Esto no tiene que ser malo en sí mismo, el problema es que con los recursos y estructuras actuales de los sistemas, nos vamos quedando cortos para el manejo de dicho volumen.

Las bases de datos relacionales comienzan a resultar lentas a determinados volúmenes de información y en el caso de aquellos SGBD que guardan los contenidoscomo tipo BLOB empiezan a tener verdaderos problemas. Empezamos a oír hablar de bases de datos No Relacionales que podrían hacer más rápido la recuperación de los datos o de sistemas como Hadoop que pueden ayudar a distribuir mejor la carga de trabajo en las máquinas. Pero todo esto tendrá que entrar en escenario muy pronto y no sólo para proveedores nuevos, sino para los proveedores actuales, cuyos clientes van a sufrir mucho si estos sistemas se quedan atrás.

El reto de dar sentido a los datos

Es la era del Business Intelligence. Ya tenemos muchos datos, pero carecemos de verdadera información que nos permita llevar mejor nuestros negocios, dejar de perder dinero en procesos que no funcionan adecuadamente, eliminar tareas innecesarias o simplemente, invertir en los proyectos adecuados.

Sino podemos extraer información importante de todos esos activos digitales que manejamos a diario en las empresas, nos estamos perdiendo de un panorama plagado de menos incertidumbre.

En este sentido, la web 3.0 y la semántica como su trasfondo parece que van a jugar un papel de extrema importancia, mejorando procesos como la categorización de la información, el encontrar relaciones entre los datos. Otras tecnologías como procesamiento del lenguaje natural , análisis de textos y la misma semántica, nos ayudarán a saber las actitudes de los usuarios (Sentiment Analysis) frente a las marcas de nuestras empresas, los contenidos que publicamos, etc.

En Athento ya nos encontramos haciendo mucho esfuerzos en I+D para que nuestros usuarios actuales y futuros no tengan que preocuparse por el futuro de sus datos.

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Digital Asset Management y eso qué es?

Assets

O lo que es lo mismo, Activos Digitales. Un Activo Digital es para una empresa igual que una propiedad, dinero en cuentas bancarias, una marca, etc. Es decir, es un activo porque representa un valor económico que puede ser convertido en dinero. En realidad, lo que acabo de decir, se corresponde más con la definición de un “activo” que de un “Activo Digital”, así que sólo tenemos la mitad de la definición. En cuanto a “digital” pues lo único que tenemos que entender es que son ficheros electrónicos, archivos que contienen usualmente vídeos, imágenes, dossieres y otros materiales que usualmente son de gran valor para la marca.

De Document Mangement a Enterprise Content Mangement pasando por Digital Asset Management

Las empresas descubrieron desde hace mucho tiempo que los documentos y su gestión representa dinero, y por eso se inventó la gestión documental (Document Management). Pero los documentos suelen ser ficheros de características diferentes a las de los activos digitales. Este tipo de activos necesitan poder ser compartidos, difundidos, publicados, reproducidos (como en el caso de vídeos o audio). La mayoría de gestores documentales no están preparados para reproducir vídeos o sonidos. Por otro lado, suelan ser de un mayor tamaño, lo que pone a prueba la estructura base del gestor documental. Por ejemplo, Sharepoint tiene serios problemas en este sentido por la manera en que trabaja Server SQL.

Actualmente, en las empresas hay personas que se encargan de manejar colecciones de este tipo de activos, que invierten tiempo organizándolos, buscándolos, compartiéndolos; por ello, y porque los Document Mangement System (DMS) del momento no eran óptimos para gestionarlos, nacen los Digital Asset Management Systems (DAMS).
Como concepto, la gestión documental también se ha quedado pequeña, por eso surge el término Enterprise Content Management que nos habla de “contenidos” para agrupar documentos y el resto de activos digitales que tienen las empresas y que necesitan ser gestionados.

Y entonces qué, mejor un DAMS que un DMS?

Pues depende del producto, algunos gestores documentales no están optimizados como es el caso de Sharpoint (2010 hacía atrás), o bien tienen productos especializados en cada rama, como es el caso de Nuxeo DM y Nuxeo DAM, o estar a partir de ciertas versiones preparado para manejar documentos y otros activos digitales, como es el caso de Alfresco a partir de su versión 4.
En el caso de Athento, somos conscientes de que es hora de que las empresas han cambiado y con ellas aquellos bienes digitales que les generan valor, por ello, pretendemos acercarnos más a la idea de ECM permitiendo incorporar plugings para la gestión de vídeo y sonido (que pronto estarán disponibles en nuestro Marketplace), entre otros activos digitales.

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Gestión Documental en la Nube: Comparativa

"La gestión documental como servicio en Cloud, toma fuerza. Hemos querido llevar a cabo una comparativa objetiva sobre sus principales proveedores"

Las empresas de esta comparativa, han sido elegidas no sólo por su renombre, en el caso de los grandes del mercado como Alfresco y Nuxeo, sino también, por la relevancia que les otorga Google cuando a proveedores de Gestión Documental en la Nube se refiere.

La primera parte de esta comparativa pretende presentar a los productos evaluados y/o proveedores evaluados, mientras que en la segunda, se ha realizado un análisis en tres campos:
Funcionalidad básica ofrecida, funcionalidad avanzada y otras prestaciones como soporte y precios.



1. Soluciones Consideradas



Navegadoc (Quantyca)

Orientado a la gestión de documentos financieros, no llega a ser un gestor documental como tal, más bien una herramienta que permite el almacenamiento, la recuperación, y el indexado de documentos como facturas, impuestos, recibos y otros documentos de similar carácter. Tampoco es un sistema totalmente en la nube, es el servicio de OCR lo que se encuentra en la nube. Los documentos que se deseen procesar, como facturas, se suben a la nube para que se obtengan datos como fechas, importes, etc.



Logicaldoc

Una solución bastante completa en funcionalidades básicas de gestión documental, pero cuyas funcionalidades avanzadas resultan bastantes costosas. Al rededor de 1800 euros al año. Por otro lado, crecer en número de usuarios y en capacidad se escapa a muchos bolsillos.
Con sus servidores en Holanda, LogicalDoc es una de las soluciones a tener en cuenta, aunque su puesta en marcha es uno de los puntos más débiles, pues desaprovecha una de las ventajas de la nube: la rapidez a la hora de disfrutar del servicio.



Abox (Adapting)

En funcionalidades básicas de gestión documental los productos Abox son bastante completos, aunque no podemos decir lo mismo en materia de funcionalidades avanzadas, en donde se queda muy a la cola. Otro punto débil de estos productos de Adapting es que ahora mismo el proceso de contratación del servicio no se puede realizar de forma autónoma (directamente desde la web), y para probar el producto también existe una lista de espera. Suponemos que esto se solucionará pronto, dado que en realidad, el producto no se encuentra actualmente en funcionamiento. Al parecer para verano ya estará operativo.


Nuxeo Cloud
Es el rey en funcionalidad básica, una solución de gestión documental que no se toma el control de la documentación a la ligera. Sin embargo, mucha de la funcionalidad avanzada de la aplicación la alcanza mediante integraciones con terceros y en su versión cloud estas integraciones no se encuentran disponibles. Por ejemplo, una funcionalidad tan imprescindible hoy en día como OCR no se encuentra disponible en la versión cloud. Algo que si debe reconocerse a Nuxeo, porque una vez que esté implementado dará muchas posibilidades a sus usuarios, es el MarketPlace. Una vez Nuxeo cuente con un mayor número de plug-ins en su MarketPlace, los usuarios podrán crecer sus aplicaciones en la nube a su gusto.
Sin embargo, los precios de Nuxeo son bastante elevados, constituyendo una de las soluciones más costosas.

Alfresco Cloud Beta
Un proceso de compra simple y rápido, que es una característica nada despreciable cuando lo que se quiere es contar en el menor tiempo posible con una solución de gestión documental funcionando. Otro de los puntos fuertes de Alfresco es su interfaz, bastante fácil de usar y limpia. Sin embargo, ahora mismo sólo tenemos Alfresco Beta, que deja por fuera funcionalidades avanzadas de gestión documental. Tendremos que esperar unos meses más a que estén disponibles sus versiones Team y Enterprise en la nube. Actualmente, los usuarios pueden disfrutar hasta 10GB gratis de almacenamiento, pero esto es bastante poco para el trabajo real de una empresa, por supuesto. Se espera que los precios de Alfresco Team estén al rededor de 50 euros mes, pero tendremos que esperar unos meses más para verlo.

Athento Cloud

La principal fortaleza de Athento (modalidad SaaS) es que pone a disposición de los usuarios funcionalidad avanzada por precios bastante asequibles. Todos los productos cloud de Athento cuentan con funcionalidad como OCR dentro de su funcionalidad base. Por otro lado, disfrutar de Athento se tarda no mucho más de 5 minutos. Pero sobretodo, además de las características actuales, Athento Cloud es una apuesta por el futuro. Con un roapmap extenso y completo, Athento dentro de poco contará con nuevas funcionalidades como integración con las principales redes sociales, nueva interfaz y un MarketPlace en el que los usuarios podrán escalar sus aplicaciones a medida.

Whitepaper: 6 Pasos para eliminar mi empresa del papel

Guía para pasar del papel al documento digital y ahorrar costes en la empresa.

2. Análisis de Soluciones

Funcionalidad Básica

En este apartado se consideran características que debería tener un Sistema de Gestión Documental, independientemente de si se presta en modalidad SaaS u OnPremise.



Funcionalidad Avanzada

Este apartado pretende considerar el valor agregado o añadido que ofrecen estos productos de Gestión Documental y ECM.


Soportes y Precios

Uno de los aspectos más importantes a considerar lo constituye el soporte, dado que la Gestión Documental en la Nube es un servicio, y un servicio que debe hacer frente a las situaciones en el que el cliente no consiga la satisfacción de sus necesidades en la plataforma. Por su parte, los precios van a jugar un papel importante, puesto que estos sistemas tienden a funcionar mediante suscripciones y pagos mensuales. Debe garantizarse que a largo plazo el pago continuado por el servicio sea viable para la empresa. Del mismo modo, antes de contratar este tipo de servicios, debe analizarse cuál es el sistema de precios que más conviene a la compañía, si por volumen de usuarios, por capacidad, por número de documentos o por combinaciones de los mismos.

Esperamos que esta comparativa haya sido de utilidad.

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Algunos problemas con el almacenamiento en Sharepoint

El almacenamiento es uno de los temas más puntiagudos en cuanto a gestores documentales. No todos están diseñados de manera óptima para soportar grandes cantidades de documentación.
A continuación, repasamos las dificultades de Sharepoint en este sentido.

La forma en que SQL Server almacena los contenidos

Como sabéis, Microsoft usa como gestor de bases de datos(SGBD) SQL Server. La mayoría de contenidos y documentos que almacenamos en Sharepoint se guardan en este SGBD como tipo "BLOB", que es un tipo que guarda datos binarios de gran tamaño a los que se accede mediante índices. Al no ser referencias a los contenidos, sino los contenidos en si mismos lo que se almacena en la base de datos, el acceso a ellos es bastante costoso para el sistema. Los tipos BLOB en bases de datos SQL Server constituyen el 95% de su tamaño en Sharepoint y estas, por supuesto, tienden a tener un tamaño bastante grande .

El alza del uso de formatos media de gran tamaño

Hace rato que los gestores documentales dejaron de ser sólo para documentos. En realidad, el término gestor documental es un término que se usa en España y en algunos países de habla hispana de forma indiscriminada. Las empresas no sólo almacenan documentos, tienen otros activos digitales, como vídeos, archivos de audio, presentaciones, etc. Entonces, es más adecuado hablar de Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (Sistemas ECM).
El caso es que Sharepoint no se encuentra optimizado para el manejo de este tipo de ficheros que se caracterizan por su gran tamaño en la mayoría de los casos. Una forma muy fácil de detectar este problema es ver como en medio de una petición el navegador nos devuelve un pantallazo en el que nos indica que el servidor está tardando mucho en responder.

Problemas de escalabilidad en términos de hardware

Como se ha explicado en los epígrafes anteriores, el crecimiento de los datos en Sharepoint es bastante rápido, y con él los requerimientos de hardware para almacenar y procesar ese volumen de datos. A esto se suman las restrictivas especificaciones técnicas de Sharepoint, que no se caracteriza por su alta compatibilidad.

Posts relacionados: 5 motivos por los que Sharepoint no es un ECM ideal.

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