jueves, 23 de junio de 2016

El ECM como un centro de información


El papel de la gestión de contenidos empresariales (ECM) como un repositorio de documentos centralizado está ya afianzado, pues las organizaciones obtienen rápidamente los beneficios de disponer de sus documentos en el contexto de sus aplicaciones de negocio. Sin embargo, el valor que aporta la tecnología ECM a las organizaciones se ve exponencialmente incrementado cuando se usa como un centro de información entre las aplicaciones de negocio facilitando los procesos clave, conservando y sincronizando la información y los documentos y haciendo posible maximizar la inversión realizada en las aplicaciones de negocio existentes. 

La información es un elemento vital para las organizaciones, sin embargo, la mayoría de las empresas todavía tienen dificultades para encontrar sus datos dispersos en distintos sistemas desconectados. El reto de gestionar la información a través de sistemas independientes se ha complicado aún más hoy en día debido al creciente ritmo del volumen de información corporativa. 

Un nuevo estudio de IDG Research Services, ha arrojado que las organizaciones cuentan con una media de 48 aplicaciones de negocio que contienen información crítica sobre el negocio. mientras un cuarto de las compañías analizadas hacen malabares para gestionar hasta 100 aplicaciones.

Las organizaciones gestionan su información crítica de negocio en casi 50 sistemas o aplicaciones distintas que no están conectados lo que les dificulta encontrar sus datos y aprovecharlos para tomar decisiones de negocio

Aquellas organizaciones que aún no han dado el salto de integrar la gestión documental con sus aplicaciones de negocio se enfrentan a un reto aún mayor para hacer efectivo y eficiente el uso de sus datos críticos de negocio. Estas empresas, que tienen una alta dependencia de la gestión manual y que se encuentran con grandes dificultades para gestionar sus procesos, continúan siendo muchas en número: el estudio de IDG muestra un alarmante 69% de encuestados que aún dependía de servidores de archivos en red para compartir y gestionar sus documentos mientras casi la mitad, un 47%, depende de Microsoft Office Sharepoint para almacenar y acceder a los documentos relacionados con los datos comprendidos en sus aplicaciones de negocio. 

Las principales funciones de la gestión documental, ya arraigadas en muchos negocios, están ayudando a muchas compañías a avanzar con el problema de consolidar y centralizar su información crítica. El estudio de IDG muestra como un 66% de las organizaciones analizadas utilizan sistemas de gestión documental dentro de las cuáles un 68% ya integra su sistema ECM con sus aplicaciones de negocio. En el caso de aquellos encuestados que ya están integrando sus sistemas ECM con sus aplicaciones de negocio, la mayoría simplemente están proporcionando un acceso a los documentos que almacenan en el repositorio usando un script o una URL.

Athento cuenta con clientes como Páginas Amarillas, BarclayCard y otras grandes compañías que han integrado sus aplicaciones de gestión con el gestor documental mediante la utilización de servicios web. Este mecanismo es eficiente porque, a diferencia de procesos batch, sólo se utilizan los recursos y llamadas que se necesitan en el momento en el que las necesitan. Además, utilizar los servicios web de la API REST de Athento para crear o consultar documentos es bastante simple. En el siguiente enlace se pueden ver ejemplos básicos de la utilización de la API del módulo Athento ECM: Servicios Web de Athento

En estradas anteriores, también hemos visto que el módulo de captura de documentos de Athento, -Athento SE- ahora dispone de un playground con Swagger en el que es posible probar los servicios de análisis de documentos.

Volviendo a nuestro análisis de la integración entre gestión documetal y aplicaciones de negocio, uno de los retos básicos debe ser que el sistema ECM y las aplicaciones de negocio trabajen juntos como parte de un proceso de negocio global. Esto es así porque la clave de un proceso de negocio en particular - como dar servicio a la petición de un cliente o gestionar una reclamación, por ejemplo- no depende únicamente de una aplicación de negocio o del sistema ECM y los datos necesario no están siempre fácilmente accesibles, y aún menos en tiempo real. Además, almacenar la información en repositorios o aplicaciones desconectadas no es compatible con ninguna forma de integración de datos y lleva a la intervención de personas para comunicar y compartir datos.

Como resultado de no trabajar con una verdadera integración entre los sistemas del negocio y el sistema ECM, la información contenida a través de múltiples sistemas puede suponer un verdadero dolor de cabeza para los usuarios de las aplicaciones y de los procesos. Más de la mitad de los encuestados en el estudio de IDG - un 53%- informaron de que la información alojada en distintos sistemas suele no estar sincronizada, provocando retrasos en el procesamiento de datos que se van actualizando a través de distintos sistemas. Sobre la mitad de los encuestados afirmaron que dedican demasiado tiempo buscando documentos con información crítica ubicados en diferentes localizaciones y otro tanto afirmó una excesiva dependencia del papel traduciéndolo en un impedimento para aumentar su productividad, como un freno de los procesos de negocio y como un agravante de las ineficiencias de sus procesos.

Este vacío en la conexión entre los sistemas de negocio que contienen la información de negocio también afecta al día a día de los empleados y a su productividad, incrementando el tiempo dedicado a tareas que no aportan valor a los procesos de negocio como pueden ser la comprobación de datos o la búsqueda de datos en otros sistemas.

Además, cuando los usuarios que trabajan con los datos se ven obligados a confiar en datos externalizados o incompletos, se incrementa el riesgo de que se produzcan errores que pueden trasladarse en un segundo plano a la toma de decisiones o incluso, en última instancia, afectar a la competitividad de una firma.

Las actuales soluciones aún se quedan cortas

Muchas organizaciones ya están experimentando con diferentes soluciones para resolver el problema asociado a la fragmentación de datos y la desconexión de sus sistemas, sin embargo, más de la mitad de las empresas encuestadas (51%) afirman que están compartiendo y actualizando datos a través de aplicaciones de negocio que contienen información relacionada y admiten que no les está resultado muy fácil. 

Casi la mitad de los participantes de la encuesta (48%) que venimos mencionando, están consiguiendo cierto nivel de integración de sus datos vía programación personalizada bien sea trabajando directamente con APIs bien sea creando sus propias interfaces de integración. A pesar de que, dos terceras partes de las compañías usando los anteriores métodos han formalizado el proceso de creación y mantenimiento de código a lo largo del tiempo, éstos admiten que la complejidad de crear su propio código es problemática y que sus esfuerzos no siempre tienen éxito

Escribir código propio requiere de una gran inversión constante de tiempo, recursos y un equipo con la suficiente experiencia y esto se consigue bien a través de la dedicación de parte de los recursos técnicos o bien externalizándolo. 

Además, las soluciones de código personalizado tienden a depender del anterior nódulo de comunicación, de forma que fácilmente puede haber interrupciones en caso de una caída de red o un fallo de una aplicación. Cuando esto ocurre, los datos que se están transmitiendo de un sistema a otro se pierden permanente e irremediablemente. 

Una inmersión más en profundidad en la investigación de IDG Research Services muestra que la mitad de los encuestados dedica más de un 20% de su presupuesto en IT a las integraciones personalizadas, bien en el mantenimiento diario o bien en actualizaciones más complejas. Dentro de aquellos encuestados que se encuentran inmersos en proyectos de customización de código, casi la mitad afirma que conlleva dos o más días laborables testear y validar el código cuando se produce una actualización, tiempo que podría mucho mejor aprovechado en la búsqueda de proyectos tecnológicos que aporten una innovación o que proporcionen un valor añadido al negocio. 

La integración con código personalizado puede complicarse aún más cuando ésta abarca múltiples aplicaciones, Cuanto mayor sea el esfuerzo realizado en la personalización del código, mayor será el tiempo que el departamento de IT tendrá que dedicar a crear y probar actualizaciones, por no hablar del soporte necesario que hay que prestar a los usuarios. 

Aparte de la personalización del código, otra de las principales alternativas a la hora de integrar datos sigue siendo la integración a través de la entrada manual de datos - mencionada por un 41% de los encuestados - o el intercambio de archivos -mencionado por un 46% de los encuestados -. La entrada manual de datos es un proceso intensivo en recursos, propenso a la aparición de errores y no sostenible para un intercambio de datos eficiente en el largo plazo y mucho menos para disponer de los datos en tiempo real. Por su parte, el intercambio de archivos, es un método relativamente fácil de implementar y barato, si bien tampoco ofrece un intercambio de datos en tiempo real, lo que significa que los datos son estáticos y no existen garantías de que las distintas fuentes de información permanezcan sincronizadas. 

La mayoría (90%) de los encuestados en el estudio de IDG que aún no han logrado una comunicación sincronizada entre sus sistema ECM y sus aplicaciones de negocio sienten que conseguir una integración de datos confiable y en tiempo real es importante y un 56% lo consideran crítico. A pesar de sus esfuerzos y mejores intenciones, las organizaciones aún se enfrentan a determinados obstáculos para lograr una adecuada integración de sus datos, entre ellos: 
- un 46% lo asocia a la falta de presupuesto. 
- un 43% lo asocia a la falta de recursos técnicos. 

Claramente, el mercado está preparado para una solución más efectiva que de verdad aporte una integración fiable y en tiempo real de los datos. 

ECM: la ruta hacia un camino mejor

Una solución ECM capaz de proveer de una integración de datos segura y en tiempo real puede jugar un papel clave en la transición de datos que necesitan las organizaciones para hacer más eficiente el uso de sus datos de negocio, pasando de ser el repositorio de documentos a funcionar como un centro de información.

A nivel de garantías de que la información realmente se comparte entre las aplicaciones, un centro de información provisto por un software ECM como Athento, garantiza la entrega de datos aún cuando se producen errores en la conectividad de red o un servidor se sobrecarga. Las soluciones ECM emiten notificaciones de entrega de datos de forma automatizada, evitando tener que hacer una doble comprobación y actualizando la información en diferentes aplicaciones a la par que asegura que no se produzcan paradas del servicio o retrasos que pueden darse cuando hay que reiniciar los servidores o llevar a cabo una integración de datos de forma manual. Además de acelerar los procesos, que la integración de los datos entre las diferentes aplicaciones sea efectiva y confiable resulta fundamental para evitar errores en la toma de decisiones, clave para aquellas organizaciones que persiguen maximizar el uso y valor de sus activos de datos.

El valor de la integración de datos que garantiza un software ECM tiene aún mayor valor comparado con las integraciones a medida o mediante el intercambio de archivos, ya que se asegura el intercambio de datos aún cuando una de las aplicaciones esté fuera de servicio por un lapso de tiempo (debido a algún fallo o porque se esté realizando un mantenimiento) ya que se guardará una copia de los cambios en caché y se actualizarán los datos cuando la aplicación vuelva a estar operativa.

Desplegar una solución ECM como un centro de información tiene otras ventajas:

- Una plataforma ECM como centro de información puede organizar automáticamente los procesos de negocio sincronizando la información gestionada por el sistema en tiempo real con tareas y actividades iniciadas por otros sistemas críticos para los procesos de negocio. De esta forma, los usuarios pueden trabajar directamente en los sistemas de negocio con los que están más familiarizados mientras acceden a documentos críticos y otra información relevante sin tener que estar abriendo y cerrando ventanas o clicando de una pantalla a otra. Y, además, estarán accediendo a los documentos e información en el contexto de un proceso de negocio determinado, lo que permite simplificar los flujos de trabajo.

- A diferencia de las integraciones a medida, que requieren un conjunto de recursos y experiencia muy específicos, una solución ECM que funcione como centro de información debe crear un entorno más intuitivo para crear fácilmente integraciones. En concreto, la solución ECM debe apoyar un entorno donde los usuarios o personal técnico puedan de forma intuitiva desde una interfaz de usuario crear conexiones entre la plataforma ECM y las aplicaciones de negocio sin necesidad de programación. Esta es la visión que tenemos con Athento SE. Os adelanto que desde el Upgrade Center estarán disponibles integraciones de las que los usuarios podrán disfrutar out-of-the-box.

- Aprovechar el sistema ECM como centro de información, permite a las empresas combinar información precisa y actualizada en el contexto de un proceso de negocio determinado lo que aumenta la productividad de los usuarios a la vez que crea una senda más natural y segura para una toma de decisiones efectiva.

- Desde la perspectiva de la infraestructura, el departamento de IT no está vinculado a costosos y laboriosos mantenimientos de código o el soporte y solución de problemas derivados de integraciones a medida.

Puedes leer el artículo completo donde IDG expone los resultados de su estudio en: Charting ECM's Course from Document Management to Enterprise Information Hub.

El equipo de Athento podemos ayudarte a gestionar de forma efectiva la información, documentos y datos de tu organización. ¿Hablamos?

Registro de Entrada con Athento

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada

AddThis