lunes, 27 de abril de 2015

¿Cómo compartir documentos con usuarios externos a nuestra empresa en una forma más eficiente?

En un mundo digital como en el que nos movemos, es normal que tengamos que compartir documentación con usuarios externos. Estos pueden ser nuestros clientes o nuestros proveedores. 

A veces, compartir información puede ser una asunto engorroso. ¿quién no ha recibido un email tan pesado que te atasca el cliente de correo? Muchas veces incluso nos vemos obligados a tener que usar medios físicos como discos duros, cds, memorias USB, etc. 

Se han incluso creado aplicaciones cloud para facilitar la tarea de compartir documentos, lo malo, es que con estas aplicaciones tenemos que sacar los documentos a compartir del gestor documental para ponerlo en estas aplicaciones y ahí perdemos un poco de control y de trazabilidad sobre lo que pasa con los documentos.

Athento ECM, incorpora una nueva funcionalidad (disponible para los usaurios cloud) que permite compartir documentos sin sacarlos del gestor con personas que no tienen un usuario y un password en el sistema. Por ejemplo, el sistema nos permite compartir con el cliente sus facturas. O a nosotros, por ejemplo, cuando nos presentamos a algún concurso (que usualmente se pide mucha documentación), utilizamos este mecanismo para compartir documentos con la empresa o Adminiatrción Pública que convoca el concurso. 

Vamos a ver cómo funciona:

1. Crea una carpeta Easy Share

Las carpetas Easy Share contienen documentos que queremos hacer llegar a un usuario externo. Las carpetas Easy Share no pueden estar publicadas indefinidamente, así que es necesario indicarles una fecha de vigencia de la publicación.
 
Una vez creada la carpeta, metemos en ella los ficheros que queremos compartir y voila!.
Las carpetas Easy Share vienen con un enlace público que podemos enviar a nuestros clientes o proveedores para que se descarguen los documentos.


Podemos indicar también un email para que el propio Athento envíe las notificaciones.

Puedes ver más detalles sobre ¿Cómo compartir documentos online con otros usuarios? y, por supuesto, no te olvides de que puedes pedir tus 30 días gratuitos de Athento.


Descarga este caso de estudio y descubre cómo Athento puede ayudar a universidades como la tuya

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