jueves, 2 de enero de 2014

Los vacíos de software de Gestión Documental Parte 2

Continuamos con esta serie de post sobre los vacíos del software de Gestión Documental.

Los vacíos del software de gestión documental (Parte 1)

El la primera parte de esta serie de post, analizábamos el estancamiento en la lucha contra el papel y las posibles causas de dicho estancamiento.


En esta segunda parte, vamos a ver otro vacío del software actual de gestión documental:


2. La complejidad de los sistemas ECM ha generado una fuga de usuarios a aplicaciones de File-Sharing/ File-Sync.


Hoy me veo obligada a citar un nuevo artículo de CMS Wire en el que se entrevista a Ken Burns, Analyst Relations Manager en Hyland Software:

"...[]Many of those enterprises, he says, have been struggling under the
weight of larger, heavy, custom- development platforms that offer far
more than is needed, but which have dominated the ECM industry until recently."
Las aplicaciones tradicionales de ECM ofrecen más de lo que los usuarios realmente necesitan, pero no de una forma lo suficientemente flexible como para que los usuarios simplifiquen las herramientas de acuerdo a sus necesidades. Como resultado, los usuarios terminan marchándose a las aplicaciones que materializan  la expresión más simple a la hora de trabajar con documentos: una carpeta a la cual arrastrar y soltar documentos.

"...[]As a result, many users are turning to file sharing and syncing applications to carry out some of the basic collaboration functions that they expect to get with ECMs, but the difficulty or cumbersomeness of ECM suites inhibits use in many everyday case scenarios."

De hecho, hoy en día, según el informe de Forrester "What File Sync And Share Customers Have Learned" el 25% de los trabajadores de la información usan hoy por hoy este tipo de aplicaciones.
A la simplicidad en la manipulación de documentos, se suma la facilidad a la hora de compartir documentos. 

La solución para los fabricantes de software ECM no está siendo permitir a los usuarios simplificar sus herramientas, sino más bien, añadir la funcionalidad de sincronización y colaboración que estas aplicaciones ofrecen. Así lo deja claro el informe de Forrester "":

"Most of the old guard is playing catch-up. Established vendors like Google, IBM, Microsoft, Novell, and Salesforce.com have recognized the value of file sync and share as a natural add-on to their offerings, as well as a critical mobile competency, and moved to include this capability. Not surprisingly, they trail some of the early market entrants in terms of functionality and are playing catch-up. For example, Citrix and EMC have fast-tracked their market positions by acquiring
established offerings ShareFile and Syncplicity, respectively. "

No solamente los fabricantes de software propietario, Nuxeo mismo el año pasado incorporó Nuxeo Drive.

Los fabricantes de software ECM podemos escondernos tras la premisa de qué File-Sharing y ECM son dos mercados totalmente distintos, que nuestras aplicaciones resuelven soluciones  diferentes, pero la verdad, es que en la mente de los usuarios, a la hora de trabajar con documentos, les sigue haciendo falta una tonelada de mayor facilidad de uso, aunque el 79,5% sepa que trabajando con estas aplicaciones van a terminar teniendo problemas de organización.





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