miércoles, 31 de agosto de 2016

Informes Avanzados de Negocio en Athento ECM


Si bien los metadatos siempre se relacionan con búsquedas y con encontrar documentos, en el gestor documental, éstos tienen otra función clave para cualquier empresa: obtener datos del negocio.

En Athento ECM, cualquier metadato perteneciente a un esquema dentro de un tipo documental, o lo que es lo mismo, cualquiera de los campos que vemos y editamos cuando creamos o modificamos un documento, es susceptibles de ser usados para obtener información agregada del negocio que pueden aportar los documentos. 

Un ejemplo claro, sería el caso del tipo documental "Expediente". Este tipo documental tiene un metadato o campo llamado “Estado”. Dicho campo, puede tomar los valores: Abierto, En trámite, Resuelto de forma favorable, Denegado. El expediente también cuenta con un campo para el año de apertura del expediente. Teniendo estos campos, ya tenemos la posibilidad de preguntarle al gestor documental cuántos expedientes han sido resueltos favorablemente en lo que va de 2016 y cuántos han sido denegados. 
Athento ECM: Metadatos tipo documental Expediente

En realidad, las posibilidades son infinitas en cuanto nuestros tipos documentales cuenten con los metadatos que son relevantes para el negocio, y que éstos sean rellenados de forma manual o de forma automática.

Otro ejemplo recurrente para las empresas es querer averiguar la carga de trabajo de un determinado profesional. Esto lo podríamos hacer si en nuestro tipo documental Solicitud de Cliente, tuvieras un campo llamado Responsable de Solicitud. Podríamos pues preguntarle a Athento cuántas solicitudes tiene cada uno de los responsables para ver quién tiene la mayor carga de trabajo.

Los informes de negocio son manejados por Athento desde el menú Búsqueda y funcionan como búsquedas predefinidas, que cuentan con formularios con los campos disponibles en uno o varios tipos documentales y que nos permiten construir preguntas complejas basadas sobre metadatos al gestor documental.


Athento ECM: Ejemplo de Informe Avanzado de Negocio

En la captura de pantalla puede verse, por ejemplo, cómo se listan las facturas del Proveedor Vodafone que tienen como Estado “Pagado” y como Tipo “Recibidas”.

La funcionalidad de informes permite además:
  • Exportar los resultados en un fichero Excel.
  • Editar metadatos de varios documentos al mismo tiempo.
  • Escoger las columnas o metadatos que queremos que sean visibles.

Si buscamos aún más potencia en los informes, Athento cuenta con una integración con Jasper Reports.

Conoce todas las funcionalidades de Athento ECM o contacta con nuestro equipo que cuenta con más de 10 años de experiencia ayudando a organizaciones como Renault, Páginas Amarillas o Leroy Merlin. 


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