jueves, 2 de enero de 2014

Los vacios de software de Gestión Documental Parte 1

El 30 del pasado mes, CMS Wire publicó un interesante articulo -"A Look Back : A Mobile, Cloudy World for Document Management in 2013"- en el que se dicen algunas cosas que delatan que en la industria del software Enterprise Content Management algo se debe estar haciendo mal.

  1. Estancados en la lucha contra el papel
"...[] organizations still appear to be struggling under the weight of paper despite developments in enterprise technologies that should make managing all that information a lot easier.

In fact, the view from December 2013 is much the same as the view was in December 2012..."
Seguimos igual en materia de la lucha contra el papel en diciembre del 2012 que en diciembre del 2013. Las razones de que las empresas -incluso aquellas que cuentan con software ECM- sigan trabajando con papel son múltiples:
  • Dificultades a la hora de trabajar de forma colaborativa sobre documentos.
  • Dificultades a la hora de saber qué pasa con los documentos que compartimos en digital (Control sobre los documentos electrónicos).
  • Subir y bajar archivos de la forma tradicional (formularios) a las aplicaciones de gestión documental hace más lento nuestro trabajo.
  • Los usuarios siguen teniendo muchos problemas para encontrar lo que buscan.
Esto en cuanto a los documentos que nacen en digital. Sin embargo, la situación no cambia para los documentos generados originalmente en papel. 

De acuerdo con el estudio "Winning the Paper Wars" de la AIIM comentado en CMS Wire:

"While 74% of survey respondents said that they are responsible for developing paperless strategies, or with building environmentally friendly work places, only 24% were able to say that they had specific strategies in mind."

Sólo el 24% de las empresas del estudio tienen estrategias específicas para acabar con el papel. ¿Podría ser que los fabricantes de software no estemos poniendo a los CIO las cosas fáciles para que puedan desarrollar estrategias concretas contra el papel? Se me ocurren algunas razones que pueden apoyar esta teoría.

  • Software de captura totalmente desacoplado del software de gestión documental. Aunque la captura es parte esencial y natural de la gestión documental -ya que garantiza la ingesta de documentos en el sistema- el mercado ECM se ha inventado aplicaciones que resuelven únicamente el problema de la captura, pero que no tienen sentido en sí mismas si no están integradas con un sistema de gestión documental.  Y lograr dicha integración no es fácil en las condiciones actuales: problemas de compatibilidad, necesidad de desarrollos por que no existen muchas integraciones plug and play, etc.
  • Software de captura y digitalización cuyo coste resulta inasequible para muchas compañías.
  • Costes elevados de hardware ligados a este tipo de proyectos. Si bien esto está siendo solucionado con la oferta SaaS de software de captura, hasta ahora no existe un modelo claro cloud en el que cualquier empresa en cualquier momento pueda pagar y empezar a usar este software (sin que medie un comercial, llamadas telefónicas, y otras complicaciones).


  • Algunas regulaciones gubernamentales
  • Falta de implicación de la dirección de las empresas en la lucha contra el papel.

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