martes, 15 de diciembre de 2015

¿Cómo cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental? Parte 1

Vamos a empezar una serie de entradas en las que explicaremos diferentes métodos de carga masiva de documentos y metadatos al gestor documental Athento.

Aquí tenéis un cuadro resumen:

Método
Carga mediante CSV.
Recomendado para
Cargar documentos que hemos exportado de otros sistemas y cuyos metadatos son entregados por aquellos sistemas externos en formato CSV o Excel.
Importa
Ficheros y metadatos.

Lo primero que necesitaremos es asegurarnos de que tenemos activo el plugin CSV que permite la lectura de CSVs.

Usuarios del cloud público de Athento: Es necesario contactar con el equipo de soporte.


Usuarios del cloud privado e instancias onpremise: Debéis ir al Centro del Administración y dentro de él, al Update Center. Dentro de Paquetes Locales, el paquete CSV debe estar instalado. 


Este plugin, permite que desde un espacio de trabajo, tengáis disponible un botón “Import a CSV file”.


Este botón os va a permitir cargar un fichero CSV, con metadatos y los nombres de los ficheros que se deben importar.

¿Dónde ubicar los ficheros físicos?

Los ficheros deben estar en el mismo servidor en donde está el gestor documental. Lo recomendable es crear un acceso FTP para cargar estos documentos. Con respecto a la ruta exacta en la que hemos de poner los documentos para que puedan ser importados, debe ser definida en el fichero nuxeo.config que está en $NUXEO_HOME/bin.

Debe añadirse un parámetro nuxeo.csv.blobs.folder en el que indicaremos la ruta exacta en la que hemos de cargar los ficheros, por ejemplo, home/userX/Documents.

Nota: Si eres usuario de alguno de los programas cloud de Athento, haremos este trabajo por ti y pondremos a tu disposición de un acceso SFTP para que puedas dejar tus documentos sin preocuparte en absoluto por esta configuración.

¿Cómo debe ser el fichero CSV?

Deberá incluir una cabecera con al menos:

name
Es el nombre que se usará para construir la URL en donde se ubicará el documento
type
Es el tipo documental. Para documentos sin tipo documental concreto use File
dc:title
Es el nombre del documento que se mostrará
File:content
Es el path del fichero físico después de la ruta indicada en nuxeo.config

A continuación puedes ver un ejemplo:


En el CSV del ejemplo, las columnas TipoDeDocumento y Codigo son metadatos específicos del tipo documental CSVLoadSample. Para importar metadatos de un tipo documental específico, cada columna ha de llevar como nombre el nombre del metadato tal y como aparece en el esquema del tipo documental.

Nota: Si eres usuario de alguno de los programas cloud de Athento, te diremos la estructura exacta que ha de tener tu fichero CSV con los nombres de los metadatos que quieres importar.

¿Cómo hacer la importación?

Desde un espacio de trabajo, haz clic en “Import a CSV file”. Este botón te permitirá encontrar el CSV en tu equipo local.  Mediante el botón “Add” que te aparecerá en el popup, podrás encontrar el fichero CSV en tu equipo. 



Una vez el archivo esté cargado, haz clic en “Process” para que se procese el CSV. Este proceso terminará rápido, irás viendo un reporte de éxito de la importación y, una vez terminada la importación, verás un resumen de las filas importadas de forma exitosa, así como de los errores.


Puedes encontrar más detalle sobre esta importación en https://athento.atlassian.net/wiki/display/AECM/IMPORT+CSV

Continúa leyendo la segunda parte de este artículo en: ¿Cómo cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental? Parte 2
Descarga el caso de éxito de CRISA

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