jueves, 30 de enero de 2014

Nueva sección de FAQs sobre Athento en Athento Documentation Center

Hemos estado trabajando en responder algunas preguntas frecuentes que nos hacéis con respecto al producto y ahora tenéis una nueva sección en nuestro Athento Documentation Center para que las resolváis.

Las FAQs están divididas en dos: Preguntas sobre el servicio Cloud y preguntas sobre la compra de Athento en modalidad In-house (en vuestros servidores).

Agunas preguntas interesantes que respondemos son por ejemplo:

  • ¿Qué incluye una suscripción y cómo funcionan?
  • ¿Cuál es el proceso para comprar Athento?
  • ¿Existen contratos de permanencia con Athento?
  • ¿Cuál es la diferencia entre los planes Starter y los Enterprise?
 Cualquier duda extra, ¡no dudéis en preguntar!


Descarga este white paper sobre digitalización inteligente

miércoles, 29 de enero de 2014

Extracción Automática de Metadatos con Athento

Buenas,

Hoy quiero compartir con vosotros la presentación del webinar de ayer. Los que asististeis al webinar de clasificación ya sabíais un poco más sobre buenas prácticas para trabajar con Athento, pero para mí de esta presentación, lo que más tiene valor es la slide 8 en la que se habla de los tipos de datos que se pueden extraer y cómo se pueden extraer.

Aunque ayer tuvimos muchos problemas de audio, pronto tendremos listo el vídeo del webinar y podréis consultarlo de nuevo.


Aquí tenéis la presentación completa.



Descarga este white paper gratuito y aprende sobre gestión documental en la nube

martes, 28 de enero de 2014

La Diputación acerca la tramitación electrónica a 88 municipios con una plataforma pionera

Hoy queremos redifundir esta noticia de la Diputación de Málaga, que es uno de nuestros clientes más antiguos y de quien ya os hemos contado cómo en el pasado con Athento han podido resolver sus necesidades de gestión documental.

Tal como se menciona en la noticia publicada por Diario Sur
"La Diputación de Málaga implantará una nueva plataforma de tramitación electrónica que va a modernizar la gestión administrativa y a agilizar la realización de trámites burocráticos al ciudadano en los 88 ayuntamientos de municipios menores de 20.000 habitantes de la provincia."
Athento estará también presente en este nuevo proyecto que la Diputación emprende para agilizar la tramitación de los ayuntamientos que cobija y que además, busca liberar a las administraciones locales del papel.






viernes, 24 de enero de 2014

Athento v.2.4.36: Gestión de roles y permisos, actualización del core, nuevos web services y mucho más.

A partir de ahora es posible crear roles y asignarles permisos, de modo que los usuarios con estos roles puedan acceder sólo a la información y funcionalidad que nosotros queramos. Athento seguirá mejorando esta gestión básica de permisos y la versión 3.0 ofrecerá una gestión de usuarios mucho más potente. Además, ahora tenemos la posibilidad de  compartir documentos con usuarios externos a Athento.



Otras mejoras y nueva funcionalidad:

  • Dos nuevos web services (SearchDocument and nextStateLifeCycle)
  • Dos nuevos estados del ciclo de vida
  • Athento ya es capaz de reconocer códigos PDF-417
  • El core de Athento ha sido actualizado a la versión 1.3.4
Ver las RELEASE NOTES completas.






Descarga el white paper 6 pasos para liberar a tu empresa del papel

jueves, 23 de enero de 2014

Próximo Webinar: Extracción de datos: Buenas Prácticas y Trucos para Obtener el Mayor Rendimiento

Este próximo martes (28 de enero) tenemos webinar de Athento. Este webinar es complementario al de la jornada anterior en el que hablamos de autoclasificación de documentos. En esta ocasión veremos cómo extraer datos de documentos de forma automática. 

Este webinar es  de carácter formativo y es el último que realizaremos este mes.
Las cosas que veremos son:

  • Características óptimas de los documentos  para obtener los mejores resultados en la extracción de datos.
  • Tipos de metadatos a extraer proveídos por Athento y cuando usar un tipo u otro. 
¡No te pierdas el webinar!




Descarga el caso de éxito de ICOGAM y descubre cómo digitalizar de forma inteligente

miércoles, 22 de enero de 2014

Gestión de Documentos Digitales en la Empresa

Hoy quiero compartir con vosotros esta presentación que he usado en un curso de formación organizado por la  Asociación de Archiveros de Andalucía ayer en Sevilla.
Se nos pedía una visión panorámica, de acuerdo con nuestra experiencia de negocio,  sobre cómo se trabaja el documento electrónico en la empresa en todo su ciclo vital.
 

Mi exposición hablaba de cómo a través de todos estos años trabajando en el mercado del ECM, nos hemos ido topando con necesidades que no están resueltas del todo en el software de gestión documental disponible en el mercado.

Voy a tratar de reproducir la formación en este post.




Diapositivas 3 y 4: El Comienzo- Almacenamiento y Acceso Online.
El primer problema que tratan de solucionar las empresas cuando piensan en gestión documental, tiene que ver con deshacerse del papel y tener sus documentos en un formato electrónico que saben resultará en documentos más accesibles que si los tuviesen en papel. Básicamente lo que quieren es potenciar: la colaboración, la accesibilidad y la ubiquidad.  Cuando hablamos de potenciar estos 3 puntos, asumimos que en la mayoría de los casos estamos hablando de documentación viva o de, al menos, documentación que se utiliza de forma frecuente.
Estos fueron los primeros proyectos de gestión documental con los que nuestra empresa se topó y para solventarlos, empezamos a trabajar con una herramienta de software libre: Nuxeo. A pesar de que Nuxeo es una herramienta potente, bien diseñada y muy útil para resolver la problemática básica de la gestión documental, descubrimos paulatinamente, que habían ocasiones en las que Nuxeo se quedaba corto para las necesidades de nuestros clientes.

Diapositivas 5 y 6: Flujos de Trabajo y BPM

El primer punto en el que vimos que las soluciones del mercado se quedaban cortas era el tema de hacer electrónicos procedimientos de trabajo complejos, trámites u otros procesos de negocio ricos en complejidad. En este escenario aparecían conceptos nuevos como el expediente, que no son asimilados de forma completa por los sistemas de gestión documental existentes. Para el software de ECM, un expediente no deja de ser una carpeta. Pero los que trabajamos en esto, sabemos que un expediente implica mucho más que una carpeta, implica relaciones con otras entidades (trámites, los solicitantes del trámite, fases, tareas, tipos documentales específicos, etc.). En muchos casos, convertir estos procesos de negocio a procesos digitales es crítico para el negocio, como en el caso de CRISA, que necesitaba que escrupulosamente se vigilase el proceso de aprobación y firma de planos que son utilizados por el departamento de ingeniería.


Diapositivas 7 y 8: Captura de documentos

Una vez resuelta la gestión de documentos electrónica, nos dimos cuenta de que nuestros casos querían dar un paso más, y de nuevo, las soluciones de gestión documental no les ofrecían una solución para procesar documentos que estaban en la actualidad en papel, o para enviar documentos en el sistema que recibían desde correo electrónico y procesarlos -no sólo guardarlos-. Nos encontramos con casos como el del ICOGAM que necesitaba digitalizar y procesar hasta 3.000 expedientes al día. Tuvimos que hacer posible que el sistema de gestión documental reconociera tipos de documentos y extrajera datos de ellos.

Diapositivas 9 y 10: Records Management

Especialmente desde Administraciones Públicas y desde empresas grandes interesadas en cumplir con ciertas legislaciones, comenzamos a recibir peticiones para que les ayudáramos con la gestión de records o documentación no viva con carácter probatorio. El problema, una vez, era que los sistemas actuales están mejor preparados para trabajar con documentación viva y que no requiere unas prácticas escrupulosas de archivo. Había que tocar de forma interna los sistemas para conseguir que reprodujesen de alguna manera conceptos como cuadros de clasificación por funciones, series, calendarios de conservación, etc. Tuvimos que hacer posible que el sistema de gestión documental entendiera conceptos como: actividades, series, funciones, procedimientos, etc.

Diapositivas 11 y 12: El roadmap del Enterprise Content Management

Si despegamos la vista un poco de las necesidades particulares y nos fijamos en el panorama completo de la gestión documental o Enterprise Content management,  nos damos cuenta de que para que un documento haga un recorrido digital por todas las fases del ECM (Captura, Gestión, Distribución, Preservación y Almacenamiento) una empresa necesita al menos 4 aplicaciones distintas para cubrir todas las necesidades.  Y esto es un problema muy gordo, por las siguientes razones:

  • Inversión en IT: Multiplica por 4 los costes en licencias, puestos, hardware formación, etc.
  • Integración

Diapositiva 13: Integración

Una verdadera pesadilla.  Porque si las cuatro aplicaciones que adquirimos no se encuentran correctamente integradas, nuestra gente va a trabajar 4 veces más. Pero el problema no sólo va entre aplicaciones ECM. Resulta que si no estamos trabajando con aplicaciones que sigan estándares y que se puedan comunicar con el resto de nuestro software de negocio, estamos ante un verdadero problema y, probablemente, una perdida de dinero cuantiosa.

Diapositivas 14 y 15: ¿Qué aprendimos?

Aprendimos que sin duda tenía que haber una mejor manera de hacer gestión documental. Una que hiciese que la gente trabajase menos y que las empresas tuvieran menos dolores de cabeza a la hora de intentar cubrir las necesidades del contenido en todas sus fases de vida.  Y decidimos que Athento tiene que estar preparado para atacar ese reto con 3 armas letales:

  • Inteligencia
  • Interoperabilidad
  • y siendo una herramienta Integral
Con esas 3 "i" letales en mente, hemos emprendido el desarrollo de la versión 3.0 de Athento, que ofrece una solución integral para atacar problemas que se pueden automatizar mediante la inteligencia y capaz de comunicarse con el entorno tecnológico de las empresas.










lunes, 20 de enero de 2014

¿Cómo exportar los resultados de Extracción de Datos en Athento? [FAQs]

Athento en su versión 2.0  incluye la exportación de metadatos en formato CSV. El roadmap del producto contempla ir incorporando otros métodos de exportación de los resultados. En este post, vamos a explicar cómo podemos exportar los metadatos extraidos por el sistema en formato CSV.

Lo primero que tenemos que hacer es dirigirnos al menú de Administración.


Una vez en el menú Administración, vamos a la pestaña "Exportación".


Ahora ya sólo tenemos que hacer clic en el enlace "Exporta CSV" o "Export CSV". Una ventana se abrirá preguntándonos si queremos guardar el fichero CSV o sólo abrirlo.

Los ficheros CSV pueden abrirse entre otras aplicaciones, por aquellas que sirven para manejar hojas de cálculo (Excel, Open Office, Libre Office). Es importante que en el momento en que la aplicación que utilicemos para leer el fichero nos pregunte que tipo de separador utilizar, empleemos el símbolo "#".









La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

jueves, 16 de enero de 2014

Vídeo del Webinar de Autoclasificación de Documentos con Athento

Ya tenemos disponible el vídeo del webinar de clasificación de documentos. Es una versión resumida en la que se tratan los aspectos claves de cómo funciona la clasificación automática de documentos en Athento y una demostración real sobre la aplicación de cómo configurar Athento para que clasifique documentos de una cierta tipología.

También puede ser de vuestro interés:



Autoclasificación de documentos en Athento: Buenas prácticas y trucos para obtener el mayor rendimiento from Athento on Vimeo.

miércoles, 15 de enero de 2014

Autoclasificación de documentos: Buenas prácticas y trucos para obtener el mayor rendimiento

Aquí tenéis la presentación que nos realizó Antonio de las Nieves ayer en el webinar de Athento. Lo que veréis en esta presentación es:

  • Buenas prácticas para sacar mayor rendimiento a la autoclasificación de documentos de Athento: Profundidad del documento, características físicas y formatos de archivo.
  • Métodos que utiliza Athento para la clasificación automática de documentos:
    • Análisis de la imagen: Aplicación de histogramas, redes neuronales, análisis de las dimensiones
    • Expresiones regulares: Búsqueda de patrones textuales recurrentes en los tipos de documentos.


Recordad que el próximo 28 de enero tenemos otro webinar formativo de Athento en el que nos centraremos específicamente en la parte de extracción de datos. Ya podéis registraros.







lunes, 13 de enero de 2014

¡Mañana nuevo webinar!

Mañana empezamos con la serie de webinars de 2014: Primeros pasos con la captura inteligente de Athento. En este primer webinar nos vamos a centrar en la tarea de la autoclasificación de documentos.

Quisiera recordaros que esta serie de webinars es un curso intensivo sobre la funcionalidad de captura de documentos de Athento, y que podéis acceder a esta formación sin ningún coste y con acceso a uno de los miembros del Athento team.

El tema de mañana es:

Autoclasificación de documentos. Buenas Prácticas y Trucos para Obtener el Mayor Rendimiento

Asistiendo al webinar aprenderás:

Qué características de los documentos nos ayudarán a obtener mejores resultados de clasificación.
  • A definir modelos para la clasificación.
  • A utilizar palabras clave para obtener mejores resultados de clasificación.
  • Qué mecanismos de clasificación utiliza Athento.
  • A consultar el seguimiento del proceso de clasificación en el Sneak de Athento.


No te lo pienses más e inscríbete ahora mismo porque el aforo es limitado.




Descarga el caso de gestión documental en el metro de málaga

Por qué estamos orgullosos de trabajar con Athento y de nuestra gente

Hoy me gustaría compartir con vosotros un vídeo en el que podréis conocer a algunos de nuestros cracks. A mi personalmente, escuchar a la gente hablar de lo que le ilusiona y le motiva es algo que me llena de buena energía y que me parece perfecto para comenzar la semana. :)

También quiero aprovechar para hacer un reconocimiento público a nuestro equipo, gente...

  • joven y llena de ganas de aprender y de dar lo mejor de sí.
  • que ama lo que hace.
  • que trata de superarse día a día a sí mismos.
  • profesional y con una fuerte vocación de servicio.
En resumen:

 GENTE CON PASIÓN POR LO QUE HACE. 

Gracias por hacer que no nos falten las ganas día a día de seguir dejándonos la piel.


Lo que nos hace ilusión día a día from Athento on Vimeo.




Descarga el caso de éxito de CRISA

jueves, 9 de enero de 2014

Agrupación Automática de Documentos con Athento

En el siguiente vídeo os voy a mostrar un caso de uso en el que Athento organiza con una determinada estructura los documentos en un repositorio documental.

En este caso de uso, documentos que pertenecen a distintos expedientes se van subiendo a Athento de forma progresiva. El trabajo de Athento es crear los expedientes en un repositorio (de Alfresco, Nuxeo, o cualquiera que se quiera emplear) en forma de carpetas.

¿Cómo lo hace?

  1. Tenemos que definir una property que es la forma en la que se configura todo en Athento que indica a Athento qué tipos de documentos vamos a usar para identificar el comienzo de un nuevo expediente. Los modelos de estos tipos documentales deben estar definidos previamente.
  2. Vamos volcando de forma progresiva los documentos en Athento. Esto se puede hacer utilizando funcionalidades como el Athento Folder Monitoring o el conector para escáner. No es necesario que hayamos definido modelos para todos los documentos que compondrán los expedientes, sólo para aquellos que indican el inicio de cada expediente. Por la manera en la que está diseñado Athento y su apuesta por la seguridad del contenido, cada vez que un documento es volcado a Athento, este automáticamente se guarda en un repositorio (el propio de Athento o el de el gestor documental de nuestra preferencia). Hasta este punto, los documentos no están organizados en el repositorio, simplemente se han volcado en una determinada ubicación todos.
  3. Cuando nos vamos al menú Administración y hacemos clic en el botón "Agrupar documentos", Athento lleva a cabo el proceso de organizarlos dentro del repositorio así:
    1. Cada vez que identifica un ejemplar del tipo que le hemos indicado en la property, genera automágicamente un nuevo expediente cuyo nombre es correlativo con el anterior (crea una carpeta en el repositorio con nombre Expediente nº X).
    2. Cada vez que crea un expediente va metiendo en él los documentos que encuentre antes de volver a identificar un nuevo ejemplar del tipo que utilizamos para indicar el comienzo de un expediente. 
    3. Si no hemos definido modelos para todos los documentos que nos vamos a encontrar, Athento crea carpetas dentro de los expedientes llamadas "No clasificados". Si por el contrario, hemos definido modelos para cada tipo de documento, Athento creará una carpeta dentro de los expedientes por cada tipología distinta.


Sin más preámbulos, veamos a Athento en acción.


Agrupacion automática de documentos from Athento on Vimeo.


Este caso de uso es muy parecido al que se da en nuestro cliente el Ilustre Colegio de Gestores de Madrid -ICOGAM-, pero en el caso de éste último el procesamiento es más complejo, ya que además se lleva a cabo el procesamiento de separación y división de batches. En el cuadro de abajo podéis descargar el caso del ICOGAM en el que se digitalizan batches de documentos que Athento separa y organiza.




viernes, 3 de enero de 2014

Calendario de webinars en enero 2014

Ya estamos en el año nuevo y listos para empezar 12 meses de sorpresas y de intensa comunicación con la comunidad de Athento.

Este enero tendremos varios webinars para newbies en Athento, con los que podréis aprender en unas pocas sesiones a desenvolveros sin dificultad.

A continuación, el calendario de webinars para este mes:

Autoclasificación de documentos: Buenas Prácticas y Trucos para Obtener el Mayor Rendimiento

  • Fecha: 14 de enero de 2014
  • Hora: 17:00hrs. (España península).
  • Contenido: Veremos las características de los documentos óptimas para obtener mejores resultados de clasificación y explicaremos cómo Athento clasifica de forma automática los documentos. 
  • Panelista: Antonio de las Nieves (General Manager, USA)


Si quieres saber a qué hora se llevará el webinar de acuerdo al lugar en el que vives, puedes consultar la siguiente tabla. Si tienes una zona horaria distinta, puedes consultar la hora en Time Zone Converter.



Extracción de datos: Buenas Prácticas y Trucos para Obtener el Mayor Rendimiento

  • Fecha: 28 de enero de 2014
  • Hora: 17:00hrs. (España península).
  • Contenido: Veremos las características de los documentos óptimas para obtener mejores resultados en la extracción de datos, los tipos de metadatos proveídos por Athento y cuando debemos usar un tipo u otro. 
  • Panelista: Antonio de las Nieves (General Manager, USA)

La inscripción para este webinar aún no está abierta. Se abrirá después del 15 de enero.

Recomendamos asistir a ambos webinars, ya que son complementarios y os darán toda la información necesaria para trabajar con a captura de documentos de Athento.


La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

jueves, 2 de enero de 2014

Los vacios de software de Gestión Documental Parte 1

El 30 del pasado mes, CMS Wire publicó un interesante articulo -"A Look Back : A Mobile, Cloudy World for Document Management in 2013"- en el que se dicen algunas cosas que delatan que en la industria del software Enterprise Content Management algo se debe estar haciendo mal.

  1. Estancados en la lucha contra el papel
"...[] organizations still appear to be struggling under the weight of paper despite developments in enterprise technologies that should make managing all that information a lot easier.

In fact, the view from December 2013 is much the same as the view was in December 2012..."
Seguimos igual en materia de la lucha contra el papel en diciembre del 2012 que en diciembre del 2013. Las razones de que las empresas -incluso aquellas que cuentan con software ECM- sigan trabajando con papel son múltiples:
  • Dificultades a la hora de trabajar de forma colaborativa sobre documentos.
  • Dificultades a la hora de saber qué pasa con los documentos que compartimos en digital (Control sobre los documentos electrónicos).
  • Subir y bajar archivos de la forma tradicional (formularios) a las aplicaciones de gestión documental hace más lento nuestro trabajo.
  • Los usuarios siguen teniendo muchos problemas para encontrar lo que buscan.
Esto en cuanto a los documentos que nacen en digital. Sin embargo, la situación no cambia para los documentos generados originalmente en papel. 

De acuerdo con el estudio "Winning the Paper Wars" de la AIIM comentado en CMS Wire:

"While 74% of survey respondents said that they are responsible for developing paperless strategies, or with building environmentally friendly work places, only 24% were able to say that they had specific strategies in mind."

Sólo el 24% de las empresas del estudio tienen estrategias específicas para acabar con el papel. ¿Podría ser que los fabricantes de software no estemos poniendo a los CIO las cosas fáciles para que puedan desarrollar estrategias concretas contra el papel? Se me ocurren algunas razones que pueden apoyar esta teoría.

  • Software de captura totalmente desacoplado del software de gestión documental. Aunque la captura es parte esencial y natural de la gestión documental -ya que garantiza la ingesta de documentos en el sistema- el mercado ECM se ha inventado aplicaciones que resuelven únicamente el problema de la captura, pero que no tienen sentido en sí mismas si no están integradas con un sistema de gestión documental.  Y lograr dicha integración no es fácil en las condiciones actuales: problemas de compatibilidad, necesidad de desarrollos por que no existen muchas integraciones plug and play, etc.
  • Software de captura y digitalización cuyo coste resulta inasequible para muchas compañías.
  • Costes elevados de hardware ligados a este tipo de proyectos. Si bien esto está siendo solucionado con la oferta SaaS de software de captura, hasta ahora no existe un modelo claro cloud en el que cualquier empresa en cualquier momento pueda pagar y empezar a usar este software (sin que medie un comercial, llamadas telefónicas, y otras complicaciones).


  • Algunas regulaciones gubernamentales
  • Falta de implicación de la dirección de las empresas en la lucha contra el papel.

Descarga este white paper gratuito y aprende sobre gestión documental en la nube

Los vacíos de software de Gestión Documental Parte 2

Continuamos con esta serie de post sobre los vacíos del software de Gestión Documental.

Los vacíos del software de gestión documental (Parte 1)

El la primera parte de esta serie de post, analizábamos el estancamiento en la lucha contra el papel y las posibles causas de dicho estancamiento.


En esta segunda parte, vamos a ver otro vacío del software actual de gestión documental:


2. La complejidad de los sistemas ECM ha generado una fuga de usuarios a aplicaciones de File-Sharing/ File-Sync.


Hoy me veo obligada a citar un nuevo artículo de CMS Wire en el que se entrevista a Ken Burns, Analyst Relations Manager en Hyland Software:

"...[]Many of those enterprises, he says, have been struggling under the
weight of larger, heavy, custom- development platforms that offer far
more than is needed, but which have dominated the ECM industry until recently."
Las aplicaciones tradicionales de ECM ofrecen más de lo que los usuarios realmente necesitan, pero no de una forma lo suficientemente flexible como para que los usuarios simplifiquen las herramientas de acuerdo a sus necesidades. Como resultado, los usuarios terminan marchándose a las aplicaciones que materializan  la expresión más simple a la hora de trabajar con documentos: una carpeta a la cual arrastrar y soltar documentos.

"...[]As a result, many users are turning to file sharing and syncing applications to carry out some of the basic collaboration functions that they expect to get with ECMs, but the difficulty or cumbersomeness of ECM suites inhibits use in many everyday case scenarios."

De hecho, hoy en día, según el informe de Forrester "What File Sync And Share Customers Have Learned" el 25% de los trabajadores de la información usan hoy por hoy este tipo de aplicaciones.
A la simplicidad en la manipulación de documentos, se suma la facilidad a la hora de compartir documentos. 

La solución para los fabricantes de software ECM no está siendo permitir a los usuarios simplificar sus herramientas, sino más bien, añadir la funcionalidad de sincronización y colaboración que estas aplicaciones ofrecen. Así lo deja claro el informe de Forrester "":

"Most of the old guard is playing catch-up. Established vendors like Google, IBM, Microsoft, Novell, and Salesforce.com have recognized the value of file sync and share as a natural add-on to their offerings, as well as a critical mobile competency, and moved to include this capability. Not surprisingly, they trail some of the early market entrants in terms of functionality and are playing catch-up. For example, Citrix and EMC have fast-tracked their market positions by acquiring
established offerings ShareFile and Syncplicity, respectively. "

No solamente los fabricantes de software propietario, Nuxeo mismo el año pasado incorporó Nuxeo Drive.

Los fabricantes de software ECM podemos escondernos tras la premisa de qué File-Sharing y ECM son dos mercados totalmente distintos, que nuestras aplicaciones resuelven soluciones  diferentes, pero la verdad, es que en la mente de los usuarios, a la hora de trabajar con documentos, les sigue haciendo falta una tonelada de mayor facilidad de uso, aunque el 79,5% sepa que trabajando con estas aplicaciones van a terminar teniendo problemas de organización.





Descarga este white paper gratuito y aprende sobre gestión documental en la nube

AddThis