martes, 29 de abril de 2014

5 Claves por las que las empresas buscan ahora Gestión Documental Cloud

Hoy queremos compartir con vosotros un material en el que hemos estado trabajando estos últimos días, y con el que damos respuesta a una tendencia que venimos observando desde la segunda mitad del año pasado: Las empresas están considerando tener su software de gestión documental como un servicio en cloud. ¿Por qué? Bueno, en este material que hemos estado trabajando tratamos de poner nombre a esas necesidades que impulsan esta tendencia:
  1. Disfrute inmediato del software
  2. La libertad que nos da un acceso 24/7 a aplicaciones optimizadas para los usuarios actuales.
  3. Flexibilidad para crecer o ajustar el servicio a nuestras necesidades
  4. Sin costes pre y post venta como con los modelos de licenciamiento
  5. Nos permite financiar nuestras necesidades de gestión documental.
En el siguiente White Paper exploramos uno a uno estos motivos. Podéis descargarlo desde aquí de forma gratuita y sin rellenar formularios. También os recordamos que mañana tendremos un webinar en el que exploraremos más a fondo la modalidad de la nube para aquellos interesados en gestión documental.



lunes, 28 de abril de 2014

Webinar - Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones

Los volúmenes de información en las empresas se han incrementado de tal manera en los últimos años que la gestión de los documentos se ha vuelto critica, e incluso, en muchos casos, una necesidad que debe solucionarse con urgencia.

Por suerte, las posibilidades tecnológicas también evolucionan, haciendo que las empresas tengan cada vez más flexibilidad y potencia a la hora de solucionar sus necesidades. El Cloud Computing ha sido una de esos avances tecnológicas claves para facilitar la resolución de problemáticas y para que las empresas puedan tomar partido de oportunidades únicas que les permitan incrementar su eficiencia. La Administración Pública también ha dado un paso adelante en este sentido.

En concreto, la gestión documental en cloud lleva sólo unos pocos años de desarrollo, y aunque en unos mercados avanza con más velocidad que en otros, lo cierto es que cada vez más las empresas comienzan a comprender las ventajas de esta modalidad que les permite gestionar su información bajo unas condiciones optimas y sin grandes esfuerzos técnicos, económicos o humanos.
En este webinar exploramos las posibilidades actuales de gestión documental en la nube, cómo funciona, sus ventajas, sus retos, etc. También aprovecharemos la oportunidad para mostrar a los asistentes el software de Gestión Documental Athento operando en la nube. No te pierdas esta cita con Athento el día 30 de Abril de 2014.

Nos acompañarán en este webinar:

Rubén Lirio
Rubén Lirio cuenta con una larga trayectoria en proyectos de consultoría y tecnología en gestión de documentos. Al conocimiento del sector de Rubén, se suma su background técnico, gracias a su formación como ingeniero técnico en telecomunicaciones. Este conocimiento tecnológico, su experiencia como comercial y su conocimiento conceptual de la problemática de la gestión documental y de las tecnologías disponibles, le ponen en una posición inigualable para aportar luz sobre una temática como esta.

José Francisco López Luz
José Francisco es economista y cuenta con un MBA del Instituto de Empresa de Madrid. Ha sido director general de FAUNIA, profesor en la escuela de negocios E.O.I  y, hoy por hoy, es el responsable del desarrollo económico de Reddium, un cluster empresarial que pone en funcionamiento las mejores soluciones Cloud del mercado para la pequeña y mediana empresa.

Adrián Macías Alegre
Adrián es un experto en el terreno de las Ciencias de la Documentación.  Ha trabajado como bibliotecario en varias instituciones públicas, entre ellas, la Universidad Pablo de Olavide, el Ayuntamiento de Sevilla, la Universidad de Sevilla y el CSIC. Adrián es además  redactor en varios portales especializados en Gestión Documental. Concretamente, es colaborador habitual del  COBDC,  Biblogtecarios y Qipu. Dirige y administra el blog especializado en gestión de la información Dokumentalistas.com, al cual la Asociación Andaluza de Profesionales de la Información y Documentación (AAPID) le ha otorgado en junio del año 2012 el Premio Andalucía Documentación Iniciativa empresarial 2011.






También aprovechamos para dejarte aquí los datos de registro del webinar:

Para todos los Athento Lovers que viven en:

  • Madrid (Spain)   Wednesday, 30 April 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
  • Bogota (Colombia)   Wednesday, 30 April 2014, 10:00:00 COT  UTC-5 hours
  • Santiago (Chile)   Wednesday, 30 April 2014, 11:00:00 CLT  UTC-4 hours
  • Lima (Peru - Lima)    Wednesday, 30 April 2014, 10:00:00 PET  UTC-5 hours
  • Quito (Ecuador)     Wednesday, 30 April 2014, 10:00:00 ECT  UTC-5 hours
  • Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 30 April 2014, 10:00:00 CDT  UTC-5 hours
  • Buenos Aires (Argentina)      Wednesday, 30 April 2014, 12:00:00 ART  UTC-3 hours
  • Corresponding UTC (GMT)    Wednesday, 30 April 2014, 15:00:00



Descargar la hoja de funcionalidad clave de gestión documental con Athento

jueves, 24 de abril de 2014

La Gestión Documental mejora los Sistemas de Calidad

Las organizaciones se preocupan porque sus productos o servicios cumplan con altos estándares de calidad, además de requerimientos legales y de clientes. Los procesos mediante los que se consigue cumplir dichos requerimientos generan documentación específica. Sin la gestión de dicha documentación es imposible lograr el objetivo de calidad perseguido. Es decir, el sistema de gestión de la calidad de las organizaciones debe estar documentado.

Esta necesidad de documentar los sistemas de calidad es transversal a todas las normas de calidad y se enfoca en dos aspecto fundamentales: la gestión de documentos del propio sistema de calidad y la gestión de los registros originados durante la actividad diaria de las organizaciones.

Un sistema de Gestión Documental Inteligente como Athento ayuda a las empresas que están llevando a cabo procesos de certificación de calidad con el tratamiento digital de sus documentos y sus registros, de forma que se garantiza la correcta identificación, almacenamiento, protección, retención, recuperación y disposición de los documentos y registros de sus sistemas de calidad. 

¿Cómo gestiona Athento los registros?

Los registros son aquellos documentos que contienen la evidencia de las actividades diarias que desempeñan las organizaciones y sus resultados (ISO 9000:2005). Para muchas compañías, disponer de estos registros de forma inmediata y fiable resulta una tarea casi imposible ya que aún los conservan en formato papel. Athento permite que dichos registros se gestionen de forma digital. Veamos cómo funciona:


Athento genera plantillas de registro que pueden ser utilizadas tanto en formato papel como en formato digital. A partir de estas plantillas se generan registros individuales que contienen un código QR con información propia de cada registro (identificador, autor, fecha y hora de su generación y plantilla a la que corresponde). Además, se crea una ubicación específica dentro del gestor que es única para cada registro. De esta forma, tendremos control de cuántos registros de cada tipo (plantilla) se han generado. 


Si los registros se utilizan en formato impreso, se pueden escanear y cargar de nuevo al gestor a través de correo electrónico o carpetas en red. Athento es capaz de reconocer y clasificar de forma automática el registro, almacenándolo en la ubicación creada durante su generación. Athento también permite tener el control de aquellos registros que una vez generados, impresos y utilizados, no han sido adjuntados a su ubicación en el gestor documental (Registros Pendientes de Recepción). Cuando los registros se devuelven a su ubicación, su estado cambia al de "Archivado".

¿Cómo gestiona Athento los documentos?

Con Athento se puede tener en todo momento el control de las versiones de los documentos, ya que permite, por un lado, la gestión de archivo y versiones obsoletas, y, por otro, crea listados de documentación en vigor y de documentación externa. También se podrán gestionar permisos para usuarios y grupos así como procesos de revisión, aprobación, distribución o control sobre los documentos. 

Para finalizar, enumero algunos de los beneficios clave que obtienen las empresas que gestionan sus Sistemas de Calidad con Athento:
  • Documentos y registros 100% bajo control.
  • Mayor seguimiento a los procesos de calidad.
  • Facilita la tarea de documentar procesos de calidad.
  • La disponibilidad de la información permite una respuesta más rápida ante incidencias relacionadas con la calidad o auditorías.
  • Reducción drástica del uso del papel.
  • Reducción de tiempos de gestión y mayor productividad.

martes, 22 de abril de 2014

Gestión Documental Cloud en el día a día de las Gestorías Administrativas

La gestión documental no es nada nuevo para las gestorías. De hecho, forma parte de su labor diaria, ya que su trabajo tiene un soporte en los documentos y está ligado a labores operativas como crear, buscar, relacionar entre sí, firmar, compartir, archivar y custodiar grandes volúmenes de documentos.

Hoy en día en la mayoría de ellas, los documentos se crean en formato digital o se lleva a cabo la digitalización de los documentos en papel. Si bien, sólo digitalizar no significa gestionar de forma eficaz y eficiente los documentos, sino trasladar el problema de un sitio a otro.

Además, este tipo de empresas se enfrenta a una amplia y exigente normativa acerca de la conservación, custodia y eliminación de documentos, por la información sensible con la que trabajan. De modo que la gestión de documentos es un requerimiento obligado en su labor cotidiana.

La solución para poner orden y manejar de forma eficaz, segura y ágil esa documentación es trabajar con un sistema de gestión documental que permita capturar, gestionar, almacenar y distribuir todo tipo de documentos.

Las nuevas herramientas de gestión documental como Athento ECM Cloud aportan funcionalidad avanzada para afrontar el reto de la gestión de documentos, pero ¿qué valor aporta un sistema de gestión documental al trabajo diario en asesorías, consultorías y despachos profesionales?

  • Eficacia en la atención al cliente: Soluciones como Athento indexan toda la información que se carga en el sistema, de forma que permite hacer búsquedas rápidas y eficientes y localizar en segundos documentos a partir de su título, de una etiqueta, de su descripción, carpeta que lo contiene o incluso por palabras que aparecen dentro de su contenido. Además, permite la movilidad, trabajar dentro y fuera de la oficina pero con acceso controlado y seguro. Documentos centralizados en un único punto (un servidor en la nube) disponibles desde cualquier dispositivo, momento y lugar.Esto se traduce en una mayor rapidez en el servicio al cliente y una mayor agilidad en la distribución y el intercambio de la documentación con el cliente y terceros. Y evita problemas derivados de la pérdida o mal funcionamiento de dispositivos, nuestra información está siempre segura y accesible.
  • Favorece el trabajo flexible y en equipo: Un sistema de gestión documental hace posible capturar y gestionar documentos de forma colaborativa. Olvídate de cargar con los documentos de una mesa a otra: crea, clasifica, modifica, versiona, comparte o establece flujos de trabajo sobre los documentos sin moverte de la silla. Tener una mayor agilidad en los procesos significará ser más eficientes y un aumento en la calidad del servicio que prestas.
  • Mayor seguridad, prevención de riesgos y cumplimiento de la normativa legal:  Existe la obligatoriedad de conservar documentos de distinta naturaleza: documentos mercantiles, contables, fiscales o laborales por un determinado periodo de tiempo. Las exigencias son tantas, que su cumplimiento es casi imposible en su totalidad si no se hace con un software de gestión documental: medidas en relación a la protección de la inforamción de tipo probatorio o, simplemente, información sensible (histórico del documento, mantenimiento del archivo, controles de acceso, uso mecanismos digitales que garanticen que no se ha modificado el documento) y herramientas de prevención del riesgo (calendarios de conservación y el establecimiento de políticas de destrucción, así como de archivo y preservación, backups de la información. etc.).Tener la seguridad de saber qué ocurre con el documento a lo largo de todo su ciclo de vida y estar protegido contra imprevistos como robos o extravíos de dispositivos (ordenadores, tablets, teléfonos inteligentes) descarga al gestor administrativo de la toma de decisiones sobre los documentos en el día a día, permitiéndole centrarse en la atención al cliente.
  • Ahorro de tiempo, espacio y costes: Mantener la documentación cuesta dinero que se invierte en papel, archivadores, instalaciones, etc.,  para conservarla. Además, implica tiempo del personal dedicado a buscar documentos, posibles pérdidas de documentos que pueden acarrear perder clientes, etc.... Sin embargo, la gestión documental en la nube, no ocupa ningún espacio, permite mejorar la eficiencia organizativa y la productividad de las gestorías, asesorías y consultorías, y a un menor coste.

Cómo gestionas la información de tus clientes afecta a la percepción que el cliente tiene de tu trabajo y la calidad del servicio que ofreces, de modo que al final tus clientes se benefician indirectamente de la correcta gestión de sus documentos.

Por otro lado, la gestión documental en cloud es un buen comienzo para aquellas gestorías que quieren iniciarse en el mundo de la gestión documental:
  • Acceso inmediato al disfrute de la gestión documental
  • No nos requiere grandes inversiones para comenzar a trabajar con el software.
  • El servicio incluye el soporte.
  • Existe gran flexibilidad a la hora de crecer y de pagar, etc.

lunes, 21 de abril de 2014

¿Cómo funcionan las suscripciones de Athento? [FAQs]

Athento tiene dos tipos de productos:
En ambos casos, los precios de Athento son suscripciones, es decir, se paga por periodos de tiempo.

Suscripciones In-house
Las suscripciones se contratan de forma anual.

¿Cómo saber cuál es el producto que se adapta a mi empresa en el caso de estas suscripciones? Muy fácil. Debes guiarte por la carga de trabajo que vas a manejar con Athento y las coberturas de soporte que te gustaría contratar.

  • Carga de trabajo que Athento gestionará: La forma de medir esto es de acuerdo al número de CPUs en las que estará instalado Athento y que está directamente relacionado con el volumen de trabajo (número de consultas, usuarios concurrentes, volumen de datos, etc). Recuerda que estas variables influyen en el rendimiento de cualquier programa informático y, como no, en el rendimiento del cualquier software de gestión documental.
  • Coberturas de soporte: La suscripción de Athento te permite contar con un plan de soporte que se renueva cada año. Los soportes Standard, Pro, Company y Enterprise, varían en las coberturas que te ofrecen.  Justo bajo la tabla de precios Enterprise de Athento, podrás encontrar las distintas coberturas de los planes de soporte (Actualizaciones, métodos de contacto, tiempo máximo de respuesta, disponibilidad del servicio, máximo de horas de servicio, backups, etc.). Para entender a qué hacen referencia cada uno de estos conceptos, puedes visitar la página que describe las coberturas de soporte.  
 Dentro de las suscripciones In-house, tenemos otro tipo de suscripciones para aquellas empresas que quieren empezar con Athento. A estas suscripciones las llamamos Starter y están pensadas para una carga de trabajo pequeña (puedes verlas al final de la página de precios In-house de Athento).


Suscripciones al servicio Cloud de Athento

Las suscripciones Cloud son nuestras favoritas y las de todos aquellos clientes que quieren:
  • Empezar rápido con Athento (Contratar y empezar a usar)
  • Despreocuparse de aspectos técnicos (Olvidarse de realizar mantenimientos, actualizaciones, etc.)
  • No hacer grandes inversiones en IT  (No tener que preocuparse por servidores, equipo técnico o pagar por licencias de software)
 ¿Cómo saber cuál es el producto que se adapta a mi empresa en el caso de estas suscripciones? 
  • Número de usuarios: Son los usuarios con acceso al sistema. Cada uno de ellos contará con unas credenciales únicas de acceso y sus movimientos sobre los documentos de nuestra compañía aparecerán en el histórico de cada documento en Athento.
  • Capacidad (GB): De acuerdo al volumen de datos que maneje nuestra empresa tendremos unas necesidades de almacenamiento.
¿Y si tengo 20 usuarios pero sólo necesito 250GB? Siempre tienes que guiarte por el concepto en el que tus necesidades son mayores. En este caso, te correspondería la franja de 10 a 30 usuarios y contarías con una capacidad de 500GB.

¿Cómo se paga y cuanto tengo que quedarme?

  • Pago: El pago se realiza de forma mensual. No obstante, puedes beneficiarte de nuestros descuentos si haces pagos anuales.
  • Duración: Nuestros contratos se firman por 3 años, pero no te preocupes, TIENES LA LIBERTAD DE IRTE CUANDO QUIERAS, sólo te pedimos que nos avises con dos meses de antelación. En ese tiempo, podrás disponer de tus documentos para llevártelos donde quieras.
Todos nuestros clientes cloud tienen un servicio las 24 horas de la semana, todos los días del año. El soporte de nuestros productos Cloud es el soporte Community.

¿Qué pasa si necesito customizaciones de Athento pero quiero disfrutar de los beneficios del servicio Cloud?

Si necesitas hacer customizaciones de tipo:
  • Integraciones
  • Cambios en el funcionamiento de la herramienta
  • Funcionalidad específica para tu empresa
  • Parametrizaciones de la apariencia de Athento
También podemos ofrecerte el servicio cloud, pero  tendrás que pagar una tarifa extra anual por el hosting de tu instancia de Athento (ya que será única para tu empresa) y, contratar los servicios profesionales (horas de desarrollo) necesarias para adaptar Athento a tus necesidades.



Recuerda que tienes más información en el Athento Documentation Center (Sección FAQs), así como en las FAQs de este blog.


lunes, 14 de abril de 2014

Vídeo: Acceso a documentos relacionados desde un único punto

Durante los últimos días hemos estado tratando la problemática de cómo acceder desde un único punto a documentación relacionada que gira en torno a un perfil, como puede ser: proveedor, empleado, cliente, prestatario, inmueble, etc. 



También hemos visto que este acceso unificado nos permite un mayor control de la documentación en términos de: documentación faltante o documentación que caduca.

Hemos ilustrado este ejemplo con el caso de la aerolínea Volotea que es un cliente de Athento que necesita acceder a toda la documentación de su tripulación de vuelo para facilitar que se lleven a cabo las auditorías.

Además, el pasado 31 de marzo explicamos todos estos puntos en el webinar “Athento y Digitex presentan el caso de éxito de la aerolínea Volotea”, hoy publicamos el vídeo para que podáis acceder a él todos aquellos que os lo perdiste o que queréis volver a verlo.



Webinar: Gestionando el Acceso Unificado a un Conjunto de Documentos - El Caso de la Aerolínea Volotea from Athento on Vimeo.


miércoles, 9 de abril de 2014

Caso de Uso: La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

Un tenemos un nuevo caso de uso que nos gustaría compartir con vosotros nuestros lectores:

La gestión de la contratación de nuevos empleados es un proceso que ofrece muchísimos retos a las empresas en la actualidad; retos como: La sensibilidad de la documentación gestionada, la lentitud del proceso en empresas en las que trabajadores y empresa no se encuentran en la misma ubicación geográfica, la necesidad de intercambiar documentación entre trabajador, empresa y actores externos del proceso.

Todas estas dificultades están relacionadas con que la gestión de la contratación de nuevos empleados se realiza mediante documentos en papel en la mayoría de las empresas hoy en día. La naturaleza del papel dificulta o incluso hace imposible: No duplicar la documentación, compartir documentos de forma instantánea, tener una trazabilidad de todas las acciones llevadas a cabo con los documentos, etc. (Ver Whitepaper: 6 Pasos para liberar a mi empresa del papel)
 
Ante dichas limitaciones, muchas empresas ya están buscando opciones en el mundo digital para obtener procesos de contratación de trabajadores mucho más eficientes, seguros y rápidos. A algunas de ellas y a sus departamentos de RRHH, Athento ya les ha ayudado a convertir el proceso de contratación de empleados en un proceso 100% digital. Esta es la razón por la que la que hemos publicado un caso de estudio en el que se explica cómo pueden llevarse a cabo estos procesos sin papel y qué beneficios ofrece para las empresas. En la siguiente gráfica se puede ver cómo funciona la solución de Athento para esta problemática concreta.


 En este case study estudiamos las particularidades de la gestión de contratos de empleados y los beneficios de hacer de este proceso un proceso libre de papel. Ya puedes descargarlo de forma gratuita desde nuestra web.







lunes, 7 de abril de 2014

Calendario de Webinars Abril 2014

Este mes vamos a tener un calendario de webinars un poquito menos activo, debido a la Semana Santa. En lugar de 3 webinars sólo tendremos 2, eso sí, súper interesantes. Vamos a volver a tratar el tema de la captura, y, estaremos presentando junto con un partner, la opción de la gestión documental en la nube.

Captura de Documentos con Athento 2.0
Lunes, 14 de Abril 2014
17 horas (CET)

Vamos a ver cómo con la inteligencia de Athento seremos capaces de automatizar tareas como la clasificación automática de documentos o la extracción de datos que pueden ser utilizados como insumo para otros procesos. 



Gestión Documental en la Nube: Beneficios y Opciones
Miércoles, 30 de Abril 2014
17 horas (CET) 

 Algunos de los temas que trataremos serán, LOPD y la nube, cómo funciona la gestión documental en la nube, cuál es el modelo de precios disponible, para quién están diseñadas estas soluciones, el estado de adopción de estas tecnologías, etc.  Además, tendremos una breve demostración del producto y, seguramente, contaremos con la experiencia de un documentalista que nos dará su opinión sobre este tema.




viernes, 4 de abril de 2014

El caso de éxito de Volotea y Athento en la Revista IDEA

Gracias al Parque Tecnológico de Andalucía por dar difusión al  caso de éxito de gestión documental en la aerolínea Volotea. 

Revista IDEA Nº 77 Marzo - Mayo 2014


¿Cuáles son los requisitos mínimos de hardware de Athento? [FAQs]

Por su puesto, esta es una pregunta muy importante que nos realizan aquellas personas que están evaluando Athento. Ellos quieren saber cuáles son esas condiciones recomendadas a nivel de hardware para que Athento funcione en condiciones óptimas.

Vamos a resolver esta pregunta en este post, pero vale la pena aclarar que los datos que damos en este post son aproximados y la configuración final necesaria va a depender de las necesidades de uso del sistema: número de usuarios activos, número de usuarios concurrentes, sistemas externos que van a obtener información de Athento, naturaleza de los documentos, etc.

Aclarado este punto, vamos a poner una tabla que nos dice qué características mínimas debe tener el servidor que aloje Athento:


 Nº Usuarios  Nº Documentos  CPU  RAM  HDD Size  HDD Speed  Clustering de repositorios
0-50 <120.000 4C 8GB 600GB SAS No
51-100 <320.000 8C 16GB 1TB SAS No
100-300 <1.200.000 8C 16GB 2.5TB SAS Sí (2 nodos)
>300 >1.200.000 8C 16GB 2.5TB SAS Sí (3 nodos)

Esperamos que os resulte de utilidad. Para más detalle, consulta la ficha técnica de Athento.

jueves, 3 de abril de 2014

II Edición del Foro Efitech: Tecnologías Cloud

El próximo miércoles 23 de Abril,  Reddium, Avertia, Promálaga y la EOI presentarán la segunda edición del Foro Efitech, que tiene el objetivo de analizar cómo las nuevas tecnologías y el cloud computing contribuyen a mejorar la gestión empresarial.

En esta jornada, de título “Tecnología Cloud en la cadena alimentaria”, se analizarán las nuevas posibilidades que las tecnologías de la información ofrecen a empresas del sector agroalimentario en sus procesos de producción, gestión y venta, para conseguir una mayor productividad y competitividad.

Patrocinado por el Ayuntamiento de Málaga, Málaga Valley, SAP y Agrokaam, este encuentro está dirigido a directivos y profesionales vinculados a estas tecnologías o a la industria agroalimentaria interesados en el papel esencial que las nuevas tecnologías juegan en la mejora de la eficiencia empresarial.

Os invitamos a asistir y participar de este interesante debate. Aquí os dejo toda la información:

Fecha: Miércoles 23 de Abril a las 11.30 horas.
Lugar: Salón de Actos de Promálaga Excelencia, C/ Steve Jobs, 2. Parque Tecnológico de Andalucía. 29590 Málaga.
Información y Reserva de plazas: (+34) 954 761 773 o emateos@reddium.es
Programa: podéis consultarlo en el siguiente enlace.

Athento también estará, y si te apetece, después del evento puedes pasarte por nuestras oficinas que están en el mismo edificio. :-)

Athento y Everis en Chile En La V Feria De Justicia y Tecnología

Como parte de la XVII Cumbre Judicial Iberoamericana, se lleva a cabo la Feria de Justicia  Tecnología. La V edición de la Feria de Justicia y Tecnología que terminó ayer, reunió en Santiago de Chile a los Poderes Judiciales de los 23 países miembros de Cumbre Judicial Iberoamericana, así como a instituciones públicas chilenas de la rama Judicial, y a empresas de tecnologías de la información.

Esta es la primera vez que Athento asiste a este evento, y lo ha hecho de la mano de Everis Chile, una consultora que no necesita presentación, porque está presente en 12 países y cuenta con casi 11.000 colaboradores.

La idea de nuestra asistencia a este evento, es acercar Athento a las instituciones chilenas, para que estas sepan que cuentan con un producto de gestión documental inteligente capaz de cubrir sus necesidades, como ya lo ha hecho con Administraciones Públicas y Empresas privadas de otros países.

La presencia en Chile de Athento se encuentra en un estado de crecimiento. Este año hemos sumado dos clientes chilenos y contamos con varios partners en la zona para dar cobertura cercana a este mercado latinoamericano.


Os dejamos con las fotos del evento:





miércoles, 2 de abril de 2014

La necesidad de hacer una gestión más inteligente de los e-mails

En el post “Inphographic: Email is still costing companies millions”, Ron Miller aporta datos interesantes acerca del tiempo que los trabajadores de la información pasamos comunicándonos a través de e-mail y el coste que esto supone para las empresas.

Según el estudio de Contatta que presenta en esta infografía, dedicamos casi el 28% de nuestro trabajo semanal a la comunicación por email. Si el 28% de nuestras horas productivas de trabajo las utilizamos en gestionar e-mails, eso significa que debe haber un volumen importantísimo de información en e-mail, que es de valor para las compañías y que se queda sin gestionar.


Muy relacionado con el tiempo que los trabajadores emplean en e-mail, está ese porcentaje también importante de tiempo que dedicamos a buscar y a reunir información (8.8 horas), ya que esta inversión de tiempo se realiza también cuando trabajamos con correos electrónicos o ¿quién no se ha pasado un buen rato buscando un e-mail?
Lo que me ha llamado la atención de este post y por lo que he decido compartirlo con vosotros es porque pienso que la información en digital (en general) representa cada vez más un problema de productividad para las compañías. NECESITAMOS ENCONTRAR UNA MANERA MÁS INTELIGENTE PARA GESTIONAR TODA ESTA INFORMACIÓN QUE NACE EN DIGITAL.

El software ECM y la gestión documental van a jugar un papel fundamental en dar este giro que se necesita. Hoy en día es posible gestionar un poquito mejor los e-mails con las aplicaciones de Gestión Documental y de esta manera asegurar la seguridad de la información contenida en ellos, así como nuestra capacidad de recuperar la información. Y no sólo con el contenido de los e-mails, sino también con los documentos adjuntos en ellos. Por ejemplo,  Athento, que cubre todo el ciclo de vida de los documentos, incorpora entre sus funcionalidades la captura de documentos desde correo electrónico. Pero aún hace falta más que esto, hace falta que los sistemas sean tan inteligentes como para por ejemplo:

  • Identificar qué documentos o e-mails son relevantes para ser almacenados.
  • Que se consiga relacionar distintos trozos de información entre sí, por ejemplo, un documento con un e-mail que comparten la misma temática.
  • Etc.
Nosotros ya estamos empleándonos a fondo para conseguir que los sistemas ECM sean más inteligentes. :-)


martes, 1 de abril de 2014

¿Es Athento Open Source? [FAQs]

Esta es una pregunta que nos han hecho varios de nuestros lectores y empresas interesadas en Athento. En primer lugar, sería conveniente aclarar ciertos términos.

  • Redistribución Libre: El software puede ser vendido o distribuido como parte de otro software. Además, esta venta o distribución no genera la obligación de realizar pago alguno al creador del software.
  • Código Fuente disponible y redistribuible: El programa debe incluir el código fuente y debe permitir la distribución de la versión compilada así como del código.  Si no lo incluye, al menos debe dar la posibilidad de que este se pueda descargar y por ello no se debe pagar más que un “coste de reproducción razonable”. 
  • Trabajos derivados redistribuibles: Se debe poder realizar desarrollos derivados de este software y el resultado tiene que poder ser distribuido con la misma licencia del software original.
  • Sólo hay integridad del Código Fuente del Autor en caso de que se usen Patch Files: La licencia puede restringir la distribución del código fuente modificado SÓLO cuando el software permita la distribución de “patch files” con el objeto de modificar el software en tiempo de construcción. En otros casos, se debe permitir explícitamente la distribución del software desarrollado a partir del software original. Así mismo, la licencia puede exigir que el software modificado adquiera otro nombre o número de versión, diferente a la del software original.
  • No debe ser discriminativo de personas o grupos.
  • No puede restringirse su utilización a ciertos campos de aplicación: La licencia debe permitir que el software sea utilizado para cualquier campo de aplicación (negocios, investigación, etc.).
  • Los derechos de la licencia aplican a cualquiera persona o entidad a la que el software haya sido redistribuido.
  • Los derechos de la licencia no pueden aplicar solamente a una distribución particular del software: Todos los que usen el software redistribuido tendrán los mismos derechos que los que tienen los usuarios de la distribución original.
  • La licencia no debe ponerle restricciones a otro software: El software OS no puede por ejemplo, obligar a que el software distribuido junto con él sea también Open Source.
En conclusión, consideramos a un programa como software libre cuando cualquier persona o entidad puede redistribuir, copiar o modificar el programa con cualquier finalidad (comercial o no) y sin tener que pedir permisos o pagar dinero para poder hacerlo.

Ahora sí, vamos a la licencia de Athento.

Athento se encuentra bajo la licencia “ATHENTO SHARED SOURCE LICENSE”. Los términos de la licencia de Athento no se corresponden con los mismos de las licencias consideradas como software libre, pero la licencia nos otorga grandes beneficios frente a software licenciado bajo el modelo de “Software Propietario”. Estos beneficios son por ejemplo, el acceso al código y la capacidad de modificarlo. Concretamente, lo que nos permite la licencia de Athento es:


Redistribución del software
No permite la copia o redistribución del software incluido su código fuente o su forma compilada.
Código Fuente
Es accesible. Puede ser descargado, estudiado y compilado.
Trabajos Derivados
Incluir Athento en otro software parcial o totalmente requiere autorización explícita de YERBABUENA SOFTWARE. Los usuarios pueden realizar modificaciones sobre el código, compilarlo y usar la versión compilada.
Discriminación
Los términos de la licencia aplican a toda persona, grupo, organización o campo de aplicación.
Integridad del código fuente del autor
La licencia permite modificación del código original, pero no se hace responsable por los daños ocasionados por uso o modificación del producto.





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