lunes, 24 de marzo de 2014

Gestión de Records y Archivo con Athento

En el siguiente vídeo, podréis ver cómo con el módulo de Archivo y Records Management de Athento es posible de una forma sencilla implementar conceptos de archivo como: cuadros de clasificación, series documentales, tipologías documentales, etc.



Gestion de Records y Archivo Con Athento from Athento on Vimeo.

Funcionalidad de Archivo y Records Management

Athento permite la gestión de la documentación del archivo, así como la gestión de records o documentos que se caracterizan por su naturaleza probatoria y por su inalterabilidad.

Almacenamiento
  • Repositorio por defecto Nuxeo 5.6 o superior
  • Posibilidad de admitir varios repositorios, centralizados o distribuidos *
  • Almacenamiento multinivel (activo, intermedio, histórico)
  • Permite la correlación de la ubicación física con la electrónica
Jerarquía de la Información
  • Permite la definición desde interfaz de cuadros de clasificación
  • Permite la definición desde interfaz de series documentales
  • Permite la definición desde interfaz de tipologías documentales
  • Permite establecer la criticidad de las tipologías documentales (como metadato)
Política de Conservación
  • Permite aplicar políticas de conservación para el expurgo de documentación
  • Creación de calendarios de conservación*
  • Athento permite realizar el volcado de datos en diferentes sistemas de almacenamiento físico NAS/SAN; CENTERA
Documentos electrónicos
  • Identificación unívoca de documentos
  • Control de versiones de los documentos-e.
  • Documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles (mediante algoritmos MD5)
  • El documento se compone de: contenido o imagen, firma electrónica si procede, metadatos mínimos y complementarios, descripción (XML-XSD)
  •  Los documentos pueden ser gestionados en expedientes, series y fondos. 
  • Transformación y conversión de documentos. Eje. de formato Word a PDF
  • Capacidad de realizar compulsas (marca de agua y código de verificación)
  • Almacenamiento único, aunque asignación a múltiples expedientes
Copias
  • Gestión de permisos para la realización de copias
  • Creación de copias auténticas
  • Metadatos para especificar el tipo de copia
  • Permite gestión de copias mediante firma electrónica
Expedientes
  • Configuración de seguridad
  • Configuración de acceso
  •  Plazos de conservación*
  • Permite asociarlos a procedimientos administrativos
  • Índices electrónicos (reflejarán la fecha de generación, el identificador, huella digital, hash y la estructura de carpetas)
  • Permite realizar tareas concretas de gestión de las fases del expediente: apertura, cierre, etc..
  •  Asignación de metadatos (mínimos y complementarios)
  • Control de acceso
  • Publicación de expedientes
Firmas
  • Firma a través de varias plataformas (CryptoApplet, @firma, Viafirma, …)
  • Autenticación de sesiones basadas en certificados electrónicos
  • Integración con Port@firmas
  • Validación de certificados y firmas
  •  Múltiples perfiles de certificados
  •  Applet de @firma ver 3.1 y superiores
  • Refirmado de documento para conservación longeva
Digitalización
  • Permite la digitalización desde el propio sistema
  • Estándar SANE 
  • Formatos: JPEG (ISO 15444), PNG (ISO 15948), SVG (W3C), TIFF (ISO 12639), PDF y PDF/A.
Importación
  • Drag & Drop
  • Formularios
  • Escáner
  • FTP*
  • Email*
  • Terceros (drive, dropbox, etc…)
Inteligencia
  • Autoetiquetado semántico de documentos
Integración
  • Mediante  CMIS, JNI, REST, SOAP

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