jueves, 24 de abril de 2014

La Gestión Documental mejora los Sistemas de Calidad

Las organizaciones se preocupan porque sus productos o servicios cumplan con altos estándares de calidad, además de requerimientos legales y de clientes. Los procesos mediante los que se consigue cumplir dichos requerimientos generan documentación específica. Sin la gestión de dicha documentación es imposible lograr el objetivo de calidad perseguido. Es decir, el sistema de gestión de la calidad de las organizaciones debe estar documentado.

Esta necesidad de documentar los sistemas de calidad es transversal a todas las normas de calidad y se enfoca en dos aspecto fundamentales: la gestión de documentos del propio sistema de calidad y la gestión de los registros originados durante la actividad diaria de las organizaciones.

Un sistema de Gestión Documental Inteligente como Athento ayuda a las empresas que están llevando a cabo procesos de certificación de calidad con el tratamiento digital de sus documentos y sus registros, de forma que se garantiza la correcta identificación, almacenamiento, protección, retención, recuperación y disposición de los documentos y registros de sus sistemas de calidad. 

¿Cómo gestiona Athento los registros?

Los registros son aquellos documentos que contienen la evidencia de las actividades diarias que desempeñan las organizaciones y sus resultados (ISO 9000:2005). Para muchas compañías, disponer de estos registros de forma inmediata y fiable resulta una tarea casi imposible ya que aún los conservan en formato papel. Athento permite que dichos registros se gestionen de forma digital. Veamos cómo funciona:


Athento genera plantillas de registro que pueden ser utilizadas tanto en formato papel como en formato digital. A partir de estas plantillas se generan registros individuales que contienen un código QR con información propia de cada registro (identificador, autor, fecha y hora de su generación y plantilla a la que corresponde). Además, se crea una ubicación específica dentro del gestor que es única para cada registro. De esta forma, tendremos control de cuántos registros de cada tipo (plantilla) se han generado. 


Si los registros se utilizan en formato impreso, se pueden escanear y cargar de nuevo al gestor a través de correo electrónico o carpetas en red. Athento es capaz de reconocer y clasificar de forma automática el registro, almacenándolo en la ubicación creada durante su generación. Athento también permite tener el control de aquellos registros que una vez generados, impresos y utilizados, no han sido adjuntados a su ubicación en el gestor documental (Registros Pendientes de Recepción). Cuando los registros se devuelven a su ubicación, su estado cambia al de "Archivado".

¿Cómo gestiona Athento los documentos?

Con Athento se puede tener en todo momento el control de las versiones de los documentos, ya que permite, por un lado, la gestión de archivo y versiones obsoletas, y, por otro, crea listados de documentación en vigor y de documentación externa. También se podrán gestionar permisos para usuarios y grupos así como procesos de revisión, aprobación, distribución o control sobre los documentos. 

Para finalizar, enumero algunos de los beneficios clave que obtienen las empresas que gestionan sus Sistemas de Calidad con Athento:
  • Documentos y registros 100% bajo control.
  • Mayor seguimiento a los procesos de calidad.
  • Facilita la tarea de documentar procesos de calidad.
  • La disponibilidad de la información permite una respuesta más rápida ante incidencias relacionadas con la calidad o auditorías.
  • Reducción drástica del uso del papel.
  • Reducción de tiempos de gestión y mayor productividad.

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