martes, 20 de agosto de 2013

Tipos de proyectos de digitalización

Existen dos clases fundamentales de proyectos de digitalización. Estas clases surgen en relación al destino que van a tener los documentos que serán convertidos a formato digital. A continuación explicamos brevemente estas dos clases de proyectos:

  • Digitalización para archivo: Se trata de escanear documentos que serán enviados a repositorios para su conservación a largo plazo. El propósito fundamental de este tipo de proyectos es el almacenamiento en digital, ya sea por propósitos de accesibilidad de la información o preservación de la misma. En este clase de proyectos de digitalización los documentos implicados pueden ser documentos antiguos o documentos con los que se trabaja en el día a día. Estos son los proyectos más básicos de digitalización y suelen tener un ROI menos claro, pero ser abordan debido a la necesidad de satisfacer las dificultades de consulta que implica tener documentos en papel, o al deseo de liberarse de los costos asociados a almacenamiento. Normalmente, estos procesos no implican extracción de datos, ya que el centro mismo del proyecto es únicamente la conversión a formato digital y almacenamiento; no obstante, pueden incluir al menos la aplicación de OCR para facilitar la búsqueda de información en el futuro. Ejemplo: una biblioteca que quiere digitalizar sus colecciones, o un hospital que quiere digitalizar historias clínicas antiguas pero que seguirá trabajando en papel.

  • Digitalización de procesos de negocio: Estos proyectos tienen un ROI bastante más claro para las empresas, ya que implican la automatización de tareas que normalmente llevan a cabo personas. A parte de la conversión de los documentos a formato digital, estos proyectos buscan obtener información de los mismos para nutrir procesos de la empresa. Suelen llevar aparejados flujos de trabajo. Un ejemplo claro de estos proyectos podría ser la gestión de viáticos. Una factura de compra de un billete de tren es escaneada, el sistema la reconoce y extrae datos como por ejemplo el nombre del trabajador que usó el billete y el importe. Una vez extraídos, estos datos son enviados al programa que la empresa utilice para aprobar el reembolso del importe del billete de tren. Estos proyectos requieren de software avanzado de captura de documentos  y de integraciones con varias de las aplicaciones software de negocio que utilizan las empresas.



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