jueves, 23 de octubre de 2014

Gestion de Expedientes Legales-Laborales con Athento

En e webinar del pasado martes vimos cómo era posible la customización de Athento para adaptarlo a las necesidades de gestión documental de un caso tan concreto como el de la gestión de expedientes de procedimientos legales relacionados con los trabajadores de una empresa.

Me gustaría compartir con vosotros la presentación y el vídeo utilizados durante el webinar:





Gestión de Expedientes Legales-Laborales y Gestión Documental from Athento on Vimeo.

miércoles, 15 de octubre de 2014

Obtener metadatos de fuentes externas con Athento

Existen muchas ocasiones en las que necesitamos datos que no están presentes en los documentos, o que la tarea de extraerlos adquiere más precisión si se toman de una base de datos, o aplicación externa.

Para esos datos, Athento cuenta con una funcionalidad que permite obtener una fila de un fichero CSV, basándose en la coincidencia del valor de una columna en el fichero y un metadato extraído del texto del documento.

A continuación, vamos a ver cómo este proceso funciona.

Por un lado, tenemos un documento (una factura de teléfono) del que vamos a extraer un par de metadatos:

  • CIF/VAT/ROOT o número de identificación fiscal
  • Total de la factura
  • Periodo de facturación.
Estos metadatos serán extraídos del texto de la factura.

Por otro lado, tenemos un fichero CSV (Comma Separated Value) que contiene una serie de registros o filas. Las columnas del CSV son:

  • CIF/VAT/ROOT 
  • RAZON SOCIAL 
  • DIRECCION 
  • CONTACTO
  • TELEFONO EMAIL
Como veis, en ambos casos, contamos con un metadato en común: CIF/VAT/ROOT .

Lo que sucederá en el vídeo, es que el Smart Engine de Athento buscará el valor del metadato CIF/VAT/ROOT  que ha extraído de la factura de teléfono en la columna CIF/VAT/ROOT  del fichero CSV. Una vez que encuentre la coincidencia, relacionará los datos de la fila con el fichero físico de la factura.

El procesamiento del fichero CSV lo hacemos desde el backend del SE de Athento:
  1. Creamos un CSV File que incluye el fichero, el carácter separador de los datos, y la columna clave.
  2. Acto seguido le decimos a Athento que procese ese fichero y que guarde en su base de datos las filas del CSV o registers.
  3. A continuación, le decimos a Athento que extraiga los valores para la columna clave y que lo guarde como Id1, que será el campo con el que hará el matching.
  4. Finalmente, le damos a Athento la orden "Match Metadata" que significa que encuentre la coincidencia entre un metadato extraído del texto y una fila del CSV.
Estos procedimientos pueden ser ejecutados de forma transparente para el usuario, pero así podemos mostraros la forma en la que trabaja el sistema.

La última parte de la demostración, enseña cómo desde el front-end de Athento le pedimos que nos muestre los registros desde la propia factura.

Esperamos que os ayuda gustado esta funcionalidad de captura de documentos de Athento.



Importación de Metadatos Desde Bases de Datos Externas from Athento on Vimeo.


martes, 14 de octubre de 2014

Diferencias entre las modalidades Cloud e In-house de Athento [FAQs]

Implantación en los servidores del cliente (Modalidad In-house)
  • El cliente debe tener la infraestructura (hardware y software) necesaria para albergar el producto. Pueden ver los requisitos técnicos aquí: http://doc.athento.com/xwiki/bin/view/Athento+Platform/Ficha+tecnica#HRequisitosmEDnimos
  • El pago es anual
  • El precio incluye: implantación del producto y programa de soporte.
  • El programa de soporte es la diferencia entre las distintas opciones. Tenemos opciones desde los 5.500€. http://www.athento.com/athento-in-house/precios/ Pueden ver los precios en el anterior enlace. La segunda tabla describe las coberturas de soporte.
  • Usuarios y almacenamiento dependen directamente de la arquitectura del cliente, por lo que Athento no pone restricciones en este sentido.
Implantación en los servidores de Athento (Modalidad Cloud)
  • El cliente no necesita tener nada instalado.
  • El pago es mensual (aunque tenemos descuento por pago anticipado del año).
  • El precio incluye: soporte y uso del producto. El uso del servicio es 365 días al año las 24 horas.
  • La diferencia entre las distintas opciones es el número de usuarios que pueden usar el producto y el tamaño de la información. Tenemos opciones desde 99€ al mes (1.200€ al año). Los precios de Athento en su modalidad Cloud pueden verse aquí: http://www.athento.com/athento-cloud/precios/
  • El soporte del producto va incluido en la mensualidad.
Cualquier duda, podéis escribir un comentario en este post :-)


martes, 7 de octubre de 2014

Calendario de Webinars Octubre 2014

Buenas, ya nos estabamos tardando en publicar los webinars de gestión documental y captura de documentos que vamos a estar presentando este mes. ¡Tomad nota!


14 de Octubre de 2014

Debido a la gran cantidad de aplicaciones de gestión con las que cuentan las empresas, suele ocurrir que estas den origen a silos de información. Nos referimos a silos de información cuando contamos con repositorios de información aislados, lo que hace difícil la explotación de la información que contienen. Algunos de los problemas de los silos de información son: 
  • Impiden una visualización holística de la información.
  • Impiden el acceso a datos clave.
  • Facilita la aparición de duplicidades.
  • Complica el mantenimiento de los datos.
  • El acceso a los datos se ve mucho más limitado por situaciones como la existencia de datos en aplicaciones obsoletas 
En el caso de los documentos, esta situación se hace aún más compleja. Suele ocurrir que:
  • Las empresas tengan documentos en diversas aplicaciones
  • Las empresas no puedan acceder a los documentos y a la información relacionada con ellos, ya que los documentos se encuentran por un lado la información por otro.
  • Deben consultarse varias aplicaciones para obtener la información al completo. 
Esta problemática se soluciona con un repositorio de documentos centralizado y con funcionalidad de captura que permita obtener y compartir datos entre la aplicación de gestión documental y las aplicaciones de negocio. En este webinar veremos cómo con Athento es posible hacer esto. 




21 de Octubre de 2014 

La relación con los empleados en empresas medianas y grandes está sometida a diversos impases que dan lugar a contiendas judiciales o administrativas. Estos procedimientos laborales originan documentación cuya conservación es crítica para nuestra empresa, pues implican el cumplimiento de plazos, acciones legales, etc. 

En este webinar, veremos cómo con una herramienta de gestión documental es posible tener bajo control la documentación que se genera en las distintas fases de los procesos de esta naturaleza y, además, cómo es posible realizar su explotación. Para ello, veremos un supuesto práctico plasmado en la herramienta de gestión documental Athento. 



28 de Octubre de 2014 

En este webinar veremos cómo Athento nos permite cubrir el ciclo de vida completo del documento. Haremos un recorrido teórico por las fases del ECM, su importancia y las opciones software que tienen las empresas para cubrir dichas fases. 

Estas fases son: 
  • Captura
  • Almacenamiento
  • Gestión
  • Distribución 
  • Conservación 
Así como una presentación teórica, veremos una demostración práctica de funcionalidad de Athento que permite cubrir estas fases: 



lunes, 6 de octubre de 2014

Vídeo: Gestión Documental Vs File-Sharing

Ya tenemos disponible el vídeo del último webinar de +Athento Smart Document Management  en el que discutimos:

  • Razones de la aparición y auge de aplicaciones de File-Sharing
  • Estadísticas de uso actuales de este tio de aplicaciones en el ecosistema empresarial
  • Puntos fuertes y débiles de este tipo de aplicaciones frenta a aplicaciones de Gestión Documental.
Sin más preámbulos, os dejo con el vídeo y de la presentación usados en el vídeo:


¿Por qué un Gestor Documental en la nube y no una herramienta de File-Sharing para los documentos de mi empresa? from Athento on Vimeo.





miércoles, 1 de octubre de 2014

El ECM Autónomo

Los seres humanos estuvimos convencidos durante muchos años de que la industria del automóvil estaba muy avanzada. Estabamos orgullosos de los coches "inteligentes" que eran capaces de leer las señales de tráfico, alertar en distancias cortas y advertirnos de usar el cinturón de seguridad.
 
Pero realmente no fue hasta la presentación del coche sin conductor de Google en 2011, cuando todos vimos verdadera automatización en la industria automovilística. El coche autónomo de Google es lo que realmente puede llamarse un automóvil inteligente, y ha significado un verdadero hito para esta industria, al dar a los humanos la posibilidad de desplazarse sin tener que realizar tareas manuales que llevan a muchos errores y situaciones peligrosas. Desde 1886 cuando el Motorwagen se inventó, le ha tomado a la industria más de 130 años para llegar a conseguir esta magia.

La industria ECM está evolucionando muy rápido, pero aún está aún anclada en funciones "inteligentes" que están realmente muy lejos de lo que realmente significaría un "ECM sin ​​conductor".

Con las soluciones ECM actuales los usaurios tienen que "conducir" para llegar a cualquier lugar al que quieran ir:
  • Los tipos documentales deben ser creados (en la mayoría de los casos, codificados) 
  • Lo mismo ocurre con los metadatos, tipos de metadatos, esquemas, diseños, etc l
  • Deben ser los usuarios quienes definan toda la jerarquía y la estructura de su organización documental
  • Y, como si fuera poco, los equipos en las empresas tienen que ponerse de acuerdo para crear una estrategia efiiente para explotar el software ECM que adquieren.
    :-)

Muchos de ustedes seguramente saben lo que quiero decir. El proceso para implementar un sistema ECM en cualquier organización es como conducir la vieja ruta 66 en un Chevrolet Bel Air. Bonito, pero automatización cero.

Muchos expertos calificarían el mercado ECM como maduro, pero hasta que no tengamos verdadera automatización, podremos compararlo con la industria de coches conducidos manualmente.

El software ECM actual carece de los elementos para conseguir el reto del "ECM sin conductor":

Un mapa de alta definición del tipo de documento, metadatos y las características de los documentos.

Un paso importante para este hito nos llevará a través de un profundo proceso de "ingeniería de características" de los documentos que nos dará como resultado una "base de conocimiento" de la que los ECMs actuales podrían tomar la información para proponer a los usuarios tipos de documentos, metadatos y configuración general, además de permitirles
reutilizar la información con la que ya cuentan.

Un buen radar para medir la distancia (y otras cosas) de documentos, metadatos y características.


Durante las operaciones que los sistemas de  ECM  realizan, en muchos casos debe responderse la pregunta "¿son estos documentos el mismo tipo de documento?", "En qué se parecen?", "¿Tienen el mismo valor para algunos metadatos?". La industria de la ECM, aún carece de un estándar en algoritmos de comparación, soluciones y estándares.

Un telémetro láser muy preciso para modelar el mundo real en torno a un documento.


Esto es lo que hoy llamamos "Sistemas de Análisis de documento". Hay un trabajo realmente increíble hecho en esta área, pero la única solución que parece industrializada es el OCR. Para el reconocimiento de diseño, detección de idioma, decodificación y algunas otras características, hay soluciones, pero ninguna de ellos realmente llegan a ser un hito todavía.

Algunos instrumentos para decidir a dónde ir y qué hacer con los documentos.

Los mundos ECM y BPM tienen un romance permanente con algunos altibajos. Hay flujos de trabajo muy complejos en la naturaleza de ECM. Estos flujos no son complejos debido a los elementos que interactúan, las cuestiones de seguridad, los usuarios externos e internos, las actualizaciones de metadatos, tareas y muchos efectos secundarios que aparecen cuando un documento pasa de un estado a otro.
La industria ECM realmente necesita crear una "experiencia sin conductor" en este sentido. Los usuarios necesitan contar con flujos de trabajo existentes, que los ECM les sugieran un flujo de trabajo a utilizar, una ruta a tomar. Imaginemos a nuestro software ECM diciéndonos "Esta es una factura, ¿quieres enviarlo al departamento de contabilidad?"

Una granja remota de ordenadores para hacer las tareas complejas

El coche sin conductor ha sido posible gracias a muchas de las tecnologías que existen actualmente y una de ellas es la capacidad de distribuir la realización de tareas complejas (computación distribuida). Si el coche sin conductor lo a conseguido hoy en día, el mundo ECM debe hacerlo ahora. Algunas de las características "inteligentes" que esperamos de un ECM sin ​​conductor realmente requieren una cantidad enorme de procesos informáticos, un montón de procesamiento de imágenes, un montón de procesamiento de texto, un montón de aprendizaje automático. Todos estos procesos hay que distribuirlos. El mundo ECM, necesita un estándar para deshacerse de las tareas pesadas y centrarse en la experiencia del usuario sin conductor.

Como veis, la automatización real estodavía muy lejos del software ECM actual, ¿cuánto tiempo va a tomarnos poder ver el ECM sin ​​conductor?


Autor:
José Luis de la Rosa
CEO de Athento

Originalmente publicado en LinkedIn: https://www.linkedin.com/today/post/article/20140928032911-20091897-the-driverless-ecm

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