lunes, 30 de julio de 2012

SharePoint 2013 Beta: Lo Nuevo

La última versión de SharePoint, que fue liberada este mes, parece girar en torno a dos ejes fundamentales: La nube y el contenido social.
SharePoint wheelEn cuanto al primer eje, sabemos que es la tendencia que está siguiendo Microsoft con la mayoría de sus productos y que resulta bastante natural al tratar de mantener un ecosistema de servicios compatibles e integrables entre sí.

Las opciones que ofrece SharePoint 2013 en Cloud pasan por usar proveedores que ofrezcan hosting dedicado o usar Azure. Se ha hecho también a SharePoint 2013 capaz de trabajar con SkyDrive y los componentes de almacenamiento de la suit de software ofimático Office365.

En cuanto a las novedades de "contenido social" vamos a señalar algunas:

  • Integración con Yammer (Algo que todos esperabamos después de su adquisición por parte de Microsoft).
  • Creación de redes sociales desde SharePoint. Para potenciar y facilitar la discusión en equipos de trabajo, SharePoint ha incluido en su nueva versión dos funcionalidades: "Community Site" y "Community Portal". Con Community Sites podemos crear sitios del estilo de Facebook y con Community Portal tenemos en una sola vista el resumen de la actividad de todos nuestros Community Sites. El acceso a estas comunidades puede restringirse mediante permisos.
  • Feeds de noticias (donde se muestra todo el flujo de actividad en los diferentes espacios de trabajo) y una nueva funcionalidad de microbloging (como Twitter) que te permite hacer uso de hashtags y postear imagenes.
  • En la construcción de sitios web con SharePoint también hay novedades: Se puede copiar directamente desde MS World al editor de texto on-line sin que todo se vuelva un desastre, arrastrar y mover menús y se ha mejorado el soporte para embeber contenidos. También se podrá contar con soporte para servicios de traducción.
Pronto podremos ver en acción también un market de aplicaciones y plugins para Sharepoint 2013.

Para terminar, espero que Tony Byrne de Real Story Group no tenga la razón cuando dice que SharePoint 2013 debería llamarse SharePoint 2015, pues para el momento en que la mayoría de empresas consigan actualizarse a SharePoint 2013 ya estaremos en 2015.
Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones






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jueves, 26 de julio de 2012

La Web Semántica y la empresa moderna

La web semántica, una web de documentos importante para la empresa
 Durante más de una década, la Web Semántica ha sido calumniada, mal interpretada e incomprendida. Se ha exagerado por sus partidarios, mientras que sus críticos han colgado el albatros de la inteligencia artificial en torno a su cuello. Incluso sus éxitos se han subestimado con frecuencia, aparece con poca fanfarria y sin la publicidad y viralidad que rodea a otras tendencias como la Web 2.0, Big Data o NoSQL.
 Así que yo te echaría en falta en lo más mínimo si estuvieras sorprendido, confundido o fueras francamente escéptico cuando afirman que la Web Semántica está emergiendo como la tecnología preferida para hacer frente a algunos de los retos más acuciantes de la actualidad en la gestión de información empresarial. Este artículo es el primero de una serie que presentará y explicará las tecnologías de Web Semántica y su papel en la gestión de información de la empresa hoy en día.

La World Wide Web (Internet) Hoy: Una web de Documentos

La World Wide Web tal y como lo conocemos hoy en día es una web de documentos vinculados, llenos de contenido destinado a ser mostrado a los seres humanos. La información contenida en estos documentos (páginas web, vídeos, imágenes, etc), es totalmente opaca a las computadoras, y por lo tanto casi imposible de aprovechar en cualquier forma automatizada.
Así que a pesar de su omnipresencia y su éxito, no se implementa la amplitud de la visión de Sir Tim Berners-Lee para una Web plenamente Semántica. Junto a Jim Hendler y Ora Lassila, Berners-Lee presentó la Web Semántica para el mundo en un artículo de 2001 en la revista Scientific American . En este artículo se establece un mundo donde los agentes de software se escabullen a través de la web, el descubriendo y consumiendo contenido estructurado y relaciones semánticas que les permitan automatizar muchos aspectos de nuestras vidas, tales como programar citas con el médico mediante la coordinación de nuestros propios calendarios, disponibilidades de nuestros médicos, y los requisitos de nuestros seguros de salud. La Web Semántica es, entonces, una web de datos enlazados.

La Web Semántica: una web de datos enlazados

Es una gran visión. Y desde 1999, cientos de individuos de talento y pasión del mundo académico, el gobierno y la industria se han unido bajo los auspicios de la World Wide Web Consortium (W3C) para avanzar en el proyecto de Web Semántica. Se ha hecho grandes avances.
Hoy en día hay cientos de conjuntos de datos enlazados a través de la web de forma conjunta y a nivel de elemento de datos por millones de relaciones, en conjunto comprendiendo cientos de miles de millones de piezas individuales de datos. Son todos datos relacionados, y se pueden navegar, buscar y consultar de forma independiente de la estructura de enlace habitual de la Web (basada en documentos). Y aunque todavía no hay agentes que se ejecutan en la mayoría de los aspectos de nuestras vidas, los cimientos están en su lugar para realizar la visión de la Web Semántica (Siri, te estoy mirando a ti).
Miles de millones de fragmentos de datos relacionados entre sí no aparecerieron en la web de la noche al día. En los últimos 15 años, la W3C ha producido casi una docena de estándares tecnológicos para la definición de la Web Semántica. Estas normas van desde un modelo de datos flexible para contenido estructurado sobre la web y lenguajes para esquemas, taxonomías y ontologías para la descripción de estos datos, un lenguaje de consulta distribuida para acceder a los datos, reglas de idiomas para sacar conclusiones de los datos, lenguajes de marcado para pegar datos en el interior del HTML, y mucho más.
En total, los estándares de la Web Semántica de la W3C  constituyen una familia de tecnologías, diseñadas para trabajar bien juntos y para hacer frente a la extrema diversidad, la descentralización y la naturaleza siempre cambiante de los datos en la Web.

Las empresas necesitan de la Web Semántica

Lo que nos lleva a los retos de hoy en día la gestión de información de la empresa. Considere algunas de las tendencias de la información de la empresa en los últimos cinco años:
  • Los principales activos en datos de la empresa ya no se limitan a la previsible estructura de las bases de datos transaccionales y los almacenes de datos (data warehouses). Los ejecutivos toman sus decisiones basándose en datos enterrados en hojas de cálculo, en mensajes de correo electrónico, en bases de datos Access y en documentos.
  • Las empresas están cada vez más trabajando sobre bases de datos de fuera de su organización. Están reuniendo información de los socios de la cadena de suministro, de clientes, de las redes sociales, de las páginas web y de bases de datos web públicas.
  • La información que se necesita hoy es diferente de la información necesaria mañana, la semana siguiente o el mes que viene. Los cambios vienen de todas partes: los cambios internos de estrategia, presiones competitivas, los nuevos requisitos normativos.
Todas estas tendencias demandan un enfoque de gestión de información que pueda vincular los datos de cualquier fuente y cualquier formato sin necesidad de una amplia planificación por adelantado. Esto es exactamente para lo que las tecnologías de Web Semántica han sido diseñados, con una diferencia: si estas tecnologías trabajan en la escala de la Web, van a trabajar mejor dentro de las empresas grandes que son, después de todo, una pequeña fracción del tamaño y la complejidad de la Web.


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miércoles, 25 de julio de 2012

Las dos grandes alternativas a Sharepoint: Nuxeo y Alfresco


Si usted está pensando en implementar un sistema de gestión de contenidos, es probable que la opción Sharepoint esté dentro de su baraja de opciones. No sólo por su uso extendido (más de 125 millones de licencias, 65.000 clientes y una red de 700.000 desarrolladores de soluciones para Sharepoint), sino porque probablemente es el producto más cercano al software que su empresa suele usar.
No obstante, usted también será consciente de los grandes inconvenientes que Sharepoint trae consigo. En otros post hemos hablado más en profundidad de los inconvenientes de Sharepoint, pero hoy sólo vamos a hacer una enumeración rápida de los que a mi juicio son los más críticos:

  • Costosas licencias. No sólo de Sharepoint en sí mismo, sino también de todos los requerimientos técnicos a nivel de software que decidirse por Sharepoint implica. Y muchos dirán, Sharepoint Services (WSS) es gratis, pero deben reconocer también que WSS tiene una funcionalidad que resulta insuficiente para las necesidades de gestión de contenidos de la mayoría de las empresas medianas y grandes. 
  • Sharepoint es una plataforma de colaboración, potente, pero que necesita ser “construida” no simplemente implantada. Por otro lado, hacer desarrollos sobre Sharepoint requiere un conocimiento bastante profundo de la plataforma y por desgracia, su curva de aprendizaje no es la más idónea. Así que antes de elegir Sharepoint hay que preguntarse si tenemos la infraestructura a nivel técnico ideal para lidiar con estos problemas.

Volviendo a lo nuestro, vamos a hacer un breve recorrido por las soluciones ECM que nosotros y mucha gente más consideran las grandes alternativas a Sharepoint. 

Nuxeo

El producto que conocemos más a fondo, lo que nos da la tranquilidad de poder decir que realmente es una buena decisión para cualquier empresa pensando en implantar un repositorio documental. Como producto, soluciona completamente las necesidades primarias de gestión documental en una empresa. Para necesidades no muy específicas, su implantación es bastante simple y para desarrollos posteriores, el estar desarrollado sobre estándares abiertos lo hace más interoperable con terceros y pone al alcance de un mayor número de técnicos el conocimiento necesario para trabajar sobre él. Es una plataforma, lo que significa que está pensada para seguir creciendo, sea a través de desarrollos propios del cliente o con integraciones de terceros; pero su crecimiento no es tan costoso como el de Sharepoint. Los precios de soporte no son ni de lejos tan altos como los de Sharepoint y sus requerimientos técnicos no son tan restrictivos: por ejemplo, Sharepoint Server 2010 obliga al uso de un SGBD SQL Server de 64 bits; Nuxeo te deja optar por MySQL, PostgreSQL, Oracle y también Microsoft SQL Server. En el tema de colaboración se está trabajando bastante, con avances como Calendario de equipo, ránkings sobre documentos, comentarios, soporte para editor gráfico de workflows, etc. 

Alfresco 

Otro abanderado del Open Source y con una comunidad potente, lo que permite un desarrollo dinámico del producto. Es compatible con software proveniente tanto de la vertiente de Microsoft como de la de Linux. Alfresco permite la creación de contenido desde una gran cantidad de sources, CMSs, blogs, paquetes ofimáticos (Office y OpenOffice). Además, en cuanto a colaboración también brinda muchas posibilidades: calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión... Alfresco es colaboración, pero también gestión documental y CMS. Alfresco al igual que Nuxeo han sido programados en JAVA, lo que los hace multiplataforma a diferencia de Sharepoint. Alfresco puede trabajar con MySQL pero también con SQL Server. La versión Enterprise de Alfresco le saldrá un poco más costosa que trabajar con Nuxeo, pero bastante menos costoso que trabajar con Sharepoint a corto y largo plazo

NOTA: Hago este inciso al final para aclarar un asunto. Contrario a lo que se cree, en Yerbabuena Software no escribimos comparativas o críticas sobre sistemas de gestión documental o de contenidos (sean DMSs, DAMs, ECM solutions, etc) para ganar clientes. Estos sistemas no son directamente nuestra competencia. Athento es una capa de funcionalidad avanzada que se integra con la mayoría de ellos (aquéllos que implementan CMIS, entre los que se encuentran Nuxeo, Alfresco, Sharepoint Server 2010). Escribimos este tipo de posts porque gracias a tener que integrar Athento con estos sistemas, los conocemos en profundidad y sabemos sus limitaciones y puntos fuertes. Hago esta aclaración porque sé que este tipo de post suelen despertar pasiones entre los detractores o fans de los productos sobre los que escribimos. También, tengo que decir que nosotros normalmente recomendamos como sistema de gestión documental o de contenidos base a soluciones como Nuxeo o Alfresco (sí, a Alfresco también), no sólo porque son soluciones Open Source, sino porque con el paso de los años han demostrado su robustez y potencia, pero sobre todo, porque creemos de corazón, que son las soluciones que más valor van a aportar (no sólo a nivel de precios) y menos inconvenientes futuros van a traer a nuestros clientes

lunes, 23 de julio de 2012

Obesidad Documental y de Contenidos

George Parapadakis (Estrategia y Desarrollo de mercado ECM en IBM -Reino Unido) ha recientemente acuñado el término Content Obesity.

"Condición de las empresas en la que existe exceso y redundancia de la información. Esta condición genera efectos adversos sobre la eficiencia del negocio, además de altos costes, reducción de la agilidad de negocio e incluso riesgos en materia legal para estas organizaciones."

La analogía es tremendamente buena. La obesidad nos hace lentos y produce un deterioro general de nuestros sistemas. La misma situación ocurre cuando las empresas no paran de acumular contenidos.

En los últimos años el mundo ha visto un incremento de la tasa de obesidad de los humanos y en el caso de las empresas la tendencia no es distinta. Hoy en día es más fácil acumular documentos y todo tipo de contenidos porque tenemos más facilidad para producirlos. Te has preguntado, ¿cuántos documentos nuevos creas a diario en tu trabajo?

Según el estudio "Digital Universe" de la consultora IDC, para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.

Es verdad que la era digital ha reducido los costes de almacenamiento si los comparamos con los costes del almacenamiento físico; sin embargo, el coste de los bytes es sólo la punta del iceberg. Pensemos en lo que cuesta mantener esa información (por ejemplo, tiempo invertido en backups y más almacenamiento), lo que cuesta encontrar lo que necesitamos, recuperar documentos extraviados o hacer frente a problemas de carácter legal por documentos que no se han conservado.

Lo que está claro es que difícilmente vamos a poder reducir nuestro nivel de consumo de contenidos digitales. No sólo porque nos gusta, si no porque estamos abocados a ello: e-mails, trabajo colaborativo, publicaciones on-line...Nuestras herramientas diarias de trabajo, nuestra necesidad de estar conectados y la abundancia de información no nos van a dejar dar marcha atrás en el consumo.

Pero hay una salida. Al igual que con el problema de la obesidad, la receta es de sabiduría popular: Hay que acelerar el metabolismo de nuestro cuerpo o empresa. ¿Y cómo hacemos eso? Pues a través de la tecnología ECM (gestión de contenidos empresariales), que nos permite mantener toda la información en constante flujo, que no se acumule en zonas indeseadas ni se formen cuellos de botella, que no nos cueste recuperarla y que nos evite hacerla redundante. Espero que esta pequeña reflexión os sea de ayuda.

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miércoles, 18 de julio de 2012

Nueva Sección de Recursos en Nuestra Web

Nos place comunicaros que tenemos disponible una nueva sección de recursos en nuestra web. Desde ahí podréis descargar gratis nuestros estudios, whitepapers, comparativas, etc.

Esta sección la hemos habilitado debido a la buena acogida de nuestro material. Para la descarga del material sólo os solicitaremos una dirección de correo electrónico, que os dará la posibilidad de recibir también todas las novedades de Athento, nuestro newsletter mensual y otro material de interés sobre el mundo de la gestión documental.
Ir a la sección de descargas de la web de Athento.

Hoy os dejamos también un acceso para descargar Athento en una versión de prueba. Esperamos vuestro feedback!

El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento







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lunes, 16 de julio de 2012

Tutorial: Athento y GoogleDocs Integración

En posts anteriores os contamos de la nueva integración de Athento y GoogleDocs, sus posibilidades y beneficios.
Hoy queremos enseñaros cómo configurar y usar la integración.


Paso 1: Configurar la cuenta maestra

Para que puedas usar esta funcionalidad, Athento necesitará una Cuenta Maestra de GoogleDocs.  Una Cuenta Maestra es una cuenta de Gmail u asociada que serivirá al sistema para la administración y control del sistema. Tendrá que ser un usuario con perfil Administrador quien edite esta configuración.
Para configurar esta cuenta, dirígete al Centro del Administrador y has clic en la pestaña GoogleDocs. Introduce la cuenta que usarás como Cuenta Maestra y su respectiva contraseña. 
Esta cuenta viene configurada por defecto para los productos Athento Cloud Team, de manera que si eres usuario de este servicio, te ahorrarás este paso.



Paso 2: Indicar la cuenta de Gmail de los usuarios


Para que haya un control total sobre las acciones que se realizan sobre un documento desde GoogleDocs, es preciso que cada usuario indique la cuenta de Gmail o asociada desde la que accederá a Google Docs.
Ve al Centro del Administrador, pestaña Usuarios y grupos. Encuentra tu usuario (puedes usar el buscador), ingresa en él y pincha sobre la pestaña editar. En el campo Cuenta Google Docs indica tu correo de gmail o asociado.
Todos los usuarios que quieran hacer uso de esta funcionalidad deberán indicar sus cuentas de Gmail o asociadas.




 Paso 3: ¡Edita documentos!


Para editar documentos con este pluging tienes dos opciones: Crearlos desde 0 o editar documentos existentes:

Crear un nuevo documento

Dirígete al espacio de trabajo y folder en el que quieras crear tu documento y has clic en "Nuevo documento".Elige la opción archivo y no adjuntes ningún documento.


A continuación, a la derecha de la pantalla encontrarás el menú de Google Docs. Elige la opción según el documento con el que quieras trabajar, por ejemplo una presentación en GoogleDocs. Una vez hagas clic en la opción de tu preferencia serás redirigido a GoogleDocs para trabajar en el documento.
Es importante que le indiques a tu navegador que Athento tiene permiso para abrir ventanas emergentes, puesto que la edición en GoogleDocs se desplegará en una nueva ventana.


Terminada la edición, vuelve a Athento y has clic en "Actualizar con Google Docs" para que los cambios del documento se guarden en el gestor. Si por alguna razón no deseas guardar los cambios y cerrar el documento en Google Docs, pincha en "Cancelar Edición en Google Docs". Si pierdes la nueva ventana, la cierras por accidente o algo parecido, puedes hacer clic en "Ver Documento en Google Docs".



Editar un documento existente


Dirigete a tu documento. A la derecha de la pantalla, en el menú Acciones Google Docs,  encontrarás un link que te permitirá editar el documento en Google Docs.


Recuerda actualizar en Athento una vez que hayas terminado la edición en Google Docs.

¿Y si quiero ver quién y cuándo se ha modificado mi documento?

Dentro de tu documento en Athento, dirígete a la pestaña "Historial", y allí encontrarás todos los detalles de la actividad sobre ese documento.


Una guía para abordar el mundo digital en la empresa y reducir costes. descarga este contenido ¿Y si quiero invitar a un usuario externo a trabajar sobre un documento?


Dentro del documento en Google Docs dirígete al menú "File". Pincha en la opción "Share". A continuación, se abrirá un cuadro de dialogo en el que podrás indicar las cuentas de Gmail de los usuarios a los que quieres invitar a trabajar sobre tu documento. Estos usuarios recibirán un correo con la invitación. Desde ahí también podrás indicar permisos de edición para esos usuarios.







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jueves, 12 de julio de 2012

Digitalización: Beneficios según la ISO 13028

Según la norma ISO  13028, con título "Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos" (Information and documentation. Implementation guidelines for digitization of records), todo proceso de digitalización presenta una serie de beneficios.

Vamos a comentarlos:

Beneficios de la digitalización

La digitalización ofrece los siguientes potenciales beneficios a las organizaciones:

− La capacidad de que más de una persona acceda a las imágenes a la vez:
Este beneficio tiene en cuenta la concurrencia en los accesos hacia un recurso. Si bien se puede compartir un mismo recurso o documento en papel, esto se hace bastante complicado. El acceso concurrente, vía web u aplicación nativa, en escritorio (PC) o mediante tablet, mejora la capacidad de acceso y de ver los documentos "donde quiera y cuando quiera".

− El acceso en red desde cualquier lugar en cualquier momento:
Realmente este beneficio tiene mucha relación con el anterior, pero el punto anterior se refería específicamente a la concurrencia en número de usuarios (imaginemos a 20 usuarios compartiendo un nuevo procedimiento a implantarse en una empresa u organización). Aparte de acceder al mismo tiempo, los usuarios pueden hacerlo desde distintas ubicaciones, distintos dispositivos, y a cualquier hora. La documentación física suele tener un horario de acceso, pero el mundo de la empresa (y la administración pública va a la par) no entiende de horarios ni regiones, haciéndose negocios y operaciones a lo largo de la semana, máxime cuando las PYMES empiezan a internacionalizar y tener presencia en varios mercados a la vez (que no tienen porque encontrarse en la misma zona horaria).

− Una mayor integración con las aplicaciones de negocio:
La integración es una de los pilares fundamentales de la gestión de documentos, ya que son muchas las aplicaciones de negocios que producen documentos, y muchas también las aplicaciones que los explotan.

− La capacidad de transmitir las imágenes dentro de un flujo de trabajo estructurado, para facilitarlo:
Los procesos de impresión de imágenes con un mínimo de calidad son realmente costosos, en tiempo y en material físico (tinta, papel). Poder colaborar sobre imágenes, ya sean planos, digitalización de documentos (DNIs etc.), poder anotar estos documentos y realizar comentarios sin que estos modifiquen en sí la imagen permiten aportar información sobre la imagen, acerca de su idoneidad etc. pero sin modificarla ni anexar documentos en papel que se deberían ir generando en las distintas etapas de un procedimiento. En síntesis, todo lo que significa trabajo en equipo sobre documentos y contenidos.

− La eliminación de sistemas híbridos (en papel y digitales) que pueden confundir a los usuarios que quieran acceder a todo el historial de un asunto:
Cuando cambiamos entornos a la hora de hablar de un mismo compendio de información, ineludiblemente vamos a perder algo de información por el camino. Habrá algunos documentos actualizados en digital que estén obsoletos en papel, y será complicado en muchos casos saber cuál es la versión más reciente del documento o conjunto de documentos en cuestión. Además, como se indica desde al norma, el seguimiento (historial) a la evolución del documento será realmente complicado de hacer, ya que el documento puede estar en digital en unas versiones, y en papel en una ubicación concreta para otras versiones.

− La capacidad de reutilizar los recursos existentes limitados por su formato, como mapas muy grandes o material guardado en microfilms o cintas magnéticas:
Por supuesto los recursos físicos son limitados, tanto para el tamaño de impresión como para el coste del almacenando. Guardar grandes volúmenes de mapas, documentos en papel etc. tiene un coste asociado enorme en sí mismo, no sólo por la lentitud de búsqueda o la dificultad para el acceso, sino simplemente porque el metro cuadrado de suelo es caro, y ocuparlo con datos en forma de papel no parece la mejor de las inversiones a realizar.
De ahí las ventajas de utilizar otras modalidades como la "nube".
Es importante tener claras las diferencias entre tener el gestor documental en modos SaaS o en nuestros servidores, ya que ambas opciones tienen puntos a favor y en contra, y la decisión depende siempre de la problemática concreta de tu organización..

− La aplicación de métodos de clasificación e indexación coherentes para la recuperación de documentos, sobre todo para expedientes híbridos:
Los métodos de recuperación de documentos físicos, utilizando tecnologías como RFID, suponen proyectos realmente caros y largos en el tiempo de implementación. La clasificación de los documentos físicos siempre se viene haciendo en digital, ya que la edición de un cuadro de clasificación físico es algo practicamente intratable (imaginemos una biblioteca con un invetario flexible realizado en formato papel... realmente imposible..)

− La integración con los procedimientos de la organización para recuperación ante desastres y copias de seguridad:
Las copias de seguridad de los documentos en papel, en un porcentaje de casos realmente elevado, no se realizan. El motivo es que se tiende a asegurar el entorno, pero mantenero una duplicación física en al menos 2 ubicaciones de documentos en papel, supondría una inversión realmente alta. Sin embargo, una vez digitalizados los documentos, esto es inmediato. Hay muchas formas de hacer copias de seguridad automatizadas en el tiempo (backups incrementales) de forma totalmente transparente para todos los usuarios de una organización. Al margen de soluciones específicas, tenemos soluciones genéricas y a costes asumibles como los proveedores de servidores en entornos cloud.

− La obtención de una copia protegida y segura:
Una copia de seguridad de un documento en papel requiere o bien de por sí la digitalización del documento o utilizar un proceso de captura para realizar una reproducción física (con el gasto de papel, electricidad y tinta asociados a la impresión). La copia de seguridad, en un entorno encriptado, se realiza en la mayoría de los casos en cuestión de menos de un segundo.

− La potencial reducción del espacio de almacenamiento físico:
Este punto lo hemos descrito ampliamente, pero hay que insistir, ya que hemos visto en pleno Madrid (Paseo de la Castellana) empresas que dedican toda una planta de sus instalaciones a almacenar documentos. Realmente se trata de inmuebles cuyo alquiler asciende a unas decenas de miles de euros, y otra vez, no hablamos de la lentitud de búsquedas o seguridad, sino exclusivamente del coste asociado a la superficie, osea metros cuadrados / euros / mes

La posibilidad de aumentar la productividad de la organización:
Sistemas de captura de Documentos que den soporte a la digitalización de documentos reportan drásticas reducciones de trabajo manual, o lo que es lo mismo, liberación del equipo humano de tareas como la identificación de documentos, su archivado de acuerdo a su tipología y la extracción de datos incluidos en los documentos. Entre un 60 y 90% de los costes derivados de este tipo de tareas son totalmente evitables usando el soporte de un sistema de captura avanzado.

martes, 10 de julio de 2012

Autotagging: Poniendo en contexto tus documentos

En anteriores post os hemos hablado del pluging de Athento, Autotagging o Autoetiquetado de documentos, y de cómo este utiliza tecnología semántica para encontrar en los documentos términos claves y convertirlos en etiquetas que permitan relacionar documentos que compartan dichos términos.



La tecnología semántica se basan en el uso de ontologías, que no son otra cosa que conjuntos de definiciones o conceptos y relaciones entre los mismos (una colección estructurada de información) que utilizamos para describir cosas (dominios). 

Básicamente, lo que hacemos con Autotagging es poner marcas (etiquetas) dentro de los documentos que se corresponden con categorías incluídas dentro de una ontología para mejorar el acceso y la recuperación de la documentación (búsquedas).

Como lo he dicho en otras ocasiones, la potencia del pluging se encuentra en identificar que términos son relevantes y no convertir en etiqueta cualquier palabra o cualquier concepto. Con ontologías muy globales o genéricas, puede ser que los términos no resulten del todo relevantes para nuestro contexto. Por ejemplo, en el mismo ejemplo de los curriculums, Athento ha propuesto como tag "Europass"; pero a lo mejor, lo que nosotros queremos saber realmente es qué candidatos tienen conocimiento sobre determinadas tecnologías informáticas, por lo que "Europass" no nos dice demasiado. Resulta preciso pues, acotar ese dominio o espectro que queremos describir.

Esta es precisamente una de las mejoras que se ha realizado en la última versión de Autotagging. Hoy es posible pedirle a Athento que etiquete con las categorías definidas en nuestra propia ontología, sólo hace falta cargar la nueva ontología en el gestor.



Por otro lado, se ha añadido la posibilidad de enviar etiquetas propuestas a una "lista negra", lo que indica a Athento que no debe volver a etiquetar con esa misma  etiqueta documentos que pertenezcan a cierto tipo documental. También es posible, indicar a Athento "sinónimos" por los cuales deba reemplazarse un término cuando sea encontrado, de manera que nos garanticemos mantener bajo una misma categoría términos que significan lo mismo.




Por último, y no menos importante, otra de las mejoras claves de Autotagging está en lo posibilidad de construir tipologías de documentos. Un documento es reconocido bajo cierta tipología cuando ha sido etiquetado con un conjunto determinado de etiquetas. Esta nueva categorización de los documentos nos permite una nueva fórmula de navegación virtual a trevés de documentos que si bien están almacenados en ubicaciones distintas, se nos muestran agrupados bajo una misma tipología de documento.




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lunes, 2 de julio de 2012

Los Consentimientos Informados se gestionan con el iPad

Ya os habíamos hablado en ocasiones anteriores sobre la gestión electrónica de los Consentimientos Informados y de cómo Athento e-Sanidad ofrece un módulo para su tratamiento.


Hoy queremos presentaros la nueva aplicación web desarrollada para la gestión de Consentimientos Informados mediante tablets. Esta nueva aplicación pretende dar mayor flexibilidad y movilidad al personal sanitario a la hora de la firma y cumplimentación del Consentimiento Informado.

La operativa de la aplicación continua siendo la misma:

  • Conexión con sistemas HIS (Sistema de Información Hospitalaria) para la extracción de los datos del paciente
  • El médico puede añadir información complementaria
  • Paciente y médico firman el Consentimiento Informado de manera electrónica
A continuación os dejamos con algunas capturas de la nueva aplicación ya disponible.










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Registro de Entrada con Athento

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