viernes, 28 de junio de 2013

Glosario de Gestión Documental - Letra N

Hoy actualizamos nuestro Glosario de Gestión Documental con dos términos de gran peso en la Gestión Documental.

GLOSARIO
N.

National Interoperability Framework Module

National Interoperability Framework significa Esquema Nacional de Interoperabilidad. En Europa, los NIF de cada país miembro deben alinearse con el EIF (European Interoperability Framework). En el caso de España, del ENI se desprenden una serie de normas técnicas como las del: Documento Electrónico, Expediente Electrónico, Política de Firma Electrónica y Certificados, Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión, Política de Gestión de Documentos Electrónicos y Digitalización de documentos.

El módulo de Athento NIF o ENI, (ver Athento ENI), es un módulo que ayuda al cumplimiento de dicha Normativa relacionada con la gestión documental electrónica. Athento ENI forma parte de Athento e-Adminsitración, una solución de gestión documental para las Administraciones Públicas.
Este módulo permite añadir a los documentos la estructura y metadatos exigidos por las Normas Técnicas de Interoperabilidad sin necesidad de costosos desarrollos, lo que facilita la implantación de la Normativa en empresas y organismos.


Nuxeo

Nuxeo es una herramienta de ECM y gestión documental Open Source desarrollado por la empresa del mismo nombre.
Nuxeo permite la gestión de documentos, realizando versiones, flujos de trabajo asociados a documentos, publicación remota o búsqueda avanzada (y full text), integración con Microsoft Office, Open Office y Libre Office, etc. 
Pero además de documentos, Nuxeo también permite la gestión de imágenes y vídeos, además de otros formatos multimedia, mediante  la extensión Nuxeo DAM, disponible en el marketplace de Nuxeo.

Yerbabuena Software, partner certificado de Nuxeo, y conocedora de la potencia y funcionalidades de Nuxeo, lleva más de 5 años implantándola en empresas de todo el mundo.

ÍNDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental
Letra B. Glosario de Gestión Documental
Letra C. Glosario de Gestión Documental
Letra D. Glosario de Gestión Documental
Letra E. Glosario de Gestión Documental
Letra F. Glosario de Gestión Documental
Letra G. Glosario de Gestión Documental
Letra I. Glosario de Gestión Documental
Letra J. Glosario de Gestión Documental 
Letra L. Glosario de Gestión Documental 
Letra M. Glosario de Gestión Documental
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miércoles, 26 de junio de 2013

¿Cómo instalar y configurar WebDAv con Nuxeo en Windows?

A principios de esta semana os contamos como disfrutar de los beneficios de WebDav  y Nuxeo en entornos Linux, pero no nos hemos olvidado de los usuarios de Windows. En este post vamos a explicaros cómo instalar y configurar Nuxeo y WebDav en Windows 7 y 8.


El primer paso es ir a "Mi Equipo":


Desde ahí debes buscar la opción "Conectar a unidad de red". A continuación habrá que configurar algunos parámetros.


Debes escoger una letra para identificar la unidad. En nuestro caso, hemos seleccionado la "Y". En el campo carpeta, debe ponerse la ruta del repositorio de Nuxeo en el servidor que debe terminar en "nuxeo/site/dav ". Debes desmarcar la opción de conectar con otras credenciales y marcar la de "conectar de nuevo al iniciar sección".

A continuación habrá que logearse con las credenciales de Nuxeo y desde ese momento, la unidad estará disponible desde "Mi Equipo".

Para información más detallada, no olvides visitar el Athento Documentation Center.  




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lunes, 24 de junio de 2013

¿Cómo instalar y configurar WebDAv con Nuxeo?

¿Sabías que es posible tener en tu local las carpetas a las que tienes permiso en Nuxeo como si de carpetas de tu equipo se tratase? Pues sí que es posible, gracias a que Nuxeo soporta el protocolo WebDav. 

Conectarse con Nuxeo mediante WebDav no es para nada complicado y resulta bastante practico, ya que no tenemos que acceder a la interfaz de Nuxeo para trabajar con los documentos que tenemos en el repositorio.
En una serie de dos post, vamos a explicar cómo tener esta conexión mediante WebDav instalada y operando. Comenzaremos con los usuarios de Linux.

¿Cómo instalar y configurar WebDAv con Nuxeo en sistemas operativos Linux?

Software requerido: DAVfs

DAVfs es un driver de ficheros para Linux que nos permite montar un servidor como si fuese un disco duro. Tendrás que instalar DAVfs en tu Linux. Puedes ver cómo instalar DAVfs por consola desde el Athento Documentation Center (En el mismo enlace encontrarás las instrucciones para usuarios Debian y RedHat ).

Una vez teniendo el software instalado, hay que montar el servidor Nuxeo. Para esto sólo hay que utilizar un comando:
sudo mount.davfs -o 'uid=id-de-usuario-linux gid=id-de-grupo-linux' http://url-repositorio-nuxeo /mnt/donde-vas-a-montar-en-local-nuxeo/

Para instrucciones más detalladas sobre cómo montar el repositorio Nuxeo en local con DAVfs ver el Athento Documentation Center.

Si has hecho todo bien :-), ya tendrás disponible tus carpetas de Nuxeo desde /mnt/donde-vas-a-montar-en-local-nuxeo/



No te pierdas el próximo post, en el que te explicaremos cómo conectarte a través de WebDav con Windows.




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viernes, 21 de junio de 2013

Yerbabuena Software en la Revista Glamour

Hoy queremos compartir con vosotros este reportaje del presente número de la revista Glamour (Julio 2013- España, versión impresa).
Redactores, fotógrafos y otros profesionales de la revista se han desplazado hasta Málaga para conocer un poco más sobre el Parque Tecnológico de Andalucía y las empresas innovadoras que coexisten dentro de él. Silvia López y M. Vidal realizan un magnifico paralelo en este reportaje entre Silicon Valley (¡donde también estamos! :-P) y nuestro parque tecnológico.

Queremos dar las gracias también a nuestras compañeras de comunicación del PTA por todas las molestias que se tomaron durante la realización del reportaje.

Bueno, sin más preámbulos, os dejo con el reportaje que os ayudará a conocer cómo es el ambiente en empresas como Oracle, Riplife y, por supuesto, la nuestra.





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jueves, 20 de junio de 2013

Athento Documentation Center

Ha sido una semana de novedades. A principio de ella os contamos que estamos trabajando en la release 2.0 de Athento Capture, hoy lanzamos nuestro Athento Documentation Center.

Aunque aún se encuentra en construcción -estamos trabajando para que muy pronto toda la comunidad de desarrolladores y de usuarios pueda tener a su disposición toda la documentación que necesiten-, ya tenemos un montón de información disponible que seguro encontraréis de utilidad.

Por ejemplo:
Podéis registraros para comentar, hacer preguntas, valorar la documentación, etc. Pronto tendremos además un centro de preguntas y respuestas. :-) Os animamos a visitar doc.athento.com y a darnos todo el feedback que podáis.



 
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lunes, 17 de junio de 2013

Athento Capture 2.0 is coming!!!

Llevamos trabajando algunos meses en hacer que Athento y toda su funcionalidad de de software de captura inteligente sea capaz de entender vuestros documentos. :-)

Nuestra misión ha sido conseguir que la captura de documentos  deje de ser un tema de código, tal y como pasa con las aplicaciones más conocidas del mercado, y que vosotros disfrutéis de toda la potencia de una solución capaz de trabajar en entornos enterprise, pero con la simplicidad que caracteriza a Athento.

Dentro de poco, tendremos disponible una versión trial que os podréis descargar y probar. 

Por ahora, os iré dando pequeñas pistas sobre toda la funcionalidad de esta nueva versión.

Búsquedas por Facetas al estilo Athento
Para los que no sabéis lo que una búsqueda por facetas es, aquí os va una pequeña explicación. Una búsqueda por facetas es una búsqueda en la que puedes encadenar diferentes consultas, por ejemplo:

  • Que el documento sea creado por Jonh Doe
  • Que el título del documento sea "Documento de Jonh Doe"
Una búsqueda por facetas nos permite hacer una sola búsqueda que incluya estos criterios.

Debido a que la búsqueda por facetas es una búsqueda que puede incluir muchos metadatos, los formularios de este tipo de búsqueda suelen ser largos, tienes que encontrar en el formulario los campos por los que quieres buscar, etc. Esto hace que  configurar la búsqueda sea lento.

Con esta versión de Athento hemos dejado atrás los interminables formularios por facetas, para incluir un formulario simple que te ayuda a incluir en la búsqueda los campos por los que quieres buscar.

Vamos a verlo en acción:



Smart Faceted Searches on Athento Capture from Athento on Vimeo.


Nuestro ingeniero Alejandro  López, nos ha explicado que esta funcionalidad se ha basado en Visual Search de Samuel Clay, y porqué beneficiará a los usuarios:

"Con el buscador, los usuarios podrán resolver sus búsquedas más rápido, viendo los resultados cambiar en tiempo real, sin tener que esperar a que se cargue una página web. En general, este buscador simplificará la búsqueda de los documentos que los usuarios envíen al sistema para ser procesados."



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jueves, 13 de junio de 2013

Un Café con el VP of America de Yerbabuena Software

Hace unos días, la Cámara de Comercio de California, ha entrevistado a nuestro Vicepresident of America, responsable de Yerbabuena Software Inc. -nuestra filial americana-.

En este vídeo, Antonio explica cómo Athento ayuda a las empresas a automatizar procesos.  Fundamentalmente, Antonio explica cómo Athento extrae datos de documentos, los clasifica y los enruta para que lleguen al proceso al cual deben someterse.

Antonio también habla un poco sobre la estrategia de nuestra empresa, el porqué estamos en Silicon Valley y cómo Yerbabuena Software ha conseguido abrirse un espacio en el mercado americano. Os dejo con el vídeo.
 









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martes, 11 de junio de 2013

SharePoint, Ni Contigo Ni Sin Ti

Hoy queremos comentar con vosotros este increíble post de CMS Wire “SharePoint Love So Big, EMC Documentum Cuddles Up Too”.

En él, básicamente, se trasmite una idea: SharePoint gana más de 7 millones de usuarios cada año. Si estás en su mismo negocio, o estás con él o estás contra él, pero nunca te será indiferente.

Algunos ejemplos de la estrategia de otros players con respecto a SharePoint, la resumen presentando frases de sus directivos o campañas publicitarias.

En esta relación amor-odio, cada player ha tomado una posición.


Box:
“Box.net es como SharePoint, pero sin servidores, costes de implantación, manuales, tiempo inactivo, restricciones de cortafuegos, migrañas, problemas con permisos, ciclos de desarrollo de 3 años, mantenimiento del hardware, limitaciones de almacenamiento, copias de seguridad, VPS, cursos de certificación, incompatibilidad con navegadores, tiempo de implantaciones, caída del pelo, Microsoft.”

“SharePoint, querido SharePoint. Hablamos de esta herramienta de colaboración – a veces llamada sistema de Enterprise Content Management- casi a diario. O lo amas, o lo odias, te integras con ella o tratas de reemplazarla. Alfresco ha elegido esta última opción.”


Estos comentarios se hicieron entre hace 3 y 4 años. Hoy el panorama ha cambiado un poco. Si no puedes con tu enemigo, no te queda más remedio que aprender a convivir con él. Otros proveedores, como EMC, tienen esta idea bastante clara. Este mes, EMC ha lanzado un nuevo conector para SharePoint, que permite a los usuarios utilizar a Documentum como repositorio mientras que los usuarios siguen disfrutando de esa interfaz que les es ya tan familiar, la de SharePoint.

¿Y Athento? 
Nosotros empezamos trabajando con Nuxeo, considerándolo como una opción para muchas empresas que no podían o querían asumir todas las restricciones que impone el uso de SharePoint. Años más tarde, empezamos a trabajar con Alfresco, y encontramos que también es una opción para empresas a las que les importa tanto la colaboración como la gestión de contenidos y no se quieren ir con SharePoint. Pero lo que de verdad cambió nuestra percepción fue la aparición de CMIS, porque el estándar nos permitía dedicarnos a lo nuestro, “la inteligencia”, sin tener que competir con proveedores que son tremendamente buenos en lo que hacen -con sus pros y sus contras cada uno- y, por el contrario, pudiendo aportar lo que aquellos players no quieren ni pueden porque su fortaleza está a más bajo nivel. Hoy en día, Athento puede ayudar a los usuarios de Documentum, tanto como a los de Nuxeo, y de hecho, nuestra aplicación de captura es totalmente integrable también con SharePoint

La lección aquí es que no puedes decirle a los usuarios qué usar, ni elegir por ellos, puedes recomendar lo que crees que es mejor para el cliente, pero al final, tu trabajo es dar a los clientes lo que necesitan y otros no pueden darles




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lunes, 10 de junio de 2013

Búsquedas Avanzadas eficientes en Nuxeo

Hoy tenemos nuevo material para vosotros.
Hemos desarrollado un pequeño manual sobre cómo llevar a cabo búsquedas eficientes utilizando el formulario de búsqueda avanzada de Nuxeo. Sacarle el mayor provecho a las búsquedas es fundamental, ya que, como vimos en la infografía de búsquedas en plataformas de Gestión Documental, éstas nos cuestan dinero.

En el manual se tratan temas como:

  • Las opciones de búsqueda de Nuxeo DM.
  • Los campos disponibles para realizar las búsquedas.
  • El uso de comodines o wildcards.

Como siempre, el manual está a vuestra disposición de forma 100% gratuita, sólo tenéis que descargarlo desde nuestra web.


El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento






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viernes, 7 de junio de 2013

Glosario de Gestión Documental - Letra M

Un viernes más, como venimos haciendo desde hace tiempo, actualizamos nuestro Glosario de Gestión Documental con una nueva letra: hoy toca la letra M.

GLOSARIO
M.



Metadato

Los metadatos son datos fundamentales de un documento digital, que lo describen de tal manera que pueda ser buscado y recuperado.
Una fase muy importante de la Gestión Documental Inteligente es la extracción automática de metadatos, que emplea conceptos vistos en otras letras del Glosario de Gestión Documental, tales como la Digitalización o Load-Divide-Extract Service




Microsoft Office Sharepoint Server

Microsoft Office SharePoint Server (MOSS), también denominado de manera abreviada SharePoint es un conjunto de funcionalidades de servidor, con una plataforma de colaboración empresarial, módulos de administración de procesos y de búsqueda, una plataforma de administración de documentos, etcétera. De manera resumida, y usando términos usados habitualmente en este blog: SharePoint es un Enterprise Content Management System, o Sistema de Gestión de Contenidos Empresariales y una plataforma de Colaboración.



Migración

De manera general, la migración consiste en el movimiento de archivos desde un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad y la fiabilidad de los mismos. 
En Gestión Documental, un tipo de migración podría ser la digitalización de documentos, que obtiene una copia digital de los documentos en papel, de manera que pueden ser visualizados en una pantalla y se les pueden aplicar otras operaciones propias del mundo digital, como la extracción de metadatos, la indexación, la aplicación de OCR, etc., manteniendo siempre los tres parámetros descritos en el párrafo anterior: autenticidad, integridad y fiabilidad.

MySQL
MySQL es un sistema de gestión de bases de datos desarrollado en ANSI C, muy extendido gracias a ser software libre, y que ha sido desarrollado y soportado por Sun Microsystem, y más tarde absorbido por Oracle Corporation (como resultado de la compra de Sun).
Oracle ofrece MySQL bajo dos licencias: una licencia GNU GPL para cualquier uso compatible con dicha licencia, y otra licencia específica para usos privativos por parte de empresas que quieran usar este software.

ÍNDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental
Letra B. Glosario de Gestión Documental
Letra C. Glosario de Gestión Documental
Letra D. Glosario de Gestión Documental
Letra E. Glosario de Gestión Documental
Letra F. Glosario de Gestión Documental
Letra G. Glosario de Gestión Documental
Letra I. Glosario de Gestión Documental
Letra J. Glosario de Gestión Documental 
Letra L. Glosario de Gestión Documental


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miércoles, 5 de junio de 2013

¿Cómo hacer que los documentos que nacen en digital permanezcan en digital?

Hoy en día, la mayoría de documentos que producimos nacen en digital. Ya no escribimos cartas a mano, mucho menos facturas o recibos. Usamos nuestros ordenadores para elaborar casi todos los documentos que trabajamos. El problema es que estos documentos nacidos de forma digital, no permanecen de esta manera. 

Por ejemplo, ayer hicimos un pedido de material corporativo. Me enviaron el presupuesto vía e-mail, pero me pedían devolverlo firmado y sellado a la antigua usanza. Como resultado, hemos tenido que imprimir el documento, sellarlo, firmarlo, volver a digitalizarlo y -¡por fin!- enviarlo por e-mail.

Pero esto no sólo ocurre con los documentos. Las comunicaciones internas se envían en papel en las organizaciones, las facturas se envían en papel, etc.

A continuación, describimos algunas herramientas de los gestores documentales, gracias a las cuales, es posible que los documentos nacidos en digital permanezcan de ese modo:

  • Integración con firma digital: En el caso del presupuesto, si el presupuesto hubiera sido firmado de forma digital, nos habíamos ahorrado la impresión y posterior escaneo del documento.

  • Flujos de trabajo: Por ejemplo, para el caso de las comunicaciones internas, estas pueden ser enviadas en un sencillo flujo de trabajo. Los flujos permiten además generar notificaciones por correo electrónico que nos avisan de lo que ocurre con el documento y, en el historial del documento, podríamos observar si la comunicación ha sido revisada por aquellos a quienes la queríamos enviar. 

  • Integración con suites ofimáticas: Una buena forma de evitar impresiones innecesarias o envíos de documentos por correo electrónico es hacer uso de integraciones con suites de oficina como Microsoft Office o Libre Office. De esta manera, los usuarios pueden crear documentos desde un programa como Word y al guardar, guardar directamente en el gestor documental. En adelante, sólo se compartiría con otros usuarios un enlace al documento original, sin tener que descargarlo y/o enviarlo por correo.





Registro de Entrada con Athento


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martes, 4 de junio de 2013

Infografía: Búsquedas en Gestores Documentales y Plataformas ECM

Lo prometido es deuda, hoy queremos compartir con vosotros la infografía sobre búsquedas que gracias a vuestras aportaciones pudimos elaborar.
Gracias a distintos grupos de LinkedIn y con la ayuda de clientes y lectores del blog, hemos conseguido averiguar algunos datos interesantes sobre cómo los usuarios de gestores documentales encuentran sus documentos.


 ¿Cómo encuentran los usuarios sus documentos?
Los 3 mecanismos fundamentales para encontrar documentos en gestores documentales son: la navegación entre ficheros y los formularios de búsqueda. Estos segundos son sin duda alguna el método más utilizado para encontrar documentos.



Cosas que hay que saber sobre las búsquedas
En primer lugar, que cuestan dinero. Cada vez que buscamos un documento estamos invirtiendo tiempo en la búsqueda. Cuanto más rápido resuelva el sistema la búsqueda, menos costoso resulta para la empresa.
Por otro lado,  un dato interesante es que más de la mitad de los usuarios intentan encontrar documentos por palabras que se encuentran dentro de su contenido. El problema es que no todos los sistemas de Gestión Documental y plataformas ECM indexan todo el contenido de los documentos.


¿Cómo organizan las empresas sus documentos?
En este sentido no parece haber un sistema de organización claramente vencedor, y es que esto es lo ideal. Como se explicaba en un post anterior, los sistemas de Gestión Documental deben ofrecer la capacidad de mezclar categorizaciones virtuales como físicas para que los usuarios tengan más opciones y mayor rendimiento.


Para ver el resto de la infografía, sólo tenéis que descargarla desde nuestra web, de forma GRATUITA :-)





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