lunes, 28 de diciembre de 2015

Nuevos Tipos Documentales en Athento

La semana pasada pusimos a disposición de los clientes de nuestro servicio cloud, nuevos tipos documentales. Un tipo documental en el servicio de gestión documental cloud es un formulario, al que se le pueden adjuntar un fichero e indicar datos sobre el mismo a manera de metadatos.

Aunque algunos tipos documentales son propios de cada empresa, también hay un buen número de ellos que son comunes a un gran número de compañías, ya que son documentos que se corresponden con procesos comunes administrativos, de recursos humanos, productivos, etc. Este tema ya lo habíamos tratado en uno de nuestros artículos de reflexión: “Los Mapas del ECM”.

En el pasado habíamos introducido algunos, como por ejemplo, el tipo documental factura, o el tipo documental póliza de seguros. Sin embargo, en esta ocasión, venimos con un paquete de tipos documentales más grande del que podréis sacar provecho sin coste alguno.

En concreto, los tipos documentales que hemos estrenado en nuestro servicio cloud son de naturaleza administrativa y son los siguientes:

  • Órdenes de pago
  • Solicitudes de transferencias bancarias
  • Hojas de gasto
  • Solicitudes de viaje 
Estos documentos están disponibles desde el botón “Nuevo Documento” que encontrarás en cualquier espacio en el que se puedan crear documentos.




A continuación te mostramos el tipo documental Solicitud de Viaje.



Seguiremos añadiendo a nuestra biblioteca de tipos documentales, aquellos que sean de utilidad para nuestros clientes. Tú también puedes indicarnos cuales son los tipos documentales que te gustaría tener disponibles que en el gestor documental:


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martes, 15 de diciembre de 2015

¿Cómo cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental? Parte 1

Vamos a empezar una serie de entradas en las que explicaremos diferentes métodos de carga masiva de documentos y metadatos al gestor documental Athento.

Aquí tenéis un cuadro resumen:

Método
Carga mediante CSV.
Recomendado para
Cargar documentos que hemos exportado de otros sistemas y cuyos metadatos son entregados por aquellos sistemas externos en formato CSV o Excel.
Importa
Ficheros y metadatos.

Lo primero que necesitaremos es asegurarnos de que tenemos activo el plugin CSV que permite la lectura de CSVs.

Usuarios del cloud público de Athento: Es necesario contactar con el equipo de soporte.


Usuarios del cloud privado e instancias onpremise: Debéis ir al Centro del Administración y dentro de él, al Update Center. Dentro de Paquetes Locales, el paquete CSV debe estar instalado. 


Este plugin, permite que desde un espacio de trabajo, tengáis disponible un botón “Import a CSV file”.


Este botón os va a permitir cargar un fichero CSV, con metadatos y los nombres de los ficheros que se deben importar.

¿Dónde ubicar los ficheros físicos?

Los ficheros deben estar en el mismo servidor en donde está el gestor documental. Lo recomendable es crear un acceso FTP para cargar estos documentos. Con respecto a la ruta exacta en la que hemos de poner los documentos para que puedan ser importados, debe ser definida en el fichero nuxeo.config que está en $NUXEO_HOME/bin.

Debe añadirse un parámetro nuxeo.csv.blobs.folder en el que indicaremos la ruta exacta en la que hemos de cargar los ficheros, por ejemplo, home/userX/Documents.

Nota: Si eres usuario de alguno de los programas cloud de Athento, haremos este trabajo por ti y pondremos a tu disposición de un acceso SFTP para que puedas dejar tus documentos sin preocuparte en absoluto por esta configuración.

¿Cómo debe ser el fichero CSV?

Deberá incluir una cabecera con al menos:

name
Es el nombre que se usará para construir la URL en donde se ubicará el documento
type
Es el tipo documental. Para documentos sin tipo documental concreto use File
dc:title
Es el nombre del documento que se mostrará
File:content
Es el path del fichero físico después de la ruta indicada en nuxeo.config

A continuación puedes ver un ejemplo:


En el CSV del ejemplo, las columnas TipoDeDocumento y Codigo son metadatos específicos del tipo documental CSVLoadSample. Para importar metadatos de un tipo documental específico, cada columna ha de llevar como nombre el nombre del metadato tal y como aparece en el esquema del tipo documental.

Nota: Si eres usuario de alguno de los programas cloud de Athento, te diremos la estructura exacta que ha de tener tu fichero CSV con los nombres de los metadatos que quieres importar.

¿Cómo hacer la importación?

Desde un espacio de trabajo, haz clic en “Import a CSV file”. Este botón te permitirá encontrar el CSV en tu equipo local.  Mediante el botón “Add” que te aparecerá en el popup, podrás encontrar el fichero CSV en tu equipo. 



Una vez el archivo esté cargado, haz clic en “Process” para que se procese el CSV. Este proceso terminará rápido, irás viendo un reporte de éxito de la importación y, una vez terminada la importación, verás un resumen de las filas importadas de forma exitosa, así como de los errores.


Puedes encontrar más detalle sobre esta importación en https://athento.atlassian.net/wiki/display/AECM/IMPORT+CSV

Continúa leyendo la segunda parte de este artículo en: ¿Cómo cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental? Parte 2
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jueves, 10 de diciembre de 2015

El Reto Tecnológico de La Gestión de Facturas (Parte 3)




Ya hemos visto en la primera y segunda entradas de esta serie, que si bien, hemos avanzado en el camino de la automatización de la gestión de facturas, aún nos quedan retos tecnológicos por solventar.

Antes de terminar esta serie, me gustaría señalar que las razones por las que la problemática de las facturas no está 100% resuelta no sólo tiene que ver con las dificultades tecnológicas que entraña el tratamiento de facturas. También hay restricciones que afectan a las áreas de negocio de las empresas y a IT. Vamos a ver algunas:
  • Software de captura de documentos con licencias costosas.
  • Negocio tiene que evaluar si adquirir una licencia de un software sólo para la gestión de facturas, o si adquieren un software de captura global que les permita automatizar otros procesos.
  • Software complejo para usuarios no técnicos.
  • Dificultad de escalar en performance y rendimiento en instalaciones on-premise.
  • Integración real con otros sistemas, ya que el software de captura es un medio y no un fin.
Creo que la modalidad de pago por uso típica de servicios cloud es una buena respuesta para la mayoría de estos problemas:
  • Licencias costosas: Pay as you go. Pagas por lo que consumes, pudiendo aumentar o disminuir el consumo del servicio según las necesidades productivas.
  • Complejidad del software: El modelo cloud empuja al self-service del cliente, por tanto, requiere que las aplicaciones sean lo suficientemente intuitivas como para que el usuario pueda servirse a sí mismo.
  • Escalabilidad: Estos servicios permiten crecer a nivel de prestaciones y de capacidad. Es mucho más fácil y rápido crecer que si el cliente debe comprar hardware.
  • Integración: La mayoría de servicios cloud ponen a disposición del cliente una API de comunicación.
El único punto no resuelto por el cloud es el de la especialización del software de captura en captura de facturas, pero como veis, la mayoría de issues de negocio, estarían cubiertas bajo un modelo cloud.

Espero que esta reflexión os haya sido de utilidad o, al menos, de entretenimiento. :)


Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/el-reto-tecnol%C3%B3gico-de-la-gesti%C3%B3n-facturas-parte-3-de-la-rosa?trk=mp-author-card

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miércoles, 2 de diciembre de 2015

El Reto Tecnológico de La Gestión de Facturas (Parte 2)



Os comentaba en la primera parte de esta serie de artículos, que hoy en día la aprobación y contabilización de facturas puede resolverse tecnológicamente. Que, de hecho, Athento Smart Engine ayuda en la actualidad a empresas de diversos sectores con la gestión de facturas.

En esta segunda parte, quisiera centrarme en los retos que, no obstante, la gestión de facturas sigue representando para nosotros los fabricantes de software de captura de documentos.

El primero de estos retos es la falta de uniformidad en las facturas. Aunque en apariencia, todas las facturas son iguales a los ojos de los humanos, a los procesadores de los ordenadores no lo son tanto.
“No existe un formato uniforme de factura, ya que cada empresa diseña sus propias facturas. Si bien los datos son los mismos y en muchos casos están regulados por la Ley, no así la posición en la que aparecen los datos, lo que dificulta la capacidad del software de encontrar el dato.”
Iniciativas gubernamentales han tratado de solventar este problema con las facturas que nacen en digital, en España, por ejemplo, tenemos formatos como Facturae. En este vídeo se puede ver cómo Athento ECM lee el formato Facturae. El problema lo tenemos con las facturas que son escaneadas, o que aun naciendo en digital no cuentan con un formato estructurado estándar.

Aquí no acaban los retos que las facturas nos presentan. Otro problema frecuente es que si bien todos los datos como fechas o monedas deben tener el mismo formato en el software contable, dicho formato varía en las facturas origen. Por ejemplo, un proveedor puede utilizar guiones en lugar de barras para separar los dígitos de la fecha, o incluso, colocar las fechas en letras. Las personas sabemos interpretar estos escenarios y traducir para el software contable estos datos, pero las máquinas a día de hoy no tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones, hay que enseñarles las reglas y conseguir que sigan aprendiendo a medida que aumenta la experiencia.
“Las máquinas a día de hoy no tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones, hay que enseñarles las reglas y conseguir que sigan aprendiendo a medida que aumenta la experiencia.”
Pero quizás el reto más complejo de las facturas vuelva a estar en la extracción de datos. Las herramientas de captura de documentos, basan su forma de extraer datos y clasificar documentos en templates o plantillas de documentos. Esto nos obliga en muchos casos a tener una plantilla por cada proveedor (o incluso varias por proveedor). Una empresa de 10 empleados tiene una media de 120 proveedores, es decir, esta empresa necesitaría definir 120 modelos de facturas.

De modo que la configuración de los parámetros de extracción y clasificación es una tarea compleja que se incrementa de forma exponencial con el número de facturas que maneja una empresa. La tecnología debe pues avanzar hacia ser capaz de autogenerar sus propias plantillas, sugiriendo a los usuarios como reconocer un tipo documental y tratando de encontrar dentro del documento sin intervención del usuario los datos que debe extraer. Así mismo, la problemática de las facturas requiere que las máquinas sean capaces de interpretar distintos formatos de datos y transformarlos, de la misma manera que lo hacemos los humanos.

Al anterior cóctel de retos, hemos de sumarle que las soluciones han de ser user-friendly, de fácil comprensión y uso para usuarios que trabajen con facturas y que, con bastante probabilidad, no sean usuarios técnicos.


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viernes, 27 de noviembre de 2015

El Reto Tecnológico de La Gestión de Facturas (Parte 1)

Parece increíble, pero las facturas siguen siendo a nivel mundial, un reto para las empresas. ¿Cómo siendo un documento de uso generalizado en cualquier negocio su gestión no está perfectamente resuelta? Bueno, os avanzo que no hay una única respuesta a esto, pero trataré de contaros en este artículo los avances tecnológicos de la actualidad y porqué aún siguen siendo un reto tecnológico.


Las facturas son un documento de uso masivo en cualquier organización, sin importar el sector y sin importar el país, como ya he mencionado. En Athento hemos ayudado a automatizar la gestión de facturas en empresas del sector educativo, del sector turismo y de auditorías eléctricas, por mencionar algunos, pero en realidad, esta es una problemática transversal a todos los sectores. Esta semana, por ejemplo, hemos atendido leads de banca y del sector automovilístico con la misma necesidad. 



Su gestión es un trabajo cuya dificultad crece exponencialmente con el tamaño de las compañías. Una empresa de alrededor de 300 empleados, puede tener un flujo de facturas de más de 200.000 facturas al mes.


Alrededor de las facturas, giran dos problemáticas importantes: aprobación de facturas de proveedores o contabilización de facturas.

En el caso de la aprobación de facturas por pagar, el reto de negocio se encuentra en reducir el tiempo que se tarda una factura en ser aprobada desde que se da por recibida en la organización. En países como Colombia, dentro del sector privado así como del público, existe una gran preocupación por dar respuesta dentro de parámetros organizativos o parámetros impuestos por normativa a todo lo que entra como correspondencia a la organización, siendo las facturas uno de estos casos. La idea pues, es reducir el tiempo de circulación de los documentos en el interior de la organización. En papel esta reducción es compleja, y se corre el riesgo de que el documento físico se pierda o se queda atascado en la mesa de algún empleado. La solución pasa por hacer circular el documento en digital. La circulación en digital tiene soluciones relativamente sencillas, mediante workflows en sistemas de gestión documental. Pero si queremos reducir de forma aún mucho más drástica el proceso y aliviar la carga de trabajo de las personas, la solución se hace más compleja. El ideal es reducir la participación de personas en el proceso.

Para poder reducir la participación de personas en el proceso necesitamos software que sea capaz de:
  • Identificar las distintas fuentes y de los distintos documentos que pasan por el registro de entrada de una organización, qué documentos son una factura.
  • Automatizar el inicio de un flujo de trabajo prediseñado cada vez que se detecte una nueva factura.
  • Extraer los datos de la factura para facilitar su gestión y manejo a nivel contable.
  • Automatizar el archivo de la factura.
  • Automatizar el envío de datos de las facturas al software contable para que se hagan los asientos.

En este último punto, existe la problemática número dos relativa a facturas –la contabilización. Tradicionalmente, los datos de las facturas son ingresados de forma manual en software contable por personas. En el caso de una empresa de 300 personas, hablamos de una contabilización diaria de más de 9000 facturas. El llevar a cabo este proceso de forma manual resulta desgastante para los seres humanos y toma tiempo. En muchas empresas debe haber personas exclusivamente dedicadas a este trabajo. La lectura y extracción de datos de facturas puede automatizar este proceso para que los datos de las facturas puedan ser importadas dentro de las aplicaciones contables. 

Las problemáticas hasta aquí descritas, se pueden resolver en la actualidad con el software existente. De hecho, es lo que nosotros hacemos para muchos clientes a través de nuestro módulo de captura de documentos, Athento Smart Engine. Sin embargo, tal y como explicaré en la siguiente entrada, aún hay muchos retos tecnológicos en la gestión de facturas.

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martes, 24 de noviembre de 2015

Impulsar el éxito del ECM desde las necesidades de los usuarios

Según los expertos, cuando hablamos de software de gestión de contenidos empresariales, los sistemas más fáciles de usar toman la ventaja porque es lo que los usuarios necesitan

Según Bill Trippe, director de tecnología en MIT Press, "para los equipos de tecnología supone un desafío hacer inversiones en sistemas software y aplicaciones de gestión del negocio teniendo en cuenta no sólo la fortaleza de las funcionalidades de la máquina sino también las necesidades de los usuarios en su trabajo diario".

Sugiere Trippe asegurarse de que los usuarios "están a bordo" ya que según TechTarget, los usuarios son bastantes exigentes cuando se trata del software que utilizan. 

Greg Lock, arquitecto de soluciones ECM en Itec, coincide con Trippe en este artículo de IT Web donde escribe: "los desarrolladores crean software que ellos piensan que es fácil de usar, pero la verdadera prueba de fuego es asegurarse de que el usuario final, a menudo menos versado en el software, sea capaz de comprender y utilizar el software de forma eficaz". 

Y continúa: "En el pasado, las soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) eran limitadas en su capacidad de equilibrar las necesidades de los usuarios finales y los procesos de negocios, lo que significa que eran complejas y no necesariamente bien estructuradas". 

También escribe Lock acerca de cómo en el pasado los documentos eran escaneados o importados y directamente almacenados, mientras que las soluciones ECM de hoy en día están diseñadas para trabajar con los usuarios y sus flujos de trabajo. Añade Lock que "con la evolución de las soluciones de gestión de contenido empresarial y la mejora de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la mejora de las capacidades de búsqueda, la seguridad, la configuración, los permisos de usuario para limitar el acceso a información confidencial y los flujos de trabajo automatizados, hay muchas más funcionalidades disponibles para los usuarios que nunca antes y se simplifica el modo en que se gestionan los documentos y los procesos de negocios".

La movilidad es también una gran demanda de los usuarios finales; copias de seguridad y recuperaciones son más importantes que nunca. El software ECM debe ser capaz de recuperar cualquier información.

Desde Athento, no nos es nuevo que nuestros clientes necesitan soluciones que sus equipos puedan usar para resolver problemas complejos y hace ya dos años que nos pusimos manos a la obra para que Athento les ayude a trabajar mejor cada día.



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miércoles, 11 de noviembre de 2015

Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 2)



En la primera parte de este artículo, veíamos algunas de las características de los procesos de concepción de préstamos o de tarjetas de crédito, que las convertían en retos de negocio y retos tecnológicos:
  • Proceso que se lleva a cabo fuera de las instalaciones bancarias.
  • Volumen importante de documentación (+10 millones de documentos al año).
  • Documentos recibidos por distintos canales (escaneados, como fotografías, por email, desde aplicaciones web, etc.).

En esta segunda parte, nos alejamos un poco de la problemática del negocio para introducirnos en la problemática tecnológica. ¿Qué es posible hacer hoy en día para resolver los retos del negocio? ¿Dónde tendremos que evolucionar?
“Las soluciones tecnológicas que nos permiten la captura del documento en formato digital reducen de forma considerable el tiempo en que los datos llegan a las agencias o al banco y reducen los costes de logística”

Las soluciones tecnológicas que nos permiten la captura del documento en formato digital (formularios web, captura desde dispositivos móviles, digitalización desde el punto de venta) reducen de forma considerable el tiempo en que los datos llegan a las agencias o al banco y reducen los costes de logística. De hecho, implementando estos métodos, se puede reducir el tiempo de aprobación del expediente a 2 días desde la captación del cliente hasta la aprobación del crédito o tarjeta por parte del banco, lo que es una cifra muy buena considerando la duración del proceso en papel que de media se tarda unos 20 días.
“Capturando en digital los documentos desde el punto de venta es posible reducir los tiempos de aprobación de créditos o tarjetas de 20 a 2 días”

Sin embargo, aquí aparece un segundo reto en este tipo de procesos. La información de la solicitud debe ser contrastada contra la información de los documentos que la soportan. Por ejemplo, el número de DNI que aparece en la solicitud debe ser consistente con el número de DNI que aparece en el documento de identidad. Esta revisión o validación de datos se ha llevado a cabo tradicionalmente por personas y está expuesta a los riesgos que tienen las tareas repetitivas llevadas a cabo por humanos: errores por cansancio, por omisión, etc. Además, una validación manual supone un tiempo que para el proceso podría ser totalmente prescindible. 
“La revisión o validación de datos o documentos se ha llevado acabo tradicionalmente por personas, resultando costosa en materia de tiempos y errores, además de ser una labor tediosa para los trabajadores de la banca”

Este problema aún no está totalmente resuelto en la industria, pero tecnologías de extracción del texto de imágenes juegan el papel crucial en esta fase. Para conseguir validaciones automáticas, es decir, que los ordenadores comprueben en lugar de las personas si hay consistencia de datos o si los datos son veraces, etc., se requiere que el contenido de los documentos (imágenes escaneadas o captadas como fotografías desde dispositivos móviles) sea legible por las máquinas. 

Esta lectura representa sus propios retos informáticos. No porque no existan tecnologías capaces de leer texto dentro de imágenes, que de hecho existen y son conocidas como OCR/ICR, sino por la naturaleza de los documentos utilizados en banca.
“El primer reto informático es de la identificación de tipos documentales por parte de los ordenadores”

El primer reto informático es el de la identificación de tipos documentales o clasificación de documentos. Esto se debe a que para que la máquina sepa exactamente de donde debe leer los datos, debe saber con qué tipo de documento está tratando. El reconocimiento automático de documentos puede resolverse mediante la vía del procesamiento de imagen o mediante la vía del procesamiento del texto. Qué vía se aplique dependerá de la naturaleza de los documentos. Por ejemplo, en el caso de Athento, software del que somos orgullosos padres ;), se puede aplicar procesamiento de la imagen para documentos que pueden ser identificados por logotipos o por los colores que predominan en él. En otros casos, Athento usa algoritmos de procesamiento de texto que le permite definir patrones textuales para reconocer el documento, o algoritmos que miden la similitud entre dos textos comparados.
“El siguiente reto, y quizás el más complejo, es el de la extracción de datos concretos de los documentos”

El siguiente reto tecnológico y quizás el más complejo en todo el proceso, es el de la extracción o lectura de datos de imágenes. Un ejemplo claro de este reto tecnológico al que nos enfrentamos es el de la lectura de imágenes de DNIs. Incluso si hilamos más fino, la problemática es totalmente distinta en DNIs escaneados que en DNIs capturados desde dispositivos móviles.

Los DNIs son documentos que por cuestiones de seguridad incluyen múltiples elementos (marcas de agua, hologramas) que dificultan la lectura que el OCR puede hacer de los datos. Además, son documentos que suelen cambiar con el tiempo, haciendo que los mecanismos de extracción que servían en un tipo ya no sirvan en otro. Los DNIs escaneados requieren de la aplicación de diferentes algoritmos de procesamiento de imagen para despejar el camino del OCR y que éste pueda hacer una lectura lo más acertada posible. Otro problema con DNIs escaneados suele ser la calidad. En ocasiones, los clientes facilitan fotocopias escaneadas de sus documentos en condiciones tan paupérrimas que ni siquiera para el ojo humano es posible su lectura. En estos casos, por ejemplo, las tecnologías deben “decidir” aplicar métodos de extracción a través de la MRZ (Machine Readable Zone). Como veis, los supuestos son múltiples y las máquinas deben “aprender” a identificar cada casuística para así aplicar los diferentes algoritmos que son necesarios para conseguir la extracción del texto.
“Los supuestos de extracción de datos son múltiples y las máquinas tienen el reto de aprender a identificar diferentes casuísticas para aplicar diferentes algoritmos según las características de los documentos”

En el caso de los DNIs captados como fotos mediante dispositivos móviles, esta es una casuística extra, que como mencionaba anteriormente, tiene sus propios retos. Por ejemplo, en las imágenes de DNIs captadas como fotos, el DNI debe ser aislado del fondo de la imagen para poder ser procesado. Así mismo, debe corregirse la perspectiva generada por la cámara y la imagen debe ser normalizada para corregir problemas típicos de fotografías: desenfoque, exceso o falta de luz, contraste, brillo, etc. Vemos pues, que se requiere procesamiento de las imágenes a distintos niveles.
“El último reto a destacar es el de la prevención del fraude en contratos de crédito”

Una vez resulto el tema de la extracción de datos, que nos permite comparar y revisar documentos de forma automática, queda un reto más en partes posteriores del proceso. Este reto, es el de la prevención del fraude en los contratos. Una vez se envían los contratos en papel al cliente para su firma (en caso de que no se hayan implementado mecanismos de firma digital), el banco debe asegurarse de que el contrato que recibe por parte del cliente es una copia idéntica al que le envió a éste. Una de las soluciones propuestas a esta problemática tiene que ver con la lectura de códigos de barras o QR, ya que éstos son más complejos de alterar que los textos de las imágenes. Se necesita pues, tecnología capaz de leer y comparar los códigos de la copia del banco y de la copia firmada devuelta por el cliente.

Como veis, en la actualidad ya disponemos de tecnología capaz de hacer frente a estos retos de la banca. Sin embargo, dicha tecnología aún tiene mucho margen de mejora:
  • Necesita facilitar la configuración de diversos tipos documentales en materia de extracción y clasificación.
  • Debe mejorar los resultados de extracción en ciertos tipos documentales como los DNIs que tienen tan diversas calidades y que vienen de distintos tipos de captura.
  • Debe aprender de forma autónoma para decidir en cada situación los métodos que permitan mayor nivel de acierto.
  • Debe dar respuestas más rápidas aunque el consumo de recurso de máquina sea tan alto por las volumetrías y por la cantidad de información que debe obtenerse de los documentos durante el procesamiento de imagen y de texto.
  • Debe caminar hacia la eliminación completa de la intervención de personas en materia de validación de datos, etc.

Nosotros que conocemos la problemática a fondo, sólo podemos emocionarnos al ver los avances y los cambios que significan para el cliente la implementación de este tipo de tecnologías. Es muy motivante escuchar de boca del cliente que has reducido el tiempo de resolución de su proceso de aprobación de expedientes de crédito en un 90%. Pero también es muy motivante hacer software con tantos retos tecnológicos y tanta investigación por delante. Es especialmente motivante saber que aún se puede hacer mejor lo que haces.

Fin.

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jueves, 5 de noviembre de 2015

Cómo subir Documentos desde Dropbox a Athento

Si aún tienes documentos importantes para tu empresa en plataformas como Dropbox, ahora puedes cargarlos rápidamente a tu Athento en pocos segundos para que sean procesados por nuestro motor de Captura de Documentos Athento Smart Engine. 

Vamos a ver los sencillos pasos a seguir para subir documentos desde Dropbox a Athento Smart Engine. 

Ve a tu listado de documentos y una vez allí sólo tienes que clicar en el botón con el icono de Dropbox. Este botón: 

Se abrirá una ventana emergente con un formulario de login como el siguiente:


Una vez aquí, introduce los datos de tu cuenta de Dropbox y haz clic en "Sign in" o "Iniciar sesión". Seguirás en la ventana emergente, si bien podrás navegar dentro de tu cuenta de Dropbox. 

En el menú de la izquierda, desde la pestaña "Files" o "Archivos" podrás seleccionar los documentos que quieres subir a Athento SE: 


Navega por tus documentos y selecciona los archivos que quieres procesar con Athento. Si para ir más rápido quieres seleccionar varios documentos, mantén pulsada la tecla CTRL mientras haces clic en cada uno de los documentos que quieres subir. Dropbox te mostrará en la parte inferior de la ventana el número de documentos que tienes seleccionados: 



Cuando tengas seleccionados todos los documentos que vas a cargar en tu Athento SE, puedes clicar en el botón "Choose" o "Elegir" que dará inicio a la subida de documentos. 

Athento SE te solicitará que indiques la Serie a la que quieres subir tus documentos. Elige una Serie y haz clic en "Start" o "Comenzar":


En una barra de progreso se mostrará el progreso de la operación, irá tan rápido, tan rápido que no vas a poder sacar una captura de pantalla como he hecho yo :)

Una vez finalizada la carga, tendrás disponibles tus documentos en tu listados de documentos. 


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miércoles, 28 de octubre de 2015

Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 1)




Llevo una temporada hablando de los retos a los que nos enfrentamos los fabricantes de software ECM (Enterprise Content Management), así mismo, he comentado de forma muy genérica algunas dificultades que experimentan los usuarios de software de gestión documental y ECM. Ahora me gustaría ahondar un poco más a nivel de negocio y comentar con vosotros las problemáticas concretas de sectores específicos. Hoy voy a empezar por la banca que es un sector con el que he tenido especial relación y conozco de primera mano sus retos.

Una de los procesos más comunes en el sector de la banca es el de aprobación de expedientes de créditos o préstamos y/o concesión de tarjetas de crédito. Aunque procesos distintos, en esencia, desde el punto de vista de la problemática de gestión documental, estos procesos son –sino iguales- muy parecidos.

Una entidad crediticia procesa alrededor de 500.000 expedientes de esta naturaleza al año.

Este proceso se materializa y requiere de varios documentos a medida que avanza el proceso, por ejemplo:
  • Solicitud del préstamo.
  • Documento de identidad del solicitante.
  • Documentos que respalden su factibilidad crediticia.
  • FEIN -Ficha Europea de Información Normalizada-.
  • Contratos.

Cada uno de estos expedientes tiene una media de 20 documentos, por lo que a nivel de documentos, hablamos de volumetrías de 10 millones de documentos anuales, muchos de los cuales deben procesarse a nivel de página, lo que eleva de forma exponencial las cifras en materia de necesidades de procesamiento y, también, los costes de logística.

La información de los clientes normalmente es captada en puntos externos al banco o entidad, por ejemplo, en grandes almacenes, supermercados, centros comerciales o stands móviles.

“Estos procesos llevados a cabo de forma tradicional, además de costes derivados del papel y de su logística, suponen un factor adicional que pone en riesgo el cierre de las operaciones con nuevos clientes: el tiempo.”

Este proceso se ha llevado tradicionalmente en papel. Desde los puntos de venta se rellenan solicitudes que tienen que ser llevadas en físico al banco, o a agencias en caso de que la venta de los productos bancarios esté externalizada. Este proceso, además de costes derivados del papel y de su logística, supone un factor adicional que pone en riesgo el cierre de las operaciones: el tiempo. Es decir, cuanto más tiempo se tarde el proceso de adjudicación del préstamo o tarjeta, más posibilidades hay de que el cliente cambie de parecer y la venta no culmine de forma exitosa.

Las posibilidades tecnológicas que algunos bancos están adoptando en la actualidad para paliar estos efectos, están íntimamente relacionadas con la captura de datos y/o documentos, un tema que, como sabéis, me apasiona profundamente ☺

“Un dato característico de estos procesos de la banca es la multitud de formatos de documentación y de canales por los que se reciben dichos documentos”

Ciertos datos como por ejemplo, los datos de la solicitud pueden ser capturados desde los puntos de Venta por medios electrónicos (formularios web, aplicaciones móviles) y los documentos que debe entregar el cliente (DNIs, Documentación bancaria, etc.) son escaneados o capturados como fotografías. Aquí vemos un elemento característico de estos procesos de la banca, que es la multitud de formatos de documentación y de canales por los que se reciben dichos documentos.

Continuará…

Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/los-retos-de-la-banca-en-gesti%C3%B3n-documental-parte-1-de-la-rosa?trk=mp-author-card


Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 1)
Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 2)

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jueves, 22 de octubre de 2015

Por Qué Dell quiere entrar en el negocio del Enterprise Content Management

Hace unos días, la noticia de que Dell ha llegado a un acuerdo con EMC para comprar ésta por la astronómica cifra de 59.000 millones de euros sacudió el sector de la Gestión de Contenidos Empresariales.

Cuando esta operación termine, Dell se habrá convertido en la tercera compañía tecnológica del mundo, sólo detrás de IBM y HP.

Según ha afirmado Michael Dell, Consejero Delgado de Dell, en declaraciones públicas "estamos creando una compañía con una potencia increíble".

La noticia ha generado opiniones favorables, como la de Daniel Ives -analista en FRB & Co.- que considera la fusión Dell-ECM "un acuerdo histórico que tendrá un amplio alcance en el sector de la tecnología en los próximos años".

Si bien, otros analistas no se muestran tan optimistas. Por ejemplo, Holger Mueller analista en Constellation Research no considera tan ideal el tándem Dell-ECM, sobre todo porque el tiempo se acaba: "Este acuerdo podía significar la creación del centro de datos del futuro. Si esto fuera on-premise, sería un gigante. Sin embargo, los datos definitivamente van a estar en la nube, justo donde Dell/ECM han tenido problemas para ganar cuota".

De acuerdo a Tony Byrne -analista de Real Story Group- Dell podría perseguir con esta operación ofrecer un paquete integrado donde integrar una oferta de portátiles, servidores y consultoría de Dell, y software empresarial y almacenamiento de EMC. En su opinión, "Este tipo de estrategia podía haber funcionado en la década de los 90, pero no hoy en día".

Yendo más allá de la lentitud de reacción que en los últimos años EMC ha tenido para posicionarse como proveedor cloud, esta fusión puede aunar para el cliente el valor de la analítica de Dell y la gestión de la información con EMC. Por lo que puede que aún no sea demasiado tarde para ellos y verdaderamente estén construyendo ese centro de datos del futuro.

Como nuestro CEO José Luis de la Rosa comentaba en su artículo Mi visión personal sobre el ECMNext, no podemos subestimar la capacidad de sobreponerse de los grandes del ECM y del Equipamiento y la Analítica, porque aunque pueden ir justos de tiempo, atesoran una gran experiencia y conocimiento que los ha llevado a donde están.


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miércoles, 14 de octubre de 2015

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 3)




Continúo con mi disertación acerca del whitepaper patrocinado por Box: NextECM. En la primera parte de este artículo estudiamos aquellos vacíos que el ECM tradicional no ha sabido llenar, y en la segunda parte, repasamos la idea de Walker acerca de que las aplicaciones de Enterprise File Sync and Share (EFSS) van a ser la nueva generación del ECM.
En esa segunda parte os adelantaba también que difería del autor en algunas cosas. Me dispongo pues a explicaros por qué no estoy del todo de acuerdo con Walker.

Querer abordar el problema de la adopción del software sólo desde la facilidad de uso

Sin duda, las características de las aplicaciones EFSS son tremendamente atractivas para los usuarios y eso afecta a las tasas de adopción de unas tecnologías frente a otras. Los usuarios se sienten más cómodos trabajando con estas aplicaciones que con el típico software empresarial. Interfaces bonitas y fáciles de usar, sin duda, ayudan a vencer la resistencia al cambio cuando introducimos una nueva herramienta en el día a día de los usuarios.

Walker también menciona el tema de los deployments eternos en el software ECM tradicional frente a la facilidad y rapidez de delivery de las aplicaciones EFSS, lo cual sin duda es un guiño gigante para los departamentos de IT y un ahorro de costes muy importante frente a la vieja forma de hacer las cosas.

No obstante, a mi juicio, nos estamos dejando una parte importante fuera. Los objetivos de la gente de negocio. Cuando un área (o una empresa a nivel corporativo) piensa implementar una herramienta ECM lo que está buscando no es solamente encontrar un repositorio digital para sus documentos. Eso pueden seguir haciéndolo compartiendo servidores de ficheros en red como ya lo hacen muchos. Se tardarán más o menos en encontrar lo que buscan, pero lo tienen allí, compartido y en digital. La gente de negocio ve por el negocio y lo que buscan es básicamente esa palabra que estamos todos hartos de escuchar: eficiencia.

Buscan que el trabajo que hacen los empleados hoy en día se haga en menos tiempo y con menos recursos. Esto no se consigue sólo con interfaces bonitas y deployments veloces. La facilidad de uso es una parte de ese todo que requiere la búsqueda de la eficiencia. ¿Qué más se necesita? Algunas ideas:
  • Eliminar tareas manuales que el software puede hacer: Este es el principal punto a tener en cuenta, a mi juicio. Es importante conseguir automatizar con software ECM tareas sin valor, como el archivado manual, etiquetados manuales, clasificación manual, entrada de datos manual, etc. De este modo conseguimos impactos directos a nivel económico. No se trata sólo de que el usuario haga más fácilmente su trabajo, sino que además debemos quitarle trabajo.
  • Facilitar la configuración de la herramienta por el propio cliente: Esta idea ya la he explorado en artículos anteriores. Debemos quitar la dependencia que el cliente tiene de intermediarios o de fabricantes ECM a la hora de configurar la herramienta para que responda a sus necesidades particulares. No se trata de poner al cliente a programar (como se ha entendido en muchas ocasiones) sino precisamente de que no se necesite programar.
  • Reutilizar trabajo: En el siguiente apartado estudiaremos más a fondo esta idea, pero aquí me refiero a los Mapas de la Gestión Documental, o herramientas, contenidos, y guías que podamos extrapolar de un proyecto a otro ahorrándole trabajo a los clientes.

Ignorar la capacidad de sobreponerse de la industria del ECM

El mundo del software es un mundo maravilloso. En él, a veces, el software en sí mismo es lo que menos importa. Importan la visión, la experiencia y otras cosas mucho más que el software en sí mismo. Una empresa de software puede decidir tirar a la basura un desarrollo de años y volver a re-implementarlo completamente tardando un cuarto del tiempo que invirtió en el software original. ¿Por qué? Porque el software, señores, no es más que líneas de código. Aquí lo que vale más no es hacerlo, sino saber cómo hacerlo.

Aquí es donde me parece que Walker subestima a los grandes del ECM. Puede que hayan sido lentos en llegar a la conclusión de que el ECM necesita un cambio, o, tal vez, lo descubrieron mucho antes que el resto pero trataron de conservar el modelo de negocio que traían. Ahora están cortos de tiempo, pero no de conocimiento y experiencia. O sino que le pregunten a EMC que con su nuevo “Project Horizon” da la espalda a Documentum y se embarca en una nueva aventura guiada por los preceptos del cloud y del on-demand.

El software ECM tradicional bien puede llevar unos cinco años de retraso con respecto a las necesidades de los usuarios como defendía en entradas anteriores, pero no debemos olvidar, que como contrapartida tiene al menos 25 años de experiencia haciendo software ECM y ese es un punto a considerar cuando descubramos por fin quienes se convierten en la 6ta era del ECM.

Ese conocimiento deberá ser puesto en cosas como construir mapas y sistemas GPS para la gestión documental, consiguiendo que los clientes tengan más cosas out-of-the-box como tipos documentales o flujos de trabajo, y menos necesidad de acometer desarrollos.

El tiempo le dará la razón al señor Walker, a mí o a otros. En cualquier caso, me alegra ver que ya tenemos un debate abierto sobre el futuro del ECM y tanta variedad de interlocutores sólo puede enriquecer las decisiones que se tomen para delinear el futuro de esta industria.

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miércoles, 7 de octubre de 2015

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 2)




Continúo con mi disertación acerca del whitepaper patrocinado por Box: NextECM. Podéis encontrar la primera parte del artículo aquí: “Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 1)”. Veremos ahora la segunda idea principal defendida por Walker: Las aplicaciones de File Sharing y File Sync van a convertirse en la nueva generación del ECM.

“The Next Generation of Enterprise Content Management” – “La Nueva Generación del Enterprise Content Management”


Respondiendo a un tweet de Jonh Mancini, de la AIIM, en el que se pregunta si las aplicaciones de FileSharing/FileSync son la sexta era del ECM, Walker afirma que sí.

El consultor destaca que estas aplicaciones han sabido llegar donde el ECM tradicional ha fallado. Especialmente, Walker centra su argumentación en la capacidad de estas aplicaciones de estar a la altura de lo que los usuarios demandan para sus aplicaciones personales: facilidad de uso, rapidez, acceso desde dispositivos móviles, colaboración con otros usuarios, etc.

“Perhaps the most important change is what’s happened to us — the people who use these tools daily. We no longer need to suffer an interminable wait to get our hands on something that we neither like nor know how to use. Instead of having to sit through hours or days of user training we get apps. We get apps that look and behave like the apps we use to check our social media feeds, news updates, how our stocks and sports teams are performing, or whether it’s going to rain tomorrow or not. In other words, we get something that’s intuitive and suits the purpose for which it’s intended. We no longer have a reason to do an end-run around IT to get our work done.”

Bajo mi punto de vista, Walker tiene mucha razón en que para que el ECM sea realmente útil para los negocios se requiere adopción, y esa adopción pasa por hacer atractivas las aplicaciones para los usuarios.

Walker dice además, que el software de ECM tradicional ha tratado de incorporar y aprender de las aplicaciones EFSS, pero que no han podido superar su propia complejidad. Por esta razón, están mucho más cerca las aplicaciones de EFSS (con sus mejoras en seguridad en control de documentos) de suplir los vacíos del ECM que el software ECM tradicional.

En este punto es en donde comienzo a diferir con el autor, por dos razones esencialmente que explicaré en la tercera y última parte de este artículo.

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miércoles, 26 de agosto de 2015

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 1)


Hoy quiero comentar con vosotros un whitepaper publicado por Digital Clarity Group y patrocinado por Box, una herramienta de FileSharing que siempre ha tenido una clara apuesta por el mercado Enterprise a diferencia de otros proveedores de este tipo de aplicaciones.

El nombre del informe captó mi atención de inmediato: ECMNext.

En este whitepaper se explican los problemas por los que los proveedores clásicos de gestión documental y ECM no suplen las necesidades de los usuarios actuales; pero más importante, en este informe se defiende que serán las aplicaciones de FileSharing y Colaboración (EFSS – Enterprise File Sync and Share) las que llenen esos vacíos del ECM y se conviertan en la nueva generación del ECM, reemplazando a herramientas como OpenText, Documentum, SharePoint, etc.

Voy a explicar un poco las tesis defendidas por Chris Walker en ECMNext y os daré mi propia valoración. Vamos a dividir este análisis en cada una de las dos ideas que se defienden en el texto.

“The Challenges of Legacy ECM” – “Los Retos del ECM Tradicional”


Walker argumenta que las herramientas de ECM no llegan a conseguir las tasas de adopción esperadas porque son construidas como sistemas de archivo y no como sistemas que “enganchen” al usuario del modo en el que lo hacen las aplicaciones a las que están acostumbrados.

“In addition to things such as cost, content silos, and long deployment timelines, legacy ECM systems did not provide anticipated benefits because adoption rates were low. Legacy ECM systems are built as systems of record (SOR), not systems of engagement (SOE): i.e., they were built for the content management equivalent of bean counters, not for the people that have to work with the content on a daily basis.”

Sumando a los problemas de uso, este consultor resalta los problemas de negocio que suelen traer consigo los proyectos ECM:

  • Costes en licencias, implantaciones y soporte de un software que al final la gente no termina de usar.
  • Costes en tiempo y dinero en los que se incurre para ver cómo quedaría el software en caso de comprarlo (pilotos y pruebas de concepto).
  • Inversión necesaria de tiempo de los empleados en aprender a utilizar las herramientas. Es decir, falta de un aprendizaje natural por parte de los usuarios.
  • Implantaciones y despliegues que se dilatan excesivamente en el tiempo.

“Organizations spent millions of dollars on licenses, maintenance, support, and implementation just to have the majority of what they purchased end up as shelfware. ECM pilots and proofs-of-concept could easily take 3 months duration or more3 to deploy and incur well in excess of $350K in external consulting fees. In addition to funds paid to vendors and consultants, there are internal costs to consider. Staff need to be engaged in the projects, taking them away from their day-to-day work, and they need to be trained on the new tools and processes. Infrastructure, whether owned, leased, or hosted needs to be planned for and procured. Enterprise ECM deployments can take, quite literally, years.”

Creo que quien trabaje en esto sabe que este hombre no está diciendo nada descabellado, así como creo que –y me alegro de ello- que cada vez más gente está pidiendo que paremos de asumir que esto es lo “natural” en ECM. No tiene que ser así.

Tenemos retos en el mundo del Enterprise Content Management que no podemos tardar mucho más en enfrentar, por ejemplo:


En la próxima entrada veremos la segunda idea que explica Walker en ECMNext: “The Next Generation of Enterprise Content Management” – “La Nueva Generación del Enterprise Content Management”: Las aplicaciones de File Sharing y File Sync van a convertirse en la nueva generación del ECM.  

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jueves, 20 de agosto de 2015

Factura Electrónica

La factura electrónica como ya sabéis, es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico y que tiene la misma validez que una factura que se expide en papel. En España, la Administración está impulsando el uso de estas facturas pidiendo que la facturación a organismos públicos se haga mediante este mecanismo, de hecho, su expedición en este formato es obligatoria desde enero de 2015. La expedición de este tipo de facturas a consumidores o empresas privadas está sujeta a que el receptor otorgue su consentimiento para que se le facture de esta manera.

Existen dos tipos de facturas en formato electrónico:


Facturas No Estructuradas
Dentro de esta categoría se encuentran las facturas que escaneamos, o aquellas que nacen con un origen digital por ejemplo en formato PDF o cualquier otro formato de imagen. Para poder explotar los datos que contiene una factura de esta naturaleza, tendremos que exponerla a un proceso de OCR. En este vídeo se puede ver cómo Athento Smart Engine (módulo de captura de documentos de Athento) procesa estas facturas y las vuelca en Athento ECM (el gestor documental).


Demo de Athento - Gestión Documental Inteligente from Athento on Vimeo.




Facturas Estructuradas
Estas facturas traen ya los datos listos para ser procesados por ordenadores. No hay que aplicarles OCR porque los datos pueden ser leídos directamente por las máquinas. Estas facturas están hechas en XML. En Athento hemos realizado un plugin que permite la lectura y almacenamiento de facturas en formato Facturae (Facturae versión 3.2.x con firma electrónica XAdES.)
En este vídeo vemos cómo se sube al gestor documental una Facturae y Athento lee sus datos.



Lectura y almacenamiento de Factura Electrónica en Athento (Facturae) from Athento on Vimeo.


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