lunes, 28 de julio de 2014

Trabajando en local con documentos en el servicio cloud de Gestión Documental de Athento

Muchos clientes siempre habían pedido tener las facilidades que les aportaban aplicaciones como Dropbox, pero con todas las garantías de gestión documental. Entre esas facilidades destaca la de poder trabajar desde local con los documentos y que se mantengan sincronizados con el gestor. Esto es importante porque nos evita:

  •  Tener que descargar archivos cada que queramos trabajar con ellos.
  • Tener que subir archivos cuando hayamos terminado de trabajar en ellos.
  • Poder trabajar sin conexión a internet.
Pues ahora el servicio cloud de gestión documental de Athento perite esta funcionalidad. Sólo hay que instalarse un pequeño plugin.

Una vez con el plugin operativo, es muy fácil trabajar. El sistema se sincroniza nivel de carpetas. Es decir, sólo tenemos sincronizado lo que nos interesa. Además, la sincronización se puede activar o desactivar desde el gestor documental, sólo hace falta hacer clic en el icono de sincronización del espacio que queremos sincronizar o dessincronizar:



En el ejemplo, vamos a sincronizar la carpeta "Infraestructuras y Servicios". Para que se sincronice con una carpeta en nuestro equipo local, hace falta que el icono de sincronizar esté verde. Para ques esté verde, sólo hace falta hacer clic sobre él.

Una vez el icon esté verde, ya podemos ir a nuestro equipo local y ver que todos los documentos arriba en el gestor se encuentran también en nuestro equipo local.



Por otro lado, este plugin es una fantástica herramienta cuando queremos importar de forma masiva documentos al gestor, ya que sólo tendríamos que arrastrar y soltar los ficheros (en local) que queremos subir a la carpeta  que queremos que los contenga en el gestor (la nube) . Esta carpeta, deberá estar activada para la sincronización.


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