martes, 30 de junio de 2015

En busca de los mapas del ECM

Os comparto este artículo publicado por José Luis de la Rosa sobre cómo los sistemas ECM deben tratar de diseñar y construir "mapas" que faciliten el trabajo de los usuarios, reduzcan tiempos de configuración sin perder la flexibilidad.



Sería interesante –aunque seguramente sean cifras difíciles o quizás imposibles de conseguir- saber cosas como en cuánto tiempo se han reducido los trayectos a nivel mundial con la aparición de los GPS, en qué porcentaje se ha reducido la posibilidad de perderse, o cuánto combustible se ha ahorrado desde su aparición. Interesante, ¿verdad? 

 Aunque no podamos dar cifras exactas, todos tenemos la certeza de que estas cifras deben ser extraordinarias porque conocemos el aporte que han hecho a nuestras vidas diarias. Así, nos resulta menos sorprendente escuchar que en 2013 ya habían 180 millones de GPS instalados en automóviles (de fábrica o adquiridos) y que Google Maps tuvo ya en 2013 68,6 millones de usuarios únicos al mes y Apple Maps otros 31,9. Los mapas nos resultan útiles, para ahorrar tiempo, para ser más eficientes, para gastar menos recursos, por todas esas razones los usamos. 

En la industria del Enterprise Content Management y la Gestión Documental, no obstante, parecemos reacios a usar mapas. Por supuesto estoy hablando de manera figurativa. Pero ¿qué es un mapa en términos más abstractos? Un mapa es un conocimiento materializado que creamos para poder guiarnos y reutilizarlo cada que volvamos a necesitarlo. Por ejemplo, en ECM un mapa claro que podríamos utilizar serían los tipos documentales. ¿Cuántas empresas utilizan facturas, albaranes, actas, hojas de pedido u ofertas? Pues prácticamente casi cualquier empresa, ¿verdad? Sin embargo, no es usual que un software de gestión documental venga de fábrica con los metadatos de estos tipos documentales para poder ser usados. Muchos podrán decir, que estos metadatos pueden cambiar ligeramente de una empresa a la otra. ¿Y por qué no podemos reutilizar dichos tipos documentales como templates que los propios usuarios puedan parametrizar añadiendo o eliminando campos? Porque no hemos convertido a los tipos documentales en mapas, preferimos seguir trabajando bajo demanda en desarrollos a medida. Los flujos de trabajo son otro buen ejemplo. Hemos generalizado tanto tanto en flujos de trabajo por defecto que han perdido su capacidad de guiar y de reducir trabajo. ¿No existen muchos procesos casi idénticos en las compañías? ¿Por qué no tenerlos precargados y disponibles para ser usados out-of-the-box? 

Tener mapas no se trata de generalizar al máximo. Los mapas cambian, se actualizan a diario con la información de nuestras carreteras. Tener mapas significa dar puntos de partida a los usuarios para que consigan un ECM autónomo, ese del que hemos hablado en otros artículos. Tener mapas significa reutilizar trabajo al tiempo que se tiene autonomía y flexibilidad para adaptarse a los cambios y particularidades de cada empresa. Es darles trabajo hecho a las empresas. Recordáis aquellos tiempos sin GPS en los que nos tardábamos mucho más en encontrar el sitio que estábamos buscando, pues así es el mundo del ECM actual, nos tardamos mucho en poner operativas las aplicaciones de gestión documental porque tenemos que empezar de cero a construir cada vez que empezamos un proyecto de gestión de documentos. 

Como siempre, espero que esta reflexión nos ayude a querer hacer ese esfuerzo de buscar, diseñar y construir aquellos mapas, funcionalidades y herramientas que hacen más rápida y fácil la incorporación de las aplicaciones ECM al trabajo diario de los trabajadores de la información.

 JLR
Artículo pulicado originalmente en https://www.linkedin.com/pulse/en-busca-de-los-mapas-del-ecm-jos%C3%A9-luis-de-la-rosa?trk=hp-feed-article-title-publish
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