lunes, 24 de marzo de 2014

Gestión de Records y Archivo con Athento

En el siguiente vídeo, podréis ver cómo con el módulo de Archivo y Records Management de Athento es posible de una forma sencilla implementar conceptos de archivo como: cuadros de clasificación, series documentales, tipologías documentales, etc.



Gestion de Records y Archivo Con Athento from Athento on Vimeo.

Funcionalidad de Archivo y Records Management

Athento permite la gestión de la documentación del archivo, así como la gestión de records o documentos que se caracterizan por su naturaleza probatoria y por su inalterabilidad.

Almacenamiento
  • Repositorio por defecto Nuxeo 5.6 o superior
  • Posibilidad de admitir varios repositorios, centralizados o distribuidos *
  • Almacenamiento multinivel (activo, intermedio, histórico)
  • Permite la correlación de la ubicación física con la electrónica
Jerarquía de la Información
  • Permite la definición desde interfaz de cuadros de clasificación
  • Permite la definición desde interfaz de series documentales
  • Permite la definición desde interfaz de tipologías documentales
  • Permite establecer la criticidad de las tipologías documentales (como metadato)
Política de Conservación
  • Permite aplicar políticas de conservación para el expurgo de documentación
  • Creación de calendarios de conservación*
  • Athento permite realizar el volcado de datos en diferentes sistemas de almacenamiento físico NAS/SAN; CENTERA
Documentos electrónicos
  • Identificación unívoca de documentos
  • Control de versiones de los documentos-e.
  • Documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles (mediante algoritmos MD5)
  • El documento se compone de: contenido o imagen, firma electrónica si procede, metadatos mínimos y complementarios, descripción (XML-XSD)
  •  Los documentos pueden ser gestionados en expedientes, series y fondos. 
  • Transformación y conversión de documentos. Eje. de formato Word a PDF
  • Capacidad de realizar compulsas (marca de agua y código de verificación)
  • Almacenamiento único, aunque asignación a múltiples expedientes
Copias
  • Gestión de permisos para la realización de copias
  • Creación de copias auténticas
  • Metadatos para especificar el tipo de copia
  • Permite gestión de copias mediante firma electrónica
Expedientes
  • Configuración de seguridad
  • Configuración de acceso
  •  Plazos de conservación*
  • Permite asociarlos a procedimientos administrativos
  • Índices electrónicos (reflejarán la fecha de generación, el identificador, huella digital, hash y la estructura de carpetas)
  • Permite realizar tareas concretas de gestión de las fases del expediente: apertura, cierre, etc..
  •  Asignación de metadatos (mínimos y complementarios)
  • Control de acceso
  • Publicación de expedientes
Firmas
  • Firma a través de varias plataformas (CryptoApplet, @firma, Viafirma, …)
  • Autenticación de sesiones basadas en certificados electrónicos
  • Integración con Port@firmas
  • Validación de certificados y firmas
  •  Múltiples perfiles de certificados
  •  Applet de @firma ver 3.1 y superiores
  • Refirmado de documento para conservación longeva
Digitalización
  • Permite la digitalización desde el propio sistema
  • Estándar SANE 
  • Formatos: JPEG (ISO 15444), PNG (ISO 15948), SVG (W3C), TIFF (ISO 12639), PDF y PDF/A.
Importación
  • Drag & Drop
  • Formularios
  • Escáner
  • FTP*
  • Email*
  • Terceros (drive, dropbox, etc…)
Inteligencia
  • Autoetiquetado semántico de documentos
Integración
  • Mediante  CMIS, JNI, REST, SOAP

viernes, 21 de marzo de 2014

Segunda parte del webinar de Archivo y Records Management

El próximo martes 25 de marzo llevaremos a cabo la segunda parte del webinar de Archivo y Gestión de Records.

En este webinar los temas que trataremos son:
  • Repaso a la creación de series documentales
  • Repaso a la gestión de expedientes
  • Navegación y búsqueda en Athento
  • Calendarios de Clasificación
Recordaros que en la demo tendréis la oportunidad de ver en vivo y en directo una demostración del módulo de archivo y records management de Athento.

Al igual que en la ocasión anterior, nos acompañará Rubén Lirio nuestro VP of Sales en España.
¡Os esperamos!

  • Madrid (Spain) Tuesday, 25 March 2014, 17:00:00 CET UTC+1 hour
  • Bogota (Colombia) Tuesday, 25 March 2014, 11:00:00 COT UTC-5 hours
  • Santiago (Chile) Tuesday, 25 March 2014, 13:00:00 CLST UTC-3 hours
  • Lima (Peru - Lima) Tuesday, 25 March 2014, 11:00:00 PET UTC-5 hours
  • Quito (Ecuador) Tuesday, 25 March 2014, 11:00:00 ECT UTC-5 hours
  • Mexico City (Mexico - Federal District) Tuesday, 25 March 2014, 10:00:00 CST UTC-6 hours
  • Buenos Aires (Argentina) Tuesday, 25 March 2014, 13:00:00 ART UTC-3 hours
  • Guatemala (Guatemala) Tuesday, 25 March 2014, 10:00:00 CST UTC-6 hours
  • Corresponding UTC (GMT) Tuesday, 25 March 2014, 16:00:00





jueves, 20 de marzo de 2014

Gestión de Activos de Marca con Athento

En otra oportunidad ya os he hablado de la Gestión de Activos Digitales o Digital Asset Management. Aunque siempre relacionamos la gestión documental con documentos “tradicionales”, no podemos olvidar que esa gestión documental sólo hace parte de un todo más grande y complejo: El Enterprise Content Management o la Gestión de Contenidos Empresariales.

Esto tiene sentido hoy más que nunca, cuando las empresas trabajan con numerosos activos digitales y no sólo con PDFs o documentos de Word. También trabajan con imágenes, vídeos, audio, planos, etc. Dentro de la gestión de activos digitales, hay un pequeño campo que comienza a tomar fuerza en el mundo empresarial: La gestión de activos de marca.

Brand Asset Management o Gestión de Activos de Marca es una mirada muy focalizada del ECM, ya que implica la gestión de contenido empresarial propio de la marca (logos, imágenes, vídeos, material visual, etc.) a través de todo su ciclo de vida. Uno de los factores que más ha contribuido al surgimiento de este pequeño campo dentro del Digital Asset Management es que hoy en día las actividades de marketing, publicidad, diseño gráfico, etc., son cada vez más externalizadas. Pocas empresas trabajan de forma interna sus activos de marca, mientras que la mayoría externaliza esta producción, de modo que en ella son varios los actores que participan.

Os voy a poner un ejemplo. Una empresa quiere renovar su imagen de marca. Encarga el rediseño de su logo, su web y un vídeo corporativo a una agencia publicitaria. La agencia tiene que compartir con el cliente distintas versiones mientras va trabajando en el logo, el nuevo diseño de la web, el vídeo, etc. ¿Cómo hacen ese control de versiones?

Otro ejemplo, una franquicia tiene que compartir con los franquiciados todo el material gráfico para que estos puedan utilizarlo en sus distintas zonas geográficas. ¿Cómo comparten estos activos y se aseguran de que siempre se usa la última versión?

Piensen también en una empresa de la naturaleza de una universidad con sedes en China, Suiza y España y en cada una de ellas la institución local tiene que guardar concordancia con la sede suiza. ¿Cómo se asegura de que las sedes estén utilizando el mismo logo en todo su material corporativo?

Les prometo que no es fácil. Ni siquiera si no tuviéramos que compartir los activos, para el propio equipo que los produce es complicado mantener la trazabilidad del activo y su control desde que nace hasta que se decide que se archiva y no se usa más.

Os dejo con una presentación que muestra como Athento nos puede ayudar con este tema.



miércoles, 19 de marzo de 2014

Hoy Hangout: Los Problemas Por Resolver del Software de Gestión Documental

En unos pocos minutos empezaremos el evento organizado por Athento y la Fundación Ciencias de la Documentación. Os dejamos la presentación y esperamos que nos acompañéis en vivo y en directo, haciendo preguntas y comentarios:

  •  Página de la FCD http://www.documentalistas.org/hangout-athento/
  • El canal de YouTube de la FCD https://www.youtube.com/user/fundacioncd/videos
 



Descarga este white paper sobre digitalización inteligente

lunes, 17 de marzo de 2014

Hangout: Problemas sin resolver del software de gestión documental

El próximo miércoles tendremos un encuentro organizado por la Fundación Ciencias de la Documentación y Athento en el que debatiremos sobre:

“Problemas sin resolver del software de gestión documental” 

El evento será convocado y organizado por la FCD. Nosotros presentaremos algunas dificultades que enfrentan los usuarios del software de gestión documental y José Raúl Vaquero –Presidente de la fundación- nos trasladará sus propias preguntas y las que le hagan llegar los usuarios a través de la web de fundación que estará retrasmitiendo el encuentro en directo (también en YouTube) o a través de Twitter usando el hashtag  #fcdenc.
Para más información, podéis consultar la página del evento:

http://www.documentalistas.org/hangout-athento/

La Temática
La lucha contra el papel en las organizaciones parece encontrarse en un punto muerto. Aunque hoy más que nunca las empresas cuentan con herramientas tecnológicas capaces de hacer más manejable el trabajo con documentación, la realidad es que el papel sigue siendo el pan de cada día en sus procesos. Según la AIIM en su estudio “Winning the Paper Wars 2013”, cerca de la mitad de las organizaciones encuestadas han avanzado sólo un 5% en liberar del papel procesos que podrían ser “paper-free” y casi un 20% de ellas ni siquiera ha empezado aún este cambio.
Esta realidad hace que nos preguntemos si las herramientas tecnológicas disponibles en el mercado de la gestión documental y del Enterprise Content Management, como se le conoce en inglés, realmente están a la altura de las necesidades de las organizaciones de hoy. Un análisis de este tema nos desvela varios aspectos en los que los proveedores de este tipo de software tienen aún que trabajar:

  • Dificultades para cubrir el ciclo de vida del contenido
  • Dificultades para llevar a la práctica los diseños conceptuales
  • La escasa interoperabilidad de las herramientas
  • El eterno problema de las licencias
Moderadores
Este hangout estará moderado por la Fundación Ciencias de la Documentación.

De nuestra parte estará presente Rubén Lirio  que nos contará según su experiencia y su trayectoria, cuáles son estos puntos en los que el software aún presenta falencias y cómo se vislumbra su resolución.

Para más información, podéis consultar la página de la Fundación Ciencias de la Documentación.





Registro de Entrada con Athento

jueves, 13 de marzo de 2014

Gestión Documental y Gestión de Recursos Humanos

Existen una serie de problemas asociados a documentos en los procesos de gestión de personas como el reclutamiento, la selección, el desarrollo, u otros procesos administrativos de personal, etc.
Por citar algunas de las dificultades que surgen en estos procesos con relación a la documentación que generan son:

  • Algunos de los procesos son intensivos en papel
  • Las labores administrativas consumen mucho tiempo
  • Es complejo acceder y recuperar toda la documentación asociada a un empleado
  • En los procesos de selección se recibe un gran volumen de curriculum vitae (hojas de vida) y es complejo acceder de forma rápida a los candidatos con las habilidades adecuadas.
  • Hay que cumplir con regulaciones y garantizar la privacidad de la información de los empleados.
  • Es complejo mantener actualizada y centralizado todo el material de formación de empleados.
  • Los empleados deben entregar documentación para la contratación y, así mismo, reciben documentación, generada de forma externa o interna.
Todos estos problemas son afrontables mediante un sistema de gestión documental, por ejemplo:
  • Procesos intensivos en papel: Un sistema ECM nos permite realizar una gestión digital de la documentación.
  • Labores administrativas que consumen tiempo: La sola eliminación del papel de los procesos ya puede generar que el tiempo de resolución de un proceso se acorte, pero además, implementando simples flujos de trabajo de revisión podemos reducir los tiempos muertos de los procesos cuando un documento pasa de una persona a otra.
  • Acceder a toda la documentación del empleado: Podemos organizar nuestros documentos en el sistema, de tal manera que desde un único punto podamos acceder a toda la documentación relacionada con un empleado durante todo su tiempo en la organización. Es decir, podemos tener el expediente de cada empleado en digital.
  • Seguridad y privacidad: Un sistema ECM o de gestión documental nos permite obtener trazabilidad de todos los movimientos que ocurren sobre un documento y controlar el acceso a la documentación mediante permisos.
  • Mantener actualizado y centralizado el material de formación: Sistemas como Athento permiten a integración con plataformas de e-learning como Moodle, además, el control de versiones nos permite que no tengamos que tener múltiples versiones del material, sino una única versión actualizada. Un sistema ECM también nos puede ayudar a conocer qué documentos se encuentran en vigencia o cuales han caducado.
  • Procesos de selección: Herramientas inteligentes de gestión documental permiten automatizar procesos como la identificación automática de CVs, la navegación por etiquetas extraídas de forma automática que apresuren el acceso a la información, la capacidad de acceder mediante metadatos y búsquedas a curriculums que hablan justo de lo que nosotros estamos buscando en un proceso de selección, etc.
En el caso de éxito de nuestro cliente Volotea podéis encontrar información sobre cómo controlar que la documentación de cursos del personal se mantenga vigente.





miércoles, 12 de marzo de 2014

Cómo migrar un gadget de Nuxeo 5.4.2 a Nuxeo 5.6 o posterior

Los gadgets son pequeños bloques que se pueden añadir al panel de control de Nuxeo y que facilitan cierta información al usuario, como por ejemplo la lista de tareas pendientes, los documentos abiertos recientemente, etc. de manera que el usuario disponga de esa información de manera rápida y accesible.

A veces, las necesidades de una empresa no quedan cubiertas por los gadgets incluidos por defecto en Nuxeo, por lo que se pueden desarrollar nuevos gadgets para que los usuarios o los trabajadores de la empresa puedan contar con la información que necesitan. Estos gadgets formarán parte de un plugin mayor que puede contener otros gadgets. 

El problema viene cuando tratamos de migrar un gadget desarrollado para Nuxeo 5.4.2 o una versión más antigua  a la versión 5.6 o una versión posterior de Nuxeo, puesto que la plataforma ha cambiado la forma en la que interpreta los gadgets. 

Por tanto, si queremos que nuestro antiguo gadget siga funcionando cuando actualicemos la plataforma a una versión más nueva debemos seguir unos sencillos pasos que vamos a describir a continuación.

PASO 1
En primer lugar, abre el fichero xml del gadget que quieres migrar. De manera general, en ese fichero encontrarás una lista de scripts y varios métodos.


PASO 2
Crea un fichero con extensión .js (por ejemplo: GADGET_SCRIPT.js) en /nuxeo.war/scripts/<PLUGIN>/gadgets/ y pega la porción de código que has cortado en el paso anterior.

PASO 3
Crea una contribución en un fichero .xml al punto de extensión "resources" del componente "org.nuxeo.theme.services.ThemeService" que indique la ruta del nuevo fichero .js creado en el paso anterior y además referencia esta contribución desde la sección "Nuxeo-Component" del MANIFEST.MF del plugin al que pertenece el gadget. 


PASO 4
En el fichero .xml del gadget (el correspondiente al primer paso), sustituye todas las líneas de los scripts:

<script src="{...}NOMBRE_SCRIPT_1.js"></script>

<script src="{...}NOMBRE_SCRIPT_2.js"></script>
...

por una sóla línea con la forma:

<script src="{clientSideBarUrl}nxthemes-lib/gadget-NOMBRE_SCRIPT_1.js,gadget-NOMBRE_SCRIPT_2.js,..."></script>

PASO 5
Por último, añade a la lista anterior el último script que has creado con los métodos extraídos del fichero .xml del gadget. En el ejemplo llamamos a este script "GADGET_SCRIPT.js":

<script src="{clientSideBarUrl}nxthemes-lib/gadget-NOMBRE_SCRIPT_1.js,gadget-NOMBRE_SCRIPT_2.js,...,gadget-GADGET_SCRIPT.js"></script>


La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

martes, 11 de marzo de 2014

Aprender a trabajar con el gestor documental

El mes pasado realizamos una serie de webinars relacionados con cómo funciona nuestro módulo de gestión de documentos. Los dos vídeos de esos webinars están ya disponibles.

1. Primeros pasos con el gestor documental (Parte 1)
Este vídeo nos muestra en líneas generales cómo movernos en Athento. La diferentes zonas del gestor, cómo navegar a través de los documentos o cómo buscar un determinado documento.



Primeros Pasos con la Gestión Documental de Athento (Parte 1) from Athento on Vimeo.


2. Primeros pasos con el gestor documental (Parte 2)
Este vídeo nos muestra cómo se trabaja con documentos en el módulo de gestión documental. Veremos algunas de las funcionalidades más importantes del gestor, como son: versiones, edición de metadatos, workflows, bitácora del documento, relaciones, etc.



Primeros Pasos Con El Gestor Documental (Parte 2) from Athento on Vimeo.

Recuerda que siempre puedes ensayar la lección en nuestra demo on-line gratuita.





También te recomendamos que te bajes el dossier de Athento, para que sepas un poquillo más sobre los módulos que tiene y cómo podría ayudarte.


Prueba 30 días gratis Athento

lunes, 10 de marzo de 2014

Caso de éxito: Volotea -una de las Aerolíneas Europeas de Mayor Crecimiento- ya Gestiona sus Documentos con Athento

Hoy queremos contaros el caso de un cliente al que Athento está ayudando con sus documentos. Es el caso de la Aerolínea Volotea, una aerolínea creada por los mismos fundadores de Vueling y con las mismas expectativas de crecimiento:

Madrid, 10 de Marzo, 2014: La aerolínea europea Volotea selecciona Athento para la gestión de los cursos de instrucción de más de 300 miembros de su personal de vuelo.

Volotea es una de las aerolíneas europeas más prometedoras. Con 114 rutas en el viejo continente, en 2012 -sólo un año después de fundada-, fue considerada la aerolínea de mayor crecimiento en Europa, lo que le valió el reconocimiento de la publicación anna.aero -Airline Network News and Analysis-.

Como operador aéreo, Volotea debe garantizar un adecuado entrenamiento y seguimiento de la formación ofrecida a su personal de vuelo. Por ello, la realización de auditorías de los cursos realizados por el personal es una práctica frecuente en la compañía. Estas auditorías no sólo controlan la realización de los cursos, sino también la vigencia de los mismos. El control manual de la documentación de instrucción del personal de vuelo es una tarea laboriosa que consume demasiado tiempo y otros recursos.

Estas razones les llevaron a buscar una aplicación informática de gestión de documentos que les permitiese automatizar el control de la documentación de cursos del personal de vuelo. Escogieron Athento –Smart Document Management-, porque además de la funcionalidad tradicional de gestión documental, les ofrecía:

  • Procesamiento de informes generados por el software AIMS – Airline Information Management System- para el control de la vigencia de los cursos.
  • Un sistema de alertas que avisa sobre la falta de documentación o la caducidad de la misma.
  • Un buscador contextual, tipo Google, que permite combinar parámetros de búsqueda para un rápido acceso a los documentos.
  • Visualización de la documentación de acuerdo a perfiles. En este caso, es posible consultar de forma rápida, para cada tripulante, la documentación que éste posee en el sistema.
Con Athento, Volotea ha conseguido aumentar el control sobre la documentación de instrucción del personal, facilitar el proceso de auditoría, y un único repositorio documental para la gestión de sus documentos.



miércoles, 5 de marzo de 2014

Extracción de datos multi-página

Los últimos días hemos estado trabajando en nueva funcionalidad y mejoras a la parte de extracción de datos del módulo de captura de Athento. La semana pasada os presentamos la funcionalidad que permitía traer datos  de una base de datos a partir de un metadato extraído del contenido de un documento. En esta ocasión, la funcionalidad que queremos presentaros es que ahora, con Athento, podemos definir metadatos a extraer  en documentos que tienen más de una página.

Esta funcionalidad aplica para los metadatos que se extraen mediante OCR Zonal, es decir, para aquellos que sabemos que siempre van a aparecer en la misma posición.

Vamos a ver unas capturas de pantalla de la extracción multipágina. En esta primera captura de pantalla, se muestra cómo se ha definido el metadato "Application Date" en la primera página de un documento de dos páginas.



A continuación, vemos cómo en el mismo modelo, ya estamos en la página dos y podemos definir el metadato "Immunity From Prosecution".



Esperamos que os sea de utilidad :-)

martes, 4 de marzo de 2014

Calendario de webinars Marzo 2014

Como todos los meses, os avanzamos que webinars estaremos presentando este mes. Seguramente añadamos a este calendario un webinar más, pero por lo pronto, ya tenemos fecha para dos de los webinars que se llevarán a cabo este mes.

La temática en la que nos centraremos este mes es en la gestión de records y en el archivo. Si os fijáis en el diagrama “ECM Road map” de la AIIM, trataremos la porción baja de la gráfica, aquella que tiene que ver con la conservación a largo plazo de la información de la empresa (PRESERVE), así como el tratamiento de records, una clase de documentos que se caracterizan por su carácter probatorio y porque no deben cambiar (Records Management).




Así como en la última serie de webinars  hablábamos de cómo mediante la aplicación de la gestión documental podíamos gestionar la documentación “viva” –o que cambia- de la empresa, en esta nueva serie nos centraremos en  cómo gestionar información del archivo muerto. 


Gestión de Records y Archivo con Athento (Parte 1)
12 de Marzo 2014
Hora: 17 hrs / España

Temas: Conceptos básicos sobre archivo y records. Calendarios de conservación y sus reglas. Cuadros de Clasificación. Como siempre, veremos en vivo y en directo cómo todos estos conceptos son llevados a la práctica en Athento.





Gestión de Records y Archivo con Athento (Parte 2)
25 de Marzo 2014
Hora: 17 hrs / España

Temas: Series documentales, tipologías, procedimientos y trámites. Veremos cómo llevar a la práctica todos estos conceptos documentales a través de Athento.




Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones

lunes, 3 de marzo de 2014

Yerbabuena Software libera un plugin de traducciones para Nuxeo

Yerbabuena Software, la empresa creadora de Athento, ha liberado un plugin de traducciones para la plataforma de gestión documental Nuxeo.

El plugin, denominado Athento NX Translations, aporta la traducción mejorada de Nuxeo a 5 idiomas, entre los que se encuentran: inglés, español (España), español (Argentina), francés, portugués (Portugal) y portugués (Brasil), y funciona con la versión 5.4.2 de Nuxeo y posteriores, incluyendo la versión actual: 5.8.

El código de Athento NX Translations está disponible en GitHub, y puede ser descargado por cualquier usuario de forma gratuita. Para su instalación es necesario compilarlo,  colocar el fichero resultante en la carpeta de plugins de Nuxeo y reiniciar la plataforma.

La traducción mejorada de Athento NX Translations comprende la corrección de traducciones y la traducción de etiquetas no traducidas por defecto en Nuxeo, como por ejemplo todas las relativas a eventos.


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