lunes, 5 de agosto de 2013

¿Por qué Código Abierto en Gestión Documental?

La primera respuesta que se podría dar a esta cuestión es porque facilita las cosas. En su estado actual, el sector de la gestión documental, aun contando con soluciones privativas como SharePoint o Documentum, está cada vez más integrado por soluciones open source que mediante un componente de interoperabilidad logran compartir recursos con otras aplicaciones ya existentes (libres o propietarias) facilitando la realización de transacciones en colaboración a las empresas y permitiendo ahorrar costes de desarrollo a los programadores.

Algunos defensores del software propietario valoran su estabilidad y la seguridad que supone el que siempre haya detrás una empresa concreta para responder las consultas que surjan con su uso. Pero nada más lejos de la realidad, porque en el ámbito de la gestión documental tiene más valor que las soluciones sean escalables y personalizables según las necesidades de cada empresa y, por otro lado, los programas propietarios raramente incluyen condiciones de servicio y cuando lo hacen son en la mayoría de las casos puramente testimoniales. El modelo de negocio que emplea el software propietario está basado en la certeza de que un gran número de usuarios tienen idénticas necesidades, aunque este no es el caso de las empresas que implantan soluciones de gestión documental, cada una con su propia realidad e intereses. Lo que si puede ser útil y práctico es la creación de soluciones de gestión documental pensadas para sectores concretos. No obstante, esta práctica, desde la óptica del movimiento open source, distará mucho del sentido generalista de un modelo de producción cuya principal línea de rentabilidad consiste en la venta de licencias de uso, lo cual favorece al productor y no piensa en la satisfacción de cada cliente. Los consumidores de software privativo, como Microsoft Office o Adobe Acrobat, no suelen tener necesidad de adaptaciones concretas del programa, algo que si suele ocurrirles a las empresas interesadas en utilizar gestión documental.

Para poder satisfacer las necesidades de cada una de las empresas, lo más adecuado es apostar por el software de código abierto, el cual tiene grandes ventajas. Siguiendo a algunos evangelistas de las soluciones de código abierto, las empresas optan por software open source porque el acceso libre al código fuente les permite escalar sus aplicaciones ellos mismos y así mantener el control sobre el crecimiento sin depender exclusivamente de la empresa creadora original. Además, la posibilidad de incorporar herramientas abiertas en el programa garantiza que siempre se mantenga actualizada en términos de funcionalidad. De otra manera sería muchísimo más difícil ya que habría que desarrollar desde cero cada uno de los componentes del producto.

El uso del código abierto añade un componente de innovación (gracias a la contribución de la comunidad) en el área de gestión de la información de la empresa, además de una mayor flexibilidad (al contar con la posibilidad del uso de funcionalidades de otras aplicaciones) y un ahorro considerable en los costes de soporte, derivados de los reducidos costes de producción previos.

Contrariamente a los que algunos escépticos puedan pensar, la mayor accesibilidad de las soluciones no deriva en una falta de calidad. Este tipo de software está siendo empleado en el sector bancario, en proyectos espaciales y en grandes empresas para procesos de gestión que requieren un alto rendimiento.

A nivel técnico, la adaptación que la gran mayoría de las soluciones han realizado ofreciendo su utilización soportada en la nube, hace que el uso de tecnología open source sea la opción más interesante, sobre todo por cuestiones de compatibilidad tecnológica. Al margen de una gran parte de los servidores que se usan en el mundo estén administrados con versiones de Linux y de que muchas tecnologías de la web sean libres (como PHP o CSS), debe existir cierto clima de libertad que favorezca la creación de soluciones adaptables a cada caso concreto, con posibilidades de compartir funcionalidades mediante interoperabilidad (gracias al estándar CMIS) y con una API accesible que permita nuevas integraciones y desarrollos futuros.

Quisiera terminar con algo que me parece importante. El contexto de la sociedad de la información con la nube y los proyectos de cloud computing como protagonistas, es un entorno de cooperación y de conocimiento compartido en el que la colaboración entre profesionales y entre máquinas, aplicaciones y objetos digitales es vital para garantizar la supervivencia de los negocios. En mi opinión, el software privativo, con su modelo restrictivo de producción y de obtención de rentabilidad queda fuera de este ambiente en el que destacan las aplicaciones escalables, la venta de software como servicio, las contribuciones de la comunidad gracias al acceso a las APIs y los modelos más comprensivos con las posibilidades de inversión de las empresas como el pago por uso.

La clave está en parte en la normativa reguladora, responsable de la apertura o cerrazón de uno u otro modelo. Si optamos por el software de código abierto encontraremos entre sus licencias alguna que finalmente nos haga dar con la forma de integrar la solución con otras aplicaciones y aunque algunas de ellas sean de software propietario (como por ejemplo el uso de Microsoft Office para la edición de documentos o la posibilidad de comunicarse con SharePoint) no se tratará de un instrumento legal austero destinado a velar por la exclusividad. Por el contrario, en el caso del software propietario, normalmente protegido por leyes de propiedad intelectual, la apertura ni es posible ni se considera legal y las aportaciones de la comunidad son inexistentes por lo que el componente de innovación queda reducido al que la propia empresa productora pueda aportar por sí misma.

Esta forma de pensar resulta contraria al espíritu libre y abierto de la web y no permite un aprovechamiento eficiente de las tecnologías existentes ni del potencial creativo de otras personas. La gestión documental se despliega en las empresas como un complejo sistema de información que incluye varios procesos interrelacionados entre sí como la captura documental, la recuperación de información y el uso de funcionalidades de aplicaciones producidas por terceros, además del soporte instalado en nube que es ventajoso para empresas con escasa infraestructura tecnológica. El funcionamiento de todos estos componentes que se unen en un mismo sistema depende de muchos actores en origen (el fabricante del escáner, el programador del repositorio principal, el creador de la aplicación de gestión de facturas, etc). Mediante el estándar de interoperabilidad CMIS se puede conseguir que el sistema integre todo lo necesario y el uso de licencias de código abierto nos facilita tener la actitud necesaria para admitir la integración de tecnologías de ahora y las que puedan venir en el futuro. Mientras que esto no sería admisible ni tan siquiera legalmente posible si produjéramos software privativo de gestión documental, además de que la gran inversión en infraestructura y horas de programación que supondría tampoco estaría garantizando a priori una mayor obtención de rentabilidad.


Acerca del Autor
 
Este artículo tiene como autor a Adrián Macías, Director-Gerente de Dokumentalistas.com, un espacio con recursos para los profesionales de la información y la documentación.







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