martes, 28 de abril de 2015

Nuevos Servicios de la API de Captura de Documentos

Os quiero presentar algunos nuevos servicios disponibles de la API de captura y análisis de documentos de Athento.

Extracción de OCR: Permite la obtención del contenido textual de la primera página del documento. Este servicio es ideal para aquellas empresas que por ejemplo tengan una aplicación desde la que quieren buscar documentos por su contenido. 

 
Autoetiquetado: Permite obtener las etiquetas automáticas extraídas de un documento determinado. Estas etiquetas semánticas pueden ser generadas usando una ontología genérica, o definiendo vocabularios particulares mediante Stanbol.   

Extracción de códigos: Podemos obtener los datos conseguidos mediante la lectura de códigos QR y de barras.

Algunos de los códigos que pueden ser leídos por Athento.
Code 128
Code 39
EAN 13
QR
PDF 417
Code 93
UPC-A
UPC-E
EAN 8

Como veis, la API de Athento nos permite hacer uso de su funcionalidad desde aplicaciones externas. Podéis consultar la API de Athento SE desde aquí. Prueba 30 días gratis Athento

lunes, 27 de abril de 2015

¿Cómo compartir documentos con usuarios externos a nuestra empresa en una forma más eficiente?

En un mundo digital como en el que nos movemos, es normal que tengamos que compartir documentación con usuarios externos. Estos pueden ser nuestros clientes o nuestros proveedores. 

A veces, compartir información puede ser una asunto engorroso. ¿quién no ha recibido un email tan pesado que te atasca el cliente de correo? Muchas veces incluso nos vemos obligados a tener que usar medios físicos como discos duros, cds, memorias USB, etc. 

Se han incluso creado aplicaciones cloud para facilitar la tarea de compartir documentos, lo malo, es que con estas aplicaciones tenemos que sacar los documentos a compartir del gestor documental para ponerlo en estas aplicaciones y ahí perdemos un poco de control y de trazabilidad sobre lo que pasa con los documentos.

Athento ECM, incorpora una nueva funcionalidad (disponible para los usaurios cloud) que permite compartir documentos sin sacarlos del gestor con personas que no tienen un usuario y un password en el sistema. Por ejemplo, el sistema nos permite compartir con el cliente sus facturas. O a nosotros, por ejemplo, cuando nos presentamos a algún concurso (que usualmente se pide mucha documentación), utilizamos este mecanismo para compartir documentos con la empresa o Adminiatrción Pública que convoca el concurso. 

Vamos a ver cómo funciona:

1. Crea una carpeta Easy Share

Las carpetas Easy Share contienen documentos que queremos hacer llegar a un usuario externo. Las carpetas Easy Share no pueden estar publicadas indefinidamente, así que es necesario indicarles una fecha de vigencia de la publicación.
 
Una vez creada la carpeta, metemos en ella los ficheros que queremos compartir y voila!.
Las carpetas Easy Share vienen con un enlace público que podemos enviar a nuestros clientes o proveedores para que se descarguen los documentos.


Podemos indicar también un email para que el propio Athento envíe las notificaciones.

Puedes ver más detalles sobre ¿Cómo compartir documentos online con otros usuarios? y, por supuesto, no te olvides de que puedes pedir tus 30 días gratuitos de Athento.


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jueves, 23 de abril de 2015

Athento Smart Engine 3.3.2

Los que hacéis parte de nuestra base de datos recibisteis hoy un email con las novedades de la versión 3.3.2 (Releases Notes) del módulo de captura de documentos de Athento –Athento Smart Engine-.
Voy a compartir también con vosotros las principales novedades de esta nueva versión:


Ahora es posible extraer el texto de documentos Word

Ya podéis obtener el texto de un fichero con extensión .doc o .docx. para trabajar con él.


Integración del autoetiquetado de Athento con Apache Stanbol

Apache Stanbol va a hacer posible que los usuarios suban sus propias ontologías o vocabularios para que sean usados en el proceso de asignación automática de etiquetas a un documento. Este es un avance más en la funcionalidad semántica de Athento.


Clonación de Tipos Documentales

Ahora es posible reaprovechar el trabajo de otros y copiar un tipo documental con su configuración de clasificación y de extracción de datos para utilizarlo. Esto en un futuro muy próximo nos va a permitir ofreceros una librería de tipos documentales que podáis aprovechar para vuestros proyectos.


Enviar el OCR completo de un documento a Alfresco o Nuxeo por CMIS

Antes sólo era posible el envío del OCR de una página concreta, ahora es posible enviar el texto completo del documento a cualquier gestor documental que implente CMIS.



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lunes, 20 de abril de 2015

8 Cosas Que Pedirle a Un Proveedor de Gestión Documental en SaaS

Quiero compartir con vosotros este artículo que acabo de publicar en LinkedIn. Es un artículo que escribo para comentar el webinar de ayer (Seguridad de mis documentos en Cloud). Estuvimos dos horas hablando sobre este tema y respondiendo preguntas. Espero que os resulte interesante.


Ayer tuvimos un webinar de Athento sobre este tema. La mayor parte de los asistentes eran usuarios de América Latina y de España. Siempre que hago un webinar que aborda el tema de la nube me sorprendo de la acogida que tiene. Parece que el tema del cloud computing sigue generando aún muchísimas dudas en usuarios de negocio, usuarios finales y usuarios de IT. La paradoja es que si nos cuestionamos cuantos de nosotros no usa algún tipo de aplicación cloud (Dropbox, Google Drive, Gmail, Twitter) podríamos contar los resultados usando sólo los dedos de la mano.
Otros mercados lo tienen mucho más asumido. De acuerdo con el informa '5th Annual Trends in Cloud Computing’ de CompTIA:
El 90% de las empresas en América usan el cloud. El 60% dicen que tienen en cloud al menos un tercio de su arquitectura IT


Supongo que es labor de nosotros, los proveedores de servicios cloud, difundir en mercados en los que aún no ha permeado la idea, toda la información posible sobre las opciones que tienen los clientes.
Como parte de esa labor de difusión, el webinar de Athento de ayer trataba de educar a los decision makers a la hora de los aspectos claves que deben exigir a un proveedor cuando quieren llevar sus documentos a la nube.

Estos "must have" son los siguientes:

1. Saber qué tipo de cloud es el que me ofrecen: ¿Es un cloud público o privado? ¿Puedo tener un managed cloud? Debes informarte sobre las posibilidades y limitaciones sobre cada uno. Necesitas saber cómo van a ser gestionados tus documentos con respecto a los demás clientes y si estás obteniendo toda la potencia, seguridad, etc. que tu compañía va a requerir.

2. Saber cuáles son las posibilidades de escalabilidad del servicio: Debemos saber si en caso de que nuestras necesidades cambien el proveedor va a ser capaz de responder, ya sea en número de usuarios, almacenamient, funcionalidad o coberturas de soporte.

3. Saber dónde están ubicados tus datos: La ubicación física de los datos te afecta de varias formas,
  • Velocidad: Si el data center está muy lejos de tu país puedes tener problemas de velocidad. Los hubs de internet también te van a afectar.
  • Jurisdicción: Donde se encuentren los data centers va a determinar la ley que se aplica en caso de conflicto.
  • Privacidad y protección de datos: La ubicación del data center hace que se aplique una determinada legislación sobre protección de datos. Los data centers en Europa están sujetos a una directriz europea (Data Protection Directive 1995/46/EC), pero por ejemplo en Estados Unidos, cada estado gestiona la protección de datos de una manera distinta. Si te llevas tus documentos a la India, te ves sometido a que en cualquier momento el gobierno pueda monitorizar o recopilar tus datos por el hecho de ser información dentro de cualquier ordenador en el territorio nacional.
4. Saber si el proveedor cuenta con certificaciones externas: Son pruebas de organismos terceros de que tu proveedor cloud cumple con prácticas idóneas en tema de seguridad y gestión de datos en la nube. Algunas de las certificaciones que te hablan de la calidad de tu proveedor son,
  • ISO 27.001 (Seguridad de la Información)
  • SAAS 70/ SOC (Efectividad y rigor en procedimientos de seguridad y alta disponibilidad)
  • PCI (Gestión de datos y seguridad en transacciones con tarjetas de crédito)
  • Leet Security (Medidas relativas de riesgo)
  • CSA STAR ( Seguridad, buenas prácticas y cumplimiento de regulaciones)
En nuestro caso, por ejemplo, nosotros ofrecemos las 3 primeras y estamos empezando un proceso de certificación STAR.

5. Saber cómo el proveedor gestiona la seguridad: Básicamente, hay que saber qué políticas tiene el proveedor para darnos garantías frente a,
  • Malware: Ataque de virus y otro software malicioso. Debéis saber si vuestro proveedor tiene por ejemplo una política de antivirus. Podéis ver la política de antivirus de Athento desde aquí.
  • Hackers: Averigua qué auditorias de seguridad lleva a cabo el proveedor. Nosotros por ejemplo usamos Survela para detectar psibles vulnerabilidades.
  • Contingencias: Son cualquier situación que puede poner en riesgo la disponibilidad del servicio, la integridad de los datos, etc. Para ello, es importante que el proveedor cuente con acciones preventivas y protocolos reactivos frente a las contingencias que puedan acontecer. Concretamente, debemos pedir como mínimo,
- Políticas de Monitorización: Control sobre los sistemas para actuar rápidamente frente a posibles fallos. Ver las Políticas de Monitorización de Athento.

- Política de Backups: Cuando se realizan las copias de seguridad, qué tipo de copias son, etc. Ver las Políticas de Backup de Athento

- Política de Recovery: Cómo se recuperan los datos en caso de ser necesario. Ver las Políticas de Recovery de Athento.

- Política de Continuidad del Servicio: Qué pasa si se cae el sistema y no se puede acceder a nuestro documentos. Ver Políticas de Continuidad del Servicio de Athento

- Política de Mantenimiento y Mejora: Cómo se gestionan las nuevas versiones del producto. Cómo se resuleven bugs del sistema, cómo se incorpora nueva funcionalidad. Cuándo nos avisarán de cualquier cambio en nuestro servicio, etc. Podéis la Política de Mantneimiento y Mejora de Athento aquí.

5. Saber qué pasa con tus documentos el día que decidas no continuar usando el servicio: El día que no quieras tener tus documentos con este proveedor cómo vas a hacer para recuperarlos. Estas cosas se recogen en la Política de Salida. Puedes ver aquí la Política de Salida de Athento.

6. Saber a qué te comprometes cuando usas el servicio: Cuando contratas un servicio cloud estás aceptando unas condiciones de uso, ¿las conoces?. Tu proveedor debería tenerlas públicas para que puedas consultarlas en todo momento. Ver Términos de Servicio del Cliente de Athento.

7. Programas de soporte disponibles: Esto es importante según las necesidades de tus usuarios o arquitectura tecnológica. Algunas empresas necesitan una cobertura los 365 días de la semana porque su sistema de información consulta y esribe de forma constante en el gestor documental. Para otros clientes esto es menos importante, pero es importante que sepas cuáles son los mecanismos que tienes para que los incidentes que tengas con la plataforma sean atendidos.

8. ¿Qué otras empresas ya trabajan con ese proveedor? Al final, más allá de las certificaciones, los clientes actuales son la mejor referencia que un proveedor puede tener. Ellos dan fe de qué tan bueno es el servicio. Pregunta a tu proveedor por otros clientes.

Os dejo con el vídeo del webinar:



Webinar: La Seguridad de Mis Documentos en la Nube from Athento on Vimeo.


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lunes, 13 de abril de 2015

Sincronización CMIS de Athento Smart Engine

Para los que están buscando una solución de captura compatible con su entorno tecnológico, el módulo de captura de documentos de Athento –Athento Smart Engine- es definitivamente una opción a considerar.

Como lo sabéis aquellos que trabajáis con captura de documentos, una aplicación de este tipo adquiere verdadero sentido cuando utilizamos la información producida por esta para nutrir sistemas terceros (por ejemplo, un ERP, software de negocio o un gestor documental).

Athento Smart Engine presenta fundamentalmente dos formas de integrarse con aplicaciones terceras:

Posibilidades del Conector CMIS de Athento Smart Engine

A continuación revisamos algunas de las cosas que podemos hacer con el conector de CMIS del Smart Engine de Athento.



  • Migración de documentos a un ECM que implemente CMIS: Con Athento podemos hacer una migración de una estructura de carpetas a una determinada ubicación dentro del gestor documental. La construcción de rutas para la migración puede construirse de forma dinámica. Por ejemplo, si tenemos la documentación de nuestros trabajadores digitatizada en un equipo local y separada en expedientes (carpetas) por número de identificación del empleado, podemos decirle a Athento que migre estas carpetas a un Alfresco o Nuxeo a la ruta Empleados/NumeroEmpleado. La ruta se construirá automáticamente para cada empleado tomando el nombre de la carpeta origen para completar la ruta en el ECM. Es decir, si tenemos una carpeta origen 78775375G, se guardará en el gestor documental de forma automática la documentación de este empleado en Empleados/78775375G. Athento además puede hacer una migración recursiva de la estructura de carpetas que volquemos a una carpeta monitorizada mediante acceso FTP.
  • Envío de documentos procesados a un ECM: Un caso típico puede ser, necesitamos enviar al gestor documental nuestras imágenes indexadas. Las procesamos en Athento, extraemos su OCR y enviamos estos documentos junto con su respectivo OCR al sistema ECM. Desde ese momento, el texto del documento y sus metadatos ya estarán disponibles para que pueda buscarse por cualquier palabra o expresión contenida en el texto o por cualquier metadato.
  • Carga desde un sistema ECM hacia Athento Smart Engine para que los documentos sean procesados: Supongamos que tenemos en el gestor documental unos documentos tipo factura con sus campos (total, proveedor, fecha, etc.), pero no tenemos estos datos rellenos porque no tenemos tiempo para que nuestros empleados rellenen estos datos a mano. Athento puede tomar los documentos desde el sistema ECM (Alfreesco, Open Text, Documentum, Nuxeo), procesarlos y extraer sus datos y completar los campos en el ECM. 

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miércoles, 8 de abril de 2015

Los Despachos y su lucha con una Gestión Documental pobre

Un estudio realizado por Workshare muestra los retos y desavenencias de los profesionales legales frente a su gestión documental. El estudio nos deja interesantes cifras:


  • El 65% de los profesionales entrevistados piensan que su trabajo podría automatizarse más.
  • El 29% de los estos profesionales desearía poder comparar mejor las versiones de sus documentos.
  • Al 86% les gustaría poder ver versiones previas de documentos, saber quién y cuándo se han realizado cambios en un documento.
  • El 65% piensa que necesitan un acceso centralizado a los documentos en donde puedan compartir y colaborar sobre sus documentos. 

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lunes, 6 de abril de 2015

Calendario de Webinars Abril de 2015

Este mes volvemos con los webinars de Athento. Como cada mes, haremos un webinar especializado en captura de documentos y un webinar centrado en gestión documental.

Os dejamos con una breve descripción de cada uno de los webinars y con el enlace a su página de registro.

Recordad que estos webinars son gratuitos y que registrándoos recibiréis el vídeo del webinar una vez este se haya realizado.

Webinar de Gestión Documental: La Seguridad de Mis Documentos en Cloud 

Tipo: Webinar Formativo y Demostración de Producto
Temática: Gestión de Documental
Fecha: 16 de Abril 2015

La pérdida o filtración de datos son algunos de los temas que preocupan a los CIO y CTOs de la mayoría de compañías que están considerando el Cloud (SaaS) como una opción para la migración o adquisición de un nuevo servicio de Gestión Documental.

En este webinar abordaremos las medidas que se toman para proteger al cliente de estos posibles riesgos, así como las garantías que los clientes pueden buscar a la hora de contratar este tipo de servicios.

Otros temas que abordaremos en este webinar serán:

  • Medidas de Seguridad Cloud
  • Plan de Recovery
  • Plan de Salida
  • Política de Continuidad del Servicio
  • Política de Backup
  • Política de Mantenimiento y Mejora Continua
  • Medidas de Monitorización de Athento
  • Política de Antivirus
  • Política de Privacidad
 Apúntate a este webinar gratuito de Athento.


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Webinar de Captura de Documentos: Prevención y Detección del Fraude en Documentos

Tipo: Webinar Formativo y Demostración de Producto
Temática: Captura de Documentos
Fecha: 30 de Abril de 2015

Las tecnologías OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)  incorporadas en software de captura de documentos pueden ayudarnos a detectar información no veraz o fraudulenta. La forma en la que funciona es fácil, el OCR convierte a texto legible por ordenadores el texto de los documentos, de modo que podamos extraer ese texto del contenido del documento y compararlo contra otros sistemas que nos garanticen la fiabilidad de la información contenida en dichos documentos.


En este webinar veremos algunos ejemplos de casos de uso en los que estas tecnologías ayudan a compañías a prevenir y a detectar fugas de dinero y otros tipos de fraude.

Veremos en este webinar:

  • Qué es OCR
  • Fiabilidad del OCR
  • Conexión con sistemas terceros
  • Casos de uso de detección de fraude

 También veremos en vivo y en directo una demostración del módulo de captura de Athento, Athento Smart Engine


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miércoles, 1 de abril de 2015

Recogida de Datos desde Puntos Remotos con la Captura de Athento

Gracias a todos los asistentes del último webinar de marzo de Athento. Este webinar como sabéis trataba el tema de la captura de documentos desde puntos geográficos diversos.

Vimos en él algunos casos concretos de clientes. La mayoría de los casos se centraron en la adquisición de nuevos clientes y cómo la captura de datos desde los puntos de atención directa a clientes resultaba en una disminución considerable del tiempo en el que gestionamos la adquisición de un nuevo cliente.

También vimos en vivo y en directo el Athento Smart Engine, módulo de captura de documentos de Athento. No olvideis que podéis probar el módulo de captura de Athento desde nuestra web.

Hoy os dejamos con el material que utilizamos para el webinar.

Presentación:



El vídeo del webinar:


Webinar Recogida de Datos desde Puntos Remotos con la Captura de Athento from Athento on Vimeo.


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