jueves, 8 de mayo de 2014

Definiendo nuestro Cuadro de Clasificación en Athento

Aquellos que sois archivistas o documentalistas sabéis bien lo que es un cuadro de clasificación. Para aquellos que no estéis puestos en tecnicismos y jergas, os lo voy a explicar, ya que estoy segura que de alguna u otra forma, estáis familiarizado con los cuadros de clasificación.
De acuerdo con la especificación Moreq2, un cuadro de clasificación (Business Classification Scheme):

“A classification scheme is the foundation of any ERMS. It allows an electronic record to be stored together with other records that provide its context, by defining the way in which the electronic records will be organised into electronic files, and the relationships between the files.”  Fuente: MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS- 2008 Update and Extension. European Commission
Basicamente, lo que nos dice esta definición es que:
“Un cuadro de clasificación es la base de cualquier sistema electrónico de gestión de records. Permite que un record electrónico sea almacenado con otros records que le proveen de un contexto, mediante la definición de la forma en la que los records serán organizados en expedientes electrónicos, y la relación entre los mismos.”

Recordemos que un record es un documento que tiene un valor probatorio sobre la actividad de la organización.
Aquí tenemos una definición en español que ha sido preparada por Cornwell Affiliates plc. para el programa IDA de la Comisión Europea:

“En la gestión de documentos de archivo, los expedientes se van agregando respetando una estructura que, de acuerdo con las buenas prácticas, debería reflejar las funciones de la actividad en cuestión. La representación de esta agregación se denomina «cuadro de clasificación». En general, el cuadro de clasificación consiste en una jerarquía, si bien podría apoyarse en un tesauro y no poseer una naturaleza jerárquica.”

En cristiano: es la estructura que utilizamos para organizar la documentación que tenemos que conservar por su carácter probatorio.

Athento al cubrir todo el ciclo de vida de los documentos, provee funcionalidad de gestión de documentos (SGDE – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos ) + funcionalidad de gestión de documentos de archivo (SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo ). Es decir, Athento nos ayuda a trabajar con los documentos en los que trabajamos de forma diaria y con los que colaboramos con nuestros compañeros y con los que tenemos flexibilidad, así como trabajar con aquella documentación que está reglada y que tiene que seguir unas políticas de archivo.



Dentro de esa funcionalidad SGDEA, Athento nos permite DESDE SU INTERFAZ la creación de cuadros de clasificación. Desde el menú Administración, podremos configurar nuestro cuadro de clasificación:

Es posible activar o desactivar cuadros de clasificación. Mediante el botón “Nuevo” podemos crear un nuevo cuadro de clasificación.




A continuación, nos irán apareciendo las opciones para crear nuestro cuadro de clasificación.




No sé si lo habéis notado, pero ya estáis viendo la interfaz de la versión 3.0 :-)


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