miércoles, 22 de enero de 2014

Gestión de Documentos Digitales en la Empresa

Hoy quiero compartir con vosotros esta presentación que he usado en un curso de formación organizado por la  Asociación de Archiveros de Andalucía ayer en Sevilla.
Se nos pedía una visión panorámica, de acuerdo con nuestra experiencia de negocio,  sobre cómo se trabaja el documento electrónico en la empresa en todo su ciclo vital.
 

Mi exposición hablaba de cómo a través de todos estos años trabajando en el mercado del ECM, nos hemos ido topando con necesidades que no están resueltas del todo en el software de gestión documental disponible en el mercado.

Voy a tratar de reproducir la formación en este post.




Diapositivas 3 y 4: El Comienzo- Almacenamiento y Acceso Online.
El primer problema que tratan de solucionar las empresas cuando piensan en gestión documental, tiene que ver con deshacerse del papel y tener sus documentos en un formato electrónico que saben resultará en documentos más accesibles que si los tuviesen en papel. Básicamente lo que quieren es potenciar: la colaboración, la accesibilidad y la ubiquidad.  Cuando hablamos de potenciar estos 3 puntos, asumimos que en la mayoría de los casos estamos hablando de documentación viva o de, al menos, documentación que se utiliza de forma frecuente.
Estos fueron los primeros proyectos de gestión documental con los que nuestra empresa se topó y para solventarlos, empezamos a trabajar con una herramienta de software libre: Nuxeo. A pesar de que Nuxeo es una herramienta potente, bien diseñada y muy útil para resolver la problemática básica de la gestión documental, descubrimos paulatinamente, que habían ocasiones en las que Nuxeo se quedaba corto para las necesidades de nuestros clientes.

Diapositivas 5 y 6: Flujos de Trabajo y BPM

El primer punto en el que vimos que las soluciones del mercado se quedaban cortas era el tema de hacer electrónicos procedimientos de trabajo complejos, trámites u otros procesos de negocio ricos en complejidad. En este escenario aparecían conceptos nuevos como el expediente, que no son asimilados de forma completa por los sistemas de gestión documental existentes. Para el software de ECM, un expediente no deja de ser una carpeta. Pero los que trabajamos en esto, sabemos que un expediente implica mucho más que una carpeta, implica relaciones con otras entidades (trámites, los solicitantes del trámite, fases, tareas, tipos documentales específicos, etc.). En muchos casos, convertir estos procesos de negocio a procesos digitales es crítico para el negocio, como en el caso de CRISA, que necesitaba que escrupulosamente se vigilase el proceso de aprobación y firma de planos que son utilizados por el departamento de ingeniería.


Diapositivas 7 y 8: Captura de documentos

Una vez resuelta la gestión de documentos electrónica, nos dimos cuenta de que nuestros casos querían dar un paso más, y de nuevo, las soluciones de gestión documental no les ofrecían una solución para procesar documentos que estaban en la actualidad en papel, o para enviar documentos en el sistema que recibían desde correo electrónico y procesarlos -no sólo guardarlos-. Nos encontramos con casos como el del ICOGAM que necesitaba digitalizar y procesar hasta 3.000 expedientes al día. Tuvimos que hacer posible que el sistema de gestión documental reconociera tipos de documentos y extrajera datos de ellos.

Diapositivas 9 y 10: Records Management

Especialmente desde Administraciones Públicas y desde empresas grandes interesadas en cumplir con ciertas legislaciones, comenzamos a recibir peticiones para que les ayudáramos con la gestión de records o documentación no viva con carácter probatorio. El problema, una vez, era que los sistemas actuales están mejor preparados para trabajar con documentación viva y que no requiere unas prácticas escrupulosas de archivo. Había que tocar de forma interna los sistemas para conseguir que reprodujesen de alguna manera conceptos como cuadros de clasificación por funciones, series, calendarios de conservación, etc. Tuvimos que hacer posible que el sistema de gestión documental entendiera conceptos como: actividades, series, funciones, procedimientos, etc.

Diapositivas 11 y 12: El roadmap del Enterprise Content Management

Si despegamos la vista un poco de las necesidades particulares y nos fijamos en el panorama completo de la gestión documental o Enterprise Content management,  nos damos cuenta de que para que un documento haga un recorrido digital por todas las fases del ECM (Captura, Gestión, Distribución, Preservación y Almacenamiento) una empresa necesita al menos 4 aplicaciones distintas para cubrir todas las necesidades.  Y esto es un problema muy gordo, por las siguientes razones:

  • Inversión en IT: Multiplica por 4 los costes en licencias, puestos, hardware formación, etc.
  • Integración

Diapositiva 13: Integración

Una verdadera pesadilla.  Porque si las cuatro aplicaciones que adquirimos no se encuentran correctamente integradas, nuestra gente va a trabajar 4 veces más. Pero el problema no sólo va entre aplicaciones ECM. Resulta que si no estamos trabajando con aplicaciones que sigan estándares y que se puedan comunicar con el resto de nuestro software de negocio, estamos ante un verdadero problema y, probablemente, una perdida de dinero cuantiosa.

Diapositivas 14 y 15: ¿Qué aprendimos?

Aprendimos que sin duda tenía que haber una mejor manera de hacer gestión documental. Una que hiciese que la gente trabajase menos y que las empresas tuvieran menos dolores de cabeza a la hora de intentar cubrir las necesidades del contenido en todas sus fases de vida.  Y decidimos que Athento tiene que estar preparado para atacar ese reto con 3 armas letales:

  • Inteligencia
  • Interoperabilidad
  • y siendo una herramienta Integral
Con esas 3 "i" letales en mente, hemos emprendido el desarrollo de la versión 3.0 de Athento, que ofrece una solución integral para atacar problemas que se pueden automatizar mediante la inteligencia y capaz de comunicarse con el entorno tecnológico de las empresas.










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