miércoles, 16 de octubre de 2013

Gestión de expedientes de contratación de trabajadores con Athento

Una de las áreas de las empresas que más requieren de una gestión documental eficiente y potente es la de gestión de recursos humanos. Las actividades de gestión de personal y, sobre todo, las relacionadas con contratación, suelen ser intensivas documentación. Además, para empresas grandes con varias sedes que llevan una gestión de personal centralizada o para asesorías con clientes diferentes, la firma de contratos por ejemplo, se convierte en un proceso que no es lo suficientemente eficiente. Si tenemos un trabajador en Málaga, pero llevamos los expedientes de cada trabajador desde Madrid,  tendremos que firmar en Málaga y mandar después los contratos a Madrid.

Cómo podría manejarse de forma más eficiente este proceso:
La respuesta es simple, este proceso debería manejarse de forma digital.
  1. Aportación de los documentos por parte de los trabajadores: Los trabajadores nuevos tienen que aportar documentos como DNIs, titulaciones, tarjetas de la seguridad social, etc. Este proceso de aportación de documentos debería poder hacerse desde varios orígenes, por ejemplo, desde e-mail, desde una web, en papel para ser digitalizados, desde aplicaciones terceras, etc. En este sentido, lo que necesitamos es potenciar todas las capacidades de captura de documentos de nuestro sistema de información.
  2. Abrir un expediente de contratación del trabajador: Para garantizar que contemos con todo el historial del trabajador, deberíamos poder crear un expediente en nuestro gestor documental, ese expediente, sería el encargado de almacenar todos esos documentos aportados por el trabajador. Este expediente debería ser conservado con todas las garantías de la gestión documental por al menos 5 años.
  3. Hacer el expediente accesible a la gestoría o al cliente (según el caso): Son muchos los casos en la empresa privada en los que todo el tema de contratación es llevado a cabo por una gestoría. Esta gestoría necesita consultar la documentación del trabajador. O en el caso de que seamos una gestoría, necesitamos que el cliente dueño de la documentación tenga acceso a su documentación. Volviendo al primer caso, los documentos producidos por la asesoría tendrán también que enviarse al expediente.
  4. Enviar los contratos listos para firmar a la persona responsable:  La persona responsable debería ser notificada electrónicamente cada vez que existan nuevos contratos por firmar. Además, debería poder ver en todo momento, qué contratos están pendientes de firma.
  5. Firma digital por parte de los trabajadores:  La firma digital puede ser realizada usando dispositivos móviles.
¿Qué ganamos con esta forma de gestionar los procesos de contratación?

  • Rapidez en la ejecución del proceso
  • Reducimos riesgo de pérdida de la documentación
  • Reducimos el uso del papel
  • Garantizamos que la firma de contratos  esté siempre al día.
  • Facilitamos enormemente la recuperación de la información.
  • Permitimos que todas las personas que intervienen en el proceso tengan la documentación que necesitan en el momento adecuado y sin dilaciones.

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