miércoles, 14 de agosto de 2013

Extracción de metadatos mediante códigos de barras o QR

Algunas empresas han decidido trabajar la extracción de datos de sus documentos mediante la utilización de códigos de barras o códigos QR. Al igual que en la clasificación de documentos, el uso de códigos es una de las tecnologías más simples  en el software de captura de documentos disponible. Con su uso, las aplicaciones de captura no tienen que buscar datos dentro del contenido de los documentos, ya que les basta "leer" la información incluida en el código.

  • Ventajas:  Extracción de datos más rápida. Además, muchas aplicaciones empresariales como ERPs permiten la generación de códigos de barras cada vez que se crean documentos nuevos, lo que puede facilitar la adopción de este tipo de mecanismo de extracción de datos.
  • Desventajas: Puede no ser costoso cuando los documentos a tratar son generados por fuera de nuestra empresa, ya que implican un proceso manual de generación de códigos de barras y pegado de este en los documentos antes de llevar a cabo el proceso de digitalización.
La recomendación, como siempre, es analizar la documentación de la que se pretende extraer los datos y la carga de trabajo que significará el uso de códigos de barras o QRs.

De cualquier manera, para las empresas que ya trabajan con códigos, Athento les permite su procesamiento.

Trabajando con códigos de barra y QR en Athento

Para que Athento extraiga la información de un código, es necesario definir un metadato asociado, o lo que es lo mismo, indicar qué dato es el que queremos extraer. Esto se lleva a cabo durante la creación de modelos. (Menú Modelos, subapartado Metadatos).



Los metadatos, en Athento 2.0, pueden ser de tipo texto (Athento tiene que buscarlos en el contenido del documento) o de tipo código (han sido insertados en un código de barras o QR). Los pasos para la definición de un metadato tipo código son sencillos:

  1. Definir un metadato tipo código: En "Modelos>Metadatos" indicas como tipo del metadato "código" y defines un nombre para el metadato. No hace falta indicar ningún otro dato para los metadatos de tipo código.



  2. Definir la ubicación del código de barras: Durante la definición de la plantilla definimos la localización del código de barras en los documentos ("Modelos>Definir plantilla"). La definición de la ubicación del código permite al sistema omitir códigos que no quieran ser leídos y aumentar la precisión de la lectura.


Athento ya está listo para procesar códigos de barras o QR en tus documentos! :-)

Puedes ver aquí los formatos de códigos de barras y QR soportados por Athento.

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