miércoles, 30 de mayo de 2012

La Importancia De La Captura de Documentos


Hemos querido creer que "el papel" es parte de nuestro pasado. Los ordenadores se han hecho parte de nuestras vidas, de nuestra movilidad. Hasta el punto de que muchos podemos darnos el lujo de llevar la oficina a cuestas: en el móvil, en el tablet, en el portátil. Esta era de evolución tecnológica nos ha reforzado esa idea del papel como un obstáculo superado.

¿Pero por todos? No, esta claro que no. Hay negocios y sectores que por su propia naturaleza, siguen siendo intensivos en papel y probablemente, lo sigan siendo muchos años más. Empresas de seguros, gobiernos, etc.

Para la muestra, una infografía de The Economist:


La gestión administrativa de la Unión Europea dispara el uso del papel en Bélgica. ¿Os sorprende? Esta no es sólo la realidad para las Administraciones Públicas.

El paso intermedio para este tipo de sectores y organizaciones entre el infierno del papel y el sueño del "paperless" pasa por la captura, o lo que es lo mismo, la digitalización de todos esos documentos que no logran generar en formato digital desde el principio.

¿Por qué tanto interés en software de captura de documentos?

  • El almacenamiento del papel genera costos
  • Documentos en  papel son más susceptibles de ser extraviados o perdidos.
  • Gestionar un documento en papel es más costoso en tiempo

 ¿Se trata sólo de escanear?

No, por desgracia. Escanear documentos sólo consigue que tengamos el mismo caos documental, pero en digital. La verdad, es que cuando escaneas un documento lo único que obtienes es una imagen. Y las imágenes no nos dicen mucho. No podemos buscar en sus contenidos, no podemos saber de qué se trata un documento, ni si está relacionado con otros.
Todos los gestores documentales pueden ofrecernos almacenamiento de estas imágenes, aunque guardarlas en el lugar correcto es otra cosa y recuperarlas otra aún peor.

 ¿Están preparados los gestores documentales actuales para dar un paso adelante?

La respuesta de nuevo es no. Ir más allá del almacenamiento de imágenes capturadas desde un escáner no es tradicionalmente una funcionalidad out-of-the-box de gestores documentales, y esto se hace más patente cuando comenzamos a desmenuzar lo que significa ir más allá de simplemente escanear documentos.

Guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proyecto de digitalización de éxito que verdaderamente permita a tu empresa prescindir del papel.
¿Y qué significa ir más allá del simple almacenamiento?

  1. Poder leer nuestras imágenes: Por extraño que parezca, ni Sharepoint, ni Nuxeo, ni Alfresco ni muchos otros de los gestores documentales vienen con OCR por defecto. Para los usuarios, no obstante, OCR significa poder buscar en los textos de sus documentos escaneados, es decir, que su gestor pueda leer esas imágenes que provienen de un documento escaneado. Por fortuna, en la mayoría de los casos sólo se necesita un técnico con conocimiento del sistema para lograr integrar el OCR como una funcionalidad más del sistema. De cualquier manera, con Athento, hemos querido ahorrarte el técnico.
  2. Entender nuestras imágenes: Esto significa que no sólo extraemos el texto de los documentos, también entendemos dónde hay datos claves que son importantes para un documento (un número de factura, por ejemplo), como se estructura nuestro documento (texto, imágenes, códigos de barras, tablas, etc). ¿Y para qué? Básicamente para que los gestores documentales no necesiten un usuario que le indique qué tipo de documento está almacenando y dónde debería almacenarlo, o para obtener información vital con la que podamos nutrir otros sistemas (software financiero, CRM, software de gestión de personal, etc). Tal como están las cosas en el mercado, podemos esperar 3 cosas de nuestro gestor documental:
    • Que necesitemos desarrollos (y grandes para obtener este tipo de funcionalidades)
    • Que necesitemos integrar el gestor con soluciones de terceros
    • Y sobre todo, que nos cueste mucho dinero.

    Quisimos solucionar estos problemas con Athento, desarrollando módulos del propio gestor que pueden añadir funcionalidad como Autoclasificación de documentos, o un nuevo módulo de captura inteligente del que os hablaremos dentro de poco.
  3. Permitir que las personas correctas tengan obtengan la documentación que necesitan: Los procesos de las empresas se nutren de documentos. En ellos está la información que se necesita en el flujo de muchas actividades diarias empresariales, y en ellos la razón más frecuente por la que estas actividades se retrasan. Esto es especialmente cierto en el caso de las Administraciones Públicas, que tienen que lidiar a diario con tramitaciones.  Es frecuente que durante los trámites los documentos se extravíen, o que tarden en llegar a las manos adecuadas más de la cuenta. No sólo se necesita pues que el documento sea identificado y almacenado, también se necesita que el gestor sea capaz de hacer llegar este nuevo documento a quién lo necesita dentro de la empresa. Flujos de trabajo BPM (Business Process Management), es este paso más. El direccionamiento de los documentos una vez capturados hacía los usuarios adecuados. La mayoría de gestores vienen con flujos de trabajo básicos, que no responden a las necesidades complejas de las empresas. Ante este panorama, la solución más recurrida es la de hacer desarrollos sobre el gestor. El reto, el próximo paso, es que los usuarios puedan configurar sus propios flujos de trabajo sin una línea de código.

Descubre en qué consiste una Captura de documentos rápida, eficiente y sencilla.



Analizamos los principales proveedores del mercado: Kofax, ECM Captiva, Athento, etc. descarga este contenido



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miércoles, 23 de mayo de 2012

Caso de Éxito: Descubre cómo BBVA mejoró su eficiencia en Gestión Documental

La unidad inmobiliaria de BBVA (ANIDA) tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión.


En ANIDA se decidieron por una solución que les permitiera no sólo conectar todas las aplicaciones, sino que además, no les hiciera dependientes de un DMS (Document Mangement System) en particular. La alta capacidad de integración y escalabilidad de Athento iDM en este punto fue crucial, puesto que podría funcionar con cualquier gestor documental que cumpliera con los estándares si en un futuro se decidía migrar a otro repositorio y, al mismo tiempo, mediante Web Services permitiría la comunicación y transferencia de datos con las actuales aplicaciones y con futuras.

Haciendo uso de la interfaz web de Athento, un Sistema de Gestión Documental Inteligente (IDMS), las aplicaciones y sus 200 usuarios podrían crear , consultar y modificar expedientes que se guardarían en el repositorio documental de Nuxeo DM 5.4.2., el DMS elegido. Al mismo tiempo, Athento posibilitaría la conexión entre las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión y el repositorio documental.

Además Athento es capaz de relacionar los expedientes gestionados mediante el sistema Prinex Real Estate. Prinex es la solución global de negocio que integra todos los procesos que tienen lugar en una empresa de gestión de activos inmobiliarios, por lo que es un estándar en este sector.

El gestor documental inteligente Athento implementado en clúster como intermediario entre el repositorio y las aplicaciones utilizadas por los departamentos de ANIDA, les permitió gestionar sus expedientes y acceder a sus documentos en menos de 4 segundos.

El resultado fue una solución de gestión documental que permitió agilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.


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lunes, 21 de mayo de 2012

Escalabilidad: Una clave del éxito de la Gestión Documental

Todos conocemos a fondo cuando pensamos en la elección de un software de gestión documental que hay ciertos requisitos técnicos y de funcionalidad de los que no queremos ni podemos prescindir: control de versiones, facilidades de exportación en diversos formatos, histórico de actividades (logs) sobre nuestros documentos, etc.

Lo que muchas veces se pasa por alto a la hora de escoger un software de gestión documental es la forma en que el producto se adecúa a las necesidades particulares de nuestra organización, y no sólo en el momento en el que pensamos emprender el proyecto de gestión documental, sino también en el mañana. La Escalabilidad es un factor que frecuentemente resulta subestimado o totalmente ignorado y que resulta crucial a la hora de determinar el éxito de un proyecto de Gestión Documental.

El crecimiento del sistema (Escalabilidad) juega un papel fundamental, especialmente en empresas grandes y multinacionales, en las que las decisiones suelen depender en buena manera de un organismo central, pero las directivas de las sucursales también tienen algo que decir. Por ejemplo, es frecuente encontrar en este tipo de empresas que entre sucursales se utilicen diferentes aplicaciones de gestión de contenidos o documentos y resulte realmente ineficiente compartir información entre las distintas sedes, o que tarde o temprano, estas sucursales sean obligadas a migrar sus documentos a una determinada aplicación software impuesta por la central.

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Resulta complicado que las empresas tomen en cuenta la escalabilidad en un modo integral a la hora de abordar proyectos ECM debido a las diferentes aristas que tiene el concepto. Podemos entender escalabilidad en muchas maneras:
  • Capacidad del sistema de manejar volúmenes crecientes de documentos, ya que un determinado volumen de datos puede causar serias sobrecargas en el sistema. 
  • Capacidad de que el sistema pueda crecer a nivel de hardware, añadiendo más servidores o memoria, por ejemplo para reducir el tiempo de respuesta del sistema cuando se llevan a cabo gran número de consultas concurrentes. 
  • Capacidad del sistema de integrarse con otras aplicaciones de negocio que requieran consultar o almacenar documentos.
¿Cómo planificar el crecimiento del sistema y saber si el sistema continuará siendo útil mañana?

  1. Cuantificar el número de documentos que se espera que el sistema maneje en el futuro. ¿Qué tasa de crecimiento tienen los documentos del sistema?
  2. Cuantificar el número de usuarios que se espera tener en el futuro. Y cuando hablamos de usuarios, también debe pensarse en los usuarios que utilizan el sistema indirectamente, mediante otras aplicaciones que consultan el gestor documental.
  3. Cuantificar el número de diferentes centros de trabajo físicos en los que el sistema será utilizado, sean sedes, sucursales, oficinas, países, etc.

Con este whitepaper, te ayudaremos a calcular la rentabilidad de tu proyecto de G. Documental.descarga este contenido
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lunes, 14 de mayo de 2012

Presentamos en el Content Management Boot Camp de la AIIM en San Francisco


Este jueves, 17 de mayo, se presentará Athento: Gestión Documental Inteligente en el Content Management Boot Camp de San Francisco, organizado por la AIIM.
Otros participantes son IBM, Oracle, Alfresco, Autonomy o EMC.

Puedes ver la lista completa de empresas presentando aquí.

Asistiré al evento con Carmen Mateos, un miembro reciente de la oficina de Yerbabuena Software en Silicon Valley.
Pasad a decir hola! ;-)

Aquí podéis ver un vídeo sobre el tipo de congreso:




Los sponsors del evento:


List of sponsors of the AIIM Content Management Boot Camp
AIIM Content Management Boot Camp Sponsors







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viernes, 11 de mayo de 2012

Comentarios sobre Athento

"Creo sinceramente q  es el mejor software del mercado.  Cada nueva demo descubro mejoras precursoras, reales y diferenciales"


David Criado, vía Twitter, 10 Mayo 2012
David ha sido Team Leader en Indra y Senior Knowledge Leader en Everis, entre otros.
Ver perfil completo en Linkedin.
Página de la iniciativa Vorpalina.



Aprende con este dossier cómo Athento puede ayudarte a mejorar tu G. Documental de 7 maneras distintas.descarga este contenido


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lunes, 7 de mayo de 2012

David vs Goliath en el mundo del ECM

O como la rapidez y resolutividad es, a veces, la mejor arma en tiempos de aguerrida competencia con grandes players.  La siguiente experiencia que relataré sucedió en la primavera de 2011. El cliente era el tercer grupo bancario italiano (Gruppo Monte dei Paschi di Siena), donde yo trabajaba como consultor técnico ECM externo dentro del departamento “Aplicaciones y Sistemas Distribuidos”.

Por motivos históricos el grupo bancario aún utilizaba para el entorno aplicativo que estamos tratando aquí un sistema de Gestión Documental propietario (se trata del IBM Content Manager OnDemand versión 7.1) configurado para usar un repositorio basado en un sistema de almacenamiento con cintas magnéticas.

El problema principal era que si bien los metadatos asociados a cada documento estaban contenidos en una base de datos Oracle y eso posibilitaba la búsqueda de documentos a través de esos metadatos, aunque no de manera muy eficiente ya que sólo estaban indexados ciertos metadatos, era imposible realizar búsquedas por el contenido de los documentos en sí.

Dicho problema se veía agravado aún más teniendo en cuenta algunas de las cifras del repositorio:
  • 4 bancos distintos
  • 22.000 clases documentales aproximadamente
  • Históricos de varios años (según el tipo de documento podía haber hasta más de 10 años)
  • El nº de páginas por documento varía desde 1-2 hasta centenares.
  • 160.000 nuevos documentos por mes aproximadamente

Para intentar “solucionar” dicho problema el cliente había decidido implementar años atrás el siguiente sistema de búsquedas: se realizaba una primera búsqueda delimitando el rango de los documentos sobre los que buscar valorizando ciertos metadatos (en realidad había básicamente 2 disponibles: la fecha del documento y el tipo de éste); una vez que se tenía un rango delimitado de documento se le pedía al usuario el término a buscar en el contenido de los documentos y se procedía a la descarga UNO A UNO de los documentos para poder después hacer una búsqueda textual del término. Recordemos que algunos de ellos (los más antiguos) estaban almacenados en cintas magnéticas con lo que el tiempo de recuperación del documento físico era altísimo, llegando incluso a los 10 minutos por documento (el robot tenía que montar las cintas magnéticas en discos virtuales para poder descargar posteriormente los documentos). Los lectores podrán imaginar fácilmente que la cantidad de tiempo empleado por los usuarios en realizar una búsqueda era algo insoportable.


Una vez que el cliente decidió buscar una solución real al problema, en primer lugar contactó el fabricante del producto de ECM (IBM), el cual les propuso un nuevo producto llamado IBM Omnifind Enterprise Edition, obviamente con el pago de nuevas licencias, no precisamente baratas, que se encontraba en fase beta (de hecho el grupo bancario habría sido el primer cliente en el mundo) con escasas pruebas en ambientes de producción reales, aún en fase de desarrollo y con un tiempo de implantación de varios meses. La integración de dicho producto con el actual aplicativo debía ser realizada por mi equipo de trabajo.

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Cuando mi empresa entendió que el hipotético escenario que se planteaba era, desde un punto de vista técnico, poco atractivo por la inmadurez del producto y, desde el punto de vista comercial, nada conveniente por el hecho de fortalecer a un competidor directo (IBM también ofrecía consultorías y servicios además de proveer los productos) decidimos tomar parte de manera proactiva en la decisión que tenía que tomar el cliente.

La estrategia que preparamos era clara y precisa: el equipo de desarrollo que yo dirigía tenia que dar respuestas rápidas y certeras, preparando una presentación de un piloto que cubriese las necesidades del grupo bancario y en tiempo récord.

Las necesidades del cliente eran básicamente disponer de una herramienta que realizase la descarga de los documentos, el indexado asíncrono y en background de éstos y proveer a los usuarios la posibilidad de búsqueda full-text sobre el contenido de los documentos antes mencionados, todo ello integrado en una arquitectura distribuida y de alta disponibilidad que tenía que interoperar con ambientes .Net y Java. Decidimos que la mejor herramienta que teníamos a disposición era la combinación SOLR/Lucene, librerías opensource en Java con una grandísima comunidad de desarrolladores detrás, y que además, siendo Java, coincidía con la decisión estratégica que había adoptado recientemente la banca de migrar la mayoría de sus sistemas al mundo Java, prescindiendo de tecnologías Microsoft.

Las principales dificultades para el equipo eran el reducido espacio de tiempo con el que contábamos para presentar un piloto mejor antes de la competencia y la disponibilidad muy limitada de recursos humanos (en realidad éramos 2 personas, una de ellas a tiempo parcial en el proyecto) en comparación con la magnitud del centro de excelencia de IBM de Alemania. Pero teníamos 3 armas que ningún coloso podría igualar: el conocimiento máximo del cliente y de sus sistemas, la rapidez de reacción de un equipo pequeño y empatizado al máximo con el cliente y, sobre todo, el desafío que suponía para nosotros el reto de batir a un gigante en su propio terreno de juego.

Fueron días duros pero muy satisfactorios: trabajar en algo nuevo y excitante, no sé si más por el hecho de creer que nos lo planteamos como un reto que ganar o porque estábamos plenamente convencidos que con nuestra solución íbamos a cambiar completamente, desde el punto de vista de la usabilidad, el sistema de gestión documental que había existido en el grupo bancario durante los últimos 20 años. Ahora que ha pasado algún tiempo creo que la conjunción de esos dos factores fueron el alimento que le dio la fuerza necesaria al brazo con que manejaba la honda David.

No os relataré los dolores de cabeza y la cantidad de horas de nuestro tiempo libre que empleamos en ello, entre otras cosas porque no suelo tener buena memoria para esas cosas; pero lo que nunca olvidaré fue la cara que el cliente puso cuando nos presentamos en el despacho del jefe del Área de Arquitecturas y Sistemas Distribuidos, después de aproximadamente 10 días, con un piloto que hacía exactamente lo que llevaban años deseando y ya integrado con sus sistemas..

Mientras tanto en algún lugar de Alemania nuestra competencia seguía intentando lanzar una versión beta de su (caro) producto...
 
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martes, 1 de mayo de 2012

Software de Gestión Documental: SaaS frente a Implementación Interna

Si tu empresa está considerando invertir en software de gestión documental electrónicos (EDMS), puedes llegar a sentirte un poco abrumado por todas las opciones disponibles. No sólo es necesario encontrar el mejor producto para satisfacer las necesidades funcionales y presupuestarias, pero también probablemente habrá que encontrar el producto que mejor se adapte a la infraestructura de TI. Tradicionalmente, el software de gestión de documental se compra y luego es instalado e implementado en los servidores de una empresa y estaciones de trabajo. En los últimos años, algunas compañías de gestión de documental han comenzado a ofrecer soluciones "hosteadas" (alojadas de forma externa) de software de gestión documental en las que los documentos residen en un servidor externo a sus instalaciones y de esta forma se accede al sistema a través de Internet.

El propósito de este documento es proporcionar una comparativa entre los enfoques de despliegues internos y las aproximaciones "hosteadas" (alojadas) en la nube o Cloud. Hay ventajas y desventajas en los dos enfoques, por lo que queremos proporcionar información para ayudar a determinar cuál es el enfoque que tiene más sentido para su negocio.

Las soluciones alojadas están siendo referenciadas habitualmente como SaaS (1), Software aa Service, Software como Servicio, por lo que vamos a utilizar "SaaS" para describir soluciones alojadas en este documento. Otros términos utilizados para hablar de SaaS son Cloud Computing y software alojado u hospedado, o simplemente "software en hosting externo". Dado que no hay un término común para el software que es instalado e implementado internamente, nos referiremos a estos sistemas como "despliegues internos" (en inglés esto se suele denotar como "on-premise" o "in-house").

Los aspectos específicos consideradas en esta comparación:
  1. Financiero - ¿cuáles son los costos asociados con los dos enfoques tanto a largo como a corto plazo? 
  2. Despliegue - ¿Cuáles son las medidas adoptadas para conseguir los sistemas en funcionamiento para su negocio? 
  3. Integración - ¿Cuáles son las capacidades (o tal vez las limitaciones) del SaaS vs los despliegues internos? 
  4. Seguridad - ¿hay diferencias de seguridad entre los dos enfoques? 
  5. Filosofía TI - tiene su empresa que adoptar soluciones internas o se va a el modelo "virtual"?

Incluso antes de empezar el examen de estos diferentes puntos, mucha gente puede identificar una o dos consideraciones que superan a todas las demás. Aún así, examinar el panorama general para ayudar a tomar la decisión correcta es un ejercicio que vale la pena.

Financiero

Vamos a empezar con las consideraciones financieras pertinentes para elegir el mejor enfoque para su negocio. En los términos más simples posibles, las soluciones internas requieren una inversión inicial mayor, mientras que los costos del Cloud suelen extenderse más en el tiempo mediante pagos mensuales.
Con una solución interna tendrás que examinar los requisitos del servidor para la aplicación que se va a implementar. Muchas soluciones software de gestión documental se ejecutan en Linux o en Microsoft Windows Server, por lo que tendremos que asegurarnos de que tenemos la versión del servidor requerida por el vendedor. Algunos sistemas requieren un servidor dedicado y otros se ejecutarán en un servidor con otras aplicaciones. Si eres capaz de utilizar un servidor existente para el nuevo sistema interno de gestión documental, obviamente los costes iniciales se reducen. Si tienes que actualizar el software del servidor o incluso comprar un nuevo servidor, entonces, obviamente, tienes que agregar esta inversión en la ecuación. Además, no dejes de asegurarte de que los SOs (Sistemas Operativos) de tus estaciones de trabajo son compatibles (esto no es necesario cuando el gestor documental está disponible vía web, como suele ocurrir en la mayoría de los casos). Si está ejecutando estaciones de trabajo antiguas, puede que tengas que actualizarlas, también, aunque estos casos suelen ser los menos frecuentes, y lo habitual es ver si un determinado navegador de Internet (típicamente, Explorer, Firefox o Chrome) son soportados.

Si tienes un servidor existente que cumpla con los requisitos del software de gestión documental que selecciones, entonces es probable que tu organización tenga la capacidad y la predisposición de adoptar el enfoque interno. Sin embargo, con el enfoque interno, las organizaciones suelen pasar por alto el costo actual de la gestión del servidor y la copia de seguridad de datos. Tener una copia de seguridad fiable no es negociable cuando se implementa un sistema de gestión interna. Estos son costes recurrentes que hay que tener en cuenta cuando se evalúan los aspectos financieros de SaaS vs despliegue interno.

Otro coste recurrente relacionado con los sistemas internos es el mantenimiento y soporte de software. Estos suelen andar típicamente en un intervalo del 15 a 25% del precio de compra original por año. El soporte y mantenimiento no siempre son obligatorios, pero son considerados como una póliza de seguro valiosa para asegurarse de que el software de gestión documental es siempre soportado y mantenido en versiones actualizadas.

Una de las principales ventajas de SaaS es que se eliminan los costos iniciales y recurrentes asociados a un servidor y backup de datos. Estos gastos generalmente se incluyen en un mensualidad de SaaS. Le corresponde entonces al proveedor de servicios invertir y mantener los servidores y ejecutar copias de seguridad de datos en una base regular. La mayoría de los proveedores de SaaS incluyen el mantenimiento en la cuota mensual. Las políticas de soporte técnico varían ampliamente, por lo que es difícil comparar un enfoque frente otro, pero esto es algo que debes preguntar a tu proveedor.

Así que echemos un vistazo a un escenario simple para comparar los costos con el tiempo. Para este ejemplo, vamos a utilizar una para 30 usuarios del sistema de gestión de documentos de software para comparar los costos en un período de 5 años. Aquí están nuestros supuestos de precios:
  • La consultoría y configuración inicial para ambos sistemas es de 2.000 €. 
  • El precio de compra para este ejemplo de proceder interno es de 1.000 € por usuario con mantenimiento y soporte en torno al 20% a partir del año 2 (200 €/año/usuario). 
  • Si se requiere un nuevo servidor, utilizamos un número redondo de 5.000 euros para este ejemplo. 
  • La fijación del precio SaaS para este ejemplo es de 19 € por mes por usuario, que corresponde a los precios de Athento Cloud. En el caso de más de 15 usuarios, la opción Athento Company tiene un coste de 259 €/mes sin límite de usuarios, luego es la opción a recomendar. 
  • Los costes internos de personal TI no se incluyen en este ejemplo.
La versión Cloud (SaaS) tendrá un coste de 259/mes x 12meses = 3.108 € y por lo tanto, de 15.540 € en 5 años.
La versión con despliegue interno tendrá un coste superior a este importe tan sólo en el primer año, y a lo largo de 5 años tendrá un coste total aproximado de unos 54.000 €.
Los gastos corrientes de mantenimiento del servidor de copia de seguridad interna y los datos no están incluidos, pero incrementarán aún más el costo anual de la solución interna. Por supuesto, puede haber otros factores que conectar a tu análisis de costes. Esto tiene sólo la intención de ser un ejemplo simple de cómo los costos se pueden comparar con el tiempo.




Despliegue

El siguiente área es pensar en la implementación. En el despliegue, entendemos el proceso de conseguir poner el software de gestión documental en funcionamiento en el servidor interno y por los usuarios de tu empresa. La diferencia obvia en el despliegue entre los dos enfoques es que con el modelo SaaS no tienes que gastar tiempo preparando un servidor o instalar y configurar el software del servidor. Con algunos sistemas, esto puede variar desde un par de horas a varios días. Desplegar el software de forma interna a veces (casi siempre) requiere también la ayuda del departamento de TI. Con los departamentos de TI que operan con recursos limitados, a veces puede tardar un tiempo considerable sólo para entrar en el calendario del personal de TI, por no mencionar el coste de oportunidad de no haber TI que trabajan en otros posibles proyectos críticos para la empresa. Los sistemas SaaS pasan por alto esta etapa del proceso de implementación ya que se puede pasar directamente a la configuración y formación de los usarios. Ventajas de SaaS.

Integración y Personalización

Es importante que pensar en e cómo usted quiere que su sistema de gestión documental para la integración con otras aplicaciones que se utilizan en su negocio hoy. En general, es más fácil de integrar los programas de software que se despliegan en la misma red, por lo que el enfoque interno le da algunas ventajas si usted está buscando una fuerte integración con el software que ya tiene funcionando internamente. Sin embargo, esto no es una regla fija. Algunos proveedores de software y servicios entienden esta preocupación y han desarrollado su software para permitir la integración entre sus aplicaciones de software internos y su SaaS. Por ejemplo, si usted tiene una aplicación de contabilidad funcionando internamente y desea integrar con un sistema de documentación SaaS, puedes encontrar proveedores que hacen esto. Otros venden el producto SaaS "as is", tal cual está, de forma que no lo personalizan ni adaptan a los clientes, ya que basan su negocio y sus bajos precios en repetir un producto realmente paquetizado y sin muchas opciones de cambios. Un problema más difícil de resolver es en realidad la integración de dos sistemas diferentes de SaaS, como un CRM SaaS con un sistema de gestión documental SaaS. Así que por ahora vamos a ver el potencial de integración y personalización más fuerte con los sistemas internos.


Seguridad

No importa la forma en que estés pensando implementar tu sistema de gestión documental, la seguridad es una preocupación importante. Tanto las implementaciones internas como los sistemas de gestión documental en la Nube, tienen un repositorio centralizado donde se almacenan los documentos y ofrecen la posibilidad de obtener estos documentos y controlar quién tiene acceso. Las empresas que operan sin software de gestión documental se enfrentan a múltiples problemas: asegurar el papel y documentos electrónicos repartidos en archivos centrales, archivos en oficinas, ordenadores de sobremesa y servidores compartidos. Como poco, múltiples políticas de seguridad para el almacenamiento físico y electrónico deben ser aplicadas y gestionadas. Y en el caso de una intrusión, es poco lo que se puede hacer para ver el "quién, cuándo, dónde o qué" del documento perdido o alterado. Por el contrario, los documentos almacenados en un sistema de gestión de documental potente, tanto a nivel interno como SaaS, pueden ser controlados y auditados. Con uno u otro enfoque, el repositorio centralizado de documentos debe estar controlado para exigir a los usuarios entrar al sistema y proporcionar una contraseña antes de acceder a los documentos. Y entonces, sólo se debe dar acceso a los documentos que se tiene permiso para trabajar (editar, borrar).


En el caso de un sistema interno, el servidor físico (o servidores) que contiene los documentos e información no deben ser accesibles, salvo por los administradores de sistemas autorizados. Con un sistema SaaS, sólo las personas autorizadas dentro del proveedor de servicios deberían tener acceso a los servidores, ya sea física o electrónicamente.
El acceso del usuario a los sistemas de SaaS se puede lograr de varias formas. La forma habitual de acceder al sistema de gestión documental es a través del navegador web para un sitio que requiere un inicio de sesión y una contraseña única para cada usuario (habitualmente empleando un directorio como LDAP o ActiveDirectory de Microsoft). El método de seguridad estándar SSL prohíbe a los usuarios no autorizados el acceso al sistema. Por otra parte, al ofrecer una VPN segura (3) de conexión con el servidor, se proporciona otra capa de seguridad. Con este enfoque, el usuario se conecta al servidor a través de la VPN y luego entra en un nombre de usuario y contraseña para acceder al sistema. Ninguno de los enfoques es necesariamente superior en proveer una seguridad razonable y aceptable para su repositorio. Sirvan de ejemplo para esto las aplicaciones online de Banca.
Estrechamente relacionado con la seguridad es el concepto de recuperación de desastres (disaster recovery). Por definición, tener sus datos en la nube y la copia de seguridad en sistemas redundantes maximiza sus posibilidades de recuperarse de un evento catastrófico que dañe sus instalaciones. Para los sistemas internos, los datos deben ser respaldados fuera del sitio a intervalos regulares (backups incrementales) y debe existir un método de recuperación de probado funcionamiento. El modelo SaaS que se elija debe ofrecer una copia de seguridad redundante y externa a la vez que una estrategia de recuperación conocida.

Guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proyecto de digitalización de éxito que verdaderamente permita a tu empresa prescindir del papel.
Un importante aspecto en cuanto a seguridad, pero también relacionado con el ahorro de costes y de uso de papel, es la capacidad del gestor documental de implementar la llamada Firma Digital. Tanto en ambientes SaaS/Cloud como en despliegues internos, existen soluciones estándares que pueden mejorar el rendimiento de nuestro gestor posibilitando la incrustación de una firma digital (binaria) con un loggeo del tiempo de la firma (time stamp) que identifique al firmador de forma unívoca y permita dar validez legal al documento firmado. La integración de la firma digital en flujos de trabajo (workflows) también disminuirá la seguridad y eficiencia, reduciendo el uso del papel y los envíos físicos de los documentos.

Otro problema de seguridad que pensar es la capacidad de exportación. ¿Cómo de fácil es conseguir que los documentos sean exportados fuera del sistema, ya sea en un gestor documental interno o en un despliegue SaaS? ¿Qué pasa si se decide hacer un cambio a otro proveedor? ¿Seremos capaces de obtener todos los documentos y la información del sistema? Las buenas soluciones almacenan los documentos en su formato nativo (no en un formato propietario) y tienen la exportación como una función integrada para que se puedan sacar los documentos fuera del sistema en cualquier momento que se desee. Con un sistema interno se pueden cubrir niveles muy altos de seguridad, dependiendo de su presupuesto y sus capacidades. En la mayoría de los proveedores de SaaS existen excelentes medidas de seguridad y recuperación de desastres, pero también existen organizaciones dotadas de centros de procesamiento de datos (CPDs) a la última en cuanto a medidas de seguridad.

Realmente aquí habría que analizar la infraestructura hardware y electrónica de red del proveedor SaaS vs la propia infraestructura interna y las garantías de esta, por lo que es justo otorgar aquí un empate entre ambas opciones.

Filosofía de TI

Muchas empresas no están centradas en un enfoque por encima del otro. Miran todas las opciones disponibles y toman sus decisiones.

Las empresas que se cierran a una u otra vía (Cloud o despliegue interno) lo hacen porque entienden sus competencias más importantes y porque han aprendido cómo se puede aplicar con éxito la mayor parte del software y la tecnología. Por ejemplo, las empresas de reciente creación adoptan el modelo SaaS a mayor ritmo que las empresas más establecidas. En pocas palabras, lo hacen para conservar el capital inicial y para reducir al mínimo el trabajo relacionado con el despliegue y mantenimiento de las redes internas del servidor y toda la infraestructura hardware. Este enfoque permite a las empresas invertir en el crecimiento de su negocio. Las empresas más consolidadas desarrollan estas competencias en el tiempo y entienden que la implementación de software interno les ayuda a aprovechar mejor esos recursos. Ambos enfoques son correctos, ya que se ajustan a situaciones específicas de estas empresas.

La buena noticia es que ahora hay más opciones para elegir.

Gestión Documental: SaaS/Nube (Cloud) vs Despliegue interno
Criterios
SaaS/Nube (Cloud)
Interno
Financiero (Ahorro costes)

Despliegue
Integración y personalización
Seguridad
Filosofía de TI
Totales


Resumen

Al comparar los despliegues internos y los sistemas de software de gestión de documentos en la nube, la mejor selección para una organización se reduce a las prioridades de la empresa con respecto a los criterios elegidos. Evidentemente, ambos enfoques ofrecen los beneficios inherentes de mejora de la eficiencia, seguridad, recuperación de desastres y la productividad.

Si la integración es un factor determinante, y el presupuesto no es el mayor problema, evidentemente la opción "Enterprise" de despliegue interno será el modelo predominante.

Sin embargo, si la empresa es una PYME y la customización del software no es determinante, y sí lo es el ahorro de costes, entonces la opción Cloud resultará la ganadora.


También te puede interesar:


Los productos Athento y Nuxeo han sido elegidos por la Dirección General de Tráfico, mediante concurso, para implantar un sistema de gestión documental conforme a los requerimientos del organismo y pudiendo llegar a soportar más de 150 millones de documentos y expedientes, con un importe superior al medio millón de euros.

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