jueves, 13 de febrero de 2014

Los vacíos del software de Gestión Documental Parte 4

Hoy cerramos esta serie de post que hemos estado escribiendo durante este principio de 2014. Antes de empezar con la última parte de esta serie, me gustaría hacer una recapitulación:
  1. El software es hasta hoy incapaz de conseguir que las empresas le ganen la guerra al papel: Porque no termina de proveer verdadera solución a problemas como el trabajo colaborativo, el control sobre los documentos compartidos, la dificultad a la hora de trabajar rápido con documentos, el desacoplamiento entre el software de captura y el de gestión documental, etc.
  2. El software actual de gestión documental es muy complejo: Lo que ha permitido el auge de otras aplicaciones que permiten trabajar con documentos -Dropbox por ejemplo-, que son más simples y aportan mayor flexibilidad y rapidez a la hora de trabajar.
  3. Los proveedores de software de gestión documental empujan a los clientes  a adquirir distintas aplicaciones para resolver el problema de gestionar todo el ciclo de vida de los contenidos: Esto genera para los clientes problemas de compatibilidad, integración y, cómo no, costes inasumibles en licencias.
Por último, hoy vamos a tratar el tema de la NO disponibilidad del código.

Cierta vez, uno de nuestros comerciales le preguntó a un cliente sobre cuáles eran las cosas que más le gustaban de Athento, y entre las cosas que el cliente respondió estaba la siguiente:

“Me gusta mucho que no es una caja negra como la mayoría de software de gestión documental”.
La mayoría de productos ECM, cuando un cliente los adquiere, lo que adquiere es un binario que puede arrancar y echar a andar. Ni los usuarios técnicos, ni los usuarios de diario ven nunca una línea de código. Los usuarios de ese software no saben cómo hace lo que hace, y tampoco les importa, porque es cómodo.  Sin embargo, para las organizaciones y empresas, la  no disponibilidad del código significa varios problemas:


  1. Que NO van a poder adaptar la aplicación a las necesidades de su compañía o institución.
  2. Que en caso de poder adaptarla tienen un problema de 'lock in' con el proveedor del software, es decir, están amarrados a él. Los servicios que pueda llegar a requerir el software sólo pueden prestados por el proveedor o por un exclusivo grupo de empresas autorizadas por el proveedor.
  3. Se tienen que ver enfrentados a problemas de compatibilidad, dado que los proveedores de software de código cerrado suelen adaptar o crear sus propios estándares en orden de limitar la competencia y empujar a sus clientes a comprar una serie de aplicaciones complementarias
  4. Este sistema genera a su vez una “dependencia de soporte”, ya que sólo el proveedor tiene el know how y el acceso al código para corregir problemas.
  5. La dependencia del soporte se agrava por los problemas de testeo que ofrece el código cerrado. En aplicaciones de código cerrado el número de testers siempre es menor al número de personas que prueban un software cuyo código está disponible y los fallos en el código son detectados de una forma mucho más veloz. En un producto binario no hay inspección del código más allá de los creadores, cuando el código está disponible la inspección es una rutina. Además, los bugs sólo pueden ser corregidos por el proveedor, lo que redunda en dependencia.
  6. Los resultados arrojados por del software pueden ser incorrectos o anómalos y en muchas ocasiones si no se puede ver el código es imposible saber o que el resultado es incorrecto o porque en ciertas condiciones se produce un resultado incorrecto. Por poneros un ejemplo, problemas de lentitud en las búsquedas pueden ocurrir de forma frecuente en sistemas ECM cuando se maneja una cantidad cuantiosa de información. Sin poder inspeccionar el código y ver los procesos que está llevando a cabo el software, las consultas que está haciendo, etc, puede ser complicado descubrir el error.

Estas son algunas de las razones por las cuales no tener acceso al código de una aplicación son perjudiciales para las compañías que adquieren software ECM. Personalmente, pienso que la peor de todas estas razones es la limitación que tienen las empresas a la hora de adaptar el software a sus necesidades, porque la realidad es que cada negocio es un universo y por desgracia o por fortuna, sin tocar el software que viene por defecto no es posible hacer que éste resuelva todas y cada una de las problemáticas de millones de clientes en todo el mundo.

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