martes, 24 de diciembre de 2013

Nota de Prensa: Athento presentará una solución Smart Document Management aún más inteligente en 2014

Madrid, 24 de Diciembre de 2013.- Athento, el software inteligente de gestión de documentos, presenta algunas de sus novedades para 2014.

El equipo de Athento no quiere terminar el año sin extender sus mejores deseos de prosperidad a todos sus clientes y usuarios en el próximo 2014. El equipo directivo también ha comunicado algunas de sus novedades de producto para el 2014.

A principios de este año la compañía publicará el roadmap del producto que incluye entre las mejoras una interfaz que presentará de forma totalmente integrada la funcionalidad de captura y de gestión documental de Athento.

Este año veremos más sobre lo que el equipo ha estado trabajando en el segundo semestre de 2013 y que pronto estará listo para ver la luz. Victor Sánchez, Head of R&D, habla de la flexibilidad del producto: “Hemos conseguido que los documentos en Athento sean más que archivos y metadatos. Hemos logrado que sean  entidades con sentido propio, que contemplen las relaciones entre usuarios y otros documentos. Esto forma parte de entender los documentos y para las empresas, esto se traduce en mayor potencia y flexibilidad a la hora de definir sus modelos documentales.”

La funcionalidad de captura de Athento también seguirá evolucionando en 2014. Para ello, la empresa ha fichado dos nuevos expertos en materia de reconocimiento óptico, que se suman a un equipo de expertos en algoritmos de clasificación y en gestión documental en general. De acuerdo con José Luis de la Rosa, CEO de la compañía, “los esfuerzos en 2014 se enfocarán en hacer cada vez más inteligente a Athento, ya que entendemos que esta es la única solución para las empresas de hoy, que tienen que enfrentarse día a día a volúmenes complejos de documentos y para las que las soluciones tradicionales ECM ya no ofrecen una solución completa.”


Sobre Athento:

Athento Smart Document Management incorpora tecnologías inteligentes como Machine Learning, Semántica y Procesamiento de la Imagen para automatizar procesos de trabajo relacionados con documentos. Athento automatiza procesos como la captura, el almacenamiento, la gestión o distribución de documentos. Con Athento, una empresa adquiere toda la funcionalidad tradicional de un sistema de gestión documental más toda la funcionalidad de un software de captura de documentos. Además, mediante módulos, Athento permite cubrir las necesidades de archivo, publicación y BPM.
Para las empresas esto significa una gran reducción de costes y tener un sistema de gestión documental completamente integrado con el resto de sus aplicaciones de negocio. 
Athento es usado por compañías como el Grupo DIA y Leroy Merlin.  


viernes, 20 de diciembre de 2013

¡Felices Fiestas!

La semana que viene ya es navidad y queremos desearos unas fiestas estupendas y un aluvión de buenas cosas en el año que está por llegar.



Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones

jueves, 12 de diciembre de 2013

Los Trabajadores de la Información Hartos de Buscar Documentos

Tal como lo comentábamos unos meses atrás  en una infografía de elaboración propia sobre las búsquedas en gestores documentales, las búsquedas de documentos siguen siendo una preocupación y un factor de ineficiencia en la labor diaria de los trabajadores de la información. 

Hoy queremos compartir la infografía de SearchYourCloud que va en la misma línea y que nos trae interesantes datos recopilados mediante un estudio a más de 300 trabajadores en UK y en USA:

  • En su labor diaria, los trabajadores de la información realizan hasta 8 búsquedas para encontrar el documento que están buscando.
  • Sólo 1 de cada 5 búsquedas arroja el resultado correcto a la primera.
  • 57,56% no pueden buscar los documentos de trabajo desde sus dispositivos móviles.



Una razón más para que las aplicaciones ECM sean inteligentes

La problemática de localizar y recuperar información tiene que ver mucho con la capacidad de las aplicaciones ECM y de gestión documental de ser inteligentes. Por su naturaleza, estas aplicaciones nos ofrecen un potente mecanismo de búsqueda: los metadatos.

Sin embargo, la realidad es que aunque estas aplicaciones ofrecen la posibilidad de asociar metadatos a los documentos, dichos metadatos en la mayoría de los casos tienen que ser rellenados de forma manual. Como resultado, los metadatos terminan sin ser completados y la potencia que ofrecen esos sistemas se pierde.
Una de las soluciones a este problema pasa por la captura inteligente de datos que hace que sean las aplicaciones y no las personas quienes tengan que rellenar los metadatos, como en el caso de Athento.
Pero existen varias funcionalidades inteligentes capaces de hacer más fácil la vida de los trabajadores de la información cuando buscan documentos. Aquí os dejamos algunas de estas funcionalidades en el caso de Athento:
  • Autoetiquetado Semántico: El sistema extrae términos claves de los documentos (tags) para que navegando a través de ellos los usuarios puedan acceder a los documentos que contienen dicho tag. Podéis ver esta funcionalidad de Athento en este vídeo que muestra su integración con Box.net.
  • Relaciones entre documentos:  Son relaciones automáticas que se construyen cada vez que los documentos comparten un mismo metadato y su mismo valor. Por ejemplo, si subimos dos documentos, un diploma de un titulo universitario y un DNI y los dos documentos tienen un metadato "número DNI" cuyo valor el coincidente, el sistema automáticamente construye una relación entre ellos, de modo que desde uno podamos acceder hacía el otro y viceversa.
  • Indexación Full-Text del contenido de los documentos: Aquí la funcionalidad OCR juega un papel fundamental, ya que nos permite que las búsquedas incluyan no sólo metadatos como el título de un documento, sino el propio contenido.


martes, 10 de diciembre de 2013

En menos de dos horas empieza el webinar de Athento: Primeros Pasos con la Captura de Athento

Os recordamos que en menos de dos horas estaremos llevando a cabo una sección de formación en vivo sobre cómo utilizar Athento para la captura de documentos.

Si aún no te has inscrito, date prisa que aún estás a tiempo de inscribirte. Si ya te has inscrito, durante la próxima hora recibirás los datos de acceso al webinar.
Asistiendo al webinar "Primeros Pasos con la Captura de Athento" aprenderás a:
invoice3D-1
  • Crear modelos de clasificación automática.
  • Extraer de códigos de barras de documentos.
  • Extraer metadatos definiendo expresiones regulares.
  • Extraer metadatos definiendo coordenadas en los documentos.
  • Importar documentos desde Dropbox.
  • Moverte por los principales menús de Athento.

No te olvides que el webinar tendrá lugar a las:
  • España (Península): 5:00 p.m
  • España (Canarias): 4:00 p.m
  • Colombia: 11:00 a.m
  • Perú (Lima): 11:00 a.m
  • Chile (Santiago): 1:00 p.m
  • Argentina (B.A): 1:00 p.m








Descarga este caso de estudio y descubre cómo Athento puede ayudar a universidades como la tuya

Métodos de Importación de Documentos: Athento AFM [FAQs]

Seguimos respondiendo a las preguntas de todos vosotros. Una de ellas es qué mecanismos provee Athento para la importación masiva de documentos. Pues bien, hoy vamos a ver uno de estos métodos, conocido como AFM o Athento Folder Monitoring. En español, estas siglas se corresponden con "Monitorización de Carpetas". 

Conocida en la industria como "Hot Folder", la funcionalidad de monitorización de carpetas permite correr en background un demonio que  periódicamente revisa una carpeta para ver si hay documentos nuevos dentro de ella y subirlos a Athento para ser procesados.

Como se muestra en el siguiente vídeo, una vez volcados los documentos en una carpeta determinada, estos van desapareciendo de ella, ya que son subidos a Athento.

AFM -Athento Folder Monitoring- from Athento on Vimeo.


Para activar esta funcionalidad, debemos dirigirnos al menú "Administración" y escoger el submenú "Administración".


Una vez allí, nos vamos a la pestaña "Sources" o "Fuentes" y tenemos que marcar la casilla check que habilita la monitorización de carpetas.

En la actualidad, la ruta de la carpeta que se ha de monitorizar se define en base de datos, en la tabla athento_properties. Esta ha sido una nueva mejora, ya que antes había que indicar la ruta en un fichero. Pronto podremos configurar esta ruta desde la propia interfaz de la aplicación.


FSM.PathDocuments es el parámetro que indica la ruta de la carpeta que Athento monitorizará.

Además, el AFM recibe otros parámetros de configuración relacionados con los tiempos en los que se monitorizará la carpeta. AFM funciona con un cron, que es un programita que permite programar el trabajo a realizar. Es decir, podemos decirle a Athento cuando debe empezar a monitorizar una carpeta (FSM.Cron.Expression.Start) y cuando debe detener la monitorización (FSM.Cron.Expression.Stop). Para programar la monitorización de carpeta se deben pues configurar dichos parámetros que únicamente reciben una expresión cron. Hay software gratuito que permite construir estas expresiones, como el caso de cronmaker.

jueves, 5 de diciembre de 2013

Webinar 10 de Diciembre: Primeros Pasos con la Captura Inteligente de Athento

Hoy comienza para muchos el puente -aquí en España-, pero antes de que desconectéis queremos recordaros que el próximo martes tendremos el último webinar de Athento este año. 

Este webinar tiene un fuerte componente de formación, ya que os enseñaremos  cómo crear modelos para clasificar documentos y extraer sus datos, y también cómo subir documentos a Athento y procesarlos.

Os recomendamos aprovechar la ocasión para plantear todas las preguntas que se os ocurran. Os recuerdo los datos del webinar.


Fecha: 10 de Diciembre de 2013

Horario:

    España (Península): 5:00  p.m
    España (Canarias): 4:00  p.m
    Colombia: 11:00 a.m
    Perú (Lima): 11:00 a.m
    Chile (Santiago): 1:00  p.m
    Argentina (B.A): 1:00  p.m






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miércoles, 4 de diciembre de 2013

Enterprise Content Management y Gestión del Ciclo de Vida de los Contenidos. Parte 2


Hoy nos vamos a ocupar de la problemática que significa para las empresas cubrir todo el ciclo de vida de los documentos.

Casi por cada una de las fases del ciclo de vida del contenido existen una disciplina o varias y una serie de herramientas software y  tecnologías que ayudan a la gestión de toda esta información desestructurada.


Fase del ciclo de vida Disciplinas y subsistemas software
Captura Captura
Gestión Gestión Documental (Document Management)
Gestión de contenidos Web (Web Content Management)
Gestión de activos digitales (Digital Asset Management)
Flujos de trabajo (Workflows)
Colaboración
Gestión de correos electrónicos (Email Management - Mailroom)
Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management)
Almacenamiento Sistemas de ficheros
Repositorios
Bases de datos
Data Warehouse
Preservación Gestión de records (Electronic Records Management)
Preservación Distribución Organización y acceso a la información
Enterprise Search
Distribución


Como se aprecia en la anterior tabla, para cubrir todo el ciclo de vida del contenido en una organización, son muchos los subsistemas software que se utilizan. Esta es una realidad compleja que usualmente  requiere grandes inversiones en infraestructura tecnológica y que presenta la enorme dificultad de poder integrar todos estos sistemas para obtener un verdadero aprovechamiento de la información de los documentos.

Esta gráfica de la AIIM nos muestra como encajan todas estos subsistemas software en el sistema global del Enterprise Content Management.


AIIM- ECM Roadmap

Fuente: AIIM

martes, 3 de diciembre de 2013

Vídeo del Webinar: El Ciclo de vida de los Documentos y cómo cubrirlo con Athento. Integración con BPM de un Gestor Documental.

Hoy os traemos el vídeo del webinar del día 20. Esperamos que todos los que habéis tenido problemas con el tema del horario, podáis ver el vídeo a vuestras anchas.

Os recuerdo que en este webinar expusimos el caso de una mutua colombiana y de cómo se integraban una solución Business Process Management con las soluciones de gestión documental y captura de documentos de Athento.

Os dejo con el vídeo:


Webinar: Integración BPM, Gestión Documental y Captura de Documentos from Athento on Vimeo.


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