martes, 13 de agosto de 2013

¿Por qué extraer datos de documentos?

Una de las claves de un proceso inteligente de la captura de documentos es la extracción de datos. La extracción de datos, significa que mediante software avanzado de captura, parte o toda la información contenida en los documentos es leída y guardada para ser utilizada en otros propósitos. Pero, porqué las empresas se toman el trabajo de extraer información de los documentos, ¿qué pueden hacer con ella?

A continuación, vamos a hablar de algunos usos que, según la AIIM, las empresas dan a la captura de datos.

  • Indexación: Se trata de hacer más accesible los documentos o lo que es lo mismo, facilitar la recuperación y búsqueda de la información. Indexar el contenido de un documento, significa que podamos buscarlo en adelante por palabras incluidas en su cuerpo. Indexar sus metadatos significa que podamos buscar los documentos por los distintos valores que estos metadatos puedan tomar. Esta es la razón por la que la mayoría de las empresas captura datos de sus documentos.

  • Para utilizar la información en procesos de negocio:  Uno de los ejemplo más claros por los que las empresas extraen información de los documentos, es para que ésta sea utilizada como entrada en procedimientos de cuentas por pagar, contabilización de cheques, etc. Los ejemplo son infinitos, pensemos por ejemplo, en que muchos comerciales tienen información de sus clientes en tarjetas de visita, pero que las empresas requieren que esa información esté disponible para todo el equipo en un CRM y no en un tarjetero, en este caso, la información de los clientes podría ser extraída de las tarjetas y enviadas a una aplicación como Sugar CRM.
En la siguiente imagen, podéis ver usos más concretos que las empresas dan a la información que consiguen extraer de sus documentos.



Tomado del white paper de la AIIM "Forms Processing- user experiences of text and handwriting recognition (OCR/ICR)-".


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