viernes, 29 de noviembre de 2013

Webinar: Primeros Pasos con la Captura de Athento

Buenos días a tod@s,

En vista de la gran solicitud de demos que tenemos, hemos decidido que la mejor manera de ayudaros a todos es explicaros en vivo y en directo cómo funciona Athento. Así, vosotros mismos podréis probar Athento a vuestras anchas en nuestra demo on-line.

Empezaremos pues una serie de webinars explicativos de la aplicación. El primero de estos webinars será  "Primeros Pasos con la Captura de Athento ". En este webinar aprenderemos cómo crear modelos para la identificación de documentos y extracción de datos  con Athento. Veremos las múltiples posibilidades que nos ofrece Athento para la captura de datos y cómo utilizarlas.

Este webinar será dirigido por Antonio de las Nieves -nuestro General Manager USA-, a quien muchos de vosotros ya conocéis de webinars anteriores.

Fecha: 10 de Diciembre de 2013

Horario:

  • España (Península): 5:00  p.m
  • España (Canarias): 4:00  p.m
  • Colombia: 11:00 a.m
  • Perú (Lima): 11:00 a.m
  • Chile (Santiago): 1:00  p.m
  • Argentina (B.A): 1:00  p.m
 ¡Nos vemos el 10 de diciembre!



Registro de Entrada con Athento

jueves, 28 de noviembre de 2013

Cómo instalar Athento 2.0 en Windows - Parte III

En la primera parte de la guía de instalación de Athento 2.0 en Windows explicábamos como instalar el software requerido para el funcionamiento de Athento. 

La segunda entrega de la guía de instalación de Athento 2.0 en Windows versaba sobre la instalación de un sistema ECM para almacenar los documentos capturados con Athento. 

Pues bien, en esta tercera entrega nos vamos a centrar sólamente en la instalación de las librerías necesarias para que Athento funcione a la perfección:

ImageMagick

ImageMagick es una suite de software para la creación, edición y conversión de archivos de imagen. Es necesaria en Athento para el procesamiento de imagen. 



  • Descarga ImageMagick de este enlace.
  • Para instalarlo, ejecuta el fichero descargado y sigue los pasos que el programa instalador solicite.


Tesseract

Tesseract-OCR provée funcionalidades de OCR a Athento Capture, que las usa para la extracción de texto de los documentos. 

  • Descarga Tesseract de este enlace.
  • Nuevamente, para instalarlo ejecuta el fichero descargado y sigue los pasos que se te soliciten. 


OpenCV

OpenCV (Open Source Computer Vision Library) es una librería de visión por computador y aprendizaje máquina de código abierto. 



  • Descarga OpenCV de este enlace.
  • Para instalarlo, como en los casos anteriores, ejecuta el fichero descargado. Por comodidad, instálalo en la ruta c:\opencv.
  • Para configurarlo, edita las variables de entorno, añadiendo la siguiente entrada al final: c:\opencv\build\\vc10\bin.

En el siguiente enlace tienes disponible la documentación de OpenCV en Athento Documentation Center.

JavaCV

JavaCV proporciona contenedores para las bibliotecas más usadas en el campo de la visión por computador: OpenCV, FFmpeg, libdc1394, PGR FlyCapture, OpenKinect, videoInput y ARToolKitPlus.



  • Descarga JavaCV del siguiente enlace.
  • Para instalarlo, descomprime el fichero con extensión .zip en la ruta c:\javacv-bin.

En la documentación de JavaCV en Athento Documentation Center hay más información sobre esta librería y algunos enlaces. 

ZbarImg

ZbarImg es una librería para la decodificación y detección de códigos de barras y códigos QR.
Esta librería permite decodificar múltiples formatos de códigos: EAN-13, UPC-A, UPC-E, EAN-8, Code 128, Code 39, Códigos QR, y algunos más.



  • Para descargar esta librería, sigue el siguiente enlace.
  • Para instalarla, ejecuta el fichero descargado. 

En este enlace a la documentación de ZbarImg en Athento Documentation Center hay algo más de información sobre esta librería. 

Guía de instalación de Athento 2.0 en Windows:


miércoles, 27 de noviembre de 2013

Infografía: El Universo del File Sync & File Sharing

¡Buenos días a tod@s!

Hemos estado muy ocupados tratando de cumpliros una promesa. ¿Recordáis que hace algunos meses comenzamos un estudio sobre aplicaciones como Box, Dropbox o Google Drive? Os prometimos compartir los resultados del estudio en forma de infografía y hoy podemos deciros que ha valido la pena la espera.

Los resultados

Con este estudio aprendimos cosas como las siguientes:

  • Los usuarios prefieren usar estas aplicaciones para guardar sus documentos de trabajo (95%), aunque una gran proporción de los encuestados también las usan para almacenar sus archivos personales (77%).
  • La principal razón por la que los trabajadores de la información usan estas aplicaciones es porque "les permiten acceder a sus documentos desde cualquier equipo" (87,18%).
Con respecto al uso de estas aplicaciones frente al software ECM:

  • Si sus empresas adquirieran un sistema ECM, el 64% de estos usuarios continuarían usando aplicaciones de File-Sync y File-Sharing.
  • Sólo un 7% manifiesta que en este caso, dejarían de usar estas aplicaciones. 
 
¿Están suficientemente maduras para el mercado enterprise (para atender las necesidades de las empresas)?

  • El 79,5% piensa que usando estas aplicaciones se generan problemas de organización
  • El 53,85% se preocupa por la seguridad de la información cuando se usan estos sistemas.
Los trabajadores de la información aún esperan mucho más de estas aplicaciones:

  • Al 64% les gustaría que estas aplicaciones clasificaran automáticamente sus documentos. (¡Buenas noticias, esto ya lo hace Athento con Dropbox!)
  • A más de la mitad de los encuestados les gustaría que estas aplicaciones les dieran más información sobre sus documentos y que se sincronizaran con su sistema ECM.
 Sin más preámbulos , vamos con la infografía:


 Si tenéis problemas viendo la infografía desde el blog, podéis verla desde aquí.

lunes, 25 de noviembre de 2013

Presentación: Digitalizar y gestionar documentos con éxito en Empresa y Gobierno

Buenos días,

Vamos a empezar este lunes compartiendo con vosotros la presentación utilizada por nuestro equipo y el de Puntocom el pasado mes en uno de los webinars de Athento.

Os adelanto que esta semana vamos a compartir con vosotros muchos contenidos de gestión documental inteligente: vídeos, infografías y ¡mucho más! Estad athentos al blog.

Bueno, continuemos con la presentación que hoy queremos compartir con vosotros. En esta presentación vais a aprender algunas de las claves del éxito de proyectos de digitalización en empresa pública y privada.

También os hablaremos de Athento e-Government, el vertical de Athento para las Administraciones Públicas.





jueves, 21 de noviembre de 2013

Integración BPM, Gestión Documental y Captura de Documentos

Quisiera comenzar este post agradeciendo a nuestro partner Digitex por haber compartido ayer con todos nosotros su experiencia con Athento y, también, a las decenas de personas que nos acompañasteis ayer a pesar del malentendido con el horario. Siempre es una alegría la manera en la que se llenan los webinars de Athento. :-)

Bueno, pero vamos a entrar en materia. Hoy os voy a compartir la presentación que se utilizó ayer en el webinar. Para los que no estuvisteis, voy a explicar muy someramente el caso de uso que se presentó ayer.


Cliente: Mutua colombiana (Aseguradora /Administradoras de Riesgos Laborales -ARL- en Colombia).

 De acuerdo con el sistema laboral colombiano, una ARL se dedica fundamentalmente a:

  • Afilian a los trabajadores al Sistema de Riesgos Laborales.
  • Recaudan los aportes de los trabajadores al sistema.
  • Garantizan a sus afiliados la prestación de los servicios de salud.
  • Realizan actividades de Prevención de Riesgos Laborales.

Las empresas colombianas, eligen pues una aseguradora de este tipo y les pagan para que cubran la salud de sus trabajadores en situaciones con un origen laboral.

Es decir, un trabajador que tiene un accidente o enfermedad profesional, está cubierto en sus gastos médicos por este tipo de aseguradoras.

Pero las ARL no prestan directamente ellas los servicios sanitarios, sino que pactan acuerdos con una red de instituciones sanitarias que prestan servicios de:

  • Asistencia médica, quirúrgica y terapéutica.
  • Hospitalización.
  • Odontología.
  • Suministro de medicamentos.
  • Servicios de diagnóstico
  • Etc.
Entonces, recapitulando, un trabajador asegurado por una ARL que tenga un accidente, va a un centro autorizado por su mutua y recibe la atención médica necesaria.

Estas instituciones sanitarias, por supuesto, no trabajan gratis. Después de que el trabajador recibe el tratamiento, van a generar una factura que va a ser cobrada a la ARL.

Problemática: Se debe procesar una gran cantidad de facturas y asegurarse de que lo que le están cobrando a la mutua es acorde con unas tarifas preestablecidas. Esto significa un trabajo manual muy arduo y costoso. La idea era automatizar este proceso.

Solución:  Se diseña un sistema que aúna Gestión Documental, Captura y Auditoría de Cuentas.
El Grupo Digitex, que es experto en Business Process Management diseña el sistema que funciona de la siguiente manera:



  1. Digitalización de facturas: Estas facturas pueden ser médicas o de servicios.
  2. Extracción de datos: El módulo de captura de Athento extrae los datos de las facturas necesarios (prestador del servicio, importes, etc.).
  3. Envío de los datos a la aplicación de auditoría de cuentas: Mediante web services se conecta la aplicación de captura de Athento con la aplicación de Auditoría para que le haga llegar los datos extraídos de las facturas y las facturas.
  4. Auditoría, aprobación de pagos, o glosado : Esta aplicación de auditoría desarrollada por Digitex, se encarga de aplicar reglas para determinar si las empresas prestadoras de los servicios sanitarios están cobrando lo adecuado. Si es así, se aprueba el pago. En caso contrario, se deben generar documentos llamados glosas en los que básicamente se exponen los hechos por los cuales se rechaza el cobro.
Durante este proceso, las facturas son guardadas a buen recaudo en el módulo de gestión documental de Athento.

Os dejo con la presentación que os da más detalles sobre este caso:





miércoles, 20 de noviembre de 2013

Empezamos el webinar

Ya estamos on-line, conectados y a punto de empezar.
Tenemos que pedir disculpas, pues ha habido un poco de confusión con los horarios en algunos países.
Sentimos los inconvenientes y esperamos que podáis acompañarnos.
¡Nuestros ponentes están muy emocionados y con muchas ganas de empezar ya!

¡Nos vemos en el webinar! Prueba 30 días gratis Athento

Mejoras en la extracción automática de códigos de barras y otros códigos

Athento sigue evolucionando día a día con nuevas funcionalidades y mejoras.

En esta ocasión, se ha incorporado la extracción automática de códigos de barras, códigos QR, y otros muchos tipos de códigos habituales en documentos.

De esta forma, al subir un nuevo documento a Athento, se identificarán todos los códigos presentes en el documento y se extraerán los metadatos asociados (apartado "Códigos"). Esta identificación ocurre sin tener que indicar a Athento el lugar en el que estos códigos de barras aparecerán. El sistema simplemente busca cualquier código presente dentro del documento.

Extracción automática de códigos

En versiones anteriores de Athento, cuando queríamos extraer la información encriptada en un código de barras, teníamos que definir en un modelo el lugar en el que el código aparecería.

Definición de la plantilla de extracción durante la creación del modelo
Sin embargo, en este caso, la extracción automática hace el proceso sin necesidad de modelo alguno. Es decir, siempre se extraen los códigos presentes en un documento.

Sin embargo, si queremos que la información de ese código sea un metadato cuya información podamos exportar, sí que debemos definirlo en el modelo. Lo bueno de tener estas dos posibilidades es que si ya existe un modelo relacionado con el documento subido, los datos asociados a códigos de barras, códigos QR y otros tipos de códigos se extraerán por los dos métodos, permitiendo al usuario contrastar la información.

Extracción Automática + Extracción usando el modelo
Extracción automática + Extracción usando el Modelo
Para probar la nueva funcionalidad, prueba nuestra demo on-line.

En la Guía de Usuario de Athento hay más información sobre la extracción automática de códigos en Athento.

martes, 19 de noviembre de 2013

Novedades Webinar 20 de Noviembre

¡Hola a tod@s!

Antes que nada, agradeceros la buena acogida que una vez más le das a nuestros webinars. Mañana estaremos presentando una vez más la forma en la que trabaja Athento y todo lo que puede hacer por vuestras empresas.

Vamos ya al grano. Lo que quería contaros es que aquellos que os habéis inscrito mediante la web de Athento deberíais haber recibido la invitación al webinar en las últimas horas. Por favor, si alguien no ha recibido invitación, que nos lo haga saber a través del blog o mediante nuestro formulario de consultas.

Os esperamos mañana, y a los que aún no os habéis inscrito, os recuerdo que todavía tenéis tiempo.







Descarga este caso de estudio y descubre cómo Athento puede ayudar a universidades como la tuya

El código en gestión documental, ¿una especie en extinción?

Navegando en la web, encontré un interesantísimo post de Susanth Kurunthil, un consultor en ECM -Enterprise Content Management- con 15 años de experiencia en tecnologías como Filenet, Alfresco, SharePoint, Kofax y Captiva. El título de este post es bastante duro:

"El ECM ya no necesita desarrolladores"

El título me obligó a leer el post. -¿Cómo puede este hombre decir esto?- Fue lo primero que pensé. La tesis de Kurunthil es que el mercado ECM se está dirigiendo hacia un escenario en el que no se quiere tener desarrolladores en plantilla para poder tener una solución de ECM que cubra las necesidades de la empresa, sino más bien aplicaciones flexibles y potentes que permitan configurar -no picando código- la manera en la que la herramienta cubra las necesidades de la empresa. 

En realidad, esta no es una tendencia única del ECM. Se llama especialización, y tiene que ver con que cada empresa se dedique a su core business, o aquello en lo que se supone que son buenos. ¿Por qué si nuestro negocio es la banca, tenemos que tener un equipo de 5 desarrolladores trabajando en una aplicación ECM que me podría proveer el mercado con menos complicaciones?

Creo que este es el punto de Kurunthil, aunque éste va más lejos. Kurunthil dice que este tipo de desarrolladores en plantilla se están convirtiendo en una especie en extinción, y que ellos lo saben y reaccionan en consecuencia con esa amenaza.  

Para ejemplificar este hecho, Kurunthil cuenta la historia de una petrolera inmensa de oriente medio. Ésta tenía un equipo de desarrolladores que construyeron la solución ECM de la compañía ellos mismos a partir de una conocida plataforma ECM. Lo que hizo este grupo de técnicos, fue llenar de múltiples parches la plataforma original y, como era natural, el resto de usuarios de la compañía no tardó en notarlo: La plataforma era insufrible. Tenían que llevar a cabo demasiado trabajo manual, la aplicación fallaba de forma constante y se convirtió en un dolor de cuello para el resto del personal. 

El director de IT se trajo entonces a un tío con mucha experiencia, un -Project Manager- que les solucionaría la vida. Efectivamente, el Project Manager era un máquina y en un año les había montando un completo sistema de gestión documental que solucionaba los dolores de cabeza del equipo de la petrolera. ¡Además, este ingeniero tenía previsto un roadmap de 5 años para el sistema ECM! 

Todos estaban felices...claro, todos menos el equipo de desarrolladores, que se veían ahora en serio peligro de desaparecer. Estos técnicos no se quedaron de brazos cruzados y convencieron al director IT para que se cargara al Project Manager, diciéndole que no hacía falta tanta gente, y que ellos solos se podían ocupar. Y esta, amigos mios, es la historia de como la brillante estructura de ECM planeada e implementada por el Project Manager para satisfacción de los usuarios de la compañía se fue al traste.

Yo, personalmente, no creo que todas las historias sean tan tristes, ni que en todas partes donde hay desarrolladores funcionen tan mal. Con lo que sí estoy de acuerdo, es con que cada vez más, las empresas exigen aplicaciones que no signifiquen implantaciones lentas y tortuosas, sino todo lo contrario, aplicaciones que funcionen bien "out-of-the-box".

¿Vosotros qué pensáis?

lunes, 18 de noviembre de 2013

Webinar: El ciclo de vida de los documentos y cómo cubrirlo con Athento

Muy buenos días a todos y mucha energía positiva para esta semana que comienza.
Acabamos de enviar las invitaciones al nuevo webinar de Athento, pero queríamos recordaros a aquellos que no estáis suscritos a nuestras noticias, que el próximo 20 de noviembre (miércoles) estaremos presentando un nuevo webinar de Athento.

En este webinar, mostraremos un caso real de un ciclo de vida, desde la captura de los documentos y toda su gestión posterior. Os enseñaremos las claves de esta historia de éxito y también os mostraremos en acción nuestros módulos de captura y de ECM.

Como ya os habíamos adelantado, nuestro partner el Grupo Digitex, nos mostrará su experiencia en la gestión del ciclo de vida de documentos.

Os dejamos de nuevo el botón de registro al webinar y los horarios según vuestro país.



Fecha: 20 de Noviembre de 2013
Hora (según tu país):
  • España (Península): 5:30 P.M
  • España (Canarias): 4.30 P.M
  • México/General: 10:30 A.M
  • Perú (Lima): 10:30 A.M
  • Argentina (Buenos Aires): 12:30 P.M
  • Venezuela (Caracas): 11:00 A.M
  • Colombia: 10:30 A.M
  • Chile (Santiago de Chile): 12:30 P.M




El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

viernes, 15 de noviembre de 2013

Así fue el evento Cloud Para Pymes

Buenas,

Hace unos días anunciábamos nuestra presencia en el evento "Cloud Para Pymes", organizado por Reddium y la EOI de Sevilla.
En este evento, nuestro KA Partners, Pedro Medrano, explicó a propietarios de pequeñas y medianas empresas cómo la gestión documental y captura de documentos en cloud puede ser la mejor opción para ellas.
Os dejamos con algunas fotillos del encuentro.




Prueba 30 días gratis Athento

jueves, 14 de noviembre de 2013

Cambios en el ciclo de vida de captura en Athento

En gestión documental solemos usar el término "ciclo de vida" de un documento para referirnos a todos aquellos estados por los que puede pasar un documento desde que es generado hasta que ha sido totalmente procesado.

Hasta ahora, en nuestro módulo de captura, había dos estados disponibles en el ciclo de vida de un documento: "Pendiente de Validación" y "Validado". Ahora además se puede transitar un documento al estado "Registrado".

Vamos a ver de forma breve qué significan estos estados:
Pendiente de Validación: Este estado refleja que el documento se ha subido al sistema, se ha procesado y se han extraído sus metadatos, pero todavía no ha sido revisado manualmente por una persona.
Validado: Cuando un documento aparece como "Validado" en Athento, quiere decir que una persona ha accedido al documento, ha comprobado que los datos extraídos son correctos y lo ha validado manualmente (botón "Validar Documento").
Registrado
Este tercer estado representa algo más abstracto. Es el estado en el que un documento, tras ser validado en Athento, ha pasado por otro procedimiento.

Según las necesidades de cada empresa o cada organismo, el estado "Registrado" puede significar una cosa u otra:
  • Archivar los documentos en papel tras la validación en Athento
  • Eliminar los documentos en papel
  • Realizar otra operación con los documentos validados en Athento
  • Realizar otra operación con los documentos validados desde otra aplicación usando los servicios web de Athento
  • Otras operaciones
Los servicios web de Athento permiten hacer cualquier operación con los documentos, como hemos mencionado en uno de los puntos anteriores, pero incluso podemos transitar de estado de su ciclo de vida, de manera que todo el proceso tras la validación se puede hacer desde cualquier aplicación que conectemos a Athento.

Además de la ventaja lógica del uso del ciclo de vida en gestión documental, la búsqueda por facetas en Athento nos permite buscar todos los documentos que hayan sido Validados, que estén Pendientes de Validación, o que se hayan Registrado, según las necesidades de búsqueda de cada momento.

Podemos ver un ejemplo en este vídeo:


Nuevo estado "registrado" del ciclo de vida de documentos en Athento from Athento on Vimeo.

miércoles, 13 de noviembre de 2013

Próximo webinar: 20 de noviembre 2013

¡Hola a tod@s!

Es un placer anunciaros que el día 20 tendremos nuevo webinar. En esta ocasión estaremos co-presentando el webinar junto con nuestro partner Grupo Digitex.

  • Tema: El ciclo de vida de los documentos y cómo cubrirlo con Athento. Hablaremos de las etapas del Enterprise Content Management y del valor de tener una aplicación que cubra todas las fases del contenido. Nuestro partner Digitex nos mostrará un caso práctico de integración y convivencia con Business Process Management e integración con otras aplicaciones como ERPs.
  • Fecha: 20 de noviembre de 2013
El horario depende de vuestro país:

  • España (Península): 5:30 P.M 
  • España (Canarias): 4.30 P.M
  • Chile (Santiago de Chile): 12:30 P.M  
  • México/General: 10:30 A.M 
  • Perú (Lima): 10:30 A.M 
  • Argentina (Buenos Aires): 12:30 P.M 
  • Venezuela (Caracas): 11:00 A.M 
  • Colombia: 10:30 A.M





Sobre Grupo Digitex:

El Grupo Digitex, compañía multinacional experta en BPO y tecnología, que acompaña a grandes compañías en sus procesos de expansión basándose en la eficiencia de sus procesos y en la capacidad de impulsar sus negocios. Nuestro Modelo Operacional está avalado por 24 años de trayectoria y numerosos de casos de éxito a nivel Internacional en todas las Industrias Verticales. Con operación en 7 países, más de 15,000 colaboradores y una Infraestructura de más de 10,000 posiciones de atención, nos convierte en un partner de referencia para nuestros Clientes.


Nueva sección de formación: También quiero informaros de que todos los futuros webinars serán anunciados desde Athento University.


Descargar la hoja de funcionalidad clave de gestión documental con Athento

martes, 12 de noviembre de 2013

Enterprise Content Management y Gestión del Ciclo de Vida de los Contenidos. Parte 1

Hoy vamos a entrar en un debate conceptual y a explicar un poco más sobre los conceptos primarios sobre los que se fundamenta el universo del ECM.

El primer concepto fundamental de entender es el del ciclo de vida de los contenidos.
 Los documentos y otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de vida dentro de las organizaciones. Este ciclo de vida empieza cuando se crean o se reciben nuevos documentos y hasta su final destrucción o almacenamiento permanente. Suele definirse un ciclo de vida como los diferentes estados de publicación del contenido, aunque es un concepto un poco más profundo que implica la manera en la que los usuarios se relacionan con el contenido (si se conserva sólo por exigencias legales, si se consulta constantemente, si el documento está vivo -en cambio-, etc.).

La gestión adecuada del contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.
La disciplina que se ocupa de este ciclo de vida se denomina Enterprise Content Management -ECM-, o gestión documental, como se le conoce en castellano. El ECM es un universo que comprende muchas otras disciplinas que tradicionalmente se han encargado por separado de el manejo de los contenidos digitales empresariales en cada una de sus fases. Estas fases se conocen como: Captura -Capture-, Gestión -Manage-, Almacenamiento -Store-, Preservación -Preserve- y Distribución -Deliver-.

Poster ECM-101 / AIIM - Bryant Duhon

  • Captura: Se refiere a la entrada de documentos en el sistema de información. Cuando la captura es inteligente se obtiene información automática de los documentos antes de que entren al sistema. 
  • Gestión: Implica el movimiento y la circulación de los documentos, así como la explotación y utilización de la información contenida en ellos. 
  • Almacenamiento: Esta fase se refiere a dónde se guardan los documentos o contenidos digitales y la capacidad que tenemos para recuperarlos. Preservación: Se trata de la conservación y archivo a largo plazo de los contenidos digitales. 
  • Distribución: Se trata de la integración del sistema ECM con el resto de aplicaciones de negocio o con el sistema completo de información de la empresa. Son los mecanismos que tenemos a disposición para hacer llegar el contenido a quienes tenga que llegar y a través de los medios adecuados. 
En el siguiente post, veremos como cada una de estas disciplinas hacen uso de diferentes herramientas software y la aplicación de un sinnúmero de tecnologías distintas.


lunes, 11 de noviembre de 2013

Próximos eventos de gestión documental en noviembre

Hola a tod@s,

Ya va llegando fin de año y sin embargo, aún se cuecen cosas en el mundo de la gestión de documentos empresarial. Nosotros por ejemplo, seguimos trabajando a tope. A continuación, enumeramos algunos de los próximos eventos:

  • Evento Cloud para PYMES: Aunque este no es un evento sólo de gestión documental, Athento estará presente mañana en este evento organizado por Reddium y la EOI de Sevilla. Para todos los que queráis aprender sobre las ventajas de contratar la gestión documental como servicio, allí podréis aprender más sobre el tema. Más información
  • Webinar de Athento "Todo el ciclo de vida de los documentos cubierto": Nuevo webinar de Athento programado para el 20 de este mes. Pronto publicaremos información más detallada, pero ya tenéis abierto el formulario de registro. ¡Inscribirme!
Os mantendremos informados. También os animamos a informarnos sobre cualquier evento de gestión documental para contribuir a su difusión.

¡Saludos!


Prueba 30 días gratis Athento

viernes, 8 de noviembre de 2013

Cómo instalar Athento 2.0 en Windows - Parte II

En la primera parte de la guía de instalación de Athento 2.0 en Windows os explicamos cómo instalar el software de terceros necesario para el funcionamiento de Athento. 

Hoy volvemos con la segunda parte de la guía de instalación de Athento 2.0 en Windows, donde veremos cómo instalar un sistema ECM, al que también podemos llamar repositorio, puesto que lo vamos a utilizar para almacenar los documentos y los datos capturados desde Athento. 

Hay bastantes sistemas ECM disponibles, tanto de pago como gratuitos, y Athento puede conectarse con todos aquellos que usen el estándar CMIS, que son los más conocidos. Nosotros nos vamos a centrar en la instalación de Athento ECM, Nuxeo y Alfresco, pero puedes instalar otros, como por ejemplo Sharepoint. 

Vamos a ver cómo se instalan: 

Athento ECM

Athento ECM es nuestro repositorio basado en Nuxeo, con módulos, plugins y otras personalizaciones añadidas. Si lo que quieres es usar Athento, con este repositorio lo vas a tener más fácil, porque incluye parte de la configuración y los plugins necesarios para Athento 2.0. 

En primer lugar, descarga Athento ECM desde nuestra web. Hay dos versiones: una para sistemas de 32 bits y otra para sistemas de 64 bits. Ambas ocupan unos 300 Mb. 

Para instalar cualquiera de las dos versiones, que se facilitan como un archivo en formato .zip, lo único que tienes que hacer es descomprimir ese archivo y colocarlo en una ruta que puedas recordar más adelante. 

Por comodidad, puesto que cada cuál puede instalar Athento iDM en la ruta que quiera de su equipo, vamos a denominar a esa ruta de instalación, tanto aquí como en Athento Documentation Center de la forma "$ATHENTO_IDM_HOME". 

Para configurar Athento ECM, debes editar el fichero nuxeo.conf (se llama así, porque como comentamos al principio, Athento ECM está basado en Nuxeo). Este fichero se encuentra en la ruta $ATHENTO_IDM_HOME\bin\, y lo puedes modificar con el editor de textos de windows o con cualquier otro programa. 

En Athento ECM, el fichero de configuración nuxeo.conf tiene asignados valores por defecto para que pueda ser utilizado por Athento 2.0, pero aún así debes personalizar los valores para que funcione correctamente con Java y con la base de datos. También permite la configuración de una cuenta de correo electrónico, de open social y otros. Toda esta información está en la guía de instalación de Athento ECM.

De momento no es necesario que hagas el despliegue de Athento ECM, porque todavía no has instalado Athento 2.0, pero estaría bien probar que funciona correctamente, y ¡seguro que estás deseando probarlo! 

Para desplegar Athento ECM, ejecuta el fichero "Start Nuxeo.bat", situado en la ruta "$ATHENTO_IDM_HOME\bin". Se abrirá el Panel de Control de Nuxeo: pulsa Start

Después, abre un navegador de internet, y escribe la dirección: http://localhost:8080/nuxeo
Si todo hay ido bien, deberías ver algo así: 



Para parar Athento ECM, ve a la misma ruta, y pulsa dos veces el fichero "Stop Nuxeo.bat". 

Nuxeo 

Nuxeo es el Gestor Documental de la compañía del mismo nombre. Es uno de los que más nos gusta, por su flexibilidad y agilidad. 

La instalación de Nuxeo es muy parecida a la de Athento ECM, pero en este caso hay que instalar algunos módulos extra para hacerlo funcionar con Athento 2.0. 

Para empezar, descarga el fichero .zip de Nuxeo desde la página oficial, e instálalo descomprimiéndolo en una ruta fácil de recordar. A esa ruta, incluyendo la raíz de la carpeta descomprimida, la vamos a llamar $NUXEO_HOME. 

Después, edita el fichero nuxeo.conf situado en la carpeta \bin, en la raíz ($NUXEO_HOME\bin) con la configuración recomendada en nuestro Documentation Center. 

Y para que funcione con Athento 2.0 necesitarás también hacer lo siguiente: 


Alfresco

Alfresco, una de las plataformas ECM líderes en el mercado: es Open Source, con una versión gratuita (Alfresco Community), y otra de pago (Alfresco Enterprise).


Para cada versión hay un fichero de descarga diferente y una guía de instalación específica:



Guía de instalación de Athento 2.0 en Windows:


jueves, 7 de noviembre de 2013

¿En Qué Sistemas Operativos Puede Usarse Athento? [FAQs]

Image representing Windows as depicted in Crun...
Image via CrunchBase
Esta pregunta nos la hace nuestro amigo Alberto Lara. Concretamente, el pregunta que si Athento..."¿Puede usarse en Windows, Linux?".
Athento es una aplicación desarrollada en JAVA. Como muchos de vosotros sabréis, JAVA es un lenguaje de programación multiplataforma, esto quiere decir que su funcionamiento no se encuentra encadenado a ningún sistema operativo en particular.

Cuando os descargáis Athento desde nuestra web, se os da la oportunidad de decidir si trabajáis con Linux o con Windows que son actualmente los sistemas operativos más usados a nivel mundial para entornos de producción. De acuerdo al SO con que trabajéis, debéis escoger un fichero de instalación u otro. La diferencia entre ambos reside en algunas de las librerías de manejo de imágenes se incorporan en el sistema operativo, por lo que son específicas para cada uno de ellos. 
Tux, the Linux penguin
Tux, the Linux penguin (Photo credit: Wikipedia)
A un nivel más alto, como usuarios, no experimentaréis ninguna diferencia entre trabajar con Athento en Windows o en sistemas Linux (Debian o Red Hat). De hecho, en el post anterior, mi compañero Frank García ha empezado a explicaros cómo instalar Athento en entornos Windows.

Espero haber respondido a la pregunta, Alberto.

Os recuerdo algunos enlaces de interés en cuanto a este tema:

miércoles, 6 de noviembre de 2013

Cómo instalar Athento 2.0 en Windows - Parte I

Una de las ventajas de que Athento se haya desarrollado en Java es su funcionamiento multiplataforma, lo que permite al usuario usarlo en diferentes sistemas operativos

Muchos de nuestros clientes eligen la instalación en sistemas operativos Linux, ya sea basados en Debian o basados en Red-Hat, pero muchos otros trabajan en entornos Windows. Ya sea porque se está trabajando con Sharepoint en Windows Server, o simplemente porque no se está habituado al uso de Linux, un usuario puede elegir instalar Athento en Windows. De eso trata este post: vamos a explicar cómo realizar la instalación de Athento en Windows paso a paso, de manera que lo entiendan tanto usuarios expertos como aquellos menos avanzados. 

En este post nos centraremos en los requisitos previos, aquel software de terceros necesario para que Athento funcione a la perfección. 

Java Standard Edition, Development Kit, o abreviadamente: JDK 6

Puedes encontrar la última versión de JDK 6 en este enlace


En primer lugar, acepta el acuerdo de licencia, y después descarga el fichero más adecuado para tú sistema: si vas a hacer la instalación en un sistema de 32 bits, selecciona el fichero "Windows x86". Por el contrario, si lo vas a hacer en uno de 64 bits, descarga el fichero "Windows x64". 

Para instalarlo sólo tienes que ejecutar el fichero que acabas de descargarte, y seguir los pasos del instalador. 

Visita la documentación de instalación de JDK 6 en nuestro Documentation Center. 

Base de datos

Como la mayoría de programas informáticos, Athento necesita una base de datos para almacenar la información.

La base de datos de Athento no sólo almacena datos sobre los documentos con los que trabajamos, sino que también guarda parámetros de configuración, lo que permite que podamos modificarlos en tiempo de ejecución, sin reiniciar la plataforma. Ésto da mayor flexibilidad y rapidez a la configuración. 

Puede utilizarse cualquier sistema de bases de datos con Athento, pero en general recomendamos PostgreSQL. ¿Por qué? Porque es software libre, gratuito, y uno de los mejores y más conocidos por los usuarios en todo el mundo. Recuerda tener en cuenta el volumen de datos que vas a manejar.

Descarga PostgreSQL de este enlace, y ejecútalo para instalarlo. 


Cuando lo hayas instalado, ejecútalo y crea un rol y una base de datos para Athento de la siguiente forma:

CREATE ROLE capture WITH PASSWORD 'capture' LOGIN;
CREATE DATABASE capture ENCODING 'utf8' OWNER capture;

Después, crea un usuario administrador:

insert into ac_cap_user (username,user_admin,company,email,firstname,lastname,password,user_deleted) values('Administrator',1,'Yerbabuena', 'Administrator', 'Administrator', 'Administrator','Administrator',0);

El resto de la configuración de la base de datos de Athento puedes verla en Athento Documentation Center

Servidor de Aplicaciones JBoss

El servidor de aplicaciones JBoss funciona como un contenedor en el que desplegar la aplicación que queremos ejecutar: en nuestro caso será Athento. 

En esta página tienes el enlace de descarga del servidor de aplicaciones JBoss para Athento (No sirve el JBoss default). 

Una vez descargado, lo único que tienes que hacer es descomprimirlo y colocarlo en un lugar que lo tengas a mano: lo tendremos que usar más adelante para desplegar Athento. 

Procesador de textos Libre Office u Open Office

¿Todavía no tienes instalado ninguno de los dos procesadores de texto libres más conocidos y usados? Bueno, Athento te va a obligar a hacerlo, y lo agradecerás :-)

En sustancia Libre Office y Open Office son muy parecidas, así que no vamos a decirte cuál elegir: Si eliges Libre Office, descárgala de aquí.
Si por el contrario eliges Open Office, descárgala de aquí.

Para instalar cualquiera de las dos, haz doble clic sobre el ejecutable, y sigue los pasos que el instalador automático te solicite. 
Por último, necesitarás instalar dos plugins para hacerlo funcionar con Athento ECM:


Para instalarlos, ejecuta el procesador de textos que hayas instalado, ve al menú de Herramientas, Extensiones, Añadir. 

Selecciona los dos archivos que has descargado, y pulsa aceptar. 


En el siguiente post sobre la instalación de Athento en Windows entraremos más en materia de Gestión Documental instalando un repositorio donde almacenar los documentos digitalizados con Capture.

martes, 5 de noviembre de 2013

Reconocimiento de letra manuscrita: Estado del Arte de las tecnologías ICR

Hoy vamos a hablar un poco sobre una de las tecnologías de captura de documentos: las tecnologías ICR (Intelligent Character Recognition). El software ICR que han sido creado para convertir a texto legible por ordenadores la letra escrita por humanos (de su puño y letra :-) ).

Esta es una tecnología menos avanzada que el OCR, con muchas más dificultades y con peores resultados. El grado de dificultad de leer letra manuscrita, ni siquiera se nos escapa a nosotros los humanos, o ¿quién no ha tratado de descifrar el contenido de una prescripción médica?

Sin embargo, esta tecnología parece estar avanzando. Algunas firmas como Parascript hablan de que algunos sistemas ICRs pueden alcanzar una lectura de hasta el 95% del texto manuscrito con una tasa de error del 2%. 

Pero, ¿cuál ha sido la evolución de las soluciones a la hora de leer letra manuscrita en documentos y convertirla en información digital?

  1. La primera solución que se nos ocurrió a los humanos fue tener personas que leyesen la información digitada en papel y que la pasaran a ordenador ellos mismos. Este sistema todavía es usado en administraciones públicas, hospitales, bancos, instituciones educativas, etc. Sobra decir que esta solución al ser manual es costosa, pero soluciona un problema mucho más grave para las empresas que es la de la recuperación de la información.
  2. Luego pasamos a utilizar casillas en los documentos para obligar a las personas a escribir en un determinado espacio como se puede observar en la imagen del ejemplo.
    Esto se debía a que los ICRs del momento no podían reconocer las letras si estas se tocaban las unas con las otras.
  3. Luego se nos ocurrió imprimir en "drop-out ink" los documentos (colores pasteles la mayoría de ellos que impiden la lectura del OCR). Con esto se lograba que el ICR sólo leyese los caracteres manuscritos sin ruido añadido. Según Imerge Consulting, esta solución podía por sí misma eliminar el 60% de los trabajadores dedicados a  picar datos (digitar). Hasta este momento, los ICRs trabajaban identificando letra por letra (casilla a casilla), pero lo que en la industria se busca es un "criterio de usabilidad" a nivel de campo, o lo que es lo mismo, que la palabra o frase completa está correcta y tenga sentido.
  4. Pero la realidad es que no vivimos en un mundo donde las personas escriban siempre entre casillas. Es por ello que las tecnologías ICR se vienen esforzando durante los últimos años en texto escrito de manera libre. Al no estar constreñidas las letras entre casillas, nos enfrentamos a un sinnúmero de problemas más, por ejemplo, que el ancho de las letras varía, que las letras se tocan las unas a las otras etc. Nuevo algoritmos están siendo utilizados en la actualidad, algunos de ellos lo que hacen es comparar los caracteres manuscritos contra una inmensa base de datos de imágenes, se analizan los trazos, patrones lingüísticos, etc. Con todo ello, los resultados siguen estando por debajo de lo que hemos conseguido con tecnologías OCR. Los defensores del uso de ICR, afirman que cualquier porcentaje de acierto que se logre constituye un ahorro de mano de obra. Lo cierto es que aspectos como la lectura de las letra cursiva, aún sigue sin haber sistema que pueda resolverlos.

lunes, 4 de noviembre de 2013

Evento: Cloud para pymes

Uno de nuestros partners, Reddium,  presentará este 12 de noviembre un evento sobre soluciones cloud para PYMES en la ciudad de Sevilla.

El evento tiene como objetivo "Mostrar de manera práctica a las pymes cómo las soluciones Cloud Computing, a precios asequibles y sin causar una distorsión en el habitual funcionamiento de la organización, pueden situarlas al mismo nivel competitivo que cualquier gran empresa."

En este interesantísimo evento se aclararán temas relacionadas con la implantación, integración y seguridad de las soluciones cloud. 

El evento comenzará a las 4 de la tarde en  la Escuela de Organización Industrial y además de stands de múltiples proveedores de soluciones cloud, podréis asistir a una mesa redonda en la que mostrarán casos de éxito de cloud computing y se discutirán los avances de las tecnologías en esta modalidad. 

Athento no faltará a la reunión, en la que explicaremos cómo ahora es posible disfrutar también de la flexibilidad cloud en gestión documental y captura de documentos.

"Cloud para PYMES" es un evento gratuito al que os podéis inscribir desde ya.

Lugar: EOI C/ Leonardo Da Vinci, Isla de la Cartuja 41092, Sevilla
Fecha: 12 de Noviembre

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