martes, 30 de abril de 2013

Sección Live Video Demo

Queremos anunciaros que está disponible una nueva sección de vídeos en nuestra web. En ella explicamos desde los conceptos básicos de gestión documental hasta la funcionalidad concreta de Athento en algunos campos como la captura de documentos o los flujos de trabajo. Esperamos que os sea de utilidad. :-)

También os recomendamos visitar nuestros canales de Vimeo y Youtube

Y, por supuesto, si hay alguna funcionalidad que penséis que estaría más clara en vídeo, somos todo oídos!








Descargar la hoja de funcionalidad clave de gestión documental con Athento
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lunes, 29 de abril de 2013

Buenas Prácticas en Gestión Documental- Carpetas Vs. Etiquetas Vs. Taxonomía Vs Metadata

Hace unos días, en el grupo de Document Management System -en el que siempre se plantean cuestiones muy interesantes- se debatía sobre cuál era la mejor manera de almacenar, organizar y recuperar documentos. Entre las opciones disponibles se mencionaba el almacenamiento por carpetas, las etiquetas, la taxonomía y los metadatos.


Personalmente, creo que en la pregunta se confunden algunas cuestiones. A continuación se aclaran algunas de ellas. Sé que son muchas cosas, pero vamos
paso a paso con cada una de ellas.

1. Metadatos 
En un verdadero sistema de Gestión Documental, los metadatos son sencillamente -INDISPENSABLES-. No son una opción, y si tu proveedor no te ofrece manejo de metadatos es que no estamos hablando de un sistema de gestión documental. De hecho, tienen que ser la opción mínima y básica a la hora de recuperar documentos; es decir, tendríamos que poder encontrar un documento por su título, creador o fecha de modificación como mínimo. El sistema debería soportar al menos el esquema Dublin Core, pero si tenemos la posibilidad de definir metadatos específicos para tipos de documentos mucho mejor.

2. Lo que nos sirve para navegar y lo que nos sirva para encontrar
Una cosa es navegar documentos, es decir, desplazarme a través de una jerarquía de documentos y otra cosa es poder encontrar un documento directamente, es decir, sin tener que navegar. La indexación del contenido de un documento y la indexación de los metadatos nos permiten ir directamente a un documento, una estructura de carpetas nos sirve para navegar. Si sabemos en qué lugar de una estructura de carpetas puede estar un determinado documento podemos navegar hasta él. Sino tenemos ni idea -que pasa de manera frecuente cuando se trabaja con muchos usuarios y con grandes volúmenes de información- lo que necesitamos es tecnología que nos permita encontrar, no navegar. Las clasificaciones físicas suelen servir al propósito de navegar, las clasificaciones lógicas al propósito de encontrar (aunque también pueden ser utilizadas para navegar).


3. Clasificaciones físicas y lógicas
Con un sistema de gestión documental podemos, o deberíamos poder, tener flexibilidad a la hora de organizar nuestros documentos y a la hora de accederlos.

Dentro de las clasificaciones físicas fundamentalmente encontramos la estructura de carpetas en las que vamos a almacenar los documentos. Estas carpetas pueden ser organizadas casi de cualquier manera, por ejemplo, por año de creación del documento, por tipo de documento, por departamento, o por cualquier otra característica que se adecue a la forma de trabajo de la compañía. Las clasificaciones lógicas o virtuales no están ligadas a una estructura física, sino que son clasificaciones que toman algún criterio para generar una clasificación virtual. Por ejemplo, en un blog, podemos mostrar los post ordenados por años aunque esto no signifique que cada año tiene una carpeta en la que se guardan las entradas. Por otro lado, estas clasificaciones virtuales no están ligadas al almacenamiento, ya que perderían su carácter virtual. A lo que sí que están ligadas es a la recuperación de documentos. Son opciones que nos ofrecen los sistemas para recuperar los documentos siguiendo distintos criterios. Normalmente, las clasificaciones virtuales toman el criterio de organización de los metadatos del documento.

Por ejemplo, en el caso de Athento, tenemos las siguientes clasificaciones virtuales:
  • Nube de etiquetas: Son etiquetas generadas de forma automática por el sistema que sirven para navegar por todos los documentos del sistema según términos claves que podrían describir el contenido del documento. 
  • Clasificaciones por temas: Estas clasificaciones suelen organizar los documentos de acuerdo al metadato “subject” o “tema” incluido en el esquema Dublin Core. 
  • Clasificación por cobertura geográfica: Estas clasificaciones organizan los documentos de acuerdo al metadato “cobertura” que representa el contexto geográfico dentro del que el documento es relevante. 
Otras posibilidades en Athento a la hora de recuperación de documentos y aunque no son clasificaciones como tal, si que son sistemas de organización virtuales:
  • Geolocalización de documentos: Implica la definición del punto geográfico en el que fue creado el documento. En Athento los documentos pueden verse en un mapa según su localización. 
  • Relaciones: Permiten acceder a un documento que guarda alguna relación con otros documento.


4. Taxonomía
Las taxonomías son categorizaciones hechas con base en significados relativos al contenido de documentos. Podemos tener clasificaciones físicas que sigan una determinada taxonomía y al mismo tiempo podemos tener clasificaciones lógicas taxonómicas.
Por ejemplo, en el caso de la forma en la que organizamos las facturas de la empresa:
  • Las podemos organizar según el año en la que se generan o por departamento responsable. En este caso estamos hablando de una clasificación de negocio, no taxonómica, ya que no tiene en cuenta para nada el contenido de los documentos. 
  • Las podemos organizar de acuerdo a si son facturas por producto o por servicio. En este caso, aunque en una forma muy básica, estamos teniendo en cuenta un significado de las facturas y su contenido para categorizarlas. 
En el caso de las clasificaciones lógicas, tener una categorización por tema del documento sería una forma de utilizar una taxonomía.
Las taxonomías enriquecen las posibilidades de navegación y las posibilidades de recuperación de documentos.



Como conclusión final, podemos decir que ninguno de estos métodos que han dado origen al debate de LinkedIn son excluyentes. De hecho, pocos sistemas utilizan un método en particular y de hacerlo, resultarían ineficientes. Cuantas más opciones para navegar y para encontrar nos ofrezca nuestro sistema DM, mayores serán las posibilidades de que nos resulte útil.



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viernes, 26 de abril de 2013

Glosario de Gestión Documental, Letra G


Glosario de Gestión Documental

GLOSARIO

G.

Gestión de Archivo

Un Sistema de Gestión de Archivos es el software  que proporciona servicios a usuarios y aplicaciones para el uso de archivos, y la única forma de que un usuario o una aplicación accedan a un archivo es a través de dicho sistema de gestión.

Los servicios que un sistema de Gestión de Archivos proporciona son los de creación, eliminación, identificación y ubicación de los archivos. Además, el sistema de Gestión de Archivos puede aplicar algún control de acceso a los usuarios.

Gestión de Contenidos Empresariales

Gestión de Contenidos Empresariales es la traducción al español de Enterprise Content Management. Es un campo más amplio que la Gestión Documental ya que se refiere también a otras fases del ciclo de vida de los documentos (su captura y distribución por ejemplo, o la gestión de records) e incluye no sólo documentos dentro de su campo de acción sino también otro tipo de contenidos como los activos digitales. En español sin embargo el término es poco usado y en cambio, para referirse a él se usa también el término "Gestión Documental". Un ejemplo de plataforma de Gestión de Contenidos Empresariales es Alfresco.

Este tipo de herramientas son muy útiles para aumentar la productividad gracias a los servicios colaborativos y a que los contenidos están disponibles en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

Gestión Documental

La Gestión Documental existe desde que el ser humano ha necesitado registrar y documentar lo que hace, pero en la actualidad es mucho más compleja: Consiste en un conjunto amplio de normas técnicas y prácticas para la organización, almacenamiento y recuperación de documentos. Normalmente son el Estado, las organizaciones y las empresas las que establecen las normas técnicas y prácticas que se deben seguir.

Las empresas y administraciones necesitan de la Gestión Documental para controlar el alto volumen de documentos, facturas, contratos, formularios, etc, pero cada vez es más complejo y caro mantener dicha Gestión Documental si se hace en papel, lo que afecta al rendimiento, la colaboración, al gasto y también al medio ambiente.

La Gestión Documental en papel conlleva también ciertos riesgos, como la pérdida masiva de documentos debida a un incendio, una inundación u otra causa, la complejidad de llevar a cabo back-ups de los documentos, la lentitud de las búsquedas, etc.

 

Gestión Electrónica de Documentos


La Gestión Electrónica de Documentos es la evolución de los sistemas tradicionales de Gestión Documental en papel, cuyas principales ventajas son  reducir costes a las empresas, agilizar los procesos, evitar la pérdida de documentos y reducir el consumo de papel.

Athento es un sistema de Gestión Electrónica de Documentos, también conocidos de forma coloquial como gestores documentales, que tiene como característica añadida que es un sistema inteligente, lo que quiere decir que hace gran parte del procesado de manera automática sin la intervención del usuario. Un sistema como Athento lleva a cabo los siguientes procesos:

- Captura de documentos
- Colaboración
- Preservación de documentos y contenidos digitales
- Control del flujo de las tareas
- Disminución de tiempos de búsqueda
- Controlar las versiones de los documentos
- Histórico de acciones sobre el documento
- Gestionar permisos de acceso
- Gestionar documentos de forma inteligente

GNU

En 1983, un programador estadounidense llamado Richard Stallman ideó un sistema operativo libre al que llamó GNU, acrónimo recursivo que significa GNU No es UNIX.
UNIX ya por entonces era un sistema operativo popular con una arquitectura muy estable, pero no era libre.
Lo que estaba creando Richard Stallman no sólo era un sistema operativo, sino que también era todo un movimiento social, porque al crear GNU, y liberarlo como copyleft (permite la distribución libre, en oposición al copyright) bajo una licencia GPL, se creó una comunidad mundial de desarrolladores que todavía en la actualidad comparten código y desarrollan sistemas colaborativamente.

Unos años más tarde de que Richard Stallman mostrara al mundo su idea a través de internet, en 1991, Linus Torvalds, un estudiante de ingeniería de software finlandés creó, con la colaboración de muchos programadores, el núcleo Linux, que como Richard Stallman, lo publicó bajo una licencia GPL.
Posteriormente se combinaron GNU y Linux para crear un sistema operativo libre completamente funcional. Usualmente se conoce como "GNU/Linux" o "distribución Linux".


GPL

GPL (General Public License) es la primera licencia copyleft: los trabajos derivados sólo pueden distribuirse bajo la misma licencia.

GPL es la licencia más usada en el mundo del software y garantiza los derechos de los usuarios finales, permitiéndoles usar, compartir, estudiar o modificar el software licenciado bajo GPL.

Las compañías o los usuarios que distribuyen su software bajo licencia GPL lo pueden hacer gratuitamente, pero también están permitidos los usos comerciales y como herramienta de software de uso propietario.





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miércoles, 24 de abril de 2013

Nuxeo 5.6: Manual en Español

Hoy queremos hacer una contribución a la comunidad, compartiendo con vosotros el Manual de Usuario de Nuxeo 5.6 en español.

Este manual es imprescindible para entender los cambios en Nuxeo platforma a partir de esta versión.
El manual se estructura de la siguiente manera:

  • Breve descripción de la plataforma básica de Nuxeo
  • Funcionalidad aportada por el módulo de Gestión de Documentos (Nuxeo DM)
  • Funcionalidad aportada por el módulo de Colaboración
  • Y finalmante, la funcionalidad incluida en el módulo de gestión de activos digitales (Nuxeo DAM)
Para obtener el manual sólo tenéis que descargarlo desde nuestra web. El enlace está disponible en el cuadro de descarga que encontraréis debajo.  


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martes, 23 de abril de 2013

Clasificación automática de documentos

Hoy vamos a ver en menos de dos minutos cómo Athento captura y clasifica documentos de manera automática.
Básicamente, la aplicación trabaja de la siguiente manera en este caso.

  1.  Hay una carpeta en el servidor en la que el escáner va volcando los documentos escaneados.
  2. Mediante un demonio (un proceso en background), la carpeta del servidor es monitorizada por Athento. Cada vez que llega un documento nuevo es enviado a Athento para su procesamiento.
  3. Aplicando tecnologías inteligentes de procesamiento de la imagen Athento reconoce el tipo del documento. Athento ha sido entrenado de manera previa para el reconocimiento de estos tipos documentales.
En el caso del ejemplo, los documentos a clasificar pertencen a un cliente del sector salud y se almacenan en una plataforma ECM contra la que tira una interfaz que permite a los trabajadores de dicho hospital consultar de forma rápida los documentos en el sistema. Os dejo con el vídeo.





Clasificación Automática de documentos con Athento from Athento on Vimeo.



El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento


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jueves, 18 de abril de 2013

Entendiendo las Secciones

Las secciones se utilizan para publicar y distribuir documentos que  están terminados y listos para su distribución. Son espacios dedicados a la distribución de los documentos para un público más amplio.

La publicación de un documento implica la publicación de la versión actual del documento. Si modifica el documento en el espacio de trabajo una vez publicado, no se modifica en la sección. Los documentos publicados son de consulta y no se pueden modificar. Si se desea modificar un documento publicado, debe ser modificado en el espacio de trabajo y vuelto a publicar.

Por defecto, Nuxeo 5.4.2 no permite que las anotaciones hechas sobre documentos sean visibles una vez publicados en las secciones. Con Athento es posible conseguir que estas anotaciones sean también visibles por los usuarios. A continuación vamos a ver cómo trabaja esta funcionalidad de Athento.



Publishing annotations on Sections in Nuxeo 5.4.2 with Athento from Athento on Vimeo.



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martes, 16 de abril de 2013

Alfresco: Autoetiquetado semántico con Athento

Tal y como os hemos contado en post anteriores, es posible utilizar la funcionalidad inteligente de Athento en otros sistemas ECM. Hoy, en particular, os queremos mostrar cómo funciona el Autotagging de Athento en Alfresco.



Autotagging docs on Alfresco with Athento from Athento on Vimeo.








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lunes, 15 de abril de 2013

Software de Captura: Lo mínimo que se le debe exigir

Hace poco estábamos hablando de qué es un Gestor Documental Normal, bueno, ahora el turno es para las aplicaciones  de captura. ¿Cuál es la funcionalidad mínima que debe prestar?

El objetivo del software de captura
Antes de meternos de lleno en el tema de la funcionalidad, es preciso repasar lo básico sobre la captura de documentos, es decir, qué es y para qué sirve.
Dentro del sistema  de gestión de contenido y documentos  empresariales o sistema ECM de una compañía (captura, gestión, almacenamiento, preservación y distribución) la captura representa claramente una entrada, insumo, input. Es la manera en la que los documentos y contenidos llegan al sistema. Sin captura, un sistema por tanto no puede crecer.

Según esta definición, captura es subir un documento a una plataforma ECM. Sí, lo es. Esta funcionalidad por sí misma no ofrece retos a ningún sistema de gestión de documentos o a ninguna plataforma ECM. La existencia del software de captura cobra vida cuando comenzamos a hablar de tener que hacer llegar al sistema ECM gran cantidad de documentos, sin importar su formato (papel o electrónico).

Muy bien, ahora ya sabemos que fundamentalmente, un software de captura tiene como objeto enviar a un sistema de gestión documental y de contenidos grandes cantidades de documentos, ¿qué capacidades mínimas nos debe pues brindar?

1. Mailroom

Estamos acostumbrados a pensar en la captura como en sinónimo de digitalización, pero esta última sólo es una parte de la captura. Los documentos en formato electrónico son hoy en día tan abundantes como hace años los eran los de papel y no podemos pedir a los usuarios que pasen horas y horas tratando de gestionarlos...o peor...que no los  gestionen.

Normalmente, si un software de captura no nos ofrece Mailroom, los empleados de una compañía tienen que verse obligados a descargar un archivo adjunto cada vez que lo reciben y subirlo al gestor. ¿Por qué no eliminar los pasos anteriores y que los documentos adjuntos se suban al gestor?

Athento por ejemplo ofrece dos posibilidades:

  • Crear un tipo de documento Email folder, que se configura para conectarse con el servidor de correo y decargar los correos no leídos que lleguen a una cuenta en particular. El usuario sólo tiene que hacer clic en un botón para cargar los e-mails y estos se almacenan como documentos con unos metadatos particulares que se rellenan solos: Asunto, remitente, fecha de envío, recipientes, recipientes en copia oculta y el cuerpo del e-mail y documentos adjuntos.
  • Athento Popmail que permite establecer cuentas de correo a las que se envían documentos adjuntos que se almacenarán de forma automática en el gestor (sin tener que darle clic a ningún botón porque el sistema monitoriza de forma automática el servidor de correo). Pero lo fundamental de este módulo es que permite desencadenar flujos de trabajo. Por ejemplo, si entra un documento adjunto que es una solicitud de gastos, el sistema lo envía de forma inmediata a revisión de una persona de contabilidad. Esto es sólo un ejemplo, los flujos se pueden customizar según las necesidades de cada empresa.
2. Conexión con escáner

Aquí llegamos al punto que todos conocen cuando se trata de captura, la digitalización. Como punto básico, debería poder conectar un escáner o varios con mi plataforma ECM para que me suba los documentos escaneados en formato electrónico a alguna ubicación en la plataforma ECM en la que alguien pueda después ir a organizarlos, o brindarme la posibilidad de escanear un documento suelto desde la plataforma. El punto aquí es que, como mínimo, deberíamos poder enviar de forma directa al gestor de contenidos todo lo que se escanee.

Ahora bien, esto es muy básico y deja mucho trabajo al usuario. Tener que organizar de manera manual toneladas de documentos digitalizados no es divertido. Una solución que NO nos brinde SÓLO lo básico debería ser capaz de identificar nuestros documentos y almacenarlos donde queremos que se guarden o enviarlos a quienes queremos que los revisen.

3. Indexación y entrada de metadatos

Un sistema básico debería permitirnos añadir información o metadatos sobre los documentos capturados. Como mínimo, debería ofrecernos funcionalidad de OCR para indexar el contenido de los documentos y darnos la posibilidad de completar de forma manual como mínimo los metadatos Dublin Core.

Pero claro, si tenemos muchos documentos que capturar, registrar a mano los metadatos de cada documento puede ser un infierno. Una solución avanzada de captura nos permitiría extraer datos de forma automática de los documentos y guardarla junto con ellos.

4. Exportación de documentos y metadatos

 Como dijimos al principio de este post, el software de captura existe debido a la necesidad de nutrir el sistema de gestión de documentos y contenidos. Es necesario pues que tanto los documentos en formato electrónico como los datos que hemos adquirido durante el proceso de captura sean enviados al sistema ECM. Es decir, sin conexión o compatibilidad entre el software de captura y el sistema ECM no hay caso.



En mi opinión, estas 4 funcionalidades en sus formas más básicas constituyen un software de captura, y todas las demás cosas que se añadan sobre ellas sólo tendrán como objetivo eliminar cualquier trabajo manual que deba llevarse a cabo por los usuarios, pero en sí, el objetivo de la captura
se consigue con estas 4 funcionalidades básicas.


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miércoles, 10 de abril de 2013

Mejoras de Athento Send to a Friend

Esta semana nuestro responsable de Product Development, Juan Luis Hidalgo Vera, nos ha presentado algunas mejoras del módulo de colaboración "Send to a Friend".
Este módulo permite enviar documentos por correo electrónico que se encuentren almacenados en nuestro sistema ECM.

Las mejorar introducidas son:

Permite enviar documentos adjuntos al documento principal
Las versiones anteriores sólo permitían enviar el documento principal (main file), pero no los documentos adjuntos de un documento.

En la siguiente imagen puede verse un documento tipo "Archivo" y sus adjuntos.



 Ahora, con esta nueva versión de "Send to a Friend", utilizando el botón del plugin que se encuentra en la esquina derecha superior de la página, es posible enviar también los documentos adjuntos. En la siguiente imagen, en el recuadro rojo, vemos como para el caso del documento de la imagen anterior, se muestran los adjuntos junto con unos campos check que permiten incluirlos dentro del envío o no.


Permite enviar documentos a usuarios externos o del gestor

Ahora es posible indicar correos electrónicos de cualquier destinatario, aunque no sea un usuario del sistema, o enviarlo a uno de ellos. Encontrar un usuario dentro del sistema es fácil y nos evita tener que sabernos el e-mail del usuario. Por otro lado, al poder usar e-mails de usuarios externos, la colaboración es menos limitada.


Por último, al igual que en versiones anteriores del plugin, es posible añadir un "Asunto" y un "cuerpo del e-mail".

Este plugin está disponible para ser probado desde la demo en nuestra web.



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lunes, 8 de abril de 2013

Athento Touch y Alfresco

Hoy queremos mostraros este vídeo de Athento Touch, una interfaz táctil de Athento que sirve para trabajar de manera natural con dispositivos táctiles como:

  • Tablets
  • iPads
  • Mesas táctiles

En el caso del vídeo, la interfaz permite trabajar con documentos en Alfresco mediante una conexión CMIS, pero podría trabajar con cualquier otro gestor con soporte para este estándar.



Athento Touch (with Alfresco) from Athento on Vimeo.





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domingo, 7 de abril de 2013

Plugin Athento Serial Review para Nuxeo 5.5

Esta semana, nuestro compañero Rubén Carreño, ha creado un nuevo plugin para Nuxeo 5.5 que permite modificar el flujo de una revisión en serie de un documento.

Imaginad el caso en el que hubiera 3 tareas en serie para la revisión de un documento, Nuxeo por defecto actúa de la siguiente manera:

  • Un usuario involucrado en la primera tarea la aprueba --> Pasa a la tarea 2
  • Un usuario involucrado en la segunda tarea la rechaza --> Se crea una nueva tarea igual a la 1 (que es la tarea previa a la actual), para que sea validada de nuevo.
  • Un usuario involucrado en la nueva tarea (que es igual que la tarea 1) la aprueba --> Pasa a la tarea 3.
Como veis, al aprobar una tarea previo rechazo de otra, en lugar de volver a la tarea que le debería seguir, pasa a la siguiente.

El nuevo plugin modifica esta secuencia para que vuelva a ser revisada en el orden lógico.

Para hacer ésto se ha 'customizado' el 'jbmpService-contrib.xml' y el proceso 'review_approbation'.

En el primero sólo se ha cambiado el parth del proceso, que ahora apunta a nuestro nuevo xml "athento-validation-review". Los principales cambios vienen en este último fichero, donde se ha cambiado la acción que se llama al rechazar una tarea.

El manejador de esta acción lo que hace es añadir también una nueva tarea igual a la rechazada al flujo, así como una variable auxiliar para controlar cual es realmente la tarea previa, para que en el caso de que haya más de un rechazo no haga saltos indeseados. Esta variable auxiliar es reseteada en el momento en que se hace una validación normal (transition validate en "validate note" del proceso).

El código podéis encontrarlo en: https://github.com/athento/athento-serial-review

Os dejamos también el enlace a una imagen que muestra como es el proceso de validación en serie de Nuxeo:


Esperamos que os sea útil!


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sábado, 6 de abril de 2013

Propiedades de widgets en los layouts de Nuxeo DM

Nuestro compañero José Jurado nos ilustra hoy con un pequeño ejemplo de cómo actúa la carga de propiedades en los widget que se crean para un layout en Nuxeo.

Ejemplo:

       

 <layout name="ordenes_compra">
    <templates>
      <template mode="any">/layouts/layout_default_template.xhtml
      </template>
    </templates>

      <rows>
          <row>
              <widget>ruc</widget>
          </row>
      </rows>
      <widget name="ruc" type="text">
          <labels>
              <label mode="any">RUC</label>
          </labels>
          <translated>false</translated>
          <fields>
              <field>oc:ruc</field>
          </fields>
             <properties widgetMode="edit">
                    <property name="required">true</property>
                    <property name="disabled">true</property>
             </properties>
          <widgetModes>
              <mode value="create">edit</mode>
              <mode value="edit">edit</mode>
              <mode value="any">view</mode>
          </widgetModes>
       </widget>
</layout>

       
 



En este ejemplo vemos como para este layout se ha definido un widget y a este widget le indicamos para el modo "edit" una serie de propiedades.
¿Pero que propiedades se podrían aplicar aquí?

Pues una forma de saberlo, seria saber el componente al que se transforma:

    En modo edición el type="text" se transforma a inputText por tanto todas las propiedades que se pueden aplicar a este se pueden definir en las propiedades del widget.

    http://www.horstmann.com/corejsf/jsf-tags.html#Table4_7

Esperamos que sea útil para la comunidad de Nuxeo!

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jueves, 4 de abril de 2013

Sin muchas opciones de trabajo flexible hasta que mejoremos la manera de trabajar

Internet ha potenciado un sinnúmero de posibilidades, tantas que hoy comenzamos a replantearnos el trabajo como lo hemos conocido por muchos años: en la oficina, de 9 a 5, teniendo contacto cara a cara con los compañeros todo el día y llevando con nosotros todo lo que podamos necesitar si nos toca salir.

Desafortunadamente, conceptos como el teletrabajo y los horarios flexibles no acaban de cuajar como el modelo deseado. En parte por factores culturales, pero también porque aún experimentamos problemas “técnicos” cuando intentamos hacer que la oficina sea donde quiera que nos encontremos.

La gestión documental y el ECM en general, tienen mucho que decir aquí, ya que estamos hablando de las herramientas que nos pueden aportar la base sobre la que trabajamos día a día: la información.

A continuación vamos a repasar algunos de los problemas que experimentamos y las posibilidades que debería ofrecer el software ECM.

Problemas Nº1: Comunicación
Por mucho que no queramos admitirlo, seguimos sin poder vencer las barreras de las distancias, usos horarios, etc. Nos cuesta ponernos de acuerdo con un compañero sobre lo que debería incluir cierto documento o las correcciones que deberían hacerse, y los correos electrónicos no alcanzan a comunicar todo lo que necesitamos. Aquí, los sistemas ECM deberían copiarse más del modelo de los Social Networking Sites, permitiendo funcionalidad que potencie la comunicación como el chat de Facebook, o muchas más posibilidades de compartir contenidos. Necesitamos hacer más “social” el ECM.

Problemas Nº2: Me hacen falta los papeles que dejé en el escritorio
Para empezar, es básico que los empleados puedan acceder a los mismos documentos en cualquiera de las sedes de una empresa. Es lo mínimo que se puede pedir, documentos accesibles. Pero hay que ir más allá, hay que sacar la información de cualquier contexto geográfico. Necesitamos poder trabajar desde el metro si hace falta, y para ello, las aplicaciones móviles son claves. El punto es que hasta ahora las posibilidades que nos brindan la gestión documental móvil son bastantes limitadas, ya que hay restricciones sobre la funcionalidad asociadas a la gran cantidad de dispositivos y SO y la escasez de estándares. Tiene que llegar pronto el día en que toda la funcionalidad que obtenemos en un equipo de sobremesa esté lista para ser usada desde cualquier tablet.

Problemas Nº3: Seguridad
Muchos servicios de file-sharing han venido a hacernos creer en la ilusión de que compartir información ya no es un problema en esta era, sin embargo, estas plataformas han demostrado n
o estar listas para un entorno enterprise. Los proveedores de ECM debemos pues aprovechar esta circunstancia, copiar la sencillez y flexibilidad de estos sistemas sin descuidar lo que nosotros ya tenemos bastante trabajado- entornos seguros para la información-.


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martes, 2 de abril de 2013

Creando un documento electrónico con Athento y su módulo ENI

En posts anteriores habíamos visto cómo crear un expediente electrónico dentro de Athento y su módulo ENI, también habíamos visto cómo se manejan los metadatos mínimos obligatorios para un expediente electrónico en la plataforma. Hoy vamos a ver cómo se pueden crear documentos dentro de esos expedientes que cumplan con los requerimientos de la NTI de documento electrónico.

Recordemos que esto hace posible que la gestión documental de las Administraciones  Públicas se adapte al Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Aunque en la plataforma se pueden crear documentos sin que estos sean asociados a un expediente, en el caso de los documentos electrónicos según la norma es necesario que sean contextualizados dentro de un expediente. A continuación, realizaremos un ejemplo utilizando el expediente creado anteriormente. A este expediente vamos a añadir un acta de reunión.

Nos dirigimos al menú principal: Documentos > Nuevo documento. 



Una vez ahí, se nos pedirá que escojamos la serie a la que el documento pertenece. En nuestro caso, debemos ubicar en documento dentro de los expedientes de matriculación ordinaria de vehículos.


 El cuadro se despliega haciendo clic sobre el icono de “desplegar menú” y el tipo de expediente se selecciona haciendo clic sobre una tipología de expedientes. En el caso del ejemplo, la serie que nos corresponde es la de “Expedientes de matriculación ordinaria de vehículos”. Una vez seleccionada la serie, hacemos clic en el botón continuar.
Las series contienen tipos documentales. En el siguiente panel, nos aparecen categorizaciones de documentos relacionadas con un procedimiento o serie y que, a su vez, contienen tipos documentales. En el caso del ejemplo, seleccionamos la categorización “Actas” y se nos mostrarán los diferentes tipos documentales incluidos en esa categoría. En este ejemplo, seleccionaremos el tipo documental “Acta de reunión”. Una vez seleccionado el tipo, se nos mostrará un mensaje indicándonos la selección que hemos efectuado.



 Hacemos clic en el botón “Siguiente”. A continuación veremos un panel con varias pestañas que contienen información referente al documento. Por defecto, la pestaña “Datos básicos” se muestra en primer lugar. Aquí podemos adjuntar el documento y añadir metadatos Dublin Core.
Al lado derecho de este panel se muestra además una previsualización del documento.


Para subir un documento sólo hace falta hacer clic en el botón “Adjuntar”, buscar el fichero en local y una vez se cargue en el pop-up, hacer clic en el botón “Aceptar”.
En la imagen anterior, se puede observar que hemos subido un acta de reunión siguiendo nuestro ejemplo. A continuación, pasamos a cumplimentar la pestaña “Destino”, en la que seleccionaremos el expediente en el que el documento debe guardarse.


Como se muestra en la imagen anterior, en la pestaña destino pueden verse los expedientes que han sido creados bajo la serie “Matriculaciones ordinarias de vehículos”. Siguiendo con el ejemplo, seleccionamos el expediente  7756KGJ-2013.

En un próximo post veremos cómo normalizar los metadatos mínimos obligatorios para un documento electrónico.


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