jueves, 14 de noviembre de 2013

Cambios en el ciclo de vida de captura en Athento

En gestión documental solemos usar el término "ciclo de vida" de un documento para referirnos a todos aquellos estados por los que puede pasar un documento desde que es generado hasta que ha sido totalmente procesado.

Hasta ahora, en nuestro módulo de captura, había dos estados disponibles en el ciclo de vida de un documento: "Pendiente de Validación" y "Validado". Ahora además se puede transitar un documento al estado "Registrado".

Vamos a ver de forma breve qué significan estos estados:
Pendiente de Validación: Este estado refleja que el documento se ha subido al sistema, se ha procesado y se han extraído sus metadatos, pero todavía no ha sido revisado manualmente por una persona.
Validado: Cuando un documento aparece como "Validado" en Athento, quiere decir que una persona ha accedido al documento, ha comprobado que los datos extraídos son correctos y lo ha validado manualmente (botón "Validar Documento").
Registrado
Este tercer estado representa algo más abstracto. Es el estado en el que un documento, tras ser validado en Athento, ha pasado por otro procedimiento.

Según las necesidades de cada empresa o cada organismo, el estado "Registrado" puede significar una cosa u otra:
  • Archivar los documentos en papel tras la validación en Athento
  • Eliminar los documentos en papel
  • Realizar otra operación con los documentos validados en Athento
  • Realizar otra operación con los documentos validados desde otra aplicación usando los servicios web de Athento
  • Otras operaciones
Los servicios web de Athento permiten hacer cualquier operación con los documentos, como hemos mencionado en uno de los puntos anteriores, pero incluso podemos transitar de estado de su ciclo de vida, de manera que todo el proceso tras la validación se puede hacer desde cualquier aplicación que conectemos a Athento.

Además de la ventaja lógica del uso del ciclo de vida en gestión documental, la búsqueda por facetas en Athento nos permite buscar todos los documentos que hayan sido Validados, que estén Pendientes de Validación, o que se hayan Registrado, según las necesidades de búsqueda de cada momento.

Podemos ver un ejemplo en este vídeo:


Nuevo estado "registrado" del ciclo de vida de documentos en Athento from Athento on Vimeo.

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