martes, 24 de diciembre de 2013

Nota de Prensa: Athento presentará una solución Smart Document Management aún más inteligente en 2014

Madrid, 24 de Diciembre de 2013.- Athento, el software inteligente de gestión de documentos, presenta algunas de sus novedades para 2014.

El equipo de Athento no quiere terminar el año sin extender sus mejores deseos de prosperidad a todos sus clientes y usuarios en el próximo 2014. El equipo directivo también ha comunicado algunas de sus novedades de producto para el 2014.

A principios de este año la compañía publicará el roadmap del producto que incluye entre las mejoras una interfaz que presentará de forma totalmente integrada la funcionalidad de captura y de gestión documental de Athento.

Este año veremos más sobre lo que el equipo ha estado trabajando en el segundo semestre de 2013 y que pronto estará listo para ver la luz. Victor Sánchez, Head of R&D, habla de la flexibilidad del producto: “Hemos conseguido que los documentos en Athento sean más que archivos y metadatos. Hemos logrado que sean  entidades con sentido propio, que contemplen las relaciones entre usuarios y otros documentos. Esto forma parte de entender los documentos y para las empresas, esto se traduce en mayor potencia y flexibilidad a la hora de definir sus modelos documentales.”

La funcionalidad de captura de Athento también seguirá evolucionando en 2014. Para ello, la empresa ha fichado dos nuevos expertos en materia de reconocimiento óptico, que se suman a un equipo de expertos en algoritmos de clasificación y en gestión documental en general. De acuerdo con José Luis de la Rosa, CEO de la compañía, “los esfuerzos en 2014 se enfocarán en hacer cada vez más inteligente a Athento, ya que entendemos que esta es la única solución para las empresas de hoy, que tienen que enfrentarse día a día a volúmenes complejos de documentos y para las que las soluciones tradicionales ECM ya no ofrecen una solución completa.”


Sobre Athento:

Athento Smart Document Management incorpora tecnologías inteligentes como Machine Learning, Semántica y Procesamiento de la Imagen para automatizar procesos de trabajo relacionados con documentos. Athento automatiza procesos como la captura, el almacenamiento, la gestión o distribución de documentos. Con Athento, una empresa adquiere toda la funcionalidad tradicional de un sistema de gestión documental más toda la funcionalidad de un software de captura de documentos. Además, mediante módulos, Athento permite cubrir las necesidades de archivo, publicación y BPM.
Para las empresas esto significa una gran reducción de costes y tener un sistema de gestión documental completamente integrado con el resto de sus aplicaciones de negocio. 
Athento es usado por compañías como el Grupo DIA y Leroy Merlin.  


viernes, 20 de diciembre de 2013

¡Felices Fiestas!

La semana que viene ya es navidad y queremos desearos unas fiestas estupendas y un aluvión de buenas cosas en el año que está por llegar.



Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones

jueves, 12 de diciembre de 2013

Los Trabajadores de la Información Hartos de Buscar Documentos

Tal como lo comentábamos unos meses atrás  en una infografía de elaboración propia sobre las búsquedas en gestores documentales, las búsquedas de documentos siguen siendo una preocupación y un factor de ineficiencia en la labor diaria de los trabajadores de la información. 

Hoy queremos compartir la infografía de SearchYourCloud que va en la misma línea y que nos trae interesantes datos recopilados mediante un estudio a más de 300 trabajadores en UK y en USA:

  • En su labor diaria, los trabajadores de la información realizan hasta 8 búsquedas para encontrar el documento que están buscando.
  • Sólo 1 de cada 5 búsquedas arroja el resultado correcto a la primera.
  • 57,56% no pueden buscar los documentos de trabajo desde sus dispositivos móviles.



Una razón más para que las aplicaciones ECM sean inteligentes

La problemática de localizar y recuperar información tiene que ver mucho con la capacidad de las aplicaciones ECM y de gestión documental de ser inteligentes. Por su naturaleza, estas aplicaciones nos ofrecen un potente mecanismo de búsqueda: los metadatos.

Sin embargo, la realidad es que aunque estas aplicaciones ofrecen la posibilidad de asociar metadatos a los documentos, dichos metadatos en la mayoría de los casos tienen que ser rellenados de forma manual. Como resultado, los metadatos terminan sin ser completados y la potencia que ofrecen esos sistemas se pierde.
Una de las soluciones a este problema pasa por la captura inteligente de datos que hace que sean las aplicaciones y no las personas quienes tengan que rellenar los metadatos, como en el caso de Athento.
Pero existen varias funcionalidades inteligentes capaces de hacer más fácil la vida de los trabajadores de la información cuando buscan documentos. Aquí os dejamos algunas de estas funcionalidades en el caso de Athento:
  • Autoetiquetado Semántico: El sistema extrae términos claves de los documentos (tags) para que navegando a través de ellos los usuarios puedan acceder a los documentos que contienen dicho tag. Podéis ver esta funcionalidad de Athento en este vídeo que muestra su integración con Box.net.
  • Relaciones entre documentos:  Son relaciones automáticas que se construyen cada vez que los documentos comparten un mismo metadato y su mismo valor. Por ejemplo, si subimos dos documentos, un diploma de un titulo universitario y un DNI y los dos documentos tienen un metadato "número DNI" cuyo valor el coincidente, el sistema automáticamente construye una relación entre ellos, de modo que desde uno podamos acceder hacía el otro y viceversa.
  • Indexación Full-Text del contenido de los documentos: Aquí la funcionalidad OCR juega un papel fundamental, ya que nos permite que las búsquedas incluyan no sólo metadatos como el título de un documento, sino el propio contenido.


martes, 10 de diciembre de 2013

En menos de dos horas empieza el webinar de Athento: Primeros Pasos con la Captura de Athento

Os recordamos que en menos de dos horas estaremos llevando a cabo una sección de formación en vivo sobre cómo utilizar Athento para la captura de documentos.

Si aún no te has inscrito, date prisa que aún estás a tiempo de inscribirte. Si ya te has inscrito, durante la próxima hora recibirás los datos de acceso al webinar.
Asistiendo al webinar "Primeros Pasos con la Captura de Athento" aprenderás a:
invoice3D-1
  • Crear modelos de clasificación automática.
  • Extraer de códigos de barras de documentos.
  • Extraer metadatos definiendo expresiones regulares.
  • Extraer metadatos definiendo coordenadas en los documentos.
  • Importar documentos desde Dropbox.
  • Moverte por los principales menús de Athento.

No te olvides que el webinar tendrá lugar a las:
  • España (Península): 5:00 p.m
  • España (Canarias): 4:00 p.m
  • Colombia: 11:00 a.m
  • Perú (Lima): 11:00 a.m
  • Chile (Santiago): 1:00 p.m
  • Argentina (B.A): 1:00 p.m








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Métodos de Importación de Documentos: Athento AFM [FAQs]

Seguimos respondiendo a las preguntas de todos vosotros. Una de ellas es qué mecanismos provee Athento para la importación masiva de documentos. Pues bien, hoy vamos a ver uno de estos métodos, conocido como AFM o Athento Folder Monitoring. En español, estas siglas se corresponden con "Monitorización de Carpetas". 

Conocida en la industria como "Hot Folder", la funcionalidad de monitorización de carpetas permite correr en background un demonio que  periódicamente revisa una carpeta para ver si hay documentos nuevos dentro de ella y subirlos a Athento para ser procesados.

Como se muestra en el siguiente vídeo, una vez volcados los documentos en una carpeta determinada, estos van desapareciendo de ella, ya que son subidos a Athento.

AFM -Athento Folder Monitoring- from Athento on Vimeo.


Para activar esta funcionalidad, debemos dirigirnos al menú "Administración" y escoger el submenú "Administración".


Una vez allí, nos vamos a la pestaña "Sources" o "Fuentes" y tenemos que marcar la casilla check que habilita la monitorización de carpetas.

En la actualidad, la ruta de la carpeta que se ha de monitorizar se define en base de datos, en la tabla athento_properties. Esta ha sido una nueva mejora, ya que antes había que indicar la ruta en un fichero. Pronto podremos configurar esta ruta desde la propia interfaz de la aplicación.


FSM.PathDocuments es el parámetro que indica la ruta de la carpeta que Athento monitorizará.

Además, el AFM recibe otros parámetros de configuración relacionados con los tiempos en los que se monitorizará la carpeta. AFM funciona con un cron, que es un programita que permite programar el trabajo a realizar. Es decir, podemos decirle a Athento cuando debe empezar a monitorizar una carpeta (FSM.Cron.Expression.Start) y cuando debe detener la monitorización (FSM.Cron.Expression.Stop). Para programar la monitorización de carpeta se deben pues configurar dichos parámetros que únicamente reciben una expresión cron. Hay software gratuito que permite construir estas expresiones, como el caso de cronmaker.

jueves, 5 de diciembre de 2013

Webinar 10 de Diciembre: Primeros Pasos con la Captura Inteligente de Athento

Hoy comienza para muchos el puente -aquí en España-, pero antes de que desconectéis queremos recordaros que el próximo martes tendremos el último webinar de Athento este año. 

Este webinar tiene un fuerte componente de formación, ya que os enseñaremos  cómo crear modelos para clasificar documentos y extraer sus datos, y también cómo subir documentos a Athento y procesarlos.

Os recomendamos aprovechar la ocasión para plantear todas las preguntas que se os ocurran. Os recuerdo los datos del webinar.


Fecha: 10 de Diciembre de 2013

Horario:

    España (Península): 5:00  p.m
    España (Canarias): 4:00  p.m
    Colombia: 11:00 a.m
    Perú (Lima): 11:00 a.m
    Chile (Santiago): 1:00  p.m
    Argentina (B.A): 1:00  p.m






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miércoles, 4 de diciembre de 2013

Enterprise Content Management y Gestión del Ciclo de Vida de los Contenidos. Parte 2


Hoy nos vamos a ocupar de la problemática que significa para las empresas cubrir todo el ciclo de vida de los documentos.

Casi por cada una de las fases del ciclo de vida del contenido existen una disciplina o varias y una serie de herramientas software y  tecnologías que ayudan a la gestión de toda esta información desestructurada.


Fase del ciclo de vida Disciplinas y subsistemas software
Captura Captura
Gestión Gestión Documental (Document Management)
Gestión de contenidos Web (Web Content Management)
Gestión de activos digitales (Digital Asset Management)
Flujos de trabajo (Workflows)
Colaboración
Gestión de correos electrónicos (Email Management - Mailroom)
Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management)
Almacenamiento Sistemas de ficheros
Repositorios
Bases de datos
Data Warehouse
Preservación Gestión de records (Electronic Records Management)
Preservación Distribución Organización y acceso a la información
Enterprise Search
Distribución


Como se aprecia en la anterior tabla, para cubrir todo el ciclo de vida del contenido en una organización, son muchos los subsistemas software que se utilizan. Esta es una realidad compleja que usualmente  requiere grandes inversiones en infraestructura tecnológica y que presenta la enorme dificultad de poder integrar todos estos sistemas para obtener un verdadero aprovechamiento de la información de los documentos.

Esta gráfica de la AIIM nos muestra como encajan todas estos subsistemas software en el sistema global del Enterprise Content Management.


AIIM- ECM Roadmap

Fuente: AIIM

martes, 3 de diciembre de 2013

Vídeo del Webinar: El Ciclo de vida de los Documentos y cómo cubrirlo con Athento. Integración con BPM de un Gestor Documental.

Hoy os traemos el vídeo del webinar del día 20. Esperamos que todos los que habéis tenido problemas con el tema del horario, podáis ver el vídeo a vuestras anchas.

Os recuerdo que en este webinar expusimos el caso de una mutua colombiana y de cómo se integraban una solución Business Process Management con las soluciones de gestión documental y captura de documentos de Athento.

Os dejo con el vídeo:


Webinar: Integración BPM, Gestión Documental y Captura de Documentos from Athento on Vimeo.


viernes, 29 de noviembre de 2013

Webinar: Primeros Pasos con la Captura de Athento

Buenos días a tod@s,

En vista de la gran solicitud de demos que tenemos, hemos decidido que la mejor manera de ayudaros a todos es explicaros en vivo y en directo cómo funciona Athento. Así, vosotros mismos podréis probar Athento a vuestras anchas en nuestra demo on-line.

Empezaremos pues una serie de webinars explicativos de la aplicación. El primero de estos webinars será  "Primeros Pasos con la Captura de Athento ". En este webinar aprenderemos cómo crear modelos para la identificación de documentos y extracción de datos  con Athento. Veremos las múltiples posibilidades que nos ofrece Athento para la captura de datos y cómo utilizarlas.

Este webinar será dirigido por Antonio de las Nieves -nuestro General Manager USA-, a quien muchos de vosotros ya conocéis de webinars anteriores.

Fecha: 10 de Diciembre de 2013

Horario:

  • España (Península): 5:00  p.m
  • España (Canarias): 4:00  p.m
  • Colombia: 11:00 a.m
  • Perú (Lima): 11:00 a.m
  • Chile (Santiago): 1:00  p.m
  • Argentina (B.A): 1:00  p.m
 ¡Nos vemos el 10 de diciembre!



Registro de Entrada con Athento

jueves, 28 de noviembre de 2013

Cómo instalar Athento 2.0 en Windows - Parte III

En la primera parte de la guía de instalación de Athento 2.0 en Windows explicábamos como instalar el software requerido para el funcionamiento de Athento. 

La segunda entrega de la guía de instalación de Athento 2.0 en Windows versaba sobre la instalación de un sistema ECM para almacenar los documentos capturados con Athento. 

Pues bien, en esta tercera entrega nos vamos a centrar sólamente en la instalación de las librerías necesarias para que Athento funcione a la perfección:

ImageMagick

ImageMagick es una suite de software para la creación, edición y conversión de archivos de imagen. Es necesaria en Athento para el procesamiento de imagen. 



  • Descarga ImageMagick de este enlace.
  • Para instalarlo, ejecuta el fichero descargado y sigue los pasos que el programa instalador solicite.


Tesseract

Tesseract-OCR provée funcionalidades de OCR a Athento Capture, que las usa para la extracción de texto de los documentos. 

  • Descarga Tesseract de este enlace.
  • Nuevamente, para instalarlo ejecuta el fichero descargado y sigue los pasos que se te soliciten. 


OpenCV

OpenCV (Open Source Computer Vision Library) es una librería de visión por computador y aprendizaje máquina de código abierto. 



  • Descarga OpenCV de este enlace.
  • Para instalarlo, como en los casos anteriores, ejecuta el fichero descargado. Por comodidad, instálalo en la ruta c:\opencv.
  • Para configurarlo, edita las variables de entorno, añadiendo la siguiente entrada al final: c:\opencv\build\\vc10\bin.

En el siguiente enlace tienes disponible la documentación de OpenCV en Athento Documentation Center.

JavaCV

JavaCV proporciona contenedores para las bibliotecas más usadas en el campo de la visión por computador: OpenCV, FFmpeg, libdc1394, PGR FlyCapture, OpenKinect, videoInput y ARToolKitPlus.



  • Descarga JavaCV del siguiente enlace.
  • Para instalarlo, descomprime el fichero con extensión .zip en la ruta c:\javacv-bin.

En la documentación de JavaCV en Athento Documentation Center hay más información sobre esta librería y algunos enlaces. 

ZbarImg

ZbarImg es una librería para la decodificación y detección de códigos de barras y códigos QR.
Esta librería permite decodificar múltiples formatos de códigos: EAN-13, UPC-A, UPC-E, EAN-8, Code 128, Code 39, Códigos QR, y algunos más.



  • Para descargar esta librería, sigue el siguiente enlace.
  • Para instalarla, ejecuta el fichero descargado. 

En este enlace a la documentación de ZbarImg en Athento Documentation Center hay algo más de información sobre esta librería. 

Guía de instalación de Athento 2.0 en Windows:


miércoles, 27 de noviembre de 2013

Infografía: El Universo del File Sync & File Sharing

¡Buenos días a tod@s!

Hemos estado muy ocupados tratando de cumpliros una promesa. ¿Recordáis que hace algunos meses comenzamos un estudio sobre aplicaciones como Box, Dropbox o Google Drive? Os prometimos compartir los resultados del estudio en forma de infografía y hoy podemos deciros que ha valido la pena la espera.

Los resultados

Con este estudio aprendimos cosas como las siguientes:

  • Los usuarios prefieren usar estas aplicaciones para guardar sus documentos de trabajo (95%), aunque una gran proporción de los encuestados también las usan para almacenar sus archivos personales (77%).
  • La principal razón por la que los trabajadores de la información usan estas aplicaciones es porque "les permiten acceder a sus documentos desde cualquier equipo" (87,18%).
Con respecto al uso de estas aplicaciones frente al software ECM:

  • Si sus empresas adquirieran un sistema ECM, el 64% de estos usuarios continuarían usando aplicaciones de File-Sync y File-Sharing.
  • Sólo un 7% manifiesta que en este caso, dejarían de usar estas aplicaciones. 
 
¿Están suficientemente maduras para el mercado enterprise (para atender las necesidades de las empresas)?

  • El 79,5% piensa que usando estas aplicaciones se generan problemas de organización
  • El 53,85% se preocupa por la seguridad de la información cuando se usan estos sistemas.
Los trabajadores de la información aún esperan mucho más de estas aplicaciones:

  • Al 64% les gustaría que estas aplicaciones clasificaran automáticamente sus documentos. (¡Buenas noticias, esto ya lo hace Athento con Dropbox!)
  • A más de la mitad de los encuestados les gustaría que estas aplicaciones les dieran más información sobre sus documentos y que se sincronizaran con su sistema ECM.
 Sin más preámbulos , vamos con la infografía:


 Si tenéis problemas viendo la infografía desde el blog, podéis verla desde aquí.

lunes, 25 de noviembre de 2013

Presentación: Digitalizar y gestionar documentos con éxito en Empresa y Gobierno

Buenos días,

Vamos a empezar este lunes compartiendo con vosotros la presentación utilizada por nuestro equipo y el de Puntocom el pasado mes en uno de los webinars de Athento.

Os adelanto que esta semana vamos a compartir con vosotros muchos contenidos de gestión documental inteligente: vídeos, infografías y ¡mucho más! Estad athentos al blog.

Bueno, continuemos con la presentación que hoy queremos compartir con vosotros. En esta presentación vais a aprender algunas de las claves del éxito de proyectos de digitalización en empresa pública y privada.

También os hablaremos de Athento e-Government, el vertical de Athento para las Administraciones Públicas.





jueves, 21 de noviembre de 2013

Integración BPM, Gestión Documental y Captura de Documentos

Quisiera comenzar este post agradeciendo a nuestro partner Digitex por haber compartido ayer con todos nosotros su experiencia con Athento y, también, a las decenas de personas que nos acompañasteis ayer a pesar del malentendido con el horario. Siempre es una alegría la manera en la que se llenan los webinars de Athento. :-)

Bueno, pero vamos a entrar en materia. Hoy os voy a compartir la presentación que se utilizó ayer en el webinar. Para los que no estuvisteis, voy a explicar muy someramente el caso de uso que se presentó ayer.


Cliente: Mutua colombiana (Aseguradora /Administradoras de Riesgos Laborales -ARL- en Colombia).

 De acuerdo con el sistema laboral colombiano, una ARL se dedica fundamentalmente a:

  • Afilian a los trabajadores al Sistema de Riesgos Laborales.
  • Recaudan los aportes de los trabajadores al sistema.
  • Garantizan a sus afiliados la prestación de los servicios de salud.
  • Realizan actividades de Prevención de Riesgos Laborales.

Las empresas colombianas, eligen pues una aseguradora de este tipo y les pagan para que cubran la salud de sus trabajadores en situaciones con un origen laboral.

Es decir, un trabajador que tiene un accidente o enfermedad profesional, está cubierto en sus gastos médicos por este tipo de aseguradoras.

Pero las ARL no prestan directamente ellas los servicios sanitarios, sino que pactan acuerdos con una red de instituciones sanitarias que prestan servicios de:

  • Asistencia médica, quirúrgica y terapéutica.
  • Hospitalización.
  • Odontología.
  • Suministro de medicamentos.
  • Servicios de diagnóstico
  • Etc.
Entonces, recapitulando, un trabajador asegurado por una ARL que tenga un accidente, va a un centro autorizado por su mutua y recibe la atención médica necesaria.

Estas instituciones sanitarias, por supuesto, no trabajan gratis. Después de que el trabajador recibe el tratamiento, van a generar una factura que va a ser cobrada a la ARL.

Problemática: Se debe procesar una gran cantidad de facturas y asegurarse de que lo que le están cobrando a la mutua es acorde con unas tarifas preestablecidas. Esto significa un trabajo manual muy arduo y costoso. La idea era automatizar este proceso.

Solución:  Se diseña un sistema que aúna Gestión Documental, Captura y Auditoría de Cuentas.
El Grupo Digitex, que es experto en Business Process Management diseña el sistema que funciona de la siguiente manera:



  1. Digitalización de facturas: Estas facturas pueden ser médicas o de servicios.
  2. Extracción de datos: El módulo de captura de Athento extrae los datos de las facturas necesarios (prestador del servicio, importes, etc.).
  3. Envío de los datos a la aplicación de auditoría de cuentas: Mediante web services se conecta la aplicación de captura de Athento con la aplicación de Auditoría para que le haga llegar los datos extraídos de las facturas y las facturas.
  4. Auditoría, aprobación de pagos, o glosado : Esta aplicación de auditoría desarrollada por Digitex, se encarga de aplicar reglas para determinar si las empresas prestadoras de los servicios sanitarios están cobrando lo adecuado. Si es así, se aprueba el pago. En caso contrario, se deben generar documentos llamados glosas en los que básicamente se exponen los hechos por los cuales se rechaza el cobro.
Durante este proceso, las facturas son guardadas a buen recaudo en el módulo de gestión documental de Athento.

Os dejo con la presentación que os da más detalles sobre este caso:





miércoles, 20 de noviembre de 2013

Empezamos el webinar

Ya estamos on-line, conectados y a punto de empezar.
Tenemos que pedir disculpas, pues ha habido un poco de confusión con los horarios en algunos países.
Sentimos los inconvenientes y esperamos que podáis acompañarnos.
¡Nuestros ponentes están muy emocionados y con muchas ganas de empezar ya!

¡Nos vemos en el webinar! Prueba 30 días gratis Athento

Mejoras en la extracción automática de códigos de barras y otros códigos

Athento sigue evolucionando día a día con nuevas funcionalidades y mejoras.

En esta ocasión, se ha incorporado la extracción automática de códigos de barras, códigos QR, y otros muchos tipos de códigos habituales en documentos.

De esta forma, al subir un nuevo documento a Athento, se identificarán todos los códigos presentes en el documento y se extraerán los metadatos asociados (apartado "Códigos"). Esta identificación ocurre sin tener que indicar a Athento el lugar en el que estos códigos de barras aparecerán. El sistema simplemente busca cualquier código presente dentro del documento.

Extracción automática de códigos

En versiones anteriores de Athento, cuando queríamos extraer la información encriptada en un código de barras, teníamos que definir en un modelo el lugar en el que el código aparecería.

Definición de la plantilla de extracción durante la creación del modelo
Sin embargo, en este caso, la extracción automática hace el proceso sin necesidad de modelo alguno. Es decir, siempre se extraen los códigos presentes en un documento.

Sin embargo, si queremos que la información de ese código sea un metadato cuya información podamos exportar, sí que debemos definirlo en el modelo. Lo bueno de tener estas dos posibilidades es que si ya existe un modelo relacionado con el documento subido, los datos asociados a códigos de barras, códigos QR y otros tipos de códigos se extraerán por los dos métodos, permitiendo al usuario contrastar la información.

Extracción Automática + Extracción usando el modelo
Extracción automática + Extracción usando el Modelo
Para probar la nueva funcionalidad, prueba nuestra demo on-line.

En la Guía de Usuario de Athento hay más información sobre la extracción automática de códigos en Athento.

martes, 19 de noviembre de 2013

Novedades Webinar 20 de Noviembre

¡Hola a tod@s!

Antes que nada, agradeceros la buena acogida que una vez más le das a nuestros webinars. Mañana estaremos presentando una vez más la forma en la que trabaja Athento y todo lo que puede hacer por vuestras empresas.

Vamos ya al grano. Lo que quería contaros es que aquellos que os habéis inscrito mediante la web de Athento deberíais haber recibido la invitación al webinar en las últimas horas. Por favor, si alguien no ha recibido invitación, que nos lo haga saber a través del blog o mediante nuestro formulario de consultas.

Os esperamos mañana, y a los que aún no os habéis inscrito, os recuerdo que todavía tenéis tiempo.







Descarga este caso de estudio y descubre cómo Athento puede ayudar a universidades como la tuya

El código en gestión documental, ¿una especie en extinción?

Navegando en la web, encontré un interesantísimo post de Susanth Kurunthil, un consultor en ECM -Enterprise Content Management- con 15 años de experiencia en tecnologías como Filenet, Alfresco, SharePoint, Kofax y Captiva. El título de este post es bastante duro:

"El ECM ya no necesita desarrolladores"

El título me obligó a leer el post. -¿Cómo puede este hombre decir esto?- Fue lo primero que pensé. La tesis de Kurunthil es que el mercado ECM se está dirigiendo hacia un escenario en el que no se quiere tener desarrolladores en plantilla para poder tener una solución de ECM que cubra las necesidades de la empresa, sino más bien aplicaciones flexibles y potentes que permitan configurar -no picando código- la manera en la que la herramienta cubra las necesidades de la empresa. 

En realidad, esta no es una tendencia única del ECM. Se llama especialización, y tiene que ver con que cada empresa se dedique a su core business, o aquello en lo que se supone que son buenos. ¿Por qué si nuestro negocio es la banca, tenemos que tener un equipo de 5 desarrolladores trabajando en una aplicación ECM que me podría proveer el mercado con menos complicaciones?

Creo que este es el punto de Kurunthil, aunque éste va más lejos. Kurunthil dice que este tipo de desarrolladores en plantilla se están convirtiendo en una especie en extinción, y que ellos lo saben y reaccionan en consecuencia con esa amenaza.  

Para ejemplificar este hecho, Kurunthil cuenta la historia de una petrolera inmensa de oriente medio. Ésta tenía un equipo de desarrolladores que construyeron la solución ECM de la compañía ellos mismos a partir de una conocida plataforma ECM. Lo que hizo este grupo de técnicos, fue llenar de múltiples parches la plataforma original y, como era natural, el resto de usuarios de la compañía no tardó en notarlo: La plataforma era insufrible. Tenían que llevar a cabo demasiado trabajo manual, la aplicación fallaba de forma constante y se convirtió en un dolor de cuello para el resto del personal. 

El director de IT se trajo entonces a un tío con mucha experiencia, un -Project Manager- que les solucionaría la vida. Efectivamente, el Project Manager era un máquina y en un año les había montando un completo sistema de gestión documental que solucionaba los dolores de cabeza del equipo de la petrolera. ¡Además, este ingeniero tenía previsto un roadmap de 5 años para el sistema ECM! 

Todos estaban felices...claro, todos menos el equipo de desarrolladores, que se veían ahora en serio peligro de desaparecer. Estos técnicos no se quedaron de brazos cruzados y convencieron al director IT para que se cargara al Project Manager, diciéndole que no hacía falta tanta gente, y que ellos solos se podían ocupar. Y esta, amigos mios, es la historia de como la brillante estructura de ECM planeada e implementada por el Project Manager para satisfacción de los usuarios de la compañía se fue al traste.

Yo, personalmente, no creo que todas las historias sean tan tristes, ni que en todas partes donde hay desarrolladores funcionen tan mal. Con lo que sí estoy de acuerdo, es con que cada vez más, las empresas exigen aplicaciones que no signifiquen implantaciones lentas y tortuosas, sino todo lo contrario, aplicaciones que funcionen bien "out-of-the-box".

¿Vosotros qué pensáis?

lunes, 18 de noviembre de 2013

Webinar: El ciclo de vida de los documentos y cómo cubrirlo con Athento

Muy buenos días a todos y mucha energía positiva para esta semana que comienza.
Acabamos de enviar las invitaciones al nuevo webinar de Athento, pero queríamos recordaros a aquellos que no estáis suscritos a nuestras noticias, que el próximo 20 de noviembre (miércoles) estaremos presentando un nuevo webinar de Athento.

En este webinar, mostraremos un caso real de un ciclo de vida, desde la captura de los documentos y toda su gestión posterior. Os enseñaremos las claves de esta historia de éxito y también os mostraremos en acción nuestros módulos de captura y de ECM.

Como ya os habíamos adelantado, nuestro partner el Grupo Digitex, nos mostrará su experiencia en la gestión del ciclo de vida de documentos.

Os dejamos de nuevo el botón de registro al webinar y los horarios según vuestro país.



Fecha: 20 de Noviembre de 2013
Hora (según tu país):
  • España (Península): 5:30 P.M
  • España (Canarias): 4.30 P.M
  • México/General: 10:30 A.M
  • Perú (Lima): 10:30 A.M
  • Argentina (Buenos Aires): 12:30 P.M
  • Venezuela (Caracas): 11:00 A.M
  • Colombia: 10:30 A.M
  • Chile (Santiago de Chile): 12:30 P.M




El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

viernes, 15 de noviembre de 2013

Así fue el evento Cloud Para Pymes

Buenas,

Hace unos días anunciábamos nuestra presencia en el evento "Cloud Para Pymes", organizado por Reddium y la EOI de Sevilla.
En este evento, nuestro KA Partners, Pedro Medrano, explicó a propietarios de pequeñas y medianas empresas cómo la gestión documental y captura de documentos en cloud puede ser la mejor opción para ellas.
Os dejamos con algunas fotillos del encuentro.




Prueba 30 días gratis Athento

jueves, 14 de noviembre de 2013

Cambios en el ciclo de vida de captura en Athento

En gestión documental solemos usar el término "ciclo de vida" de un documento para referirnos a todos aquellos estados por los que puede pasar un documento desde que es generado hasta que ha sido totalmente procesado.

Hasta ahora, en nuestro módulo de captura, había dos estados disponibles en el ciclo de vida de un documento: "Pendiente de Validación" y "Validado". Ahora además se puede transitar un documento al estado "Registrado".

Vamos a ver de forma breve qué significan estos estados:
Pendiente de Validación: Este estado refleja que el documento se ha subido al sistema, se ha procesado y se han extraído sus metadatos, pero todavía no ha sido revisado manualmente por una persona.
Validado: Cuando un documento aparece como "Validado" en Athento, quiere decir que una persona ha accedido al documento, ha comprobado que los datos extraídos son correctos y lo ha validado manualmente (botón "Validar Documento").
Registrado
Este tercer estado representa algo más abstracto. Es el estado en el que un documento, tras ser validado en Athento, ha pasado por otro procedimiento.

Según las necesidades de cada empresa o cada organismo, el estado "Registrado" puede significar una cosa u otra:
  • Archivar los documentos en papel tras la validación en Athento
  • Eliminar los documentos en papel
  • Realizar otra operación con los documentos validados en Athento
  • Realizar otra operación con los documentos validados desde otra aplicación usando los servicios web de Athento
  • Otras operaciones
Los servicios web de Athento permiten hacer cualquier operación con los documentos, como hemos mencionado en uno de los puntos anteriores, pero incluso podemos transitar de estado de su ciclo de vida, de manera que todo el proceso tras la validación se puede hacer desde cualquier aplicación que conectemos a Athento.

Además de la ventaja lógica del uso del ciclo de vida en gestión documental, la búsqueda por facetas en Athento nos permite buscar todos los documentos que hayan sido Validados, que estén Pendientes de Validación, o que se hayan Registrado, según las necesidades de búsqueda de cada momento.

Podemos ver un ejemplo en este vídeo:


Nuevo estado "registrado" del ciclo de vida de documentos en Athento from Athento on Vimeo.

miércoles, 13 de noviembre de 2013

Próximo webinar: 20 de noviembre 2013

¡Hola a tod@s!

Es un placer anunciaros que el día 20 tendremos nuevo webinar. En esta ocasión estaremos co-presentando el webinar junto con nuestro partner Grupo Digitex.

  • Tema: El ciclo de vida de los documentos y cómo cubrirlo con Athento. Hablaremos de las etapas del Enterprise Content Management y del valor de tener una aplicación que cubra todas las fases del contenido. Nuestro partner Digitex nos mostrará un caso práctico de integración y convivencia con Business Process Management e integración con otras aplicaciones como ERPs.
  • Fecha: 20 de noviembre de 2013
El horario depende de vuestro país:

  • España (Península): 5:30 P.M 
  • España (Canarias): 4.30 P.M
  • Chile (Santiago de Chile): 12:30 P.M  
  • México/General: 10:30 A.M 
  • Perú (Lima): 10:30 A.M 
  • Argentina (Buenos Aires): 12:30 P.M 
  • Venezuela (Caracas): 11:00 A.M 
  • Colombia: 10:30 A.M





Sobre Grupo Digitex:

El Grupo Digitex, compañía multinacional experta en BPO y tecnología, que acompaña a grandes compañías en sus procesos de expansión basándose en la eficiencia de sus procesos y en la capacidad de impulsar sus negocios. Nuestro Modelo Operacional está avalado por 24 años de trayectoria y numerosos de casos de éxito a nivel Internacional en todas las Industrias Verticales. Con operación en 7 países, más de 15,000 colaboradores y una Infraestructura de más de 10,000 posiciones de atención, nos convierte en un partner de referencia para nuestros Clientes.


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martes, 12 de noviembre de 2013

Enterprise Content Management y Gestión del Ciclo de Vida de los Contenidos. Parte 1

Hoy vamos a entrar en un debate conceptual y a explicar un poco más sobre los conceptos primarios sobre los que se fundamenta el universo del ECM.

El primer concepto fundamental de entender es el del ciclo de vida de los contenidos.
 Los documentos y otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de vida dentro de las organizaciones. Este ciclo de vida empieza cuando se crean o se reciben nuevos documentos y hasta su final destrucción o almacenamiento permanente. Suele definirse un ciclo de vida como los diferentes estados de publicación del contenido, aunque es un concepto un poco más profundo que implica la manera en la que los usuarios se relacionan con el contenido (si se conserva sólo por exigencias legales, si se consulta constantemente, si el documento está vivo -en cambio-, etc.).

La gestión adecuada del contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.
La disciplina que se ocupa de este ciclo de vida se denomina Enterprise Content Management -ECM-, o gestión documental, como se le conoce en castellano. El ECM es un universo que comprende muchas otras disciplinas que tradicionalmente se han encargado por separado de el manejo de los contenidos digitales empresariales en cada una de sus fases. Estas fases se conocen como: Captura -Capture-, Gestión -Manage-, Almacenamiento -Store-, Preservación -Preserve- y Distribución -Deliver-.

Poster ECM-101 / AIIM - Bryant Duhon

  • Captura: Se refiere a la entrada de documentos en el sistema de información. Cuando la captura es inteligente se obtiene información automática de los documentos antes de que entren al sistema. 
  • Gestión: Implica el movimiento y la circulación de los documentos, así como la explotación y utilización de la información contenida en ellos. 
  • Almacenamiento: Esta fase se refiere a dónde se guardan los documentos o contenidos digitales y la capacidad que tenemos para recuperarlos. Preservación: Se trata de la conservación y archivo a largo plazo de los contenidos digitales. 
  • Distribución: Se trata de la integración del sistema ECM con el resto de aplicaciones de negocio o con el sistema completo de información de la empresa. Son los mecanismos que tenemos a disposición para hacer llegar el contenido a quienes tenga que llegar y a través de los medios adecuados. 
En el siguiente post, veremos como cada una de estas disciplinas hacen uso de diferentes herramientas software y la aplicación de un sinnúmero de tecnologías distintas.


lunes, 11 de noviembre de 2013

Próximos eventos de gestión documental en noviembre

Hola a tod@s,

Ya va llegando fin de año y sin embargo, aún se cuecen cosas en el mundo de la gestión de documentos empresarial. Nosotros por ejemplo, seguimos trabajando a tope. A continuación, enumeramos algunos de los próximos eventos:

  • Evento Cloud para PYMES: Aunque este no es un evento sólo de gestión documental, Athento estará presente mañana en este evento organizado por Reddium y la EOI de Sevilla. Para todos los que queráis aprender sobre las ventajas de contratar la gestión documental como servicio, allí podréis aprender más sobre el tema. Más información
  • Webinar de Athento "Todo el ciclo de vida de los documentos cubierto": Nuevo webinar de Athento programado para el 20 de este mes. Pronto publicaremos información más detallada, pero ya tenéis abierto el formulario de registro. ¡Inscribirme!
Os mantendremos informados. También os animamos a informarnos sobre cualquier evento de gestión documental para contribuir a su difusión.

¡Saludos!


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