viernes, 27 de noviembre de 2015

El Reto Tecnológico de La Gestión de Facturas (Parte 1)

Parece increíble, pero las facturas siguen siendo a nivel mundial, un reto para las empresas. ¿Cómo siendo un documento de uso generalizado en cualquier negocio su gestión no está perfectamente resuelta? Bueno, os avanzo que no hay una única respuesta a esto, pero trataré de contaros en este artículo los avances tecnológicos de la actualidad y porqué aún siguen siendo un reto tecnológico.


Las facturas son un documento de uso masivo en cualquier organización, sin importar el sector y sin importar el país, como ya he mencionado. En Athento hemos ayudado a automatizar la gestión de facturas en empresas del sector educativo, del sector turismo y de auditorías eléctricas, por mencionar algunos, pero en realidad, esta es una problemática transversal a todos los sectores. Esta semana, por ejemplo, hemos atendido leads de banca y del sector automovilístico con la misma necesidad. 



Su gestión es un trabajo cuya dificultad crece exponencialmente con el tamaño de las compañías. Una empresa de alrededor de 300 empleados, puede tener un flujo de facturas de más de 200.000 facturas al mes.


Alrededor de las facturas, giran dos problemáticas importantes: aprobación de facturas de proveedores o contabilización de facturas.

En el caso de la aprobación de facturas por pagar, el reto de negocio se encuentra en reducir el tiempo que se tarda una factura en ser aprobada desde que se da por recibida en la organización. En países como Colombia, dentro del sector privado así como del público, existe una gran preocupación por dar respuesta dentro de parámetros organizativos o parámetros impuestos por normativa a todo lo que entra como correspondencia a la organización, siendo las facturas uno de estos casos. La idea pues, es reducir el tiempo de circulación de los documentos en el interior de la organización. En papel esta reducción es compleja, y se corre el riesgo de que el documento físico se pierda o se queda atascado en la mesa de algún empleado. La solución pasa por hacer circular el documento en digital. La circulación en digital tiene soluciones relativamente sencillas, mediante workflows en sistemas de gestión documental. Pero si queremos reducir de forma aún mucho más drástica el proceso y aliviar la carga de trabajo de las personas, la solución se hace más compleja. El ideal es reducir la participación de personas en el proceso.

Para poder reducir la participación de personas en el proceso necesitamos software que sea capaz de:
  • Identificar las distintas fuentes y de los distintos documentos que pasan por el registro de entrada de una organización, qué documentos son una factura.
  • Automatizar el inicio de un flujo de trabajo prediseñado cada vez que se detecte una nueva factura.
  • Extraer los datos de la factura para facilitar su gestión y manejo a nivel contable.
  • Automatizar el archivo de la factura.
  • Automatizar el envío de datos de las facturas al software contable para que se hagan los asientos.

En este último punto, existe la problemática número dos relativa a facturas –la contabilización. Tradicionalmente, los datos de las facturas son ingresados de forma manual en software contable por personas. En el caso de una empresa de 300 personas, hablamos de una contabilización diaria de más de 9000 facturas. El llevar a cabo este proceso de forma manual resulta desgastante para los seres humanos y toma tiempo. En muchas empresas debe haber personas exclusivamente dedicadas a este trabajo. La lectura y extracción de datos de facturas puede automatizar este proceso para que los datos de las facturas puedan ser importadas dentro de las aplicaciones contables. 

Las problemáticas hasta aquí descritas, se pueden resolver en la actualidad con el software existente. De hecho, es lo que nosotros hacemos para muchos clientes a través de nuestro módulo de captura de documentos, Athento Smart Engine. Sin embargo, tal y como explicaré en la siguiente entrada, aún hay muchos retos tecnológicos en la gestión de facturas.

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