jueves, 29 de mayo de 2014

Vídeo del webinar: ¿Cómo hacer realiad una política de archivo y gestión de records?

Antes que nada, agradecer a las 60 personas que asistieron a este webinar por dedicarnos una hora de su tiempo.

En el webinar ¿Cómo hacer realidad una política de gestión de archivo y de records?, explicamos:

  • El objeto del proceso de consultoría previo a llevar a cabo antes de implantar un software de gestión de documentos de archivo y records management, las fases de consultoría y las herramientas arrojadas por la misma (cuadro de clasificación, esquema de metadatos, calendarios de conservación)
  • Cómo Athento permite plasmar tecnológicamente las herramientas de gestión de dcumentos de archivo arrojadas por la consultoría
Esperamos que os haya gustado.



Webinar: ¿Cómo hacer realidad una Política de Archivo Documental y Gestión de Records? from Athento on Vimeo. Descarga el white paper 6 pasos para liberar a tu empresa del papel

jueves, 22 de mayo de 2014

Las empresas deben GESTIONAR records en lugar de conservarlo todo

De acuerdo a David Roe en "BusinessesShould Manage Records - Not 'Keep Everything" muchas organizaciones afirman llevar años ocupados desarrollando e implementando estrategias de gestión de la información. Sin embargo, a poco que se profundice en cómo están aplicando esas estrategias, se observa que éstas no son especialmente efectivas.

Esto se debe en muchos casos a la falta de compromiso tanto de empleados como de los niveles directivos de la organización así como por la ausencia de formas de medir las fortalezas y debilidades de esos esfuerzos.

El estudio 2014 Information Governance Benchmark -patrocinado por Iron Mountain-, realizado a 1300 empresas refleja como los directivos siguen apoyando la cultura del “conservarlo todo” con la percepción errónea de que es mejor que sólo conservar los records.

Recordemos que en castellano no tenemos una traducción para la palabra record, que podemos entender como documentos de archivo. Un documento se considera de archivo cuando:
  • Tiene valor probatorio
  • Reflejan las actividades de la organización
  • Su contenido no debe ser alterado.
  • Existe alguna legislación que obliga a las empresas a conservarlos.  

La gestión de la información sigue sin ser una prioridad en las organizaciones pasando por alto que cuanto mejor organizada y gestionada esté esa información, mayor será la ventaja comercial.

Aquellas empresas que sí se molestan en organizar y gestionar sus records, implantar políticas y protocolos de destrucción programada de esos documentos de archivo, así como sistemas de control de la eficiencia del proceso son capaces de localizar qué información les supone una ventaja y, por tanto, sacar el mayor partido a ésta.

Por otro lado, el estudio de la AIIM y Adobe del pasado mes de Agosto, muestra como el avance hacia la eliminación del papel en las organizaciones es tediosamente lento. En los dos últimos años (2011-2013), se ha recortado apenas un 5% en procesos basados en papel de todos los posibles, a pesar de la existencia de potentes sistemas de gestión de documentos que permiten también la adecuada gestión electrónica de documentos de archivo como Athento,  y que además  proveen de una captura de documentos precisa y segura.

Pero hay más. Mimi Donnerecoge en un reciente artículo en CMSWire que muchas compañías continúan aún sin hacerse cargo del contenido antiguo o heredado a pesar de que podría tener un considerable valor para el negocio.

Resaltar los puntos anteriores no sirve sólo como evaluación del estado de las políticas de gestión de archivo y de documentos en las empresas sino también como llamada a la acción.

Sue Trombley de Iron Mountain, a partir del estudio mencionado, identifica dos tendencias positivas en cuanto a la gestión vs conservación masiva de documentos de archivo que se ven minoradas por varios obstáculos. Veámoslos:

Tendencias

1. Los programas y políticas de gestión de la información son cada vez más frecuentes, están mejor diseñados e incluyen la información almacenada electrónicamente. Un dato positivo que arroja el estudio es que la gran mayoría de las organizaciones encuestadas (87% en general, el 95% de las grandes) han desarrollado programas de gestión de la información, introduciendo normas y políticas para abordar cuestiones como la cantidad de información que debe ser almacenada.

A pesar de ello, la investigación también encontró otra serie de áreas a las que es necesario prestar atención. Según los encuestados, al ser preguntados por el apoyo y compromiso con los programas de gestión de archivo los grupos de menor puntuación fueron directivos y empleados.
Fuente: http://www.cmswire.com/


Este es un problema para las organizaciones ya que la mayor parte de la información es gestionada directamente por puestos a nivel de operaciones y no por los departamentos de IT, lo que significa que una gran parte de la información del negocio está expuesta a que se pierda.

Como consecuencia, casi el 80% de los encuestados dijo que su organización ha adoptado la política de conservarlo todo. Políticas que impiden la adecuada gestión de archivo debido a la sobrecarga de información. De hecho, el 50% de los encuestados afirmó que los empleados no reciben formación respecto a la gestión de documentos, archivo e información. Esa ausencia de formación al respecto tiene un impacto significativo en las decisiones de gestión de la información y del ciclo de vida de ésta ya que los empleados no están en condiciones de tomar las decisiones oportunas que contribuyan a una correcta gestión.

Como comentamos al inicio, adicionalmente hay otro elemento que es crucial y que también está ausente en la mayoría de las empresas: sólo el 8% de los encuestados reportó que cuentan con indicadores maduros de la gestión de archivo electrónico, y otro 29% consideró que estas métricas están mejorando. Es decir, más del 60% de las empresas evaluadas no cuentan con indicadores para medir la eficiencia en la gestión de sus documentos de archivo.

2. Mayor conciencia de la importancia de una gestión eficaz de la información para la Reducción de Riesgos. La investigación indica que la mayoría de las empresas reconocen la relación positiva entre la gestión de la información y una reducción de los riesgos.

Entre esos riesgos preocupan cuestiones relacionadas con la privacidad y el cumplimiento de la legislación en materia de preservación y destrucción de records o documentos de archivo. En la encuesta de Iron Mountain, se observa un mayor apoyo a la gestión de estas áreas, reflejado por un incremento de los departamentos de Asuntos Jurídicos implicados en la supervisión de programas de gestión de la información.

También se pone de manifiesto la creciente integración entre todas las áreas que gestionan archivos y aquellas áreas que velan por la seguridad de la información, por ejemplo. No obstante, la creación de sistemasde gestión de la información transversales que se ocupen de todo el ciclo de vida del documento es complicada.

Obstáculos

3. Muchas empresas todavía tienen que modernizarse o pasar tanto tiempo tratando de ponerse al día como el que emplean para gestionar su información para lograr que sus programas de gestión de archivos respondan a las necesidades de todas las áreas implicadas en ésta.

Debido a que se generan grandes cantidades de información a diario, resulta difícil evitar la tendencia de abandonar la información que ya no se considera necesaria. Esto estaría bien, si no fuera porque las empresas tienen que asegurarse de que la información se ha eliminado de forma segura. En el estudio, más del 60% de la empresas indican que no eliminan con regularidad la información electrónicamente almacenada que debiera ser destruida.

Otro problema es que muchas organizaciones todavía tienen que actualizarse tecnológicamente. Mientras que ya hay organizaciones -apenas un 10% de las encuestadas- que usan sistemas de gestión de documentos de archivo en servidores propios o en la nube que permiten integrar una gestión eficiente de su información con el uso de nuevos dispositivos (teléfonos inteligentes, tablets, etc.), la gran mayoría no están usando sistemas de gestióndocumental multiplataforma y, por tanto, están dejando de gestionar la información que se genera en otros medios.

4. Los procesos de retención legal son más comunes, pero la sobre conservación sigue siendo un reto. Con el aumento de los costes y las multas asociadas a la destrucción prematura de la información, las empresas han adoptado tradicionalmente un enfoque de “conservarlo todo”. Esto se traduce en mayores costes de almacenamiento e ineficiencias.

Si bien un 74% de los preguntados en el estudio afirmaron que sus organizaciones contaban con procesos de retención legal, la mayoría de ellos no conocían el proceso ni sus beneficios. Y más de un tercio respondió que sus procesos de retención no se terminan de forma regular y eficaz. De forma que los procesos de eliminación de documentos de archivo no se acaban de llevar a cabo prevaleciendo la mentalidad de que es mejor conservarlo todo. 

miércoles, 21 de mayo de 2014

Webinar: ¿Cómo hacer realidad una política de archivo y gestión de records?

En los últimos meses hemos recibido solicitud de muchos de nuestros lectores que pertenecen a grandes corporaciones, universidades, entidades públicas, etc., de que compartamos con ellos información sobre cómo pueden llevar su archivo histórico y todos sus expedientes en papel a un sistema de archivo digital (híbrido o 100% digital). Por esta razón, este mes vamos a sacar un hueco para hablar sobre el tema de gestión de records y documentación de archivo. Además, vamos a contar con el apoyo de una documentalista experta que nos ayudará a arrojar luz sobre este tema.

Puedes inscribirte desde ya  al webinar de Athento:

Hora: 17 horas España
Fecha:  26 de Mayo 2014 (16.00 hrs Madrid)

Tema
Cómo solventar las dificultades para conseguir un archivo electrónico de documentos

Descripción del webinar
Aunque los programas y políticas de gestión de la documentación de archivo son cada vez más frecuentes y se encuentran mejor diseñados, las organizaciones siguen enfrentándose a dificultades a la hora de materializar las políticas en un sistema tecnológico como soporte a procedimientos y tareas diarios.
En este webinar, veremos:
  • Problemas a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de materializar la política de archivo.
  • Buenas prácticas para facilitar la implementación de una política.
  • Cómo tecnológicamente el problema del archivo puede ser solucionado.
Ponentes
Rubén Lirio Rubén Lirio Vera
Rubén Lirio cuenta con una larga trayectoria en proyectos de consultoría y tecnología en gestión de documentos. Este ingeniero técnico en telecomunicaciones ha estado al frente de proyectos de Gestión Documental como el de la Dirección General de Tráfico. Rubén en LinkedIn
Nani Forte Nani Forte
Nani cuenta con más de 12 años de experiencia como documentalista. Ésta abogada y licenciada en documentación se ha desempeñado en organizaciones como Antena 3, la biblioteca del Tribunal Supremo de Justicia, la Cámara de Comercio de Almería, entre otras. Nani en LinkedIn



Horario en otros países:
  • Madrid (Spain) lunes, 26 de mayo de 2014, 16:00:00 CEST UTC+2 hours Miami (U.S.A. - Florida) lunes, 26 de mayo de 2014, 10:00:00 EDT UTC-4 hours 
  • Bogota (Colombia) lunes, 26 de mayo de 2014, 9:00:00 COT UTC-5 hours 
  • Santiago (Chile) lunes, 26 de mayo de 2014, 10:00:00 CLT UTC-4 hours 
  • Lima (Peru - Lima) lunes, 26 de mayo de 2014, 9:00:00 PET UTC-5 hours 
  • Mexico City (Mexico - Federal District) lunes, 26 de mayo de 2014, 9:00:00 CDT UTC-5 hours 
  •  Quito (Ecuador) lunes, 26 de mayo de 2014, 9:00:00 ECT UTC-5 hours 
  •  Buenos Aires (Argentina) lunes, 26 de mayo de 2014, 11:00:00 ART UTC-3 hours
  • Corresponding UTC (GMT) lunes, 26 de mayo de 2014, 14:00:00
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martes, 20 de mayo de 2014

Caso de Uso: Athento ayuda a las universidades a cubrir todo el ciclo de vida de sus expedientes académicos

Hoy vamos a compartir con vosotros un documento que incluye varios casos de uso de gestión documental para universidades. Estos casos giran en torno a la necesidad que tienen las universidades de gestionar todo el ciclo completo de vida de sus expedientes académicos. Hemos elaborado estos casos con base en las problemáticas de varios de nuestros clientes que son universidades, algunas en Colombia y España.

Las universidades e instituciones educativas suelen acumular grandes cantidades de documentos que se generan durante la vida académica de miles de estudiantes. Estos documentos deben ser gestionados y custodiados de una forma adecuada. Un buen diseño conceptual del sistema es crucial para mantener esta documentación accesible y debidamente custodiada, por lo que las universidades deben definir sus propias Tablas de Retención Documental -TRD.

Además de definir Tablas de Retención Documental  (con sus respectivos cuadros de clasificación y procedimientos de conservación) , es importante que se garantice la gestión adecuada de los expedientes académicos y otra documentación desde el momento en el que ingresan al sistema o se capturan (captura de documentos), hasta que salen de él (para su destrucción, transferencia, etc.). 

Por desgracia, conseguir estos puntos no es tarea fácil por que:
  1. Las aplicaciones actuales no se adaptan facilmente a las políticas de gestión documental de las universidades.
  2. Se necesitan varias herramientas software para cubrir el ciclo de vida de los documentos.
Estos dos puntos, sumados a otros problemas de gestión documental de las universidades, hacen que las universidades encuentren difícil pasarse a una gestión 100% digital de su documentación.
En el siguiente informe que incluye varios casos de uso, se exploran estos problemas y las manera en que pueden ser resueltos. El documento se puede descargar en PDF de forma gratuita desde nuestra web a través del recuadro a continuación.





 

lunes, 19 de mayo de 2014

Hoy Webinar: Sesión Intensiva de Formación en Gestión Documental Inteligente con Athento

Seguimos con nuestros programas de formación express de este mes. El lunes pasado vimos la captura con Athento y la verdad es que quedamos muy satisfechos con la jornada, por la inmensa participación que nos brindasteis, no sólo a nivel de asistencia, sino a nivel de plantearnos todas vuestras dudas. ¡Estuvimos 45 minutos respondiendo dudas!


La verdad es que estos momentos de conexión con vosotros no tienen precio. Pues nada, hoy nos toca centrarnos  en la gestión documental. Vamos a ver cómo trabajar con el repositorio y, también, os adelanto, que desvelaremos un poco más sobre la versión 3.0 de Athento

Sobre algunos de los temas que tratremos:
  • Cómo indexar documentos en Athento
  • Cómo se gestionan las versiones en Athento
  • Cómo consultar el histórico de un documento
  • Cómo iniciar flujos de trabajo con Athento
  • Cómo buscar documentos con Athento





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jueves, 15 de mayo de 2014

Componentes del Cuadro de Clasificación de Athento

Hace un par de días os contábamos cómo crear un cuadro de clasificación en Athento. Hoy quiero explorar otra faceta más conceptual del cuadro de clasificación: las diferentes entidades, nodos o niveles que le componen.

Por defecto,  Athento incorpora los elementos para la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, es decir, una organización de documentos que se adecuada a las funciones que se llevan a cabo dentro de la organización. Estos elementos son:

  • Órgano Funcional: Institución, órgano, unidad administrativa  involucrada en la creación, custodia o gestión de documentos.
  • Función Marco: Responsabilidad de alto nivel que agrupa o puede agrupar funciones de una o varias instituciones.
  • Función: Responsabilidad primaria gestionada por el órgano funcional para cumplir sus fines.
  • Actividad: Conjunto de acciones realizadas por uno o varios órganos funcionales  para cumplir una determinada función.
  • Acción: Unidad más pequeña de una actividad.




La definición de este modelo multientidad, se basa en  una adaptación que el gobierno español ha hecho del modelo propuesto por el Archivo Nacional de Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0.

Los documentos de archivo que creamos en Athento se encuadran dentro de series documentales. Las series documentales se crean en el último nivel de cuadro de clasificación: las acciones. Las series documentales son agrupaciones de expedientes.

A continuación se muestra el contexto de los documentos de archivo en Athento.





Para más información, os recomiendo visitar la documentación oficial en la que se explica la creación de cuadros de clasificación, su modificación, activación y borrado. También os recomiendo ver este vídeo sobre Archivo y Records Management con Athento.


martes, 13 de mayo de 2014

¿Por qué las universidades no consiguen librarse del papel?

Voy a explorar este tema y  a exponeros mi teoría. En realidad no es una única razón por la que pienso que las universidades siguen estando atadas al papel, vamos a explorarlas una a una. Invito a todos los amigos documentalistas, archiveros y a aquellos que trabajan en departamentos de IT a que nos den su visión sobre este tema.

1. La fase de archivo de documentos y records cortan el flujo digital de los documentos.

Nos hemos encontrado con casos de clientes que nos dicen por ejemplo, que aunque incluso han implementado soluciones de firma digital para ciertos documentos –por ejemplo, actas de calificaciones-, cuando llega el momento de archivar la documentación, se ven obligados a imprimirla porque no pueden garantizar su adecuado tratamiento digital (la guardamos, ¿Dónde la guardamos?, procedimientos post-archivo, cómo sé que el documento tendrá el tratamiento de seguridad y privacidad adecuado, ¿cumplo la ley en materia de retención?, ¿cómo hacemos para asignarles un calendario de conservación?, etc. ).  

2. En general, tecnológicamente no está muy bien resuelta la fase de archivo.

En la actualidad tenemos un montón de soluciones para trabajar con la documentación viva (aquella que cambia), pero muy pocas soluciones para trabajar con los records (documentos con valor probatorio que no pueden cambiar), así que la información que realmente estamos obligados a conservar, en muchos casos no sabemos cómo podemos conservarlas cumpliendo con las políticas en materia de gestión documental y con las normativas existentes. En general, nos pasa que las soluciones con las que contamos en materia de gestión documental, carecen de cierta funcionalidad clave para gestionar documentación de archivo o records:

En la tabla a continuación podemos ver alguna de esa funcionalidad que diferencia las aplicaciones de gestión documental (SGDE) de las aplicaciones de gestión de documentos de archivo o records management (SGDEA).

Fuente: MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO / Gobierno de Canarias.

Muchos fabricantes están construyendo módulos de RM, pero muchos de ellos han sido diseñados para cumplir normativa específica americana, se pagan a parte, entre otros problemas.

La manera de abordar el archivo y la gestión de records en la mayoría de los casos pasa por hacer desarrollos que adapten un gestor documental para que incorpore conceptos archivo como:


Esto no es un proceso fácil, prácticamente hay que construir una subaplicación dentro del gestor documental, lo que resulta en los siguientes inconvenientes para las empresas:

  • Proyectos largos de consultoría y desarrollo
  • Costes altos derivados de los desarrollos y su mantenimiento
  • Los riesgos aparejados a complejos proyectos de desarrollo (básicamente, que el proyecto no tenga nada que ver con lo que inicialmente se había estimado ni en tiempo, ni en dinero).
3. Es complejo hacer una importación masiva de expedientes en papel a las series digitales en las que deberían estar.

Por otro lado, tenemos aquellas empresas que quieren hacer una preservación digital de archivos históricos. Algunos de nuestros clientes han visto la importancia de digitalizar expedientes académicos con más de 50 años de existencia. El problema es que no es sólo digitalizar, sino asegurarse de que ese archivo digitalizado tenga un contexto digital adecuado. ¿Cómo hago para digitalizar de forma masiva y que los expedientes se incorporen a las series adecuadas? Esto es fundamental porque las series incluyen las políticas y procedimientos de conservación, los metadatos que deben ser registrados, etc. Es decir, las universidades se ven con deseos de digitalizar, pero encuentran dificultades para garantizar que los expedientes digitalizados adquieran el contexto adecuado dentro de las aplicaciones informáticas. 

 4. Las universidades aún no son conscientes de todas las posibilidades que pueden adquirir mediante la implantación de sistemas de gestión documental y de archivo.

Algunos departamentos técnicos de las universidades no son plenamente conscientes de una serie de ventajas que ya pueden empezar a disfrutar, otras, por el contrario, sí que están asumiendo retos que van a redundar en una mejora para los alumnos y el personal de la universidad. Uno de esos ejemplos claros es el e-Título. El e-Título se trata de una copia auténtica del título tradicional en papel entregado a los alumnos cuando culminan estudios superiores.  Una copia auténtica es una copia que adquiere igual validez que el documento original, ya que ha sido digitalizada cumpliendo cierta normativa. Tomo esta definición de la web de la Universidad Autónoma de Barcelona: “Se considerará copia autentica siempre que el documento electrónico original esté en posesión  de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sello de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento”
Con este sistema las universidades van a poder facilitar muchos trámites a sus estudiantes: aplicar para becas oficiales, matriculación en estudios de post grado, les constará menos obtener duplicados, etc.




lunes, 12 de mayo de 2014

Hoy: Sesión Intensiva de Formación en Captura Inteligente con Athento (On-line - Gratuita)

Esta tarde tendremos jornada de formación abierta en Athento. Específicamente, vamos a tratar el tema de la captura de documentos con Athento.
Las personas asistentes aprenderán:

  • ¿Para qué sirve la captura de documentos?
  • ¿Qué cosas deben tener en cuenta para un óptimo funcionamiento de la captura de Athento?
  • ¿Cómo clasificar documentos de forma automática con Athento?
  • ¿Qué tipo de metadatos podemos extraer con Athento.
  • ¿Cómo extraer metadatos con Athento?
  • ¿Cómo explotar la información extraída por Athento?
No os perdáis esta sesión formativa que impartiremos de forma on-line y recordad que después, tendréis a disposición la demo gratuita de Athento para practicar todo lo aprendido.





Como tutor en esta sesión formativa tendremos a Rubén Lirio. 
Rubén Lirio

Rubén Lirio cuenta con una larga trayectoria en proyectos de consultoría y tecnología en gestión de documentos. Al conocimiento del sector de Rubén, se suma su background técnico, gracias a su formación como ingeniero técnico en telecomunicaciones. Este conocimiento tecnológico, su experiencia como comercial y su conocimiento conceptual de la problemática de la gestión documental y de las tecnologías disponibles, le ponen en una posición inigualable para aportar luz sobre una temática como esta.
 
 
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viernes, 9 de mayo de 2014

Formación de Athento en Colombia

Hoy damos la bienvenida a algunos de nuestros técnicos que han estado de embajadores  de Athento en Colombia y que hoy vuelven a casa con una experiencia muy bonita que han compartido con personal de nuestros partners en el país cafetero.

Esperamos seguir ampliando nuestra presencia en Colombia- con más proyectos y más colaboradores :-) -  así como en otros países de la región: Chile, Ecuador, México, Perú y Argentina.
 
Aprovechamos para compartiros fotos de visitas que hemos hecho en este primer cuatrimestre del año.

Especial mención a nuestro partner Digitex que nos ha permitido cerrar un nuevo cliente de Athento en Colombia.

Gracias también a todos aquellos miembros del equipo de nuestros partners que estuvieron codo a codo con nuestro equipo en las formaciones de Athento.




Nuestro Ingeniero Juan Antonio durante el programa de formación impartido por Athento en Cali- Colombia

Nuestro ingeniero Juan Antonio impartiendo formación en Cali - Colombia

Antonio de las Nieves con el equipo de DobleA - Chile

Antonio de las Nieves con nuestro partner PuntoCom de Chile



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jueves, 8 de mayo de 2014

Definiendo nuestro Cuadro de Clasificación en Athento

Aquellos que sois archivistas o documentalistas sabéis bien lo que es un cuadro de clasificación. Para aquellos que no estéis puestos en tecnicismos y jergas, os lo voy a explicar, ya que estoy segura que de alguna u otra forma, estáis familiarizado con los cuadros de clasificación.
De acuerdo con la especificación Moreq2, un cuadro de clasificación (Business Classification Scheme):

“A classification scheme is the foundation of any ERMS. It allows an electronic record to be stored together with other records that provide its context, by defining the way in which the electronic records will be organised into electronic files, and the relationships between the files.”  Fuente: MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS- 2008 Update and Extension. European Commission
Basicamente, lo que nos dice esta definición es que:
“Un cuadro de clasificación es la base de cualquier sistema electrónico de gestión de records. Permite que un record electrónico sea almacenado con otros records que le proveen de un contexto, mediante la definición de la forma en la que los records serán organizados en expedientes electrónicos, y la relación entre los mismos.”

Recordemos que un record es un documento que tiene un valor probatorio sobre la actividad de la organización.
Aquí tenemos una definición en español que ha sido preparada por Cornwell Affiliates plc. para el programa IDA de la Comisión Europea:

“En la gestión de documentos de archivo, los expedientes se van agregando respetando una estructura que, de acuerdo con las buenas prácticas, debería reflejar las funciones de la actividad en cuestión. La representación de esta agregación se denomina «cuadro de clasificación». En general, el cuadro de clasificación consiste en una jerarquía, si bien podría apoyarse en un tesauro y no poseer una naturaleza jerárquica.”

En cristiano: es la estructura que utilizamos para organizar la documentación que tenemos que conservar por su carácter probatorio.

Athento al cubrir todo el ciclo de vida de los documentos, provee funcionalidad de gestión de documentos (SGDE – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos ) + funcionalidad de gestión de documentos de archivo (SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo ). Es decir, Athento nos ayuda a trabajar con los documentos en los que trabajamos de forma diaria y con los que colaboramos con nuestros compañeros y con los que tenemos flexibilidad, así como trabajar con aquella documentación que está reglada y que tiene que seguir unas políticas de archivo.



Dentro de esa funcionalidad SGDEA, Athento nos permite DESDE SU INTERFAZ la creación de cuadros de clasificación. Desde el menú Administración, podremos configurar nuestro cuadro de clasificación:

Es posible activar o desactivar cuadros de clasificación. Mediante el botón “Nuevo” podemos crear un nuevo cuadro de clasificación.




A continuación, nos irán apareciendo las opciones para crear nuestro cuadro de clasificación.




No sé si lo habéis notado, pero ya estáis viendo la interfaz de la versión 3.0 :-)


martes, 6 de mayo de 2014

Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones

Os dejamos con el vídeo del webinar: “Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones”. En este vídeo se exploran:

  • Evolución del cloud a nivel mundial y de España
  • Razones por las cuales las empresas contratan gestión documental en la nube
  • Legislación que aplica
  • Demostración del producto Athento



Webinar Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones from Athento on Vimeo.


lunes, 5 de mayo de 2014

Calendario de Webinars de Athento Mayo 2014

Un mes más con vosotros y cada vez más contentos por la acogida que dais a nuestros webinars. Algunas razones para asistir a los webinars de Athento:
  • Son formaciones y demostraciones que preparamos para ti de forma totalmente gratuita.
  • Podrás hacer preguntas a nuestro equipo técnico.
  • 159 inscritos sólo para el último webinar de Athento prueban la calidad de nuestros seminarios on-line.
  • A nuestros webinars asisten expertos que te ayudarán a ver más claro tu proyecto de gestión documental.
  • Sólo realizamos entre 2 y 3 webinars al mes, así que no debes dejar pasar la oportunidad de inscribirte y asistir.
Este mes volvemos a dos temas que despiertan mucho el interés de nuestros suscriptores: la captura de datos y la funcionalidad de gestión documental.


Sesión Intensiva de Formación en Captura Inteligente con Athento

A petición de algunos de nuestros clientes actuales y de algunas compañías que están evaluando Athento, vamos a realizar un seminario express de formación en la utilización de Athento para la captura de documentos, incluida la extracción de datos y la clasificación automática de documentos. Os daremos todas las herramientas necesarias para que podáis probar vosotros mismos la demo gratuita de Athento. Aprenderéis:

  • A crear modelos para la clasificación de documentos
  • A distinguir y configurar los diferentes tipos de metadatos disponibles para la extracción de datos.
  • A validar documentos.

Fecha: 12 de Mayo 2014
Hora: 17 horas (Madrid-España)





Sesión Intensiva de Formación en Gestión Documental Inteligente con Athento

En este seminario express de formación gratuito, vamos a formaros en la utilización del módulo de gestión de documentos a nivel de usuario. La idea es que aprendáis:

  • Cómo se configuran flujos de trabajo
  • Cómo trabajar desde local con los documentos del gestor documental
  • Cómo indexar metadatos de forma manual
  • Cómo gestionar versiones de documentos.
  • Cómo tener trazabilidad de los documentos en el sistema.
Fecha: 19 de Mayo 2014
Hora: 17 horas (Madrid-España)






viernes, 2 de mayo de 2014

Formas en las que la Gestión Documental puede ayudar a las Empresas Agrícolas


No queremos irnos de finde sin antes comentar cómo Athento está ayudando a empresas hortofrutícolas, resolviendo problemáticas concretas que estas experimentan en su diario devenir. Concretamente, Athento ha ayudado a empresas tipo S.A.T .


Las Sociedades Agrarias de Transformación – SAT- son sociedades civiles con una finalidad económico-social que se agrupan en torno a la producción, transformación y comercialización de productos agrícolas, ganaderos o forestales, así como a la realización de mejoras en el medio rural, la promoción y desarrollo agrarios y la prestación de servicios comunes. Estas empresas son el motor de nuestro sector primario y una fuente de trabajo importantísima en regiones como Andalucía.

La experiencia con este tipo de empresas es que hay dos escenarios claves en los que la gestión documental puede aportarles muchísimo valor:
  • Gestión de Subvenciones
  • Gestión de Reclamaciones

Gestión de Subvenciones
Presentar solicitudes de subvenciones para los socios del SAT es un trabajo importante de recolección de documentación que es difícil de gestionar y mantener de una forma eficiente y organizada. Hay que controlar la documentación faltante, saber quienes se han presentado a qué subvención, presentar los documentos antes de un plazo, etc. Mientras más socios tiene el S.A.T más complejo se hace el manejo.

Athento les permite:

  • Centralizar toda la documentación del agricultor.
  • Consultar de forma rápida las solicitudes de subvenciones hechas por los socios.
  • Generar alertas relacionadas con documentación faltante o caducada relacionada con la solicitud de subvenciones.
  • Consultar en digital las liquidaciones firmadas de los socios.



Gestión de Reclamaciones
Nuestras empresas hortofrutículas exportan y trabajan con clientes  a los que les tienen que hacer llegar el producto. Desafortunadamente, ese proceso de hacer llegar los productos al cliente no está exento de dificultades que pueden terminar como reclamaciones. Las reclamaciones a su vez, pueden entorpecer los fujos de caja y entorpecer la relación con el cliente, de ahí que su gestón sea fundamental.
Gestionar la documentación relacionada con reclamaciones con Athento les permitirá:

  • Agilizar el camino de la reclamación hasta quién tiene que tomar la decisión de aprobarla o no.
  • Tener un único punto de consulta y almacenamiento de las reclamaciones.
  • Tener un único punto de acceso a documentación relacionada con reclamaciones (facturas, albaranes, pedidos, documentación provista por peritos, etc.).
  • Obtener un acceso rápido al expediente del cliente.
  • Agiliza el camino de la reclamación hasta quién tiene que tomar la decisión de aprobarla o no.

Hemos elaborado un informe en el que se analizan estos problemas y la forma en la que pueden solucionarse mediante el uso de herramientas inteligentes de Gestión Documental como Athento. Podéis descargarlo de forma totalmente gratuita.




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