lunes, 28 de diciembre de 2015

Nuevos Tipos Documentales en Athento

La semana pasada pusimos a disposición de los clientes de nuestro servicio cloud, nuevos tipos documentales. Un tipo documental en el servicio de gestión documental cloud es un formulario, al que se le pueden adjuntar un fichero e indicar datos sobre el mismo a manera de metadatos.

Aunque algunos tipos documentales son propios de cada empresa, también hay un buen número de ellos que son comunes a un gran número de compañías, ya que son documentos que se corresponden con procesos comunes administrativos, de recursos humanos, productivos, etc. Este tema ya lo habíamos tratado en uno de nuestros artículos de reflexión: “Los Mapas del ECM”.

En el pasado habíamos introducido algunos, como por ejemplo, el tipo documental factura, o el tipo documental póliza de seguros. Sin embargo, en esta ocasión, venimos con un paquete de tipos documentales más grande del que podréis sacar provecho sin coste alguno.

En concreto, los tipos documentales que hemos estrenado en nuestro servicio cloud son de naturaleza administrativa y son los siguientes:

  • Órdenes de pago
  • Solicitudes de transferencias bancarias
  • Hojas de gasto
  • Solicitudes de viaje 
Estos documentos están disponibles desde el botón “Nuevo Documento” que encontrarás en cualquier espacio en el que se puedan crear documentos.




A continuación te mostramos el tipo documental Solicitud de Viaje.



Seguiremos añadiendo a nuestra biblioteca de tipos documentales, aquellos que sean de utilidad para nuestros clientes. Tú también puedes indicarnos cuales son los tipos documentales que te gustaría tener disponibles que en el gestor documental:


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martes, 15 de diciembre de 2015

¿Cómo cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental? Parte 1

Vamos a empezar una serie de entradas en las que explicaremos diferentes métodos de carga masiva de documentos y metadatos al gestor documental Athento.

Aquí tenéis un cuadro resumen:

Método
Carga mediante CSV.
Recomendado para
Cargar documentos que hemos exportado de otros sistemas y cuyos metadatos son entregados por aquellos sistemas externos en formato CSV o Excel.
Importa
Ficheros y metadatos.

Lo primero que necesitaremos es asegurarnos de que tenemos activo el plugin CSV que permite la lectura de CSVs.

Usuarios del cloud público de Athento: Es necesario contactar con el equipo de soporte.


Usuarios del cloud privado e instancias onpremise: Debéis ir al Centro del Administración y dentro de él, al Update Center. Dentro de Paquetes Locales, el paquete CSV debe estar instalado. 


Este plugin, permite que desde un espacio de trabajo, tengáis disponible un botón “Import a CSV file”.


Este botón os va a permitir cargar un fichero CSV, con metadatos y los nombres de los ficheros que se deben importar.

¿Dónde ubicar los ficheros físicos?

Los ficheros deben estar en el mismo servidor en donde está el gestor documental. Lo recomendable es crear un acceso FTP para cargar estos documentos. Con respecto a la ruta exacta en la que hemos de poner los documentos para que puedan ser importados, debe ser definida en el fichero nuxeo.config que está en $NUXEO_HOME/bin.

Debe añadirse un parámetro nuxeo.csv.blobs.folder en el que indicaremos la ruta exacta en la que hemos de cargar los ficheros, por ejemplo, home/userX/Documents.

Nota: Si eres usuario de alguno de los programas cloud de Athento, haremos este trabajo por ti y pondremos a tu disposición de un acceso SFTP para que puedas dejar tus documentos sin preocuparte en absoluto por esta configuración.

¿Cómo debe ser el fichero CSV?

Deberá incluir una cabecera con al menos:

name
Es el nombre que se usará para construir la URL en donde se ubicará el documento
type
Es el tipo documental. Para documentos sin tipo documental concreto use File
dc:title
Es el nombre del documento que se mostrará
File:content
Es el path del fichero físico después de la ruta indicada en nuxeo.config

A continuación puedes ver un ejemplo:


En el CSV del ejemplo, las columnas TipoDeDocumento y Codigo son metadatos específicos del tipo documental CSVLoadSample. Para importar metadatos de un tipo documental específico, cada columna ha de llevar como nombre el nombre del metadato tal y como aparece en el esquema del tipo documental.

Nota: Si eres usuario de alguno de los programas cloud de Athento, te diremos la estructura exacta que ha de tener tu fichero CSV con los nombres de los metadatos que quieres importar.

¿Cómo hacer la importación?

Desde un espacio de trabajo, haz clic en “Import a CSV file”. Este botón te permitirá encontrar el CSV en tu equipo local.  Mediante el botón “Add” que te aparecerá en el popup, podrás encontrar el fichero CSV en tu equipo. 



Una vez el archivo esté cargado, haz clic en “Process” para que se procese el CSV. Este proceso terminará rápido, irás viendo un reporte de éxito de la importación y, una vez terminada la importación, verás un resumen de las filas importadas de forma exitosa, así como de los errores.


Puedes encontrar más detalle sobre esta importación en https://athento.atlassian.net/wiki/display/AECM/IMPORT+CSV

Continúa leyendo la segunda parte de este artículo en: ¿Cómo cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental? Parte 2
Descarga el caso de éxito de CRISA

jueves, 10 de diciembre de 2015

El Reto Tecnológico de La Gestión de Facturas (Parte 3)




Ya hemos visto en la primera y segunda entradas de esta serie, que si bien, hemos avanzado en el camino de la automatización de la gestión de facturas, aún nos quedan retos tecnológicos por solventar.

Antes de terminar esta serie, me gustaría señalar que las razones por las que la problemática de las facturas no está 100% resuelta no sólo tiene que ver con las dificultades tecnológicas que entraña el tratamiento de facturas. También hay restricciones que afectan a las áreas de negocio de las empresas y a IT. Vamos a ver algunas:
  • Software de captura de documentos con licencias costosas.
  • Negocio tiene que evaluar si adquirir una licencia de un software sólo para la gestión de facturas, o si adquieren un software de captura global que les permita automatizar otros procesos.
  • Software complejo para usuarios no técnicos.
  • Dificultad de escalar en performance y rendimiento en instalaciones on-premise.
  • Integración real con otros sistemas, ya que el software de captura es un medio y no un fin.
Creo que la modalidad de pago por uso típica de servicios cloud es una buena respuesta para la mayoría de estos problemas:
  • Licencias costosas: Pay as you go. Pagas por lo que consumes, pudiendo aumentar o disminuir el consumo del servicio según las necesidades productivas.
  • Complejidad del software: El modelo cloud empuja al self-service del cliente, por tanto, requiere que las aplicaciones sean lo suficientemente intuitivas como para que el usuario pueda servirse a sí mismo.
  • Escalabilidad: Estos servicios permiten crecer a nivel de prestaciones y de capacidad. Es mucho más fácil y rápido crecer que si el cliente debe comprar hardware.
  • Integración: La mayoría de servicios cloud ponen a disposición del cliente una API de comunicación.
El único punto no resuelto por el cloud es el de la especialización del software de captura en captura de facturas, pero como veis, la mayoría de issues de negocio, estarían cubiertas bajo un modelo cloud.

Espero que esta reflexión os haya sido de utilidad o, al menos, de entretenimiento. :)


Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/el-reto-tecnol%C3%B3gico-de-la-gesti%C3%B3n-facturas-parte-3-de-la-rosa?trk=mp-author-card

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miércoles, 2 de diciembre de 2015

El Reto Tecnológico de La Gestión de Facturas (Parte 2)



Os comentaba en la primera parte de esta serie de artículos, que hoy en día la aprobación y contabilización de facturas puede resolverse tecnológicamente. Que, de hecho, Athento Smart Engine ayuda en la actualidad a empresas de diversos sectores con la gestión de facturas.

En esta segunda parte, quisiera centrarme en los retos que, no obstante, la gestión de facturas sigue representando para nosotros los fabricantes de software de captura de documentos.

El primero de estos retos es la falta de uniformidad en las facturas. Aunque en apariencia, todas las facturas son iguales a los ojos de los humanos, a los procesadores de los ordenadores no lo son tanto.
“No existe un formato uniforme de factura, ya que cada empresa diseña sus propias facturas. Si bien los datos son los mismos y en muchos casos están regulados por la Ley, no así la posición en la que aparecen los datos, lo que dificulta la capacidad del software de encontrar el dato.”
Iniciativas gubernamentales han tratado de solventar este problema con las facturas que nacen en digital, en España, por ejemplo, tenemos formatos como Facturae. En este vídeo se puede ver cómo Athento ECM lee el formato Facturae. El problema lo tenemos con las facturas que son escaneadas, o que aun naciendo en digital no cuentan con un formato estructurado estándar.

Aquí no acaban los retos que las facturas nos presentan. Otro problema frecuente es que si bien todos los datos como fechas o monedas deben tener el mismo formato en el software contable, dicho formato varía en las facturas origen. Por ejemplo, un proveedor puede utilizar guiones en lugar de barras para separar los dígitos de la fecha, o incluso, colocar las fechas en letras. Las personas sabemos interpretar estos escenarios y traducir para el software contable estos datos, pero las máquinas a día de hoy no tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones, hay que enseñarles las reglas y conseguir que sigan aprendiendo a medida que aumenta la experiencia.
“Las máquinas a día de hoy no tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones, hay que enseñarles las reglas y conseguir que sigan aprendiendo a medida que aumenta la experiencia.”
Pero quizás el reto más complejo de las facturas vuelva a estar en la extracción de datos. Las herramientas de captura de documentos, basan su forma de extraer datos y clasificar documentos en templates o plantillas de documentos. Esto nos obliga en muchos casos a tener una plantilla por cada proveedor (o incluso varias por proveedor). Una empresa de 10 empleados tiene una media de 120 proveedores, es decir, esta empresa necesitaría definir 120 modelos de facturas.

De modo que la configuración de los parámetros de extracción y clasificación es una tarea compleja que se incrementa de forma exponencial con el número de facturas que maneja una empresa. La tecnología debe pues avanzar hacia ser capaz de autogenerar sus propias plantillas, sugiriendo a los usuarios como reconocer un tipo documental y tratando de encontrar dentro del documento sin intervención del usuario los datos que debe extraer. Así mismo, la problemática de las facturas requiere que las máquinas sean capaces de interpretar distintos formatos de datos y transformarlos, de la misma manera que lo hacemos los humanos.

Al anterior cóctel de retos, hemos de sumarle que las soluciones han de ser user-friendly, de fácil comprensión y uso para usuarios que trabajen con facturas y que, con bastante probabilidad, no sean usuarios técnicos.


Descarga el caso de gestión documental en el metro de málaga

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