miércoles, 29 de agosto de 2012

Athento iCapture: Captura Avanzada de Documentos

Con los grandes proyectos de digitalización y la necesidad de muchas empresas de agilizar la nutrición de sus sistemas de gestión (llámense ERP, CRM, software de Business Intelligence, software de recursos humanos, software de gestión de contratos) con datos provenientes de documentos, o simplemente, de aumentar la precisión y fiabilidad de dichos datos (dado que la información introducida de forma manual presenta un alto índice de error) la captura avanzada de documentos cobra un valor indiscutible. 

Lamentablemente, por mucho tiempo el software de captura de documentos ha sido escaso, con altos requerimientos de personal técnico especializado y sobre todo, terriblemente costoso. Hoy en día, comienzan a aparecer más actores en el mercado que venden soluciones de captura para ser integradas con los gestores documentales y otro software de gestión.
Dentro del roadmap de Athento siempre se ha considerado la funcionalidad de captura como clave dentro de la funcionalidad del gestor, pues como lo indica la teoría del ECM (Gestión de Contenidos Empresariales), esta es la primer fase del ciclo ECM.

Una de las premisas a la hora de orientar la funcionalidad de captura de Athento ha sido facilitar el uso del usuario y limitar los requerimientos de conocimientos técnicos. Creemos que por fin hemos avanzado de manera considerable en este sentido y queremos presentaros el nuevo módulo de Athento: iCapture.

iCapture incluye una serie de funcionalidad orientada hacía el procesamiento de la imagen y que puede ayudar a las empresas a realizar tareas como el reconocimiento y la clasificación de documentos, la separación de lotes (batches) de documentos y la extracción automática de datos.

Aunque Athento ya tenía un potente módulo de captura inteligente llamado LDES (Load, Detection, and Extraction Services), hemos querido mejorar la funcionalidad previa con mejoras importantes como un diseñador de plantillas de extracción de datos integrado que permite a los usuarios elaborar templates sobre tipos de documentos estructurados que sean usados de forma posterior para la extracción automática de datos. Esta nueva funcionalidad es extremadamente intuitiva y elimina la necesidad de un técnico tocando el código para configurar la extracción de datos.

A continuación, os dejamos con dos cortos vídeos de nuestro módulo iCapture. En el primero podréis ver en acción la fase de diseño de una plantilla para extracción de datos de DNI's y en el segundo, la extracción de datos de un DNI real.





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lunes, 27 de agosto de 2012

Consejos para implantar un Sistema de Gestión Documental

Estos consejos y how-tos te ayudarán a manejar mejor los excesos de documentos electrónicos que son críticos para todo tipo de empresas.

Los documentos han estado presentes en la empresa desde siempre, como resultado, la mayoría han desarrollado sistemas para organizar y guardar el papel. Los documentos electrónicos, sin embargo, no han existido tanto tiempo y presentan desafíos únicos en el aprendizaje de cómo crearlos y gestionarlos de manera efectiva. En el caso de que tu despacho u oficina se esté moviendo hacia ser una "oficina sin papel" o no, los trucos y consejos que se proporcionan aquí puede ser muy útiles.


gestión de documentos en la oficina

¿Por dónde empezar? 

Uno de los primeros pasos -y en nuestra opinión, absolutamente esencial- en el desarrollo de un sistema de gestión documental electrónico (SGD) es garantizar la aceptación o "buy-in" de todos los miembros del equipo.

Para empezar, realiza una sesión de lluvia de ideas (brainstorming) con todas las personas de tu compañía que crean, utilizan o almacenan documentos electrónicos. En la sesión, identifica cómo la empresa utiliza y gestiona sus documentos electrónicos actualmente. Si se trata de una empresa pequeña, los asistentes probablemente serán todos los trabajadores de la empresa. Para una empresa de tamaño mayor, considera comenzar con un grupo concreto de usuarios para realizar una sesión inicial.

Durante la sesión (o sesiones) de lluvia de ideas, es necesario conseguir que el grupo identifique problemas con los documentos electrónicos. Considera las siguientes preguntas:
  • Nombre de los documentos. ¿Existe un proceso consistente utilizado por todos los miembros del personal para la denominación de los documentos electrónicos? ¿Está funcionando? ¿Es posible determinar qué contiene un documento sólo ver el nombre.
  • Almacenamiento de los documentos. ¿Existe un sistema para el almacenamiento de documentos electrónicos? ¿Es fácil para los miembros del personal determinar donde debe ser almacenado un documento?
  • Recuperación de documentos. ¿Es fácil es encontrar un documento guardado? ¿Existen problemas comunes?
     
  • El almacenamiento de documentos en papel físico. ¿Qué documentos físicos deben seguir siendo almacenados? ¿El sistema de trabajo actual lo consigue o necesita modificación?
  • Accesibilidad. ¿El acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa será beneficioso para cualquier miembro del equipo? Si es así, ¿cómo podría lograrse esto?
  •   
  • Los e-mails. ¿Cómo se archivan y almacenan los e-mails actualmente? ¿Existe un sistema para guardar los mensajes importantes y sus archivos adjuntos?
¿Y ahora qué? 

Con la sesión de lluvia de ideas inicial, habrás podido determinar cuál es el sistema de gestión documental que tiene la empresa actualmente, qué problemas hay y a dónde queremos ir (objetivos). Ahora puedes comenzar a diseñar un mejor sistema de gestión documental adaptado a las necesidades de la empresa.
Reúne a los miembros relevantes del equipo una vez más para una lluvia de ideas acerca de qué estructura básica funcionará mejor para la oficina. Comienza este proceso estableciendo algunos parámetros sobre para qué tipo de documentos vais a necesitar el gestor documental.

En este punto, la creación del sistema de gestión documental puede parecer una tarea monumental. Para que sea más sencillo el proceso, puedes dividir los tipos de documentos en subgrupos más pequeños, más manejables. Por ejemplo, las facturas a pagar, las puedes dividir según el tipo de proveedores. Estudia que políticas y prácticas serían aconsejables en cada subgrupo.

Otro grupo podría ser por ejemplo, documentos asociados con la contabilidad, o documentos de marketing o publicidad. Cuantos más grupos trabajes, te darás cuenta de que cada vez es más fácil identificar cómo proceder con cada uno de ellos.

Aquí hay algunos consejos específicos y trucos que te ayudarán a diseñar tu sistema de gestión documental:

  • Dentro de cada grupo documental, trabaja desde abajo y hacia arriba, es decir, comienza determinando las carpetas individuales para el grupo documental. Consulta los archivos de papel físico y los actuales archivos electrónicos y determina qué documentos se usan generalmente para ese grupo en particular.
  • ¿Existen agrupaciones lógicas de los documentos?
  • ¿Tienes documentos que van a ser utilizados o a los que se hace referencia frecuentemente durante el desarrollo o la edición de otros documentos? En caso afirmativo, ¿deberían estar en la misma carpeta para facilitar la edición?
  • ¿Existen temas (categorías a nivel de metadatos) comunes entre los documentos que sugieren una estructura organizacional?
  • La estructura electrónica de carpetas y subcarpetas para asuntos de los clientes puede ser muy similar a la forma en que se organizan los documentos en un archivo físico. Sin embargo, las subcarpetas para diferentes áreas serán diferentes.
  • Un consejo práctico: Al escribir el nombre de subcarpetas, presta atención a la forma en que se ordenan. Por ejemplo, todas las carpetas de correspondencia pueden ser nombradas empezando por "Corr" de modo que queden agrupadas juntas cuando se muestra en el índice del documento, por ejemplo, Corr - Cli - los demás, etc
  • Una vez que la estructura de carpetas está determinada, crear una "plantilla de carpeta", un conjunto de carpetas y subcarpetas estándar para cada tipo de materia a cargo de tu empresa. Utiliza estas plantillas de carpetas para ahorrar tiempo y garantizar una nomenclatura coherente. Simplemente copia la carpeta completa con las subcarpetas incluidas y pégala donde se ubicará en la estructura general, inmediatamente después de re-nombrar si es necesario. Nombra las plantillas de carpeta comenzando con un carácter único, como "$" para que se agrupen en la parte superior del índice. (Esto viene mucho mejor resuelto por defecto en muchos gestores documentales, como Nuxeo o Alfresco).
  • Decide sobre una estructura organizacional para las carpetas de los clientes. Por ejemplo, todos los asuntos de los clientes pueden ser  nombrados y ordenados por el apellido del cliente. Los apellidos se subdividen en sub-grupos por orden alfabético. Por ejemplo, los clientes con apellidos que comienzan con la letra B se dividen en dos subgrupos: Ba-Bj y Bk Bz-. Esto reduce el desplazamiento (scroll) cuando se trata de encontrar un asunto de un determinado cliente y puede ayudar con la creación de divisiones lógicas en el futuro y crece a medida que aumentan de tamaño las copias de seguridad. Algunas cosas a tener en cuenta son: (1) el tamaño de la empresa, (2) cómo operan las áreas de práctica y qué agrupaciones lógicas existen entre ellos, y (3) cuántas personas trabajan en cada archivo
  • Una vez que se establece la estructura de carpetas, el paso siguiente es definir el sistema de nomenclatura de los documentos. Es importante que el nombre de los documentos sea coherente y uniforme, pero sobre todo, que esta nomenclatura sea utilizada por todos los miembros del equipo. Por ejemplo, podemos citar los documentos electrónicos a partir de una fecha (la fecha en que se escaneó el documento), una breve descripción del contenido del documento, y las iniciales de los miembros del equipo que creó o escaneó el documento.
Además, una vez que el sistema de gestión documental se implementa, será necesario controlar que el cumplimiento se está produciendo. Vale la pena repetir: Ningún gestor documental será efectivo a menos que exista la plena aceptación y participación de todos los miembros del personal. Para ayudar a garantizar el cumplimiento, hay que considerar: 
  • Reuniones continuas para discutir cómo van las cosas y para hacer frente a los problemas
  • Inspecciones in situ para determinar si los documentos se escanean y almacenan apropiadamente
  • En una pequeña oficina, asignar todo el escaneado y el nombramiento de los documentos a una misma persona
  • Tener una "caja del día" donde los documentos físicos se almacenan durante un tiempo antes de ser finalmente destruidos.
      


Herramientas para su gestor documental 
Si vas a convertir documentos en papel a formato electrónico, invierte en un escáner fiable con un alimentador de documentos. Si sólo se trata de los documentos creados o recibidos en forma electrónica, tales como e-mails, un escáner puede ser menos importate. Aunque hay muchos escáneres en el mercado hoy en día, uno a considerar es el ScanSnap de Fujitsu, que actualmente está incluido con el software Adobe Acrobat Standard. Es una pieza esencial de software para el manejo de documentos electrónicos. Ten en cuenta que Adobe Acrobat tiene una funcionalidad mucho más potente que el programa gratuito Adobe Reader. 

Si está planeando eliminar el uso del papel en un futuro próximo, considera proveer a cada miembro del equipo con un escáner personal y coloca en una ubicación céntrica un escáner de alta velocidad para los trabajos de escaneado más grandes. Por lo menos, coloca un escáner donde lleguen la mayoría de los documentos, tal como en la zona de recepción.
Otras herramientas a tener en consideración para extender la funcionalidad del gestor documental:


Conclusión
Puesto que los documentos electrónicos son ahora un hecho de la vida en todas las empresas, el desarrollo de un sistema de gestión documental integral adaptadas a las necesidades del negocio bien vale la pena el tiempo y esfuerzo.
Cada vez es más sencillo descubrir por qué es necesario un gestor documental, y el mercado de este tipo de productos sigue creciendo con fuerza.


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miércoles, 22 de agosto de 2012

¿Por qué una empresa debe ser también un equipo?

Ahora que estamos durante la celebración de los Juegos Olímpicos de Londres 2012 (aún quedan los juegos Paralímpicos), vuelven a mi mente algunas de las ideas que he tenido siempre sobre las empresas, o mejor dicho, sobre los equipos de trabajo.


Normalmente los presupuestos corporativos no suelen dedicar una parte significativa a actividades de team building, mucho menos en periodos de crisis como el que estamos afrontando en los últimos años, siendo mucho más frecuente el recorte de gastos de personal o la reducción de gastos superfluos, entre los que se suelen incluir éstos.


Teniendo en cuenta experiencias laborales anteriores, creo que la fuerza de una empresa para remontar la corriente depende directamente de la fuerza del equipo que forman sus trabajadores.


Cuando el ambiente de trabajo no es el ideal debido a situaciones externas a la propia empresa, por ejemplo proyectos no atractivos, clientes difíciles, crisis de mercado, etc., para el individuo no tiene sentido hacer un sobre-esfuerzo en un ambiente muy lejos de ser estimulante. En cambio, cuando existe una cultura real de equipo la reacción ante un imprevisto generada desde el grupo es de otra magnitud y de otro carácter significativamente distinto y positivo, y el hecho de afrontar los inconvenientes se convierte en una cuestión de grupo en lugar de un problema individual.


Pero no sólo es importante para la propia empresa la reacción del grupo frente al problema, sino también cómo es percibida esa reacción desde fuera, por ejemplo desde el cliente o incluso por los medios de prensa del sector.


Se me ocurre un ejemplo bastante adecuado al caso:


¿Os imagináis este mismo video realizado por un solo jugador de Nueva Zelanda? No tiene gracia, ¿verdad?


La fuerza que transmite esa danza tribal es, precisamente, porque viene del grupo (originariamente la tribu), de todo el equipo. El mensaje no es "Somos 15 jugadores que hemos venido aquí a jugar y tendréis que ganar a éste o a aquel". No, yo creo que el mensaje es más bien: "Miradnos bailar, miradnos cantar, somos un solo cuerpo y una sola voz... Somos uno solo, si queréis vencernos tendréis que vencernos a todos a la vez. Mirad esto e imaginaos lo que somos capaces de hacer con un balón de rugby en la manos".


Me da la impresión que, salvando las distancias con el rugby, las dinámicas que se crean dentro de un equipo de trabajo son, al igual que en el vídeo, las que demuestran la fuerza (o debilidad) del grupo.


De igual manera, un cliente o un competitor que perciba alguna muestra de esa fuerza grupal, sabe que podrán ponerse las cosas muy feas o difíciles pero tendrá de frente, o al lado según el caso, un equipo que deberá caer conjuntamente para que no consiga su objetivo, sea el que sea.


Y si esa fuerza grupal se nota en situaciones adversas, imaginaos cómo de bien podrá trabajar el equipo cuando el ambiente sea además adecuado y estimulante..
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martes, 21 de agosto de 2012

Captura de documentos: 5 procesos de negocio claves a mejorar

La digitalización y captura de documentos con su correspondiente automatización de tareas (clasificación de documentos, extracción de datos y enrutamiento de documentos) se está convirtiendo en la clave para mejorar procesos de negocio. En particular, existen 5 procesos organizacionales cuya mejora puede reportar enormes beneficios cuantificables y no cuantificables:

  1. Gestión de Facturas: Según la IAPP (International Accounts Payable Professionals), la gestión manual de una factura cuesta alrededor de los $8 dólares a las empresas. No sólo porque este proceso es muy susceptible a la pérdida de información contable importante sino también porque es un proceso lento que requiere empleados administrativos dedicados a ello.
  2. Gestión de Ordenes de Compra y de Ventas: Se ha demostrado que la gestión automática de estos procesos representa mejoras en la gestión de la liquidez de la empresa, permite detectar errores de manera más temprana en el proceso y reducir el tiempo del ciclo de gestión de este tipo de documentos.
  3. Gestión de Contratos: Uno de los beneficios más importantes es evitar la pérdida de este tipo de documentos, dado sus implicaciones legales. Otro aspecto que hace atractiva la automatización de gestión de contratos es que según estudios en diversas empresas privadas y públicas, el volumen de contratos en las empresas es igual o ligeramente superior al volumen de facturas.
  4. Gestión de Correspondencia de clientes y atención al cliente: Cartas, solicitudes, emails y otros mecanismos de comunicación del cliente con las empresas resulta crítico para la retención, gestión de reclamaciones y quejas u otros aspectos claves de las relaciones con clientes. La gestión de la correspondencia representa además beneficios producto de ahorros en costes y reducción del riesgo.
  5. Gestión de documentos de Recursos Humanos: Los departamentos de personal son ricos en todo tipo de documentos. La gestión de estos documentos puede representar mejoras en los procesos de reclutamiento y contratación, gestión de salarios y vacaciones.

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jueves, 16 de agosto de 2012

¿Es O No Gestión Documental?

El mercado de la gestión de documentos o de contenidos empresariales comienza a saturarse. De hecho, es un mercado bastante maduro, casi envejecido. Hoy en día, hay muchísimos proveedores dicen ofrecer software ECM o gestión documental, pero, ¿Cubren estas soluciones realmente las necesidades que dan origen a la gestión de contenidos?

Antes de juzgar si es o no gestión documental en su nivel más básico, habrá que responder ciertas preguntas con respecto a la aplicación software que nos ofrecen:

  1. ¿Voy a tener un historial de cada activo digital en el que se me indique todo lo que se ha hecho sobre ellos? : Trazabilidad, en jerga especializada.
  2. ¿Cuantos niveles de seguridad me ofrecen?: Gestión de usuarios, Habrá que ver si ofrecen seguridad a nivel de activo digital o a nivel de todo el repositorio, ya que una pantalla de login la ofrece cualquiera. También, saber si es posible integrar la seguridad de la aplicación con otras herramientas en uso en la empresa como Single Sign On o directorios activos como LDAP.
  3. ¿Voy a tener la opción de capturar contenidos y qué dispositivos podré usar para ello? : O sólo me va a permitir crear documentos desde la aplicación o hacer un upload de toda la vida. No, hay que preguntarse si dado el momento voy a tener la posibilidad de usar un conector para escáner, o si puedo capturar documentos desde el e-mail o recibir documentos desde otras aplicaciones de negocio. Las empresas crecen y sus necesidades de gestión de contenidos digitales también.
  4. ¿Sería posible automatizar ciertos procesos?: Saber si el software ofrece aunque sea una herramienta básica de workflows puede significar el punto de inflexión en la rentabilidad del proyecto.
  5. ¿Qué posibilidad de búsquedas me ofrece?: Habrá que preguntarse por ejemplo si el software soporta metadatos y me permite buscar documentos según dichos metadatos, si indexa el contenido de los documentos que subamos y podremos encontrar documentos de acuerdo a palabras incluidas en él (OCR).
  6. ¿Soporta versionado de documentos?: Saber si cada vez que haga cambios en un documento o contenido voy a tener que sobreescribirlo o puedo tener varias versiones va a significar la diferencia entre trabajar una vez o trabajar el doble.

Por supuesto hay muchos otros juguetitos que van a propulsar la productividad (acceso a través de dispositivos móviles, social media, trabajo colaborativo, etc.) pero si la respuesta de un proveedor a estas 6 preguntas básicas resulta pobre, ya lo sabes, no te están vendiendo gestión documental o software ECM.



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lunes, 13 de agosto de 2012

La Era Del Trabajo Colaborativo

Sin duda alguna, con el auge de las redes sociales y las crecientes necesidades de movilidad, las herramientas para facilitar el trabajo colaborativo en equipos están viviendo su época dorada. Los proveedores más importantes de software ECM están trabajando de manera ardua en incorporar a sus aplicaciones funcionalidad que permita a los trabajadores compartir información y trabajar sobre ella de manera conjunta. Esto se traduce en funcionalidades concretas orientadas a: Manejo contenido social, herramientas de trabajo colaborativo y aplicaciones móviles.

Algunos hechos en el mercado ECM demuestran esta fuerte tendencia.

  • Microsoft adquiere a Yammer (Aún no confirmado)
  • Athento presenta su integración con Google Docs (Junio 2012)
  • Laserfiche libera una aplicación para iPad
  • Documentum libera su iOS App (Marzo 2012)
  • Alfresco lanza aplicación para iPad (Enero 2012)
  • MetaVis desarrolla una herramienta para migrar documentos a SharePoint desde Google Docs (Diciembre 2011)
  • Nuxeo anuncia que su versión 5.5 se centrará en gestión de contenido social y movilidad (Diciembre 2011)

¿Por qué esta fuerte tendencia?

Según un estudio realizado por la AIIM, “When Social Meets Business Real Work”, invertir en software social reporta grandes ganancias compartiendo conocimiento y mejorando la precisión de las comunicaciones entre los departamentos de Marketing y Ventas de las empresas.

Pero el trabajo colaborativo tiene además otros beneficios en los equipos de trabajo:

  • Facilita la ocupación más efectiva de los miembros del equipo
  • Ayuda a la transferencia de conocimiento y habilidades entre los miembros del equipo
  • El trabajo colaborativo permite que los proyectos no dependan de trabajadores únicos

Athento incorpora un buen número de funcionalidades relativas a colaboración sobre documentos y a gestión documental móvil.







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miércoles, 8 de agosto de 2012

Control de Versiones en Gestión Documental: Por qué es importante?

La versión de un documento o contenido digital  podemos definirla como una variación de un activo digital o sus metadatos. En otras palabras, significa una actualización, edición o cambio con respecto a una versión anterior y sus metadatos.

Las ediciones, actualizaciones o cambios son corrientes en nuestra labor diaria, así como el tener que deshacer dichos cambios o, simplemente, escoger una variación entre múltiples documentos que tienen el mismo propósito (y que se originaron a partir de una única versión). Cuando no se tiene control de versiones, los cambios son permanentes. Editar un documento significa sobreescribir un fichero. Una vez sobreescrito, por supuesto, no hay camino de vuelta para recuperar la versión anterior a los cambios realizados.
Hay una segunda opción para evitar este problema: guardar un nuevo archivo por cada variación que hagamos sobre el original. El problema con esta estrategia es que tendremos serias dificultades para identificar la diferencia entre las distintas versiones. Tendremos que mirar siempre la fecha y hora de la última modificación del fichero para saber cuál es el último. Un trabajo bastante lento.

El control de versiones nos supone tener siempre acceso a la última versión y disponibilidad de las versiones anteriores. Podremos recuperar de forma casi inmediata una versión de un documento que no sea la actual. El historial de versiones nos dará también una pista clara sobre lo que se ha hecho sobre un documento y será nuestro mapa guía para trabajar con las distintas versiones. Por otro lado, sin control de versiones los flujos de trabajo se convierten en una herramienta realmente pobre y el trabajo en equipo sobre documentos se vuelve más confuso y difícil de coordinar. En el caso de los workflows, habría que eliminar toda posibilidad de fallo humano (lo cual es improbable) puesto que el flujo sólo se podría realizar en un sentido, sin forma de volver atrás cuando ocurran problemas en alguna de las etapas. Con respecto al trabajo en equipo, nos veríamos obligados siempre a explicar a nuestros compañeros de trabajo cuál es la última versión de un documento y sobre cual deben trabajar.

En fin, una funcionalidad tan simple como el versionado, puede significar la diferencia entre trabajar y trabajar el doble con el mismo resultado.







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Registro de Entrada con Athento

lunes, 6 de agosto de 2012

De quién es el trabajo de los metadatos?

Todos tenemos claro porque los metadatos (datos que describen nuestros documentos o contenidos) son importantes:

  • Nos ayudan a encontrar documentos: Los gestores documentales utilizan estos datos para conseguir búsquedas más rápidas y directas.
  • Nos permiten hacernos una idea del contenido del fichero sin tener que abrirlo: Metadatos como la descripción, funcionan como una síntesis del documento o contenido.
  • Nos dan información sobre la autoría del documento: Es decir, de quién es propiedad el documento o quién es sus creador.
  • Nos permiten conocer la historia de un documento: Cuando fue creado, cuando expira, etc.
Pero esto es sólo en cuanto se refiere a metadatos genéricos, lo cierto es que  los metadatos pueden ser utilizados para almacenar casi cualquier dato que las empresas necesiten tener de forma más accesible, ya sea el número de factura, un número de expediente, DNI, etc.

El problema es que dado que estos datos son necesarios para facilitar el trabajo de las personas y mantener el control sobre los contenidos empresariales, alguien tiene que hacer el trabajo sucio de insertar estos datos en el sistema de gestión documental o de  contenidos digitales. ¿Pero quién?

Opción A: Tú o cualquiera de tus colegas de trabajo 

Entrada manual de metadatos. Aunque algunos metadatos como fecha de creación o  autor suelen ser completados por el propio gestor, muchos otros datos más específicos de negocio tienen que ser cumplimentados por personas. Esto tiene un coste, no sólo porque es un trabajo repetitivo que implica un desgaste para el trabajador,  sino también por el tiempo de trabajo  que toma a una persona hacer una lectura rápida de documentos y después, ingresar los datos en el sistema.
Por otro lado, muchos de estos datos contenidos en los documentos son utilizados como entradas en otras aplicaciones de negocio, por lo cual, extraer dicha información se hace imprescindible y los errores humanos pasan a ser intolerables.




Opción B: Un sistema de captura integrado con tu gestor documental


Por supuesto, hoy en día, casi todo lo que hacemos los humanos puede ser hecho por una máquina. Extraer datos del contenido de un fichero digital e ingresarlos en un gestor documental como metadatos no es la excepción. El software de captura puede evitar que humanos tengan que realizar este tipo de tareas. Para ello, las tecnologías disponibles son bastantes, desde los sistemas menos avanzados que utilizan simples códigos de barras, hasta las más potentes tecnologías de procesamiento de la imagen, pasando por la búsqueda de patrones en los textos de los documentos. Lo importante es que estas tecnologías pueden ahorrar tiempo a los humanos. Un 60% de los costes de gestión documental se concentran en la fase de captura, por ello, no debe tomarse a la ligera el exceso de trabajo manual.


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miércoles, 1 de agosto de 2012

5 Razones Para Digitalizar

Archivo en papel
Según un estudio llevado a cabo por la AIIM a finales del 2011, en el que se entrevistó a 477 miembros de la asociación con perfiles técnicos y/o directivos, estas son las principales razones que llevan a las empresas a incurrir en proyectos de digitalización y captura:

  • Administración del conocimiento: Casi el 60% de los encuestados manifestaron que querían mejorar la capacidad de búsqueda y recuperación de documentos y contenidos empresariales. Que esta sea la principal razón que lleve a asumir este tipo de proyectos se entiende cuando se considera que, según IDC, los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35% de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90% más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas. 

  • Evitarse problemas legales: Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos críticos es la segunda razón más importante para cerca del 55% de la población encuestada en el estudio. En muchos casos la Ley obliga a la conservación de cierto tipo de documentos (por ejemplo, las facturas deben conservarse al menos 4 años en España) y en otros, la documentación puede hacer la diferencia a favor de la compañía en juicios o litigios contra terceros. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo, ni se ven afectados por otros factores naturales como el fuego o la humedad. 

  • Productividad: Aumentar el rendimiento de los procesos es el tercer factor motivador para las empresas. Un 55% de los perfiles entrevistados así lo demuestran. Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos. Sistemas de captura potentes llegan incluso a eliminar tareas que tienen que realizar empleados durante los procesos. Pero aún, sólo con documentos en formato digital y un sistema de gestión documental tradicional, el acceso a la información de manera más veloz constituye un factor determinante en acortar los tiempos globales de procesos de negocio. Las empresas también pueden beneficiarse de la incorporación de herramientas informáticas de gestión de flujos de trabajo que evitan pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla. 

  • Servicio al cliente: Los documentos digitales nos aportan la ventaja eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización. En el caso del estudio de la AIIM, el 45% de los entrevistados la ubicaron como la cuarta razón más importante para digitalizar. Para Zady Gestores esta fue una de las principales motivaciones para digitalizar la gestión de sus expedientes (Descargar Caso de Éxito Zady Gestores).
  • Costes de Oficina: Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento. Como demostramos en nuestro whitepaper “El ROI de mi proyecto de digitalización”, el espacio ocupado por sólo 3 archivadores de dimensiones pequeñas cuesta a una empresa en Madrid más de 320€ al año. No se nos haga extraño pues que cerca del 43% de los entrevistados encuentre este hecho como un factor importante a la hora de querer digitalizar su archivo.

Fuente: "The Paper Free Office - Dream or reality?" AIIM 2012, www.aiim.org

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