lunes, 21 de octubre de 2013

Relaciones automáticas entre documentos en Athento

Para facilitar el rápido acceso a la documentación, en numerosas ocasiones es clave poder acceder a un documento desde otro con el que guarda alguna relación. En los gestores documentales, las relaciones se construyen de forma manual. Simplemente se indica al sistema qué documento está relacionado con otro(s) documento(s).  En Athento, las relaciones se construyen de forma automática cuando distintos  documentos contienen un mismo metadato con el mismo valor. Por ejemplo, supongamos que en una educación educativa se almacenan en digital los documentos de cada nuevo alumno. Estos documentos son el carnet de estudiante y un DNI. Para ambos tipos documentos se define en Athento el metadato "Número DNI" para ser extraído. Una vez Athento realiza la extracción de los datos de los documentos , cada vez que encuentre documentos que coinciden en el valor del metadato "Número DNI", asignará una relación automática entre ambos documentos. Para esta institución educativa, el valor está en que el sistema puede asociar documentos que pertenecen al mismo expediente de alumno.

A continuación vamos a ver el ejemplo de diversos contratos que comparten el metadato anotación y cómo desde la pestaña "Relaciones" en Athento, se pueden ver los documentos en los que el valor del metadato coincide. 


Documentos relacionados automáticamente en Athento from Athento on Vimeo.

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