miércoles, 26 de agosto de 2015

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 1)


Hoy quiero comentar con vosotros un whitepaper publicado por Digital Clarity Group y patrocinado por Box, una herramienta de FileSharing que siempre ha tenido una clara apuesta por el mercado Enterprise a diferencia de otros proveedores de este tipo de aplicaciones.

El nombre del informe captó mi atención de inmediato: ECMNext.

En este whitepaper se explican los problemas por los que los proveedores clásicos de gestión documental y ECM no suplen las necesidades de los usuarios actuales; pero más importante, en este informe se defiende que serán las aplicaciones de FileSharing y Colaboración (EFSS – Enterprise File Sync and Share) las que llenen esos vacíos del ECM y se conviertan en la nueva generación del ECM, reemplazando a herramientas como OpenText, Documentum, SharePoint, etc.

Voy a explicar un poco las tesis defendidas por Chris Walker en ECMNext y os daré mi propia valoración. Vamos a dividir este análisis en cada una de las dos ideas que se defienden en el texto.

“The Challenges of Legacy ECM” – “Los Retos del ECM Tradicional”


Walker argumenta que las herramientas de ECM no llegan a conseguir las tasas de adopción esperadas porque son construidas como sistemas de archivo y no como sistemas que “enganchen” al usuario del modo en el que lo hacen las aplicaciones a las que están acostumbrados.

“In addition to things such as cost, content silos, and long deployment timelines, legacy ECM systems did not provide anticipated benefits because adoption rates were low. Legacy ECM systems are built as systems of record (SOR), not systems of engagement (SOE): i.e., they were built for the content management equivalent of bean counters, not for the people that have to work with the content on a daily basis.”

Sumando a los problemas de uso, este consultor resalta los problemas de negocio que suelen traer consigo los proyectos ECM:

  • Costes en licencias, implantaciones y soporte de un software que al final la gente no termina de usar.
  • Costes en tiempo y dinero en los que se incurre para ver cómo quedaría el software en caso de comprarlo (pilotos y pruebas de concepto).
  • Inversión necesaria de tiempo de los empleados en aprender a utilizar las herramientas. Es decir, falta de un aprendizaje natural por parte de los usuarios.
  • Implantaciones y despliegues que se dilatan excesivamente en el tiempo.

“Organizations spent millions of dollars on licenses, maintenance, support, and implementation just to have the majority of what they purchased end up as shelfware. ECM pilots and proofs-of-concept could easily take 3 months duration or more3 to deploy and incur well in excess of $350K in external consulting fees. In addition to funds paid to vendors and consultants, there are internal costs to consider. Staff need to be engaged in the projects, taking them away from their day-to-day work, and they need to be trained on the new tools and processes. Infrastructure, whether owned, leased, or hosted needs to be planned for and procured. Enterprise ECM deployments can take, quite literally, years.”

Creo que quien trabaje en esto sabe que este hombre no está diciendo nada descabellado, así como creo que –y me alegro de ello- que cada vez más gente está pidiendo que paremos de asumir que esto es lo “natural” en ECM. No tiene que ser así.

Tenemos retos en el mundo del Enterprise Content Management que no podemos tardar mucho más en enfrentar, por ejemplo:


En la próxima entrada veremos la segunda idea que explica Walker en ECMNext: “The Next Generation of Enterprise Content Management” – “La Nueva Generación del Enterprise Content Management”: Las aplicaciones de File Sharing y File Sync van a convertirse en la nueva generación del ECM.  

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jueves, 20 de agosto de 2015

Factura Electrónica

La factura electrónica como ya sabéis, es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico y que tiene la misma validez que una factura que se expide en papel. En España, la Administración está impulsando el uso de estas facturas pidiendo que la facturación a organismos públicos se haga mediante este mecanismo, de hecho, su expedición en este formato es obligatoria desde enero de 2015. La expedición de este tipo de facturas a consumidores o empresas privadas está sujeta a que el receptor otorgue su consentimiento para que se le facture de esta manera.

Existen dos tipos de facturas en formato electrónico:


Facturas No Estructuradas
Dentro de esta categoría se encuentran las facturas que escaneamos, o aquellas que nacen con un origen digital por ejemplo en formato PDF o cualquier otro formato de imagen. Para poder explotar los datos que contiene una factura de esta naturaleza, tendremos que exponerla a un proceso de OCR. En este vídeo se puede ver cómo Athento Smart Engine (módulo de captura de documentos de Athento) procesa estas facturas y las vuelca en Athento ECM (el gestor documental).


Demo de Athento - Gestión Documental Inteligente from Athento on Vimeo.




Facturas Estructuradas
Estas facturas traen ya los datos listos para ser procesados por ordenadores. No hay que aplicarles OCR porque los datos pueden ser leídos directamente por las máquinas. Estas facturas están hechas en XML. En Athento hemos realizado un plugin que permite la lectura y almacenamiento de facturas en formato Facturae (Facturae versión 3.2.x con firma electrónica XAdES.)
En este vídeo vemos cómo se sube al gestor documental una Facturae y Athento lee sus datos.



Lectura y almacenamiento de Factura Electrónica en Athento (Facturae) from Athento on Vimeo.


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