viernes, 26 de septiembre de 2014

El mercado cloud de gestión documental alcanzará un 30% de crecimiento en los próximos 3 años

Según un estudio de TechNavio, el mercado cloud de Enterprise Content Management alcanzará un crecimiento del 31.11% en 2018. Este es sólo uno de los muchos estudios que de forma continua demuestran la tendencia creciente de la adopción de la nube por parte de los usuarios de tecnologías de gestión documental y ECM. 

Según TechNavio, este auge que veremos de las tecnologías de gestión documental cloud, se deben a que al reducir los costes de propiedad del software y los problemas relativos al mantenimiento de las aplicaciones, los profesionales de las empresas consiguen dedicarse al núcleo de su negocio.

Nosotros ya hemos discutido este tema con anterioridad, incluso hemos repasado algunos mitos que han retrasado la adopción del cloud. El pasado mayo reunimos a varios expertos para hablar sobre el cloud y gestión documental en un webinar gratuito de Athento.

Como veis, para todos los escépticos, ¡es sólo cuestión de tiempo!

Os vuelvo a compartir el vídeo del webinar.




Webinar Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones from Athento on Vimeo.





miércoles, 24 de septiembre de 2014

¿Cómo acortar mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30%?

Buenos días a todos,

Ya tenemos disponibles el vídeo y la presentación del webinar de ayer. En este webinar exploramos cómo tradicionalmente se distribuyen los costes de proyectos de digitalización y su relación con la duración de este tipo de proyectos. Vimos también cómo se pueden reducir tanto los costes como la duración mediante la automatización de tareas relacionadas con la captura de documentos.

Os dejamos la presentación:





Y el vídeo:



¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30% ? from Athento on Vimeo.




martes, 23 de septiembre de 2014

Indicadores Importantes Para Automatización de Facturas Pendientes de Pago

Hace unos días estuvimos hablando de que es crucial para el éxito de cualquier proyecto de captura de documentos, digitalización,  o de gestión documental, que las empresas cuenten con métricas que les permitan medir el grado de éxito del proyecto, detectar cuando hay desviaciones y corregir errores. 

 La automatización de facturas por pagar a proveedores o bancos, o lo que se conoce como Accounts Payable, está bastante de moda y es uno de los procesos que las empresas más quieren automatizar hoy en día ya que ocupa mucho trabajo administrativo y genera muchos quebraderos de cabeza.

Se trata de hacer más fluido el pago de deudas a corto plazo con bancos o proveedores, como ya os he contado. Una vez que se decide automatizar este proceso, es importante definir las métricas con las que vamos a trabajar. 

Las más importantes a tener en cuenta:

Métricas de Operaciones

  • Promedio de tiempo de procesamiento total de una factura (en horas de trabajo)
  • El costo promedio de procesar una factura (costo de las horas de trabajo)
  • Número de facturas procesadas por cada miembro del personal
  • Porcentaje de facturas que se procesan sin ninguna intervención humana
  • Porcentaje de pagos duplicados
  • Porcentaje de pagos efectuados a tiempo
  • Porcentaje de excepciones
  • Porcentaje de facturas electrónicas vs facturas físicas 
Métricas de Servicio

  • Número de quejas de proveedores
  • Número de discrepancias, disputas o querellas con proveedores

Métricas Financieras

  • Mercancía recibida pero no facturada 
  • Pendientes de pagar 
  • Valor de descuentos por pronto pago recibidos vs descuentos perdidos.
Esperamos que os sea de utilidad.





lunes, 22 de septiembre de 2014

Webinar: ¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización en un 30%?

En proyectos de digitalización, como en casi cualquier tipo de proyectos, la duración tiene un impacto directo sobre los costes del proyecto. En concreto, en los proyectos de digitalización, hay una gran cantidad de trabajo manual que debe ser llevado a cabo antes y después de la propia digitalización de los documentos.

En el webinar de mañana hablare sobre algunos de estos costes y cómo podemos resolverlos. En concreto, trabajaremos sobre: 

  • Costes relacionados con el control sobre la digitalización (cómo vamos a digitalizar, control de calidad sobre la digitalización, etc).
  • Costes relacionados con creación, catalogación e indexación, etc. 
Esperamos que nos acompañes en este webinar que tendrá el siguiente horario:

Barcelona (Spain - Barcelona)            Martes, 23 Septiembre 2014, 17:00:00
Bogota (Colombia)                              Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Santiago (Chile)                                  Martes, 23 Septiembre 2014, 12:00:00
Mexico DF (Mexico- Mexico DF)         Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Lima (Peru - Lima)                              Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Buenos Aires (Argentina)                    Martes, 23 Septiembre 2014, 12:00:00
Quito (Ecuador)                                   Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Guatemala (Guatemala)                      Martes, 23 Septiembre 2014, 09:00:00
Corresponding UTC (GMT)                 Martes, 23 Septiembre 2014, 15:00:00



  Descarga este caso de estudio y descubre cómo Athento puede ayudar a universidades como la tuya

jueves, 18 de septiembre de 2014

Vídeo:Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento

Gracias a todos los asistentes a nuestro webinar de ayer :-)
Ya tenemos disponible el vídeo y hemos publicado la presentación usada durante la parte teórica del webinar de captura de documentos.

Aquí está el vídeo:


Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento. from Athento on Vimeo.


Y aquí la presentación:








martes, 16 de septiembre de 2014

Mañana Webinar: Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento

Estáis todos cordialmente invitados a una nueva sesión de los webinars de Athento.
En esta ocasión, vamos a centrar nuestra atención en el tema de la digitalización y captura de documentos.
Vamos a explorar algunos de los problemas que se encuentra las empresas cuando tratan de explotar la información en sus documentos digitalizados y que les obligan a emplear más horas de trabajo o, incluso, que hacen casi imposible la utilización de dicha información.

En el webinar propondremos casos de uso concretos para que entendamos las implicaciones que para las empresas tienen problemas que parecen simples como:

  • Obtener un documento individual cuando este fue escaneado en lote.
  • Visualizar de forma rápida documentos que contienen páginas rotadas.
  • Encontrar información en documentos cuando tienen páginas en blanco en medio que hacen más lento el proceso de búsqueda.
Este webinar está dirigido a:
Empresas que en su día a día tienen que digitalizar documentos en sus operaciones. Más concretamente:

  • Empresas en general: Transportes, banca, salud, etc.
  • Empresas que no tienen control sobre el proceso de digitalización: Los documentos son digitalizados por actores externos. 
  • BPO: Empresas que prestan servicios de digitalización a otras empresas.
No olvides consultar el horario según tu país:

Barcelona (Spain - Barcelona)     Wednesday, 17 September 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
Bogota (Colombia)                       Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 COT  UTC-5 hours
Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 CDT  UTC-5 hours
Santiago (Chile)                           Wednesday, 17 September 2014, 12:00:00 CLST UTC-3 hours
Lima (Peru - Lima)                       Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 PET  UTC-5 hours
Quito (Ecuador)                            Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 ECT  UTC-5 hours
Buenos Aires (Argentina)                Wednesday, 17 September 2014, 12:00:00 ART  UTC-3 hours
Guatemala (Guatemala)                   Wednesday, 17 September 2014, 09:00:00 CST  UTC-6 hours
Corresponding UTC (GMT)                 Wednesday, 17 September 2014, 15:00:00




El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

lunes, 15 de septiembre de 2014

¿Por dónde empezar mi proyecto de Gestión Documental?

Quiero empezar con una cifra: 

El 41,37% de las empresas que emprenden proyectos de gestión documental o captura de documentos NO cuentan con indicadores numéricos o métricas a mejorar con la implementación de software. 

Nosotros hemos estado haciendo cuestionarios para entender mejor los proyectos de posibles clientes durante los últimos dos años, y entre los resultados arrojados por se encuentran datos como el que acabo de mencionar. 

Muchos otros responsables de proyectos de gestión documental “intuyen” los aspectos que se podrían mejorar con la implantación de software, pero realmente no cuentan con una medida CUANTIFICABLE de su situación actual. 

En Athento, cada vez estamos más convencidos de que este debería ser el punto de partida de cualquier proyecto que implique la adquisición de un software. ¿Por qué? Porque de esta manera:

  • Tendremos una forma clara de medir si la razón por la que nos gastamos dinero se ha conseguido.
  • Sabremos si estamos mejor que al principio.
  • Podremos justificar nuevas inversiones en el proyecto

¿Cómo hacer esto? ¿Por dónde empezar?

  1. Determinar por qué queremos implementar un software de gestión documental: Por ejemplo, queremos mejorar la atención al cliente, a proveedores, al ciudadano o a un cliente interno. Debemos preguntar al dueño o dueños del proceso cuales son las razones por las que piensan que debe de realizarse un cambio. Si se quiere mejorar la atención al proveedor en el pago de sus facturas, en ese caso, debemos preguntar en los departamentos que participan en este proceso, por qué creen que debe realizarse un cambio. Ellos nos dirán algo así como, “porque nos tardamos mucho tiempo en pagarles y eso nos genera problemas como cortes de servicio, intereses de mora, inclusión en registros de morosidad, etc.”.
  2. Cuantificar el problema: Ya sabemos la razón por la que creemos que es preciso emprender el proyecto. Ahora debemos encontrar una medida más objetiva que realmente demuestre que existe un problema que vale la pena resolver porque su solución generará beneficios superiores a la inversión que vamos a tener que hacer. Para esto, no hay otro camino que buscar indicadores del problema y de sus consecuencias. En el ejemplo que venimos trabajando, podemos por ejemplo plantear: 
Media de intereses de mora mensual por retraso en pago de facturas.Número de cortes de servicio debido al impago de facturas de proveedores.

Tipo de Indicador Indicador
Problema
  • Tiempo actual medio que se tarda en pagar una factura a un proveedor
  • Número de facturas a las que no llega a realizarse el pago.
  • Número de quejas o reclamaciones de proveedores
Consecuencias
  • Media de intereses de mora mensual por retraso en pago de facturas. 
  • Número de cortes de servicio debido al impago de facturas de proveedores.

Una vez puesto en funcionamiento el sistema, y con un periodo prudencial de operación del mismo (típicamente un año), debemos volver a medir estos indicadores. Si hemos mejorado las métricas, sabremos que el proyecto va por buen camino :-).

viernes, 5 de septiembre de 2014

Calendario de Webinars: Septiembre 2014

Buenas, como cada mes, os presentamos la oferta de webinars gratuitos de Athento.

Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento
Fecha: 17 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)

Muchas empresas se encuentran con problemas que parecen muy sencillos a la hora de trabajar con imágenes digitalizadas, pero que terminan significando un montón de trabajo y de dinero gastado en operaciones que no aportan valor al negocio. Por ejemplo, muchas empresas necesitan separar documentos individuales que por razones prácticas han sido escaneados juntos. Otras necesitan borrar páginas en blanco, rotar páginas que han sido digitalizadas al revés, renombrar los documentos por un nombre que tenga sentido para ellos, etc.


Estas tareas son llevadas a cabo por personas y como resultado, resultan en importantes costes de mano de obra cuando realmente, no aportan ningún valor al negocio del cliente.

El Smart Engine de Athento, incorpora una serie de operaciones  que permiten que estas tareas sean realizadas de forma automática por el software y que nuestros equipos ahorren trabajo.

En este webinar, veremos casos prácticos y sus implicaciones. Así mismo, veremos cómo Athento resuelve estos pequeños problemas de digitalización.





¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización en un 30%?
Fecha: 23 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)


Los que trabajamos en la industria de la información, tenemos clara una cosa: El tiempo es dinero.
En un proyecto de digitalización el tiempo significa dinero por dos motivos principales:
  • Significa contratar más mano de obra
  • Significar ocupar nuestro equipo en tareas que tienen valor en sí mismas.
Por estas razones es importante reducir el tiempo que tardamos en proyectos de digitalización y evitar que después de ello nuestro equipo tenga que seguir empleando tiempo en tareas mecánicas y repetitivas.

Una de las formas de reducir estos tiempos es mediante la clasificación, categorización y organización automática de las imágenes digitalizadas en un sistema de gestión documental.
Acompáñanos en este webinar para ver cómo es posible acortar la duración de nuestro proyecto un 30% y dejar los procesos automatizados para que la nueva documentación generada también pueda ser procesada de forma rápida. Haremos una demostración en vivo de la funcionalidad inteligente de Athento para conseguir estos propósitos.







¿Por qué un gestor documental en la nube y no una herramienta de File-Sharing para los documentos  de mi empresa?
Fecha: 30 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)

Estudiamos algunos de los beneficios de tener una herramienta de gestión documental frente a tener una aplicación del file-sharing o file-sync para trabajar con los documentos de una compañía.
Algunos de los temas que exploraremos serán:
  • Seguridad
  • Potencia de búsqueda
  • Control sobre la estructuración del contenido
  • Facilidad de uso
  • Sincronización de documentos





Descargar la hoja de funcionalidad clave de gestión documental con Athento

miércoles, 3 de septiembre de 2014

lunes, 1 de septiembre de 2014

Detección de los clores predominantes de un documento

Hoy vamos a hablar sobre una funcionalidad del Athento en materia de captura de documentos y análisis de imágen. Se trata del reconocimiento de los colores predominantes de un documento. Es decir, los colores que más aparecen en un documento.

Esta es una de las nuevas capacidades del Athento. Hoy por hoy, Athento es capaz de devolvernos en notación hexadecimal los principales colores que aparecen en un documento. Nos lo mostrará así:


Para un documento como el siguiente:


¿Para qué nos sirve esto? Pues nos sirve para ayudarnos a clasificar mejor los documentos. Por ejemplo, imaginen que tienen dos facturas, una del banco Santander y otra del banco La Caixa. Si el porcentaje de rojos es alto en nuestro documento, el sistema puede asumir que el documento pertenece al banco Santander y no a la Caixa. ¿Lo veis?



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