miércoles, 28 de octubre de 2015

Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 1)




Llevo una temporada hablando de los retos a los que nos enfrentamos los fabricantes de software ECM (Enterprise Content Management), así mismo, he comentado de forma muy genérica algunas dificultades que experimentan los usuarios de software de gestión documental y ECM. Ahora me gustaría ahondar un poco más a nivel de negocio y comentar con vosotros las problemáticas concretas de sectores específicos. Hoy voy a empezar por la banca que es un sector con el que he tenido especial relación y conozco de primera mano sus retos.

Una de los procesos más comunes en el sector de la banca es el de aprobación de expedientes de créditos o préstamos y/o concesión de tarjetas de crédito. Aunque procesos distintos, en esencia, desde el punto de vista de la problemática de gestión documental, estos procesos son –sino iguales- muy parecidos.

Una entidad crediticia procesa alrededor de 500.000 expedientes de esta naturaleza al año.

Este proceso se materializa y requiere de varios documentos a medida que avanza el proceso, por ejemplo:
  • Solicitud del préstamo.
  • Documento de identidad del solicitante.
  • Documentos que respalden su factibilidad crediticia.
  • FEIN -Ficha Europea de Información Normalizada-.
  • Contratos.

Cada uno de estos expedientes tiene una media de 20 documentos, por lo que a nivel de documentos, hablamos de volumetrías de 10 millones de documentos anuales, muchos de los cuales deben procesarse a nivel de página, lo que eleva de forma exponencial las cifras en materia de necesidades de procesamiento y, también, los costes de logística.

La información de los clientes normalmente es captada en puntos externos al banco o entidad, por ejemplo, en grandes almacenes, supermercados, centros comerciales o stands móviles.

“Estos procesos llevados a cabo de forma tradicional, además de costes derivados del papel y de su logística, suponen un factor adicional que pone en riesgo el cierre de las operaciones con nuevos clientes: el tiempo.”

Este proceso se ha llevado tradicionalmente en papel. Desde los puntos de venta se rellenan solicitudes que tienen que ser llevadas en físico al banco, o a agencias en caso de que la venta de los productos bancarios esté externalizada. Este proceso, además de costes derivados del papel y de su logística, supone un factor adicional que pone en riesgo el cierre de las operaciones: el tiempo. Es decir, cuanto más tiempo se tarde el proceso de adjudicación del préstamo o tarjeta, más posibilidades hay de que el cliente cambie de parecer y la venta no culmine de forma exitosa.

Las posibilidades tecnológicas que algunos bancos están adoptando en la actualidad para paliar estos efectos, están íntimamente relacionadas con la captura de datos y/o documentos, un tema que, como sabéis, me apasiona profundamente ☺

“Un dato característico de estos procesos de la banca es la multitud de formatos de documentación y de canales por los que se reciben dichos documentos”

Ciertos datos como por ejemplo, los datos de la solicitud pueden ser capturados desde los puntos de Venta por medios electrónicos (formularios web, aplicaciones móviles) y los documentos que debe entregar el cliente (DNIs, Documentación bancaria, etc.) son escaneados o capturados como fotografías. Aquí vemos un elemento característico de estos procesos de la banca, que es la multitud de formatos de documentación y de canales por los que se reciben dichos documentos.

Continuará…

Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/los-retos-de-la-banca-en-gesti%C3%B3n-documental-parte-1-de-la-rosa?trk=mp-author-card


Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 1)
Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 2)

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jueves, 22 de octubre de 2015

Por Qué Dell quiere entrar en el negocio del Enterprise Content Management

Hace unos días, la noticia de que Dell ha llegado a un acuerdo con EMC para comprar ésta por la astronómica cifra de 59.000 millones de euros sacudió el sector de la Gestión de Contenidos Empresariales.

Cuando esta operación termine, Dell se habrá convertido en la tercera compañía tecnológica del mundo, sólo detrás de IBM y HP.

Según ha afirmado Michael Dell, Consejero Delgado de Dell, en declaraciones públicas "estamos creando una compañía con una potencia increíble".

La noticia ha generado opiniones favorables, como la de Daniel Ives -analista en FRB & Co.- que considera la fusión Dell-ECM "un acuerdo histórico que tendrá un amplio alcance en el sector de la tecnología en los próximos años".

Si bien, otros analistas no se muestran tan optimistas. Por ejemplo, Holger Mueller analista en Constellation Research no considera tan ideal el tándem Dell-ECM, sobre todo porque el tiempo se acaba: "Este acuerdo podía significar la creación del centro de datos del futuro. Si esto fuera on-premise, sería un gigante. Sin embargo, los datos definitivamente van a estar en la nube, justo donde Dell/ECM han tenido problemas para ganar cuota".

De acuerdo a Tony Byrne -analista de Real Story Group- Dell podría perseguir con esta operación ofrecer un paquete integrado donde integrar una oferta de portátiles, servidores y consultoría de Dell, y software empresarial y almacenamiento de EMC. En su opinión, "Este tipo de estrategia podía haber funcionado en la década de los 90, pero no hoy en día".

Yendo más allá de la lentitud de reacción que en los últimos años EMC ha tenido para posicionarse como proveedor cloud, esta fusión puede aunar para el cliente el valor de la analítica de Dell y la gestión de la información con EMC. Por lo que puede que aún no sea demasiado tarde para ellos y verdaderamente estén construyendo ese centro de datos del futuro.

Como nuestro CEO José Luis de la Rosa comentaba en su artículo Mi visión personal sobre el ECMNext, no podemos subestimar la capacidad de sobreponerse de los grandes del ECM y del Equipamiento y la Analítica, porque aunque pueden ir justos de tiempo, atesoran una gran experiencia y conocimiento que los ha llevado a donde están.


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miércoles, 14 de octubre de 2015

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 3)




Continúo con mi disertación acerca del whitepaper patrocinado por Box: NextECM. En la primera parte de este artículo estudiamos aquellos vacíos que el ECM tradicional no ha sabido llenar, y en la segunda parte, repasamos la idea de Walker acerca de que las aplicaciones de Enterprise File Sync and Share (EFSS) van a ser la nueva generación del ECM.
En esa segunda parte os adelantaba también que difería del autor en algunas cosas. Me dispongo pues a explicaros por qué no estoy del todo de acuerdo con Walker.

Querer abordar el problema de la adopción del software sólo desde la facilidad de uso

Sin duda, las características de las aplicaciones EFSS son tremendamente atractivas para los usuarios y eso afecta a las tasas de adopción de unas tecnologías frente a otras. Los usuarios se sienten más cómodos trabajando con estas aplicaciones que con el típico software empresarial. Interfaces bonitas y fáciles de usar, sin duda, ayudan a vencer la resistencia al cambio cuando introducimos una nueva herramienta en el día a día de los usuarios.

Walker también menciona el tema de los deployments eternos en el software ECM tradicional frente a la facilidad y rapidez de delivery de las aplicaciones EFSS, lo cual sin duda es un guiño gigante para los departamentos de IT y un ahorro de costes muy importante frente a la vieja forma de hacer las cosas.

No obstante, a mi juicio, nos estamos dejando una parte importante fuera. Los objetivos de la gente de negocio. Cuando un área (o una empresa a nivel corporativo) piensa implementar una herramienta ECM lo que está buscando no es solamente encontrar un repositorio digital para sus documentos. Eso pueden seguir haciéndolo compartiendo servidores de ficheros en red como ya lo hacen muchos. Se tardarán más o menos en encontrar lo que buscan, pero lo tienen allí, compartido y en digital. La gente de negocio ve por el negocio y lo que buscan es básicamente esa palabra que estamos todos hartos de escuchar: eficiencia.

Buscan que el trabajo que hacen los empleados hoy en día se haga en menos tiempo y con menos recursos. Esto no se consigue sólo con interfaces bonitas y deployments veloces. La facilidad de uso es una parte de ese todo que requiere la búsqueda de la eficiencia. ¿Qué más se necesita? Algunas ideas:
  • Eliminar tareas manuales que el software puede hacer: Este es el principal punto a tener en cuenta, a mi juicio. Es importante conseguir automatizar con software ECM tareas sin valor, como el archivado manual, etiquetados manuales, clasificación manual, entrada de datos manual, etc. De este modo conseguimos impactos directos a nivel económico. No se trata sólo de que el usuario haga más fácilmente su trabajo, sino que además debemos quitarle trabajo.
  • Facilitar la configuración de la herramienta por el propio cliente: Esta idea ya la he explorado en artículos anteriores. Debemos quitar la dependencia que el cliente tiene de intermediarios o de fabricantes ECM a la hora de configurar la herramienta para que responda a sus necesidades particulares. No se trata de poner al cliente a programar (como se ha entendido en muchas ocasiones) sino precisamente de que no se necesite programar.
  • Reutilizar trabajo: En el siguiente apartado estudiaremos más a fondo esta idea, pero aquí me refiero a los Mapas de la Gestión Documental, o herramientas, contenidos, y guías que podamos extrapolar de un proyecto a otro ahorrándole trabajo a los clientes.

Ignorar la capacidad de sobreponerse de la industria del ECM

El mundo del software es un mundo maravilloso. En él, a veces, el software en sí mismo es lo que menos importa. Importan la visión, la experiencia y otras cosas mucho más que el software en sí mismo. Una empresa de software puede decidir tirar a la basura un desarrollo de años y volver a re-implementarlo completamente tardando un cuarto del tiempo que invirtió en el software original. ¿Por qué? Porque el software, señores, no es más que líneas de código. Aquí lo que vale más no es hacerlo, sino saber cómo hacerlo.

Aquí es donde me parece que Walker subestima a los grandes del ECM. Puede que hayan sido lentos en llegar a la conclusión de que el ECM necesita un cambio, o, tal vez, lo descubrieron mucho antes que el resto pero trataron de conservar el modelo de negocio que traían. Ahora están cortos de tiempo, pero no de conocimiento y experiencia. O sino que le pregunten a EMC que con su nuevo “Project Horizon” da la espalda a Documentum y se embarca en una nueva aventura guiada por los preceptos del cloud y del on-demand.

El software ECM tradicional bien puede llevar unos cinco años de retraso con respecto a las necesidades de los usuarios como defendía en entradas anteriores, pero no debemos olvidar, que como contrapartida tiene al menos 25 años de experiencia haciendo software ECM y ese es un punto a considerar cuando descubramos por fin quienes se convierten en la 6ta era del ECM.

Ese conocimiento deberá ser puesto en cosas como construir mapas y sistemas GPS para la gestión documental, consiguiendo que los clientes tengan más cosas out-of-the-box como tipos documentales o flujos de trabajo, y menos necesidad de acometer desarrollos.

El tiempo le dará la razón al señor Walker, a mí o a otros. En cualquier caso, me alegra ver que ya tenemos un debate abierto sobre el futuro del ECM y tanta variedad de interlocutores sólo puede enriquecer las decisiones que se tomen para delinear el futuro de esta industria.

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miércoles, 7 de octubre de 2015

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 2)




Continúo con mi disertación acerca del whitepaper patrocinado por Box: NextECM. Podéis encontrar la primera parte del artículo aquí: “Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 1)”. Veremos ahora la segunda idea principal defendida por Walker: Las aplicaciones de File Sharing y File Sync van a convertirse en la nueva generación del ECM.

“The Next Generation of Enterprise Content Management” – “La Nueva Generación del Enterprise Content Management”


Respondiendo a un tweet de Jonh Mancini, de la AIIM, en el que se pregunta si las aplicaciones de FileSharing/FileSync son la sexta era del ECM, Walker afirma que sí.

El consultor destaca que estas aplicaciones han sabido llegar donde el ECM tradicional ha fallado. Especialmente, Walker centra su argumentación en la capacidad de estas aplicaciones de estar a la altura de lo que los usuarios demandan para sus aplicaciones personales: facilidad de uso, rapidez, acceso desde dispositivos móviles, colaboración con otros usuarios, etc.

“Perhaps the most important change is what’s happened to us — the people who use these tools daily. We no longer need to suffer an interminable wait to get our hands on something that we neither like nor know how to use. Instead of having to sit through hours or days of user training we get apps. We get apps that look and behave like the apps we use to check our social media feeds, news updates, how our stocks and sports teams are performing, or whether it’s going to rain tomorrow or not. In other words, we get something that’s intuitive and suits the purpose for which it’s intended. We no longer have a reason to do an end-run around IT to get our work done.”

Bajo mi punto de vista, Walker tiene mucha razón en que para que el ECM sea realmente útil para los negocios se requiere adopción, y esa adopción pasa por hacer atractivas las aplicaciones para los usuarios.

Walker dice además, que el software de ECM tradicional ha tratado de incorporar y aprender de las aplicaciones EFSS, pero que no han podido superar su propia complejidad. Por esta razón, están mucho más cerca las aplicaciones de EFSS (con sus mejoras en seguridad en control de documentos) de suplir los vacíos del ECM que el software ECM tradicional.

En este punto es en donde comienzo a diferir con el autor, por dos razones esencialmente que explicaré en la tercera y última parte de este artículo.

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