viernes, 3 de mayo de 2013

Sharepoint: incompleto sin herramientas potentes de captura

Microsoft Office Sharepoint Server, conocido generalmente como Sharepoint, es una de las herramientas de gestión y colaboración empresarial más conocidas, con grandes capacidades en cuanto a gestión de contenidos, colaboración, automatización de procesos, etcétera. El que sea una de las plataformas más usadas está relacionado por supuesto con que se encuadra en el entorno Windows y sus herramientas ofimáticas que hacen su uso más cercano a lo que los usuarios ya conocen. Esto ha generado la proliferación de una gran número de desarrolladores  y empresas dedicadas a la customización y desarrollo sobre la plataforma, añadiendo nuevas funcionalidades y extendiendo las ya existentes.



Pero el talón de Aquiles de Sharepoint, a pesar de contar con esa red externa de servicios, y muy a pesar de los usuarios que trabajan con la plataforma, es que sigue sin disponer de grandes capacidades de captura de documentos. Se puede escanear desde SharePoint, incluso aplicar OCR para convertir en texto legible los contenidos de los documentos, pero en cuanto hablamos de trabajar con más de un documento a la vez y de automatizar tareas de captura, no hay mucho más que SharePoint pueda ofrecernos. No se espera tampoco que Microsoft planee incorporar funcionalidad en este sentido por una razón fundamental:

  • Ya existe un ecosistema de proveedores en el mundo Enterprise que proveen funcionalidad de captura, como Knowledge Lake, como para que el propio Microsoft decida invertir tiempo desarrollando este tipo de funcionalidades.

El tema es que esta especialización de los proveedores de servicios sobre SharePoint deja a varios usuarios fuera:

  • Los community
  • Los que no tienen un presupuesto elevado
  • Y los que quieren usar una solución sin integración con SharePoint.
Lo más probable es que Microsoft al menos se enfoque en estos últimos usuarios, haciendo que cada vez la integración del software de captura de documentos con la plataforma sea más fácil de conseguir y SharePoint pueda trabajar fácilmente con software de captura de fabricantes que no pertenecen al ecosistema de partners de SharePoint. Esto va a ser clave, ya que a pesar de la gran cantidad de soluciones que empiezan a abundar en el mercado, no todas están preparadas para el trabajo en ambientes enterprise en los que el volumen de documentos, la estructura de la organización y la necesidad de precisión de las herramientas son críticos.

El mercado necesitará alternativas que den cobertura a muchas más tipos de empresas en el mercado, dado que la captura sigue siendo una necesidad insatisfecha para todos aquellos quienes trabajen con un sistema de gestión electrónica de documentos. Las empresas cada vez son más conscientes de la
 eficiencia y el ahorro económico que se obtiene cuando se elimina del tablero de juego la intervención humana para cada una de las tareas de captura.

Athento es una de las opciones emergentes en captura para SharePoint 2010 y 2013,  no sólo para el sector enterprise que busca una herramienta potente y robusta de captura de documentos, pero también una opción para aquellas empresas que se quedan por fuera del juego dentro de la estrategia de Microsoft y su ecosistema de partners.

Athento es capaz de cosas como reconocer dónde comienza y acaba cada documento escaneado en lote, aplicar OCR a las imágenes escaneadas, extraer datos mediante el uso de expresiones regulares, generar de forma automática etiquetas semánticas a los documentos, reconocer y clasificarlos por tipos, y enviarlos a SharePoint con sus metadatos.

Todo esto con la garantía de ser utilizado en entornos con más de 18 millones de documentos y en entornos distribuidos.
El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento





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